PANDUAN TEKNIS ANALISIS SWOT

1. Selayang Pandang Untuk tetap bertahan menghadapi dinamika keadaan, sebuah organisasi harus dapat dengan tumbuh dan berkembang. Pertumbuhan dan perkembangan dapat dicapai dengan adanya perubahan. Namun yang perlu diingat adalah, perubahan itu tidak selalu baik, artinya perubahan juga bisa menghancurkan. Oleh karena itu, untuk menghindari perubahan yang bersifat menghancurkan dan mendapatkan sebuah perubahan yang menuju perbaikan, maka dibutuhkan sebuah metode analisa kondisi sebuah organisasi sehingga didapatkan data analisis valid yang dapat dimanfaatkan untuk merencanakan sebuah pengembangan organisasi. Metode tersebut adalah metode analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity and Threat). Perubahan yang baik adalah perubahan yang terjadi dengan teratur. Jika proses perubahan yang teratur dirangkum, maka akan muncul sebuah skema sebagai berikut:

Dari skema tersebut tampak bahwa analisa SWOT memang dibutuhkan dalam sebuah proses pengambilan keputusan dalam menangani berbagai permasalahan maupun dalam pengembangan organisasi. SWOT pertama kali dikenalkan oleh Albert Humphrey pada tahun 1960-1970an di Universitas Stanford yang kini metode ini menyebar luas dan digunakan dalam organisasi-organisasi di seluruh belahan dunia. Penggunaan SWOT tidak terbatas pada organisasi mahasiswa saja, namun juga mulai dari analisa diri sendiri, pengadaan sebuah kegiatan, bahkan sampai perusahaan yang berorientasi laba bisa menggunakan metode ini. Dalam sebuah organisasi kemahasiswaan, SWOT bermanfaat mulai dari menganalisa struktur organisasi sampai menilai kelayakan sebuah program kerja. Misalnya, saat ketua organisasi ingin menentukan apakah diperlukan sebuah departemen atau divisi dalam organisasinya, dia bisa melakukan SWOT. Begitu juga dalam menetapkan program kerja, arah dan kebijakannya juga ditentukan oleh analisa SWOT sehingga dalam menentukan target kedepannya memiliki dasar yang kuat dan berbasis kebutuhan yang bermanfaat bagi banyak pihak. 2. All About SWOT

Analisis SWOT adalah sebuah metode prosedur analisis kondisi yang mengklarifikasi kondisi objek dalam empat kategori Strength (Kekuatan), Weakness (Kelemahan), Opportunity (Faktor Pendukung) and Threat (Faktor Penghambat/Ancaman). Dalam pembagiannya SWOT dibagi 2 bidang, yaitu faktor internal atau eksternal. a. Faktor Internal (Strength dan Weakness) Faktor internal terdiri dari strength dan weakness yaitu faktor yang BERASAL DARI DALAM OBJEK ITU SENDIRI. Jika objeknya adalah sebuah organisasi katakan BEM, maka faktor internalnya meliputi bagaimana kualitas SDM didalam BEM, bagaimana dengan manajemen keuangan di dalam BEM dan lain-lain. Dari sini kita sepakati OBJEK yang kita bahas adalah Organisasi. 1) Strength (Kekuatan) Strenghth adalah sebuah faktor pendorong dan kekuatan yang berasal dari dalam organisasi, dimana kekuatan disini meliputi semua komponen-komponen organisasi baik sumber daya maupun kemampuan yang dapat dioptimalkan sehingga bermakna positif untuk pengembangan organisasi ataupun pelaksanaan sebuah program kerja (proker). Misalnya, kepemimpinan yang efektif, keadaan keuangan yang kuat, SDM yang berkualitas, proker unggulan dan lain-lain. 2) Weakness (Kelemahan) Weakness adalah suatu faktor kekuatan yang seharusnya dimiliki oleh organisasi namun tidak ada, yang akhirnya menjadi kelemahan dalam organisasi tersebut. Maka weakness berarti kekurangan-kekurangan yang berasal dari dalam organisasi itu sendiri. Misalnya, kualitas SDM yang rendah, kuantitas SDM yang kurang, keterbatasan dana dan lain-lain. b. Faktor Eksternal (Opportunity dan Threat) Faktor eksternal terdiri dari opportunity dan threat yaitu faktor yang BERASAL DARI LUAR OBJEK. Jika objeknya adalah sebuah organisasi katakan BEM, maka faktor eksternalnya meliputi bagaimana dengan dukungan dekanat dan mahasiswa dan lain-lain. Dari sini kita sepakati OBJEK yang kita bahas adalah Organisasi. 1) Opportunity (Faktor Pendukung) Opportunity merupakan faktor-faktor pendukung dalam pengembangan maupun stabilitas organisasi maupun pelaksanaan proker. Faktor pendukung ini merupakan faktor yang berasal dari luar organisasi, bukan dari dalam organisasi. Misalnya dukungan dari pemerintah, perkembangan teknologi dan lain-lain. 2) Threat (Faktor Penghambat/Ancaman) Threat merupakan faktor-faktor penghambat atau hal-hal yang dapat mengancam perkembangan maupun stabilitas organisasi atau pelaksanaan proker, atau bahkan dapat mengancam keberadaan organisasi atau proker. Faktor ini juga berasal dari luar organisasi, bukan dari dalam organisasi. Misalnya, kebijakan pemerintah yang merugikan, hilangnya sumber dana dan lain-lain.

