OTOMATISASI TATA KELOLA

SARANA DAN PRASARANA

Dibuat Oleh :
Ahmad Darojatul M.
XI MPLB 2

SMK NEGERI 1 INDRAMAYU

Jl. Gatot Subroto No.47, Karanganyar,Kec. Indramayu,
Kabupaten Indramayu, Jawa Barat 45213
 Kata Pengantar

Puji Syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Kuasa karena atas rahmat dan
karunia-Nya, penulis dapat menyelesaikan penulisan buku ini. Buku
"Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana Kompetensi Keahlian
Oromatisasi dan Tata Kelola Perkantoran bidang studi Manajemen
Perkantoran. Buku ini disusun mengacu pada Kurikulum 2013 kelompok
peminatan (C3). Sistematika dan urutan kompetensi dalam buku ini telah
disesuaikan dengan kebutuhan di lapangan, dengan memperhatikan
keterkaitan antarkompetensi serta keterkaitan dengan kompetensi pada
kelompok mata pelajaran wajib (Kelompok A dan B), sehingga memudahkan
para siswa mencapai target belajar atau kompetensi yang diharapkan.

Pemanfaatan buku ini, dapat dikombinasikan dengan materi yang

disampaikan oleh guru dan membaca buku-buku literatur lainnya secara
mandiri. Berbagai kegiatan tersebut diharapkan dapat mendukung kegiatan
belajar peserta didik secara menyeluruh. Tentunya, informasi yang penulis
nuangkan dalam buku ini masih banyak kekurangan dan kesalahan. Penulis
berharap masukan dan saran untuk perbaikan serta untuk menghadirkan
khazanah keilmuan yang prismatik dari berbagai sudut yang berbeda-beda.

Kami menyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu
dan memberikan dukungan sehingga buku ini dapat diselesaikan. Semoga
buku ini menghadirkan manfaat bagi semua pihak dan dapat terwujudnya
generasi bangsa yang profesional di bidang Otomatisasi dan Tata Kelola
Perkantoran.

Indramayu, Juli 2023

Daftar Isi
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pekerjaan kantor meliputi mencatat, mengirim, menggandakan, dan
mengolah serta menyimpan data, warkat, dokumen, ataupun hasil pekerjaan
kantor lainnya. Dalam hal ini pegawai atau pekerja kantor haruslah
mengerjakan semua tugas-tugasnya, tetapi tuntutan target harus dikerjakan
dengan cepat dan baik. Karenanya perlu ada perlengkapan maupun peralatan
kantor yang dapat membantu mempercepat kerja mereka. Perlengkapan
kantor sangat beragam jenisnya bergantung pada fungsi tiap-tiap
perlengkapan yang ada. Perlengkapan kantor mempunyai peranan yang
penting dalam setiap kantor karena membantu pegawai dalam mengerjakan
pekerjaan kantor. Dengan demikian produktivitas kerja mereka senantiasa
meningkat. Itulah maksudnya bahwa perlengkapan kantor sangat penting
diperlukan oleh setiap kantor. Namun tidak semua orang mengenal benda-
benda apa saja yang ada di kantor beserta fungsinya, maka dari itu penulis
bermaksud menjelaskan tentang peralatan kantor dengan harapan pembaca
bisa mengerti dengan baik dalam pemanfaatan perlengkapan kantor.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apakah yang dimaksud dengan Sarana Dan Prasarana?

2. Apa saja jenis-jenis Sarana Dan Prasarana?

3. Apa pengertian dan tujuan dari Sarana Dan Prasarana?

1.3 Tujuan

1. Untuk mengetahui pengertian Sarana Dan Prasarana

2. Mengidentifikasi Sarana Dan Prasarana

3. Untuk mengetahui pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan

kantor.

