RMCTB00003 - Transferência de Grupos Contábeis. - Linha RM - TDN
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Produto: TOTVS Gestão Contábil
Versões: 12.1.18
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O sistema prevê dois tipos de transferências, que devem ser realizadas com finalidades distintas.
1.Tipos de Transferências:
O tipo denominado 'Apuração de Resultado do Exercício' deve ser executado com o objetivo de se apurar o resultado da empresa, ou seja, o lucro ou o
prejuízo do exercício. Esta apuração consiste em encerrar as contas de receitas e despesas/custos, fazendo lançamentos contrários aos saldos apurados
em cada uma delas, de modo a deixá-las com saldo igual à zero, tendo como contrapartida a conta de apuração de resultado do exercício. Após esta
transferência, se o saldo da conta de apuração de resultado do exercício for credor, indica que a empresa teve um lucro, se for devedor, indica que a
empresa teve um prejuízo.
O tipo denominado 'Transferência de Saldo', por sua vez, deve ser executado com o objetivo de transferir os saldos de determinadas contas ou grupos de
contas, deixando-as também com saldo igual à zero, mas tendo como contrapartida não uma conta de resultado de exercício e sim outra conta contábil de
acordo com necessidade específica de cada empresa. O objetivo deste tipo de transferência não é a apuração de resultado do exercício, pode por
exemplo ser utilizado para a transferência de saldo de um grupo denominado 'Estoque de produtos em elaboração' para o grupo 'Estoque de Produtos
Acabados'.
Para cada transferência a ser executada, deve-se cadastrar uma estrutura, informando-se um código, descrição e o tipo de operação à qual será destinada.
Cada estrutura, por sua vez, deverá ter cadastrado um ou vários moldes onde serão definidas as formas de como cada apuração ou transferência deverá ser
realizada.
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Os saldos das contas indicadas como Contas de Origem serão apurados até a data informada no molde, para em seguida serem transferidos. Em um mesmo
molde não há limite na quantidade de grupos de contas a serem indicadas para a transferência. Os saldos das contas de origem serão apurados levando-se
em consideração a data de apuração, filial, centro de custo e contas gerenciais utilizadas.
Dentro de uma estrutura podem ser incluídos vários moldes, cada um com suas parametrizações. Não será permita, porém, a inclusão de um novo molde,
com mesma Data de apuração e mesma Filial de Origem, se neste for informada uma conta de origem que já esteja indicada em outro molde da mesma
estrutura, ou que esta conta pertença a um grupo indicado em outro molde da mesma estrutura.
Exemplo:
Molde 1 - Conta origem 4 - Será permitida a inclusão do molde
Molde 2 - Conta origem 3.01 - Será permitida a inclusão do molde
Molde 3 - Conta origem 3.02 - Será permitida a inclusão do molde
Molde 4 - Conta origem 3.01.01 - Não será permitida a inclusão do molde, pois a conta 3.01.01 pertence ao grupo 3.01 já utilizado no Molde 2
Atenção: Se a Data de apuração ou Filial de Origem for diferente será permitida a informação de qualquer conta no grupo de conta de origem.
O Tipo de Transferência indica como o lançamento da transferência será realizado. Veja as possibilidades:
- Origem -> Destino: Neste tipo de transferência, o saldo apurado nas contas indicadas como Contas de Origem, independente se credor ou devedor, serão
transferidos para a conta indicada como conta de Destino.
- Origem -> Destino -> Receptoras: Neste tipo de transferência, o saldo apurado nas contas indicadas como Contas de Origem, independente se credor ou
devedor, serão transferidos para a conta indicada como conta de Destino. Em seguida será verificado o saldo desta conta de Destino. Se o saldo da conta
Destino for credor, será gerado um lançamento debitando a conta Destino e creditando a conta Receptora de saldo a crédito. Se o saldo da conta Destino
for devedor, será gerado um lançamento creditando a conta Destino e debitando a conta Receptora de saldo a débito. Neste tipo de transferência é necessário
indicar a Filial receptora do lançamento final.
- Origem -> Receptoras: Neste tipo de transferência, se a conta Origem tiver um saldo credor, será gerado um lançamento debitando a conta Origem e
creditando a conta Receptora de saldo a crédito. Se a conta Origem tiver um saldo devedor, será gerado um lançamento creditando a conta Origem e
debitando a conta Receptora de saldo a débito.
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c) D - 2.3.1.2.002 – Lucro/Prejuízo do Exercício (Conta Receptora de saldo a débito)
C - 2.3.1.2.001 – Apuração de Resultado do Exercício (Conta Destino) => R$ 800,00.
Através da opção Transferir Rateio Gerencial é possível definir se o lançamento gerado pela transferência irá ou não respeitar os rateios dos
lançamentos de origem.
