Guia prtico de eventos

gastronmicos: saiba como

idealizar o seu

Braslia, 11 de agosto de 2015

 2015 Servio Brasileiro de Apoio s Micro e Pequenas Empresas - Sebrae

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Unidade de Atendimento Setorial Agronegcio
Gerente
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Coordenao Tcnica
Karen Sitta Fortini e Souza - Coordenao da carteira de Alimentao fora do lar
Newman Maria da Costa Coordenao da carteira de Aquicultura e Pesca
Anlise Tcnica
Ana Clvia Guerreiro - Sebrae NA
Anny Pricyla dos Santos - Sebrae NA
Alan David Claumann - Sebrae SC
Maria Algina Soares Silva Sebrae PA
Louise Nogueira - Sebrae RJ
Consultoria Tcnica
Alessandra Koerich ndice Consultoria consultora credenciada ao SEBRAE SC
Israel Ifadayo Oliveira Vocbulo, Comunicao e Cultura Ltda. consultor credenciado
SEBRAE RJ

SUMRIO

APRESENTAO
Tpico 1 Conceitos e a importncia dos eventos gastronmicos
Tpico 2 Modalidades e tipos de eventos gastronmicos
Tpico 3 Os eventos e a integrao com a cadeia de alimentos
Tpico 4 Como definir o tema do evento
Tpico 5 Infraestrutura mnima para a realizao do evento
Tpico 6 Segurana Alimentar
Tpico 7 Importncia das parcerias
Tpico 8 Etapa Operacional: planejamento, execuo e ps-evento
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
ANEXOS
CHECK LIST
MODELO DE RELATRIO FINAL

Eventos Gastronmicos
Apresentao
A atuao estratgica do Sistema Sebrae nas orientaes e no uso das informaes geradas em
nvel nacional e estadual se constitui como um desafio permanente na gesto e coordenao
das aes realizadas no mbito dos projetos de alimentao fora do lar. Considerando a
diversidade de eventos realizados e a importncia do segmento de alimentao fora do lar
enquanto nmero de empresas atendidas pelo Sebrae e pela posio estratgica deste setor
na economia do pas, a proposta deste documento elaborar um Guia que norteie a atuao
dos coordenadores e gestores de projetos na execuo destes eventos gastronmicos, em
especial os festivais. O documento foi construdo em parceria com a Unidade de Atendimento
Setorial Agronegcios em virtude dos inmeros festivais e mostras gastronmicas realizadas
no mbito das carteiras atendidas pela unidade, a exemplo das carteiras de aquicultura e
pesca, derivados de cana e vinhos.
Os resultados observados nos projetos que promovem eventos gastronmicos como ao de
desenvolvimento e fortalecimento das empresas atendidas pelos projetos de alimentao fora
do lar so inmeros e tambm tornam-se um motivador deste trabalho. Sejam eles festivais,
amostras, circuitos, ou outras modalidades, aqui citamos alguns dos resultados: a valorizao
dos pequenos negcios de alimentao fora do lar; aumento do faturamento em muitos casos,
aps visibilidade do negcio; a integrao com a cadeia de valor do setor; a valorizao da
cultura, dos ingredientes e das potencialidades locais; a promoo do turismo gastronmico; a
identificao de talentos locais e regionais; a insero da ao no calendrio de eventos da
regio; conquista de novos clientes e o aprendizado de trabalho em grupo.
Dessa forma, alm das motivaes e relevncias mencionadas acima, sendo uma ao
recorrente nos projetos de alimentao fora do lar, o Guia pretende fornecer as informaes
necessrias para se implementar e gerir um evento gastronmico. Aqui sero encontradas
dicas sobre como definir a modalidade mais adequada, estruturar e organizar um evento,
escolher os formadores de opinies e a importncia da integrao com a cadeia de alimentos,
entre outros aspectos relevantes para o sucesso de um evento gastronmico.
Os eventos gastronmicos tm sua importncia por serem capazes de integrar uma cadeia de
valor complexa que pode envolver desde os pequenos produtores, os prestadores de servios,
o varejo e at mesmo a indstria de alimentos. Quando promovidos de forma estratgica
possibilitam a valorizao da cultura local, os saberes e fazeres populares caractersticos de
uma regio, do comrcio e do prprio destino turstico, configurando-se em um diferencial
competitivo para a regio, para os empresrios e profissionais da gastronomia envolvidos
nestes eventos.
Aspectos como cultura, clima, localizao geogrfica e estao do ano interferem diretamente
no resultado final da gastronomia, e, por conseguinte, dos eventos gastronmicos em que os
elementos naturais e humanos se misturam para formar um s produto, singular, nico e
memorvel quando bem elaborado e conduzido. Os eventos gastronmicos corroboram no
sentido de dar visibilidade aos pratos tpicos e a culinria com identidade cultural.

TPICO 01 Conceitos e a importncia dos eventos gastronmicos

A principal funo dos eventos promover causas, ideias e conceitos, por meio da provocao
dos afetos e da sensibilidade humana, e mesmo quando possuem objetivos comerciais, eles
precisam tocar as pessoas de forma diferenciada, promovendo sensaes marcantes para
tornarem-se inesquecveis. Ningum vai a um evento para ver o mesmo do mesmo, por isso a
importncia de serem elaborados e planejados com antecedncia e zelo.
O conceito amplo de eventos definido por Meirelles (1999, p. 21) como um:
Instrumento institucional e promocional, utilizado na comunicao dirigida,
com a finalidade de criar conceito e estabelecer a imagem de organizaes,
produtos, servios, ideias e pessoas, por meio de um acontecimento
previamente planejado, a ocorrer em um nico espao de tempo com a
aproximao entre os participantes, quer seja fsica, quer seja por meio de
recursos de tecnologia.

Os eventos gastronmicos no fogem regra e tm a misso de promover experincias

inusitadas para o pblico, formadores de opinies e toda a cadeia que compe os elementos
principais da gastronomia brasileira.
Como um dos aspectos mais singulares da cultura, a culinria (local e regional) revela
elementos da simbologia social cotidiana que constitui as tradies de um povo e forma um
patrimnio que traduz o que no dito, mas sentido. Alm disso, a alimentao agua todos
os sentidos, com aromas, apresentao visual de pratos, exibio da atmosfera local, sabores e
sons emitidos no manuseio, na preparao e na degustao, que provocam lembranas e
sensaes, e tudo isso pode e deve ser explorado na realizao de um evento gastronmico.
Dessa forma, considerando o conceito amplo de eventos, sabendo-se da sua importncia para
o segmento de alimentao fora do lar e ainda, levando-se em considerao que no existe um
levantamento consistente e especfico sobre o mercado de eventos gastronmicos, este tpico
destaca as principais razes para se idealizar um evento gastronmico:
Revitalizao de Territrios: quando as reas degradadas das grandes cidades so
recuperadas, os seus territrios passam a ser glamourizados e junto com a cultura, a
gastronomia um dos primeiros segmentos a contribuir para a sua reocupao. Os
eventos gastronmicos tm a grande misso de levar o pblico para degustar as
novas reas de forma voluntria, quando pode melhor apreciar detalhes
arquitetnicos e patrimoniais, o que leva a gerar novas visitas e, por consequncia, o
aumento do consumo. Ex.: Polos Gastronmicos do Rio de Janeiro. Especialmente Polo
Praa XV, Polo Novo Rio Antigo e Polo Regio Porturia.
Promoo Turstica: acontece quando cidades ou bairros precisam ser melhor
divulgados e passam a promover eventos gastronmicos como forma de atrair
pessoas. Similar ao que acontece com os territrios revitalizados, a principal funo
gerar induo turstica, que aumenta a renda dos bares e restaurantes, rede de
hospedagem etc. Ex.: Festival Gastronmico de Pomerode/SC.

