SISTEM

INFORMASI
AKUNTANSI
Tinjauan Pemrosesan
Transaksi dan
Sistem Enterprise
Resource Planning
KELOMPOK 1
Muh. Ali Akbar
(1792142014)
Muh. Aditya Pratama
(1892140003)
Indah I. A. Harkavri
(1992140001)
Rahmat Setiawan
(1992140002)
Kurnia Prabawati J.
(1992140003)
 POKOK
BAHASAN
1. Pemrosesan Transaksi :
Siklus Pengolahan Data

2. Sistem Enterprise
Resourse Planning (ERP)
Pemrosesan
Transaksi :
Siklus
Pengolahan
Data
 Akuntan dan pengguna sistem
yang lain memainkan peranan
penting dalam siklus
pengolahan data. Salah satu
fungsi penting SIA adalah untuk
memproses transaksi
perusahaan secara efektif dan
efisien. Dalam sistem manual
(tidak berbasis komputer), data
dimasukkan kedalam jurnal dan
buku besar yang disimpan
dalam bentuk buku. Dalam
sistem berbasis komputer, data
dimasukan ke dalam komputer
dan disimpan dalam file dan
database.
Operasi yang dilakukan pada
data untuk menghasilkan
informasi yang penting dan
relevan yang disebut secara
kolektif sebagai siklus
pengolahan data (data
processing cycle). Proses ini
terdiri atas empat tahap, yaitu
input data, penyimpanan data,
pengolahan data dan output
informasi.
 INPUT
DATA

Langkah pertama dalam

pemrosesan input adalah
mengambil data transaksi dan
memasukkannya ke dalam sistem
yang biasanya dipicu oleh aktivitas
bisnis. Data harus dikumpulkan
dari tiga segi setiap aktivitas
bisnis, yaitu:

1. setiap aktivitas yang menarik.

2. sumber daya yang
dipengaruhi oleh setiap
aktivitas.
3. orang yang berpartisipasi
dalam setiap aktivitas.
Siklus pendapatan yang sering melakukan
transaksi adalah penjualan, baik kas
maupun kredit. S&S perlu mengumpulkan
data mengenai transaksi penjualan sebagai
berikut:

1. Waktu dan tanggal penjualan

2. Karyawan yang membuat penjualan
dan petugas pemeriksaan yang
memproses penjualan
3. Register pemerikasaan tempat
penjualan diproses
4. Barang yang terjual
5. Kuantitas setiap barang yang terjual
6. Membuat daftar harga dan harga
aktual dari setiap barang yang terjual
7. Total jumlah penjualan
8. Instruksi pengiriman
9. Untuk penjualan kredit: nama
pelanggan, tagihan untuk pelanggan
dan alamat pengiriman
 Sebagian besar bisnis
menggunakan dokumen sumber
(source documents) kertas untuk
mengumpulkan data mengenai
aktivitas bisnis mereka. Mereka
kemudian memindah data ke
dalam komputer, mereka sering
menyimpan nama yang sama dan
format dasar seperti dokumen
kertas yang digantikannya.
Berikut merupakan daftar
beberapa aktivitas siklus
transaksi umum dan dokumen
sumber atau formulir yang
digunakan untuk mengambil
data kejadian.
 Dokumen Turnaround
(Turnaround Documents)

Output perusahaan untuk pihak

eksternal, yang sering kali menambah
data ke dokumen, dan kemudian
mengembalikan ke perusahaan sebagai
dokumen input.

Penyimpanan
Data

Input Pengelolaan Output

Data Data Informasi
Langkah kedua dalam pemrosesan input
adalah memastikan data yang diambil akurat
dan lengkap dengan salah satu cara, yaitu
menggunakan otomatisasi data sumber atau
dokumen turnaround yang didesain dengan
baik dan layar entri data.

Langkah ketiga dalam pemrosesan input

adalah meyakinakan kebijakan perusahaan
diikuti, seperti menyetujui atau memverifikasi
transaksi.
PENYIMPANAN
DATA
BUKU BESAR

Buku besar umum (general ledger): buku besar

yang berisi ringkasan level data untuk setiap akun
aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan beban
organisasi.

Buku besar pembantu (subsidiary ledger): buku

besar yang digunakan untuk mencatat data secara
detail untuk akun buku besar umum dengan
banyak sub-akun terpisah, seperti piutang,
persediaan, dan utang usaha.

Akun kontrol (control account): sebuah titel yang

diberikan pada akun buku besar umum yang
meringkas total jumlah yang tercatat dalam buku
besar pembantu.
TEKNIK PENGODEAN

Pengodean (coding): penetapan sistematis dari angka atau

huruf pada item untuk mengklasifikasi dan mengatur
item-item tersebut. Berikut ini merupakan beberapa
teknik pengodean, yaitu:

Kode urutan (sequence code): item yang diberi

nomor secara berurutan untuk akun semua item.
Setiap item yang hilang menyebabkan perbedaan
dalam urutan numerik.

