Auditachat 140116033913 Phpapp02

PLAN
Introduction
I- Pourquoi l’audit des achats
II- Le cycle achat
III- L’audit du cycle achat
IV- Etude de cas
Conclusion
Bibliographie / Wébographie
INTRODUCTION
Depuis de nombreuses années les achats utilisent des systèmes

de mesure pour évaluer la performance, développer des
stratégies, apprécier le personnel.
INTRODUCTION
Les directions générales attendent des achats une contribution à

la création d’avantages concurrentiels durables pour
l’entreprise.
Cette situation a accentué la nécessité de mesures fiables

traduisant la contribution des achats à la création de valeur.
I – POURQUOI L’AUDIT DES ACHATS?
1- L’importance de la fonction achat dans l’entreprise
2- Le but de l’audit achat

1- L’IMPORTANCE DE LA FONCTION ACHAT DANS
L’ENTREPRISE
« La fonction achats est définie comme la fonction responsable de

l'acquisition des biens ou services nécessaires au fonctionnement
de toute entreprise »
L’ENTREPRISE
 Une fonction beaucoup plus ouverte sur le marché extérieur
 Elle permet de créer des relations de partenariat avec les

fournisseurs sur le long terme, mais aussi détecter de nouveaux
fournisseurs et des produits innovants
 Une fonction qui est plus au service des progrès de productivité

de l’ensemble des services de l’entreprise
 Une fonction conjuguée à la réduction des coûts

L’ENTREPRISE
FONCTION-CARREFOUR
 l’ensemble des fournisseurs potentiels
 les utilisateurs de l'entreprise elle-même
Elle se positionne comme le garant de la qualité des produits

achetés, elle constitue en outre un centre de profit pour
l’entreprise.
2- LE BUT DE L’AUDIT ACHAT
La fonction achat peut, par ses insuffisances, être la source de

dysfonctionnements sérieux perturbant la plupart des autres
fonctions de l’entreprise.
Nécessité d’un audit achat

Le principal objectif d’un audit achat, c’est de mesurer la

performance des achats et ainsi contribuer de façon importante à
la création de valeur.
 Définir des objectifs et mesurer les écarts.
 Rendre les actions visibles pour mieux communiquer sur

l’impact effectif des achats.
 Augmenter la motivation des acheteurs pour une mesure plus

juste des efforts de chacun…
La mesure de la performance permet de déclencher des actions pour

atteindre des objectifs et tendre vers l’excellence opérationnelle.
Tendre vers l’excellence achats = Créer de la valeur au meilleur

coût
II. LE CYCLE D’ACHAT
Chapitre 1
Le processus d’achat
Négociation et
Reconnaissance Recherche et analyse
choix du ou des
et anticipation des propositions
fournisseurs
des besoins
1 Des fournisseurs
2 3
Evaluation des Suivi de la

Règlement
performances commande et de la
6 5 4 livraison
 1- Reconnaissance et anticipation des besoins
- Que dois-je acheter?

- Quand dois-je acheter?
Établissement d’un
plan d’approvisionnement
2- Recherche et analyse des propositions des
fournisseurs
 Recherche des fournisseurs
L'acheteur a tendance généralement à s'adresser aux

sources habituelles d'approvisionnement, ainsi qu'à
celles qui ont une bonne réputation.
L'acheteur doit bien s’informer avant de s'adresser au

fournisseur.
Recueil et analyse des prépositions
 Avant de choisir un fournisseur, l’acheteur doit

examiner les différentes offres et sélectionner des
entreprises préliminaires dont les propositions
paraissent intéressantes dans un premier temps
3- négociation et choix du fournisseur:

4- Suivi de la commande et de la livraison

La commande
Passation de la commande
Suivi de la commande
(s'assurer que le fournisseur a renvoyé l'accusé de réception,

organiser une relance préventive, relance fournisseur)
4- Suivi de la commande et de la livraison
La livraison
Réception de la livraison
Contrôle quantitatif Contrôle qualitatif
 Signer les décharges présentées;

 Identifier et enregistrer toutes les marchandises qui entrent ;
 Informer les achats, le magasin (s'il n'en dépend pas);
 Mettre le plus rapidement possible ces marchandises à disposition;
5- Le règlement
 La facture parvient à l'entreprise, soit au service achats, soit

au service comptabilité directement. quand les deux contrôles
de réception sont effectués, il convient d'en administrer le
règlement au plus vite selon les conditions de paiement
prévues.
 le règlement n’est effectué que si les éléments réceptionnés

correspondent aux conditions convenues avec le fournisseur.
 6- Évaluation des performances du fournisseur:
Le fournisseur a-t-il honoré ses engagements?
Tableau de bord des approvisionnements

III- AUDIT DU CYCLE D’ACHAT
1- Les procédures d’achats
2- L’audit du besoin d’achat
3- L’audit fournisseur
4- L’audit de l’acte d’achat et de la livraison
5- L’audit des comptes fournisseurs
6- L’audit du règlement
1- LES PROCÉDURES D’ACHAT
La procédure d’achat est un document interne, propre à chaque

entreprise, qui permet de :
Décrire le fonctionnement de service achat.

