SECRETARIA DE ESTADO DE ENSINO TÉCNICO PROFISSIONAL

INSTITUTO INDUSTRIAL E COMERCIAL DA BEIRA

DEPARTAMENTO DE DISCIPLINAS TÉCNICAS COMERCIAIS

Modulo: APLICAR PROCEDIMENTOS PARA O ARQUIVO CONTABILÍSTICO

CÓDIGO DO MODULO: MOADG023010191

Tema: Identificar as novas Tecnologias em Arquivo

Turma:ACV3C/D
Número___

Formando:
Marina Carla Jesse Goupane

Beira, aos 23 de Maio de 2024

 SECRETARIA DE ESTADO DE ENSINO TÉCNICO PROFISSIONAL
INSTITUTO INDUSTRIAL E COMERCIAL DA BEIRA
DEPARTAMENTO DE DISCIPLINAS TÉCNICAS COMERCIAIS

Modulo: APLICAR PROCEDIMENTOS PARA O ARQUIVO CONTABILÍSTICO

CÓDIGO DO MODULO: MOADG023010191

Tema: Identificar as novas Tecnologias em Arquivo

Turma:ACV3C/D
Número___

Formando: Formando
Marina Carla Jesse Goupane dra, Amélia

Beira, aos 23 de Maio de 2024

2
Índice
Introdução.................................................................................................................................... 4

Objectivos.................................................................................................................................... 4

Objetivo Geral: ............................................................................................................................ 4

Objectivos Específicos: ............................................................................................................... 4

Evolução das Tecnologias de Arquivo ........................................................................................ 5

As fases da Evolução tecnologia de Arquivos ............................................................................ 5

Invenção da Imprensa.................................................................................................................. 5

Microfilmagem ............................................................................................................................ 5

Digitalização................................................................................................................................ 5

Sistemas de Gestão Electrónica de Documentos (SGED) .......................................................... 5

Novas Tecnologias de Arquivos: Sistemas Magnéticos ............................................................. 6

Principais Tecnologias Magnéticas ............................................................................................. 7

Aplicações de Sistemas Magnéticos na Arquivística .................................................................. 7

Utilidade da Microinformática na Gestão de Documentação ..................................................... 8

Digitalização e Armazenamento de Documentos ....................................................................... 8

Software de Gestão de Documentos (DMS) ............................................................................... 8

Redução de Custos e Eficiência Operacional ............................................................................ 10

Vantagens e Desvantagens do Arquivo em Formato Digital .................................................... 10

Conclusão .................................................................................................................................. 14

Referencia Bibliográfica ........................................................................................................... 15

3
Introdução
Nos últimos anos, a gestão de documentos tem passado por uma revolução impulsionada pelo
avanço da tecnologia. Anteriormente, os documentos eram predominantemente armazenados em
formato físico, preenchendo arquivos e ocupando espaço valioso nos escritórios. No entanto,
com o surgimento de novas tecnologias arquivísticas, como sistemas digitais e microinformática,
as organizações têm sido capazes de transformar radicalmente a maneira como lidam com a
documentação. A transição de arquivos físicos para digitais não se limita apenas a empresas e
instituições, mas também afecta governos, escolas, hospitais e uma variedade de outras
entidades. Essa mudança tem sido impulsionada por uma série de factores, incluindo a
necessidade de acesso rápido à informação, a busca por eficiência operacional e a crescente
conscientização sobre sustentabilidade ambiental.
Neste contexto, este trabalho tem como objetivo explorar a evolução das tecnologias de arquivos,
examinando tanto as vantagens quanto as desvantagens associadas à transição para o formato
digital. Além disso, será analisada a utilidade da microinformática na gestão de documentação,
destacando como as ferramentas e recursos disponíveis têm facilitado a digitalização,
organização e recuperação de informações de forma eficiente.

Objectivos

Objetivo Geral:
 O objetivo deste trabalho é analisar a evolução das tecnologias de arquivos, identificando
suas vantagens e desvantagens, e avaliar a utilidade da microinformática na gestão de
documentação.

