Création – Excel

MANIPULER LES DONNÉES

Dans cette partie, vous allez apprendre à :

• saisir des données

• modifier des données
• formater les cellules
• trier des données
• ajouter/supprimer des colonnes/lignes

Saisir les données

Le tableur Excel permet de manipuler toutes sortes de données : des mots, des nombres,
des devises, des dates, des pourcentages, etc.

Selon le type de données, il sera possible d'effectuer certaines opérations. Par exemple, on
pourra :

• additionner ou soustraire des nombres,

• calculer un pourcentage,
• trier des mots par ordre alphabétique,
• filtrer des listes selon certains critères,
• classer des dates par ordre chronologique.

On utilise généralement la première ligne pour nommer les colonnes. Sur l'illustration ci-
dessous, vous remarquez que la feuille de calcul comporte 6 colonnes intitulées
respectivement : Numéro, Date, Motif, Catégorie, Mode de paiement, Montant.

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Sous la ligne de titres, il y a 6 enregistrements correspondant à six dépenses. Avec cette liste,
nous pourrons par exemple :

• retrouver facilement une dépense en classant les montants dépensés par ordre
croissant
• regrouper les dépenses par catégorie
• calculer les dépenses totales par jour ou par catégorie
• ...

Avant de saisir une donnée, nous devons commencer par sélectionner la cellule où nous
voulons l'inscrire. Le contour de la cellule sélectionnée apparaît en gras.

Nous pouvons ensuite taper les

caractères (lettres ou chiffres) dans
cette cellule. Si vous voulez saisir des
nombres, vous pouvez utiliser le clavier
ou le pavé numérique si votre
ordinateur en est équipé. Pour saisir
une nouvelle donnée, tapons sur la
touche "Enter". Le nombre s'affiche
dans la cellule sélectionnée et la cellule
située juste en dessous est automatiquement sélectionnée.

Si le nombre que nous avons tapé est trop long, des caractères étranges apparaissent.
Tapons par exemple : "14295309210422". Une suite de dièses apparaît à la place :

Pour pouvoir afficher le nombre complet, il faut élargir la colonne. Nous verrons plus loin
dans ce module comment élargir la colonne. Cette fois, le nombre précédemment masqué
apparaît correctement.

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Modifier les données

Corriger les données
Si nous voulons corriger des données, il faut :

1. double-cliquer dans la cellule à corriger (un trait vertical se met à clignoter)

2. avec le pointeur de la souris, surligner les caractères à corriger (ils apparaissent
en couleur inversée)
3. taper les caractères

Les nouveaux caractères effacent les anciens au fur et à mesure de la frappe.

Alternativement, vous pouvez procéder comme suit à partir de l'étape 3 :

• déplacer le trait à l'endroit souhaité en cliquant sur le bouton de la souris (ou en
utilisant les touches fléchées du clavier)
• taper les caractères
• effacer les caractères superflus

Effacer les données

Pour effacer des données d'une cellule, il faut :

1. sélectionner la cellule
2. taper sur la touche "Del" ou "Delete" du clavier

Les caractères ont disparu.

Déplacer une cellule ou un bloc de cellules
Nous avons vu comment saisir des données. Imaginons que nous voulions déplacer une
cellule comportant une donnée :

1. sélectionner la cellule avec la souris

2. placer le pointeur de la souris sur le bord de la cellule ; il se transforme en une

croix fléchée

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3. cliquer et maintenir le bouton de la souris enfoncé

4. déplacer la cellule jusqu'à l'endroit souhaité

Pour déplacer un bloc de cellules, il faut procéder de la même façon sauf qu'il faut
sélectionner tout le bloc de cellules.

1. placer le pointeur de la souris sur la première cellule

2. cliquer sur le bouton de la souris et maintenir le bouton enfoncé
3. déplacer le pointeur de la souris de manière à englober tout le bloc de cellules

1. placer le pointeur de la souris sur le bord du bloc de cellules ; il se transforme en une

croix fléchée
2. cliquer et maintenir le bouton de la souris enfoncé
3. déplacer tout le bloc de cellules jusqu'à l'endroit souhaité

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Formater les cellules

Formater une cellule
Il est possible de "formater" une cellule, c'est-à-dire de définir le type de données qui vont y
être saisies (un nombre, une date, une devise, etc.) ou encore d'améliorer leur présentation
(alignement, italique, couleur, etc.).

Commençons par le type de données. La façon la plus simple consiste à sélectionner un des
formats proposés sur la barre d'outils :

le symbole monétaire par défaut

pourcentage
séparation des milliers
réduire le nombre de décimales
augmenter le nombre de décimales

Par exemple, pour indiquer que le montant saisi correspond à des euros, il faut :

1. sélectionner la cellule

2. cliquer sur le symbole monétaire et

sélectionner l'euro

Notre montant est maintenant suivi d'un "€",

symbole de l'euro.