Prévoir les quantités à commander pour une période.
Consacrer le budget du service en fonction de la demande et les
moyens d’entreprise.
Objectifs à atteindre:
Les objectifs doivent être clairement lisibles par les acheteurs. Il

faut fixer deux types d’objectifs :
 Des objectifs sur la procédure en elle-même, Ex: la procédure

permet-elle d’atteindre les objectifs du service achat (minimiser
les stocks…etc)
 Des résultats à atteindre par la procédure, Ex: la réduction de

15% du nombre de fournisseurs.
Principes du contrôle interne :

 La séparation des tâches
 Recherche de l’exhaustivité
 La réalité
 L’autorisation
 L’enregistrement
La séparation des tâches
 Assurer un cloisonnement des tâches favorable à un meilleur

contrôle.
o l’accord de la commande
o la réception et le contrôle des biens et des services
o le contrôle des factures
o l’autorisation de règlement
o le paiement des factures…etc
Recherche de l’exhaustivité
Risques :
 L’omission de l’enregistrement d’une facture reçue ou d’un avoir
 La réception des marchandises sans enregistrement de la facture

à recevoir…
Recherche de l’exhaustivité
 Il sélectionne des bons de réception et s’assure de
l’enregistrement des factures correspondantes.
 Il sélectionne les relevés fournisseurs et les compare avec les

factures enregistrées.
 Il sélectionne les demandes d’avoir ou retrouve les avoirs reçus

et les enregistrements correspondants…etc
La réalité des procédures
Risques :
 Enregistrement d’achats non effectués
 Enregistrement des charges ou des dettes non autorisées,
 Non détection d’erreurs qui peuvent fausser les factures…etc

L’autorisation
 Les besoins sont déclenchés par des personnes ayant autorité
 Toutes les commandes sont autorisées
 Les règlements des factures sont autorisés et leur acceptation est

faite par les personnes compétentes…etc
L’enregistrement
Risque :
 Non comptabilisation de certains paiements dans les comptes

fournisseurs…etc
Exemple de procédure d’achat de MARJANE
Exemple de procédure d’achat de YAZAKI

2- L’AUDIT DU BESOIN D’ACHAT
Le besoin est-il défini avec précision avec les clients internes ?
. Enquête rigoureuse auprès de tous les services

. Proposition d’une synthèse (Traduction du besoin en termes
QUANTITATIFS et QUALITATIFS)
. Signature de la synthèse par les clients internes
La détection et l’identification des besoins dépendent de procédures

de planification :
Programmes de production.
Standards et nomenclatures des matières.
Procédures de gestion des stocks et processus de déclenchement des
demandes d’achats.
Risques Sources des risques

 identifier de manière  Le caractère incomplet ou
incomplète, inexacte ou tardive, obsolète des outils de prévision
les besoins prévisibles, et manuels ou informatisés.
compromettre la sélection du
meilleur fournisseur.  L’inexactitude ou
l’inadaptation des informations
utilisées dans l’identification des
besoins.
 Le retard de collecte ou de
transmission des informations qui
déclenchent la demande d’achat.
Opération d’audit
L’examen des outils de prévision :
-délais de réapprovisionnement
-niveau de stock-outil jugé nécessaire
-niveau minimum de commande…
L’analyse de la qualité des informations utilisées dans les

estimations des besoins…etc
 Plus le besoin est précis, plus le pouvoir reste à l’Acheteur.
 Plus le besoin est vague, plus le pouvoir est transféré au

Vendeur.
3- L’AUDIT FOURNISSEUR
L'audit fournisseur permet à une organisation, collectivité

territoriale ou entreprise, de dresser un état des lieux de ses
principaux fournisseurs.
•La qualité des produits •La qualité des livraisons

•La qualité de service •L’absence de risque
•La qualité du partenariat •Le respect du contrat…etc

Audit de sélection des fournisseurs
Audit de seconde partie : (du client chez son fournisseur)
Audit de tierce partie : (par un organisme certificateur )

Audit de sélection des fournisseurs
Les systèmes d’information mis en place
La qualité des tableaux de bord mis en place
Les rôles des utilisateurs dans la création des tableaux de bord, la

qualité de la collecte des informations, et des décisions prises à
l’égard des fournisseurs.
Audit de seconde partie (du client chez son fournisseur):

Audit de seconde partie (du client chez son fournisseur):

Audit de tierce partie (par un organisme certificateur):

Audit de tierce partie (par un organisme certificateur):

S’assurer du niveau de qualité des prestations des fournisseurs
Choisir des critères:
 La qualité ; le niveau de qualité, la régularité de la qualité...

 Le prix ; niveau de prix par rapport à la concurrence, stabilité des prix,
conditions de règlement...
 Délai ; délai moyen, respect de délais...
 Service ; service après vente...
Outils de sélection :
Le questionnaire d’audit
c’est le résultat d’une réflexion interne. Il conditionne l’approbation ou
non d’un fournisseur et doit par conséquent être particulièrement
étudié.
Ex :
 Excellent = 3
 Adéquat = 2
 Pauvre = 1
 Totalement insatisfaisant = 0
Outils d’audit fournisseurs

La grille d’analyse
Nature des critères

Critères Efficacité Efficience Pro-activité
La relation commerciale
Les prix
La qualité technique du produit
Les délais
…etc
Négociation
Les risques associés :
Obtention d’une performance insuffisante qui engendre des coûts de

revient trop élevés
Perte d’image vis-à-vis du marché des fournisseurs
Perte de crédibilité de la fonction vis-à-vis des autres parties

prenantes internes
Négociation Opération d’audit :
Le système de documentation et d’enregistrement des phases

successives de la négociation
Le système de suivi des engagements verbaux (notes de suivi, note

de consultation…)
La formalisation de la négociation (via le fax, la commande,

l’acceptation de devis…)
4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON
Réception de la commande

