MANUAL DO USUÁRIO

“CONCILIAÇÃO BANCÁRIA”

Elaborado por: Leandro Souza Em: 15/06/2021

CONTEXTUALIZAÇÃO

Este trabalho tem por abordagem essencial trazer aos usuários uma visão geral da conciliação
bancária realizada no sistema E-cidade. Aqui vamos estudar a funcionalidade que trabalha com a
carga de arquivos TXT no formato CNAB240.

Quando tratamos de implantar este procedimento, devemos ter a devida noção do terreno a ser
preparado para termos uma implementação com mínimos problemas de funcionamento.

Providências Preliminares

Será necessário realizar uma série de procedimentos preliminares, fundamentais para viabilizar o
trabalho, que devem seguir rigorosamente esta ordem:

1. Todos os registros das contas correntes do Município, cadastrados no Plano de Contas

devem ser cuidadosamente revisados. Esta revisão consiste em avaliar todos os dados
bancários (Banco, Agência e Conta), de preferência validando-os em comparação, por
exemplo, com os mesmos dados constantes nos extratos bancários onde:
a. não pode haver no cadastro caracteres como ponto, vírgula, hífen ou qualquer
outro que não sejam números;
b. os códigos dos dígitos verificadores devem estar em seus campos
correspondentes no cadastro. Existem casos onde os dígitos estão cadastrados
junto aos códigos das contas correntes ou mesmo nem estão cadastrados;
2. Este procedimento de conferência deverá ser de responsabilidade de algum servidor do
Município, ou da Tesouraria ou da Contabilidade (pela afinidade da função). Será feito
uma única vez fazendo parte da primeira providência da implantação da Conciliação
Bancária, que corresponde a criação do cadastro de contas bancárias. Esta criação
deverá ser feita partindo da confirmação do término da conferência dos dados bancários
pelo servidor do Município.
3. Devem ser obtidos junto aos Bancos conveniados com o Município os arquivos txt dos
extratos bancários. Estes arquivos deverão ser gerados no padrão “CNAB240”. O nome
deste produto no banco é “LIC 430 0002 00022 0205”.
4. Devem ser realizados testes de carga dos arquivos já obtidos, através do menu
TESOURARIA > PROCEDIMENTOS > CONCILIAÇÃO BANCÁRIA > CARGA DE
EXTRATO CNAB240. É normal as primeiras cargas apresentarem inconsistências,
relacionadas ao cadastro de contas bancárias e também o cadastro de movimento
bancário, visto que para que a carga seja feita com sucesso, os registros destas contas e
dos movimentos no sistema deve estar em perfeita conformidade, caso contrário, a
própria rotina da carga emitirá um relatório contendo os registros destas inconsistências,
sendo possível sua correção no cadastro de contas bancárias e no cadastro de
movimento bancário, ambos no módulo Caixa.
Observações importantes sobre a conciliação

Estrutura do cadastro das contas

Conforme destacamos no material “Tesouraria”, onde foram colocadas e ilustradas as instruções

para cadastro das contas bancárias, ficou claro que os passos para inclusão de uma nova conta
são:
1. inclusão no cadastro de contas bancárias, onde serão preenchidos minuciosamente todos
os dados bancários;
2. cadastro da conta contábil onde associamos a conta bancária previamente criada.

Deste modo, podem existir uma ou mais contas contábeis apontando para uma mesma conta
bancária, porém, todas as rotinas da Conciliação Bancária trabalham tendo como chave o código
sequencial do cadastro de contas bancárias.

Saldos contábeis

Quem concilia bancos sabe que o procedimento visa o fechamento entre:

1. o saldo no extrato bancário;
2. o saldo da Contabilidade.

Nos processos manuais, normalmente são comparados os extratos bancários aos razões
contábeis onde o fechamento da conciliação, de uma forma simplista pode ser representado da
seguinte forma:

SALDO CONFORME
(+-) PENDÊNCIAS = SALDO CONTÁBIL
EXTRATO BANCÁRIO

Como o sistema E-cidade tem como particularidade registrar os movimentos e saldos de contas
no módulo de Tesouraria, mas que os mesmos são escriturados também no módulo de
Contabilidade, ainda somando-se o fato de que a funcionalidade de Conciliação usa como base o
saldo da Tesouraria, é de fundamental importância que se garanta o espelhamento fiel dos saldos
bancários nos dois módulos.

Para esta verificação, o módulo de Contabilidade possui um relatório onde pode ser verificado e
conferido este fechamento. Trata-se do “Diário de Caixa / Bancos”.

Este relatório nada mais representa senão a junção do saldo das contas bancárias no Balancete
de Verificação ao saldo das mesmas contas no âmbito da Tesouraria.

