Sem tempo para conciliar atividades?

Veja dicas de como administrar seu tempo

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08 de janeiro de 2010 às 00:10 - Por Fábio Bandeira de Mello - www.administradores.com.br

Atualmente, nota-se que gerenciar o tempo é uma tarefa cada vez mais complicada devido,
principalmente, a pressão no trabalho e diversas atividades diárias que muitos profissionais
encontram.

É comum escutar a reclamação de muitos trabalhadores sobre a falta de tempo para conciliar o
trabalho com a família e o lazer. Pensando nisso, o Portal Administradores conversou com dois
importantes especialistas do Brasil no assunto, Christian Barbosa, o maior expert em gestão do
tempo e produtividade do país e com o coach Enoir Santos um dos principais especialista em
gestão de pessoas e diretor da escola de Executivos e Negócios Master Mind. Confira a entrevista:

1 - Como que as pessoas que tem o hábito de dizer “Não tenho tempo para nada” podem
mudar esse conceito e começar a melhor administrar seu tempo para conseguir realizar
outras atividades?

Christian Barbosa - Esse é um dos maiores mitos da administração do tempo, não é que você não
tem tempo, você tem. O problema é que você não sabe usar bem o tempo que possui. É preciso que
a pessoa entenda que ela deve aprender uma metodologia de gestão de tempo, precisa pelo menos
ler um livro sobre esse assunto. É importante também entender que a gestão do tempo não funciona
do dia para a noite, é preciso persistência e aplicação. Não é apenas a criação de um hábito, é mais
do que isso, é mudar um modelo mental de como você organizar seu dia-a-dia.

Enoir Santos - A palavra chave é HÁBITO. Pessoas têm hábitos negativos, como dizer “Estou com
dor de cabeça”, “Estou cansado”, “Que dia péssimo” e o famoso “Não tenho tempo”. O primeiro
passo é parar de dizer “não tenho tempo”. Este não é um hábito de sucesso. Quando realmente você
perceber que não tem tempo para algo, diga, esta não é minha prioridade agora. Porque, afinal,
tempo você tem, apenas está usando para outra atividade.

2 – O que fazer para equilibrar as atividades profissionais com a vida pessoal?

Christian Barbosa - Precisamos entender que administrar o tempo relaciona-se diretamente a

administração da sua vida. E vida não se administra, “se vive!” Viver seu tempo com sabedoria,
como prega minha empresa, é viver baseado pelo que é importante. Pelo que traz resultados a sua
vida a curto, médio ou longo prazo. Pelo que te dá prazer.

Isso significa que muito mais que a quantidade de tempo que você dedica as áreas importantes, mais
vale a qualidade dessa dedicação. Por exemplo, se faz tempo que você não consegue ir a academia
todos os dias, que tal ir na terça e na quarta por 30 minutos?

Administrar sua vida de forma qualitativa significa colocar momentos de prazer no seu dia. Pode ser
ouvir uma música de 3 minutos durante o expediente, tomar um sorvete após o almoço, ver um
filme antes de dormir, brincar de verdade com seus filhos, ouvir as pessoas que ama sinceramente.
Quanto mais “presentes” você der para você durante seu dia, mais será a sensação de que está
aproveitando a vida e não simplesmente, correndo.

Enoir Santos – No primeiro momento deve se definir quais são as atividades pessoais que você
busca. O que você quer? Passear com as crianças, participar do Rotary, Lions, Loja Maçônica?
Jantar fora com a esposa? Ir na academia, fazer corrida de rua, aula de dança? Estudar inglês,
espanhol, fazer yoga? Dormir 1 h a mais por dia?
Segundo passo é colocar na agenda seus compromissos pessoais da mesma forma que você coloca
seus compromissos profissionais dentro da sua realidade. Não se lamente por não ter tanto tempo
livre como seu vizinho. Talvez ele não tenha tanto dinheiro quanto você para se divertir, e pior,
talvez experimente tédio. Não precisamos de muito tempo para assuntos pessoais, precisamos
tempo de qualidade.

Eu percebo que as pessoas têm aversão a colocar diversão na agenda. É como se a agenda fosse
sinônima de dor ou engessamento. É um erro grave. Além de não atribuir valor aos assuntos
pessoais (afinal, não estão na agenda) os assuntos profissionais não produzem prazer, pois eles
passam a simbolizar a privação de uma vida equilibrada. Na minha agenda anoto atividades como
ler por 30 minutos, correr 8 km, ir a praia, ir a igreja, etc.

3 – Devido a competitividade do mercado, as empresas exigem cada vez mais dos funcionários
pedindo urgência na execução de trabalhos e resultados rápidos para alcançar as metas
desejadas. Como se organizar e entregar as atividades proposta nos prazos estipulados?

Christian Barbosa - A melhor forma de conquistar mais tempo no escritório é um conjunto de

fatores que incluem: planejamento pessoal, organização (de seus papéis, e-mails, pastas,
conhecimento), definição clara de objetivos e conscientização da equipe.

