Support de cours 2CS ESTIN

CONDUITE DE PROJETS

Dr. SEBAA Abderrazak

ESTIN Bejaïa

IX.‹#›
 Chapitre 8
La communication et l’animation
d’équipe de projet

IX.‹#›
 Partie 1:
La communication

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La Communication (définition)
Echange entre un émetteur et un récepteur, Ces deux
points de vue peuvent être liés de façon synchrone/
simultanée (échanges en personne, visioconférences, etc.) ou
asynchrone (e-mails, rapports, blogs, etc.).

• Les canaux de communication à notre disposition influent sur

notre façon de faire passer le message : on ne rédige pas un
e-mail comme un message par WhatsApp ni comme un
rapport.
• Les formes sont aussi importantes que le fond (contenant /
contenu).

IX.‹#›
La communication (règles)
 Application de la règle des 5 W
• Communiquer vers qui ?
 Utilisateurs finaux, équipe projet, Direction du projet
• Communiquer pourquoi ?
 Fédérer, mobiliser l'équipe projet
 Associer les utilisateurs finaux
• Communiquer quoi ?
 Les objectifs, les enjeux, les risques, les résultats intermédiaires,
l'organisation, le planning, l'avancement...
• Communiquer quand ?
 Au lancement, aux échéances annoncées, lors de tout évènement
• Communiquer comment ?
 Tous les moyens sont bons, mais l'implication du chef de projet et
de l'équipe est primordiale... IX.‹#›
La communication (règles)
 Qui a besoin d'informations ?
 De quelles informations ont-ils besoin ?
 Quand auront-ils besoin de ces informations ?
 Quelles options avez-vous pour leur donner les
informations et quelle(s) manière(s) sont les meilleures ?
 Quel en est le but ?
 Comment est-il faite?
 Pourquoi la préparer ?
 Change-t-il avec l'échelle (durée, coût, complexité) du
projet ?

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La communication (Périodes)
Quand auront-ils besoin de ces informations ?

• Avant "l'événement"

• Pendant "l'événement"

• Après "l'événement"

• Périodiquement vs ad hoc

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La communication (dimensions )
 Externe/interne :
Interne avec l’équipe projet et externe avec le client /les utilisateurs /les
fournisseurs,
 formelle/ informelle
Formelle (rapports, présentations, documents ou e-mails), ou informelle (des
conversations de couloir ou au téléphone),
 Verticale / Horizontale
entre les différents/même niveaux de l’organigramme,
 officielle / officieuse
officielle avec les organismes et officieuse, communication avec les collègues
ou les collaborateurs,
 écrite /orale,

IX.‹#›
La communication ( Avec qui communiquer ?)

Pour le chef de projet, le problème est avant tout d’identifier avec qui
il doit communiquer:
Au minimum 8 catégories d’acteurs :
– l’équipe de projet, (à peu près la seule communication à
porter sur la réalité du projet),
– les prestataires internes,
– les commanditaires,
– les sous-traitants,
– la hiérarchie,
– les utilisateurs,
– l’environnement de l’unité

IX.‹#›
La communication (Améliorer?)
Planifier et préparer la communication.
Avoir une idée claire de ce que nous voulons faire passer, quand le faire,
comment le faire, quel canal nous devons utiliser et, surtout, qui sont nos
interlocuteurs.
Limiter l’improvisation au maximum, pour éviter le risque de dire ce qui ne doit
pas l’être.
• Utiliser un langage simple. Nous avons souvent tendance à
utiliser un langage que seuls nous-mêmes comprenons dans notre domaine
d’activité.
Communiquer en pensant à ceux qui reçoivent le message, pas à ceux qui le
délivrent..
• Établir des canaux de communication multiples. Définir quelles sont les
principales voies de communication de notre projet et les formaliser/contrôler.
• En face à face, attention au langage corporel du receveur.
Cela nous donnera des indices sur la bonne réception de l’information.

