Ms Project FGV
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Microsoft Project 2000 NDICE PLANEJAMENTO .................................................................................................................. 5 O que um projeto? ........................................................................................................ 5 Identificando as fases do projeto .......................................................................................... 5 1) Fase conceitual ............................................................................................................ 5 3) Fase de execuo do projeto ........................................................................................ 5 4) Fase final..................................................................................................................... 6 O QUE O MICROSOFT PROJECT 2000................................................................................ 6 ABRINDO O MS PROJECT 2000 ............................................................................................ 7 VRIAS FORMAS DE VISUALIZAO..................................................................................... 8 COMEANDO UM PROJETO................................................................................................ 10 INICIANDO ....................................................................................................................... 10 INSERINDO INFORMAES DE PROJETO ........................................................................... 11 MODO DE APRESENTAO ................................................................................................ 12 INSERINDO TAREFAS ........................................................................................................ 13 Tarefas Recorrentes ....................................................................................................... 13 Marcos Importantes para o Projeto ..................................................................................... 14 Alterando Tarefas j Inseridas ............................................................................................ 15 Excluindo Tarefas .............................................................................................................. 15 Do Diagrama ..................................................................................................................... 16 Das tarefas ....................................................................................................................... 17 COMPREENDENDO ETAPAS E TAREFAS .............................................................................. 18 DEFININDO ETAPAS E TAREFAS ......................................................................................... 18 ESTABELECENDO RELAES DE DEPENDNCIA ENTRE AS TAREFAS ................................... 21 DEPENDNCIAS ENTRE AS TAREFAS .................................................................................. 23 CAMINHO CRTICO............................................................................................................ 25 CAMINHO CRTICO............................................................................................................ 26 EXERCCIOS DE FIXAO .................................................................................................. 30 Cenrio ......................................................................................................................... 30 Passo1.: ........................................................................................................................ 30 Passo2: ......................................................................................................................... 30 Passo 3: Estruture as tarefas do projeto .......................................................................... 31 Passo 4: Vincule Tarefas................................................................................................. 31 Passo5: Estabelea Dependncias de Tarefas .................................................................. 32 Passo6 : Use o Assistente de grficos de Gantt ................................................................ 32 RECURSOS ........................................................................................................................ 32 CRIANDO LISTA DE RECURSOS OU RESPONSVEIS ............................................................ 33 RELACIONANDO RECURSOS S TAREFAS ........................................................................... 34 INSERINDO INFORMAES SOBRE O RECURSO ................................................................. 35 INSERINDO INFORMAES SOBRE O RECURSO ................................................................. 36
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Microsoft Project 2000 TRABALHANDO COM CUSTOS ............................................................................................ 37 Atribuindo custo fixo .......................................................................................................... 38 Atribuindo Custo do Recurso .............................................................................................. 38 Atribuindo Custo do Recurso .............................................................................................. 39 Aplicando Taxas Variveis .................................................................................................. 40 Atribuindo Tabelas de taxa de custo ................................................................................... 41 CALENDRIO .................................................................................................................... 43 Alterando o Calendrio de Dias Trabalhados .................................................................... 43 Mudando o Calendrio de Base ....................................................................................... 43 MUDANDO UM CALENDRIO DE RECURSO ......................................................................... 45 CRIANDO UM NOVO CALENDRIO DE BASE........................................................................ 45 EXERCCIOS ...................................................................................................................... 49 Cenrio ......................................................................................................................... 49 Passo1: Crie um lista de Recursos ................................................................................... 49 Passo 2 : Atribua recursos s tarefas............................................................................... 51 Passo3: Aplique Custos de Recurso ................................................................................. 51 Passe 4: Crie, Edite e Atribua Calendrios........................................................................ 52 GERENCIANDO CARGAS DE TRABALHO DE RECURSO ......................................................... 52 VISUALIZANDO CARGAS DE TRABALHO DE RECURSO E ATRIBUIES DE TAREFA .............. 52 Outra forma de visualizao ............................................................................................... 53 RESOLVENDO CONFLITOS DE RECURSO............................................................................. 54 Veja algumas sugestes para a redistribuiro manual: ......................................................... 55 Aumente as unidades mximas do recurso. ..................................................................... 55 Reagende a tarefa que gerou a superalocao ................................................................. 55 Remova o recurso, se ele no for muito importante para a tarefa. .................................... 55 Substitua o recurso superlocado por mais um ociosa. ....................................................... 55 Ajustes no calendrio para ampliar os dias e as horas de trabalho do projeto ou recurso... 55 Diminua a quantidade de trabalho atribuda ao recurso........................................................ 57 SALVANDO O PROJETO ORIGINAL ..................................................................................... 58 CRIANDO PLANOS PROVISRIOS ....................................................................................... 59 CONTROLANDO O ANDAMENTO DO PROJETO.................................................................... 61 FAZENDO O ACOMPANHAMENTO POSTERIOR .................................................................... 61 EXERCCIOS ...................................................................................................................... 66 Cenrio ......................................................................................................................... 66 Passo1: visualize cargas de trabalho de Recurso. ............................................................. 66 Passo2: resolva superlocaes de Recurso Manualmente .................................................. 66 Passo3 : Defina uma linha de base:................................................................................. 66 CONTROLANDO CUSTOS REAIS DIARIAMENTE................................................................... 67 DIVIDINDO TAREFAS......................................................................................................... 70 EXECUTANDO RELATRIOS ............................................................................................... 71 ALTERANDO OS FORMATOS DO DIAGRAMA DE GANTT ....................................................... 73 REARRANJANDO A REA DE VISUALIZAO....................................................................... 75
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Microsoft Project 2000 Personalizando os Tempos de Trabalho............................................................................... 75 Atrasando o Incio de uma tarefa .................................................................................... 75 VARIANDO UM ENFOQUE DE UM MESMO MODO DE APRESENTAO ............................... 76 INSERINDO DESENHOS .................................................................................................. 76 EXERCCIOS FINAIS .......................................................................................................... 77 Planejamento................................................................................................................. 77
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PLANEJAMENTO
Antes de iniciar um projeto, voc precisa definir sua meta, e analisar quando e como voc a atingir, determinando quais tarefas precisa para atingir essa meta. Depois de definir a meta do seu projeto e determinar cada tarefa, necessrio identificar as pessoas que executaro essas tarefas, qual a durao de cada uma e o custo de cada etapa. Com o projeto em andamento, aconselhvel verificar sempre o seu desenvolvimento, coordenando, comparando, avaliando o seu progresso. Existem diversas tcnicas e ferramentas sofisticadas que podem ser aplicadas ao gerenciamento de programas. Para entend-las, necessrio ter o conhecimento dos conceitos bsicos de Projetos.
