12 AÇÕES

PRÁTICAS
DE
GESTÃO DO

TEMPO
Persio Cordeiro

Ações simples e práticas para aumentar

sua produtividade e manter o seu tempo
sob controle
 Índice

1) faça uma lista de tarefas

2) otimize seu tempo
3) simplesmente diga 'não'
4) não comece o dia lendo seus e-mails
5) defina horários para as “distrações”
6) não sofra por antecipação
7) controle a procrastinação
8) treine e delegue
9) se organize
10) mantenha uma perspectiva realista
11) conheça seu cérebro
12) durma bem

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AÇÕES PRÁTICAS
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introdução

Neste e-book você vai encontrar algumas ações

simples e práticas que te ajudarão a manter o seu tempo sob
controle.
Se você seguir essas dicas você descobrirá que, por
mais estressante e desgastante que seja o seu trabalho, é
possível ser mais produtivo e equilibrar melhor a sua vida
profissional x pessoal.

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1) faça uma lista de tarefas
Liste todas as tarefas que você precisa realizar e, em seguida, coloque
esses itens em ordem, começando pelo mais crítico.
“Se você tivesse que escolher apenas uma tarefa para ser feita hoje, qual
seria a mais importante?”
Conforme você for concluindo as tarefas, risque-as da lista e procure
não se distrair com outras atividades. Mantenha o foco nas prioridades que
você estabeleceu!
Como todos nós temos interrupções ao longo do dia, certifique-se de
que os itens que sobrarem na sua lista naquele dia devem ser incluídos na
lista do dia seguinte, assim eles não se perdem.
Use um aplicativo no seu smartphone/tablet ou a lista de tarefas do seu
próprio programa de e-mail, caso não queira recorrer ao papel.

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2) otimize seu tempo

Caso você esteja indo para a empresa, use seu tempo de

deslocamento também! Use o transporte público ou táxi/uber para
trabalhar em vez de dirigir e aproveite esse tempo para estudar, ler e-mails,
relatórios ou notícias.
Os audiobooks também são uma ótima opção para quem quer
aprender novos conteúdos e não gosta de ler durante o traslado.
Se você vai fazer uma pausa durante o dia e há alguém que você
pretende encontrar, opte por ir até um Café, e aproveite o caminho a pé
para adiantar o assunto.

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3) simplesmente diga 'não'
Se você está sendo demandado para trabalhar até tarde e tem um
compromisso familiar, mas você poderia trabalhar até mais tarde na noite
seguinte ou chegar no início da manhã do próximo dia, sugira alternativas e
veja se elas funcionam.
“Não seja tão rápido para aceitar os pedidos sem antes sondar se existe
outra maneira de lidar com cada situação”
Se um colega te convida para almoçar e você tem que terminar um
relatório até as 15h, recuse educadamente o convite e sugira um café mais
tarde ou um almoço no dia seguinte, e conclua seu relatório.
Desta forma, você não tem que abrir mão das experiências prazerosas
do dia-a-dia, provavelmente ficará menos estressado e não precisará
trabalhar até tarde com o chefe ou cliente pegando no seu pé.
Se uma nova "urgência" aparece para ser resolvida agora, porém você
já tem outras demandas que devem ser concluídas hoje, é preciso negociar
com os envolvidos e procurar identificar junto a eles quais as reais
prioridades, permitindo que os compromissos sejam revistos.
“Nunca assuma uma responsabilidade e deixe de entregar outra sem fazer
um alinhamento prévio, caso contrário todos os envolvidos acabarão
insatisfeitos. Levante a questão!”

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4) não comece o dia lendo
seus e-mails

Se você começa o seu dia de trabalho lendo os e-mails, a tendência é que

você acabe caindo na tentação de responder ao máximo de mensagens
possível, bem como tente solucionar a maioria das pendências, o que
facilmente pode levar algumas horas.
Procure definir a sua Lista de Tarefas e estabelecer as prioridades do dia
antes de partir para os e-mails, assim você já tem em mente o que será mais
importante e urgente a ser trabalhado e consegue filtrar melhor os e-mails que,
de fato, merecem sua atenção imediata.
Você ficará mais focado e concluirá mais atividades, ao invés de ficar com
a sensação de que “perdeu a manhã respondendo e-mails” ou então que “não
fez nada o dia todo”.