Processo de Pacificao: outro bom exemplo da importncia dos eventos

gastronmicos o processo de pacificao de comunidades. Os eventos tm dupla
funo nestes casos: a) levar turistas e visitantes para as regies pacificadas e b)
valorizar a culinria e a cultura produzidas nestas comunidades. Ex.: Circuito
Gastronmico Sebrae na Mesa-Comunidades.
Desenvolvimento Rural: a visibilidade da gastronomia, por meio dos eventos
gastronmicos tm colocado tambm em evidncia os processos de produo rural e a
integrao do campo com os bares e restaurantes. A aproximao entre os setores
gera um processo virtuoso de desenvolvimento sustentvel alinhado com melhoria da
qualidade da oferta de alimentos e bebidas nas cidades. Um excelente exemplo de
atuao com a cadeia de valor. Ex.: Festival de Gastronomia Rural de Itapecerica/MG.
Revitalizao Comercial: assim como ocorre com o processo de revitalizao
territorial, alguns eventos gastronmicos so realizados para impulsionar reas de
comrcio integrantes de projetos de revitalizao, com o objetivo de estender o
horrio de funcionamento das lojas, aumentar o faturamento, gerar mdia espontnea
e criar opo de lazer. Ex.: Feira Viva a Cidade em Florianpolis/SC
Revitalizao Cultural: os eventos gastronmicos so capazes de revitalizar as
tradies locais, elevar a autoestima da comunidade, resgatar os saberes e fazeres e as
receitas originais vindos com o processo de imigrao gerando o fortalecimento e
revitalizao da identidade cultural. Ex.: Festival do Bacalhau do Polo Benfica/RJ.
Sustentabilidade: uso de prticas sustentveis, aes voltadas ao comrcio justo,
valorizao do que endgeno e apropriao de conceitos como o Movimento Slow
Food que tende a valorizar os pequenos produtores e o saber-fazer tradicional, tem
como a escolha de alimento bom, limpo e justo. Ex.: Festival Gastronmico Cerrado
Week.
Promoo dos estabelecimentos locais: os eventos gastronmicos tm como
resultado a promoo dos estabelecimentos locais participantes, em especial quando
ocorrem no formato indoor. Como resultados h o incremento do faturamento,
promoo, ampliao da carteira de clientes e inovao no cardpio. Ex: Evento
Quintais do Lido Polo Gastronmico do Lido/RJ.
Consolidao de vias e polos gastronmicos: quando j existem polos ou ncleos
gastronmicos, o associativismo torna-se mais latente, pois o grupo consegue planejar
e executar uma ao promocional em conjunto, priorizando o destino gastronmico
como um todo, e no empresas individuais. O principal objetivo a valorizao da
delimitao do polo ou ncleo, dando destaque para a identidade gastronmica do
local. Em outros casos, quando o polo ainda no est formalizado, um evento
gastronmico pode ajudar a unir um grupo de empresas e desenvolver a partir do
evento outras aes que sero realizadas em conjunto.

Do ponto de vista de acesso a mercados, a concepo, execuo e resultados dessas aes

propem aos empresrios aderentes uma srie de oportunidades no que diz respeito
abertura de canais de comercializao, aumento no volume de negcios gerados e
faturamento, ampliao da rede de contatos alcanando toda a cadeia de valor, a conquista de
novos mercados e consequente crescimento do negcio. Para o segmento de alimentao fora
do lar, a realizao de eventos gastronmicos pode ser vista como ferramenta efetiva de
comercializao e recomenda-se a adeso e o engajamento dos pequenos negcios que
demandem por solues de acesso a mercados.
Ainda dentro do escopo de oportunidades importante destacar a ao como ferramenta de
alavancagem para a apresentao de outras solues de mercado que incentivem a
aproximao comercial, o networking interempresas e a gerao de negcios locais entre os
pequenos negcios. A depender da modalidade, no contexto de um evento gastronmico
possvel desenvolver aes paralelas de fomento comercializao, tais como Rodadas e
Encontros de Negcios, Encontros de Oportunidades, adeso ao Comrcio Brasil e Central de
Oportunidades e at mesmo a criao de um modelo de Central de Negcios ou outros
produtos locais de acesso a mercado que objetivam consolidar os resultados desses eventos,
tornando-os uma ponte mercadolgica de aproximao de empresas.

TPICO 02 Modalidades e tipos de eventos gastronmicos1

Os objetivos da realizao dos eventos gastronmicos devem ser considerados para definio
do formato, tipologia, conceito, dimenso, investimentos e das estratgias promocionais e
comerciais. O sucesso de um evento tem como premissa bsica a elaborao de um
planejamento bem estruturado, claro e exequvel, mas para isso se faz necessrio conhecer as
possibilidades de modalidades para cada tipo de evento.
Modalidades:
Os eventos gastronmicos podem acontecer de trs formas: indoor no prprio
empreendimento gastronmico, outdoor ao ar livre em espaos pblicos ou privados ou
outdoor em estruturas pblicas ou de terceiros e o mix entre os dois, que destacamos a seguir:

Indoor: so eventos realizados nos prprios empreendimentos, h um recorte de

atuao de acordo com a concepo inicial do proponente idealizador do evento. Os
empreendimentos podem estar situados em um recorte geogrfico de interesse e
estratgico, integrar uma via gastronmica, uma associao, entidade ou um projeto.
Essa delimitao prevista j no planejamento inicial, e a integrao dos
estabelecimentos se d de forma visvel com a comunicao visual padronizada para
dar percepo de unidade. Ex.: Brasil Sabor ABRASEL.

Classificao realizada mediante observao livre dos autores, sobre os aspectos mais relevantes dos
eventos analisados, que pode no refletir aos conceitos dos idealizadores e produtores dos eventos.

Vantagens:
Promove as empresas e negcios;
Facilita o controle da qualidade dos alimentos e da segurana alimentar;
Amplia a possibilidade de fidelizao de clientes;
Usa estrutura instalada e brigada da prpria empresa.
Traz novos clientes para conhecer os negcios envolvidos nos eventos;
Aumento do ticket mdio;
Pontos fracos:
Geralmente fica limitado ao horrio de funcionamento das empresas;
Pode parecer dispersivo quando as empresas no esto prximas umas das
outras.
Outdoor: so eventos que acontecem da porta para fora dos empreendimentos
gastronmicos, h a necessidade de montar parte ou toda a estrutura fsica para
receber o evento. O formato, local, identidade visual e temtica so concebidos no
momento do planejamento pelo grupo ou proponente idealizador. O principal objetivo
observado nesse formato de evento a promoo do destino, da culinria, da
temtica, integrao ao calendrio de eventos do municpio ou a algum evento
importante sendo complementar atrao principal. A preocupao volta-se para a
importncia de manter o mesmo padro de qualidade das casas participantes,
garantindo aspectos de apresentao visual, atendimento, estrutura, preo, sanidade e
sabor. O esforo coletivo no sentido de trazer todos os empreendimentos para o
mesmo nvel de qualidade alinhado ao conceito do evento. Ex.: Fenaostra em
Florianpolis/SC.
A modalidade outdoor apresenta ainda duas possibilidades, o uso de espaos ao ar
livre sem nenhuma estrutura, como praas e ruas, ou o uso de centro de convenes,
espaos multiusos destinados a eventos ou hotis, em que j existe uma estrutura
prvia de eventos instalada, normalmente com estacionamento, cozinha e salas de
apoio, ponto de gua, internet e energia eltrica.
Vantagens:
Maior impacto visual;
Melhor percebido como entretenimento
Facilita a execuo de atividades complementares para dar ideia de festival;
Gera espao para apoiadores e patrocinadores tambm comercializarem
produtos e servios prprios
Pode promover uma regio como destino gastronmico
Gera mais mdia
Pontos Fracos:
Exige maior investimento de recursos e ateno segurana alimentar;
Demanda infraestrutura nem sempre instalada no local;
Necessita contratar e treinar equipes para o evento.
Mix entre os dois: so eventos realizados nas duas modalidades. Isso mais comum
quando o evento, como um Festival Gastronmico, por exemplo, tem o seu circuito
gastronmico nas empresas participantes, mas tambm, promove uma ao
8

promocional do tipo aula-show, espaos de convivncias etc. como estratgia de

amplitude da visibilidade e promoo das marcas patrocinadoras. Um bom exemplo
deste modelo a Folia Gastronmica de Paraty que possui a Tenda da Folia montada
numa praa pblica com aulas-show, degustao, intervenes culturais e artsticas,
exposio de souvenires, showrooms etc. e simultaneamente os restaurantes
participantes integram a programao, participando do circuito gastronmico do
evento.
Vantagens:
D maior efervescncia ao evento;
Garante maior visibilidade ao evento e aos patrocinadores e apoiadores;
Promove integrao da gastronomia com outras cadeias, como turismo, por
exemplo, com oferecimento de programas complementares que avolumam a
oferta de experincias proporcionadas pelo evento.
Pontos fracos:
Demanda maior poder de administrao;
Exige maior ateno em relao aos pontos fracos das outras modalidades.
Conhecendo-se as modalidades acima, a partir daqui sero abordados os principais tipos de
eventos e seus diferentes focos de atuao:

Tipos de eventos
Festival Gastronmico: consiste em um evento gastronmico de maior amplitude, por
oferecer alm de experincias gastronmicas uma programao cultural e socioeducativa
bem consistente. Este tipo de evento pode ter foco:
Territorial: quando apresenta uma farta opo de algum tipo de culinria regional,
especialmente as mais exticas, que geralmente despertam grande interesse do
pblico em geral. Ex.: Ver-o-Peso da cozinha paraense.
Direito da Gula: quando a marca do evento o consumo em excesso de algum tipo de
comida ou bebida muito apreciada. Ex.: Oktoberfest.
Bom e barato: com preos convidativos, o consumidor atrado para um farto
consumo de um determinado produto ou de cardpios diferenciados e de qualidade
preparados por grandes e renomados chefs que geralmente custam bem mais caros do
que no perodo do festival. Ex.: RestaurantWeek.
Nichos: desenvolvidos a partir de modalidades culinrias especficas muito apreciadas
pelos consumidores. Ex.: Comida diButeco.
Customizados e itinerantes: desenvolvidos em cenrios inusitados, usam ingredientes
locais e contam com a preparao de um chef renomado da localidade. Ex.:
Gastronmade Brasil.

Circuito Gastronmico: tem amplitude menor que o festival e sua principal marca a
territorialidade, pois cria uma espcie de corredor gastronmico, onde o consumidor se sente
acolhido como em uma feira e pode numa nica viagem degustar diferentes pratos. Ex.: Rota
Gourmet do Festival Gastronmico de Bzios.
Temporada Gastronmica: evento que acontece em um perodo mais estendido, evidenciando
uma estao do ano, com harmonizao entre os produtos daquela estao, normalmente
realizado nos empreendimentos fixos. Como o evento mais estendido, importante haver
uma boa programao de abertura, para marcar bem o acontecimento. Ex.: Temporada
Gastronmica de Inverno em Campos do Jordo/SP, que permanece vigente num perodo de
50 a 60 dias.
Semana Gastronmica: evento que acontece no prazo de uma semana, muitas vezes com
programao tcnica paralela, pode ter como objetivo a valorizao de uma estao do ano,
um destino ou um ingrediente especfico. Ex.: Semana Internacional de gastronomia da Costa
Esmeralda em Santa Catarina.
Feira Gastronmica: a feira pode ser fixa e acontecer em determinados dias da semana ou
ainda itinerante, que se desloca para diversos pontos da cidade, oferece normalmente
comidas com caractersticas bem locais ou temticas. Ex.: Feirinha Gastronmica Jardim das
Perdizes/SP.
Concurso Gastronmico: apresentao de um prato especial e com receita inovadora, para
degustao dos juzes, que ao final, elegem o melhor dentro dos critrios definidos e
divulgados. Os concursos preveem a premiao dos vencedores. evento de inovao em
tcnica culinria e deve ser planejado com este foco e embasado por um bom regulamento. O
concurso gastronmico poder ser realizado como um tipo de evento ou poder estar inserido
como parte das atividades de outro evento gastronmico, com exceo da Mostra
Gastronmica que no competitiva. Ex.: Prmio Polo Botafogo de Gastronomia.
Mostra Gastronmica: exposio da gastronomia motivada por algum tema especfico e
previamente divulgado sem o objetivo de competio. O objetivo da mostra dar visibilidade
a algum produto especial. um evento em que um elemento fica em evidncia e poder ser
apresentado de diferentes formas, a exemplo do uso de uma matria-prima base para o
desenvolvimento de todos os pratos, normalmente esse elemento tem vnculo muito forte
com a cultura e caractersticas do territrio. Mesmo no tendo cunho competitivo, demanda
de regulamento para orientar a sua execuo.
Street food: realizao de eventos gastronmicos na rua em que normalmente participam
foodtrucks e so montadas estruturas rsticas com containers, pletes e mveis de demolio
para criar lounges. Buscam uma relao mais direta com a urbanidade e oferecem menus para
surpreender o paladar dos visitantes, mas devem receber ateno especial em relao s
questes de segurana alimentar e permisso junto aos rgos fiscalizadores. Ex.: Parada
Truck Curitiba/PR e Maricota Parque Gastronmico - So Jos/ SC.
Aes e temas complementares aos eventos gastronmicos
Explorar temas novos, inserir aes inovadoras e movimentar a gastronomia em suas diversas
possibilidades permitir que o evento seja um diferencial e tenha credibilidade junto ao
segmento. Alm das atraes musicais e artsticas, os eventos gastronmicos tm inserido em
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suas programaes aes diferenciadas que possibilitam mais visibilidade e interesse do

pblico e mdia espontnea, tais como:

Criao de livro de Receitas

Curadoria dos pratos com chefs locais
Atuao com produtos de IGs Indicaes geogrficas *2
Edio de guias impressos
Insero do Movimento Slow Food **3
Aplicativos e verses online de guias
Passaporte, carto fidelidade, bnus
Aula Show com chefs renomados
Arenas gastronmicas
Oficinas para integrao do pblico consumidor
Workshops gastronmicos
Lanamento com apresentao e degustao simultnea dos pratos criados
exclusivamente para o evento
Campeonatos gastronmicos regionais
Degustao s cegas

TPICO 03 Os eventos e a integrao com a cadeia de alimentos

Do agricultor ao consumidor final, todos esto envolvidos, de maneira direta ou indireta, na

produo mundial de alimentos. A Organizao das Naes Unidas para a Agricultura e
Alimentao (FAO) estima que ser necessrio um aumento de 70% na produo de alimentos
para que seja possvel alimentar os nove bilhes de pessoas previstos para 2050.
Compreender como, onde e como cada alimento produzido e inseri-lo no mercado de
alimentao fora do lar por meio dos eventos gastronmicos, trabalhando simultaneamente
todos os elos desta cadeia produtiva ser sempre um desafio. Cada dia que passa fica mais
evidente a importncia de se trabalhar o segmento de alimentao de forma integrada
envolvendo todos os elos da sua cadeia, de forma que todos obtenham bons resultados.
A integrao da cadeia de alimentos com os eventos gastronmicos pode ser considerada uma
das principais formas de aproveitamento para o desenvolvimento dos negcios, que contribui
para a disseminao e o esclarecimento dos consumidores a respeito da variedade e qualidade
de produtos e suas opes de utilizao na gastronomia.
Seja no agronegcio, na indstria ou no comrcio, a integrao existe e j percebida em
muitas modalidades de eventos gastronmicos. Agricultores realizam festivais para
compartilhar o bom resultado da lavoura, da produo e safra do ano. A Indstria se concentra
2

Indicaes geogrficas *: Registro conferido a produtos ou servios que so caractersticos do seu local
de origem ou realizao, o que lhes atribui reputao e identidade prpria, alm de os distinguir dos
seus similares no mercado.
3
Slow Food **: A Slow Food uma organizao no governamental fundada por Carlo Petrini em 1986
com o objetivo de promover uma maior apreciao da comida, melhorar a qualidade das refeies e
uma produo que valorize o produto, o produtor e o meio ambiente.