IX.‹#›
La communication (Plan de communication)

Qu'est-ce que la planification des communications ?

« Détermination des besoins d'information et de
communication des parties prenantes »
Contenu du Plan de communication :
– Méthodes utilisées pour collecter et conserver : différents types
d’informations (procédure de gestion de la documentation)
– Destinataires de l’information en fonction de sa nature: (rapports
d’avancement, données, planning, documentation technique...), et les
diffuseurs de ces informations.
– Description de l’information à diffuser : le format, contenu, le degré
de détail, les conventions et définitions à utiliser.
– Calendriers d’émission qui précisent à quel moment: chaque type
d’information est émis.
- Méthodes de mise à jour/affinement du plan
IX.‹#›
La communication (Outils de communication)

Quelles manière(s) pour leur donner les informations ?

 Réunion (phys. tél, vidéoconférence)

 Rapports
 Notes d’information (papier)
 Mails / Newsletter
 Sites web (wiki) / portails / intranet

IX.‹#›
Réunion (Types)
Réunion d’information :
– Faire part d’information(s)
– Faire partager l’information
Réunion d’échange :
– Ecouter l’avis de chacun, s’enrichir les uns les
autres
Réunion de décision :
– Valider ensemble une décision comprise et
acceptée par tous

IX.‹#›
Réunion (Etapes de la réunion)

IX.‹#›
Réunion (Etapes : Avant)
Afin de préparer une réunion (son TOP: thème, objectif, et plan) :
 Thème : de quoi allons-nous parler ? L'ordre du jour n'est pas
qu'une simple formalité ! C’est la base de toute organisation
réussie. Estimer la durée de chaque intervention.
 Objectif : Quel but doit atteindre le groupe ?
Les réunions les plus efficaces sont celles focalisées sur l'action à
entreprendre et dont les objectifs sont clairement énoncés.
 Plan de la réunion (organisation, calendrier minutage, outils
utilisés) : Le cadre et les règles.

IX.‹#›
Réunion (Etapes : Avant)
Préparer la convocation consiste à:
• Sélectionner les participants : Il faut se demander si chaque
participant a réellement besoin d'y assister et s'il ne pourrait pas
simplement être informé à un moment ultérieur des résultats
attendus (Limiter le nombre de participants).
• Communiquer le TOP aux participants

• Communiquer le lieu de la réunion.

• Communiquer le l’heure de la réunion.

• Communiquer les règles de la réunion.

IX.‹#›
Réunion (Etapes : pendant)
Ouverture de la réunion consiste :
• Commencer à l’heure
• Respecter le timing
• Rappeler (rapidement) les règles d’organisation
• Désigner un animateur, un secrétaire/rapporteur (est
souhaitable)
• Rappel de l'ordre du jour
– Avant d'entrer dans le vif du sujet, il peut être utile de
récapituler brièvement l'ordre du jour de la journée, le temps
imparti sur chaque sujet et les intervenants.

IX.‹#›
Réunion (Etapes : pendant)
Pendant la réunion, l’animateur doit:
 Procéder à un rapide tour de table de présentation des
participants (nom, entité, fonction/activité(s) dans le projet)

 Récapituler le relevé de décisions précédent (s'il s'agit d'une

série de réunions, les décisions précédentes peuvent être
passées en revue, pour mémoire ou pour suivi de
l'avancement de leur réalisation).

