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PARTIE 2 :
LA COMMUNICATION ÉCRITE
CHAPITRE 1 : LES RÈGLES GÉNÉRALES DE LA COMMUNICATION ÉCRITE
Le français qui s’écrit et celui qui se parle sont très différents. Il suffit, pour s’en apercevoir, d’étudier
l’enregistrement au magnétophone d’une intervention orale, et d’essayer de la transcrire sur papier
telle qu’on l’entend. Il y a là deux codes, autrement dit deux systèmes de communication qui possèdent,
chacun, leurs caractères particuliers, aussi bien pour la construction des phrases que dans le choix des
mots, ou dans la façon de ponctuer sans oublier toute la part de l’expression qui est propre à l’orale et
disparait à l’écrit : gestes, mimiques, intonations…

Il convient de signaler qu’il existe deux catégories d’écrits : l’écrit administratif et l’écrit commercial.

Que l’écrit soit administratif ou commercial, voici les règles générales à respecter :

➢ Ne pas multiplier les objets

➢ Faire un plan,
Pour aider à choisir et hiérarchiser les informations : ordre chronologique, du général au particulier,
des faits aux opinions, des observations au diagnostic, de l'essentiel au détail :
➢ L’introduction
Il rappelle l'objet de la correspondance (courrier précédent ou affaire concernée).
Lorsque le message concerne une affaire technique, Il ne faut jamais entrer directement dans le vif
du sujet sans quoi le lecteur risque de ne pas comprendre ce qui est écrit. Le message doit être amené
de façon progressive de façon à le préparer au contenu principal du message. Il faut pour cela resituer
l’écrit dans son contexte, rappeler les faits et préparer le récepteur à ce qui va lui être dit qui est la
cause du message. L’introduction explique souvent les causes de l’écrit.
Exemple :
• Une lettre concernant une erreur de facturation commencera par un rappel concernant la commande
et la facturation.
• Une lettre de modification de réservation commencera par un rappel concernant la
réservation.
➢ Le développement
Tout message a un objectif. Le développement explique l’objectif pour lequel il a été conçu.
Les idées sont hiérarchisées de façon logique et chronologique afin que le destinataire du message ait
toutes les réponses aux questions qu’il peut se poser.
➢ La conclusion
- la conclusion fait apparaître la décision prise, la solution adoptée ou une proposition de solution
énoncée clairement.
Exemple :
• Dans la lettre concernant une erreur de facturation, vous utiliserez une formule de remerciement
pour les modifications qui seront réalisées.

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• Dans la lettre de modification de réservation, vous utiliserez une formule de remerciement pour la
nouvelle réservation qui sera réalisée.
➢ Tenir compte du destinataire
Il n'a pas forcément connaissance de l'affaire.
➢ Reformuler la demande, dans le cas d'une réponse.
Replacer les informations dans leur contexte.
➢ Choisir les arguments
Quand vous écrivez pour convaincre ou pour faire des recommandations, commencez par lister les
arguments que vous allez développer. C'est un bon moyen de ne pas en oublier, de pouvoir les situer
dans la hiérarchie du plan, pour vous apercevoir que certains d'entre eux sont hors sujet ou peu valides.
➢ Choisir ses mots
En fonction de votre interlocuteur, vous choisirez les mots qui font a priori partie de son langage.
Vous éviterez en général les termes trop techniques.
➢ Respecter les règles de lisibilité
- bannir le jargon de spécialiste et les mots savants,
- donner la signification d'un sigle dès la première utilisation,
- faire des phrases courtes et développer une idée par phrase,
- alléger les phrases en réduisant le nombre des subordonnées,
- veiller à l'équilibre des paragraphes,
- si la correspondance comporte plusieurs pages, veiller à le faire apparaître clairement (pagination).
Choisir le ton juste
Évitez le ton affectif ou le ton péremptoire. Vous pouvez utiliser le conditionnel, des adverbes ou la
forme interrogative.
Aller à l'essentiel
Dans un écrit professionnel, l'objectif visé est l'efficacité qui exige que l'on aille rapidement à
l'essentiel.
Citer les faits
Citez toujours les faits tels que vous les avez observés ou qu'ils vous ont été rapportés. Donnez des
chiffres, des dates, des statistiques chaque fois que possible.
Utiliser des formules positives
Limiter la redondance
La répétition des informations peut parfois être utile et délibérée. La plupart du temps, elle est
involontaire et dénote un manque de rigueur. En vous relisant, supprimez les répétitions ou les
redondances.