11

em grande parte nas feiras, expondo inovaes, produtos e tecnologias disponveis para o
mercado de alimentao. J o comrcio valorizado a partir da integrao com os produtores
locais e da intensificao do movimento de consumidores promovido pelo evento ao mesmo
tempo em que se apropria das inovaes trazidas pela indstria.
Conhea algumas formas de integrao da cadeia de valor dos alimentos:
a) O evento precisa estar alinhado com as demandas dos negcios e dos
territrios e gerar valores para ambos. Por isso, necessrio ter bem claro o
principal beneficirio do evento e os resultados esperados por ele de forma clara e
mensurvel;
b) O mapeamento da cadeia possibilita o conhecimento de todos os entes
envolvidos assim como as provveis integraes. E dessa forma, cada um desses
entes ter conhecimento de seus pares e poder desenvolver estratgias para a
concretizao de negcios. Exemplo: Mostra Gastronmica do Pirarucu, ao
realizada no mbito dos projetos do agronegcio. Trata-se de um modelo de
integrao, pois, desde a produo at a comercializao, possvel que os
pequenos produtores sejam promovidos ao mesmo tempo em que as novas
tecnologias podem ser melhor acessadas. Alm disso, existe a integrao entre os
produtores, os restaurantes, os chefs, os buffets, os varejistas, os distribuidores, os
demais profissionais envolvidos e os consumidores da cadeia;
c) importante fazer um levantamento das instituies que representam o setor
e convid-las para se tornar parceiras dos projetos. No incio elas podem contribuir
com dados e informaes sobre o setor, e quando entrarem no processo de
produo do evento, passarem a visualizar de forma clara como eles podem
fortalecer a cadeia e gerar lucro para seus associados;
d) Ter o evento como um espao de interao, troca de experincias e teste de
novos produtos e parcerias faz toda diferena nos resultados a serem atingidos. Os
empreendedores devem ter uma noo clara que so eles que formam o setor e
que este pode ser modificado de acordo com as decises tomadas por eles e,
principalmente, que juntos podero aumentar substancialmente as possibilidades
de ganho;
e) A cadeia deve ter o evento como um instrumento de gerao de visibilidade
para os negcios nele envolvidos, mas tambm deve ter cincia de que ao se
colocar na vitrine produzem expectativas que devem ser atendidas, especialmente
na melhoria da qualidade dos produtos e servios oferecidos;
f) Os dados secundrios levantados devem nortear as primeiras aes, mas
precisam ser comparados com a realidade das empresas e instituies a serem
envolvidas nos eventos gastronmicos;
g) O processo de capacitao e os critrios estabelecidos nos eventos contribuem
para a melhoria da qualidade dos produtos e servios ofertados, assim como o
incentivo a inovao, podendo refletir de forma direta na elevao de qualidade de
toda a cadeia de alimentos envolvida;
12

h) Envolvimento de cooperativas e pequenos produtores para fornecimento dos

insumos, favorecendo a formao de uma aliana entre cozinheiros e parte da
cadeia produtiva de alimentos;
i) As rodadas e os encontros de negcios podem acontecer paralelamente aos
eventos gastronmicos possibilitando a aproximao e comercializao direta entre
compradores e produtores/fornecedores da cadeia de alimentos.
j) O networking e as relaes geradas pelos eventos gastronmicos favorecem a
integrao com a cadeia de alimentos;
k) Harmonizao com bebidas de expresso na regio do evento a exemplo dos
vinhos e cervejas artesanais que integram outros projetos atendidos pelo Sebrae;
l) Vnculo com o artesanato local para produo de souvenir, embalagens, pratos
customizados para os eventos e brindes. Ex.: Resultado das Oficinas de Criatividade
Saberes e Sabores Florianpolis Cidade Criativa da UNESCO de gastronomia
https://www.youtube.com/watch?v=yxk08ve_Yno&feature=youtu.be

TPICO 04 Como definir o tema do evento

J consegue imaginar o seu evento? Tem clareza do objetivo e resultados que gostaria de
promover com as empresas do segmento ou no territrio que ser beneficiado pelo evento?
Depois de ter bem claro os objetivos do evento e os resultados a serem alcanados com a sua
realizao, a escolha do tema fundamental para o seu sucesso: a definio do tema o
ponto de partida para a concepo do evento. importante deixar a criatividade livre e ser
capaz de possibilitar que o tema seja o ponto de partida para a concepo do evento.
A definio do tema deve ser um processo de construo conjunta entre os parceiros
realizadores e os empreendedores, tendo como base: inovao, criatividade e
posicionamento.
importante lembrar que os eventos gastronmicos tm integrado as aes dos projetos
desenvolvidos pelo SEBRAE e dessa forma a definio do modelo e tema do evento devem
estar em sintonia com os objetivos e resultados esperados pelo projeto. Esse alinhamento
fundamental para o xito na obteno dos resultados pactuados. Vamos fazer uma pausa e
relembrar de duas definies importantes? O que so mesmo objetivos e resultados?
Objetivos: dizem respeito aos propsitos daquilo que se deseja realizar. Deve ser bem claro e
estar alinhado com as estratgias do projeto no qual est inserido. Resultados: o que se
pretende alcanar com a realizao do evento, devem contribuir para os resultados finalsticos
do projeto a que pertence.
O tema nasce dos resultados a serem alcanados, entretanto lembre-se que importante
partir de uma base concreta, mas imprescindvel soltar a imaginao e a criatividade para
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que o evento seja atrativo para quem vai realiz-lo e para quem ele deseja atrair e para isso
segue uma sugesto: leia com carinho o tpico 2 e solte sua imaginao.
A partir dessas dicas iniciais possvel comear a definir o tema do evento:
Estao do ano: quando a inspirao so as estaes do ano, valorizando a respectiva matriaprima com o desenvolvimento de receitas e pratos da poca (primavera, vero, outono ou
inverno). O municpio de Campos do Jordo, por exemplo, trabalha bem com esses elementos
e garante a realizao de quatro edies do evento ao ano: Temporada Gastronmica da
Cerveja Artesanal (vero), do Pinho (outono), de Inverno, da Primavera e de Natal.
Data comemorativa: quando o tema motivador parte de uma data comemorativa do
calendrio anual, a exemplo da Pscoa, Festa Junina e Natal. possvel incluir apresentaes
artsticas e exposio de produtos associados para tornar o evento mais atrativo. Ex.: Sabores
de Altitude Festival de Gastronomia Sebrae So Joaquim/SC integrado a 2 Vindima
(evento de colheita das uvas) de Altitude de Santa Catarina.
Matria-prima local: baseado em algum elemento prprio do local ou regio que ser o
ingrediente chave para o desenvolvimento de toda a gastronomia, criao de novos pratos,
resgate de receitas originais e releituras de receitas tradicionais. Evidencia o produto e atribui
ao evento diferencial competitivo. Os destinos podem valorizar um ingrediente tpico, local,
para fortalecer inclusive o turismo na regio. Exemplos: Fenaostra em Florianpolis/SC e
Mostra Gastronmica do Pirarucu da Amaznia em Manaus/AM.
Origem histrico-cultural: o tema baseado em pratos tradicionais que remetem origem
cultural de cada pas/regio, com nfase aos ingredientes que possuem reconhecimento dos
consumidores e/ou moradores locais. Ex: Comendo como um Rei Polo Traa XV/RJ.
Festas municipais: o tema baseado nas festas municipais. Muitos municpios realizam as suas
festas em comemorao a sua colonizao ou a sua economia, e possvel realizar eventos
gastronmicos alinhados a essa proposta, com participao importante dos produtos do
agronegcio e da produo associada. Os eventos gastronmicos podem contribuir para a
preservao da identidade cultural dessas festas, muitas vezes atreladas a cultura e a religio
local. Exemplos como Festa da Uva e da Colonizao Alem.
Contemporneo: no h um tema fechado; possibilita mais flexibilidade e proporciona uma
participao menos criteriosa. Observa-se em eventos contemporneos as tendncias de
mercado, como a gourmetizao, e nos eventos de rua (street food) a participao mais
expressiva de food trucks e o apelo retr.
Corporativo: o tema baseado na empresa ou entidade promotora para fortalecimento
institucional ou comercial da marca. Nesse caso, a proposta do tema direcionada pela
empresa promotora do evento, que poder contemplar: o lanamento de um produto no
mercado; a comemorao do aniversrio; ou o desenvolvimento de alguma campanha
promocional. H casos em que a empresa ou entidade apenas a realizadora ou patrocinadora
do evento, promovendo o desenvolvimento do setor com os eventos gastronmicos. Exemplo:
Festival Gastronmico Brasil Sabor realizado pela Abrasel h 10 anos.