O que um projeto?
Um projeto uma seqncia de eventos, cujo objetivo das pessoas envolvidas sempre alcanar a meta previamente definida dentro dos parmetros de tempo, custos, recursos e qualidade. As metas de um projeto devem ser as mais especficas possveis, com todas as informaes necessrias para um bom resultado. Depois de definidas as metas, devemos ento verificar e organizar as respectivas duraes das tarefas ou etapas de cada meta, que so os principais elementos ou fases do projeto. Aps essa organizao, j possvel colocar o seu projeto em prtica. Devem ser consideradas as seguintes perguntas sobre seu projeto: Qual a meta do seu projeto? Quais etapas so necessrias para atingir sua meta? Quem ou o que necessrio para realizar cada etapa? Quanto custar o projeto? Quais ajustes podem ser feitos para que o projeto obtenha uma boa concluso?
1) Fase conceitual
A primeira fase do projeto (conceitual) se define pela busca da identificao das necessidades, pelo estudo da viabilidade, pela discusso das alternativas, planos de ataque, elaborao dos oramentos, formatao de propostas e cronogramas "master" alm da consolidao da equipe de trabalho que ir desenvolver a prxima etapa, a fase de planejamento.
A fase de planejamento do projeto ou obra, diz respeito programao dos recursos humanos, recursos materiais e equipamentos. nessa fase que so criados prottipos do projeto e onde acontecem as simulaes que porventura venham dar idias claras de problemas futuros e do melhor caminho a ser seguido na fase de execuo do empreendimento.
2) Fase de planejamento
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A ltima etapa de um projeto, fase final, caracteriza a desmobilizao e entrega do empreendimento. Deve-se ter especial cuidado com a desmobilizao e entrega de todos os servios que fazem parte do escopo contratado. Alguns empreendimentos no conseguem ser terminados devido aos mais variados tipos de servios extras que aparecem, seja por m concepo do projeto, por um planejamento inadequado ou por outra razo menos tcnica. A soluo encontrada tem sido terminar por "decreto", o que no mnimo, causa um certo desconforto naquele que planeja ou gerencia, pelo custo cada vez menos justificvel. Alm disso, a mobilizao de profissionais especializados na resoluo de "pequenos detalhes" de final de projeto tem se mostrado caro e desgastante. O melhor planejar bem para evitar a conjugao do verbo "esquecer".
4) Fase final
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Um calendrio mensal que mostra tarefas e suas duraes. Use este modo para mostrar as tarefas agendadas em uma semana especfica ou em um intervalo de semanas.
Um diagrama de rede que mostra todas as tarefas e dependncias de tarefa. Use este modo de tarefa para criar e otimizar sua agenda em um formato de fluxograma.
Uma lista de tarefas e informaes relacionadas, e um grfico que mostra a linha de base e barras de Gantt agendadas para cada tarefa. Use este modo para comparar a agendada linha de base com a real.
Uma lista de tarefas e informaes relacionadas, e um grfico que mostra tarefas e suas duraes com o decorrer do tempo. Use este modo para introduzir e agendar uma lista de tarefas.
Uma lista de tarefas que mostra os recursos atribudos, agrupados sob cada tarefa. Use este modo para visualizar quais os recursos esto atribudos a tarefas especficas e para ver os perfis de emprego de recurso.
Um grfico que mostra alocao de recursos, custos ou emprego. Use este modo para apresentar informaes sobre um recurso ou um grupo de recursos com o decorrer do tempo.
FGV-EAESP LEPI Uma lista de recursos e informaes relacionadas. Use este modo para introduzir e editar informaes de recursos em um formato do que a planilha eletrnica
Uma lista de recursos que mostra atribuies de tarefas agrupadas sob cada recurso. Use este modo para exibir informaes de custo ou alocao de trabalho de um determinado perodo, para cada recurso por atribuio, e para definir perfis de trabalho de recurso. Abre a caixa de dilogo Mais modos de exibio. Essa caixa de dilogo apresenta uma lista de todos os modos disponveis.
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COMEANDO UM PROJETO
Antes de colocar todas as informaes no Project, necessrio definir todas tarefas e etapas de seu projeto. J foi o tempo de colocarmos todas as tarefas no papel e ir anexando-as em quadros enormes para serem executadas, onde acabvamos dessa maneira esquecendo de muitas tarefas e colocvamos tudo em lugar errado. Ento, no fim s restava-nos a desorganizao de no execut-las ou deix-las incompletas.