Le caractère inadéquat des
Rédiger les clauses de la transaction
documents utilisés, leur insuffisante
de manière incorrecte et normalisation, et formalisation.
incontrôlable par le réceptionnaire,
Un circuit d’information et de
l’utilisateur, le fournisseur, le documents défaillants.
personnel chargé du règlement.
La méconnaissance des pratiques
commerciales applicables à la
transaction.
La qualité des contacts passés par l’entreprise,
L’existence de bons de commande appropriés et pré numérotés,
L’utilisation systématique de bons de commande formalisés,
Le respect de délais normaux entre la décision d’achat et la

passation de commande…
Ignorer ou apprendre tardivement L’insuffisance des procédures et

l’incapacité du fournisseur à faire systèmes de suivi externes dans les
face à la demande. relations avec les fournisseurs.
Ne pas réagir à temps aux incidents

qui peuvent survenir.
Contrôler l’existence d’accusés de réception adressés par les fournisseurs.
Mettre en place des procédures internes adaptées aux situations imprévues.
Relancer le fournisseur, et informer les utilisateurs de l’état de la

commande…
D’accepter une livraison non La non séparation des fonctions

conforme.
La défaillance des tests de
 De valider administrativement une vérification de la qualité des biens et
réception différente de la livraison services livrés…
réellement effectuée…
Les réceptionnaires disposent des informations qui sont nécessaires

pour vérifier la conformité de la livraison ;
Concevoir la procédure de réception ;
Les tests de qualité ;

5- L’AUDIT DES COMPTES FOURNISSEURS
Il consiste en un examen exhaustif des flux financiers réalisés avec

les fournisseurs pour les exercices clos afin de récupérer toute
somme indûment payée ou non facturée.
L’audit des transactions comptables permet de déceler les erreurs

de comptabilisation ou de règlement.
Une fois l’anomalie identifiée, le dossier de réclamation est

constitué par l’auditeur, certifié par le client et adressé au
fournisseur concerné.
La mission s’achève lorsque le client a effectivement récupéré les

sommes indûment payées.
L’audit de la conformité des contrats d’achats

 S’assurer que l’exhaustivité des accords négociés ont fait
l’objet d’une contractualisation et d’une facturation.
 Vérifier la bonne application des tarifs et des remises sur

facture.
 Reconstituer le chiffre d’affaires réalisé avec les fournisseurs.

6- L’AUDIT DU RÈGLEMENT
Régler une facture qui ne La défaillance de la

correspond pas à la livraison documentation permettant de
acceptée. valider le règlement demandé.
6- L’AUDIT DU RÈGLEMENT
Un seul original de la facture du fournisseur circule dès sa

réception et qu’il est identifiable.
Une commande annulée, ne peut être réglée ;
Les factures réglées sont identifiées…

ETUDE DE CAS
1 DESCRIPTION NARRATIVE
2 PHASE DE PRÉPARATION
3 PHASE DE RÉALISATION
4 PHASE DE CONCLUSION
1- la description narrative
 La Société des Eaux et d’Electricité du Nord, est

une société anonyme de droit privé marocain
dotée d’un capital de 800 millions de DH, qui a
pour activité principale la distribution des eaux
et de l’électricité dans la région Nord du Maroc.
les services intervenants dans le cycle achat
Service magasin :
Le magasin est divisé en trois zones de stockage :
 Le magasin « eau » pour le matériel eau assainissement
 Le magasin électricité pour le matériel électricité
 Un économat pour les autres types de fournitures
 Le magasinier consulte régulièrement la situation de stock par rapport au

stock minimum et édite les demandes d’achat. A l’arrivée des fournitures
commandées, le magasinier affecte à chaque article une fiche comprenant la
désignation et le code.
Service gestion des fournisseurs :
Il est rattaché à la direction administrative et financière, il travail

étroitement avec les services achats et magasin puisqu’il existe un
échange de flux d’information et de document entre eux. Ce service se
charge essentiellement de la réception des factures, de l’élaboration
des rapprochements nécessaires avec les autres documents reçus et en
cas de conformité il procède aux enregistrements comptables
nécessaires. Ensuite, il envoi les lettres de virement aux fournisseurs.
Service trésorerie :
Ce service s’occupe de la tenue du journal de trésorerie, tout en gardant

un certain équilibre entre recettes et dépenses. La mission de ce
service consiste à mettre l’argent à disposition en temps voulu.
Service achat :
Le service achat a pour principale mission la satisfaction de l’ensemble

des besoins de l’entreprise et ce dans les meilleures conditions. Pour
ce faire, ce service s’efforce d’accomplir les tâches suivantes :
1/ Etude du marché fournisseur
2/ Garantie de l’approvisionnement
3/ Contacts avec les fournisseurs
4/ Rapports à la direction
5/ Information et conseil
2- la phase de préparation
 A) l’ordre de mission
 B) Le questionnaire de prise de connaissance (QPC)
 C) Grille d’analyse des tâches
 D) Diagramme de circulation
 E) Le plan d’approche
 F) Le TFfA
 G) Le rapport d’orientation
 H) Programme d’audit
Phase de préparation
Amendis
Tanger, le 30 novembre 2008
Ordre de mission
Destinataire : le directeur de l’audit interne
Copie pour information : le Responsable des achats
Objet : audit de la direction achat
La mission sera réalisé par monsieur X et monsieur Y auditeurs internes et supervisés par
monsieur Z chef de la mission.
Elle se déroulera du lundi 01/03/2008 au 21/04/2008 et se proposera d’analyser la
Direction des achats dans toutes ses composantes.
Cette mission aura lieu :
- A la division achat du siège social ;
- Au service achat et approvisionnement de la direction exploitation de Tanger.
Le budget de la mission ne devra pas dépasser 150 000 DH.

