UMA METODOLOGIA PARA OTIMIZAÇÃO DO PROCESSO PRODUTIVO USANDO A INTEGRAÇÃO DO BPM COM O ERP

UMA METODOLOGIA PARA OTIMIZAÇÃO

DO PROCESSO PRODUTIVO USANDO A
INTEGRAÇÃO DO BPM COM O ERP
A methodology for optimization of the production
process combining ERP and BPM

Adriano Schapla1; Jose Sinotti2

1
URI - Universidade Regional Integrada, Engenharia Industrial Mecânica – E.I.M. - Erechim, RS.
E-mail: [email protected]
2
URI - Universidade Regional Integrada, Engenharia Industrial Mecânica – E.I.M. - Erechim, RS.­
E-mail: [email protected]

Data do recebimento: 14/03/2014 - Data do aceite: 18/07//2014

RESUMO: O valor de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) está

em seu uso eficiente e eficaz. O alinhamento entre os processos organizacio-
nais e as funcionalidades do ERP é um dos principais desafios. Este artigo
apresenta uma solução BPM (Business Process Management)com ênfase
na parametrização do sistema ERP. Primeiramente é apresentado um estudo
sobre o sistema ERP, uma metodologia sobre gerenciamento dos processos
de negócio e uma visão geral sobre BPMN a notação padrão de modelagem
BPM. Posteriormente, o trabalho traz um estudo de caso realizado em uma
empresa; formalizado em BPMN (Business Process Modeling Notation),
através da metodologia BPM e a parametrização do sistema ERP a fim de
melhorar o gerenciamento e o controle dos processos essenciais do negócio.
Palavras-chave: BPM. ERP. Otimização. Mapeamento. Processo. Integração.
Sistema. Produção.

ABSTRACT: The value of an ERP system (Enterprise Resource Planning)

is in its effective and efficient use. The alignment among the organizational
processes and ERP functionalities is one of the main challenges. This paper
presents a BPM (Business Process Management) solution emphasizing the
parameterization of the ERP system. Firstly, a study on the ERP system, a
methodology for managing business processes and an overview of BPMN
(Business Process Modeling Notation) standard notation of BPM modeling
are presented. Subsequently, the paper presents a case study conducted in a
company; formalized in BPMN (Business Process Management) through a

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BPM methodology and the parameterization of the ERP system in order to

improve the management, and the control of the business essential processes.
Keywords: BPM. ERP. Optimization. Mapping. Process. Integration. System.
Production.

com a finalidade de suportar as diferentes

atividades de uma empresa, através de pro-
cessos de negócio empresariais, é um siste-
Introdução ma de gestão computacional que permite a
integração dos dados e informações de uma
Os sistemas de informação estão evo- empresa, onde todos os dados manipulados
luindo num ritmo cada vez mais acelerado, pelos setores da empresa são armazenados
induzindo as organizações a ficarem depen- na base de dados central conforme Fig. 01.
dentes de seus recursos tecnológicos e me-
todológicos para continuarem se mantendo Figura 1 – Conceito do sistema ERP.
nos cenários do mercado global, uma vez
que a competitividade entre as empresas e a
globalização da economia tende a se multi-
plicar exponencialmente.
As tecnologias estão mais acessíveis às
empresas. O seu avanço tem se mostrado
fundamental para suportar as atividades
operacionais das organizações. Em princípio,
os departamentos eram uniformes e inde-
pendentes, geravam informações setoriais
sem integração. Os sistemas computacionais
unificaram as informações e mudaram a
Fonte: Silva e Alves, 2000.
forma de trabalho dentro das organizações,
disponibilizando informações de forma pro-
cessual, gerando visões do fluxo operacional A sigla ERP (Enterprise Resource Plan-
da informação para todos os departamentos ning) traduzida literalmente significa “plane-
e colaboradores, contribuindo, assim, para jamento dos recursos da empresa”, contudo
minimizar os recursos, retrabalhos e não esta definição pode não refletir os reais ob-
conformidades, atingindo os objetivos com jetivos do ERP. Koch, Slatér e Baatz (1999)
mais rapidez, precisão e custos acessíveis. citam: “... esqueça a parte do planejamento
Nos sistemas complexos, como os de uma – ele não o faz, esqueça os recursos, é ape-
organização seus processos de negócio, seus nas um termo de ligação. Mas lembre-se da
componentes e integração estão em constan- parte da empresa. Esta é a real ambição dos
tes mudanças, não sendo possível estabelecê- sistemas ERP”.
los em definitivo. As principais vantagens do sistema são:
• Integração dos processos, (informações
Introdução ao sistema ERP atualizadas);
O ERP pode ser definido como um con- • Padronização dos processos, (funcioná-
junto de software comercial desenvolvido rio remanejado);