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5) Defina horários para as
“distrações”

Ao longo do dia somos constantemente interrompidos por uma série de

pequenos eventos que desviam a nossa atenção: telefone tocando, aviso de
um novo e-mail que chegou, mensagens no Whatsapp ou no aplicativo de
mensagens instantâneas da empresa, alertas das redes sociais, colegas nos
chamando para um café ou para nos contar sobre algo que aconteceu no
final de semana, perguntas rápidas sobre um assunto que dominamos, etc.
É muito fácil que estes eventos dominem nossa agenda e acabamos
perdendo o controle do nosso tempo sem perceber. Isso acaba quebrando o
nosso raciocínio quando estamos concentrados em um assunto, e depois
acabamos levando um tempo para retomar “o fio da meada”, o que diminui a
nossa produtividade, desvia o foco para atividades que costumam não ser
prioritárias, e faz com que tenhamos que alternar diversas vezes de tarefa,
prejudicando nosso rendimento.

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 Por outro lado, algumas dessas interrupções são muitas vezes
interessantes e prazerosas, já que muitas vezes nem envolvem assuntos do
trabalho e são muito atrativas.
Uma alternativa simples é estabelecer horários na sua agenda onde
você vai “se permitir” dar mais atenção a assuntos diversos, bater papo,
tomar café, acessar as redes sociais, ler e-mails e etc. Uma prática utilizada
por muitos profissionais produtivos é fazer isso no início da manhã, logo após
o almoço e no final da tarde, em períodos de curta duração.
É claro que, para que esta prática funcione, nos demais horários você
precisa evitar ao máximo se deixar levar pelas interrupções e chamados,
focando nas suas prioridades. Provavelmente você terá que utilizar com mais
frequência frases como: “Sinto muito, não posso falar agora, podemos
conversar mais tarde?” ou “Desculpe mas preciso terminar uma atividade
ainda hoje”. Além disso, desativar os alertas na tela do computador e toques
do celular também contribuem para manter o foco.

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6) não sofra por antecipação

Não perca tempo durante seus momentos de lazer ou quando está

focado numa atividade se preocupando com aquela apresentação de amanhã.
Procure colocar sua cabeça de volta no lugar, já que ficar preocupado não vai
te ajudar a resolver os problemas (pelo contrário!).
Se você estiver preparado para a apresentação, relaxe que tudo dará
certo. Se você não estiver, aproveite o tempo restante para se preparar melhor
e se sentir mais confortável com a situação, ao invés de ficar se lamentando.
Coloque sua energia para fazer acontecer ao invés de lamentar aquilo
que deixou de ser feito.
Além disso, evite criar “fantasmas” e obstáculos imaginários, pois eles só
atrapalharão o seu foco e te deixarão mais tenso, reduzindo sua produtividade.
“Estar preparado é a melhor forma de reforçar a sua autoconfiança”

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7) controle a procrastinação

Não deixe uma atividade para depois só porque você não gosta tanto
dela ou porque ela é difícil e trabalhosa.
PRIMEIRO, respire fundo e faça aquelas coisas que você menos gosta, e
então, em seguida, se dê uma recompensa fazendo as coisas que você mais
gosta de fazer.
Coloque as atividades no calendário e siga as datas à risca - não fique
enrolando ou então você vai somente ter mais coisas para fazer amanhã!
“Uma maneira de checar ao longo do dia se você está procrastinando é
programar o alarme no smartphone ou no notebook para tocar no meio da
manhã e no meio da tarde, quando você deverá parar para pensar: “estou
produzindo ou estou apenas me ocupando?” Assim você tem a chance de
voltar a focar nas suas prioridades mais facilmente”

