Modalités de la communication administrative

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Modalités de la communication administrative / KL 301109
Sommaire

Ecrire pour être compris 3

Les règles générales de la communication écrite dans l'administration 5

Les règles essentielles du courrier en forme administrative 6

Les règles essentielles du courrier en forme personnelle 11

En bref 15

Autres supports de la rédaction administrative 16

Les formules courantes 22

A éviter 24

Les indispensables 25

Une autre forme de communication : le PIAL 26

Sources et bibliographie 27

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Modalités de la communication administrative / KL 301109
Ecrire pour être compris

La COMMUNICATION au sein de l'Administration est basée sur l'écrit, quel qu'en soit le support: papier ou
moyens offerts par les nouvelles techniques de communication, par exemple le courrier électronique, les
portails intranet, sites internet).

Ainsi la rédaction d'un courrier administratif (et les différents supports qu'il sous-tend) obéit à des règles
strictes de forme, de présentation pour faire acheminer le message dans les meilleures conditions et, surtout,
de la même manière pour l'ensemble des structures .

Pourquoi écrire

C'est la première question à se poser. L'écrit est-il mieux adapté à la situation présente qu'un appel
téléphonique? Quelle forme prendra-t-il : télécopie, mél, courrier, note rapport...?
L'écrit permet de communiquer une information et de laisser une trace. Il limite, mieux que l'oral, les
déformations, les doutes et les rumeurs.
Utilisé, par exemple, comme document de travail, il permet aussi aux acteurs qui peuvent faire évoluer le
contenu de s'approprier l'information et facilite le consensus. C'est un bon outil de concertation.
Il faut aussi savoir lutter contre l'oubli, contre l'incompréhension, gérer dans le temps et gérer le temps.

Qui est le destinataire

C'est la 2nde question à se poser car toute forme inadéquate mine le fond. Cette connaissance détermine le
style (personnel, administratif), le choix du vocabulaire, la construction et la longueur des phrases... La même
information transmise à des destinataires différents doit en principe faire l'objet d'autant décrits adaptés à
l'interlocuteur visé.(Cependant la mise en oeuvre du Plan Etat Exemplaire pose de nouveaux critères et un
cahier des charges strict en matière de consommation de papier). Les supports de communication type Portail
Intranet (PIAL) se développent de plus en plus .

Quel est le message essentiel à transmettre?

Quel est l'objectif ? informer, former, convaincre, demander une information...? Répondre avec précision aux
questions de référence : Qui ? Quoi ? Quand ? Comment ? Pourquoi ? Avec qui ? est indispensable. Une
rédaction rapide, en quelques lignes, du message essentiel est une des clés de l'efficacité.

Bien construire son écrit

L'enchainement logique des arguments doit aider à la compréhension. L'introduction (la plus brève possible)
renseigne sur le thème, pose le sujet, le décompose s'il y a lieu. Le développement traite le sujet en
respectant l'ordre annoncé. Raisonnement et argumentaire doivent paraître simples au destinataire. L'ordre
doit être logique : du général au particulier, de la règle à l'exception.

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Modalités de la communication administrative / KL 301109
Dans le contexte administratif actuel de « surproduction écrite », il est recommandé d'aller le plus rapidement
possible à l'essentiel en début de texte ou de courrier

Un style et un vocabulaire simple et précis

Soyez clair, bref, simple, sincère, rigoureux. Pas de jargon technique, de sigles, de superlatifs, de participes
présents, de redondances... Privilégiez le style direct, la forme personnelle, la première personne, le présent,
la voie active, les formes positives, des phrases et des mots courts, une seule idée par phrase.
Utilisez la ponctuation et les transitions pour faciliter la lecture.
Soignez absolument la mise en page, la présentation et l'orthographe.
Une façon simple d'améliorer la lisibilité consiste à faire relire le document par une ou plusieurs personnes
extérieures au contexte.

Précisions concernant les courriers administratifs

Les lettres prennent soit une forme administrative, soit une forme personnelle

En forme administrative, la suscription comporte les fonctions mais pas les noms . Attention : l'expéditeur est
mentionné uniquement par son titre, tandis que le destinataire est précédé de Monsieur ou Madame.
Pour respecter la voie hiérarchique, on mentionne d'abord le destinataire, puis les autorités intermédiaires en
revenant vers l'expéditeur (un enseignant écrira au recteur sous couvert de l'IA, s/c du chef d'établissement)

En forme personnelle, si le correspondant occupe une fonction officielle (par exemple président du Conseil
Général ou d'une association), ce titre devra figurer dans les formules d'appel et de politesse.

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Modalités de la communication administrative / KL 301109
Les règles générales de la communication écrite dans
l'administration

Caractère officiel
Le caractère OFFICIEL des documents (pré-imprimés), le style particulier des formules (j'ai l'honneur de...)
renforce vis à vis de l'utilisateur extérieur le poids de la puissance publique. De plus le vocabulaire
administratif exprime la plupart du temps le respect fondamental de la hiérarchie.