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CHAPITRE 2 : LES ÉCRITS ADMINISTRATIFS OU RÉDACTION

ADMINISTRATIVE
I. ADMINISTRATION
1. 1. Définition
Le mot administration veut dire action d’administrer. Administrer vient du mot latin administrare, qui
signifie servir, aider, fournir, procurer, diriger. Il a d’abord été utilisé dans le sens de procurer, mais
s’est imposé progressivement dans le sens de diriger.
La conduite d’un service administratif est différente de celle d’une affaire industrielle ou commerciale.
L’Administration est investie d’une mission d’intérêt général.
Chargée d’organiser la vie collective des populations, en application de la loi, elle n’est pas sujette aux
intérêts particuliers et représente la permanence et l’avenir de la Nation. Elle domine la vie des
individus, dont elle limite et garantit à la fois la liberté.
Son style porte la marque de son autorité et de sa continuité ainsi que la considération due aux citoyens.
Cependant, les écrits de l’Administration doivent être clairs, simples, corrects et accessibles à tous,
car, « une administration qui ne se fait pas comprendre immédiatement et sans interprète ne remplit
pas sa mission » (George POMPIDOU, cité par Jacques GANDOUIN).

2. 2. la mission
La conduite d’un service administratif est différente de celle d’une affaire industrielle ou
commerciale.
L’Administration est investie d’une mission d’intérêt général.
Chargée d’organiser la vie collective des populations, en application de la loi, elle n’est pas sujette
aux intérêts particuliers et représente la permanence et l’avenir de la Nation. Elle domine la vie des
individus, dont elle limite et garantit à la fois la liberté.
3. 3. La forme échelon supérieur n)
L’administration à la forme d’une pyramide ou triangle divisé en 3 échelons :
- L’échelon Supérieur au sommet, (décision).
- L’échelon intermédiaire au milieu (application).
- L’échelon inférieur à la base (exécution).

Pyramide

Sommet A Échelon supérieur (décision)

Milieu B Échelon interne (application)

Base C Échelon inférieur (exécution)

Monstra

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ion à la forme d’une pyramide ou triangle divisé e

II. LA RÉDACTION ADMINISTRATIVE ÉCHELON INTERMÉDIAIRE (A
1. Définition
Il existe plusieurs manières de définir la Rédaction Administrative (RA)
La R.A étant une sous tranche du droit administratif qui étudie les règles applicables aux langages
administratifs, aux actes administratifs et aux documents administratifs,
La R.A peut-être définie comme : « l’art de rédiger les documents administratifs »
2. Objectif
Pour de la réalisation de ses missions de développement économique et social, l’état multiplie à
travers l’Administration Publique plusieurs interventions dans tous les aspects de la vie nationale. Il
s’ensuit un accroissement important des relations entre l’Administration et les administrés.
Dans le but de constituer une mémoire institutionnelle qui garantit l’archivage de l’action publique et
qui sert de preuve parfois à l’égard des uns et des autres, les rapports entre l’Administration et les
Administrés sont transcrites dans des documents. Ces documents écrits servent de liaisons, de
transfert d’information ou de directive.
L’action administrative ne peut dès lors être utile, parce qu’efficace, que si elle s’exerce dans la
clarté, la précision et la cohérence. C’est la raison pour laquelle la rédaction administrative revêt une
grande importance au fonctionnaire de toute spécialité et de toute catégorie qui tôt ou tard sera
appelé à diriger l’action administrative dans l’exercice de ses fonctions. Ce module se propose d’être
à la fois un exercice d’initiation qui permet aux étudiants qui sont susceptibles d’être un jour un
fonctionnaire, d’avoir des notions de base dans la rédaction administrative.
3. Préparation de la Rédaction Administrative
Pour rédiger correctement les documents administratifs, il faut :
Maîtriser les spécificités de la communication écrite en générale et celles de la rédaction administrative
en particulier ;
Connaître précisément l’information à transmettre ;
Présenter un plan.
Maîtriser la langue de transmission de l’information.
a) Connaissance et traitement de l’information
Rédiger un document administratif suppose que l’on a quelque chose à transmettre, que l’on a une
connaissance claire et précise du message que l’on veut adresser, des renseignements que l’on désire
communiquer.
Il devient donc nécessaire que le rédacteur ait une idée très nette de l’objet de son exposé. C’est cette
idée qu’il devra expliquer, étayer à l’aide d’une documentation appropriée. Le plus souvent, celle-ci
sera constituée par les textes législatifs et réglementaires, des décisions, les réponses de telle
administration aux questions posées par telle autre. Le rédacteur prendra des notes pour sa rédaction.
Il doit avoir à l’esprit l’usage qu’il veut en faire, autrement dit l’objectif qu’il veut atteindre.
L’information à transmettre doit être utile, complète, exacte et actuelle.
L’information utile :
Elle doit correspondre à un besoin de l’émetteur et/ou du récepteur. Il faut éviter de faire hors sujet.
L’information complète :
Le rédacteur doit savoir embrasser l’ensemble de question traitée, l’ensemble du problème étudié. Il
doit savoir faire, sur sujet donné, la synthèse des informations à transmettre.

