Estrutura do BPM

O ponto certeiro que o BPM ataca justamente a automao de processos por toda a empresa, mas com total aderncia s modificaes de negcio que um mercado de forte concorrncia exige. No existe uma combinao nica e exata dos processos, metodologias e indicadores, e em muitos casos esses existem isoladamente.

Uma ferramenta de BPM deve suportar as atividades bsicas da gesto, que podem ser resumidas em:

Definir uma estratgia para conduzir a performance; Traduzir a estratgia em objetivos, indicadores e metas; Monitorar o progresso em relao s metas; Analisar os motivos em caso de metas no atingidas e Selecionar e implementar aes corretivas.

Sistemas de BPM servem para ajudar a empresa a controlar melhor seus prprios processos, a reform-los quando necessrio e a realizar tarefas importantes com maior eficincia. Esses sistemas do ao usurio maior controle sobre a automao de processos, o que alivia o trabalho da informtica. BPM impe empresa um desafio muito grande, pois obriga o usurio a duas aes que, quase sempre, ele no gosta de fazer: repensar as tarefas do dia-a-dia e, ao menos na fase de implementao, trabalhar lado a lado com o pessoal da informtica.

Objetivos da aplicao

O objetivo dessa ferramenta no refazer sistemas legados, mas sim automatizar fluxos de forma rpida e simples, sem precisar mexer no legado. Devido ao carter operacional, as solues fazem uma ponte direta com o usurio, comportando-se como uma ferramenta de trabalho direta e no um backoffice para a rea de TI.

Outra questo diretamente ligada ao BPM a necessidade de reduzir o longo ciclo de integrao. As empresas j tm seus sistemas complexos. Esse tipo de ferramenta apenas extrai desses sistemas as atividades que entram no processo, como uma camada complementar e de superviso dos aplicativos que j esto instalados.

Aps a identificao, as atividades so armazenadas por um repositrio de processos. Quando a empresa pretende mudar ou construir um novo processo, o BPM vai sua base e usa um modelo existente. Isso elimina a necessidade de aplicativos customizados, reduzindo tempo de trabalho e custos. Foco em Pessoas

As ferramentas de BPM utilizam a linguagem dos executivos de negcios e as peas fundamentais de sua engrenagem so as pessoas, por isso, a misso dos fornecedores das ferramentas de BPM auxiliar as empresas e suas equipes na adequao ao novo perfil de gesto. Uma das possibilidades adotar um processo orientado de aproximao que no faz diferena entre o trabalho feito por um funcionrio e as atividades realizadas pelo computador.

Essa ampla forma de lidar com processos obriga as companhias a trocarem a viso vertical e departamental de gesto por uma abordagem horizontal, automatizando,

integrando e otimizando processos do negcio com clientes, parceiros e funcionrios.

Existe a necessidade de formar uma equipe de executivos aliada a profissionais de tecnologia, um tipo de process management center (PMC), no qual todos se voltam para o desenho e redesenho de processos, a fim de estabelecer maneiras de cuidar dos riscos, indicadores e mtricas de desempenho.

As solues de BPM permitem o acesso simplificado a consultas, anlises e relatrios corporativos porque integra bases de dados diferentes de ERP, CRM e call centers mas unifica as informaes numa interface de fcil utilizao.

BPM e Workflow

O BPM origina-se dos sistemas de workflow que existem desde o fim da dcada de 80. Trata-se de um conjunto de softwares, onde esto includos os processos utilizados para gerenciar a performance da empresa (como elaborao de estratgias, oramentos e projees), as metodologias que direcionam alguns processos (como o Balanced Scorecard, ou gesto baseada em valor) e os indicadores usados para medir a performance de acordo com os objetivos estratgicos e operacionais. Embora nasa do workflow, a proposta de BPM no pretende substituir outras solues de TI.

A base de trabalho do antigo workflow era a automao do fluxo de trabalho. O BPM deve permitir que os usurios recebam suas tarefas em caixas de entrada semelhantes as do correio eletrnico, e possam receb-las com as instrues correspondentes e os links para os documentos que necessitam consultar para a

execuo dessas tarefas. Elimina, assim, a necessidade de o usurio levantar da mesa e buscar documentos que esto arquivados em lugares desconhecidos.

O BPM possibilita representar graficamente todos os tipos de fluxos, desvios e trmites, incluindo laos paralelos e separao de documentos para que possam fluir por canais independentes etc. O conhecimento sobre essa variedade de tipos de fluxos amadureceu aps a sistematizao e a padronizao promovidas pela Workflow Management Coalition (WfMC).

Cada ferramenta de workflow, entretanto, usava a sua prpria notao grfica. Isso est mudando, e os padres de notao desenvolvidos pela Business Process Management Initiative tendem a ser adotados por todas as ferramentas de BPM, facilitando muito a vida dos usurios.