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Astuce : si nous voulons appliquer un même formatage à plusieurs cellules, il n'est pas
nécessaire de répéter l'opération pour chaque cellule. Nous pouvons formater un bloc de
cellules ou même toute une colonne. Pour cela, il faut commencer par sélectionner le bloc
de cellules ou la colonne et poursuivre de la façon expliquée précédemment.

Reformater une cellule

Supposons maintenant que nous voulions modifier la devise, que nous voulions afficher des
livres sterling (£) plutôt que des euros (€). Pour reformater la cellule :

1. sélectionner la cellule à modifier

2. cliquer sur "Nombre".

3. dans la catégorie "Monétaire", sélectionner le symbole de la livre sterling (£)

4. cliquer sur "OK"

Le montant apparaît cette fois avec le symbole de la

livre anglaise.

Les autres onglets de la boîte "Format de cellule"

permettent d'améliorer la présentation des cellules.

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Ajouter/supprimer
Ajouter une ligne
Nous avons appris à saisir des données et à les modifier. Maintenant, nous allons voir
comment ajouter un nouvel enregistrement.

Imaginons que nous tenons un inventaire de notre collection de films italiens. Nous avons
acheté le DVD « Le voleur de bicyclette » et nous voulons actualiser notre liste. Nous voulons
l'insérer à la suite des autres comédies qui figurent déjà dans notre collection.

Voici comment procéder :

1. sélectionner la ligne "4" qui suit directement le point d'insertion

2. dans l'onglet "Accueil", dans le groupe "Cellules", ouvrir le menu "Insérer"
3. cliquer sur "Insérer des lignes dans la feuille"

La nouvelle ligne est insérée.

Il ne reste plus qu'à saisir les caractéristiques du DVD !

Voyons maintenant comment procéder à l'opération inverse :

Supprimer une ligne

1. sélectionner la ligne à supprimer

2. dans l'onglet "Accueil", dans le groupe "Cellules", ouvrir le menu "Supprimer"
3. cliquer sur "Supprimer des lignes dans la feuille"

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La ligne sélectionnée est supprimée.

Les lignes suivantes se décalent pour remplir l'espace vide.

Ajouter une colonne

Après avoir mis notre liste à jour, nous nous rendons compte qu'un champ supplémentaire
serait bien utile. Par exemple, il serait intéressant de connaître la durée des films. Nous
allons donc insérer une colonne "Durée" avant la colonne "Année".

Voici comment procéder :

1. sélectionner la colonne "Année" qui suit directement le point d'insertion

2. dans l'onglet "Accueil", dans le groupe "Cellules", ouvrir le menu "Insérer"
3. cliquer sur "Insérer des colonnes dans la feuille"

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La nouvelle colonne est insérée.

Il ne reste plus qu'à saisir la durée des films !

Supprimer une colonne

1. sélectionner la colonne à supprimer
2. dans l'onglet "Accueil", dans le groupe "Cellules", ouvrir le menu "Supprimer"
3. cliquer sur "Supprimer des colonnes dans la feuille"

La colonne sélectionnée est supprimée.

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Trier des données

Pour retrouver facilement un enregistrement dans une longue liste, vous pouvez utiliser la
fonction "Trier".

S'il s'agit d'une liste de noms, la fonction "Trier" permettra de les classer.

• soit par ordre alphabétique, de A à Z

• soit dans l'ordre alphabétique inverse, de Z à A

S'il s'agit d'une liste de nombres, la fonction "Trier" permettra de les classer

• soit par ordre croissant, de 0... à 9...

• soit par ordre décroissant, de 9... à 0...

Pour accéder à la fonction "Trier", vous devez aller dans le groupe "Édition" de l'onglet
"Accueil", cliquez sur "Trier et filtrer".

Prenons l'exemple d'une collection de DVD. Les albums sont listés dans un ordre aléatoire.
"Habemus Papam" est classé avant "Affreux, sales et méchants", etc.

Nous voulons trier cette liste par ordre alphabétique.

1. Sélectionner toutes les lignes de la liste (attention à ne pas sélectionner la ligne de

titres !).

2. Dans le groupe Édition de l'onglet Accueil, cliquez sur Trier et filtrer.

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Pour trier dans l'ordre alphanumérique croissant, cliquez sur Trier de A à Z.

La liste est maintenant triée par ordre alphabétique.

Astuce : en procédant comme décrit ci-dessus, c'est la première colonne qui sert de
référence pour le tri. Dans notre exemple, la liste est triée en fonction du titre du film.

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