Kode blok (block code): blok angka dicadangkan

untuk kategori data tertentu.

Kode grup (group code): dua atau lebih subgrup

dari digit yang digunakan untuk kode item, sering
kali digunakan dalam kaitannya dengan kode blok

Kode mnemonik (mnemonic code): huruf dan

angka yang diselingi untuk mengidentifikasi item.
Pedoman untuk menghasilkan sistem
pengodean yang lebih baik, maka kode
harus:
Konsisten dengan tujuan penggunaannya,
yang mengharuskan pembuat kode
menentukan sistem yang diinginkan
output sebelum memilih kode,
Memungkinkan untuk penambahan.
Contoh: jangan menggunakan tiga digit
untuk kode karyawan dalam perusahaan
yang berkembang cepat dengan 950
karyawan,
Sesederhana mungkin unuk
meminimalkan biaya, memudahkan
penghafalan dan interpretasi, juga
memastikan dapat diterima oleh karyawan,
Konsisten dengan struktur organisasi
perusahaan dan antardivisi perusahaan.
 BAGAN AKUN

Bagan akun (chart of account): daftar

semua angka yang ditetapkan untuk
neraca dan laporan laba rugi. Angka
akun memungkinkan traksasi data
untuk dikodekan, diklasifikasikan,
dan dimasukkan ke dalam akun yang
sesuai. Bagan akun juga
memudahkan laporan keuangan dan
laporan persiapan.
Berikut ini tabel yang menunjukkan bagan akun Ashton yang
dikembangkan untuk S&S:

Digit pertama merepresentasikan kategori akun utama

dan mengindikasikan letak akun pada laporan keuangan
S&S. Digit kedua merepresentasikan subakun keuangan
utama dalam setiap kategori. Digit ketiga menunjukkan
akun khusus tempat data transaksi akan dimasukkan.
JURNAL

Jurnal umum (general journal): jurnal yang

digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak
sering atau rutin, seperti pembayaran pinjaman dan
penyesuaian akhir periode dan jurnal penutup.

Jurnal khusus (specialized journal): jurnal yang

digunakan untuk mencatat sejumlah besar
transaksi berulang seperti penjualan kredit,
penerimaan kas, pembelian, dan pengeluaran kas.
Berikut ini contoh jurnal penjualan:
Berikut ini contoh pencatatan dan
posting penjualan kredit:
 JEJAK
AUDIT

Jejak audit (audit trail): jalur yang

memungkinkan transaksi untuk
ditelusuri melalui sistem
pengolahan data dari titik asal ke
output atau mundur dari output ke
titik asal. Ini digunakan untuk
mengecek keakuratan dan validitas
posting buku besar dan untuk
menelusuri perubahan dalam akun
buku besar umum dari saldo awal
ke saldo akhir mereka.
Konsep Penyimpanan
Berbasis Komputer
Entitas (entity): sesuatu mengenai informasi yang
disimpan dalam catatan. Contohnya: karyawan, barang
persediaan, dan pelanggan.

Atribut (attributes): sifat nomor identifikasi dan

karakteristik khusus dari suatu entitas yang disimpan
dalam database. Contohnya: nomor karyawan, tingkat
pembayaran, nama, dan alamat.

Field: porsi data catatan di mana nilai data untuk atribut

tertentu di simpan. Contohnya: dalam spreadsheet setiap
bari merepresentasikan pelanggan dan setiap kolom
adalah atribut untuk pelanggan. Setiap sel dalam
spreadsheet adalah field.

Catatan (record): seperangkat field yang nilai

datanya menjelaskan atribut tertentu dari suatu
entitas, seperti semua data penggajian yang
terkait karyawan tunggal. Contohnya: baris
dalam spreadsheet.
Nilai data (data value): nilai aktual yang
disimpan dalam field. Ini mendeskripsikan
atribut untuk setiap entitas. Contohnya: field
nama pelanggan akan berisi "Perusahaan
XYZ" jika perusahaan tersebut adalah
pelanggan.

File: seperangkat record yang secara logika

berhubungan, seperti record penggajian semua
karyawan.

File induk (master file): file permanen record yang

menyimpan data kumulatif mengenai organisasi.
Saat transaksi terjadi, record dalam file induk akan
diperbarui.

File transaksi (transaction file): file yang berisi

transaksi bisnis yang terjadi selama periode fiskal
tertentu. File transaksi secara konseptual sama
dengan jurnal dalam SIA manual.
 Database: seperangkat file data yang saling terkait
dan dikendalikan secara terpusat, yang disimpan
dengan sedikit redundasi data. Database
mengonsolidasikan record yang disimpan
sebelumnya dalam file terpisah ke dalam pool
umum dan melayani berbagai pengguna dan
aplikasi pengolahan data.