c. Tahap-tahap analisis SWOT Setelah mengetahui apa itu SWOT, maka yang selanjutnya dilakukan adalah memahami bagaimana tahap-tahap melakukan analisis SWOT. Kita sepakati lagi, objek yang kita bahas adalah organisasi. Secara formal tahap-tahap yang dilakukan dalam analisis SWOT adalah: 1) Ketua organisasi melibatkan kepala divisi/departemen maupun seluruh staff organisasi untuk melakukan SWOT 2) Melakukan sharing pandangan umum masing-masing Disini dapat digali informasi sebanyak mungkin dari informan-informan yang ada dan juga bisa ditambah dengan poin-poin tambahan dari sudut pandang pribadi terhadap sebuah organisasi. Hasilnya akan terkumpul banyak pernyataan yang terdiri dari hal-hal positif maupun negatif.
3) Maka hal yang selanjutnya dilakukan adalah memisahkan informasi yang merupakan

hal positif atau negatif POSITIF Kekuatan, dukungan dll NEGATIF Kelemahan, ancaman dll

4) Yang selanjutnya adalah melakukan analisa kondisi internal dan eksternal organisasi

dan memasukkan hasil analisa dalam matriks SWOT

a. Format 1 INTERNAL Strength 1. 2. 3. ................... dst dst Nilai ..... ..... ..... Jumlah nilai:...... 1. 2. 3. Weakness .................. dst Dst Nilai ..... ..... ..... Jumlah nilai:......

EKSTERNAL Opportunity 1. .................. 2. dst 3. dst Nilai ..... ..... ..... Jumlah nilai:...... Threat 1. .................. 2. dst 3. dst Nilai ..... ..... ..... Jumlah nilai:......

5) Analisa Kekuatan dalam Matriks SWOT Setelah setiap faktor telah masuk dalam matriks SWOT, maka hal yang dilakukan selanjutnya adalah pembobotan / penilaian / penetapan skala untuk masing-masing kekuatan. Hal ini berguna dalam penetapan skala prioritas pemecahan masalah. Jangan lpa bahwa pembobotan dibuat setelah kita yakin bahwa setiap elemen organisasi telah kita masukkan ke dalam tabel identifikasi. Pembobotan dapat dilakukan dengan pendekatan skala Likert. Skala ini digologkan menjadi 2 kelas utama, yaitu kelas Pendukung dan Penghambat, yang sebenarnya memiliki prinsip yang sama. a. Skala Likert terhadap Faktor Pendukung: 5 : menyatakan dampak sangat kuat mendukung 4 : menyatakan dampak kuat mendukung 3 : menyatakan dampak cukup kuat mendukung 2 : menyatakan dampak kurang kuat mendukung 1 : menyatakan dampak sangat kurang kuat mendukung

b.

Skala Likert terhadap Faktor Penghambat: 5 : menyatakan dampak sangat kuat menghambat 4 : menyatakan dampak kuat menghambat 3 : menyatakan dampak cukup kuat menghambat 2 : menyatakan dampak kurang kuat menghambat 1 : menyatakan dampak sangat kurang kuat menghambat

6) Penghitungan Akhir dan Penetapan Kondisi

Rumus: Presentase Daya Dorong: Jumlah S + O x 100% Jumlah S + W + O + T

Presentase Daya Hambat: Jumlah W + T x 100% Jumlah S + W + O + T

a. Interpretasi Daya Dorong

100 % - 75% : Kondusif 74,9% - 50% : Subkondusif 49,9% - 25% : Sub Kritis 24,9% - 0% : Kritis b. Interpretasi Daya Hambat 100 % - 75% : Kritis 74,9% - 50% : Sub kritis 49,9% - 25% : Sub kondusif 24,9% - 0% : Kondusif 7) Setelah mengetahui kondisi organisasi kita, maka diharapkan kita dapat lebih mudah membuat kebijakan untuk menangani permasalahan yang ada ataupun melakukan pengembangan organisasi kita. Karena akan muncul prioritas-prioritas mana yang perlu dirubah dan mana yang tidak, mana yang harus disegerakan dan mana yang

bisa ditunda. Dan yang perlu diingat, analisis SWOT bukanlah pemecahan masalah, SWOT hanyalah suatu bentuk metode analisis teoritis sebagai rangkaian langkah pemecahan suatu masalah.