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L’information exacte :
Il faut éviter l’interprétation erronée ou subjective. Il est conseillé de donner des renseignements
vérifiés au préalable car le fonctionnaire engage l’administration.
Il est donc nécessaire qu’il se réfère constamment aux textes de base, qu’il n’hésitera pas à rappeler.
Le cas échéant, lorsqu’il doute lui-même de l’information, il doit employer le mode conditionnel.
L’information actuelle :
Ne pas transmettre des informations vieillies non conforme à la réalité et à l’actualité. Elles sont
sources d’erreurs et amènent le récepteur à la confusion.as
b) Présentation du plan
Une rédaction comporte trois (3) parties principales :
- Introduction
- Développement
- Conclusion.
4. Maîtrise de la langue de transmission de l’information :
Le rédacteur ou la Dactylographe ne doit pas déformer le message transmis. Il doit connaître de ce fait
la langue adaptée à l’administration (Français). Il doit fournir de gros efforts dans les domaines du
style, de la syntaxe ; de la conjugaison, de l’orthographe, de la grammaire ; du vocabulaire et même
de la ponctuation.
Il ne faut rien négligé car la moindre virgule ou une simple faute d’orthographe transforme le sens de
la phrase.
Exemple : 2 phrases avec les mêmes mots, mais ponctuées différemment changent complètement de
signification.
• Le Maire dit : « Madame DIAKITÉ la secrétaire est malade. »
• « Le Maire, dit Madame DIAKITÉ la secrétaire, est malade »
La syntaxe est la manière de construire des phrases avec des mots correctement reliés. Elle permet
d’éviter les nombreuses erreurs et la déformation de l’information.
Le vocabulaire n’est point à minimiser car l’ignorance du sens des mots conduit à l’erreur. Il varie
d’une matière à une autre. L’administration à de ce fait des termes appropriés. Ainsi il est conseillé
de consulter le petit lexique du vocabulaire administratif.
5. PLÉONASMES À ÉVITER
Incorrectes Correctes
Car en effet Car (ou effet) ;
Puis ensuite Puis (ou ensuite) ;
Collaborer ensemble Travailler ensemble ;
Prévoir d’avance Prévoir ;
Marcher à pied Aller à pieds ;
Un faux prétexte Un prétexte, une fausse raison ;
Une idée me vient à l’esprit Une idée me vient ;
Il suffit simplement Il suffit.
Mais néanmoins Mais (ou néanmoins).

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6. SPÉCIFICITÉS DE LA RÉDACTION ADMINISTRATIVE

Le langage de l’Administration doit être une langue véhiculaire, c’est-à-dire commune à tous les
citoyens du pays.
Parce que représentant l’État, l’Administration doit s’exprimer :
Avec clarté pour être comprise de tous,
Avec précision pour éviter des incompréhensions.
Avec courtoisie, car elle est non seulement au service de l’État mais également au service des
citoyens dont elle tire sa légitimité.
Avec correction, pour montrer aux citoyens le sérieux de l’Administration.

