INTRODUCTION TABLE DES MATIÈRES

La communication fait partie intégrante de la Introduction à la communication en entreprise

vie de toutes les entreprises. Elle est au cœur (fiche descriptive) ................................................ 3
de la gestion des ressources humaines Réunion efficace (fiche descriptive) .................... 4
(GRH) et de la structure des entreprises. Par
conséquent, il est primordial que les Liste de vérification de l'animateur (outil no 1) ..... 5
gestionnaires et les dirigeants aient de
bonnes habiletés en communication. Les Convocation à une réunion (outil no 2) ................ 6
employés nourrissent habituellement
beaucoup d’attentes envers leurs patrons Compte-rendu (outil no 3) .................................... 7
lorsqu’il est question de communication, et
ce, quel qu’en soit le sujet. Note de service (outil no 4) .................................. 8

Stratégie de gestion de crise (outil no 5) .............. 9

Compte tenu du fait que la communication
est la clef de voûte de l’échiquier Formulaire de satisfaction (outil no 6) ................ 10
organisationnel, il est vital qu’elle fasse l’objet
d’une planification et qu’elle soit bien gérée Communiqué de presse (outil no 7) ................... 11
au quotidien. Si les pratiques de
communication sont défaillantes dans une Gestion de la communication (outil no 8) .......... 12
entreprise, cela peut avoir des effets néfastes
sur la mise en place de plusieurs
changements, les processus de travail, la
motivation des employés, voire même sur
……………………….
l’image de l’entreprise.

Dans ce fascicule, nous vous présenterons RENSEIGNEMENTS

des outils simples qui vous aideront à
améliorer votre façon de communiquer. Plusieurs outils dans ce fascicule sont
Rappelez-vous que la communication a un disponibles en version Word. Pour vous les
triple rôle : elle est informationnelle, procurer et si vous avez des questions sur un
mobilisatrice et surtout stratégique. Donc, il outil specifique, nous vous invitons à
est important d’en maîtriser les rouages, de communiquer avec nous par courriel à
ne pas la négliger et de ne jamais la tenir pour [email protected] ou par téléphone au
acquise. De plus, vous devez toujours vous 819 477-7910.
assurer que vos actions reflètent votre vision
et le message que vous voulez transmettre.
En complément de ce fascicule, vous pouvez
consulter celui sur la communication
organisationnelle.

Note : Le générique masculin est utilisé sans discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte. Ce document
a été mis à jour le 17 mars 2020.
 Fiche descriptive

Introduction à la communication en entreprise

La communication en entreprise est plus facile à gérer une fois que certaines règles
de base sont établies. Pour augmenter l’efficacité de nos communications, il faut
tout d’abord en connaître les principes de base et être conscient qu’il s’agit d’un
processus humain. L’efficacité de la communication repose essentiellement sur le
transfert d’information entre l’émetteur et le récepteur. Lors des échanges avec vos
pairs, vous devez être conscient qu’il existe plusieurs obstacles à la communication.
Une bonne communication contribuera à créer un climat sain dans votre entreprise.
Vos employés vous seront reconnaissants de bien les informer et vous éviterez ainsi
les conflits, notamment ceux engendrés sur la base de fausses informations.

Obstacles à la
communication

• Langage verbal
et non verbal
ÉMETTEUR • Environnement RÉCEPTEUR
• Perceptions
• Relations entre
les employés,
etc.

Lorsque vous avez une information à transmettre, il est primordial de déterminer un

objectif précis afin de vous assurer de respecter le sens de votre message. De plus,
assurez-vous que le message soit bien compris par vos récepteurs. Avant de
communiquer toute information, essayez de répondre aux 7 questions suivantes :

Pourquoi? Quoi? Qui? À qui?

À quelle fréquence? Quand? Comment?