Le rapport sera diffusé en la forme habituelle avant le xx/xx/xxxx
Le Directeur
Général
Le questionnaire de prise de connaissance comprend des

données sectorielles, quantitatives, qualitatives, réglementaires.
QPC
La grille d’analyse des tâches permet de bien comprendre la

répartition des travaux entre les principaux acteurs.
GAT
DC
Le plan d’approche est un document qui se présente sous la forme

d’un tableau dans lequel on découpe l’activité, la fonction ou le
processus en tâches élémentaires et dans le quel on indique pour
chacune des tâches son objectif et à quoi elle sert.
Opérations élémentaires Objectifs
Déclenchement de la commande Les commandes sont faites en fonction des
besoins de l’entreprise, pour des quantités
optimales et par des personnes autorisées à le
faire
Acceptation et traitement des Il faut garantir que :
livraisons Les délais de livraison prévus sont respectés ;
Les livraisons ne sont acceptées que si elles
correspondent à une demande ;
Les livraisons sont faites selon les spécifications
de la commande.
Enregistrement des dettes Le contrôle interne doit garantir que :
Les dettes sont constatées au fur et à mesure de
la réception des fournitures et des services ;
La comptabilité est correctement organisée pour
traiter ces opérations.
Paiement des factures Les factures sont contrôlées avant mise en

paiement ;
La mise en paiement est dûment autorisée ;
Les factures ne sont pas payées plusieurs fois.
Le tableau de forces et faiblesses apparentes conclut la phase d'analyse

de risques sur la base des objectifs définis dans le plan d'approches;
Il présente de manière synthétique et argumentée les présomptions ou
l'avis de l'auditeur sur chacun des thèmes analysés. Il constitue l'état des
lieux des forces et faiblesses réelles ou potentielles.
opinions
Domaine Objectifs de
Indicateurs PF commentaires
étudié contrôle interne conséquences
/Pf
- Procédure
- Achats Les dossiers de
d’autorisation F
correspondants à demandes d’achats
d’achat
des besoins réels sont consultés
Module de l’entreprise Achats avant approbation
- Procédure de
achat pertinents par le chef
vérification
- Les quantités d’approvisionneme
des stocks
commandées sont nt et le responsable
existants au F
optimales au siège
magasin
opinions
Domaine Objectifs de
étudié contrôle interne conséquences
/Pf
-Respect des délais -Procédure de Risque de Les

de livraison confrontation BC/ pertes et de insuffisances de
f
- Les livraisons ne BL détournement contrôle interne
peuvent être -Procédure de des livraisons n’ont pas été
acceptées que s’ils l’établissement du au profit du compensées par
Module correspondent à bon de réception magasinier en une enquête de
achat une commande manuel et bon de cas d’absence moralité sur les
-Les livraisons réception sur le du réceptionnistes
sont faites selon les système réceptionniste et les
f
spécifications de la informatique magasiniers.
commande
opinions
Objectifs
Domaine de
Indicateurs PF/ commentaires
étudié contrôle conséquences
Pf
interne
Relance des
Procédure Vice dans la conception
fournisseurs
de relance de la procédure de suivi
effectué par le
Bonne des de réception,
Module magasiner et par
suivi des fournisseurs f l’intervention du
achat fax ce qui entraine
réceptions en cas de service achat durant la
des retards de
retard de procédure de réception
livraisons et des
livraison s’avère obligatoire
ruptures de stocks
opinions
Domaine Objectifs de contrôle
étudié interne conséquences
/Pf
-Les factures sont
contrôlées avant mise
en paiement ;
Le paiement
Procédure Procédure de
Module -La mise en paiement est autorisé par
d’autorisation F paiement bien
achat est dûment autorisée ; le DAF , le
de paiement ficelée
DAF Adjoint
-Les factures ne sont
pas payées plusieurs
fois.
La rapport d’orientation définit et formalise les axes d’investigations

de la mission et ses limites et les exprime en objectifs à atteindre.
Pour être pertinent, il reprendra les conclusions retenues du tableau
des forces et faiblesses apparentes, les priorités d’actualité, les
préoccupations du management et les objectifs incontournables.
Rapport d’orientation
 Objectifs généraux :
 S’assurer que la distribution des tâches au niveau des services magasins,

achats et gestion fournisseurs obéit au principe de contrôle interne.
 S’assurer que le service achat gère efficacement ses opérations en rapport
avec les fournisseurs.
 Veiller aux raccourcissements des délai d’achats et de
réapprovisionnement pour une meilleures satisfaction des clients internes.
 Veiller au maintien de relations non conflictuelles avec les fournisseurs.
Rapport d’orientation
 Objectifs spécifiques :
 Eviter l’accomplissement des tâches d’exécution, d’enregistrement et
de contrôle par la même personne au niveau des services magasin,
achats et gestion fournisseur.
 Réviser de la procédure de relance des fournisseurs afin d’éviter les
retards de livraisons et les ruptures de stocks.
 Réviser la procédure de traitement des demandes d’achat (processus
d’approbation des dossiers de commande est assez long).
 Elaborer une procédure de traitement de non-conformité et retours aux
fournisseurs.
Le programme d’audit est également appelé « programme de

vérification » ou « planning de réalisation », c’est un document interne
au service d’audit, établi par l’équipe en charge de la mission, et dans
lequel on procède à la détermination et à la répartition des tâches
Ensembles des tâches à
planning lieu outils
accomplir
 Observations sur le terrain
Prise de connaissance 01/03/08 ----
 Consultation de documents
Recensement des procédures  Observations sur le terrain
10/03/08 Service achat
d’achat  Entretiens
Visite des magasins 24/03/08 Magasins  Entretiens
Visite du service gestion
26/03/08 Siège  Entretiens
fournisseurs et trésorerie
Elaboration du manuel de
procédures
Elaboration du diagramme de
circulation
Diagnostic du système de  GAT
Services du
contrôle et détection des zones de 14/04/08  QCI
cycle achat
risques  Tests de permanence
Analyse des faiblesses détectées Services du
21/04/08  FRAP (s)
et élaboration du rapport d’audit cycle achat
3-Phase de réalisation
1- Le questionnaire du contrôle interne