14

Faixa etria: o tema baseado no perfil do pblico-alvo e sua faixa etria: crianas, jovens,
adultos, terceira idade ou famlia. possvel com base nesse perfil planejar atraes
direcionadas que iro contribuir para a divulgao do evento e captao de clientes. No s as
atraes, mas a comunicao deve ser dirigida, alm da gastronomia ofertada adequada ao
pblico-alvo pretendido.
Vamos s dicas?
a. O nome do evento tem que ser de pronncia fcil e convidativo;
b. Ele pode pegar carona em algum outro evento de grande notoriedade, mas
precisa apresentar diferenciais competitivos;
c. Crie algo novo, mas no fique reinventando a roda, ou seja, pesquise uma
iniciativa similar sua e crie sobre ela;
d. Saiba divulgar e comunicar o seu evento;
e. Atente-se para que o nome do evento no possa ser confundido com outro e
isso lhe trazer prejuzo no entendimento da proposta que o fundamenta;
f. Termos como food, gourmet, eat, entre outros podem ser utilizados para
ajudar no entendimento de que o evento de gastronomia, mas eles j esto
ficando batidos e se a ideia for fortalecer a gastronomia brasileira o uso do
portugus o torna ainda mais nacional e fortalecido pelas razes de nossas
cozinhas;
g. Pea opinies a amigos e conhecidos de confiana sobre o nome e o tema do
evento, mas tenha cuidado para no comear a divulga-lo antes da hora, pois
algumas marcas s patrocinam ou apoiam eventos inditos;
h. Aps a definio do tema e escolha do nome fantasia hora de estabelecer as
estratgias de comunicao.

TPICO 05 Infraestrutura mnima para a realizao do evento

O desenvolvimento de um evento percorre etapas de planejamento, as quais depois de

cumpridas passam para a definio da infraestrutura necessria para a sua realizao no qual
est diretamente relacionada modalidade de evento escolhida e ao local de realizao, onde
a escolha impactar diretamente na logstica e no investimento.
Infraestrutura mnima necessria para eventos gastronmicos indoor prprio*:
* Quando o evento acontece nas dependncias do prprio empreendimento gastronmico.

Comunicao visual nos empreendimentos participantes (banner, display de mesa,

cardpio especial)
Materiais produzidos para o evento que podem ser comercializados ou ofertados
como cortesia aos clientes (brindes, livro de receitas, miniguia, passaporte)
Equipe de atendimento uniformizada com o logotipo do evento (uniforme, avental,
leno ou pequenos broches com o smbolo do evento)
Ambientao e decorao
Registro fotogrfico para publicao ps-evento

Infraestrutura mnima necessria para eventos gastronmicos indoor de terceiros*:

15

* Quando o evento acontece em espaos fechados de terceiros por meio de locao ou cesso,
a exemplo de centros de convenes, espao multiuso ou hotis.

Normalmente o espao possui boa rea coberta, estacionamento, banheiros, cozinha,

pontos de gua e energia eltrica, verificar necessidades especficas e complementares
para cada tipo de evento
O investimento em estrutura tende a ser menor quando esses espaos so utilizados
em detrimento aos eventos outdoor que demandam toda a infraestrutura para o
evento
Comunicao visual aplicada em toda a estrutura do espao destinado ao evento e nas
reas de atendimento de cada empreendedor (banner, Q30, portal, bandeirolas,
display, cardpio especial)
Materiais produzidos para o evento que podem ser comercializados ou ofertados
como cortesia aos clientes (brindes, livro de receitas, miniguia, passaporte)
Sonorizao
Ambientao e decorao
Publicao no local do evento da tabela de valores dos pratos que sero
comercializados
Definio de forma de pagamento, caso haja uso de cartes, garantir acesso internet,
Apoio da polcia militar, guarda municipal ou contratao de segurana privada
Equipe organizadora presente no dia do evento para suporte tcnico e apoio
operacional
Equipe de atendimento uniformizada com o logotipo do evento (uniforme, avental,
leno ou pequeno broches com a marca do evento)
Equipe de limpeza
Lixeiras seletivas ou convencionais
Registro fotogrfico para publicao ps-evento
Obteno de licenas para funcionamento

Infraestrutura mnima necessria para eventos gastronmicos outdoor:

Tendas e estrutura de atendimento de cada empreendimento participante com ponto

de energia eltrica, gua e gs
Comunicao visual na rea destinada ao evento e nos espaos de atendimento de
cada empreendedor (banner, Q30, portal, bandeirolas, display, cardpio especial)
Banheiro
Sonorizao
Ambientao e decorao
Publicao no local do evento da tabela de valores dos pratos que sero
comercializados
Definio de forma de pagamento, caso haja uso de cartes, garantir acesso internet
Apoio da polcia militar, guarda municipal ou contratao de segurana privada
Equipe organizadora presente no dia do evento para suporte tcnico e apoio
operacional
Equipe de atendimento uniformizada com o logotipo do evento (uniforme, avental,
leno ou pequenos broches com a marca do evento)
Equipe de limpeza
16

Lixeiras seletivas ou convencionais

Registro fotogrfico para publicao ps-evento
Obteno de licena para funcionamento

Importante lembrar que no momento da definio da infraestrutura ser necessrio acionar os

rgos de vistoria para que o evento tenha o seu funcionamento em perfeita ordem, como
exemplo podemos citar a Prefeitura, Vigilncia Sanitria Municipal, Segurana Pblica,
Departamento de Trnsito, Corpo de Bombeiros, Vara da Infncia e Juventude e Defesa Civil.
Importante sempre observar a legislao local.

TPICO 06 Segurana Alimentar

Um tema de grande importncia a segurana dos alimentos que sero oferecidos durante
um evento gastronmico. Alm de toda a preocupao com o planejamento do evento,
sensibilizao, divulgao e infraestrutura, imprescindvel o cuidado em produzir alimento
seguro para o consumo.
O termo segurana alimentar est associado a garantia de o
consumidor adquirir um alimento com atributos de qualidade
que sejam de seu interesse, entre os quais se destacam os
atributos ligados sua sade e segurana. (Spers, 2000,
p.286)
A qualidade e segurana dos alimentos devem ser garantidos em todas as etapas da produo,
garantindo a ausncia de contaminantes nos alimentos sejam eles biolgicos, fsicos ou
qumicos, preservando o controle higinico-sanitrio e assegurando alimentos adequados ao
consumo humano.
importante tomar conhecimento das exigncias locais e adequar-se s normas da Vigilncia
Sanitria, visando o cumprimento das regras da RDC n 216/2004 ou da RDC n 49/2013:
Portaria RDC n 216 (2004):

trata das Boas Prticas para Servios de Alimentao. A

utilizao de ferramentas como Boas Prticas de Produo
(BPF) e os Procedimentos Operacionais Padres (POPs) na
produo de alimentos desde o processamento, transporte e
armazenamento, garantem produtos finais com qualidade e
segurana alimentar, garantindo a sade dos consumidores. Os
manipuladores de alimentos devem ser supervisionados e
capacitados periodicamente, com comprovao mediante
documentao.

Portaria RDC n 49 (2013):

dispe de normas para a regularizao do exerccio de

atividades que sejam objeto de fiscalizao pela vigilncia
sanitria, exercidas pelo microempreendedor individual, pelo
empreendimento familiar rural e pelo empreendimento
econmico solidrio, que sejam produtores de bens e
prestadores de servios sujeitos ao da vigilncia sanitria.
17

Para garantir o alimento seguro o rgo regulador, normalizador, controlador e fiscalizador a

Agncia Nacional de Vigilncia Sanitria. Nos estados, a atuao da Vigilncia Estadual, e nos
municpios, da Vigilncia Municipal. Portanto, h necessidade de verificar as normativas
vigentes de acordo com o municpio e estado em que os eventos gastronmicos acontecem,
pois h variaes que precisam ser observadas e respeitadas.
Lembre-se que o evento ir chamar a ateno no somente dos potenciais consumidores, mas
tambm dos rgos de fiscalizao, portanto os envolvidos precisam estar preparados para
atender aos requisitos necessrios no que se refere segurana alimentar e capacitao dos
pequenos negcios que faro parte do evento.
Para este tpico sugerimos:

Elaborar critrios e pr-requisitos que condicionam a participao dos

empreendedores nos eventos a fim de garantir a qualidade e segurana dos alimentos;
Oferecer cursos e oficinas de manipulao de alimentos para os participantes do
evento;
Desenvolver manual sobre alimento seguro;
Oferecer as solues de inovao e tecnologia disponibilizadas no portflio de
solues tecnolgicas (Sebraetec) a exemplo da soluo PAS (Programa Alimento
Seguro), SEI Produzir Alimento Seguro dirigido ao Microempreendedor Individual
(MEI), entre outras;
Desenvolver comunicao (impressa ou virtual) aos clientes dos eventos informando a
preocupao que se tem com a qualidade e segurana do alimento em que todos os
empreendedores foram capacitados, configurando-se como uma estratgia para
evidenciar e valorizar esse cuidado com o consumidor.

