Estudo de Casolkanaka

ESTUDO DE CASO – TERMO DE ABERTURA DE PROJETO
Este exercício deverá ser resolvido em trio, e entregue no final da aula.
Descrição do Estudo de Caso:
A empresa Laka Naka S.A está com inúmeras dificuldades em relação ao

controle interno dos seus processos e documentos, como:
1. Perda ou extravio de informações/documentos;

2. Tempo despendido para recuperação de informações;
3. Dificuldade de arquivamento e localização de documentos;
4. Falta de controle dos documentos enviados e recebidos;
5. Existência de documentos com versões diferentes;
6. Falta de segurança das informações (sigilo);
7. Lentidão no processo de tramitação dos documentos;
8. Dificuldade de conservação dos documentos;
9. Utilização de diversas máquinas de fax descentralizadas;
10. Alto custo operacional com papéis, linhas telefônicas, etc;
E por este motivo resolveu investir num sistema que possibilitasse a

documentação, automação e o controle dos diversos processos de negócio da
empresa, nos seus vários setores. A Laka Naka é uma empresa do ramo
siderúrgico, produz peças para a montagem de freios de automóveis,
considerada de médio porte, e possuindo os seguintes setores: Diretoria,
Departamento Pessoal, Financeiro, Contabilidade, Estoque matéria-prima (MP),
Estoque de produto Acabado (AC), Compras, Produção, Vendas e Informática.
E uma assessoria Jurídica terceirizada.
Sua Estrutura Organizacional:

Diretoria
Assessoria Juridica
Gerente Financeiro Gerente de Produção Gerente de

Materias
Produção Compras
Financeiro
Vendas Estoque (MP)

Contabilidade
Estoque (AC)
Informática
Departamento
Pessoal
Um estudo de viabilidade foi realizado para verificar as empresas que possuíam

experiência nesta tecnologia, e foi selecionada a empresa AISoft que é uma
empresa com mais de 25 anos de atuação no mercado, inovadora e que entrega
aos clientes produtos e serviços de excelência (consultoria) e de alto valor
agregado na área de gestão de processos de negócio. É representante do
software PRSoft que é um produto que possibilita a implantação de ferramentas,
como:
 Workflow – automação, interação de usuários e tarefas;

 Regras de Negócio – configuração de regras de negócio;
 Fluxos – mapeamento, modelagem e acompanhamento;
 Portal com E-Forms/E-Docs – construção de formulários, documentos
eletrônicos, e assinaturas eletrônicas.
Perante este cenário, os Diretores da empresa decidiram criar um projeto

específico objetivando a formalização, o controle e o acompanhamento desta
implantação. Para isso foram nomeados em reunião o Gerente Financeiro e o
Coordenador de Informática como os gestores do Projeto. As outras gerencias e
coordenações de setor também foram envolvidos no projeto, conforme o
cronograma detalhado de atividades que será definido no planejamento do
projeto.
O projeto deverá acontecer num período de 18 meses, conforme cronograma

macro apresentado a esta Diretoria, sendo promovidos como produtos do projeto
a revisão, o mapeamento, a documentação, a instalação e treinamento na
ferramenta PRSoft. Pelo menos 50% dos processos da empresa deverão ser
entregues nos 6 primeiros meses e o restante (outros 50%) em um ano. O
controle dos prazos e entregas de produtos estará sob a responsabilidade dos
gerentes do projeto, os mesmos deverão gerenciar as atividades de forma que
não ocorram atrasos e também não ultrapassem os 18 meses, se por algum
motivo for diagnosticado que determinada atividade irá comprometer o prazo do
projeto, os gerentes deverão solicitar uma reunião com a Diretoria e discutir o
assunto.
O custo estimado para investimento neste projeto foi de R$ 1.300.000,00 (um

milhão e trezentos reais) sendo contemplado neste valor: licença e instalação do
software PRSoft, licença de banco de dados, equipamento servidor e 03
computadores, horas de consultoria da empresa ALSoft, treinamentos, e
materiais de escritório. Os gerentes do projeto serão responsáveis por
administrar este valor, terão que prestar contas nas reuniões com a Diretoria, e
deverão respeitar a regra de não ultrapassar 3% deste valor até o final do projeto,
caso isso ocorra os gerentes do projeto terão que justificar por escrito o motivo
do “estouro” do orçamento do projeto. O valor referente à manutenção do
software PRSoft que será de R$ 500,00 (quinhentos reais) , deverá ser
contabilizado a partir do 6ª mês do cronograma do projeto, quando o software
iniciará sua utilização pelos usuários, este será o único valor que deverá
permanecer após o encerramento do projeto.
Para iniciar o projeto será necessário algumas providencias:
1. A empresa contratante deverá disponibilizar uma sala para os consultores

da empresa ALSoft, com: mesas, cadeiras, pontos de rede, e telefone
para ligações internas (ramais);
2. Servidor para a instalação do banco de dados e licença do software
PRSoft;
3. Uma sala para reuniões com os stackeholders do projeto;
4. Criação de um e-mail para a equipe de consultores, que será utilizado
para comunicação interna;
5. Para inicio dos trabalhos será necessário a nomeação, em três dias úteis,
pelos gerentes das áreas de pelo menos um representante de cada setor
com amplo conhecimento nos processos internos do setor, para participar
como usuário multiplicador com as seguintes funções: participar das
reuniões de discussão dos processos, apresentar sugestões, esclarecer
duvidas quanto aos processos, providenciar aprovações dos documentos
solicitados junto a gerencia, discutir e apresentar as propostas a gerencia,
realizar os treinamentos e depois treinar os usuários do setor;
6. Uma sala com três computadores para os treinamentos, que deverão
acontecer nas dependências da Laka Naka;
O marco de inicio do projeto está programado para 01/julho/2017, uma semana

antes será realizada a reunião (kick-off) de abertura do projeto, onde serão
convocados todos os gerentes, coordenadores e usuários multiplicadores para
abertura oficial do projeto.
Após a leitura e entendimento do Estudo de caso, construir um Template

(modelo) de Termo de abertura de Projeto.

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Este exercício deverá ser resolvido em trio, e entregue no final da aula.

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A empresa Laka Naka S.A está com inúmeras dificuldades em relação ao

1. Perda ou extravio de informações/documentos;

E por este motivo resolveu investir num sistema que possibilitasse a

Sua Estrutura Organizacional:

Gerente Financeiro Gerente de Produção Gerente de

Vendas Estoque (MP)

Um estudo de viabilidade foi realizado para verificar as empresas que possuíam

 Workflow – automação, interação de usuários e tarefas;

Perante este cenário, os Diretores da empresa decidiram criar um projeto

O projeto deverá acontecer num período de 18 meses, conforme cronograma

O custo estimado para investimento neste projeto foi de R$ 1.300.000,00 (um

Para iniciar o projeto será necessário algumas providencias:

1. A empresa contratante deverá disponibilizar uma sala para os consultores

O marco de inicio do projeto está programado para 01/julho/2017, uma semana

Após a leitura e entendimento do Estudo de caso, construir um Template

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