A contabilização da folha de pagamento de empresas pertencentes ao setor

público é um processo muito preciso e que segue normas específicas advindas tanto das
práticas contábeis como também do próprio setor público em si, por se fazerem
necessárias as devidas prestações de contas. Quando se trata da contabilização da folha
de pagamento, alguns pontos devem ser mencionados, dentre eles estão: as normas e
regulamentações que regem a folha, os componentes de contabilização, controles
internos e auditorias e os softwares e ferramentas de contabilidade.

Normas e Regulamentações:

A sociedade brasileira está assentada sob leis e princípios que dão ordem e
organização à nação e, dentro de uma ótica jurídica, estabelecem mecanismos de
controle e poder sobre os indivíduos, afim de garantir o pleno funcionamento das
estruturas sociopolíticas e econômicas.

No que tange à organização e licitude do funcionamento dos entes federativos,

fundos, autarquias, fundações e empresas estatais dependentes entre outras, o Estado se
vale de jurisdição específica que determina o modus operandi dos vários setores as
compõem. Dessa forma, até mesmo o processo de produção da folha de pagamento
possui diretrizes, normas e regulamentações específicas.

Um dos principais objetivos do gestor, ao construir a folha de pagamento, é

garantir o equilíbrio das finanças públicas e instituir instrumentos de transparência da
gestão fiscal. Destarte, no que tange a responsabilidade fiscal na produção da folha de
pagamento, a Lei Complementar Nº 101/2000, denominada Lei de Responsabilidade
Fiscal, deixa muito claro a necessidade da gestão fiscal estar embasada em uma ação
planejada e transparente, que evite e previna riscos, se valendo de competências para
corrigir desvios que possam afetar o equilíbrio das contas públicas (BRASIL, 2000).

Ainda segundo a lei supracitada, nela se estabelece em regime nacional,

parâmetros para gasto público de cada ente federativo, seja ele federal, estadual ou
municipal. As contenções orçamentárias têm por objetivo preservar a situação fiscal de
União, estados e municípios e do Distrito Federal, de acordo com seus balanços anuais,
visando garantir a vitalidade financeira da administração pública, a aplicação de
recursos nos âmbitos adequados e um bom haver administrativo para os futuros
gestores.

Segundo o Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público (MCASP):

a folha de pagamento deve ser registrada de acordo com os princípios da

competência e transparência, assegurando que todas as despesas com pessoal
sejam devidamente contabilizadas e publicadas. (BRASIL, p. x).

Outrossim, cada aumento de gasto precisa estar conjecturado em fonte de

financiamento correlata, e os dirigentes precisam respeitar tópicos relativos ao fim de
cada mandato, não ultrapassando o limite permitido e entregando contas saudáveis para
seus sucessores.

Entre as normas criadas pela LRF, está o limite de gastos com a folha de
pagamento. A União só pode gastar até 50% da receita líquida corrente. Já estados,
municípios e Distrito Federal, 60%. Caso ocorra de a despesa chegar a 95% do limite
estabelecido, são vedados a concessão de vantagens, a criação de cargos e empregos, o
pagamento de horas extras, entre outros itens.

As Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público (NBCASP)

são um agrupamento de normas técnicas emitidas pelo Conselho Federal de
Contabilidade (CFC) que visam estandardizar e conjugar a contabilidade pública no
Brasil. Estas, “estabelecem que a folha de pagamento deve ser reconhecida como uma
despesa orçamentária e financeira, refletindo os compromissos assumidos pela entidade
pública com seus servidores” (BRASIL, ano, p. x). Esses preceitos visam garantir a
transparência, a eficiência e a efetividade na gestão dos recursos públicos. A Lei
4.320/64: “determina que a contabilização da folha de pagamento deve ser realizada de
forma detalhada, evidenciando os gastos com pessoal e encargos sociais, garantindo a
transparência e a correta aplicação dos recursos públicos” (BRASIL), ano, p. x).

Dentre os principais propósitos das NBCASP está a clareza, promovendo

informações transparentes e precisas acerca da-
execução orçamentária, financeira e patrimonial dos entes públicos; a harmonização,
que busca uniformizar as práticas contábeis adotadas pelos diversos entes federativos
(União, estados, municípios e Distrito Federal); e a responsabilidade fiscal, auxiliando
no cumprimento das disposições da Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF).