Alm do cuidado com o alimento seguro, o gerenciamento de resduos tambm deve ser
observado, ou seja, a destinao adequada do lixo produzido.
Recomendamos as seguintes leituras e solues:

Cartilha sobre Boas Prticas para Servios de Alimentao, desenvolvida pela ANVISA:
http://www.anvisa.gov.br/divulga/public/alimentos/cartilha_gicra_final.pdf

Cartilha Apoio Categorizao dos Servios de Alimentao:

http://www.abrasel.com.br/images/stories/Cartilha%20do%20Empresario%20SEBRAE.pdf

Resoluo RDC n 216, de 15 de setembro de 2004:

http://portal.anvisa.gov.br/wps/wcm/connect/4a3b680040bf8cdd8e5dbf1b0133649b/RESOLU
%C3%87%C3%83O-RDC+N+216+DE+15+DE+SETEMBRO+DE+2004.pdf?MOD=AJPERES

RDC 49/2013 comentada:

http://portal.anvisa.gov.br/wps/wcm/connect/5aed88004673f947bdc2bd99223cd76e/RDC+co
mentada+49+de+2013+vers%C3%A3o+PDF.pdf?MOD=AJPERES

Boas prticas nos Servios de Alimentao EAD:

https://www.ead.sebrae.com.br/cursos/boas-praticas-nos-servicos-de-alimentacao

18

Programa Alimento Seguro PAS

http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/Entenda-a-import%C3%A2ncia-dacertifica%C3%A7%C3%A3o-no-mercado-de-alimentos

TPICO 07 Importncia das parcerias

A base para o sucesso de qualquer evento so as parcerias capazes de criar laos entre os
empreendedores, governana, fornecedores, apoiadores e/ou patrocinadores, nas quais cada
um se fortalece e todos ganham. As parceiras ajudam a unir interesses e tornar as aes
complementares, por isso, os resultados esperados por todos precisam estar bem claros e as
estratgias de marketing devem ser bem definidas. Muitas vezes o vnculo criado possibilita a
sustentabilidade do prprio evento para realizaes posteriores.
Dicas para estabelecer essa relao:

Fazer o mapeamento de entidades, empresas e rgos pblicos ligados diretamente

ao segmento e que possam se integrar ao processo;
Fazer pesquisa prvia sobre aes similares que essas entidades possam estar
executando;
Convidar para uma reunio de explanao da proposta de realizao do evento
gastronmico;
Propor parcerias entre os interessados;
Manter reunies regulares de alinhamento com os parceiros para execuo do evento.

TPICO 08 Etapa Operacional: planejamento, execuo e ps-evento

O evento congrega trs grandes etapas que so complementares e devem possuir

instrumentos especficos para gerenci-las, que so: o planejamento, a execuo e o psevento. muito comum uma etapa atropelar a outra quando se trata de um evento de
pequeno porte, a exemplo dos realizados no mbito de grupos de empresas atendidas por
projetos do Sebrae, mas medida que o evento vai crescendo ele passa a ter uma srie de
complexidades que exigem cuidados redobrados.
Planejamento: quando todo o conceito e viabilidade do evento esto sendo desenvolvidos.
Isso acontece em cinco passos:
Passo 1: Numa tempestade de ideias em que o pensamento liberado e a criatividade
incentivada: este o momento de colocar no papel tudo que se deseja, formas e
modelos do evento, sugestes de nomes de personalidades e temas para o evento,
entre outras ideias que muitas vezes imaginamos ser inviveis de serem alcanadas.
Passo 2: Quando cessa a tempestade, as ideias so peneiradas e aquelas que mais se
adequam ao modelo do evento so mantidas. Para fazer isso, entra em cena um
pequeno estudo de viabilidade capaz de levar em conta as reais condies do grupo ou

19

do organizador do evento, os possveis apoiadores e patrocinadores e o alcance efetivo

do evento a ser promovido.
Passo 3: O resultado dos dois momentos acima deve gerar um pr-programa completo
contendo possveis datas da realizao, as atividades principais e complementares que
sero oferecidas, localizao e tamanho do evento.
Passo 4: Quando o pr-programa montado, chega a hora de fazer o oramento dos
custos envolvidos em todas as etapas do evento.
Passo 5: Feito isso, as sugestes de mudanas no evento devem ser controladas, pois
ele vai entrar na fase de busca de parcerias, e o organizador do evento precisa garantir
as entregas previstas no projeto inicial. Mudanas e imprevistos sempre acontecem,
mas o planejamento feito justamente para diminuir as suas possibilidades e riscos.

A operacionalizao do planejamento: vamos s dicas?

Comece fazendo o planejamento do evento com a definio dos objetivos, resultados, pblicoalvo, local, perodo, conceito, modalidade e temas alinhados ao setor, territrio e projeto do
Sebrae em execuo.
Sensibilize e arregimente as empresas para participao do evento, assim possvel
dimension-lo e desenvolver de forma mais coerente todo o planejamento.
Faa uma varredura de todos os eventos programados para o territrio escolhido que concorra
com o seu pblico-alvo:
Consulte a agenda da prefeitura local e assim que decidir por uma data, tome
o cuidado de inform-la para que outro evento no seja realizado na mesma
poca e possa dividir as atenes e o pblico
importante definir a data com antecedncia para que haja tempo hbil para
o planejamento e divulgao do evento. Verifique a existncia de feriados e
outros eventos na data desejada e em dias prximos, para que os mesmos no
interfiram na concepo
Elabore e/ou revise o projeto comeando pelas macro aes:
Liste todas as atividades relacionadas ao evento, contratao de servios,
pagamentos, ingressos (se houver), divulgao, dentre outros.
Programao culinria
Programao cultural
Faa um levantamento de taxas necessrias para execuo:
ECAD (Escritrio Central de Arrecadao e Distribuio) quando houver
execuo de msicas e shows, contatar a representao do ECAD no local
Taxa de Uso de Espao Pblico (quando for o caso)
Taxa de licenciamento do Corpo de Bombeiro
Alvar provisrio
Outras taxas, de acordo com cada territrio
20

Monte uma agenda retroativa de trabalho do evento com prazos definidos e responsveis
pelas aes nela contidas:
Atente-se para o perodo exato para comear a divulgao de modo a no
perder oportunidade de divulgar o evento
Outro ponto importante o prazo exato para envio de convites para
cerimnias com autoridades, pois suas agendas so concorridas.
recomendvel uma carta-convite antecipada para os assessores fazerem
reservas da data e o envio convite final quando estiver mais prximo do
evento, a endereado autoridade
Mantenha reunies peridicas com parceiros, pois elas so indispensveis
para deix-los a par do andamento do projeto
Faa um check-list detalhado com todas as providncias necessrias at o ps-evento, sem se
esquecer dos fornecedores e dos prazos que eles deram para execuo da parte deles no
projeto.
Faa o controle financeiro do evento:
Projete o valor total de investimento no evento
Oriente-se com o contador sobre as formas para fazer o desembolso dos
recursos financeiros, inclusive para evitar tributao excessiva;
Faa o mapeamento dos possveis parceiros investidores
Desenvolva uma planilha com os custos estimados do evento. Existem
modelos semiprontos na internet que permitem fazer ajustes
Divida em cotas os valores para captao de patrocnio, quando for o caso
Defina a logstica para entrada de recursos em caso de venda de ingresso ou
pagamento de inscries, tomando o cuidado para haver comprovante oficial
de pagamento
Faa o fechamento do evento com o demonstrativo final para avaliaes
Desenvolva materiais para formalizar as orientaes e garantir responsabilidades:
Elabore o Manual de expositores/participantes com todas as regras de
participao
Defina um responsvel oficial para coleta e resposta de possveis reclamaes
ou mesmo retorno de elogios;
Estime todos os formulrios necessrios para o bom andamento do projeto e
os desenvolva (Termo de Responsabilidade, Autorizao para Uso de Imagem,
Termo de Adeso, Ficha de Inscrio, Regulamento de Concurso, Premiao
etc.)
Execuo: todo evento tem vida prpria, que comea nesta etapa, quando pessoas e empresas
comeam a colocar em prtica tudo aquilo que foi previsto no projeto inicial e o que se
manteve nele em toda a sua jornada de planejamento e captao de apoio e patrocnios,
quando for o caso. Nesse momento todos os envolvidos no evento precisam estar em sintonia
e voltados para fazer com que ele efetivamente d certo, seja seguindo o que foi planejado,
seja se esforando para conter, propor e gerenciar mudanas de ltima hora.
Brindes e sorteios
1. Quando houver, deve conter:
21