Berikut ini merupakan elemen-elemen penyimpanan data:

PENGOLAHAN
DATA

Empat jenis aktivitas pengolahan data

yang berbeda yang disebut sebagai
CRUD adalah sebagai berikut:

1. Membuat (creating) record data

baru, seperti menambahkan data
karyawan yang baru dipekerjakan
ke database penggajian.
2. Membaca (reading), mengambil,
atau melihat data yang sudah ada.
3. Memperbarui (updating) data
yang tersimpan sebelumnya.
4. Menghapus (deleting) data,
seperti membersihkan file induk
vendor untuk semua vendor dalam
perusahaan yang tidak lagi
melakukan bisnis dengan
perusahaan.
Pemrosesan batch (batch processing):
mengakumulasi catatan transaksi ke dalam grup
atau batchuntuk memproses pada interval reguler
seperti harian atau mingguan. Catatan biasanya
disortir ke dalam beberapa urutan (seperti secara
numerik atau alfabet) sebelum pemrosesan.

Pemrosesan online, real-time (online, real-time

processing): sistem komputer yang mengolah dan
sesegera mungkin setelah mendapatkan dan
menyediakan informasi yang diperbarui untuk
pengguna secara tepat waktu.
 OUTPUT
INFORMASI

Dokumen (document): catatan transaksi atau

data perusahaan lain. Contohnya cek, faktur,
laporan penerimaan, dan daftar permintaan
pembelian.

Laporan (report): output sistem, disusun

dengan urutan yang bermakna, yang digunakan
oleh karyawan untuk mengendalikan aktivitas
operasional, manajer untuk membuat
keputusan dan mendesain strategi, dan investor
dan kreditor untuk memahami aktivitas bisnis
perusahaan.

Database query (pertanyaan): suatu

permintaan database untuk menyediakan
informasi yang dibutuhkan guna menyelesaikan
permasalahan atau menjawab pertanyaan.
Informasinya akan diambil, ditampilkan, atau
dicetak, dan/atau dianalisis sebagaimana yang
diminta.
Berikut ini contoh dalam aktivitas memperbarui
file piutang:
Berikut ini pemrosesan batch dan online:
 Sistem
Enterprise
Resource
Planning
(ERP)
Sistem enterprise resouce planning
(ERP sytem): suatu sistem yang
mengintegrasikan semua aspek
aktivitas organisasi seperti akuntansi,
keuangan, pemasaran, sumber daya
manusia, manufaktur, manajemen
persediaan ke dalam satu sistem.

Sistem ERP termodulasi;perusahaan

dapat membeli setiap modul yang
memenuhi kebutuhan khusus
mereka. ERP memfasilitasi arus
informasi antara berbagai fungsi
bisnis perusahaan dan mengelola
komunikasi dengan para pemangku
kepentingan di luar.
Berikut ini sistem ERP Terintegrasi:
Sistem ERP bersifat modular.
Modul ERP biasanya mencakup
sebagai berikut:

Keuangan (sitem buku besar dan pelaporan) - buku

besar, piutang, utang, aktiva tetap, penganggaran,
manajemen kas, dan persiapan laporan manajerial dan
laporan keuangan.
Sumber daya manusia dan penggajian - sumber daya
manusia, penggajian, imbalan kerja karyawan, pelatihan,
waktu dan kehadiran, manfaat, dan laporan pemerintah.
Memesan ke kas (siklus pendapatan) - entri pesanan
penjualan, pengiriman, persediaan, penerimaan kas,
perhitungan komisi.
Membeli untuk membayar (siklus pengeluaran)
pembelian, penerimaan dan inspeksi persediaan,
persediaan dan manajemen gudang, dan pengeluaran
kas.
Manufaktur (siklus produksi) - perekayasaan,
penjadwalan produksi, daftar bahan baku, barang dalam
proses, manajemen alur kerja, pengendalian kualitas,
manajemen biaya, dan proses manufktur dan proyek.
Manajemen proyek - penetapan biaya, penagiahan,
waktu dan biaya, unit kinerja, manajemen aktivitas.
Manajemen hubungan pelanggan - penjualan dan
pemasaran, komisi, pelayanan, kontak pelanggan, dan
dukungan pusat panggilan.
Alat sistem - alat untuk membuat data file induk,
membuat perincian arus informasi, pengendalian akses,
dan sebagainya.
Sistem ERP dengan database terpusat memberikan
keuntungan yang signifikan sebagai berikut:
ERP memberikan tampilan tunggal atas data organisasi
dan situasi keuangan yang terintegrasi di seluruh
perusahaan. Menyimpan semua informasi perusahaan
dalam database tunggal memecah hambatan antara
departemen dan arus informasi.
Input data diambil atau dikunci sekali, dan tidak berkali-
kali, saat dimasukkan ke dalam sistem yang berbeda.
Mengunduh data dari satu sistem ke yang lain tidak lagi
diperlukan.
Manajemen mendapatkan visibilitas yang lebih besar ke
dalam setiap area perusahaan dan kemampuan dalam
memonitor yang lebih besar.
Organisasi memperoleh pengendalian akses yang lebih
baik.
Prosedur dan laporan yang telah distandardisasi antarunit
bisnis.
Pelayanan pelanggan meningkat karena karyawan dapat
dengan cepat mengakses pesanan persediaan yang
tersedia, mengirimkan informasi, dan detail traksaksi
pelanggan sebelumnya.
Pabrik manufaktur menerima pesanan baru secara real-
time, dan otomatisasi proses manufaktur membuat
produktivitas meningkat.
 Sistem ERP juga memiliki
kerugian yang signifikan yaitu :