Marcando esta opção, o lançamento gerado pela transferência irá respeitar os rateios dos lançamentos de origem, desta maneira os saldos das contas
gerenciais serão transferidos ou zerados. Neste caso é necessário informar uma conta gerencial para ajustes. Essa gerencial será usada apenas nos casos de
contas contábeis que exigem rateio, mas que possuem saldo anterior na base e o mesmo não está rateado, então existindo este saldo anterior o mesmo será
rateado para a conta gerencial de ajustes que foi informada.
Deixando esta opção desmarcada, o lançamento de transferência gerado terá, quando necessário, um rateio em 100% na gerencial que deve ser informada
para o rateio, assim as contas gerenciais de origem não terão seu saldo transferido ou zerado. No lançamento de transferência, todas as contas contábeis
que possuírem distribuição gerencial irão utilizar a conta gerencial informada para o rateio.
Exemplo:
Os rateios dos lançamentos de origem estão nas contas gerenciais 5.01, 5.02 e 5.03, sendo que a conta gerencial para ajuste informada foi a conta 5.08. Ao
executar a transferência de saldos, com a opção "Transferir Rateio Gerencial" marcada, o lançamento gerado pela transferência terá rateio igual aos
lançamentos de origem utilizando as mesmas contas gerenciais 5.01, 5.02 e 5.03. Com a opção " Transferir Rateio Gerencial " desmarcada, os saldos
gerenciais apurados terão um rateio de 100% na conta gerencial 5.08.
Observações: Se a opção " Transferir Rateio Gerencial " estiver marcada será mostrado no campo abaixo a opção de "Conta Gerencial para Ajuste". Se
estiver desmarcada, será mostrado "Conta Gerencial para Rateio".
Veja as informações sobre transferência de rateios gerenciais e exemplos de Transferência de rateios gerenciais:
No caso de se desejar transferir os rateios gerenciais, as contas gerenciais podem não ter seus saldos zerados nas seguintes situações:
a) Existe saldo anterior gerencial em conta contábil que não exige rateio (a conta contábil foi alterada: antes ela tinha rateio e depois deixou de ter). Para evitar
este tipo de problema, pode-se executar o processo Zerar Saldo Anterior para contas gerenciais.
Para o caso da conta contábil que não tinha rateio mas passou a ter, e que possui saldo anterior sem este rateio, o lançamento de transferência para zerar seu
saldo anterior, utilizará a conta gerencial de ajuste informada na entrada de dados.
b) A conta gerencial está sendo usada em outras contas contábeis que não participaram da transferência. (Para evitar este tipo de problema, deve-se usar
rateio apenas nos grupos que participam da transferência).Ex: Vamos supor que a conta gerencia 5.01 é utilizada nos grupos de Despesas/Custos e Receitas,
porém por algum motivo esta conta está sendo utilizada também em um grupo de Compensação. Ao realizar a transferência, os grupos de origem informados
são Despesas/Custos e Receitas, desta maneira existirá saldo na conta 5.01 para o grupo de Compensação e como este não participa da transferência, a
conta gerencial 5.01 não será zerada.
c) Existem inconsistências na base de dados, como por exemplo registros de rateios sem relacionamento com lançamento correspondente, etc. O relatório de
Consistência de Lançamentos detecta esses erros e em alguns casos os acerta.
d) O saldo em 2º. valor das contas gerenciais não será zerado. O 2º. valor das gerenciais não existe gravado nos lançamentos. Ele é calculado baseando na
porcentagem do primeiro valor e, por isso, matematicamente, não é sempre que estes valores são zerados após a transferência.
Exemplo:
Conta contábil: 3.1.1.1.004
Dois Lançamentos:
1) 1º valor = 2000
2º valor = 0
Conta gerencial 5.01 = 0 (100%)
2) 1º valor = 1000
2º valor = 300
Conta gerencial 5.02 (100%)
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No exemplo acima se após a transferência de grupos contábeis emitirmos um relatório em segundo valor para a conta 5.01, será apresentado um saldo de
300,00, pois o lançamento de origem da conta 3.1.1.1.004 no valor de 2000,00 possui o segundo valor zerado. Já a conta 5.02 apresentará após a
transferência um saldo em segundo valor zerado, pois o lançamento de origem apresenta o segundo valor corretamente. Para evitar este tipo de situação
pode ser executado o processo de ‘Recálculo de segundo valor’ marcando a opção ‘Recalcula inclusive quando o segundo valor for igual a zero’. Este
processo pode ser executado apenas para os lançamentos que estão nestas condições utilizando-se os filtros de data e referência. Caso tenha dúvidas sobre
o processo de ‘Recálculo de segundo valor’ consulte o help.
e) Existem dois lançamentos com valores idênticos, porém em um lançamento a conta que está sofrendo a transferência está a débito e no outro está a
crédito. As contas gerenciais destes dois lançamentos são diferentes. Neste caso o processo de transferência não irá gerar nenhum lançamento, pois o
sistema verifica primeiramente se existe saldo para a conta contábil de origem. Caso não exista não é realizado nenhum procedimento.