INICIANDO
Seu projeto pode ser organizado em funo de uma data inicial ou final, para tanto, escolha na Barra de Menu Projeto, Informaes sobre o projeto. Defina se quer orientar seu projeto a partir da data de incio ou de final. Defina ento no campo Data de status qual a data que orientar todo o projeto.
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Ao preencher a data atual e a data de status, primeiro voc deve determinar se o seu projeto ser criado a partir de uma data de incio ou de uma data de trmino do projeto conhecida. Se o projeto tiver uma data de incio conhecida, o Project calcular a data de trmino com base nas informaes que voc fornecer sobre tarefas e recursos. Voc tambm pode agendar um projeto com base em uma data de trmino conhecida, que chamado de agendamento retroativo. Com a data d trmino conhecida, o Project calcula a data em que o projeto deve e comear de modo que ele possa ser completado a tempo. Todas as informaes introduzidas na caixa de dilogo Informaes sobre o projeto afeta o agendamento de tarefas e recursos no projeto. Se voc no introduzir uma data de incio ou uma data de trmino no projeto, o Project usar a data atual automaticamente como data de incio da agenda que est sendo criada. Esta caixa de dilogo pode ser acessada a qualquer momento para que seja verificado o prazo total do projeto.
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MODO DE APRESENTAO
Na Barra de Modos clique em Grfico de Gantt, ele ser o mais utilizado. O modo de apresentao do MS Project 2000 o diagrama de Gantt, ele composto por uma tabela e um diagrama de barras horizontais que representam a durao das tarefas do seu projeto. Mais adiante verificaremos outros modos de apresentao, mas por enquanto trabalharemos com este. Escala de tempo principal.
A posio desta barra de diviso pode ser alterada com o mouse. A barra de diviso existente entre a tabela e o diagrama pode ser deslocada para a direita ou para a esquerda, privilegiando as informaes da Tabela ou do diagrama. Para tanto, posicione o ponteiro do mouse sobre a barra, quando este tomar a forma , clique e arraste para o lado mais conveniente. Este recurso recorrente em outros modos de apresentao. Se quiser obter um melhor ngulo de visualizao, para ajustar a escala de tempo, voc pode usar os botes Mais Zoom e Menos Zoom( ) na barra de ferramentas padro.
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INSERINDO TAREFAS
Nos campos Nome da Tarefa digite o nome das vrias tarefas que compem o seu projeto, a cada nova tarefa inserida tecle ENTER. Para inserir um campo para uma tarefa que anteceda outra j digitada, selecione o campo da tarefa j digitada, na Barra de Menu escolha Inserir, e ento, Nova tarefa, ou aperte a tecla Insert do teclado, sendo assim, ser criada uma linha acima do campo selecionado.
Uma tarefa que ocorre repetidamente dentro de um projeto chamada de tarefa recorrente. Esta poderia ser uma reunio semanal, um relatrio de status ou inspees regulares. Em vez de digitar a tarefa e a durao muitas vezes em uma agenda, o Project pode ser usado para criar uma tarefa recorrente. A caixa de dilogo Informaes sobre tarefas recorrentes usada para especificar os parmetros da tarefa recorrente. Uma tarefa recorrente pode ser definida para ocorrer diria, semanal, mensal ou anualmente. Voc pode especificar a durao de cada ocorrncia da tarefa, o dia da semana ou do ms em que ela ocorrer e quantas vezes, ou por quanto tempo ocorrer. Para inserir uma tarefa que seja recorrente durante o seu projeto, escolha na Barra de Menu Inserir, e ento Tarefa Recorrente. Na caixa de dilogo Informaes sobre tarefas recorrentes defina o nome da tarefa, a durao da tarefa, o perodo de recorrncia (atravs dos botes de opo) e a durao da recorrncia.
Tarefas Recorrentes
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Excluindo Tarefas
Para excluir uma tarefa de seu projeto selecione toda a linha que contm a tarefa (d um clique sobre o nmero da linha), clique ento o boto direito do mouse, no menu rpido escolha Excluir Tarefa, ou ento, aps selecionar a tarefa a ser excluda, aperte a tecla Delete do teclado.
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Do Diagrama
Para alterar a escala de tempo utilizada no diagrama de Gantt, escolha Formatar, na Barra de Menu, escolha ento, Escala de tempo... . Na Caixa de Dilogo Escala de tempo h as guias: - Escala de tempo, onde devem ser definidas a maior e a menor escalas do Diagrama, respectivamente a superior e a inferior, em seus aspectos: unidade de tempo utilizada, formato e alinhamento. - Perodo de folga, onde pode-se definir o formato dos feriados e dias no trabalhados. Para inserir um calendrio que no seja padro, aprenderemos mais para frente.
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Das tarefas
Voc pode utilizar diferentes unidades de tempo para diferentes tarefas, basta selecionar o campo na coluna Durao, e digitar o nmero de unidades e a abreviatura da unidade de tempo a ser utilizada: m (minuto), d (dia), h (hora) e s (semana). Voc tambm poder trabalhar a durao das tarefas posicionando o ponteiro do mouse na extremidade direita da barra que representa a durao da tarefa no diagrama de Gantt, assim que o ponteiro do mouse assumir a forma , clique e arraste, estendendo ou reduzindo o tempo necessrio tarefa.
Voc pode mudar a durao das tarefas tambm apertando os botes de flechas localizados quando voc seleciona um campo na coluna de durao.
Posicione o ponteiro do mouse na extremidade direita da barra de Gantt para estender ou reduzir o tempo de durao da tarefa.