Biaya. Perangkat kerja keras ERP, perangkat

lunak, dan biaya konsultasi berkisar dari $50
jutahingga $500 juta untuk perusahaan
Fortune 500 dan pembaruan dapat
menghabiskan biaya $50 juta hingga $100
juta. Perusaahn berukuran sedang dapat
menghabiskan$10 sampai $20 juta.

Jumlah waktu yang diminta. Hal ini dapat

mnhabiskan beberapa tahun untuk memilih
dan mengimplementasikan sistem ERP secara
penuh, tergsntung pada ukuran bisnis, jumah
modul yang harus diimplementasikan, tingkat
penyesuaian, lingkup perubahan dan
seberapa baik pelanggan mengambil
kepemilikan proyek.
Perubahan proses bisnis. Kecuali
perusahaan ingin menghabiskan
beberapa waktu dan uang untuk
menyesuaikan modul, karena harus
beradaptasi untuk menstandarisasi
proses bisnis sebagai lawan dalam
mengadopsi paket ERP untuk proses
perusahaan yang ada. Kegagalan
untuk memetakan proses bisnis saat
ini terdapat pada perangkat lunak
ERP yang sudah ada adalah
penyebab terbesar kegagalan proyek
ERP.
Kompleksitas. Hal ini berasal dari
integrasi berbagai aktivitas dan
sistem bisnis yang berbeda, masing-
masing memiliki proses, aturan
bisnis, semantic data, hierarki
otoriasasi, dan keputusan yang
berbeda.
 Resistansi. Organisasi yang memiliki banyak
departemen dengan sumber daya terpisah, misi,
laba dan rugi, dan rantai komando mungkin
percaya bahwa sistem tunggal memberikan
beberapa keuntungan. InI juga memerlukan
pelatihan dan pengalaman yang dapat
dipertimbangkan untuk menggunakan sistem ERP
dengan efektif, dan penolakan karyawan adalah
alasan utama mengapa banyak implementasi ERP
tidak sukses. Tidak mudah untuk meyakinkan
karyawan agar mengubah cara mereka melakukan
pekerjaan mereka, melatihnya dalam prosedur
baru, menguasai sistem baru, dan meyakinkan
mereka membagikan informasi sensitif. Penolakan,
kaburnya batasan perusaahaan, dapat
meneyebabkan masalah dengan moral karyawan,
akuntabilitas dan garis pertanggungjawaban.

Menuai keuntungan potensial sistem ERP dan

mengurangi kerugiannya membutuhkan usaha
sadar dan keterlibatan oleh manajemen puncak.
Komitmen manajemen puncak kepada sistem ERP
dan dukungan perubahan yang diperlukan untuk
meningkatkan kesempatan untuk sukses.
 Rangkuman

Akuntan dan pengguna sistem yang lain memainkan

peranan penting dalam siklus pengolahan data.
Salah satu fungsi penting SIA adalah untuk
memproses transaksi perusahaan secara efektif
dan efisien. Dalam sistem berbasis komputer, data
dimasukkan ke dalam komputer dan disimpan
dalam file atau database. Operasi yang dilakukan
pada data untuk menghasilkan informasi yang
penting dan relevan yang disebut secara kolektif
sebagai siklus pengolahan data.Secara historis
sebagian besar bisnis menggunakan dokumen
sumber (source document) kertas untuk
mengumpulkan data mengenai aktivitas bisnis
suatu perusahaan.Sistem enterprice resource
planning (ERP system) mengatasi permasalahan-
permasalan ini pada saat sistem ini
mengintegrasikan semua aspek dalam operasi
perusahaan dengan SIA tradisional.Sistem ERP yang
didesain dengan baik memberikan manajemen
akses yang baik untuk memperbarui informasi
mengenai semua aktivitas ini untuk merencanakan,
mengendalikan dan mengevaluasi proses bisnis
organisasi secara lebih efektif.