Politesse
Le critère de POLITESSE contrebalance ce caractère officiel et contribue à l'image de marque du SERVICE
PUBLIC (on parle désormais de Label Marianne)

Responsabilité
Dans toute correspondance, c'est la première personne qui doit être utilisée : « Je » marque l'expression de
la puissance publique.

Objectivité - Courtoisie
L'OBJECTIVITE : le rédacteur n'exprime ni ses propres valeurs ni sa propre approche du problème posé : il
applique une réglementation. Eviter tout jugement de valeur. Le signataire incarne l'Etat et agit dans le cadre
des lois et règlements. Tout ce qui est écrit doit pouvoir être vérifié, notamment grâce aux références faites
aux textes officiels

Clarté, précision, concision

L'administration ayant pour rôle de préparer ou de prendre des décisions, il faut que l'action soit exprimée
avec clarté pour être comprise par le destinataire.

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Les règles essentielles du courrier en forme administrative

Cette présentation est utilisée pour adresser une lettre à un membre de service administratif de quelque
administration que ce soit. La lettre est rédigée à la première personne.
La lettre en forme administrative peut être adressée directement au destinataire, mais, très souvent, circule
d'abord à l'interne et par la voie hiérarchique.

Elle comporte une suscription, mais ni formule d'appel (Madame,Monsieur), ni formule de politesse.

Détails

Le logo : (cf documents ci-dessous) . Il confère une appartenance à une institution (image de l'Education
Nationale) et permet de diffuser des documents avec une identité graphique commune, une image homogène
(Label Marianne).

La suscription (en haut à droite du courrier): Comprend les coordonnées aussi complètes que possible du
destinataire avec voie hiérarchique

L'identification de l'expéditeur : Précise les coordonnées et complètes de l'expéditeur avec ses propres
références, service, téléphone, télécopie, mél, adresse.

L'objet : Il introduit la problématique dont il sera question dans le corps de la lettre : l'objet doit être précis,
concis et se rapporter au contenu. Il est possible d'ajouter les références par exemple un échange de courrier
antérieur sur le même sujet, soit une communication téléphonique ayant trait à la même affaire : REF : V/lettre
N°...du(date).

Le corps de la lettre :
1er paragraphe : rappel de l'affaire (en complément de l'objet).
2éme paragraphe : argumentation en fonction du problème posé : que dit la réglementation ?
3éme paragraphe : décision de l'administration par rapport à la question posée en fonction de la
réglementation. ATTENTION : on ne doit traiter qu'une seule affaire par lettre.

La signature : Elle peut être:

Par délégation : dans ce cas, elle fait l'objet d'un acte écrit : un arrêté de délégation de signature.
L'autorité de tutelle ayant, de par sa fonction, la compétence unique pour signer certaines décisions, décide de
déléguer sa signature, et donc compétence à certain(s) de ses collaborateurs. La délégation de signature est
personnelle et provisoire, par exemple la nomination de personnels entraînant installation sur poste.

Par autorisation : en quelque sorte un « semblant » de délégation mais qui ne fait pas l'objet d'un
arrêté : l'autorité de tutelle autorise ses collaborateurs à signer du courrier qui relève de leur champ de
compétence.

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 Par ou pour ordre : un collaborateur signe au nom de son responsable (chef de service); ce type de
signature peut être lié à des facteurs divers : confiance, habitude, éloignement géographique, management,
organisation interne...

Par intérim : signature d'un collaborateur en l'absence du responsable habituel, désigné es qualité.

Pour ampliation : double d'un acte administratif dont la signature authentifie que l'original a bien été
signé par la seule autorité compétente : exemple : une liasse autocopiante d'un arrêté de nomination d'un
enseignant dont le numéro 1 est signé par le Recteur, les autres exemplaires sont signés pour « ampliation »
par le chef du service gestionnaire compétent (Division du Personnel Enseignant) et ouvrent des droits.

Pour copie certifiée conforme : copie authentifiée comme étant le double rigoureusement exact d'un
document original : la formule requise est la suivante : « copie certifiée conforme à l'original présenté » suivie
de la date, de la qualité et du nom du signataire. A noter que tout fonctionnaire de cadre A est habiliter à
certifier conforme une copie.

Comment se présente la signature dans le cadre hiérarchique ?

Elle se situe dans la perspective de la voie hiérarchique : le signataire, nommément précisé, est entouré de
son autorité de tutelle mais en qualité de signataire, il est le plus proche (géographiquement) du paraphe : par
exemple, un chef de division d'un rectorat présentera ainsi sa signature :

Pour le Recteur et par autorisation

s/c du Secrétaire Général
le Chef de la Division du Personnel

Prénom et nom du signataire

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Lettre en forme administrative

LOGO
de l'établissement Suscription

Collège lycée X Le Principal

À Monsieur le recteur
S/c de Madame l'inspectrice d'académie

Lieu d'origine, le (date en entier) le tout en minuscule

Identification de
l'expéditeur Objet

Dossier suivi par

Corps

Références Introduction

Téléphone

Télécopie
Développement
Mél.