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• Acesso à informação, (permissão de ERP que, embora não os definam, são im-
acesso); portantes para a compreensão dos aspectos
• Velocidade da informação, (tempo real); envolvidos em sua utilização. Esses termos
são: funcionalidade, divisão em módulos,
• Eliminação de redundância, (armazena-
parametrização, customização, localização
mento e retrabalho); e atualização.
• Ganho de escala, (somente um ­software);
• Foco na atividade principal, (atualiza- Introdução ao sistema BPM
ções).
Gerenciamento de Processos de Negócio,
Os sistemas ERP fornecem também, ou BPM, como é largamente conhecido,
o rastreamento e a visibilidade global de é uma abordagem disciplinada que reúne
informações de qualquer parte da empresa, padrões e melhores práticas para identificar,
possibilitando a tomada rápida e eficiente desenhar, executar, documentar, medir, mo-
de decisões. nitorar, controlar e melhorar os processos
No Brasil, os sistemas ERPs são cha- de negócio, automatizados ou não, para
mados, também, de sistemas integrados de alcançar os resultados de forma consistente
gestão empresarial, pois se pode definir que e alinhada com as metas estratégicas de uma
controlam e fornecem suporte a todos os organização.
processos operacionais produtivos, admi- Os sistemas de gestão de processos de
nistrativos e comerciais da empresa. Para negócio se apoiam no profundo conheci-
Padilha e Marins (2005, p.104), “todas as mento do negócio para garantir o sucesso
transações realizadas pela empresa devem da automação das atividades. O Business
ser registradas para que as consultas extraídas Process Management (BPM) é, em síntese,
do sistema possam refletir o máximo possível um conceito que une gestão de negócio e
a realidade”. Ainda, segundo os autores, o tecnologia da informação, voltado à melhoria
ERP é um instrumento para a melhoria de dos processos de negócio das organizações,
processo, pois permite visualizar as transa- através do uso de métodos, técnicas e ferra-
ções efetuadas pela empresa, desenhando um mentas para modelar, publicar, controlar e
analisar processos operacionais, envolvendo
amplo cenário de seus negócios.
elementos humanos, aplicações, documentos
Para Cavalcanti (2001 apud OLIVEIRA et e outras fontes de informação (BPMI, 2006).
al., 2005, p. 4650) “um sistema ERP pode ser
O objetivo do BPM é acompanhar sis-
definido como uma solução de software que
tematicamente como os recursos (físicos,
atende as necessidades do negócio, levando
financeiros, humanos, tecnológicos, etc.) de
em consideração a visão do processo de uma
uma organização são alocados e convertidos
organização, integrando de forma estreita
em ações operacionais na busca das metas
todas as áreas e funções do negócio”. organizacionais, a partir da definição de prio-
Além dos aspectos fundamentais que ridades. O BPM permite a análise, definição,
caracterizam os sistemas ERP e os diferen- execução, monitoramento e administração de
ciam dos demais sistemas de informações, é processos, incluindo o suporte para a intera-
necessária a apresentação de alguns conceitos ção entre pessoas e aplicações informatizadas
que são utilizados no decorrer deste trabalho. diversas. Acima de tudo, ele possibilita que
Sousa e Zwicker (1999, 2000) apresentam as regras de negócio da organização, traves-
alguns termos relacionados aos sistemas tidas na forma de processos, sejam criadas e