Para alterar a unidade de tempo (default) na coluna Durao, escolha na Barra de Menu Ferramentas, e ento Opes, na guia Editar verifique qual das opes da caixa de listagem em cortina Opes de modo de exibio para unidades de tempo mais conveniente. Voc tambm pode acessar esta caixa de dilogo clicando o boto direito do mouse sobre a escala de tempo do diagrama de Gantt (via menu rpido).
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Se voc desejar ver apenas as subtarefas de primeiro plano, ou seja, apenas a subtarefa imediatamente estabelecida em relao tarefa principal, clique em Mostrar, Nvel da estrutura de tpicos 1. Se voc quer ver tambm as subtarefas de segundo plano, clique em Mostrar, Estrutura de tpicos 2. E assim, consecutivamente, at a Estrutura de tpicos 8, onde ser exibida a oitava subtarefa estabelecida com relao tarefa principal.
Tarefa principal.
Tarefas de segundo plano: plano: Tarefa de terceiro plano em relao tarefa de remanejamento:
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Para visualizar a numerao das etapas e suas tarefas escolha na Barra de Menu Ferramentas, Opes... , na caixa de dilogo Opes, escolha a guia Modo de exibio, e ento, no campo Opo de estrutura de tpicos para projeto1 demarque a caixa de verificao Mostrar nmero da estrutura de tpicos.
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Vincular Tarefas.
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Para selecionar campos no contguos, pressione a tecla CTRL enquanto seleciona as vrias tarefas desejadas com o clicar do mouse. A operao de criar dependncia entre tarefas (ou etapas) tambm pode ser feita atravs do mouse, posicione o ponteiro do mouse no meio da barra que representa a durao da tarefa no diagrama de Gantt, o ponteiro do mouse assumir a forma de uma cruz de setas criar vnculo. , clique e arraste verticalmente at a tarefa com qual queira
Para extinguir a relao de dependncia entre tarefas, selecione-as e clique sobre o boto (Desvincular Tarefas) .
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A
B
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B
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Microsoft Project 2000 Para alterar os tipos de dependncias entre as tarefas e s clicar duas vezes na seta que liga as tarefas, no diagrama de Gantt:
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Ser apresentada a caixa de dilogo Dependncia entre tarefas na caixa de listagem em cortina Tipo voc pode determinar o tipo de dependncia: Em Em Em Em Em Trmino a incio necessrio que termine uma para iniciar outra; Incio a incio as tarefas devem iniciar simultaneamente; Trmino a trmino as tarefas devem terminar simultaneamente; Incio a trmino o incio da tarefa se d no trmino da outra; e, Nenhum as tarefas se tornam independentes.
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Logicamente haver muitas mudanas em seu projeto, por isso o Project se torna flexvel a adiantamentos que ocorrem no decorrer do projeto. Se por exemplo tiver alguma tarefa que atrasou da data de incio s clicar duas vezes na linha de vnculo, e na caixa de texto Retardo digitar o tempo de atraso, caso ocorra o contrrio, se adiantou, s digitar na caixa de texto Retardo e o tempo de adiantamento, conforme o desenho abaixo..:
Quando atrasa alguma tarefa s colocar o smbolo - na frente dos dias de adiantamento.
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CAMINHO CRTICO
O caminho crtico identifica aquelas tarefas que so cruciais para a durao do projeto. Um caminho crtico no pode ter a durao ampliada nem sua data de incio retardada sem causar impacto na data final do projeto. As tarefas crticas formam um caminho crtico ao longo do projeto. Quando uma agenda de projeto formatada para apresentar o caminho crtico, voc pode reduzir ou ampliar a durao total desse projeto, mudando a durao, as dependncias ou os recursos das tarefas crticas. Para formatar o grfico de Gantt de modo que esse apresente automaticamente o caminho crtico, use o Assistente de grficos de Gantt.
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Tela de apresentao.
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Exibir os nomes dos recursos (mais adiante aprenderemos) e as datas dos marcos.
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Indicao vermelha ou caminho crtico (alterando a data da tarefa , ocorrero mudanas na data final do projeto).
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EXERCCIOS DE FIXAO
Cenrio
Como voc se saiu muito bem com a agenda para o projeto de remanejamento do escritrio corporativo, o departamento executivo pediu-lhe para criar uma agenda para a reunio anual d acionistas. Voc comear os estabelecendo um novo arquivo de projeto com uma data inicial e informaes de propriedades de projeto. Em seguida, usar a reunio de equipe de projeto para desenvolver idias sobre as tarefas e duraes do projeto. Voc tambm dividir o projeto em trs fases, vincular as tarefas e iniciar o processo de identificao das alteraes nas dependncias para refinar ainda mais o modo pelo qual as tarefas vo ser executadas.
Passo1.:
Crie um novo arquivo, com a data inicial 7 de julho de 2001. Introduza como ttulo Reunio de Acionistas e Relatrio Anual de 2001 como assunto do projeto e no autor e diretor o seu nome completo. Salve o arquivo como reviso1. Durante a reunio da equipe de projeto, voc introduzir as informaes no Project. Voc tambm editar a lista de tarefas medida que os membros da equipe aparecem com mais informaes. 1. Introduza as tarefas e duraes a seguir na lista de tarefas . Nome da Tarefa Agendar data da conferncia Imprimir Carta Narrador Desenvolver carta Planejar a alimentao com o Buf Imprimir menu de servio de buf Reunio ocorre Durao 1 2 2 1 3 1
Passo2:
0 dia
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2. Insira uma nova tarefa, Marcar centro de conferncia, com uma durao de 2 dias , antes da tarefa 2, Imprimir carta. 3. Mova a tarefa 3, Imprimir carta, para depois da tarefa 5, Desenvolver carta, usando a tcnica de arrastar-e-soltar. 4. Exclua a tarefa 7, Imprimir menu do servio de buf. 5. Salve o arquivo sem linha de base.