Exemplo:
Conta contábil: 3.1.1.1.004
Dois Lançamentos:
1) Data: 01/01/2010
Filial: 1 - Centro de Custo: 01 - Depto: 00 - Valor: 100,00
Débito: 3.1.1.1.004
Crédito: 2.1.1.1.001
Rateio Débito: 5.01 = 100,00
2) Data: 01/01/2001
Filial: 1 - Centro de Custo: 01 - Depto: 00 - Valor: 100,00
Débito: 1.1.1.1.001
Crédito: 3.1.1.1.004
Rateio Crédito: 5.02 = 100,00
Se o sistema verificar que o saldo contábil é igual a zero não será gerado lançamento de transferência para esta conta contábil, portanto a conta gerencial 5.01
permanecerá com o saldo de 100,00 a débito e a conta gerencial 5.02 permanecerá com o saldo de 100,00 a crédito, ou seja, não serão zeradas na
transferência.
3.Todo molde deve possuir um Histórico. O histórico a ser utilizado para os lançamentos de transferência respeitarão o tipo de operação escolhido
na tela inicial de cadastro de estruturas:
- Para o tipo de operação “Apuração de Resultado do Exercício” será permitido informar apenas históricos cadastrados como histórico fechamento.
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Cada apuração de resultado do exercício processada deve possuir um histórico de fechamento próprio, cadastrado única e exclusivamente para este fim. Se a
apuração for anual deve-se ter um histórico de fechamento para esta apuração. Se a apuração for semestral ou trimestral, deve-se ter um histórico de
fechamento distinto para cada semestre ou trimestre, pois não será permitida a utilização de um histórico de fechamento já utilizado anteriormente em outro
molde. Porém, se para a apuração de resultado de um mesmo período for utilizado mais de um molde (por exemplo, um molde para as despesas e outro para
as receitas), neste caso será permitida a utilização do mesmo histórico de fechamento no cadastro destes moldes, pois estes terão datas iguais de apuração e
estarão dentro da mesma estrutura.
- Já para o tipo de operação “Transferência de Saldo” não será permitido informar históricos de fechamento.
Isto é necessário, pois ao gerar o SPED Contábil o sistema precisa ter informações sobre os tipos de lançamentos, distinguindo-os em lançamentos normais e
de encerramento do exercício.
Como também na geração dos relatórios internos, quando o usuário quiser emitir um relatório desconsiderando os valores de apuração, ou seja, os
lançamentos criados na rotina da Transferência de grupos Contábeis.
Como exemplo a emissão da DRE antes do zeramento das contas de resultado, sem ter a necessidade de cancelar o processo, tendo como opção somente
de desconsiderar o histórico de fechamento usado no processo.
4. Após o cadastro da estrutura e suas parametrizações, deve-se executar o processo de Execução de Transferência de Grupos Contábeis para que
os lançamentos propriamente ditos de apuração ou transferência sejam gerados.
Selecione a estrutura da Transferência de Grupos já criada clique no menu "Processos" / Execução de Transferência de Grupos contábeis:
5. Histórico de Execução:
Histórico do Processo de Transferência de Grupos Contábeis.
Esta opção permite que sejam visualizadas informações referentes a todos as transferências realizadas na base de dados permitindo que seja efetuado um
controle sobre esta funcionalidade. Informações estas como o código da estrutura e da transferência executada, os usuários que executaram e cancelaram
a(s) transferência(s), as datas de execução e de cancelamento além do status da transferência (executada ou cancelada).
O histórico exibi também informações como o(s) molde(s) utilizado(s) na estrutura e o lançamento (a partir do id do lançamento) criado durante a transferência
das contas, facilitando assim sua localização na tela de lançamentos contábeis.
Para visualizar os históricos, selecione a estrutura desejada e acione em Anexos a opção "Histórico do Processo de Transferência de Grupos Contábeis".
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Observações: 1 - Por motivo de controle, todos os históricos de transferência (executados e cancelados) permanecerão exibidos, não podendo ser excluídos.
2 - O lançamento gerado ficará disponível somente para consulta, não sendo possível modificá-lo nem excluí-lo. Caso seja necessária sua exclusão, é preciso
que se execute o processo para Desfazer a Transferência de Grupos Contábeis.
3 - Após este procedimento o lançamento criado para zeramento das contas será excluído da base de dados, voltando as contas a apresentarem seus saldos.
Atenção: Não será permitida a alteração em estruturas de Transferência de Grupos Contábeis já processadas e para as quais existam históricos de
Transferência Executada. Neste caso, para que a alteração na estrutura seja liberada, será preciso antes, executar o processo para Desfazer a Transferência
de Grupos Contábeis.
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