7. LE STYLE ADMINISTRATIF
L’administration n’a pas une langue particulière. Mais sa nature juridique impose un langage
spécifique qui lui est adapté. C’est le jargon administratif. C'est-à-dire un style et vocabulaire qui
illustrent les notions de P. P. et de S. P. (puissance publique et de service public).
Le style administratif a des principes.
a) Les qualités du style administratif
Le style administratif doit être clair, simple et précis.
• La clarté :
Le sens du texte doit être clair en évitant les fausses interprétations. La preuve doit toujours appuyer
une information.
Exemple : J’ai assisté ce matin à un accident de circulation une moto cycliste tournant brusquement à
gauche, sans prévenir a été heurtée par une automobile qui s’apprêtait à doubler.
• La simplicité :
Il est conseillé de ne pas utiliser des mots compliqués et des formules ampoulées pour relater les
faits, cela peut nuire à la fois à la clarté et à la précision de l’exposer.
• La précision :
Il s’agit de répondre à des questions simples bien connues de tous :
Qui ou quoi ? …………………………………….. Intéressés/objets
Comment ?.............................................................. Circonstances
Quand ? ……………………………………………temps
Où ?........................................................................... Lieu
Pourquoi ? …………………………………………cause
b) Les principes ou caractéristiques du style administratif
Le style administratif se distingue des autres styles par différentes caractéristiques dont les plus
importantes sont développées ci-après :
 La politesse et la courtoisie
La politesse doit marquer, dans tous les cas, les écrits de l’Administration. C’est même une formule
conventionnelle.
Un agent public ne doit jamais oublier qu’il est au service d’une collectivité. En outre, la façon
(polie) dont les choses sont présentées aide souvent à les faire accepter, lorsqu’elles ne sont pas
conformes à l’intérêt de ceux qu’elles concernent.
L’absence de passion qui caractérise l’Administration a pour conséquence la courtoisie.

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L’Administration a le devoir de prendre en charge les préoccupations des citoyens, dans le cadre de
la loi. On ne doit pas trouver d’éléments passionnels dans ses écrits.
L’Administration n’utilisera pas des qualificatifs tels que : absurde, idiot, insensé, stupide, mais des
formules telles que :
- il me paraît regrettable…
- il me semble inopportun…
- il est à déplorer que…
il aurait été préférable…
Lorsqu’elle est contrainte d’opposer un refus à une requête, elle utilise des formes telles que :
- il ne m’est pas possible pour le moment…
- je ne manquerai pas, dès que les conditions le permettront…

 L’objectivité
L’Administration doit être impartiale, sans passion ni faiblesse, mais objective vis-à-vis des usagers
qu’elle est appelée à servir. Aussi, les écrits doivent - t - elles faire ressortir non pas l’opinion ou la
personnalité de leurs rédacteurs, mais des dispositions normatives prises en conformité avec la
législation ou la réglementation en vigueur.
Le rédacteur d’un document administratif évitera des expressions qui illustrent un caractère
arbitraire, personnel, émotionnel, sentimental traduisant : l’impatience, la tristesse, le courroux, la
joie, l’admiration, l’espoir, l’ extase…

 La prudence
Le principe de la responsabilité, l’objectivité et l’obligation de courtoisie interdisent l’erreur. L’agent
public ne doit tenir pour certains que les faits dont l’existence lui aura été clairement établie.
Les formules suivantes seront utilisées pour marquer la prudence :
À mon avis ;
En ce qui me concerne ;
Pour ma part ;
Il me semble ;
D’une manière générale ;
En tout état de cause ;
Sous réserve que ;
Sans préjudice ;
En dehors de ces formules, c’est au conditionnel que l’on s’exprimera généralement pour marquer
l’éventualité ou la possibilité qu’un fait ait lieu dans l’avenir.

 Le respect de la hiérarchie
L’Administration dispose d’une hiérarchie sans laquelle règneraient le désordre et l’inefficacité de
l’action publique. Aussi, les attributions administratives doivent-elles être hiérarchisées pour un
fonctionnement harmonieux des services.
On dispose d’une autorité hiérarchique qui part du Ministre, en passant par le Secrétaire Général du
Ministère, les Inspecteurs Généraux, les Conseillers Techniques, les Inspecteurs de Services, les
Directeurs, les sous-Directeurs, les Chefs de services, les Chefs de Bureau jusqu’aux agents.
La subordination hiérarchique s’exerce quant à elle en sens inverse de l’ordre précédent.

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Le respect de la hiérarchie doit se traduire dans les documents administratifs circulant soit dans le
sens de l’autorité hiérarchique, soit dans celui de la subordination hiérarchique
De supérieur à subordonné :
Les exemples de styles utilisés sont les suivants :
J’ai l’honneur de vous faire connaître…
Je vous envoie ci-joint pour étude…
J’attache du prix à la réalisation rapide….
Je vous engage à faire preuve de plus de circonspection à l’avenir…
Je tiens à vous faire observer que..;
Je vous prie de bien vouloir me faire tenir
J’attache de l’intérêt aux résultats de …
De subordonné à supérieur :
Je vous saurais gré de bien vouloir…
J’ai l’honneur de vous rendre compte…
Je vous suis très obligé de la bienveillante attention que voudrez bien porter à ma requête…
L’ingénieur qui signe un document administratif engage la responsabilité de l’Administration. Aussi
doit-il endosser la pleine responsabilité du contenu de ce qui a été écrit, même s’il n’en est pas le
rédacteur.
La correspondance sera alors écrite à la première personne du singulier « JE ». Le pronom personnel
« on » est à proscrire parce que imprécis.