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informatizadas pelas próprias áreas de gestão, produção e de refugos são atividades comple-
sem interferência das áreas técnicas. xas e de fundamental importância para o bom
O uso do BPM traz muitos benefícios a funcionamento de uma cadeia produtiva que
uma organização, como redução de tarefas depende de informações precisas para poder
manuais, eliminação de esforços em dupli- efetuar a programação de produção e geração
cidade, redução do lead time, melhoria de da compra de matérias-primas.
serviços ao cliente, direcionamento auto- Nos dias atuais, em que as empresas mi-
mático de problemas para os gerentes, entre gram para produções puxadas, estoques de
outras vantagens. matérias primas baixos, produtos cada vez
mais customizados, notas fiscais eletrônicas
Figura 2 – Conceito BPM. e os problemas de controle nos estoques,
comprar na hora correta, consumo correto e
ajustes de estoque de matéria-prima estão ga-
nhando cada vez mais ênfase nas indústrias.
Com a utilização do BPM integrado ao
ERP na empresa modelotem- se a possibili-
dade da melhoraria da qualidade no controle
de abastecimento, eliminando perdas e apon-
tando os refugos da produção.
Foi escolhida uma empresa para estu-
do de caso onde se detectou anomalias de
apontamento que vinham causando vários
transtornos para a empresa desde problemas
Fonte: AALST et al. apud CASTILHO JÚNIOR (2009).
voltados a produção como falta de matéria-
prima para produzir, PCP com alterações
das ordens de produção atingindo até setores
estratégicos da organização, como o setor de
Desenvolvimento da metodologia vendas, atrasando as entregas de pedidos.

Apartir da observação das características

Desenho do modelo As Is
específicas das empresas do setor de serviços,
assim como da adequação da metodologia, Mapeamento As Is é o trabalho de levan-
formulou-se uma rota metodológica para a tamento e documentação da situação atual
modelagem de processos, com vista à mon- do processo o qual é representada em fluxo
tagem de um sistema de BPM. A metodologia ou diagrama. Os participantes desse trabalho
abrange desde os levantamentos iniciais até são, principalmente, as pessoas que realizam
a parametrização do modelo de processo no o processo no dia a dia. Recomenda-se tam-
sistema ERP. bém a participação de pessoas do processo
fornecedor e do processo cliente.
Formulação do problema Assim sendo,o primeiro passo em qual-
As atividades de controle no abastecimen- quer projeto de BPM. Permite:
to, controles de saídas e entradas de materiais • Entender o processo existente;
do almoxarifado, apontamentos correto da • identificar suas falhas;

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• evitar rejeição imediata dos atuais usu- setor de produção aonde será industrializado.
ários do processo; O consumo de matéria-prima será feito
• conhecer melhor os pontos de melhoria; via sistema após apontamento do produto
• ter em mãos métricas que permitam acabado, conforme cadastro e cálculo de um
identificar, com clareza; consumo padrão. Esta sobra teórica (35 kg)
de matéria-prima fica na linha de produção
• levantar melhorias para o estado futuro.
sem apontamento algum. Também durante a
Foi com este propósito que se realizou o análise do processo constatou-se que o refugo
desenho do estado atual Fig. 3. de matéria-prima não era apontado contribu-
ído diretamente para os erros de consumo e
Análise do modelo As Is na confiabilidade dos números apresentados
pelo sistema para as que dependem destas
No estado atual, a empresa recebe a ma-
informações.
téria prima em estudo em rolos de aproxima-
damente 30 kg. Após o PCP gerar as ordens
de produção (01 ordem para a produção e Coleta de dados
01 ordem para o almoxarifado) o material é Coletar dados pertinentes a uma pesquisa
separado para o abastecimento. No exemplo ou hipótese depende de técnicas e procedi-
da Fig. 5 fica claro o problema de abastecer mentos, segundo Marconi e Lakatos (2003),
a matéria prima na quantidade correta, pois “utiliza-se a participação de pessoas em
a ordem A requer 70 kg, ou seja, terão que entrevistas, a aplicação de questionários, a
ser enviados 03 rolos, a ordem B requer 40 observação de comportamentos, o exame
kg equivalentes a 02 rolos e a ordem C 25 de documentos ou registros de atividades
kg equivalente a 01 rolo. Este material sai do produtivas ou humanas”.
almoxarifado sem apontamento e vai para o

Figura 3 - Modelo As Is.