IX.‹#›
Réunion (Etapes : pendant)
Le rôle de l’animateur : « arbitre »
– Faire appliquer la discipline dans le groupe.
– Structurer la progression du groupe vers l'objectif par des
questions, reformulations, synthèses.
– Réguler les tensions interpersonnelles
Le rôle des participants:
– Accepter les règles définies par l'animateur
– Participer à l'atteinte des objectifs (chacun doit pouvoir
s’exprimer)

IX.‹#›
Réunion (Etapes : pendant)
Le fond de la réunion... Point par point
– Les quatre caractéristiques d’un objectif :
1. Un résultat : définition de ce qui doit être accompli
2. Un cadre temporel : date de terminaison prévue
3. Une mesure : métrique du succès (ou de l’échec...)
4. Une action : comment l’objectif va-t-il être atteint ?
– Points majeurs au début (ils auront été priorisés dans l’ordre du
jour)
– Pas de sujets « particuliers »
– Reformuler et consigner par écrit les décisions, les divergences
constructives,
– Mettre à jour les actions

IX.‹#›
Réunion (Etapes : pendant)
Pour clôturer les débats de la réunion, il faut:
 Enoncer pour validation collégiale :
– Les nouvelles actions / pilotes / échéances
– Les décisions prises
– Les points en suspens
 Fixer la date de la prochaine réunion
 Définir l’ordre du jour préliminaire de la réunion suivante

IX.‹#›
Réunion (Etapes : Après)
Le compte-rendu de réunion a plusieurs objectifs :
– Acter des décisions
– Formaliser le travail réalisé pour permettre par
exemple aux excusés ou à des personnes non
présentes à la réunion de pouvoir en connaître les
tenants et aboutissants.
– Capitaliser l'information, pour mémoire

IX.‹#›
Réunion (Etapes : Après)
Deux types de comptes rendus :
– Le compte-rendu des débats, fidèle, exhaustif, exprimant les
opinions des participants
– Le « relevé » de décisions, plus synthétique, reprend les
décisions prises en réunion, les actions décidées et rappelle
les points en suspens.
Il peut être rédigé à partir de l’ordre du jour de la réunion voire
même remis en fin de séance.
Il est, bien sûr, possible d’évoquer les positions ou les opinions
des participants lorsque celles-ci contribuent à éclairer le débat,
les actions et les décisions prises.

IX.‹#›
Réunion (Etapes : Après)

IX.‹#›
Réunion (Catégorisation de réunion)
 Les réunions au sein de l'équipe
projet
• Les points d'avancement

• Les réunions techniques

 Les réunions avec la maîtrise

d'ouvrage

 Les réunions avec le comité de

projets

IX.‹#›
Réunion (Catégorisation de réunion)
Les points d'avancement
 Qui convoque : le chef de projet
 Qui participe : Les contributeurs, responsables de thème
 But : Mesurer l'état d'avancement des travaux et les problèmes
rencontrés
 A l'issue de la réunion le chef de projet rédige une synthèse qui
sera présentée en comité de pilotage
 Les actions correctives retenues sont suivies lors des réunions
suivantes

IX.‹#›
Réunion (Catégorisation de réunion)
Réunions techniques
 But : Résolution de problèmes
 Qui convoque : le chef de projet, parfois à la demande d'un
contributeur, mais aussi le porteur du problème
 Les acteurs :
• Le chef de projet
• Les contributeurs concernés
• Eventuellement les responsables de centre contributeur
• Eventuellement des experts externes à l'équipe projet
 Les suites :
• Soit un relevé de décision pour mettre en place des actions correctives
• Soit une sollicitation de l'échelon supérieur
IX.‹#›
Réunion (Catégorisation de réunion)
Réunions avec la maîtrise d'ouvrage
 Qui convoque : Le pilote du projet ou le chef de projet
 Qui participe : Les acteurs de l'environnement
stratégique du projet
• Le pilote du projet qui préside la réunion
• Le chef de projet qui anime la réunion
• Les responsables des centres de compétence impliqués dans
le projet

IX.‹#›
Réunion (Catégorisation de réunion)
Réunions avec la maîtrise d'ouvrage (suite)
Position du chef projet : il présente l'état d'avancement de son
projet

• Les évènements majeurs depuis le dernier comité

• Le suivi économique du projet
• Les écarts par rapport aux objectifs initiaux
• Les risques de dérive
• Les actions correctrices mises en place ou proposées pour rattraper les
écarts et anticiper les risques