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RECURSOS
Recursos so as pessoas, locais e itens necessrios para completar uma tarefa. Um projeto pode ser agendado com ou sem atribuio de recursos s tarefas, contudo, se voc no atribuir recursos, haver menos responsabilidade pelo trmino das tarefas e menos flexibilidade no planejamento. Ao atribu-los, voc poder controlar melhor a quantidade de trabalho em uma tarefa, o custo do trabalho e o andamento do projeto. Cada tarefa em um projeto precisa ter todos os recursos necessrios para sua concluso. Uma tarefa pode exigir apenas um recurso ou vrios deles para ser completada. Os nomes de recurso podem ser genricos ou especficos em suas descries. Por exemplo, um recurso que realiza tarefas administrativas poderia se chamar assistente administrativo ou J. Ribeiro . A atribuio do nome para o recurso depende do projeto ou da preferncia de quem agenda. Quando um recurso inserido em um projeto, uma unidade ou 100% introduzido no campo Unid. Mximas do recurso, por padro. Isso significa que apenas um recurso desse tipo est disponvel para o projeto. Por padro, as unidades de recurso so apresentadas como porcentagens, contudo voc tambm pode apresentar unidades de recurso como decimais. O nmero mximo de unidades pode ser aumentado ou diminudo. Quando aumentar o nmero mximo de unidades de recurso, certifique-se de que as unidades adicionais estejam realmente disponveis , para que a agenda seja precisa. Se voc diminuir as unidades mximas para 50 % ou 0,5, apenas metade do tempo do recurso poder ser usada no projeto. A mesma informao sobre as unidades de recursos pode ser aplicada atribuio de recursos a uma tarefa.
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Atribuir Recursos: os recursos depois sero exibidos aps a representao grfica das tarefas.
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Botes para confirmar ou informar o recurso. Digite o nome dos recursos. Posicione o ponteiro do mouse sobre este boto, clique e arraste em direo tarefa que deseja relacionar ao recurso.
Selecione uma tarefa e um recurso e os relacione atravs deste boto. Remova so realoque a relao entre recursos e tarefas selecionados atravs destes botes.
A relao entre recursos e tarefas tambm pode ser feita atravs do mouse, posicione o ponteiro do mouse no boto esquerda do nome do recurso, o mouse se transformar em uma seta com um rosto , clique e arraste o ponteiro do mouse at a tarefa com a qual se deseja relacionar o recurso. S devemos relacionar recursos a etapas e no a tarefas, quando relacionamos recursos a tarefas corremos o risco de criar falsa super-alocao de recursos. Para os recursos que j estejam relacionados s tarefas, podemos determinar as quantidades necessrias de cada recurso para cada tarefa nos campos Unidades; na caixa de dilogo Atribuir Recursos. Para anular a relao de um recurso com uma tarefa, selecione o recurso e a tarefa e clique sobre o boto de comando Remover, na caixa de dilogo Atribuir Recursos. Para recolocar os recursos referentes a uma tarefa, selecione a tarefa e o recurso relacionado, clique ento sobre o boto de comando Substituir, na caixa de dilogo Substituir Recurso escolha quais os recursos que quer relacionar tarefa e clique sobre o boto de comando OK.
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Hora extra.
Unidades de trabalho.
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Na tabela esquerda do diagrama surgir a coluna Custo Fixo onde podem ser atribudos os custos fixos referentes s tarefas.
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Insira a data da mudana. Acrscimo ou decrscimo. Com este procedimento, quando chegar na data correspondente ele ir alterar sozinho os valores.
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Guia B
Agora insira os valores da guia B, para a tarefa desejada... Clique em Uso da Tarefa, d um duplo clique na tarefa desejada correspondente ao recurso, e atribua a guia B.
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Recurso que eu gostaria de estabelecer outro salrio para outra tarefa correspondente. D um duplo clique neste recurso.
Guia B (observe que ao clicar na seta para baixo aparecem as 5 guias onde se modificam os valores.
D um clique em OK, assim resultando nesta tarefa o recurso selecionado estar recebendo um salrio diferente do padro.
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Dessa forma, ento, se antes voc estabeleceu o recurso Joo para a tarefa Contratar arquitetos, estabeleceu tambm para ele um salrio para esta tarefa, que foi previamente definido na guia A, que padro. Mas ento, resolveu tambm estabelecer o recurso Joo para a tarefa Apresentar a proposta, mas gostaria que nesta tarefa ele recebesse um salrio diferente da outra. Ento, na Barra de modos voc clicar em Planilha de recursos, e dar um duplo clique no recurso desejado, estabelecendo ento na guia Custos e na guia B o segundo salrio do recurso Joo. Em seguida, na Barra de modos clique em Uso da tarefa, e no recurso desejado(Joo, para a tarefa Apresentar proposta), atribuirei na guia Geral a Tabela de taxa de custo B. Dessa maneira. O Joo, receber para a tarefa Contratar arquitetos um salrio (estabelecido na Guia A), e para a tarefa Apresentar proposta, outro salrio diferente, que foi o estabelecido na guia B.