Objectivos Específicos:
 Identificar e descrever as novas tecnologias de arquivos, como sistemas magnéticos,
ópticos e micrográficos.
 Analisar a utilidade da microinformática na gestão de documentação, destacando suas
principais contribuições.
 Discutir as vantagens e desvantagens do arquivo em formato digital, comparando com o
arquivo físico.
 Avaliar os desafios enfrentados na transição para sistemas de gestão de documentos
digitais.

4
Evolução das Tecnologias de Arquivo
A evolução das tecnologias arquivísticas reflecte o progresso contínuo da humanidade na busca
por métodos mais eficientes, seguros e acessíveis de armazenar e gerenciar informações. Desde
os primeiros registros em pedra e papiro até as sofisticadas plataformas digitais de hoje, a
arquivística tem se adaptado às inovações tecnológicas.

As fases da Evolução tecnologia de Arquivos

Armazenamento Físico Tradicional
Antiguidade e Idade Média
Os primeiros arquivos foram documentos físicos, como tabuinhas de argila, pergaminhos e
papiros. Durante a Idade Média, os arquivos eram geralmente mantidos em mosteiros e castelos,
com documentos importantes sendo escritos à mão.
 Preservação de informações essenciais para a administração e a história.
 Uso de materiais duráveis como pedra e metal para documentos de grande importância.

Invenção da Imprensa
No Século XV houve a invenção da imprensa por Johannes Gutenberg no século XV
revolucionou a produção de documentos, permitindo a reprodução em massa de textos e
facilitando a disseminação de informações.

Microfilmagem
No início do Século XX a microfilmagem, desenvolvida no início do século XX, permitiu a
miniaturização de documentos físicos, facilitando seu armazenamento e preservação a longo
prazo.

Digitalização
Final do Século XX a digitalização marcou o início de uma nova era na arquivística. Com a
conversão de documentos físicos para formatos digitais, tornou-se possível armazenar e acessar
informações de forma mais eficiente.

Sistemas de Gestão Electrónica de Documentos (SGED)

No Início do Século XXI Os SGED representam uma evolução na digitalização, oferecendo
plataformas integradas para a gestão do ciclo de vida dos documentos electrónicos aquilo que
chamamos a era tecnológica do arquivo trazendo com várias vantagens e desafios para essa nova
fase:

5
  Controle rigoroso sobre versões e acesso aos documentos;
 Automatização de fluxos de trabalho e processos de aprovação;
 Acesso remoto e colaboração em tempo real;
 Complexidade na implementação e integração com sistemas existentes;
 Necessidade de conformidade com legislações de segurança e privacidade.

Blockchain
Já na década de 2010 o blockchain introduziu um método inovador para garantir a autenticidade
e a integridade dos documentos. Com registros distribuídos e imutáveis, esta tecnologia trouxe
um novo nível de segurança para a arquivística.

Vantagens:
 Garantia de autenticidade e integridade dos documentos;
 Transparência e rastreabilidade de todas as alterações realizadas.

Inteligência Artificial e Machine Learning

Para o ano 2020 a integração de IA e machine learning na arquivística está revolucionando a
automação e a análise de grandes volumes de dados. Estas tecnologias permitem a classificação
inteligente e a extracção de informações valiosas dos arquivos. Automação de tarefas repetitivas
e demoradas e Melhoria na precisão e eficiência da gestão documental e também compunha
alguns desafios na área:
 Dependência de grandes volumes de dados para treinamento.
 Questões éticas e de privacidade relacionadas ao uso de IA.

Armazenamento em Nuvem
Presente e Futuro
O armazenamento em nuvem oferece uma solução flexível e escalável para a gestão de arquivos,
permitindo acesso global e integração com outras tecnologias digitais. Redução de custos com
infra-estrutura física e Flexibilidade e escalabilidade para se adaptar às necessidades de
armazenamento. Acesso remoto e sincronização em tempo real.

Novas Tecnologias de Arquivos: Sistemas Magnéticos

Os sistemas magnéticos desempenham um papel fundamental no armazenamento e gestão de
documentos, aproveitando a tecnologia de magnetização para registrar dados em meios físicos.

6
Eles são amplamente utilizados devido à sua capacidade de armazenar grandes volumes de
informações de forma eficiente e acessível.