1.4 Manfaat

1. Mengetahui pengertian Sarana Dan Prasarana

2. Mengetahuijenis-jenis Sarana Dan Prasarana

3. Mengetahui pengertian dan tujuan dari Sarana Dan Prasarana

 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengetahuan Dasar Administrasi Sarana dan Prasarana

Ketersediaan sarana dan prasarana yang memadai dengan kualitas

yang baik, sangat dibutuhkan setiap organisasi dalam menyelenggarakan
kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana
dan prasarana, tidak mungkin tujuan organisasi akan dapat dicapai dengan
optimal. Demikian halnya dengan kantor, tempat berlangsungnya kegiatan
yang berkaitan dengan administrasi yang mendukung pencapaian tujuan
organisasi, juga sangat memerlukan sarana dan prasaran kantor.
Sehubungan dengan hal tersebut, maka perlu adanya manajemen
pengeloaan sarana dan prasarana kantor yang baik.

2.1.1 Definisi Sarana dan Prasarana

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah segala

sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau
tujuan. Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama
terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Sarana lebih
ditujukan untuk benda-benda yang bergerak [13.34, 24/7/2022] humanity:
seperti buku, perpustakaan, komputer dan mesin-mesin, sedangkan
prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti
gedung. Menurut Ketentuan Umum Permendiknas (Peraturan Menteri
Pendidikan

Nasional) No. 24 tahun 2007 menyatakan bahwa sarana adalah

perlengkapan pembelajaran yang dapat dipindah-pindah, sedangkan
prasarana adalah fasilitas dasar untuk menjalankan fungsi sekolah/madrasah.
Sarana pendidikan antara lain gedung, ruang kelas, meja, kursi, serta alat-alat
media pembelajaran dan yang termasuk prasarana antara lain seperti
halaman, taman, lapangan, jalan menuju sekolah, dan lain-lain.

Secara umum, sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai

sebagai alat dan bahan untuk mencapai maksud dan tujuan. Sarana lebih
ditujukan untuk benda benda bergerak seperti komputer, meja, telepon, dan
sebagainya. Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang
utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek).
Prasarana lebih ditujukan pada benda-benda tidak bergerak seperti gedung,
ruangan, dan tanah.
2.1.2 Tujuan Administrasi Sarana dan Prasarana

Tujuan penyediaan administrasi sarana dan prasarana di dalam kantor

antara lain sebagai berikut.

a. Menyiapkan data dan informasi dalam rangka menentukan dan

menyusun rencana kebutuhan barang.

b. Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan atau pedoman

dalam pengadaan barang

c. Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan atau pedoman

dalam penyaluran barang

d. Memberikan data dan informasi dalam menentukan keadaan barang

(misalnya barang sudah tua, barang rusak atau barang lebih) sebagai
dasar penambahan ataupun pengurangan barang.

e. Memberikan data dan informasi dalam rangka memudahkan

pengawasan dan pengendalian barang.

f. Memberikan data dan informasi dalam rangka pengontrolan dan

pengevaluasian sarana dan prasarana dalam suatu organisasi.

2.2 Ruang Lingkup Pengolaan Sarana dan Prasarana

Banyaknya kebutuhan akan sarana dan prasarana kantor, maka

pengelolaan yang baik. efektif dan efisien mutlak diperlukan. Mulai dari
perencanaan, pelaksanaan, hingga pengawasan. Tujuan pengelolaan sarana
dan prasarana kantor yaitu agar semua kegiatan yang berhubungan dengan
perbekalan kantor baik yang bersifat administratif maupun teknis operasional
dapat dijalankan dengan baik dan efisien. Ruang lingkup manajemen sarana
dan prasarana, meliputi beberapa hal antara lain sebagai berikut.

1. Perencanaan

2. Pengadaan

3. Pengaturan/Penginventarisan

4. Penggunaan sarana dan prasarana

5. Pemeliharaan

6. Penghapusan
2.2.1 Perencanaan

Tahap pertama dari manajemen sarana dan prasarana adalah

perencanaan. Tahap perencanaan termasuk juga mencakup langkah
pengadaan. Pengadaan sarana dan prasarana tidaklah semudah pengadaan
meja dan kursi yang hanya mempertimbangkan selera dan dana yang
tersedia. Proses pengadaan sarana dan prasarana perlu pertimbangan yang
lebih banyak dan semuanya harus bersifat edukatif (Arikunto dan Yuliana,
2008: 275).