CALENDRIO
Alterando o Calendrio de Dias Trabalhados
As tarefas e recursos so agendados usando-se calendrios. Existem dois tipos de calendrios no Project: calendrios de base e calendrios de recurso. Os calendrios de base definem os dias teis e as horas de trabalho de um projeto ou de um conjunto de recursos. Os calendrios de recurso definem os dias teis e as horas de trabalho de um recurso especfico. O calendrio de base padro (tambm conhecido como calendrio do Project) chamado Padro. Quando um recurso inserido em um projeto, o calendrio Padro atribudo como calendrio de base do recurso. O Project vem com dois outros calendrios de base, o calendrio 24 horas e o calendrio Turno da noite que podem ser atribudos a um projeto ou a recursos. Voc tambm pode criar novos calendrios de base para grupos de recursos.
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Escolha o dia.
Defina se ser dia normal, dia de trabalho diferente, ou dia sem trabalho.
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Clique em Novo...
Clique em Novo...
Item B
Item A
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Item A: Se selecionarmos esta caixa, o Project cria uma cpia do calendrio padro, ou seja, ele utiliza o calendrio padro onde utilizamos todas as modificaes que fizemos no comeo (feriados, dispensas), o novo calendrio j vem com esta alteraes. Item B: Se selecionarmos esta caixa, o Project cria um novo calendrio de base, ou seja, ele dispensa todas as alteraes que fizemos no comeo (ignora os feriados, dispensas...) e utiliza um calendrio padro do project sem nenhuma alterao.
Quando clicamos em OK, ele volta para a caixa de dilogo, Change Working Time, e da a possibilidade de alterar a hora de trabalho....
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bs: Repare que criarmos um novo calendrio, se alterarmos o horrio; para que ele seja vlido, necessrio selecionarmos todos os dias da semana e o ms para que ocorra a mudana de horrio em todos os dias desejados. Veja no exemplo:
Selecionamos todas as semanas, clicando e arrastando o mouse em cima da letra inicial da semana.
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EXERCCIOS
Cenrio
A lista de tarefas, a estrutura de tpicos e as dependncias foram completadas para a agenda da reunio anual dos acionistas. A equipe de projeto identificou os recursos a serem usados no projeto e forneceu as informaes de custo e calendrio. Voc comear introduzindo nomes de recursos, detalhes e custos, e depois atribura os recursos s tarefas apropriadas. O projeto tem dias e horas especficos que sero de trabalho; portanto, voc efetuar ajustes no calendrio para refletir o horrio de trabalho do projeto. Voc tambm trabalhar com configuraes de tarefa para definir melhor as atribuies de recurso.
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Vincule desta forma. 2. A equipe de projeto forneceu uma lista de recursos para o projeto das reunio dos acionistas. Voc introduz os recursos e os detalhes na agenda. 3. Usando a caixa de dilogo informaes sobre o recurso, introduza os seguintes detalhes de recurso para o interno. Iniciais Int Grupo pessoal de escritrio Cdigo 105-103
4. Na planilha de recursos, introduza os seguintes recursos e informaes. Nome do recurso Vice-presidente Gerente de Escritrio Assitente administrativo Iniciais vp ge admin Grupo gerncia gerncia pessoal de escritrio unid. Mximas 100% 100% 200% Cdigo 101-101 101-200 105-106
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2. Efetive 19 de julho de 1999 para que o recurso interno tenha um aumento de 10% para as horas normais e extras. 3. O recurso assistente administrativo tem uma taxa diferente para tarefas de superviso em relao s outras tarefas. Crie uma nova tabela de custo com uma taxa preo padro de R$ 25 por hora e uma taxa de hora extra de R$ 37,50 por hora. 4. Aplique a nova tabela de custo do recurso assitente administrativo tarefa 17, Organizar equipamentos necessrios . 5. Salve o Arquivo sem linha de base.
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Item A
Item A: Neste caso, o gerente de projeto pode alterar as horas de trabalho, mas no muito aconselhvel pois os resultados podem ser insatisfatrios por causa da alterao de todos os setores.
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Existem vrias formas que o Project disponibiliza para concertar estes tipos de conflitos. Isso vai depender muito do tempo do projeto, do custo inserido no projeto, ou seja, devem ser verificados vrios itens da empresa para ver se vantagem o modo de arrumao dos recursos.
Faa ajustes no calendrio para ampliar os dias e as horas de trabalho do projeto ou recurso.
Ampliando-se as horas e os dias disponveis para um projeto, mais trabalho pode ser realizado. Dependendo das alteraes, ampliar as horas e dias pode diminuir a necessidade de horas extras.
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Planilha de recursos.
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Item A Item A: Divida a tarefa colocando outros recursos a vrias tarefas... Clicando na caixa de dilogo de Recursos, no modo de Gantt, sendo assim s atribuir outros recursos desejados...
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Selecione, para o seu primerio plano provisrio, o incio/trmino de seu plano real. Se no for seu primerio plano provisrio, selecione de qual outro plano voc quer copiar.
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D um clique na seta para baixo de Em e selecione o campo de data em que voc deseja copiar. Se esse for o primeiro plano provisrio do projeto, selecione o Incio1/trmino1. Cada plano provisrio definido depois desse receber o nmero Incio/trmino subsequente; por exemplo, Incio2/trmino2 seria o prximo plano provisrio do projeto.
Voc tambm pode definir um plano provisrio para o projeto inteiro ou para tarefas especficas. Dando um clique em OK, o plano provisrio salvo nos campos incio/trmino designados.
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Posicione o ponteiro do mouse na extremidade esquerda da barra de durao da tarefa. Ele estar na posio correta quando assumir a forma de porcentagem.
Para atualizar todo o projeto dia, a dia escolha na Barra de Menu: Ferramentas, e ento, Controle, no menu em cascata escolha Atualizar Projeto.