Principais Tecnologias Magnéticas

Discos Rígidos (HDDs): Os discos rígidos são dispositivos de armazenamento que utilizam
discos magnéticos rotativos para gravar e ler dados. Eles são componentes essenciais em
computadores, servidores e sistemas de armazenamento de rede (NAS). Exemplos incluem
HDDs de computadores, utilizados em desktops e laptops para armazenar sistemas operacionais,
software e arquivos de usuário, e HDDs de servidores, empregados em centros de dados e
servidores para armazenar grandes volumes de dados empresariais. Os benefícios dos HDDs
incluem alta capacidade de armazenamento, com capacidades que variam de centenas de
gigabytes a vários terabytes, e custo-efectivo em comparação com outras tecnologias de
armazenamento. No entanto, apresentam desafios como vulnerabilidade a danos físicos por
movimentos bruscos e impactos, e desempenho limitado em termos de velocidade de leitura e
gravação em comparação com tecnologias mais recentes, como SSDs.

Fitas Magnéticas: As fitas magnéticas são utilizadas principalmente para armazenamento em

massa e arquivamento a longo prazo, consistindo em longas tiras de material magnetizável
enroladas em carretéis. Exemplos incluem fitas LTO (Linear Tape-Open), um padrão
amplamente utilizado para armazenamento em fita, com capacidades que aumentam a cada nova
geração, e fitas DAT (Digital Áudio Tape), usadas para backups de dados e armazenamento de
longo prazo. Os benefícios das fitas magnéticas incluem alta durabilidade, podendo durar
décadas se armazenadas correctamente, custo baixo por capacidade, oferecendo excelente
relação custo-benefício para armazenamento de grandes volumes de dados, e segurança física,
com fitas armazenadas offline sendo menos vulneráveis a ataques cibernéticos.

Aplicações de Sistemas Magnéticos na Arquivística

Backup e Recuperação de Desastres: HDDs e fitas magnéticas são amplamente utilizados para
backups regulares de dados críticos, garantindo que informações possam ser recuperadas em
caso de falha de sistema ou desastre natural.

7
Arquivamento de Longo Prazo: Fitas magnéticas são ideais para o arquivamento de
documentos e dados históricos que não precisam de acesso frequente, preservando-os por longos
períodos.
Centros de Dados e Servidores: HDDs são componentes essenciais em centros de dados,
suportando operações de TI e armazenamento de dados em larga escala para empresas e
organizações.

Utilidade da Microinformática na Gestão de Documentação

A microinformática, que inclui o uso de computadores pessoais e softwares específicos, trouxe
uma revolução na gestão de documentação. Ela abrange diversas ferramentas e tecnologias que
tornam o armazenamento, a organização, o acesso e a segurança de documentos mais eficientes e
eficazes. Aqui estão as principais maneiras pelas quais a microinformática é útil neste campo:

Digitalização e Armazenamento de Documentos

Digitalização: A digitalização é um processo fundamental na gestão moderna de documentos.
Ferramentas de digitalização, como scanners e aplicativos de smartphone, permitem a conversão
de documentos físicos em arquivos digitais. Isso facilita a preservação, compartilhamento e
recuperação de documentos sem a necessidade de espaço físico significativo. Por exemplo, um
escritório de advocacia pode digitalizar todos os seus arquivos de casos antigos, transformando
pilhas de papel em arquivos PDF pesquisáveis, que podem ser acessados facilmente por qualquer
membro da equipe através de um sistema de gestão de documentos (DMS).
Armazenamento: O uso de discos rígidos, SSDs e armazenamento em nuvem proporciona
soluções robustas e escaláveis para armazenar grandes volumes de dados digitais, permitindo que
as organizações mantenham seus documentos seguros e acessíveis. Por exemplo, uma empresa
pode utilizar serviços de armazenamento em nuvem como Google Drive ou Dropbox para
armazenar e organizar seus documentos financeiros e de recursos humanos, garantindo que os
dados estejam sempre acessíveis e seguros.