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8) treine e delegue
Evite dizer a si mesmo que você não tem tempo para ensinar outra
pessoa como fazer uma tarefa que você não deveria estar mais fazendo.
Dedique um tempo para compartilhar seus conhecimentos e logo
algumas tarefas estarão menos concentradas em você.
Aproveite o momento para identificar as pessoas com mais afinidade e
interesse pelos temas que você pretende ensinar, e valorize a oportunidade
que elas terão de aprender algo novo e assumir novas responsabilidades.
Não se preocupe em abrir mão de algo que você já dominava e fazia
faz tempo: se você fortalecer o senso de equipe e a produtividade do time
(e a sua também!), certamente será reconhecido por isso.
E, quando você não tem que fazer TODO trabalho sozinho, você vai
encontrar muito mais tempo para focar nas tarefas mais importantes, ou
mesmo ter tempo para pensar em novas ideias e projetos. Ou, quem sabe,
sair mais vezes do trabalho no horário!
Outro benefício desta técnica de gerenciamento de tempo é que,
quando você sair de férias ou tiver que se ausentar, você não terá que ficar
conectado o tempo todo com o trabalho para saber se há algum problema
que você tem que resolver.

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9) se organize

É impossível gerenciar a sua agenda se você não conseguir encontrar as

coisas ou se tiver que refazer alguma tarefa porque você não sabe onde a
gravou ou se esqueceu de salvar.
Use a Lista de Tarefas sobre a qual falamos no item 1 e, a partir de hoje,
coloque no topo da lista um item “organizar os meus arquivos”, ou “arrumar
os meus materiais” para que seja mais fácil armazenar e encontrar as coisas.
Uma vez que você tenha tudo mais organizado, não deixe que fiquem
fora de controle novamente.
A melhor maneira de justificar todo o trabalho envolvido nessa
reorganização é você acreditar que é possível nunca ter que passar por isso
novamente!

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10) mantenha uma
perspectiva realista
Definir metas irreais costuma ser uma escolha ruim – seja a data de
conclusão de um projeto ou o prazo de entrega de uma tarefa, ou até mesmo
uma meta de desempenho para você mesmo ou para a equipe. Caso o esforço
necessário para atingir as expectativas esteja subestimado, você vai acabar
trabalhando até tarde, passar momentos de sufoco e ainda corre o risco de
prejudicar sua reputação profissional por não ter cumprido o que foi combinado.
Seja realista sobre quando você pretende se dedicar às tarefas, qual o
esforço necessário e, é claro, quais são as expectativas de quem vai receber o seu
trabalho pronto. Pode ser que você tenha que negociar melhor as condições para
a entrega do trabalho e é possível também que você tope encarar um prazo
desafiador, mas só assuma um compromisso for capaz de honrá-lo.
Considere outras possibilidades para realizar o trabalho mais rápido e com
menos risco, converse com outras pessoas, estabeleça parcerias e use a sua
criatividade, mas não prometa o que você não pode entregar.
Faz bem se sentir desafiado, mas também é importante que você consiga
cumprir as suas metas para que tenha momentos de conquista e realização.

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11) conheça seu cérebro
Você sabe o que é o relógio circadiano? É aquele pequeno relógio em
seu cérebro que controla quando você se sente mais acordado e quando
quer dormir.
Se você é uma pessoa que funciona bem de manhã, ataque os
problemas mais difíceis na parte da manhã, quando seu cérebro está mais
perspicaz. Dessa forma, você terá menos retrabalho no dia seguinte,
quando você descobrir que à tarde você tomou a decisão errada sobre o
orçamento.

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12) durma bem

Seu cérebro pode funcionar bem mesmo após poucas horas de sono,
mas se você não está dormindo o suficiente, você não vai pensar direito ou
processar informações adequadamente, e vai acabar cometendo erros e
tendo que trabalhar até mais tarde para corrigi-los.
Dentro do possível, procure estabelecer uma rotina de sono,
estabelecendo horários limite para ir dormir com base no horário que você
costuma acordar.
Assim você terá mais disposição ao longo do dia e sua produtividade
será maior.

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QUE TAL COMEÇAR
A COLOCAR ESTAS
AÇÕES EM PRÁTICA
AGORA MESMO?!

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