Fonte: elaborado pelos autores.

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Tabela III – Ajustes de estoque de bobina.

Dados do estado atual Mês Peso (kg)

a) Tempo de parada por falta de matéria- Março 1530,91

prima Abril 1586,82

Em uma análise mais minuciosa para o Maio -

monitoramento da falta de material percebe- Junho -
se as consequências no tempo em que a
Fonte: elaborado pelos autores.
maquina fica parada até que seja realizado o
reabastecimento ou a troca por outro produto
como mostra a Tab. I. d) Controle do consumo.

Tabela I – Tempos de parada de máquina. O consumo de bobina é feito em relação

à quantidade a ser produzida, uma relação
Mês Tempo (minutos)
de rendimento da bobina (kg de produto
Março 401 acabado/kg de bobina), este rendimento é
Abril 359 inserido na estrutura do produto para que o
Maio 92 sistema possa fazer o cálculo da necessidade,
baseando no tamanho do pedido no momento
Junho em que roda o MRP (Material Requeriment
Fonte: elaborado pelos autores. Planning).
As cartas ou gráficos de controle consis-
tem em uma linha central, um par de limites
b) Levantamento dos refugos.
de controle, um dos quais se localiza abaixo e
A Tabela II mostra a quantidade de refugo outro acima da linha central, e valores carac-
gerada nos meses. terísticos marcados no gráfico, representando
o estado de um processo. Se todos esses valo-
Tabela II – Controle de refugos de bobina. res marcados estiverem dentro dos limites de
controle, sem qualquer tendência particular
Mês % e a disposição dos pontos dentro dos limites
Março 2,76 for aleatória, o processo é considerado sob
controle. Entretanto, se os pontos incidirem
Abril 3,45
fora dos limites de controle ou apresentarem
Maio - uma disposição atípica, o processo é julgado
Junho - fora de controle.

Fonte: elaborado pelos autores.

Análise do fluxo do material
• Material saindo do almoxarifado sem ser
c) Ajustes de estoque. apontado;
• Durante a produção, o material é con-
A falta de controle no consumo da maté-
sumido por unidades de comprimento
ria-prima, também, gera ajustes de estoque,
e não pelo peso como é o padrão de re-
estes ajustes são realizados ao final de mês
cebimento. Nesta conversão é feito uma
como podemos ver na Tab. III.

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relação de rendimento (kg de produto/ Profundidade: o nível de profundidade

kg de matéria-prima), para cálculo desta ou a granularidade da documentação do
relação é levando em consideração a processo depende dos propósitos do projeto.
área multiplicada pela gramatura. Porém, Deve se tomar cuidado para se levantar toda
esta gramatura é um parâmetro que varia a informação necessária em uma única vez
bastante, ocasionando erros no consumo – em uma única reunião.
pelo cálculo teórico; É bastante usual descrever, para cada
• O refugo não é apontado no sistema; atividade do processo, um nível de deta-
• O material que sobra fica na linha de lhamento que melhore, torne possível a um
produção; eventual aprendiz entender, com o mínimo
de detalhe, como se faz essa atividade. A
• Não tem apontamento da sobra do mate-
estrutura desse texto é:
rial para comparar se o consumo nominal
se equivaleu ao real. - Input:
- Função de sistema que suporta a ativi-
dade:
Modelo proposto To Be
- Cargo ou papel responsável pela exe-
Definição: É o trabalho de discussão, cução:
definição e documentação da situação fu-
-Descrição detalhada de como se faz a
tura do processo, comumente chamado de
atividade/regra de negócio envolvida:
TO BE, a qual é representada em fluxo ou
diagrama – também chamado de redesenho -Output:
ou modelagem. Estrutura da documentação: É funda-
Quem: Os participantes desse trabalho mental que o processo documentado (fluxo)
são, principalmente, as pessoas que o re- tenha o correspondente elemento na estrutura
alizam no dia a dia, as chefia se, quando macro de processos da organização, represen-
possível, pessoas que tenham experiências tada pela Cadeia de Valor.
externas e bem-sucedidas com o mesmo
processo, de forma a enriquecê-lo.

