Ges.. de Doc... e Arquivo

Nome do Estudante: Stélio Ernesto Rumbane
Codigo: 41231039
Cadeira: Gestão de documentos e Arquivos
Titulo: Gestão de documentos e arquivos no Estado

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Maxixe: Agosto de 2024

Nome do Estudante: Stélio Ernesto Rumbane
Código: 41231039
Cadeira: Gestão de documentos e Arquivos
Titulo: Gestão de documentos e arquivos no Estado.
Maxixe, 08/2024
Indice
1-Introdução .................................................................................................................................. 4
2-Objectivos։ .................................................................................................................................. 4
2.1-Objectivo Geral ................................................................................................................... 4
2.2-Específicos............................................................................................................................ 4
3-Metodologia ................................................................................................................................ 4
4-Desenvolvimento ........................................................................................................................ 6
5-Referência Teórica ..................................................................................................................... 6
6-Principais erros na Gestão de Arquivos na Escola Secundária 09 de Maio ......................... 7
7-Conclusão ................................................................................................................................... 9
8-Bibliografia ............................................................................................................................... 10
1-Introdução
O trabalho em apreço faz refletexão em com são os procedimentos de tramitação de Gestão de
Arquivos de Documentos do Estado, concretamente na Escola Secundária Geral 09 de Maio no
Distrito de Inharrime, onde a preocupação é o aprimoramento da eficácia dos Serviços Públicos
executados aos cidadãos para alcançar o objectivo necessário entre outras medidas, visando
garantir uma boa administração de preceitos e arquivos nas instituições da Administração Pública,
por forma a facilitar o acervo pelos utentes a nível da Administração Pública. A gestão de arquivos
escolares é, sem dúvida, uma parte integral da administração pública e da eficácia organizacional
nas instituições de ensino. A maneira como os documentos são geridos reflete não só a capacidade
da organização em cumprir sua missão educacional, mas também sua responsabilidade em
conservar e proteger informações valiosas.
2-Objectivos։
2.1-Objectivo Geral
 Avaliar o sistema da Gestão de Arquivos no Estado olhando as três fases։ arquivo corrente, arquivo
intermediário e arquivo permanente,
2.2-Específicos
 Descrever a forma coma funciona a Gestão de Arquivos de Documentos na Escola
Secundária Geral 09 de Maio;
 Explicar a importância da Gestão de Arquivos do Estado.
3-Metodologia
Na Gestão dos Arquivos do Estado o objectivo principal das Instituicões Públicas de arquivo é
atender à administração directa em suas actividades diversas, servindo de suporte a prática técnica,
na Gestão de Arquivos criando, colecionando, escolhendo e conservando documentos criados de
forma disposta, estando a todo tempo habilitado para atendimento a consultas internas e externas
de forma fléxivel.
Esta metodologia tem como finalidade contribuir na valorização da administração de Arquivos de
preceitos nas Instituições Públicas, onde mediante a reflexão logrando um papel de anotação das
praxes compostos pelo índice ostentado pelo Sistema Nacional de Arquivo de Estado ”SNAE”. A
observação da segunda extensão da apreciação de regime da administração preceitual foi efetuado
com alternativa da entrevista aos fieis da adminisatração de Arquivos sendo։ (Chefe da
Secretaria“Nocia Sarmento Mazivila, dois professores que fazem trabalhos moderados na
secretaria devido o seu estado de saúde confirmado com junta médica e três Pessoal de Apoio e
Técnico afecto na Escola Secundária 09 de Maio).
4-Desenvolvimento
A Escola Secundária 09 de Maio é uma instituição Educacional, onde tem o bloco administrativo
com Pessoal de Apoio e Técnico dos quais ninguém tem a formação profissional técnica desta área
de documentação, os arquivistas apenas limitam-se na curiosidade de quem aprende fazer,
observando os critérios a adoptar para a quantificação dos documentos de arquivos dependendo
das condições em que os documentos-se encontram arquivados. Assim sendo a escola aborda-se
as duas situações mais frequentes em que pode encontrar os documentos de arquivo։
1-Documentos arquivados em estantes e gavetas de forma vertical ou horzontal; 2-Documentos
empacotados ou amontoados.
Verficado esses metododos de arquivamento dos documentos é positivo e não só também tem
noções do domínio no uso do decreto 36/2007, de 26 de Agosto denominado SNAE ”Sistema
Nacional de Arquivo de Estado” segundo a chefe da secretaria falou que sempre tem tido ajuda
com equipe do Serviço Distrital de Educação e Tecnologia de Inharrime, quanto aos procedimentos
na gestão de arquivos no Estado em pequenas capacitações aos chefes das secretarias anível do
Distrito.
5-Referência Teórica
A referência teórica, é resultante da consulta de todos livros possíveis que tratam sobre o tema,
Gestão de Arquivos do Estado.
 Gestão é definida como o processo de planear, organizar, dirigir e controlar os recursos de
uma organização (humanos, financeiros, materiais ) para atingir metas estabelecidas.
 Documento é um registro escrito ou digital que contém informações organizadas de forma
a comunicar uma mensagem, relatar dados, descrever atividades, ou servir como evidência
de ações.
 Gestão de documentos será sequencia de práticas e tecnologias que visam organizar,
controlar e arquivar documentos de maneira eficiente e segura. Essa gestão é essencial para
garantir que as informações sejam acessíveis, preservadas e utilizadas de forma adequada,
tanto em ambientes físicos quanto digitais.
 Arquivo é essencialmente um sistema organizado para armazenar informações que permite
a preservação e recuperação eficiente de dados e documentos, independentemente de serem
físicos ou digitais.
 Arquivo corrente refere-se aos documentos e registros que estão em uso ativo dentro de
uma organização e que são necessários para as operações diárias. Esses documentos são
frequentemente acessados, manipulados e atualizados, e sua gestão é crucial para o
funcionamento eficiente de uma empresa.
 Arquivo Corrente refere-se aos documentos e registros que estão em uso ativo e são
frequentemente consultados ou utilizados nas atividades diárias da organização. Esses
documentos são essenciais para as operações atuais e, por isso, precisam ser facilmente
acessíveis.
 Arquivo corrente é composto por documentos que estão em uso ativo ou que são
frequentemente consultados. Esses documentos geralmente pertencem a processos em
andamento ou a atividades regulares da organização.
6-Principais erros na Gestão de Arquivos na Escola Secundária 09 de Maio