a. Regulamento com todas as exigncias e obrigaes envolvidas, dos

organizadores e dos concorrentes;
b. Os prmios/brindes devem ser convidativos;
c. Segundo o art. 1 da Medida Provisria n 2.216-37, de 31 de agosto de 2001,
convertida na Lei 10.683/03, a competncia para autorizar previamente a
distribuio gratuita de prmios da Caixa Econmica Federal CEF, ou da
Secretaria da Administrao Econmica do Ministrio da Fazenda SEAE/MF,
quando a Caixa ou outra instituio financeira for parte interessada.
Cerimnias de abertura e gerao de mdia
1. Definir o modelo de cerimnia de abertura do evento, tendo em vista:
a. Se ela atende aos participantes, parceiros e patrocinadores;
b. Se ela capaz de gerar imagens para cobertura televisiva e se tem horrio
compatvel com produo das redaes, para o caso de querer divulgar o
evento j no incio para atrair mais pblico;
c. Como se trata de um evento gastronmico as comidas da abertura devem
superar as expectativas. Geralmente se opta por um mix dos pratos criados
para o evento, mas preciso que um profissional faa uma harmonizao na
diversidade de oferta e que o local tenha estrutura para os diversos preparos
que geralmente acontecem. Trazer um chef convidado para preparar a comida
da abertura tambm uma boa ideia;
d. preciso desenvolver estratgias para apresentar as marcas envolvidas no
evento. Banners ajudam, mas o ideal ir alm.
2. importante manter uma organizao para ter certeza que na inaugurao todos os
servios acordados j estejam funcionando:
a. Banners sinalizando os participantes;
b. Brigadas treinadas para falar sobre o evento e sobre os pratos criados pelo
restaurante para o evento;
c. Redes sociais e sites atualizados contendo programao, fotos e informaes
sobre as atraes e os pratos comercializados;
d. Regras de segurana alimentar atendidas com o rigor necessrio;
e. Programas impressos e brindes prontos para no deixar nenhum furo com as
marcas envolvidas;
f. Kit com release e materiais de divulgao para entregar aos meios de
comunicao que se fizerem presentes.
Ps-evento: composto por todas as etapas de finalizao do evento:
1. Desmontar os espaos e devolver os materiais emprestados:
Os horrios de desmontagem devem estar previstos no regulamento
Todo material tomado emprestado deve ser devolvido aos donos em perfeito
estado, se possvel com carto de agradecimento ou um brinde;
A sobra de material promocional deve ter destino definido para no sujar as
cidades, jogados em vias pblicas, ou expostos em outdoors fora da data de
realizao porque passa a ideia de desleixo com o evento e/ou com as
marcas envolvidas nele.
2. Elaborar relatrios tcnicos com sugestes de melhorias, pois essa memria
contribuir para a execuo dos prximos eventos, alm de ser um registro formal;
3. Elaborar relatrios de prestao de contas do evento;
22

4. Criar banco de dados com contatos coletados no evento, quando for o caso;
5. Enviar cartas de agradecimento;
6. Realizar reunio com os empreendimentos participantes e parceiros para avaliao
final, apresentao de resultados e encaminhamentos das prximas aes.

23

Referncias Bibliogrficas:
ABEOC. Cartilha Evento Seguro: Orientaes sobre segurana em eventos. Edio Santa
Catarina. 2013.
ABEOC. Cdigo Brasileiro de Autorregulamentao da Organizao de Eventos - Conceitos e
Relaes de Mercado.
ANVISA. Cartilha sobre Boas Prticas para Servios de Alimentao: Resoluo-RDC n
216/2004.
ALLEN, Johnny. Organizao e gesto de eventos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003.
ANDRADE, Renato Brenol. Manual de eventos. Caxias do Sul: Educs, 2002.
BECK, Heinz. Arte e cincia do servio. So Paulo: Editora Anhembi Morumbi, 2005.
BRITTO, Janaina; FONTES, Nena. Estratgias para eventos, uma tica do marketing e do
turismo. So Paulo: Aleph, 2002.
FREUND. Francisco Tommy. Festas e recepes: gastronomia, organizao e cerimonial.
HENRIQUES, Cludia, Universidade do Algarve, docente (PhD), HENRIQUES, Laura,
Universidade de vora, Pesquisador. Anais do VI Seminrio de Pesquisa e Turismo do
Mercosul: Saberes e Fazeres no Turismo: interfaces. Ttulo: Turismo, Cultura e Gastronomia. O
caso do produto Gastronomia & Vinhos no Algarve (Portugal). UCS: 2010. Caxias do Sul.
HOYLE, Jr L.H. Marketing de eventos: como promover com sucesso eventos, festivais,
convenes e exposies. So Paulo: Atlas, 2003.
MATIAS, Marlene. Organizao de eventos. Procedimentos e tcnicas. So Paulo: Manole,
2010.
MEIRELLES, Gilda Fleury. Tudo sobre eventos. So Paulo: STS, 1999.
MELO NETO, Francisco Paula. Criatividade em eventos. 2.ed. So Paulo: Contexto, 2001.
PACHECO, Aristides de Oliveira. Manual de organizao de banquetes. So Paulo: Senac,
2004.
SEBRAE. Food Truck.
SEBRAE/SC. Guia de Festivais Gastronmicos.
SEBRAE/SP. Conhea a Nova Lei da Comida de Rua.
SEBRAE/SP. Receita de Sucesso: Como melhorar a atratividade do seu cardpio.

24

SPERS, E. E. Qualidade e segurana em alimentos. In: ZYLBERSZTAJN, D.; NEVES, M. F. (Org.).

Economia e gesto dos negcios agroalimentares. So Paulo: Pioneira, 2000. p. 283-321.
TENAN, I. P. S. Eventos. So Paulo: Aleph, 2002.
WATT, David. Gesto de eventos em lazer e turismo. Porto Alegre: Bookman, 2004.
ZANELLA, Luis Carlos. Manual de Organizao
operacionalizao. So Paulo: Editora Atlas, 2008

de

eventos:

planejamento

Sites consultados:
Alimentao Fora do Lar ONU. Acesso em 08/04/2015
<http://alimentacaoforadolar.com.br/onu-economia-mundial-vai-crescer-3-em-2014-mascom-ameacas/>
www.fbcevb.com.br
www.gastronomadebrasil.com
www.restaurantweek.com.br
www.semanamesasp.com.br
http://festgastronomiaorganica.com.br/
http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/O-que-%C3%A9indica%C3%A7%C3%A3o-geogr%C3%A1fica
www.slowfoodbrasil.com
www.fao.org.br/publicacoes.asp
www.anvisa.org.br
http://www.anvisa.gov.br/divulga/public/alimentos/cartilha_gicra_final.pdf
https://pt-br.facebook.com/pages/Cozinha-da-Montanha/114305778654983

25

Anexo 1

CHECK LIST
Trata-se de lista de verificao que abrange todos os itens necessrios para a realizao do seu
evento, desde da organizao at a execuo do evento que ser estruturado.
Este um contedo padro, proposto para atender as diversas modalidades aqui apresentadas
de forma completa, em carter generalista. importante que o gestor considere as
especificidades do seu evento, o modelo de execuo, os possveis acordos com parceiros, as
contrapartidas existentes e outros fatores que exijam uma customizao do material.
A ferramenta permite apontar fatores crticos para gesto e conduo de processos e objetiva
funcionar como um roteiro orientador que pode ser adaptado conforme a necessidade de
cada ao.