As NBCASP são compostas por diversas normas, entre as quais se destacam:

1. NBC T 16.1 - Conceituação, Objeto e Campo de Aplicação da Contabilidade

Aplicada ao Setor Público: Define os conceitos e o campo de aplicação das
normas contábeis no setor público.
2. NBC T 16.2 - Patrimônio e Sistemas Contábeis: Estabelece critérios para a
identificação, mensuração e controle dos elementos patrimoniais.
3. NBC T 16.3 - Planejamento e seus Instrumentos sob o Enfoque Contábil: Trata
do planejamento governamental, destacando os instrumentos de planejamento
como o Plano Plurianual (PPA), a Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO) e a
Lei Orçamentária Anual (LOA).
4. NBC T 16.4 - Transações no Setor Público: Define os critérios para o
reconhecimento, mensuração e evidenciação das transações realizadas pelo setor
público.
5. NBC T 16.5 - Registro Contábil: Normatiza os procedimentos de escrituração
contábil no setor público.
6. NBC T 16.6 - Demonstrações Contábeis: Estabelece os tipos e o conteúdo das
demonstrações contábeis que devem ser elaboradas pelos entes públicos.
7. NBC T 16.7 - Consolidação das Demonstrações Contábeis: Trata da
consolidação das demonstrações contábeis de órgãos e entidades do setor
público.
8. NBC T 16.8 - Controle Interno: Define os critérios para o estabelecimento e a
manutenção de sistemas de controle interno.
9. NBC T 16.9 - Depreciação, Amortização e Exaustão: Estabelece critérios para a
depreciação, amortização e exaustão dos ativos públicos.
10. NBC T 16.10 - Avaliação e Mensuração de Ativos e Passivos em Entidades do
Setor Público: Define critérios para avaliação e mensuração de ativos e passivos
no setor público.

A implementação das NBCASP é de extrema importância para a gestão transparente

e eficiente dos recursos públicos, proporcionando uma base sólida para a governança e a
accountability no setor público brasileiro. As normas contribuem para a melhoria da
qualidade da informação contábil e financeira, facilitando a prestação de contas à
sociedade e aos órgãos de controle, além de proporcionarem informações úteis para a
tomada de decisões pelos gestores públicos e facilitarem a comparabilidade das
informações contábeis entre os diversos entes públicos. Entretanto, a implementação
dessas normas enfrenta alguns desafios, como a capacitação dos profissionais de
contabilidade no setor público, a adaptação dos sistemas contábeis utilizados pelos entes
públicos e a resistência a mudanças nos processos e procedimentos contábeis
tradicionais.

Componentes da folha de pagamento:

A folha de pagamento é uma ferramenta essencial para qualquer empresa, uma

vez que é responsável por remunerar os funcionários e garantir o cumprimento das
obrigações trabalhistas e fiscais. No entanto, a folha de pagamento vai além de um
simples registro de pagamento. Em empresas públicas os principais componentes da
folha são:

Salários – Inclui o salário base e adicionais previstos por lei ou convenção

coletiva. São determinados com base em fatores como função, nível de experiência e
contribuição para a empresa. representa e remuneração direta que os colaboradores
recebem por executarem um determinado serviço ao longo de um período de tempo,
seja avulso, quinzenal ou mensal. O mesmo está incluso nos eventos de proventos, que
consta como valor recebido (acrescido) no contracheque do colaborador;

Benefícios - Os benefícios trabalhistas são vantagens que as empresas podem

oferecer aos colaboradores, como uma maneira de complementar o salário de cada um.
No Brasil, a CLT estabelece uma lista de benefícios que são obrigatórios e todas as
organizações devem oferecer. Porém, de acordo com a cultura organizacional e os
valores de uma empresa, outros tipos podem ser ofertados, além dos citados na CLT. Os
benefícios podem e devem ser vistos como uma maneira de melhorar a vida dos
colaboradores e, ao mesmo tempo, agregar na reputação e imagem da empresa;

Encargos sociais - Encargos Sociais são valores que a lei determina que sejam
recolhidos pelas empresas e que incidem diretamente sobre a sua folha de pagamento
- isto é, sobre os salários pagos aos funcionários. Do ponto de vista do empregador, os
encargos sociais são custos; do ponto de vista do funcionário, são benefícios e garantias.
Dentre os encargos sociais, pode-se citar: o INSS, FGTS, IRRF e as contribuições
sindicais.