Vous pouvez utiliser différents moyens pour communiquer avec vos employés tels
que le portail des employés, les courriels, les réunions d’équipe (voir fiche
descriptive, p. 4), etc. L’outil no 8 (gestion de la communication) peut justement vous
aider dans l’organisation de vos activités afin de faire un suivi sur les tâches de tous
les intervenants. Il vous permet également de choisir le moyen de communication le
plus efficace pour transmettre votre message.

|Page 3
 Fiche descriptive

Réunion efficace

La tenue de réunions est sans contredit un des moyens de communication les plus
répandus en milieu de travail. Que ce soit à titre informatif, décisionnel ou consultatif,
l’animateur doit développer une stratégie afin de gérer l’efficacité d’une telle activité.
Une réunion mal dirigée peut provoquer un sentiment de frustration. Voici quelques
éléments importants à planifier et à respecter :

• Déterminer un objectif clair et les résultats à atteindre;

• Organiser l’activité et son déroulement (exemple d’une convocation et d’un

ordre du jour : outil no 2);

• Nommer une personne pour prendre des notes et une autre personne pour
l’animation de la rencontre;

• Faire respecter le temps;

• Susciter la participation de chacun;

• Préparer un compte-rendu de la réunion et faire un retour sur les tâches,

échéancier ou activités à accomplir pour la prochaine rencontre (exemple de
compte-rendu : outil no 3);

• Demander aux participants de s’exprimer afin de savoir si les attentes sont

satisfaites.

En respectant ces règles, vous maximisez les chances de tenir une réunion
productive et vous vous assurez que les participants travaillent en synergie. À titre
d’exemple, vous pouvez consulter l’outil no 1 (liste de vérification de l’animateur, avant,
pendant et après la réunion) pour effectuer la vérification de l’organisation de votre
réunion.

|Page 4
 Outil no 1
(télécharger en format Word)

Liste de vérification de l’animateur

Avant de tenir une réunion :

À cocher
• Définir l’objectif à atteindre et le résultat recherché
• Préciser les attentes face aux participants
• Identifier l’information dont les participants ont besoin pour être en
mesure de participer efficacement à la réunion
• Préciser la stratégie à adopter pour faire cheminer le groupe vers
l’objectif visé
• Préparer une convocation et envoyer un ordre du jour

Pendant la réunion :

• Accueillir personnellement chaque participant

• Faire connaître l’objectif de la réunion et les résultats visés
• Déterminer une personne pour prendre des notes
• Clarifier le rôle et les modalités de fonctionnement
• Lire l’ordre du jour
• Diriger les discussions afin de faire progresser le groupe vers
l’objectif visé (susciter la participation de tous)
• Intervenir lors des situations de tension afin de maintenir un climat
de travail sain
• Évaluer, au terme de la réunion, l’efficacité du travail accompli par
le groupe (demander une rétroaction aux participants)

Après la réunion :

• Préparer un compte-rendu
• Utiliser un modèle de compte-rendu dont la structure et la nature du
contenu sont déterminées à l’avance
• Assurer un suivi sur les actions planifiées
• Mesurer et évaluer jusqu’à quel point l’objectif visé est atteint
• Effectuer des réajustements en vue d’améliorer les prochaines
réunions

|Page 5
 Outil no 2
(télécharger en format Word)

INSÉRER
VOTRE LOGO

Convocation à une réunion

Date : 1er juin 2020

Heure : 13 h 30

Lieu : Salle de conférence B4

Ordre du jour

1. Ouverture de la réunion

2. Lecture et adoption de l’ordre du jour

3. Lecture et suivi du compte-rendu de la réunion du 1er mai 2020

4. Points de discussion :
a) Processus d’attribution de postes
b) Demande des employés afin d’obtenir des tables pour prendre
des repas à l’extérieur durant la période estivale
c) Attribution des périodes de repos et de repas

5. Actions à poser et échéancier

6. Questions diverses

7. Date de la prochaine réunion

8. Fin de la réunion

|Page 6
 Outil no 3
(télécharger en format Word)
INSÉRER
VOTRE LOGO
Compte-rendu

Comité de travail

Date : 1er février 2020

Présences : Représentants des employés Représentant de l’employeur

Robert Duval France Dupuis
Pierre Lavoie

Absence : Michel Fernand

1. Ouverture de la réunion :
La réunion commence à 14 h. Le responsable des ressources humaines anime la
réunion.

2. Lecture et adoption de l’ordre du jour :

L’ordre du jour est accepté tel que présenté.