2- Le test de vérification des objectifs du contrôle
interne
3- Les feuilles de révélation et d’analyse des
problèmes
Phase de réalisation
Le questionnaire du contrôle
interne
 Le questionnaire de contrôle interne :
Objectif n° 1: Organisation générale de l’entreprise

Questions Oui/Non Observations
1- Existe-t-il un manuel des procédures internes? Non
2- Les commandes de biens ou de services ne sont –elles Oui

passées que sur la base de demandes d’achats établies par
des personnes habilitées?
3- Les moyens en personnel et en matériel sont-ils adaptés Non Sous effectif au

aux besoins ? niveau de
plusieurs services
4- Les fonds personnels de la direction sont-ils distincts Oui
des fonds de l’entreprise?
interne
Objectif n° 2: Formalisation et autorisation des commandes
1- Existe-t-il un système de déclenchement des Non Le magasinier repère le

commandes lorsque les stocks arrivent à une quantité stock manuellement
minimum?
2- Les commandes de biens ou de services ne sont –elles Oui Toutes les demandes
passées que sur la base de demandes d’achats établies par d’achats doivent être
des personnes habilitées? signées par le chef du
service
3- Des bons de commandes sont-ils établis Oui
systématiquement?
Si oui, sont-ils
-Pré numérotés? Oui
-Etablis en quantités et en valeur? Oui
- Signés par un responsable, au vu de la demande Oui
d’achat?
interne
Objectif n° 3: Suivi des commandes en cours
1- Les commandes en cours sont-elles suivis? Oui
2-Existe-t-il une procédure de relance Oui A expiration du délai de

livraison, le magasinier
envoie un fax urgent au
fournisseur pour rappel.
Cette opération devrait être
effectué par le service
achat
3- Un exemplaire des bons de commandes est-il Oui
communiqué:
- Au chargé de la réception? Non

- A la comptabilité générale Oui
interne
Objectif n°4 : Suivi de la réception
1- Existe-t-il un service de réception Non Le magasin se charge

de la réception des
fournitures
2- Toutes les réceptions correspondent-elles à des Oui Toute réception de
marchandises commandées marchandise est
effectuée sur la base
du BC correspondant
3- Des bons de réceptions sont-ils établis Oui
systématiquement?
Si oui, sont-ils
-Pré-numérotés? Oui
-Signés par le réceptionnaire? Oui
-Datés? Oui
interne
Objectif n° 5: Rapprochement entre réception et facturation
1- Le service comptable attribue-t-il un numéro Oui Les factures sont

d’ordre chronologique aux factures et avoirs reçus classées par échéance
avant de les transmettre aux personnes chargées de en attente de
les vérifier? préparation des états
de prépaiement.
2-Les doubles des factures et avoirs sont –ils annulés Oui
3- Les factures reçues son-elles vérifiées avec les Oui

bons de commande et de réception concernant:
-Les quantités?
-La qualité? Oui
-Les prix unitaires? Oui
-Les conditions financières? Oui
Oui
interne
Objectif n° 6: Rapidité, exactitude et exhaustivité des factures
1- La comptabilité fournisseur reçoit-elle un exemplaire:

-Des bons de commandes?
-Des bons de réception? Oui
Oui
2-Les factures et avoirs comptabilisés sont-ils annulés pour Oui
éviter un double enregistrement?
3- Les doubles des factures et avoirs enregistrés sont-ils
identifiés dès réception pour éviter leur comptabilisation? Oui
4-La comptabilité fournisseurs vérifie-t-elle la séquence

numérique des documents de support comptable?
-Des bons de réception?
-Des bons de retour? Non
Non
interne
Objectif n° 7: Régularité du paiement
1- Les paiements sont-ils justifiés par une L’ordre de virement n’est établi
facture acceptée? Oui par le responsable qu’après
validation de la facture et son
enregistrement
2-L’ordre de paiement est –il donnée par Oui

des personnes autorisées?
3- Le double paiement des factures est –il

impossible? Oui
interne
Objectif n° 8: Enregistrement des mouvements
1- Les mouvements de stocks suivants sont-ils saisis

sur des documents standard propres à l’entreprise? Oui
2-S’ ils existent, ces documents sont-ils utilisés pour

mettre à jour?
- Les fiches de stocks? Oui
- L’inventaire permanent? Oui
3- Le mode d’enregistrement de ces documents
permet-il de s’assurer de l’exhaustivité de leur
enregistrement sur les fiches de stock ?
Non
4- les fiches de stocks et l’inventaire permanent sont-