Software de Gestão de Documentos (DMS)

Organização: Softwares de Gestão de Documentos (DMS) como Microsoft SharePoint, Google
Drive e outros sistemas especializados ajudam na organização de documentos em categorias bem
definidas, facilitando o acesso e a recuperação. Por exemplo, uma universidade pode utilizar o

8
SharePoint para organizar documentos académicos e administrativos em pastas electrónicas, com
controle de acesso diferenciado para estudantes, professores e administradores.
Esses sistemas permitem a automação de processos documentais, como fluxos de trabalho,
aprovação de documentos e controle de versões. Isso reduz erros humanos e aumenta a
eficiência. Por exemplo, uma empresa de manufactura pode usar um DMS para automatizar o
processo de aprovação de projectos de engenharia, garantindo que cada versão de um documento
passe pelos responsáveis necessários antes de ser finalizada e arquivada.

Pesquisa e Recuperação de Informações

OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres): Ferramentas de OCR permitem a digitalização
de documentos com texto pesquisável, facilitando a recuperação rápida de informações
específicas através de buscas por palavras-chave. Por exemplo, uma biblioteca digital pode usar
OCR para converter livros antigos e manuscritos em texto pesquisável, permitindo que
pesquisadores encontrem rapidamente referências específicas em milhares de páginas
digitalizadas.
 Softwares de DMS indexam documentos com meta dados, permitindo uma recuperação
rápida e precisa de documentos com base em vários critérios de pesquisa. Por exemplo, um
departamento jurídico pode indexar todos os seus contractos com meta dados como data,
partes envolvidas e tipo de contrato, facilitando a recuperação rápida de documentos
relevantes durante uma revisão ou auditoria.

Segurança e Backup
 Sistemas digitais de gestão de documentos oferecem recursos avançados de segurança, como
criptografia, controle de acesso baseado em permissões e auditoria de actividades. Isso
protege os documentos contra acessos não autorizados e ciberataques. Por exemplo, uma
clínica médica pode usar um DMS que criptografa todos os registros dos pacientes e restringe
o acesso apenas ao pessoal autorizado, garantindo a privacidade e a conformidade com
regulamentações como a HIPAA.
 A microinformática facilita a implementação de estratégias de backup, garantindo que cópias
de segurança dos documentos estejam disponíveis para recuperação em caso de falhas de
hardware, desastres naturais ou ciberataques. Por exemplo, uma agência de seguros pode
configurar backups automáticos diários de todos os seus documentos de clientes para um

9
 servidor seguro em uma localização diferente, garantindo que as operações possam continuar
mesmo em caso de desastre no escritório principal.

Colaboração e Acesso Remoto

Ferramentas como Google Drive e Microsoft Teams permitem a colaboração em tempo real em
documentos, facilitando o trabalho em equipe, independentemente da localização geográfica dos
membros. Por exemplo, uma equipe de marketing global pode colaborar em campanhas e
estratégias usando documentos compartilhados e videoconferências através do Microsoft Teams,
mantendo todos alinhados e produtivos. A microinformática permite o acesso remoto a
documentos através da internet, proporcionando flexibilidade para trabalhadores remotos e
equipes distribuídas. Por exemplo, durante a pandemia de COVID-19, muitas empresas
adoptaram soluções de acesso remoto para permitir que seus funcionários trabalhassem de casa,
utilizando plataformas de DMS para manter a continuidade dos negócios.

Redução de Custos e Eficiência Operacional

A digitalização e a automação de processos documentais reduzem a necessidade de espaço físico
para armazenamento, além de diminuir os custos com papel, impressão e logística. Por exemplo,
uma empresa que anteriormente mantinha grandes arquivos físicos pode economizar
significativamente ao digitalizar seus documentos e armazená-los em servidores ou na nuvem,
eliminando a necessidade de alugar espaço adicional para armazenamento. A microinformática
melhora a eficiência operacional ao reduzir o tempo gasto na busca e recuperação de
documentos, permitindo que os funcionários se concentrem em tarefas de maior valor agregado.
Por exemplo, um escritório de contabilidade pode usar um DMS para organizar e acessar
rapidamente os registros financeiros dos clientes, melhorando a produtividade e a qualidade do
serviço prestado

Vantagens e Desvantagens do Arquivo em Formato Digital

Os arquivos em formato digital têm se tornado cada vez mais populares devido às suas muitas
vantagens, mas também apresentam algumas desvantagens que devem ser consideradas. As
principais vantagens desse tipo de armazenamento:

 Acesso Rápido e Remoto: Arquivos digitais podem ser acessados de qualquer lugar com
uma conexão à internet, permitindo que os usuários consultem e editem documentos de

10
 forma rápida e eficiente, independentemente de sua localização geográfica. Por exemplo,
durante uma viagem de negócios, um executivo pode acessar e revisar documentos
importantes a partir de seu laptop ou smartphone, sem precisar retornar ao escritório;
 Economia de Espaço: A digitalização de documentos elimina a necessidade de grandes
espaços físicos para armazenamento, como arquivos de papel. Isso resulta em uma
significativa economia de espaço nos escritórios, que pode ser usado para outras
finalidades. Por exemplo, uma empresa que digitaliza todos os seus registros históricos
pode transformar uma antiga sala de arquivos em um novo espaço de trabalho colaborativo.
 Segurança e Backup: Arquivos digitais podem ser facilmente copiados, criptografados e
armazenados em múltiplos locais para maior segurança. Sistemas de backup automáticos
garantem que os dados sejam preservados mesmo em caso de falhas de hardware ou
desastres naturais;
 Organização e Pesquisa: Softwares de gestão de documentos permitem a organização
eficiente dos arquivos digitais, facilitando a indexação e a pesquisa rápida de documentos
específicos. Ferramentas de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) tornam os
documentos pesquisáveis por palavras-chave. Por exemplo, um departamento jurídico pode
localizar rapidamente contratos e outros documentos legais digitando termos específicos
em seu sistema de gestão de documentos. Bibliotecas digitais utilizam OCR para converter
livros antigos e manuscritos em texto pesquisável, permitindo que pesquisadores encontrem
rapidamente referências específicas em milhares de páginas digitalizadas.
 Sustentabilidade Ambiental: A digitalização de documentos reduz significativamente o
consumo de papel, contribuindo para a sustentabilidade ambiental. Empresas que adoptam
práticas de escritório sem papel podem diminuir seu impacto ambiental e promover uma
imagem corporativa mais ecológica. Por exemplo, uma empresa de tecnologia pode se
orgulhar de reduzir seu consumo de papel em 90% ao adoptar soluções digitais.
Desvantagens do Arquivo em Formato Digital
 Dependência de Tecnologia: Arquivos digitais dependem de hardware e software
específicos para serem acessados, o que pode representar um desafio em termos de custos e
manutenção. Problemas técnicos, como falhas de sistemas ou obsolescência tecnológica,
podem dificultar o acesso aos documentos. Por exemplo, uma empresa pode enfrentar
dificuldades para acessar documentos antigos se os formatos de arquivo utilizados se

11
 tornarem obsoletos e incompatíveis com os novos sistemas operacionais. Instituições de
ensino que digitalizaram seus arquivos podem encontrar problemas de compatibilidade ao
tentar acessar documentos antigos com softwares desactualizados.
 Riscos de Segurança: Embora os arquivos digitais possam ser protegidos por criptografia e
outras medidas de segurança, eles ainda estão vulneráveis a ciberataques, violações de dados
e malwares. A segurança cibernética deve ser uma prioridade para evitar perdas e
compromissos de dados sensíveis. Por exemplo, uma instituição financeira pode ser alvo de
hackers que tentam roubar informações confidenciais dos clientes, exigindo a implementação
de protocolos rigorosos de segurança
 Custo Inicial: A digitalização de documentos e a implementação de sistemas de gestão de
documentos podem envolver um custo inicial significativo. Equipamentos de digitalização,
software especializado e treinamento de pessoal são investimentos necessários. Por exemplo,
uma pequena empresa pode precisar investir em scanners de alta qualidade e software de
gestão de documentos, além de capacitar seus funcionários para utilizar essas novas
ferramentas de maneira eficaz
 Falhas Técnicas: Sistemas digitais estão sujeitos a falhas técnicas, como quedas de energia,
falhas de hardware e corrupção de dados, que podem resultar na perda temporária ou
permanente de acesso aos documentos. A confiabilidade dos sistemas de backup e
recuperação de dados é crucial;
 Obsolescência Tecnológica: A rápida evolução da tecnologia pode tornar os formatos de
arquivo e sistemas de armazenamento obsoletos, exigindo actualizações frequentes para
garantir a acessibilidade contínua dos documentos.
Vantagens e Desvantagens do Arquivo Físico
Os arquivos físicos, representados por documentos impressos e armazenados em papel, ainda são
utilizados em muitas organizações, especialmente em ambientes tradicionais ou onde a
digitalização completa não é viável. As principais vantagens e desvantagens desse tipo de
arquivo:
 Os arquivos físicos proporcionam uma sensação tangível que muitos consideram mais
confortável e familiar do que o ambiente digital. Os usuários podem manusear e folhear
documentos facilmente, o que pode facilitar a revisão e a análise detalhada. Por exemplo,
em um escritório de advocacia, advogados podem preferir examinar contractos físicos em
papel para entender completamente os termos e condições.