Figura 4 - Modelo To Be.

Fonte: Adaptado pelos autores

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Figura 5 – Tela de apontamento dos refugos de matéria prima.

Aplicação
A parametrização para interligar as áreas
também pode trazer algumas dificuldades
à empresa, uma delas seria conscientizar o
usuário quanto à inserção da informação no
momento certo, não para seu departamento
específico, mas para a totalidade do pro-
cesso, como por exemplo, o funcionário do
setor de almoxarifado ao efetuar a entrega
Fonte: Sistema ERP - Oracle da empresa em estudo
da matéria-prima, ele não pode deixar para
o final do dia atualizar o sistema com suas
baixas no estoque, simplesmente somente b) Parametrização do sistema para apon-
para contabilizá-las e sim no momento da tamento de produto acabado
entrega, para que atividades seguintes como
programação, compras e etc. possam usufruir Finalizada a produção, o produto acabado
de uma informação confiável e atualizada. é apontado para dar entrada na expedição,
com este apontamento, o sistema apenas da
baixa na matéria-prima usada, este consumo é
Parametrização do sistema de gestão teórico, deve ser comparado com o consumo
ERP para otimização do processo real de matéria-prima mais refugo.
Devido à necessidade de um maior con-
Figura 6 – Tela de apontamento de produto acabado
trole nos seus processos se fez necessária a
reestruturação do sistema de gerenciamento
de informações, optando-se pelo ERP Ora-
cle. Este sistema de gestão já vinha sendo
utilizado na empresa, porém não em sua
plenitude, principalmente na área de controle
de processos.
Com o objetivo de parametrizar o siste-
ma de gestão ERP de acordo com o modelo
proposto foram criadas telas de apontamento
e input ao Sistema ERP - Oracle e também
algumas medidas para facilitar o processo. Fonte: Sistema ERP - Oracle

a) Parametrização do sistema para apon-

tamento dos refugos c) Parametrização para apontamento do
retorno de produtos do SA0 para MP0
Após realizar a produção do determinado
lote deve ser apontado a quantidade de refugo Após apontamento dos refugos, apon-
gerada durante a produção, este apontamento tamento do produto acabado, é realizado o
deve ser feito na ordem de produção (Fig. 5), apontamento do retorno da matéria-prima.
pois sem este apontamento a ordem ficará Neste retorno, as sobras são pesadas e apon-
pendente no sistema, não será possível en- tadas no sistema, com este apontamento o
cerar a ordem. sistema e realizado uma comparação entre

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consumo que o sistema realizou para a deter- Tempo de parada de maquina por falta
minada ordem e o consumo físico, podemos de matéria-prima no mês de maio, conforme
ver na Fig. 12 que o sistema considera que Tab. IV é igual a 92 minutos, ou seja, uma
deve ser dada entrada de 34,9467 kg, porém redução de 85% em relação ao mês de Abril.
está disponível para retorno 36 kg, ou seja,
foi gasto menos material que o previsto e b) Apontamento de refugos.
deve ser feito um ajuste positivo de 1,053 kg Foi criado uma tela de apontamento de
neste lote 13305. refugos de matéria-prima, sendo que após o
término da produção os refugos são pesados
Figura 7 – Tela de apontamento de matéria prima para o e apontados na ordem de produção (Tab. V).
almoxarifado
Tabela V – Controle de refugos de bobina.