ils régulièrement rapprochés?
Oui
Le test de vérification des objectifs du
contrôle interne
Etapes du Evaluatio
Principe Objectif Vérification
processus n
Les besoins sont La demande d’achat doit être
déclenchés par les obligatoirement visée par le chef du
Autorisation Conforme
personnes ayant autorité à service demandeur et celui des
ce niveau approvisionnements
Dès la réception de la demande, les
acheteurs procèdent à l’ouverture
Enregistremen Tous les besoins sont
du dossier correspondant et de son Conforme
t enregistrés
enregistrement dans le logiciel
1. Gestion
Expression Toutes les demandes
La prénumérotation des documents
du besoin d’achats sont transmises Non
Exhaustivité n’est pas utilisée pour vérifier
au service conforme
l’exhaustivité
approvisionnement
Les quantités demandées
Les demandes sont contrôlées par
Optimisation correspondent aux conforme
les chefs de services
données prévisionnelles
Comparaison des quantités
Les achats correspondent
Réalité disponibles avec le stock minimum Conforme
à des besoins réels
avant rédaction de la demande
contrôle interne
Etapes du Evaluatio
processus n
Le référencement se fait par une
Le choix du fournisseur
personne autorisée à le faire et les
Autorisation est approuvé par la Conforme
consignes d’achat sont visées par le
personne compétente
directeur des achats
Le référencement de chaque
Enregistreme Le choix est matérialisé
fournisseur donne lieu à la rédaction Conforme
nt sur les fiches de suivi
d’une consigne d’achat
Le fichier des fournisseurs Les consignes d’achat présentent
est complet : l’ensemble des informations
2. Choix du Exhaustivité Non
 Coordonnées ; relatives aux offres des fournisseurs
fournisseur conforme
 Conditions mais ne sont pas toujours mises à
commerciales jour
Le choix se fait après la consultation
Les fournisseurs choisis
de plusieurs fournisseurs toutefois, Non
Optimisation proposent les meilleures
les consignes d’achat ne sont pas conforme
offres
régulièrement mises à jour
Existence des éléments Le choix se fait après l’élaboration
Réalité d’appréciation formelle d’un tableau comparatif des Conforme
des fournisseurs différentes offres reçues.
contrôle interne
Etapes du
Principe Objectif Vérification Evaluation
processus
Le bon de commande doit être
Toutes les commandes
Autorisation obligatoirement signé par le chef Conforme
sont autorisées
des approvisionnements
Les bons de commandes sont
3. Lancement de Toutes les commandes
Enregistrement tous enregistrés dans le logiciel Conforme
la commande sont enregistrées
BTP
Toutes les commandes Toutes les commandes sont
Réalité correspondent à des passées sur la base des demandes Conforme
demandes d’achat d’achat
Toutes les modifications Toutes les modifications sont
Autorisation sont autorisées par les autorisées par le chef des Conforme
personnes responsables approvisionnements
Existence d’un tableau de Le service achat ne se charge pas Non
Enregistrement
suivi des commandes du suivi des commandes conforme
4. Suivi des Les délais de suivi sont Les délais de livraison ne sont Non
Optimisation
commandes respectés pas toujours respectés conforme
Les données des
La réception fait l’objet d’un
commandes
contrôle physique permettant de
Réalité correspondent aux Conforme
s’assurer de sa conformité aux
éléments réellement
données des bons de commande
commandés
contrôle interne
Etapes du Evaluatio
processus n
En cas d’absence de la
Les réceptions sont
personne chargée des Non
Autorisation validées par les personnes
réceptions, le magasinier conforme
habilitées pour ce fait
remplie sa fonction.
Les réceptions sont toutes
Enregistreme Toutes les réceptions sont enregistrées dans le logiciel
Conforme
nt enregistrées BTP avant d’être transmises à
la comptabilité
5. Réception de Toutes les réceptions font Les réceptions font l’objet
la commande l’objet d’une commande d’une commande préalable et
Exhaustivité Conforme
préalable et que les que les livraisons ont été
livraisons ont été facturées facturées
Le temps de la réception On rencontre parfois des cas Non
Optimisation
est respecté de retard de livraison conforme
Les données des éléments Les fournitures reçues sont
réels sont les mêmes rapprochées aux données du
Réalité Conforme
données des éléments bon de commande quand à
commandés leur quantité et qualité
contrôle interne
Etapes du
processus
Les soldes de la balance
Cohérence entre
de chaque fournisseur sont
Enregistremen balance fournisseur
rapprochés du solde Conforme
t et compte collectif
collectif fournisseur par le
fournisseur
service gestion fournisseur
L’absence de suivi de la
Toutes les factures
séquence numérique des Non
Exhaustivité sont enregistrées
factures peut causer des conforme
6. systématiquement
cas d’omission
Enregistrement
Lors de l’arrivée des
des factures
factures au service gestion
fournisseur, un agent se
Les éléments facturés
charge de leur
sont les mêmes
Réalité rapprochement avec le conforme
éléments commandés
bon de commande et de
et réceptionnés
réception avant de
procéder à leur
enregistrement
contrôle interne
Etapes du
processus
Approbation des Les factures originales
Autorisation factures pour bon à approuvées et enregistrées Conforme
payer portent la mention BAP
Les factures sont
Enregistremen Enregistrement et enregistrées dans le logiciel
Conforme
t classement des factures et classées par échéance en
attente du règlement.
Tous les paiements Les paiements ne sont
7. règlement des correspondent à une effectués que sur la base de
Exhaustivité Conforme
factures facture et toutes les factures dûment
factures sont payées approuvées
Respect des conditions Tous les paiements se font
Optimisation Conforme
de paiement à 60 jours fin du mois
Le détail des états de
Les montants à payer prépaiement est pointé
Réalité sont les mêmes avec les factures sous la Conforme
montants facturés présence du chef de service
Gestion fournisseur
Phase de réalisation
Les feuilles de révélation et d’amélioration des problèmes permettent