Na caixa de dilogo Atualizar Projeto defina at que data esto todas as tarefas realizadas, se quer mostrar o percentual completo ou apenas diferenciar tarefas realizadas e no realizadas e clique sobre o boto de comando OK.
Voc pode colocar a data atual. Seu grfico ficar desta forma:
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Verificao
Linhas de Andamento.
Outra forma de atribuir as porcentagens das tarefas j concludas: no Grfico de Gantt, clique duas vezes na tarefa que est sendo executada e coloque a porcentagem desejada.
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Para comparar seu plano original com as verses posteriores escolha na Barra de Menu: Exibir, e ento, Mais modos de exibio, na caixa de dilogo Mais modos de exibio em sua caixa de listagem Modos de exibio escolha Gantt de Controle e clique sobre o boto de comando (Aplicar).
Sero ento apresentadas em diferentes cores as tarefas planejadas originalmente, conforme seu andamento real, tarefas j cumpridas e tarefas a cumprir. Para retornar ao diagrama de Gantt escolha na Barra de Menu: Exibir, e ento, Gantt Chart.
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No resolvido
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EXERCCIOS
Cenrio
A agenda do projeto da reunio dos acionistas est praticamente pronta. Na ltima reunio da equipe de projeto, as atribuies finais de recursos e horrios de trabalho foram concludas. Agora, voc est pronto para resolver todas as superlocaes de recurso, com base nos parmetros definidos na reunio.
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Por padro, o project calcula custos reais. Essas configuraes deve ser canceladas para que o usurio introduza valores de custos reais. Na barra de Modos, d um clique no cone Uso da Tarefa. No menu Exibir, aponte para Tabela ,e depois d um clique em Controle.
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Microsoft Project 2000 No menu Formatar, aponte para Detalhes, e depois d um clique em Custo Real.
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Para introduzir valores reais para um tarefa, digite o valor do custo no campo do dia apropriado para a tarefa. As informaes de custo real s podem ser introduzidas depois que o trabalho restante da tarefa for zero. Para introduzir valores reais em um recurso, digite o valor do custo no campo do dia apropriado para o recurso.
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DIVIDINDO TAREFAS
Uma tarefa pode ser dividida ou reagendada para interromper o trabalho e depois retomar o restante dele em um ponto posterior na agenda. Por exemplo, um recurso atribudo a uma tarefa que est agendada para ocorrer em um dia em que ele tambm est agendado para participar de um seminrio, ela pode ser dividida, de modo que comece antes da data do seminrio, pare no dia deste e depois retome no dia seguinte ao seminrio. Se estiver claro que uma tarefa ser interrompida, ela poder ser dividida ao ser criada. Se uma interrupo ocorrer depois de a tarefa ter comeado, ela poder ser dividida no ponto em que o trabalho foi interrompido e o restante da tarefa poder ser reagendado. Uma tarefa pode ser dividida muitas vezes para criar lacunas de qualquer tamanho no trabalho. Quando uma tarefa dividida, o Grfico de Gantt apresenta uma lacuna na barra de Gantt para a tarefa, a largura da lacuna representa o comprimento da interrupo no trabalho. Na barra de Modos, d um clique no cone Grfico de Gantt; Na barra de ferramentas padro, d um clique no boto Dividir tarefa;
Clicar:
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Microsoft Project 2000 Posicione o cursor do mouse na barra de Gantt para a tarefa desejada; Posicione o cursor do mouse na barra de Gantt at a data desejada.
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Posicione o cursor (no meio do grfico da tarefa) na data desejada e arraste at a data final.
EXECUTANDO RELATRIOS
O MS Project 2000 oferece-lhe modelos de relatrios voltados a diferentes interesses que podem incidir sobre o mesmo projeto, para acess-los escolha na Barra de Menu Exibir, Relatrios.... Na caixa de dilogo Relatrios h opes de direcionamento do interesse:
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Vio Geral, fornece informaes gerais sobre o projeto direcionadas a: o Resumo do projeto, fornece as diretrizes gerais do projeto e do andamento sem detalhar as tarefas; o Tarefas de nvel superior, fornece uma visualizao do projeto apenas quanto s suas etapas mais importantes; o Tarefas crticas, apresenta as tarefas, as duraes, as relaes entre si e os recursos a elas relacionados; o Etapas, apresenta as etapas e eventos mais marcantes durante o projeto; o Dias teis, apresenta o calendrio de dias trabalhados e no trabalhados para o projeto; Atividades atuais, fornece informaes direcionadas ao andamento do projeto: o Tarefas no iniciadas, fornece as tarefas no iniciadas, seu cronograma planejado e recursos envolvidos; o Tarefas com incio breve, aps completarmos as caixas de dilogo Date Range, em que definimos um perodo, nos fornece as tarefas prestes a serem executadas; o Tarefas em andamento, fornece as informaes a respeito das tarefas j iniciadas; o Tarefas concludas, informa sobre as tarefas j executadas; o Tarefas que j deveriam ser iniciadas, aps completarmos a caixa de dilogo Should Start By, em que dizemos a partir de que data queremos o relatrio, nos fornece todas as tarefas com planejamento de incio anterior a esta data; o Tarefas adiadas, informa sobre as tarefas que no esto sendo cumpridas conforme o planejamento original; Custos, fornece informaes direcionadas a custos: o Fluxo de caixa, fornece os custos dirios de cada etapa e cada tarefa, bem como os custos totais de cada semana; o Oramento, fornece as informaes sobre os custos planejados (oramento) e o custo efetivo, bem como a variao entre eles; o Tarefas com oramento estourado, apresenta apenas as tarefas em que o custo efetivo superou o planejado; o Recursos com oramento estourado, apresenta os recursos que oneraram o oramento; o Valor Acumulado, apresenta os custos economizados em relao ao projeto inicial; Atribuies, direciona os relatrios no sentido de distribuir responsabilidades: o Funes, informa qual a atribuio de cada responsvel; o Funes e prazos, informa qual a atribuio de cada responsvel e o cronograma de execuo; o Lista de tarefas pendentes, fornece o relatrio das tarefas semanais para um dos recursos utilizados no projeto, portanto temos que informar atravs da caixa de dilogo Using Resource..., para qual dos recursos queremos uma lista das atividades semanais; o Recursos superalocados, faz relatrio dos recursos com sobre-uso (horas extras); Carga de trabalho..., direciona as informaes alocao: o Uso da tarefa, indica qual tarefa utiliza qual recurso em horas dirias e totais; o Uso do recurso, indica qual recurso utilizado em qual tarefa em horas dirias e total de horas; o Personalizados..., fornece as vrias opes de relatrio que o usurio possa vir a utilizar, com a possibilidade de formatao personalizada.