A Gestão de Arquivos nesta escola enfrenta grandes dificuldades do funcionamento, visto que o
material usado para edificação não duradouro e o mesmo não se encotra em condições seguras na
gestão dos documentos da instituição; Não só também verificou a não observância das três fases
de arquivo nomeadamente։ arquivos correntes; arquivos intermediarios e arquivos permanentes.
No arquivo não existe computador com terminal é-Patrimonial para inventariar os bens existentes
visto que a área está provida por uma secretaria, mas a mesma esta preenchida pelos preceitos. Daí
que parece não haver funcionários dedicado a momento integral na instituição do arquivo,
outrossim inexiste intercessor entre o utilizador e o documento. Desta feita, não é executado o
comando da argumentação que sai do arquivo para consulta.
Cocenente aos riscos de prevenção de riscos, nota-se a inexistencia dos mecanismos que evita a
ocorrência de incêndios e são utilizados materiais inflamáveis no mobiliário, também inexiste uma
instalação eléctrica adaptada ao arquivo, como vimos no caso da iluminação e no caso das tomadas
que estão muito próximo do solo e não são protegidas. Do mesmo modo, não existe indicação da
proibição de fumar visto que é proibido fumar em qualquer lugar da escola, idem para imagem de
proibição de riscos e de incêndios. Apesar disto o arquivo encontra-se localizado fora das áreas de
circulação público, o que facilita o acesso de pessoas desconhecidas ou não autorizadas ao mesmo.
As estantes que suportam a documentação são cinco dos quais dois são de madeira (material
inflamável) e 03 são metal “cacifos”. Além disso, as estantes de madeira são revestidas de verniz
que, embora protegida a estrutura contra pragas, aumenta os riscos de propagação das chamas em
caso de incendio.
Em algumas estantes estão acumulados documentos cuja identificação é mais complexa,
especialmente se for necessário aceder a eles durante um procedimento administrativo que requeira
urgência.
7-Conclusão
Diante dos conceitos e o desenvolvimento durante a realização do trabalho, conclui-se que foi uma
boa apendizagem na gestão de arquivos no estado dado que um arquivo não é lugar onde se
depositam documentos, mas é um sistema de gestão no qual as informações podem ser guardadas,
mantidas, e recuperadas quando necessário, de forma eficiente ,rápida e simples; não so também
os documentos elaborados ou recebidos deverão ser sempre conserados e protegidos contra o
extravio, a humidade, a poeira, o fogo ou outros agentes que os possam destruir.
8-Bibliografia
Modulo de Gestão de Documentos.
Decreto n°36/2007 de 27 de Agosto, Sistema Nacional de Arquivo de Estado (SNAE).
Estratégia para a Gestão de Documentos e Arquivos do Estado.
Mó[email protected] "Documentos e Arquivos".

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2.1-Objectivo Geral ................................................................................................................... 4

5-Referência Teórica ..................................................................................................................... 6

6-Principais erros na Gestão de Arquivos na Escola Secundária 09 de Maio ......................... 7

6-Principais erros na Gestão de Arquivos na Escola Secundária 09 de Maio

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