de déterminer les problèmes existants mais aussi d’éventuels risques
pouvant se présenter dans le futur
Les Feuilles de Révélation et
d’Amélioration des Problèmes
FRAP n°1 FRAP n°2 FRAP n°3 FRAP n°4
FRAP n°5 FRAP n°6 FRAP n°7
Problème: Conséquences:
Aucune formalisation des -Non respect des procédures
procédures -Contrôle difficile
Constat: Recommandations:
La société ne dispose pas d’un L’existence d’un manuel de procédures
manuel de procédures permettrait de conserver une trace écrite de la
Causes: représentation des tâches et des
- négligence responsabilités et permet d’éviter des pertes
- inconscience des responsables de temps lors du changement de personnel
quant à l’importance de
l’enregistrement des procédures
Non respect du principe de - Risque de perte des demandes
l’exhaustivité - Risque de retard de traitement des
demandes
Constat:
La numérotation des demandes Recommandations:
d’achat n’est pas utilisée pour Les numéros des demandes devraient être
vérifier l’exhaustivité de leur utilisés pour s’assurer de leur traitement et
enregistrement. l’exhaustivité de leur enregistrement.
Causes:
Inconscience de l’intérêt de pré
numérotation
Mauvaise protection des stocks Possibilité de perte du stock ( incendie,
inondations..)
Constat:
Recommandations:
Le stock ne fait pas l’objet -Assurer le stock existant au magasin de
d’aucune assurance.
l’exploitation ainsi que les autres dépôts.
Causes:
Les responsables ne sont pas
conscients de l’importance des
assurances
Non respect du principe de - retard d’utilisation des fournitures
séparation des tâches - rupture de stock
Le service achat ne se charge pas du suivi Le service achats devrait s’occuper du suivi
des commandes. des commandes afin d’assurer une parfaite
diffusion d’information
Causes:
- la responsabilité du service achat
s’achève après émission des bons de
commande
- le magasin s’occupe de la relance des
fournisseurs en cas de retard de livraison.
Aucune mise à jour des Achats pas forcément dans les
consignes d’achat. meilleurs conditions.
- Les référencements ne sont Désignation d’un responsable qui s’occupe
pas régulièrement actualisés de:
- Les modalités de règlement - L’actualisation des référencements existants.
ne sont pas, satisfaisantes. - Référencement de nouveaux produits.
- Recherche de nouveaux fournisseurs.
Causes:
Personnel insuffisant
Manque de temps
Gestion inadéquate des relances Le fournisseur pourrait nier la réception
fournisseurs du document où la dite relance est
mentionnée.
La relance fournisseurs est faite Edition de lettres de relances pré numérotées
par fax envoyés aux fournisseurs en cas de retard de
livraison
Causes:
La relance n’est faite que si la
situation est urgente , et le fax
parait le moyen le plus rapide.
Défaillance du logiciel - risque d’omission ou d’erreur
Constat: - risque de rupture de stock
Le magasinier procède manuellement
Recommandations:
pour la détection des points de
Instauration d’un nouveau logiciel permettant
commande en comparant la quantité
un déclenchement automatique des
réelle avec le stock minimum des
commandes
articles.
Causes:
Le logiciel ne permet pas un
déclenchement automatique de la
commande en cas de stock minimum
3-Phase de conclusion
1- Le rapport final d’audit

2- Le cahier des
recommandations
3- La lettre du président
1- Le rapport final d’audit
Il communique, aux responsables concernés pour action et à la direction

pour information, les conclusions de l’audit concernant la capacité de
l’organisation auditée à accomplir sa mission, en mettant l’accent sur les
dysfonctionnements pour faire développer des actions de progrès.
 Le contenu :
 Rappel du contexte du secteur de l'organisme et des informations
générales;
 Le programme d'audit;
 les feuilles de révélation et d'analyse des problèmes doivent être présenté;
 Le cahier des recommandations;
 la lettre de président ;
Le cahier des recommandations
 ABSENCE DE FORMALISATION DES FONCTIONS ET
PROCEDURES
Si la croissance de la société se poursuit (nouvelles agences et
augmentation du nombre de transactions), il peut s'avérer difficile
pour le personnel du siège de contrôler efficacement les activités.
 Recommandation : Une formalisation des procédures est

nécessaire, L’existence d’un manuel de procédures permettrait de
conserver une trace écrite de la représentation des tâches et des
responsabilités et permet d’éviter des pertes de temps lors du
changement de personnel.
DEFAILLANCE DES LOGICIELS UTILISES
 Nous avons relevé des erreurs dû à l’utilisation simultanée de
deux logiciels : un pour la gestion des demandes d’achat et

l’autre pour le traitement des commandes et réception. Ceci
semble dû à un manque de coordination entre agents utilisant
ces deux logiciels..
 Recommandation : la mise en place d’un ERP, d’un

logiciel intégré s’avère d’une grande utilité dans ce sens.
CONSIGNES D’ACHAT
 Les référencements ne sont pas actualisés d’une façon
régulière, ce qui entraîne des achats peu pertinents par rapport

au besoin exprimé.
Recommandation : un responsable doit être désigné, celui-ci

s’occupera notamment de l’actualisation des référencements
existants et aussi du référencement de nouveaux produits.
 MAUVAIS SUIVI DES COMMANDES
Le service achat ne se charge pas du suivi des commandes, en
effet sa responsabilité s’achève après émission des bons de
commande, et c’est le magasin qui s’occupe de la relance des
fournisseurs en cas de retard de livraison
 Recommandation : Le service achat doit s’occuper du suivi