 Il sollicite les décisions qui ne sont pas de son niveau

IX.‹#›
Réunion (Catégorisation de réunion)
Les réunions avec le comité de projets
 Qui convoque : le directeur
 Qui participe :
• Le comité projet
• Le pilote éventuellement assisté du chef de projet
• Eventuellement des responsables de centres contributeurs
 Objet :
• Arbitrage au sein d'un projet lorsque la décision n'est pas du niveau du
pilote
• Arbitrage entre projets différents
• Cohérence avec la stratégie de l'entité
 Les suites :
• Un relevé de décisions
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 Partie 2:
Animer l’équipe projet

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Animer l’équipe projet (objectifs)
Permet de valoriser des valeurs fortes telles que
 La confiance,
 La transparence: la clarté, la finesse.
 Le droit à l'erreur,
 L'exemplarité des responsables,
 La consistance: Degré de solidité
 La persévérance : persistance
 Et l'humilité: conscience de ses insuffisances

IX.‹#›
Animer l’équipe projet (comment)
Consiste à Chercher l’équilibre d’une équipe par:
La complémentarité des spécialités : Techniciens,
gestionnaires, qualiticiens, ..
La Complémentarité des expériences : débutants,
chevronnés
La Complémentarité des caractères : Optimistes,
sereins, pessimistes
La Complémentarité des personnalités: Intuitifs,
cartésiens, perfectionnistes, …

IX.‹#›
Animation d’équipe (Rôles en Equipe)

IX.‹#›
Animation d’équipe (styles d’animation)
On distingue quatre styles :
 Le style directif : donne au chef de projet une place prépondérante
dans la prise de décision : il décide seul de l’organisation du travail, des
règles de fonctionnement et des solutions à apporter aux différents
problèmes et aléas.
 style consultatif consiste à susciter l’avis des membres de l’équipe : la
décision est ensuite prise par le chef de projet et n’est pas forcément le
reflet des opinions du groupe.
 Le style participatif conduit à associer les membres de l’équipe aux
décisions, notamment sur l’organisation du travail et la gestion des aléas :
cela demande au chef de projet des capacités d’écoute, de collaboration
et de recherche de consensus.
 Le style par délégation consiste à transférer à un ou plusieurs membres
de l’équipe la responsabilité de la décision. Ce style nécessite une
confiance partagée et favorise l’apprentissage et l’autonomie des membres
de l’équipe.
IX.‹#›
Sources de situations conflictuelles
Sources de conflits quant à la planification du
projet
• La difficulté à partager entre les différents acteurs
le temps alloué au projet
• La variation du niveau de détail le plus pertinent
• Le rallongement de la durée du projet
• La différence du niveau de responsabilité entre le
responsable du projet et les responsables de
tâches.

IX.‹#›
 Sources de des situations conflictuelles
 Sources de conflits quant aux priorités et aux objectifs assignés au projet

• Les divergences d'intérêts et d'objectifs

 Date d'achèvement trop optimiste,
 Budget affecté insuffisant,
 Spécifications techniques trop ambitieuses,...
• Le manque de clarté et d'affichage des objectifs du projet
• L'interprétation différente des objectifs du projet
• L'absence de définition et d'affichage par la hiérarchie des
priorités du projet.
• Le changement trop fréquent d'objectifs ou de priorités
• L'apparition de besoins nouveaux
IX.‹#›
Sources de situations conflictuelles
 Sources de conflits quant à l'allocation des
ressources sur le projet
• L'estimation de d’allocation d'utilisation des ressources,
• Disponibilité des ressources requises,
• La qualification ou le niveau de compétence technique
recherché,
• La date et la durée de la mise à disposition.
• La nécessité ou non d'avoir recours à la sous-traitance.
• Le rattachement hiérarchique des ressources.
• Le niveau de priorité accordé au projet