Procedimentos de Contabilização

A Portaria Conjunta STN/SOF nº 163/2001: “define que a contabilização da

folha de pagamento deve seguir a codificação padronizada, permitindo a
comparabilidade e a análise dos gastos com pessoal em todas as esferas de
governo”. O procedimento de contabilização da folha de pagamento das empresas
públicas segue uma série de etapas que garantem a correta apropriação dos gastos com
pessoal, conforme as normas contábeis a serem aplicadas.

Conforme destacado por José Carlos Marion no livro 'Contabilidade Aplicada ao

Setor Público: Teoria e Prática', “a contabilidade de empresas públicas envolve uma
combinação de teoria contábil e exemplos práticos, abordando detalhadamente o
tratamento das despesas de pessoal e a gestão da folha de pagamento”. A priori, a folha
de pagamento é processada baseada nas informações coletadas dos registros de ponto e
das informações do setor de recursos humanos, como salários, benefícios adicionais,
descontos legais e contratuais. Em segundo plano, são calculados os valores brutos de
proventos e vencimentos, que incluem todos os ganhos do empregado antes das
deduções.

Após a apuração dos salários brutos, são aplicadas as deduções obrigatórias,

como a contribuição previdenciária, imposto de renda retido na fonte (IRRF),
contribuições sindicais, INSS e outras deduções previstas por lei ou contrato. O produto
é o valor líquido a ser pago ao colaborador. Concomitantemente, a empresa deve
reconhecer as provisões relativas a férias e décimo terceiro salário, que são
reconhecidas e contabilizadas de forma mensal com o intuito de ratear esses custos ao
longo do exercício.

Em um estudo sobre a contabilização da folha de pagamento em empresas

públicas, observou-se a importância de adoção de sistemas integrados de gestão,
que facilitam o controle e a transparência dos gastos com a pessoal (SILVA, 2019).
A contabilização da folha de pagamento envolve a apropriação das despesas com
pessoal nas contas contábeis apropriadas. Os salários brutos são lançados como
despesas operacionais, enquanto as deduções são registradas como passivos a pagar. A
contribuição previdenciária patronal, que é a parte da empresa para a previdência social,
também deve ser contabilizada como despesa e registrada como obrigação a pagar.

O processo contábil inclui os seguintes lançamentos principais:

1. Registro dos Salários Brutos: A débito na conta de despesas com pessoal e a

crédito na conta de salários a pagar.
2. Deduções dos Empregados: A crédito nas contas de obrigações sociais e
tributárias (como INSS a recolher e IRRF a recolher).
3. Provisões para Férias e Décimo Terceiro Salário: A débito nas contas de
despesas de provisão e a crédito nas contas de provisões a pagar.
4. Contribuição Patronal: A débito na conta de encargos sociais patronais e a
crédito na conta de obrigações previdenciárias.

Por fim, os pagamentos efetivos aos empregados e aos órgãos governamentais são
realizados, e os valores das contas de salários a pagar e obrigações sociais e tributárias
são reduzidos. Este procedimento assegura que todas as despesas relacionadas à folha
de pagamento sejam devidamente reconhecidas no período correto, conforme os
princípios da competência e da transparência, garantindo que as demonstrações
contábeis reflitam a real situação financeira da empresa pública.
BRASIL. Tesouro Nacional. Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público. 8. ed.
Brasília: Tesouro Nacional, 2023.
BRASIL. Portaria Conjunta STN/SOF nº 163, de 4 de maio de 2001. Aprova a
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DF, 8 maio 2001.
BRASIL. Lei n. 4.320, de 17 de março de 1964. Estatui Normas Gerais de Direito
Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados,
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https://www12.senado.leg.br/noticias/entenda-o-assunto/lrf. Acesso em: 14 jun. 2024.
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