3. Lecture et suivi du compte-rendu de la dernière réunion :

Le compte-rendu de la réunion du 1er novembre 2019 est accepté tel que présenté.

4. Points de discussions :
a) La nouvelle procédure d’attribution de poste réduisant les délais a été acceptée.
Un projet pilote de 6 mois aura lieu à compter du 1er mai afin de mesurer l’impact
des changements et d’apporter des améliorations, s’il y a lieu.
b) Un sondage écrit a été réalisé. Il y a eu beaucoup d’intérêt démontré par les
employés pour l’installation de tables pour manger à l’extérieur durant la période
estivale. La direction se donne un mois pour prendre une décision.
c) Les opérations de production ne pouvant être arrêtées, un nouvel horaire
d’attribution des périodes de repos et de repas a été établi pour y inclure les
mécaniciens.

5. Actions à poser et échéancier

Questions diverses :
6.
Aucun point n’a été soulevé.

7. Date de la prochaine réunion :

La prochaine réunion aura lieu le 1er avril 2020, à 13 h 30, à la salle de conférence B4.

8. Fin de la réunion :
La réunion se termine à 16 h.

|Page 7
 Outil no 4
(télécharger en format Word)

INSÉRER
VOTRE LOGO

Note de service

DATE : 20 février 2020

DESTINATAIRE : Tous les employés
DE : Direction générale
SUJET : Choix des vacances pour la période estivale 2020

Bonjour à tous,

Afin de planifier les vacances pour la période estivale 2020, nous vous demandons
d’inscrire, via le portail des employés, vos deux premiers choix de semaines de vacances
et ce, avant le 24 juin 2020.

Passez une bonne journée!

Salutations,

La direction générale

|Page 8
 Outil no 5
(télécharger en format Word)

Stratégie de gestion de crise

En situation de crise, tout se déroule rapidement et il est donc important que chaque
employé connaisse son rôle. De plus, vous devez vous assurer de la constance de vos
messages pour éviter qu’il y ait de l’interprétation. Afin de performer dans vos
communications lors de situations de crise, organisez-vous de telle sorte que votre plan
soit prêt à l’avance pour être efficient. Voici quelques suggestions :

1. Désignez un porte-parole ainsi qu’un remplaçant;

2. Le porte-parole doit planifier une marche à suivre en cas de crise (qui, quoi, quand,
comment, etc.);
3. Il est essentiel que chaque intervenant connaisse précisément son rôle et ses
responsabilités;
4. Afin d’être prêt lors de situations de crise, il est important que les intervenants
puissent réviser leurs rôles une fois par année;
5. Nommez des personnes-ressources pour répondre aux questions afin de garder
une constance dans les renseignements divulgués;
6. Le porte-parole est responsable de rencontrer les journalistes et il se doit de bâtir
une liste des médias d’information à être contactés avec des noms, numéros de
téléphone, télécopieur, courriels, etc.;
7. Une liste à jour des coordonnées des dirigeants de l’entreprise, des porte-paroles
et des représentants syndicaux doit être disponible en tout temps;
8. Lors de mises à pied massives ou de restructurations importantes, n’hésitez pas à
utiliser les services normalement offerts par votre programme d’aide aux employés
(psychologues, intervenants sociaux, conseillers en orientation).

Par ailleurs, selon la situation, il peut arriver que vous deviez rédiger un communiqué de
presse (voir outil no 7).

• Que s’est-il produit?

• Où?
• Quand?
• Quels sont les effets sur la communauté environnante ou sur le public en général
s’il y a lieu?
• Quel est le nombre de personnes affectées par la situation?
• Quels sont les noms et postes de ces personnes, en cas de décès (ces
renseignements doivent cependant être gardés confidentiels tant que la famille
immédiate n’a pas été avisée formellement)?
• Quelles sont les mesures prises par l’entreprise et les autorités compétentes, s’il y
a lieu, pour faire face à cette situation?

|Page 9
 Outil no 6
(télécharger en format Word)

Formulaire de satisfaction

VOTRE APPRÉCIATION DE L’ACTIVITÉ « VISITE INDUSTRIELLE »

LE 28 FÉVRIER 2020

Nous sommes soucieux de vous offrir des activités de qualité. C’est pourquoi nous souhaitons
recevoir vos commentaires.