O acesso a este relatório é feito através do menu: “DB:FINANCEIRO > Contabilidade > Relatórios
> Relatórios de Conferência > Diário de Caixa/Bancos”.
Sendo assim, o fechamento de uma conciliação pode dar certo usando a tesouraria, mas se não
houver a paridade dos saldos entre Tesouraria e Contabilidade, este fechamento não tem
qualquer validade. Tenha-se em mente que para fechar a conciliação no E-cidade deve-se buscar
a seguinte representação:
Agora que garantimos o cadastro correto das contas e o fechamento entre Tesouraria e
Contabilidade, poderemos dar início aos passos para implantação e manutenção das
conciliações.

INICIANDO A CONCILIAÇÃO

Carregando Arquivos de Extratos Bancários

Levando em consideração que:

● todos os arquivos a serem usados na conciliação já foram obtidos junto aos bancos e
salvos em pastas organizadas pelo usuário responsável;
● todo o cadastro das contas bancárias já foi devidamente revisado na Contabilidade e
Tesouraria (Caixa).

O trabalho de carga é de extrema simplicidade, bastando ao usuário acessar o menu:

TESOURARIA > PROCEDIMENTOS > CONCILIAÇÃO BANCÁRIA > CARGA DE EXTRATO
CNAB240.

A carga do extrato sempre será validada tendo como chave as seguintes informações:
● banco;
● CNPJ da conta bancária;
● data.

Isto significa que não será permitida a entrada duplicada de arquivos quando houver conflito
destas três informações em conjunto.

Normalmente, cada arquivo conterá as informações de extrato de um banco e suas contas em

determinada data, tendo como estrutura básica:
● cabeçalho (reader) de arquivo;
● cabeçalho (reader) de lote;
● registro de detalhe (onde constarão na prática as linhas analíticas do extrato);
● rodapé (trailer) de lote;
● rodapé (trailer) de arquivo.
Caso a carga encontre inconsistências, o procedimento será anulado e o Sistema emitirá um
relatório exibindo todas os erros que corresponderão a todas as contas bancárias ou movimentos
bancários existentes dentro do arquivo não encontradas no cadastro de contas bancárias
(TESOURARIA > CADASTROS > CONTAS > CONTAS BANCÁRIAS) ou no menu de
movimentos bancários (TESOURARIA > CADASTROS > CADASTRO DE MOVIMENTO
BANCÁRIO).

Depois de realizadas todas as providências preliminares e as cargas dos arquivos estarem sendo
feitas sistematicamente, já podemos preparar a primeira Conciliação.
devemos iniciar uma conciliação no Sistema em uma data em que temos extratos bancários
carregados, ou seja, não podemos pensar no início de uma conciliação em 01/05 se iniciei a
carga dos extratos em 01/07.

Implantando uma Conciliação

Depois de realizadas todas as providências preliminares e as cargas dos arquivos estarem sendo
feitas sistematicamente, já podemos preparar a primeira conciliação. Antes porém, é preciso
observar dois pontos importantes:

● procurar dar início a uma conciliação no Sistema em uma data em que temos extratos
bancários carregados, ou seja, não podemos pensar no início de uma conciliação em
01/03 se iniciei a carga dos extratos em 01/05;
● é necessário implantar a conciliação a partir de uma posição fechada. Exemplo: ter a
conciliação de 31/12/2020 de uma conta fechada para implantar no sistema a partir de
01/01/2021.

A rotina consiste em apenas selecionar uma conta e, em seguida, o sistema disponibilizará em

ordem decrescente as datas disponíveis. As datas disponíveis serão as que nesta conta hajam
ou autenticações na tesouraria ou linhas na carga do extrato.

Após efetivar a implantação de uma conta, o Sistema considerará CONCILIADOS todos os

registros de autenticação da Tesouraria anteriores à data desta implantação (inclusive).
Dando manutenção em uma Conciliação

Após a implantação de uma conciliação, ela estará apta a iniciar a conciliação. O procedimento é
muito simples, bastando encontrar as correspondências entre os valores do extrato carregado e
das autenticações da Tesouraria. Vejamos uma primeira imagem:

Este exemplo traz uma conta onde existe um registro pendente de cada lado
da conciliação.

Neste exemplo foram marcados os dois registros e, neste momento, o sistema

encontra a correspondência entre os valores. Clicando em OK, os mesmos
serão conciliados.
 Aqui nesta imagem, temos exemplos de registros já conciliados.

Aqui temos o exemplo do link “MI” constante em cada linha. O sistema exibe
mais informações sobre o valor autenticado.

Botões relevantes:

● Próximo: avança para a próxima data com movimento na conta;

● Gerar Relatório: emite o relatório da conciliação.
Aqui temos um exemplo da emissão de um relatório analítico. Note-se que o campo
“DIFERENÇA” está zerado, significando que o valor do saldo em extrato na data mais ou menos
as pendências que constam no relatório é igual ao saldo na Tesouraria.