A produtividade é algo que começa dentro de você, com a sua pró-atividade pessoal em suas ações
diárias. Uma pessoa mais produtiva ajuda a criar uma equipe mais produtiva e uma equipe mais
produtiva transforma o escritório em um ambiente mais eficiente. Converse, em seu escritório,
sobre a adoção de estratégias de produtividade e inicie o processo de ajudar a todos a ter mais
tempo, mais resultados e mais equilíbrio em todas as áreas.

Para se organizar melhor e evitar atrasos, o executivo deve aprender e criar o hábito de se planejar.
Um processo comum em administração do tempo é iniciar o planejamento semanal. Minha
recomendação é que no domingo (bem antes da hora de dormir), você olhe sua agenda da semana e
pense em tudo que precisa fazer. Primeiro olhe para seu objetivo, veja que etapas você consegue
alocar para fazer na semana. Depois pense nas suas reuniões e antecipe possíveis problemas (se
você tem uma apresentação na quarta-feira, providencie uma tarefa na segunda para evitar
surpresas). Agora adicione as atividades cotidianas que deve fazer. Pense na duração de cada
atividade e não exagere, pois deve sempre sobrar tempo para eventuais urgências que possam
aparecer. A meta é conseguir ficar 1-2 dias antecipado nas suas prioridades e não com tudo em cima
da hora.

Enoir Santos – O segredo é ter senso de realidade. Acostume-e a não prometer o que não pode ser
cumprido. É melhor surpreender entregando antes um trabalho que tinha um prazo um pouco longo,
do que atrasar um trabalho com uma promessa de entrega rápida.
Sempre que possível, delegue. Cuidado, para você brilhar, não precisa fazer tudo sozinho, precisa
apresentar resultados. Acostume-se a fazer cronogramas de suas atividades (planejamento é vital
mesmo em atividades simples) e acostume-se a trabalhar produtivamente: organize-se para
minimizar deslocamentos e interrupções (foco).

4 - Que dicas você daria para que as pessoas consigam gerenciar melhor o seu tempo em
2010?

Christian Barbosa:

· Descubra como utiliza seu tempo - Todas as tarefas que você realiza são distribuídas em uma das
esferas da Tríade do Tempo: existem atividades urgentes (em que o prazo está curto ou acabou),
atividades importantes (que trazem resultado e possuem tempo para serem realizadas) e atividades
circunstanciais - que não agregam valor e fazem você apenas perder tempo.

· Planeje-se! - Ter mais tempo para vida pessoal e profissional é prevenir problemas e priorizar
aquilo que você quer. Esso é o processo de antecipação que é fundamental na gestão de tempo. Para
isso, planeje sua semana com antecedência ou pelo menos 3 dias a sua frente, veja o que pode gerar
urgências e crie atividades de prevenção.

· Escolha uma ferramenta - agenda, palm, outlook, neotriad, caderno, etc - que faça com que você
tire as pendências e tarefas da cabeça e as centralize em um lugar confiável. Utilize essa ferramenta
para se planejar e antecipar seus problemas.

· Limite seu horário de trabalho - Muitas vezes precisamos de horas extras para conseguir cumprir
todas as prioridades do dia. Isso acontece porque sabemos que temos esse tempo adicional. Se fosse
uma obrigação você sair exatamente no seu horário (algo do tipo quando apagam as luzes do
escritório) com certeza você seria mais centrado e por conseqüência mais produtivo. Experimente
criar esses "limitadores" para você no dia a dia.

· Ache um hobby - descubra algo que gosta de fazer e priorize na sua agenda. Quando fazemos
coisas que nos trazem descanso, conforto e satisfação temos a tendência a ir em direção desses
compromissos e evitaremos ao máximo que o dia seja desfocado (você já reparou que quando um
homem no escritório joga futebol com amigos durante semana, como ele sempre consegue sair no
horário naquele dia?)

Enoir Santos:

· Faça uma lista diária, e a cada atividade cumprida, tique na lista. É simples mas
extraordinariamente eficaz. Assegure-se de colocar nesta lista o que você realmente pode fazer num
dia e especialmente, colocar nesta lista não só o que é urgente, mas o que é importante, afinal, você
não é bombeiro para passar dias apagando incêndios.

· Acostume-se a fazer as coisas por ordem de importância. Após preparar sua lista, avalie se a
ordem está correta por este critério.

· Sempre que possível, delegue.

· Acostume-se a ter na sua mesa apenas um trabalho, aquele no qual você vai colocar seu foco
durante o próximo período de atividade. Você pode fazer mil coisas num dia, contanto que faça uma
de cada vez. O excesso de documentos (ou na tela excesso de janelas abertas) produz uma falsa
sensação de excesso de atividade. É como correr uma maratona pensando o tempo inteiro em
quantos quilômetros ainda faltam, entende?

· Cuidado com os ladrões de tempo: pessoas que falam demais, álcool, excesso de televisão,
telefonemas longos, falta de planejamento (sair do escritório 3 vezes num dia por não agrupar
tarefas), procrastinação (depois eu faço), entre outros. Descubram quais são os ladrões do seu tempo
e FELIZ E PRODUTIVO 2010.