Fluxograma - Processo de Compras

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Como solução para esse problema, indica-se que o setor de engenharia faça
o planejamento detalhado da obra, com isso, é possível conversar com o arquiteto
do projeto ou com o próprio cliente sobre as definições desses acabamentos. É
possível também, que o setor de engenharia já repasse informações de indicações
de materiais já empregados em outras obras para esses acabamentos auxiliando
com isso a indecisão do cliente.
Por possuir somente uma pessoa para administrar o setor de compras,
observou-se certo sobre carregamento das atividades em determinados momentos
onde o número de requisições era alto. O que acabava dificultando o processo como
um todo. Como solução para esse caso, deixa-se como sugestão a contratação de
mais um funcionário, visto que o volume de compras não é tão volumoso, ou então a
contratação de estagiários, que possam auxiliar em todo o processo.
Outro ponto que observou-se na empresa, foi que a mesma não possui um
cadastro de fornecedores atualizados. A seleção dos fornecedores se dá por meio
do comprador que seleciona normalmente os fornecedores habituais de acordo com
o tipo de material. Recomenda-se para esse caso, que seja feita um cadastro de
fornecedores que atendam às quatro condições básicas de uma boa compra: preço,
prazo, qualidade e condições de pagamento.
O cadastramento de fornecedores deve ser o mais completo possível, pois
deve contemplar não apenas dados cadastrais, mais também o histórico de
fornecimento e ainda, avaliação de desempenho.
Comparando os resultados obtidos com os outros estudos de outros
pesquisadores, percebe-se que mesmo em empresas de portes maiores, há falhas
nos processos e que em muitas, não se tem um procedimento detalhado de todo o
processo visando com isso a eficácia do mesmo. Visto isso, deixa-se como
sugestão, no Quadro 4 abaixo, uma Instrução de Serviço para ser utilizada na
empresa referente ao processo compras, com uma descrição detalhada, objetiva e
clara do procedimento de compras. Isso facilitará a correta execução do
procedimento por qualquer pessoa que venha executar a função.
Por fim, deixa-se também como sugestão a elaboração de outras instruções
de serviços para os demais setores.
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Objetivo
Descrever os procedimentos para processo de aquisição/compras de materiais.
Abrangência
Área Compras.
Responsabilidade e Autoridade
Responsabilidade e autoridade do Comprador
Fluxograma
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Descrição do Procedimento
1. O planejamento das compras pela engenharia deve acontecer semanalmente.
2. A requisição de insumos emergenciais pelos mestres de obra deve ser solicitada com
24h de antecedência.
Receber Solicitação de Material/Serviço

Para garantir que os dados de aquisição de materiais descrevam claramente o que está
sendo adquirido, a empresa deve elaborar uma ficha de Solicitação Interna de Materiais e Serviços
Controlados (SIMS). Esse preenchimento deverá ser feito pelo responsável pelo pedido ou então pelo
mestre de obra.
O pedido de material que está sendo solicitado deve ser preenchido na SIMS de forma
específica e clara, e deve conter:
a) Solicitante;
b) Função;
c) Obra;
d) Data;
e) Quantidade;
f) Unidade;
g) Descrição do material ou serviços;
h) Observações, caso necessário;
Após preenchida, a mesma deverá ser destacada e enviada para o setor de compras da
empresa, que após o recebimento, dará seguimento na aquisição do material solicitado.
Quando se tratar de requisição emergencial, o Mestre-de-obras poderá fazer a solicitação
via telefone, porém a requisição deverá vir preenchida conforme o descrito acima, no campo
observação da mesma, deverá conter a informação “material já solicitado por telefone - requisição
emergencial”.
Verificar se Existe Estoque

Deve-se verificar se o produto solicitado encontra-se em estoque.
Neste caso o comprador deve encaminhar o produto diretamente ao solicitante.
Transferir Estoque para Solicitante

Quando o insumo solicitado estiver em estoque e for encaminhado ao solicitante, o
Almoxarife deve transferir o estoque no software de gestão, seja do estoque da matriz para as obras
ou nos estoques entre as obras.
Autorizar Compras
Nos casos onde a solicitação tiver um valor previsto inferior a R$ 1.000,00 a solicitação fica
isenta de necessidade de aprovação.
Nas compras que necessitarem autorização a mesma as mesmas devem ser autorizadas
pelo Diretor de Operação ou Diretor Administrativo mediante assinatura na SIMS.
Informar ao Solicitante
Nos casos onde a compra não foi autorizada o comprador deve informar tal fato ao
solicitante por telefone e registrar tal fato na SIMS.
Cotar Itens
Uma vez que a compra tenha sido autorizada o comprador deve providenciar a cotação dos
materiais e serviços. Preferencialmente deve-se realizar a cotação por e-mail e em casos onde o
fornecedor não responda ao e-mail pode-se cotar por telefone, sendo que neste caso o comprador
deve registrar as condições de fornecimento para posterior seleção de fornecedores.
Deve-se cotar com pelo menos 2 fornecedores, sendo que dependendo da compra.
Deve-se considerar o valor do frete na cotação dos itens.
Para materiais não relevantes o processo de cotação pode ser dispensado de acordo com a
sua urgência e importância, seguindo a avaliação do coordenador de compras e registrando o mesmo
na requisição de compras.

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