des commandes, pour une parfaite diffusion d’information ;
de même la procédure actuelle de relance des fournisseurs
doit être revue.
 SEPARATION DES TACHES
La séparation des tâches n'est pas satisfaisante dans certains
magasins. Par exemple, en cas d’absence du réceptionniste le
magasinier garde les valeurs et se charge des réceptions, ce qui peut
constituer un risque imminent de détournements ou fraudes.
 Recommandation : la société doit veiller à la séparation des

tâches relatives au traitement des réceptions et à la manipulation des
actifs. Un contrôle adéquat du respect des politiques et procédures
est requis, ainsi que la création d’un service réception indépendant
du magasin s’avère d’une grande importance pour garantir le
respect de principe de la séparation des tâches.
3- La lettre du président
Monsieur le Directeur,
Conformément au programme du département d’audit interne de la
société, nous avons procédé à l’évaluation des dispositifs du contrôle interne du
cycle achat fournisseurs entre le 01/03/2008 et 30/04/2008.
Notre évaluation a comporté toutes les vérifications que nous avons considéré
nécessaires en la circonstance.
Sur la base de cette évaluation on a pu dégager un ensemble de points
constituant la force du système de contrôle mis en place, ainsi que quelques
dysfonctionnements. Des tests détaillés ont été effectués pour toutes les fonctions
relevées, mais aucune anomalie majeure n’a été décelée tant au niveau du service
achat qu’au niveau du service gestion fournisseur.
Ce rapport est exclusivement destiné à informer, et à être utilisé, par le
comité d'audit, la direction, et d’autres structures internes à l’entreprise.
Nous serions heureux de discuter de ces commentaires avec vous, et de vous
assister, si vous le souhaitez, dans la mise en œuvre des suggestions proposées.
Signature
Merci pour votre attention
Bibliographie & Webographie
 Jean-charles BECOUR & Henri BOUGUIN « audit opérationnel », efficacité, efficience ou
sécurité,. Edition Economica, 2eme edition 1996
 X. Leclerq « l’audit du service achat », Edition Dunod entreprise,2003
 Bécour J-C., Bouquin H « Audit opérationnel », Edition Economica, 1991.
 Roger PERROTIN, Le marketing achats, Editions « d’Organisation », 2000.
 Rapport de stage de conception: « L’audit du cycle « Achats- fournisseurs » au sein de la
société AMENDIS, encadrant pédagogique : M. CHRAIBI
 http://pagesperso-orange.fr/zeurg/qualite_iso_9001/procedure_audit_fournisseur.htm
 http://www.hlc.fr/audit-fournisseurs-cPath1_26.html
 http://www.connaissance-network.com/formation-professionnelle-continue/formation-
realiser-un-audit-de-ses-fournisseurs-a1068.pdf
 http://www.qualite-info.net/Conferences/080408_CCI_auditfr.pdf

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PLAN

I- Pourquoi l’audit des achats

II- Le cycle achat

III- L’audit du cycle achat

IV- Etude de cas

Depuis de nombreuses années les achats utilisent des systèmes

Les directions générales attendent des achats une contribution à

Cette situation a accentué la nécessité de mesures fiables

1- L’importance de la fonction achat dans l’entreprise

2- Le but de l’audit achat

« La fonction achats est définie comme la fonction responsable de

 Une fonction beaucoup plus ouverte sur le marché extérieur

 Elle permet de créer des relations de partenariat avec les

 Une fonction qui est plus au service des progrès de productivité

 Une fonction conjuguée à la réduction des coûts

 l’ensemble des fournisseurs potentiels

 les utilisateurs de l'entreprise elle-même

Elle se positionne comme le garant de la qualité des produits

La fonction achat peut, par ses insuffisances, être la source de

Nécessité d’un audit achat

Le principal objectif d’un audit achat, c’est de mesurer la

 Définir des objectifs et mesurer les écarts.

 Rendre les actions visibles pour mieux communiquer sur

 Augmenter la motivation des acheteurs pour une mesure plus

La mesure de la performance permet de déclencher des actions pour

Tendre vers l’excellence achats = Créer de la valeur au meilleur

Evaluation des Suivi de la

- Que dois-je acheter?

L'acheteur a tendance généralement à s'adresser aux

L'acheteur doit bien s’informer avant de s'adresser au

Recueil et analyse des prépositions

 Avant de choisir un fournisseur, l’acheteur doit

3- négociation et choix du fournisseur:

4- Suivi de la commande et de la livraison

(s'assurer que le fournisseur a renvoyé l'accusé de réception,

Contrôle quantitatif Contrôle qualitatif

 Signer les décharges présentées;

 La facture parvient à l'entreprise, soit au service achats, soit

 le règlement n’est effectué que si les éléments réceptionnés

Le fournisseur a-t-il honoré ses engagements?

Tableau de bord des approvisionnements

1- Les procédures d’achats

2- L’audit du besoin d’achat

4- L’audit de l’acte d’achat et de la livraison

5- L’audit des comptes fournisseurs

La procédure d’achat est un document interne, propre à chaque

Décrire le fonctionnement de service achat.

Les objectifs doivent être clairement lisibles par les acheteurs. Il

 Des objectifs sur la procédure en elle-même, Ex: la procédure

 Des résultats à atteindre par la procédure, Ex: la réduction de

Principes du contrôle interne :

La séparation des tâches

 Assurer un cloisonnement des tâches favorable à un meilleur

 La réception des marchandises sans enregistrement de la facture

 Il sélectionne les relevés fournisseurs et les compare avec les

 Il sélectionne les demandes d’avoir ou retrouve les avoirs reçus

La réalité des procédures

 Enregistrement d’achats non effectués

 Enregistrement des charges ou des dettes non autorisées,