Perencanaan merupakan kegiatan analisis terhadap segala kebutuhan

dan perlengkapan yang dibutuhkan organisasi untuk kegiatan pokok dan
kegiatan penunjang lainnya. Kegiatan ini dilakukan secara terus-menerus
selama kegiatan organisasi berlangsung.

a. Prosedur Perencanaan

1) Mengadakan analisa materi dan alat/media yang dibutuhkan

2) Seleksi terhadap alat yang masih dapat dimanfaatkan

3) Mencari dan atau menetapkan dana

4) Menunjuk seseorang yang akan diserahkan untuk mengadakan alat

dengan pertimbangan keahlian dan kejujuran.

b. Perencanaan Sarana dan Prasarana

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam perencanaan sarana dan

prasarana, antara lain sebagai berikut.

1) Perencanaan pengadaan barang harus dipandang sebagai bagian

integral

dari usaha kualitas proses kegiatan organisasi;

2) perencanaan harus jelas, kejelasan suatu rencana dapat dilihat pada:

tujuan dan sasaran atau target yang harus dicapai, penyusunan

perkiraan biaya/harga keperluan pengadaan;

a) jenis dan bentuk yang akan dilaksanakan;

b) petugas pelaksanaan;
c) bahan dan peralatan yang dibutuhkan; dan
 d) kapan dan dimana kegiatan akan dilaksanakan

3) Suatu perencanaan harus realistis, yaitu dapat dilaksanakan dengan

jelas, terprogram, sistematis, sederhana, luwes, fleksibel, dan dapat
dilaksanakan.

4) Rencana harus sistematis dan terpadu.

5) Rencana harus menunjukkan unsur-unsur insani ataupun noninsani

yang baik.

6) Memiliki struktur berdasarkan analisis.

7) Berdasarkan atas kesepakatan dan keputusan bersama pihak

perencana.

8) Fleksibel dan dapat menyesuaikan dengan keadaan, perubahan

situasi dan kondisi yang tidak disangka-sangka.

9) Dapat dilaksanakan dan berkelanjutan.

10) Menunjukkan skala prioritas.

11) Disesuaikan dengan platform anggaran.

12) Mengacu dan berpedoman pada kebutuhan dan tujuan yang logis.

13) Dapat didasarkan pada jangka pendek (1 tahun). jangka menengah

(4-5 tahun), dan jangka panjang (10-15 tahun)

2.2.2 Pengadaan

Pengadaan adalah proses kegiatan mengadakan sarana dan prasarana

yang dapat dilakukan dengan cara-cara membeli, menyumbang, hibah, dan
lain-lain untuk menunjang pelaksanaan tugas. Pengadaan disesuaikan
dengan kebutuhan masing masing organisasi dengan menggunakan
prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut. Pengadaan sarana dan
prasarana dapat berbentuk pengadaan perlengkapan, peralatan, perabot,
dan bangunan.

Berkenaan dengan pengadaan sarana dan prasarana, ada tiga hal yang
perlu dipahami antara lain sebagai berikut.

a. Pertama, bahwa pengadaan sarana dan prasarana harus melalui

perencanaan yang hati-hati.
 b. Kedua, bahwa banyak cara dalam pengadaan sarana dan prasarana.

c. Ketiga, bahwa pengadaan sarana dan prasarana harus

diadministrasikan dengan tertib, sehingga semua pegeluaran uang
yang berkenaan dengan pengadaan sarana dan prasarana itu dapat
dipertanggungjawabkan.

2.2.3. Pengaturan/Penginventarisasian

Penginvetarisasian adalah kegiatan melaksanakan penggunaan,

penyelenggaraan, pengaturan dan pencatatan barang-barang, menyusun
daftar barang yang menjadi milik lembaga/organisasi ke dalam satu daftar
inventaris barang secara teratur. Tujuannya adalah untuk menjaga dan
menciptakan tertib administrasi barang milik negara yang dimiliki oleh suatu
organisasi. Berdasarkan hal tersebut di atas, inventaris adalah suatu
dokumen berisi jenis dan julah barang yang bergerak maupun yang tidak
bergerak yang menjadi organisasi.