Além de emitir o relatório diretamente a cada conciliação e assim conferir seu fechamento,
também é possível realizar esta emissão através do menu “DB:FINANCEIRO > Tesouraria >
Relatórios > Conciliação Bancária > Reemissão de Conciliação”.
Aqui temos o mesmo relatório, porém emitido na forma sintética.

Manutenção manual de Extratos Bancários

Para operar manualmente os extratos, basta acessar o menu: CAIXA > PROCEDIMENTOS >
CONCILIAÇÃO BANCÁRIA > ROTINAS ESPECIAIS > MANUTENÇÃO DE EXTRATO onde:
● o usuário utilizará o menu INCLUSÃO DE EXTRATO MANUAL, na primeira vez que
registrar manualmente registros no extrato de um determinado banco;
● utilizará o menu ALTERAÇÃO DE EXTRATO MANUAL quando for registrar as próximas
manutenções de valores em contas do mesmo banco.
Para incluir o primeiro extrato manual de um banco, o usuário deverá preencher os seguintes
campos:
● Código do Banco: clicar no link e selecionar a instituição bancária desejada;
● Convênio: informar o código do convênio com o Banco escolhido.

Para incluir o primeiro extrato manual de um banco, o usuário deverá preencher os seguintes
campos:
● Código do movimento no banco: clicar no link e selecionar um tipo de documento para
registrar o movimento que deseja incluir manualmente. Estará disponível uma lista de
históricos padrão dos bancos que normalmente estão presentes nos extratos bancários;
● Código sequencial da conta bancária: clicar no link e selecionar a conta bancária
desejada;
● Data: deve ser indicada a data da conciliação em que o registro deve ser incluso. Neste
caso, é importante lembrar da primeira conciliação de uma conta, onde é normal termos
pendências correspondentes a datas anteriores a da implantação desta conciliação. Neste
caso, a data deve ser sempre a da conciliação. Caso o usuário queira fazer menção a
data original da pendência, deve usar o campo “Documento”;
● Tipo: selecionar “Débito ou Crédito;
● Valor: digitar o valor, sem separador de milhares e com ponto (.) para separar decimais;
● Histórico: campo para livre digitação (não será impresso no relatório da conciliação);
● Documento: campo para livre digitação (será impresso no relatório da conciliação);
● Recalcula Saldo do Extrato: tem por finalidade definir se o registro a ser incluso no
extrato recalcule ou não seu saldo. As opções são:
○ SIM: faz com que o registro incluído manualmente no extrato recalcule o saldo, ou
seja, interfere no valor a ser apresentado como saldo no extrato bancário na data
da conciliação. Sua finalidade pode ser tanto a inclusão de um extrato que não foi
carregado ou mesmo para realizar uma correção em alguma falha no saldo
originada por alguma inconsistência;
○ NÃO: faz com que o registro incluído não interfira no saldo do extrato. Sua
finalidade é meramente para incluir uma pendência sem interferir no saldo.
 DICA:
Através desta manutenção do extrato, podem ser
facilmente corrigidas diferenças detectadas no saldo.

Se na data anterior a da diferença incluirmos duas

linhas no extrato, sendo uma a débito e outra a crédito
em um valor de 0,01 ou 1,00, o sistema recalcula
automaticamente o saldo desta data em diante.

Esta opção dispensa o uso de menus desenvolvidos

para reprocessamento.

Zerando uma conciliação

Durante uma conciliação, o usuário pode ter a necessidade de, por algum motivo, recomeçar o
trabalho a partir de um determinado ponto, os motivos mais comuns são:
● a conciliação tem muitos registros e o usuário se perdeu;
● houve uma diferença em um dia determinado e o usuário decide recomeçar a conciliação
a partir da última data fechada para detectar onde ocorreu o erro;
● o usuário aciona o suporte técnico e deste parte a iniciativa de recomeçar a conciliação de
uma determinada data para fins de diagnóstico de um eventual problema.

Para zerar a conciliação de uma conta bancária, o usuário deverá acessar o menu:
TESOURARIA > PROCEDIMENTOS > CONCILIAÇÃO BANCÁRIA > ROTINAS ESPECIAIS >
ZERAR CONCILIAÇÃO e preencher os seguintes campos:
● Sequencial: clicar no link e selecionar a conta bancária desejada;
● Data de processamento: indicar a data a partir da qual se deseja zerar a conciliação. O
sistema irá remover os dados da conciliação desta data (inclusive) em diante;
● Observações da exclusão: campo destinado a comentários que o usuário julgar
importantes.
CONCLUSÃO

Este trabalho foi elaborado para dar aos usuários um panorama geral das funcionalidades da
Conciliação bancária do sistema E-Cidade.

Temos plena convicção de que este material contribuirá para reduzir qualquer dúvida ou
dificuldade no uso das funcionalidades do módulo em estudo.