Mês %
Março 2,76 %
Abril 3,45 %

Após a implantação
Passou a ser aponta no sistema e
consumido na ordem de produção
deixando de defasar o estoque
Fonte: Elaborado pelos autores

Fonte: Sistema ERP - Oracle da empresa em estudo

c) Redução nos ajustes de estoque.
A redução no ajuste de estoque fica quan-
Resultados e análises do realizada uma análise na Tab. VI.

Tabela VI – Ajustes de estoque de bobina.

Após a aplicação da metodologia surgem
os primeiros resultados como: Mês Peso (kg)
a) Redução no tempo de parada de ma- Março 1530,91
quina por falta de matéria-prima Abril 1586,82
Após a implantação
Tabela IV – Tempos de parada de maquina. Maio 235,00
Junho 167,36
Mês Tempo (minutos)
Julho 289,58
Março 401
Agosto 525,42
Abril 359
Fonte: Elaborado pelos autores
Após a implantação
Maio 220 O resultado da implantação do sistema
Junho 230 de controle é notório, quando analisados os
valores da Tab. VI, ou seja, a metodologia
Julho 242
usada trouxe resultados positivos à empresa e
Agosto 252 pode ser expandida para as demais matérias-
Fonte: Elaborado pelos autores primas.

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d) Reduções de custos de um estado futuro.

O processo de controle de matérias- Com a análise do processo atual, foi
primas assim como qualquer outro processo possível ter uma ideia mais detalhada das
empresarial de nível estratégico ou tático, falhas que o processo apresenta os impactos
necessita ter o seu desempenho medido para no gerenciamento dos recursos da empresa,
que, por meio do monitoramento desta medi- e a modelagem do estado futuro.
ção, seja possível realizar ações de melhoria Durante a modelagem do estado futuro,
nos aspectos em seu desempenho. o foco principal foi de modelar um processo
Apresenta-se a seguir uma análise quan- que englobasse todas as variáveis que pu-
titativa mostrando a melhora de desempenho dessem ocasionar distorções no controle dos
do processo após a implantação da metodo- estoques. Diante da solução BPM buscou-se
logia.Ao fazer uma análise da Tab.VII, fica a parametrização e integração do sistema de
evidente a baixa nos valores de ajustes de gerenciamento ERP.
estoque. A implantação da metodologia BPM in-
tegrada com o ERP trouxe várias vantagens
Tabela VII – Custos dos ajustes de estoque. como: PCP e compras podem ter uma infor-
Mês Peso (kg) mação muito mais confiável para poder rodar
o MRP, fazer a programação da produção e
Março 1530,91
programar a compra de matéria-prima. O
Abril 1586,82 setor de produção será menos afetado pela
Após a implantação falta de matéria-prima durante a produção,
Maio 235,00 evitando, assim, mudanças bruscas na progra-
Junho 167,36 mação, produto parado em estoques interme-
Julho 289,58
diários, paradas não programadas para setup
e limpeza. O setor contábil sofre menos com
Agosto 525,42
os ajustes de estoque pós-inventário, com
Fonte: Elaborado pelos autores isso conclui-se que implantação de novas
funcionalidades no sistema ERP foi positiva
à empresa, trazendo resultados imediatos.
Conclusão Foram monitorados alguns indicadores
como o ajuste de estoques onde houve uma
Após a modelagem dos processos e a redução de aproximadamente 85%. O tempo
implementação da base de dados, podemos de máquina parada por falta de matéria-prima
afirmar que o sistema atendeu as necessidades com uma redução de 47% e o apontamento
da empresa. de refugo que no processo não existia, agora
Acredita-se que este trabalho é uma con- é apontado em cada ordem de produção a
tribuição relevante no que diz respeito ao quantidade gerada. Com a apresentação dos
sistema ERP e a metodologia BPM usada. resultados da metodologia, fica evidente a
O mapeamento e a análise do estado melhoria ocorrida nos processos estudados e
atual, facilitam a visão sistemática do pro- mapeados com significativa otimização dos
cesso por parte dos envolvidos, auxiliando na números e apontamentos no sistema ERP –
compreen­são dos problemas e a montagem Oracle da empresa estudada.

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