Planejando o evento:
Ao

Status
Responsvel

OK

Pendente

N/A

Definir objetivo
Definir resultados
Definir pblico-alvo
Definir abrangncia (evento local, regional,
nacional, internacional)
Verificar agendas de eventos locais
Definir perodo de realizao
Definir modalidade de evento
Definir o tipo de evento
Definir o tema do evento

Etapa Operacional:
Ao

Status
Responsvel

OK

Pendente

N/A

26

Criar um comit gestor

Levantar as instituies de ensino e
entidades do setor
Identificar, buscar e mobilizar parceiros
Sensibilizar as empresas para participao
Arregimentar as empresas
Definir as opes gastronmicas (menu)
Estabelecer valores mdios de venda *
Elaborar programao do evento
Planejar atraes paralelas ao evento
Definir e convidar palestrantes e chefs para
programao tcnica **
Definir e convidar os jurados*
Planejar pesquisa de satisfao dos
consumidores
Elaborar ficha de avaliao dos
empreendedores participantes
* Importante mencionar que alguns itens do check list estaro relacionados modalidade e tipo de
evento definido, no sendo sua obrigatoriedade em todos os eventos.
** A programao tcnica tambm pode ser definida com auxlio de especialistas do setor.

Infraestrutura do evento:
Ao

Status
Responsvel

OK

Pendente

N/A

Realizar visita tcnica para conhecer a

infraestrutura do local em que o evento
ocorrer
Reservar o local
Projetar a planta do evento
Identificar a estrutura necessria para as
diferentes modalidades (eventos indoor no
27

prprio empreendimento gastronmico,

outdoor ao ar livre em espaos pblicos ou
privados ou outdoor em estruturas pblicas
ou de terceiros ou mix entre os dois)
Testar previamente o funcionamento dos
equipamentos
Planejar a ambientao, decorao,
sonorizao, iluminao e sinalizao
Listar os fornecedores que iro atuar no
evento
Verificar
local
carga/descarga e
estacionamento

adequado
para
disponibilidade de

Verificar questes de acessibilidade

Contratar equipe para registro fotogrfico
e/ou filmagem profissional do evento
Contratar equipe de limpeza
Contratar equipe de segurana

Comunicao:
Ao

Status
Responsvel

OK

Pendente

N/A

Definir nome do evento

Definir as estratgias de comunicao
Estabelecer plano de marketing
Criar identidade visual (marca)
Criar materiais de divulgao
Acionar a assessoria de imprensa para
produzir releases
Acionar o 0800 do Sebrae para apoio na

28

divulgao
Usar as ferramentas internas do Sebrae para
amplificar a divulgao (meios de
comunicao)
Criar convites para lanamento (fsico e
digital), abertura e encerramento do evento
Definir lista de convidados
Bloquear a agenda das autoridades
estratgicas e de convidados especiais
Expedir convites (via Correios e/ou online)
Confirmar a participao de autoridades e
convidados especiais
Elaborar cerimonial de lanamento do
evento
Elaborar cerimonial da solenidade
abertura do evento

de

Gesto Financeira:
Ao

Status
Responsvel

OK

Pendente

N/A

Editar planilha com projeo estimada de

investimento
Criar planilha para controle de fluxo de
entradas e sadas
Captar recursos e comercializar os espaos
(se houver)
Monitorar a venda de ingressos (se houver)
Emitir comprovante de pagamento
Fazer os pagamentos
Finalizar a prestao de contas

29

Licenas, Autorizaes e Taxas:

Status

Ao

Responsvel

OK

Pendente

N/A

Verificar aspectos legais em relao s

exigncias de segurana da Polcia Militar
Verificar aspectos legais em relao s
exigncias de segurana dos Bombeiros
Verificar aspectos legais em relao s
exigncias da Vigilncia Sanitria
Verificar aspectos legais em relao s
exigncias do ECAD para som ao vivo ou
mecnico
Verificar aspectos legais em relao s
exigncias do CREA para infraestrutura
montada (Responsvel Tcnico)
Verificar aspectos legais em relao s
exigncias do Juizado de Menores (quando
houver participao de menores de idade)
Proceder para liberao do alvar
temporrio de evento junto Prefeitura
Municipal

Segurana Alimentar:

Status

Ao

Responsvel

OK

Pendente

N/A

Basear-se na RDC 216/2014 e na RDC

49/2013 da ANVISA para orientaes aos
participantes
Verificar legislao municipal junta
Vigilncia Sanitria e buscar parceria

Promover oficinas de Manipulao de

30

Alimentos e Boas Prticas de Manipulao

Certificado de Manipulador de Alimentos
para os participantes
Inserir no Regulamento do evento as
exigncias mnimas para garantir a
segurana alimentar

Documentos de orientao para programao tcnica:

Ao

Responsvel

Status
OK

Pendente

N/A

Elaborar critrios de participao

Definir regulamento do evento
Elaborar Manual de Participao
Elaborar Termo de Referncia ou Edital
Editar ficha de inscrio
Redigir contrato

Execuo do evento:

Status

Ao

Responsvel

OK

Pendente

N/A

Realizar lanamento do evento

Realizar solenidade de abertura oficial
Integrar os parceiros e apoiadores
Acompanhar a execuo do evento e dar
suporte aos empreendedores participantes
Ter a lista de fornecedores que iro atuar no
evento
Aplicar a pesquisa
consumidores

de

satisfao

de

31

Fazer cobertura do evento com os meios de

comunicao e assessoria de imprensa

Ps-evento:

Status

Ao
Aplicar a pesquisa
empreendedores

Responsvel
de

avaliao

OK

Pendente

N/A

dos

Acompanhar a desmontagem da estrutura

temporria do evento
Realizar pagamentos
Encaminhar agradecimentos aos parceiros e
apoiadores
Tabular a pesquisa de satisfao de
consumidores e de avaliao dos
empreendedores
Fazer reunio de avaliao do evento com
parceiros e empreendedores participantes
Fazer clipagem do evento
Montar banco de dados e de imagens
Elaborar relatrio tcnico final do evento e
prestao de contas quando necessrio

32

Anexo 2

MODELO DE RELATRIO FINAL

Para efeitos de registro do evento e consolidao das informaes e resultados obtidos

durante a realizao desta ao sugerimos o relatrio abaixo.

SEBRAE UF:
Nome do evento:
Data do evento:
Apresentao e justificativa:

Objetivo geral:

Parceiros envolvidos e empreendedores participantes:

Destacar entidades parceiras
Quantidades de empresas atendidas

Informaes gerais sobre o evento:

Inserir em anexo:
- Projeto arquitetnico (quando houver)/
- Programao tcnica e cultural/
- Peas promocionais (banners, convites, brindes)/
- Releases e clipagens/
- Fotos do evento

33

Resultados para o Pblico-alvo atendido: Fonte: questionrio de avaliao de satisfao

do empreendimento participante
Aqui devem ser inseridas as mtricas que se deseja medir. O questionrio poder ter
perguntas como as abaixo:

Principal motivo que levou as empresas participarem do evento

Campanha promocional do evento gerou visibilidade ao seu negcio
O negcio foi afetado positivamente com a participao no evento
Nmero de contatos comerciais prospectados durante o evento
Aumento no faturamento da empresa nesse perodo
Montante dos negcios realizados durante o evento
Ticket mdio do evento
Montante esperado em negcios futuros
Avaliao quanto aos objetivos de participao x expectativas
Avaliao do processo de participao no evento
Interesse em participar novamente em edies futuras
Evento conhecido e compreendido pelo pblico
Nota de satisfao geral do evento
Comentrios / depoimentos
Outros

Concluses:

Data e assinatura do gestor do projeto:

Assinatura do Coordenador/Gerente responsvel:

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