Processos envolvem tarefas humanas e operaes automatizadas. Os antigos workflows no incluam as operaes executadas por sistemas aplicativos fora deles. De l para c, houve uma evoluo significativa nas tecnologias de integrao de sistemas (middleware, servidores de aplicaes, e tudo o que se compreende hoje no conceito de EAI - Enterprise Application Integration ). Alis, de certa forma, o BPM adiciona aos antigos workflows a tecnologia de EAI.

Com isso, o BPM faz, alm do que faziam os workflows, transferncia de dados para sistemas que possam executar tarefas de forma automtica e captura de volta os resultados, para que a transao continue por meio dos usurios. Isso especialmente importante para processos interorganizacionais comuns em governo, pois muitos servios prestados pelos rgos pblicos envolvem diversas instncias verticais e horizontais.

BI x BPM

Embora no seja uma ferramenta puramente estratgica, como os produtos de BI (Business Intelligence), destinados a auxiliar executivos na tomada de deciso, o BPM pode explicar porque, muitas vezes essas ferramentas no surtem o efeito desejado. BI e BPM so produtos distintos. O BPM destina-se ao ajuste da operao e das decises tticas da empresa. Com ele, faz-se o alinhamento das estratgias, baseado na comparao com indicadores previamente ligados aos objetivos corporativos.

J as ferramentas tradicionais de BI destinam-se principalmente ao acompanhamento do passado, oferecem informaes que sero centralizadas nos sistemas de BPM, como a gesto de performance. As solues de BPM englobam um BI mais avanado e integrado, com metodologias e ferramentas como o BSC (Balanced Scorecard). Ou seja, o BPM est um passo adiante em resultados e complexidade para as empresas que querem ter uma rea de TI mais forte dentro da organizao.

Essas solues agregam s funcionalidades do BI regras de negcios e ciclos de gerenciamento para todas as reas da empresa.

Mais do que uma soluo de apoio tomada de decises, o BPM um conjunto de aplicaes e processos desenhados para otimizar a execuo de estratgias de negcio estabelecidas pela empresa.

Trabalha com uma viso mais abrangente da corporao, enquanto o BI departamental. Por incorporar informaes em tempo real e emitir alertas com os indicadores que se esto desviando dos limites esperados, o BPM pr-ativo e tem foco na oportunidade. J o BI reativo e com base em informaes histricas.

O BPM trata da execuo fsica e do controle das atividades previamente definidas em um processo, que certamente geram dados e informaes a serem analisados e consolidados com indicadores, e as ferramentas de BI utilizam-se desses dados agregando-os a outros, voltados ao negcio da empresa.

As aplicaes de BPM tm como importante caracterstica de diferenciao a capacidade de olhar para frente , ou seja, de possibilitar previses e planejamentos, proporcionando um elemento de pr-atividade para as organizaes.

O BI analisa e compreende o desempenho passado e atual, enquanto as solues de BPM complementam esse quadro ao dar empresa a capacidade para gerenciar seu desempenho atual e futuro.

Portanto, BPM e BI so conceitos distintos que podem se ajudar. Enquanto o foco do BI a disponibilidade da informao para a tomada de deciso, o BPM mira na gesto dos processos organizacionais e no seu controle efetivo, permitindo mensurar a eficincia da empresa.

Durante a execuo do BPM, a informao necessria ao BI pode ser gerada. Mas enquanto o BI direciona, o BPM, de fato, quem conduz a corporao.

Guia do BPM

As empresas tm seus processos mapeados, esto com a documentao nas mos, mas a maioria no sabe como eles funcionam na prtica. O que o BPM faz tirar essas idias da cabea dos usurios as coloca em prtica.

Encontrar um vocabulrio comum entre os departamentos de TI e os de negcios. As ferramentas de BPM usam a mesma linguagem das pessoas de negcios. Departamentos de TI precisam trabalhar com terminologias do gnero para adotar as ferramentas corretas. Aps o mapeamento de todos os processos da empresa, identificar os problemas entre os meios e os departamentos. Pessoas de negcios precisam entender e aceitar a integrao de outras equipes em seus processos. Cada um tem o seu papel. O da TI integrar, definir escalabilidade, compatibilidade etc. Antes de mais nada, preciso concordar em compartilhar os processos. Comear a trabalhar com ferramentas de modelagem. Os executivos precisam descobrir os diferentes processos que esto envolvidos em suas empresas. Com o BPM, os processos operacionais ficam completamente integrados aos sistemas analticos e vice-versa, de forma que cada um possa trocar informaes com o outro em tempo real. Entre os benefcios obtidos com o BPM, um muito importante o fato de

que todos os tomadores de deciso tm uma clara viso dos indicadores crticos para o desempenho dos negcios e que os dados so reunidos e apresentados de forma consistente para toda a empresa.