Sehubungan dengan pengaturan dan pengadaan sarana dan prasarana,

maka sarana dan prasarana dapat dibedakan menjadi dua kategori yaitu:

a. Alat yang langsung digunakan dalam kegiatan.

b. Alat-alat yang tidak langsung terlibat dalam kegiatan.

Langkah awal pengaturan yang dilakukan sebelum sarana dan prasarana

digunakan antara lain sebagai berikut.

a. Memberikan identitas pada sarana dan prasarana dengan nomor dan

kode tertentu untuk jenis tertentu.

b. Pencatatan alat ke dalam buku inventaris

c. Penempatan sarana dan prasarana pembelajaran secara tepat

2.2.4 Penggunaan dan Penyimpanan Sarana dan Prasarana

Sarana dan prasarana digunakan sebagai media untuk membantu

mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh suatu perusahaan. Penggunaan
sarana dan prasarana adalah pemanfaatan segala jenis barang yang sesuai
dengan kebutuhan secara efektif dan efisien. Berkenaan dengan
pemanfaatan sarana, harus mempertimbangkan beberapa hal antara lain
yaitu tujuan yang akan dicapai, ketersediaan sarana dan prasarana
penunjang, dan karakteristik pekerjaan. Penyimpanan adalah kegiatan yang
dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil
pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian maupun yang
diperoleh dari hibah/bantuan. Tujuan dari kegiatan penyimpanan
barang/bahan kantor antara lain sebagai berikut

a. Barang tidak rusak cepat

b. aman dari kehilangan barang;
c. tersusun rapi, sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut
dicari dan akan digunakan;
d. mudah dalam pengawasan; dan
e. mudah dalam analisis barang.

2.2.5 Pemeliharaan dan Inventarisasi

Pemeliharaan adalah kegiatan merawat, memelihara, dan menyimpan

barang barang sesuai bentuk dan jenis barangnya sehingga barang tersebut
awet dan tahan lama. Pihak yang terlibat dalam pemeliharaan barang adalah
semua anggota organisasi yang terlibat dalam pemanfaatan barang tersebut.
Berkaitan dengan pemeliharaan, ada hal-hal khusus yang harus dilakukan
antara lain membuat tim pelaksana, membuat daftar sarana dan prasarana,
menyiapkan jadwal kegiatan perawatan, dan menyiapkan lembar evaluasi
untuk menilai hasil kerja perawatan pada masing masing bagian. Adapun
tujuan dari kegiatan pemeliharaan barang antara lain sebgai berikut.

a. Barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca;

b. barang tidak mudah hilang,
c. tidak out of date (kadaluwarsa)
d. tidak mudah susut; dan
e. sarana dan prasarana selalu dalam keadaan baik

Salah satu kegiatan pemeliharaan adalah melakukan inventarisasi

barang Inventarisasi adalah semua kegiatan atau usaha untuk memperoleh
data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki.
Inventarisasi yang dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda,namun
pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama,yaitu antara lain
sebagai berikut.

a. Perlengkapan dan peralatan kantor tidak mudah hilang;

b. Adanya bukti tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga
dapat dipertanggungjawabkan;
c. Memudahkan dalam pengecekan barang;
d. Memudahkan dalam pengawasan; dan
 e. Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan
barang

Agar memudahkan inventarisasi diperlukan buku-buku atau format

pencatatan. Bentuk atau format buku tersebut berbeda-beda setiap
organisasi. Berikut beberapa contoh buku inventaris barang:

a. Buku Induk Barang Inventaris

Buku induk barang inventaris adalah buku yang digunakan untuk

memcatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh
suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak
habis pakai. Berikut contoh format tabel buku induk barang inventaris