Encerclez le chiffre correspondant à votre réponse :

Faible Excellent

1. L’accueil 1 2 3 4

2. Le contenu de la présentation 1 2 3 4

3. Les intervenants 1 2 3 4

4. La visite d’usine 1 2 3 4

5. Le déroulement général de la journée 1 2 3 4

Commentaires ou suggestions :

Note : Si vous n’utilisez pas une version papier, nous vous suggérons de mener ce sondage
via une plateforme comme Survey Monkey pour plus d’efficacité.

| P a g e 10
 Outil no 7
(télécharger en format Word)

INSÉRER
VOTRE LOGO

Communiqué de presse

Pour diffusion immédiate

Mise au point :
Incident mineur chez l’entreprise ABC

Drummondville, le 17 janvier 2020 – Ce matin vers les 6 h 30, un ouvrier qui

effectuait des travaux de raccordement sur un système de tuyauterie installé sur des
réservoirs de produits chimiques a causé une fuite d’acide acétique (substance se
rapprochant du vinaigre). Le ministère du Développement durable, de l’Environnement
et des Parcs (MDEP) s’est déplacé sur les lieux pour constater la situation. Il n’a pas
été nécessaire de déployer des mesures d’urgence pour la population environnant
l’usine puisqu’il n’y a eu aucun déversement dans le système d’égouts de la
municipalité.

Comme le stipule la procédure de l’entreprise, le MDEP a été informé de la situation dans

les quelques minutes qui ont suivi l’incident et des correctifs ont été immédiatement
apportés pour recueillir de façon sécuritaire le liquide et colmater la fuite. L’employé
travaillant à proximité s’est senti quelque peu étourdi et s’est vu administrer de l’oxygène
par un des secouristes de l’entreprise.

Une enquête est en cours pour déterminer la cause de l’incident et faire en sorte qu’une
telle situation ne se reproduise plus.

Les opérations de production se poursuivent à l’exception du secteur de la teinturerie où

elles devraient reprendre demain avec l’équipe de jour.

-30-

Source : Mireille Lavoie

Coordonnatrice des ressources humaines
819.812.5678
Courriel : [email protected]

| P a g e 11
 Outil no 8
(télécharger en format Word)

Gestion de la communication

OBJECTIF : Faire connaître votre entreprise à la communauté ainsi que sa

contribution à la vie économique de la région
RESPONSABLE : Personne occupant le poste aux communications ou tout autre
gestionnaire exerçant cette fonction
Moyens utilisés pour les communications internes :
(Cocher les moyens utilisés pour diffuser
l’information, inscrire un responsable et Suivi Responsable Date
jj-mm-aaaa
l’échéancier)
Avis sur les babillards
Portail des employés S. Marquis 04-05-2020
Banderole
Information au personnel cadre
Information aux représentants syndicaux
Intranet
Journal interne
Lettre d’invitation personnalisée aux
employés
Mémo de rappel annexé avec la paie A. Lavoie 10-01-2020
Réunion d’équipe
Rencontre individuelle
Stand d’information
Autres

Moyens utilisés pour les communications externes :

(Cocher les moyens utilisés pour diffuser
l’information, inscrire un responsable et Suivi Responsable Date
l’échéancier)
Banderole à l’extérieur de l’entreprise
Conférence de presse M. Martel 31-03-2020
Publicité à la radio ou dans les journaux
Réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, etc.)
Site internet de l’entreprise
Réseau de contacts de l’entreprise
Bulletin électronique ou infolettres
Visite industrielle M. Martel 13-04-2020
Autres

Bilan de l’activité : consulter l’outil no 6, exemple de formulaire de satisfaction

| P a g e 12