 Le principe de la responsabilité :
On m’a dit que… Il me revient que ;
Docteur « X » m’a signalé que. Il m’a été signalé que ;
Docteur « Y » m’a parlé d’un dossier que Mon attention a été appelée sur un dossier
vous n’avez pas traité que vous n’auriez pas traité.

f) L’homogénéité
L’homogénéité de l’expression est une conséquence de la nature pyramidale et hiérarchique de la
fonction publique ; le recours à la première personne du singulier distingue les documents destinés
aux tiers.
Toute lettre administrative emploiera le « Je », puisque si c’est rarement le détenteur du pouvoir qui
la signe ; elle le sera par les représentants du pouvoir et toujours en son nom.
Alors que dans le style des affaires, on utilise indifféremment le « Je » et le « Nous »,
l’Administration s’en tiendra au « Je », qui, en même temps que l’unité du pouvoir décisoire,
marquera l’autorité de la fonction et la responsabilité assumée par le signataire au nom de
l’Administration.
La forme impersonnelle doit être évitée, cependant elle est admise pour marquer :
Une plus grande objectivité : il apparaît que… ; il convient de…
Pour indiquer une marche à suivre : il y aura donc lieu de…

LE VOCABULAIRE ADMINISTRATIF
Mots de liaison, articulations et autres connecteurs :
A. Pour introduire une explication

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-Car,
-C'est-à-dire,
-En effet (s’utilise après une affirmation démontrée immédiatement).
B. Pour introduire un exemple
-Ainsi,
-Par exemple,
-Notamment.
C. Pour introduire une reformulation (pour clarifier l’information)
-Autrement dit,
-Dans votre situation,
-En ce qui vous concerne,
- En d’autres termes.
D. Pour introduire une argumentation, développer une même idée, énumérer
-Aussi (avec inversion du sujet),
-D’abord, ensuite, enfin,
-En premier lieu, en second lieu,
-D’une part, d’autre part,
-À titre principal, à titre subsidiaire,
-Par ailleurs,
-En outre,
-De plus,
-Enfin.
E. Pour enchaîner avec un paragraphe précédent
-Par suite,
-De ce fait,
-En dépit de.
F. Pour lier une idée qui se rapporte à une autre
-Relatif à,
-Concernant,
-Ayant trait à,
-Dans le cadre de,
-Dans le but de,
-En vue de
G. Pour citer un argument précis, particulier
-Notamment,
-Particulièrement, en particulier,
-À cet égard, à ce sujet,
-Entre autres,
-En l’objet,
-Précisément.
H. Pour appuyer un argument, objectiver une décision
-En application de ou par application de,
-Conformément à,
I. Pour introduire une restriction, contraster avec une idée, un paragraphe précédent

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-Or,
-En revanche,
-Au contraire,
-Cependant,
-Mais,
-Néanmoins,
-Pourtant,
-Toutefois,
-À l’exception de, à l’exclusion de,
-En dépit de,
-Sous réserve que, pour autant que, dans la mesure où.
J. Pour introduire une conclusion, une conséquence (du développement)
-Donc,
-En conséquence,
-En définitive,
-Dans ces conditions……compte tenu de,
-Pour toutes ces raisons,
-En conclusion,
-En résumé,
-Par suite,
-Pour ces motifs, à cet effet.

LA RECONNAISSANCE DE LA HIÉRARCHIE
L'administration étant une structure pyramidale, elle se caractérise par un respect de la
hiérarchie.

1/ Incidences sur le style administratif et les formules utilisées

Le supérieur Le subordonné
Informe Rend compte
Fait savoir à Expose
Fait connaître à Porte connaissance de
Fait observer à Se permet de faire observer à
Fait remarquer à Se permet de faire remarquer à
Constate Se permet de constater
Précise Se permet de préciser
Rappelle Se permet de rappeler
Demande l’avis de Sollicite l’avis de
Demande à Sollicite de
Prie est reconnaissant à
Prescrit, ordonne à Propose à
Enjoint à Suggère à, invite à
Signale à Croit devoir signaler à
Et j’ai l’honneur de
de vous faire remarquer de vous rendre compte

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de vous faire observer d’appeler votre attention sur

de vous faire savoir de porter à votre connaissance
de vous faire connaître de vous proposer

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