IX.‹#›
La gestion des situations conflictuelles
 Sources de conflits quant aux procédures relatives
aux projets

• Le non-respect des procédures établies,

 Court-circuitage, non-respect des voies hiérarchiques,...en raison
• soit de la lenteur ou de la lourdeur de certaines procédures
existantes,
• soit de leur non-conformité aux pratiques de l'entreprise

• La tendance à créer de nouvelles procédures chaque fois

qu'un problème nouveau est détecté,
 asphyxie du système.
IX.‹#›
La gestion des situations conflictuelles
 Intensité moyenne des principales sources de conflit
Conflits antérieurs non-résolus

Exigences techniques

Inadaptation système motivation

Respect des coûts et des budgets

Ambigüité des rôles

Ambiguïté

Leadership

Planification

Allocation des ressources humaines

Procédures administratives

Jeux d'influence

Communication Système d'information

Conflits individuels et interpersonnels

Priorités et Objectifs

0 500 1000 1500 2000

IX.‹#›
Animation d’équipe ( Gestion des conflits)

On distingue en général cinq modes de résolution des conflits:

 (1) La stratégie du retrait (évitement) consiste à se retirer du conflit

et se tient à distance en attendant que les choses se calment. C’est une
stratégie à court terme, pertinente pour des conflits de faible intensité et
dont l’objet n’a que peu d’impact sur les activités et la réussite du projet
ou lorsque le contexte n’est pas propice à un traitement de fond du
conflit.
 (2) La stratégie d’apaisement, le souci principal est d’éviter une
escalade. Pour cela, on évite d’aborder de front l’objet du conflit(en
s’adaptant au problème=accomodation), en soulignant au contraire les
éléments de rapprochement. Ce peut être une stratégie temporaire, en
attendant de traiter le problème en profondeur.
 (3) La stratégie de force (compétition) signifie que l’on va utiliser
une position de pouvoir (par exemple, celle d’un Comité de pilotage) pour
imposer son point de vue et faire adopter la décision souhaitée.
IX.‹#›
Gestion des conflits
On distingue en général cinq modes de résolution des conflits:

 (4) La stratégie de compromis, on entre en négociation avec la

personne avec laquelle on est en conflit. Chacun va céder partiellement
pour aboutir à une solution acceptable par les deux parties. Cette
stratégie ne conduit pas toujours à la meilleure solution, quand il s’agit
d’un conflit portant sur des options techniques ou des exigences de
qualité.
 (5) La stratégie de collaboration passe par la reconnaissance de la
valeur des positions adverses. Les adversaires construisent ensemble une
solution satisfaisante pour toutes les parties. Le conflit peut alors être
source d’enrichissement et d’amélioration de la qualité pour le projet.

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La gestion des situations conflictuelles
 Comportements en situations conflictuelles (1)
Souci d'obtenir des gains

Gain maximumLa compétition La collaboration

Le compromis

Gain minimumL'évitement L'accomodation

Non-coopérative Coopérative
Volonté de coopérer avec les autres parties en conf
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La gestion des situations conflictuelles
 Comportements en situations conflictuelles (2)
L'évitement
 Ne rien faire

L'accomodation

La compétition  Faire la guerre

Le compromis Gagnant/Perdant
 Négocier

La collaboration Gagnant/Gagnant

IX.‹#›
La gestion des situations conflictuelles
 Logique Gagnant/Gagnant : Méthode Harvard en cinq points

Les Hommes  Séparer les questions de personnes

et le fond du problème

Les intérêts  Se concentrer sur les intérêts et non

sur les positions

Les solutions  Imaginer ENSEMBLE des solutions

pour un bénéfice mutuel

Les critères  Poser des critères objectifs(lois,

réglements, experts...)

L''alternative  Prévoir la meilleure issue de

secours(MISE) en cas de non accord .

IX.‹#›