12
 Ao contrário dos arquivos digitais, que dependem de hardware e software específicos para
serem acessados, os arquivos físicos não estão sujeitos a problemas técnicos, como falhas de
energia ou falhas de hardware. Isso pode ser particularmente importante em áreas onde a
infra-estrutura tecnológica é instável ou limitada. Por exemplo, em regiões rurais ou em
países em desenvolvimento, onde o acesso à electricidade ou à internet pode ser
inconsistente, os arquivos físicos oferecem uma alternativa confiável;
 Os arquivos físicos não estão sujeitos a ciberataques, violações de dados ou malwares, que
são riscos significativos para os arquivos digitais. Isso pode ser especialmente relevante para
informações altamente confidenciais ou sensíveis, como registros médicos ou documentos
legais;
 Embora a manutenção de arquivos físicos envolva custos associados à compra de
suprimentos de escritório, como papel e pastas, o custo inicial geralmente é menor do que a
implementação de sistemas de gestão de documentos digitais.
Desvantagens do Arquivo Físico
 Limitações de Espaço: Arquivos físicos ocupam espaço físico significativo, especialmente
quando são necessários para armazenar grandes volumes de documentos. Isso pode resultar
em custos adicionais de aluguel ou compra de espaço de armazenamento. Por exemplo,
escritórios de advocacia ou instituições governamentais podem enfrentar desafios
relacionados ao espaço ao tentar manter registros extensos em papel.
 Dificuldade de Organização e Recuperação: A organização e a recuperação de
documentos físicos podem ser mais demoradas e propensas a erros do que em ambientes
digitais. A indexação manual pode ser trabalhosa e sujeita a inconsistências, dificultando a
localização rápida de informações específicas. Por exemplo, em uma biblioteca física, pode
ser difícil encontrar um livro específico sem um sistema de catalogação eficiente.
 Vulnerabilidade a Danos Físicos: Arquivos físicos estão sujeitos a danos causados por
factores ambientais, como incêndios, inundações, mofo e pragas. Isso pode resultar na perda
permanente de documentos valiosos e importantes. Embora medidas de protecção, como
armazenamento em cofres ou uso de materiais resistentes, possam ser implementadas, ainda
existe o risco de danos irreparáveis. Por exemplo, uma empresa de contabilidade pode perder
anos de registros financeiros devido a um incêndio em suas instalações.

13
Conclusão
A evolução das tecnologias de arquivos tem proporcionado uma série de benefícios para a gestão
documental, incluindo maior acessibilidade, segurança aprimorada e economia de espaço. No
entanto, essas novas tecnologias também apresentam desafios, como dependência de tecnologia,
riscos de segurança e obsolescência tecnológica. A microinformática desempenha um papel
crucial na gestão eficiente de documentos, oferecendo ferramentas e recursos que facilitam a
digitalização, organização e recuperação de informações. Em última análise, a escolha entre
arquivos físicos e digitais depende das necessidades específicas de cada organização, levando em
consideração os benefícios e desafios associados a cada abordagem.

14
Referencia Bibliográfica
Silva, M. J. (2020). Gestão Eletrônica de Documentos: Teoria e Prática. Editora XYZ.

Santos, A. P. (2019). Blockchain na Arquivística: Fundamentos e Aplicações. Editora ABC.

Pereira, L. R. (2021). Inteligência Artificial e Arquivos: Inovações e Desafios. Editora DEF.

Rodrigues, T. F. (2022). Armazenamento em Nuvem: Soluções para a Gestão de Arquivos.

Editora GHI.

15