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- Texto da barra, para a adio ou alterao dos textos que acompanho a barra. A barra, em geral vem acompanhada apenas com o nome do recurso associado, mas pode fornecer vrias outras informaes: Para tanto, selecione uma posio (Esquerda, Direita, Superior, Inferior ou Dentro) e na caixa de listagem em cortina defina que tipo de informao deseja que acompanhe a barra.
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Exemplo
H ainda um auxiliar de formatao do diagrama de Gantt, para acess-lo clique com o boto direito do mouse sobre a escala de tempo, no menu rpido escolha Assistente de Grficos Gantt, e siga os passos propostos pelo auxiliar escolhendo os botes de opo mais adequados ao seu projeto. Para alterar o formato de todas as barras ao mesmo tempo, d um duplo clique sobre a rea em branco do diagrama de Gantt (rea dos dias trabalhados), na caixa de dilogo Estilos de Barra defina as alteraes desejadas.
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Para um mesmo modo de apresentao podem-se criar diferenciadas formas que contemplem diferentes enfoques sobre o projeto, para tanto, na Barra de Menu escolha Exibir, abra ento o menu em cascata Tabela, escolha qual a modalidade de maior interesse que deseja visualizar. Voc pode ainda inserir colunas em alguma planilha, para tanto escolha na Barra de Menu Inserir a opo Inserir coluna, na caixa de dilogo Definio de coluna, na caixa de listagem em cortina Nome do campo, defina que tipo de informao constar na nova coluna, clique ento sobre o boto de comando OK.
INSERINDO DESENHOS
Voc pode personalizar sua rea de trabalho, colocando lembretes no seu grfico de Gantt. Para isso, d um clique com o boto direito do mouse em Exibir, Barra de ferramentas, Desenho, resultanto assim o aparecimento de novas ferramentas de desenhos.
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EXERCCIOS FINAIS
Planejamento
Objetivo..: Dar cestas de Natal e presentes para funcionrios e seus filhos de uma empresa que presta servios de limpeza na Indstria Patati-patata. Os..: O objetivo deste exerccio que voc observe realmente como adiminstrar um projeto no Project, perceba o quanto ele flexvel s suas decises, por isso este exerccio bem livre para colocar sua opinio. Planejamento..: Incio do Planejamento marco Selecionar os funcionrios o Quantidade de funcionrios o Quantidade de Crianas (at qual faixa etria receber presente) Alimentos / objetos o Patrocinadores o Selecionar Alimentos Doces Balas Chocolates Cocada Cestas bsicas Arroz Feijo Condimentos Acar Brinquedos Carrinhos Boneca Bola Jogos Mo de obra o Voluntrios o Montagem Cestas bsicas Sacos de doces Brinquedos Locomoo das cestas Localizao o Local de Entrega Conseguir patrocnio o Decorao Flores rvore de Natal Papai Noel Ornamentos para Mesa Alimentos Bebidas Seguranas Msica
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Microsoft Project 2000 Verificao o Cestas bsicas (qtd) o Sacos (doces) o Brinquedos o Localizaao(confirmao/ horrio) Convites/ Senhas o Confeco o Impresso o Distribuio Dia da Entrega
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Aula 4 Colocar a data do inico do projeto dia: 21/08/00; Cuidado para no passar do Natal. Colocar o Autor, Assunto do Projeto; Colocar a primeira e ltima tarefa como um marco; Criar linhas de vnculo com todas as tarefas As etapas dentro da tarefa : Doces, Cestas bsicas, brinquedos,... colocar dependncias como start to start. As etapas dentro da tarefa : Montagem, verificao : dependncias - finish to finish Atribuir anotaes para a tarefa de resumo Patrocinador informando FGV - Hipermercado Extra
Criar um tabela de recursos com os seguintes recursos: Artur Alceste Antonio Patricia Adriana Joo Zlia Carlos Mnica Alex Cris Colocar para cada recurso um salrio (de acordo com sua escolha) ; Para o Alcestes , colocar um aumento de salrio de 25 % no prximo ms; Para o Alcestes, na etapa Papai Noel atribuir um salrio diferente das outras tarefas. Calcular as porcentagens de cada recurso para tenha sucesso, conflitos de sobrecarga de trabalho. Criar calendrios de base no perodo noturno (horrio desejado) para atribuir etapa Segurana (colocar tb. os finais de semanas). Como dias teis ; Colocar perodo de frias para a Artur no ms de dezembro de 2002 .
o o o o o o
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