Adresse

Conclusion

Bloc Signature

Prénom + Nom

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Modalités de la communication administrative / KL 301109
le LOGO

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 La suscription

L'identification de l'expéditeur
Le corps

La signature

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Modalités de la communication administrative / KL 301109
Les règles essentielles du courrier en forme personnelle

Cette présentation est utilisée pour adresser une lettre à toute personne extérieure à l'administration (un élu
local, un partenaire institutionnel...).
La lettre est rédigée à la première personne. Elle comporte formules d'appel et de politesse mais pas d'objet.

Le logo : idem lettre forme administrative

La suscription (en bas à gauche du courrier): coordonnées aussi complètes que possible du destinataire
(adresse + fonction)

L'identification de l'expéditeur : Coordonnées précises et complètes de l'expéditeur avec ses propres

références, service, téléphone, télécopie, mél, adresse. - idem forme administrative

L''objet et les références : ne sont pas formalisés comme dans un courrier de forme administrative, cependant
afin de sensibiliser le destinataire à ce dont on va lui parler, il faut les intégrer au premier paragraphe : par
lettre en date du...vous m'avez fait part de vos difficultés pour...).

Le corps de la lettre :
1er paragraphe : l'objet et les références se rapportant au courrier
2éme paragraphe : argumentation en fonction du problème posé : que dit la réglementation ?
3éme paragraphe : décision de l'administration par rapport à la question posée en fonction de la
réglementation. ATTENTION : on ne doit traiter qu'une seule affaire par lettre

Les formules d'appel et de politesse (voir document ci-dessous). Il y a toujours symétrie entre les deux.
Par exemple :
Monsieur l'Inspecteur d'Académie – formule d'appel
Je vous prie de croire Monsieur l'Inspecteur d'Académie en l'expression de...-formule de politesse

La signature : idem que la forme administrative, cependant il faut rappeler la fonction de l'expéditeur

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La LETTRE en forme personnelle

LOGO
de l'établissement

Collège lycée X
Lieu d'origine, le (date en entier) le tout en minuscule

Identification de
l'expéditeur Appel (Madame, Monsieur)

Dossier suivi par

Corps

Références Introduction

Téléphone

Télécopie
Développement
Mél.

Adresse

Conclusion

Formule de politesse

Bloc Signature

La fonction

Prénom + Nom

Prénom Nom du destinataire

Fonction
Adresse

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 Nancy, le 26 novembre 2009

Cabinet
Communication Monsieur le Président,

Dossier suivi par

Dans le cadre d'une valorisation de la politique académique des langues, je me rendrai le 14
décembre prochain, à partir de 14h00, à l'école de la Blies, au collège Fulrad ainsi qu'à
Karine Leremon
JJP/ KL/CS – 1109-531 l'antenne IUFM de Sarreguemines.

Téléphone
03 83 86 26.73 Au cours de cette visite, des temps d'échange seront prévus avec les équipes pédagogiques,
lés élèves et, à l'antenne IUFM, avec des formateurs et futurs enseignants sur le thème des
Télécopie
03 83 86 23 01 formations bi-langues.

Mél.
communication@ac-
nancy-metz.fr Je souhaite vous inviter à participer à cette visite ainsi qu'au déjeuner qui la précédera et qui
sera pris au lycée professionnel Lazard de Sarreguemines à 12h30.

Je vous prie d’agréer, Monsieur le Président, l’expression de ma très vive considération.

Le Recteurde
l’Académie de Nancy-Metz

Jean-Jacques
POLLET

Université Henri Poincaré Nancy 1

Jean-Pierre FINANCE
Président
24-30, rue Lionnois
BP 60120
54003 NANCY Cedex

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Modalités de la communication administrative / KL 301109
 Le Recteur de l’Académie de Nancy Metz

Mesdames, Messieurs, les chefs de division

Mesdames, Messieurs, les conseillers techniques
Monsieur le doyen des IA IPR
Monsieur le coordonnateur des IEN ET

Nancy, le 16 février 2006

Cabinet Objet : Courriers proposés à la signature du recteur

Dossier suivi par

Karine Leremon Afin d’uniformiser l’utilisation de formules de politesse pour les courriers proposés à ma
ML/ KL 0206-60 signature, je souhaite que les formules ci-dessous listées soient désormais utilisées.
Téléphone
03 83 86 26 73 Les chefs détablissement, chefs de division, chefs de service :
Pas de formule de politesse, les courriers sont de type administratif
Télécopie
03 83 86 23 01
Les ministres, anciens premiers ministres, anciens ministres :
Mél.
communication@ac-
Je vous prie d’agréer, Madame ou Monsieur … l’expression de ma haute considération
nancy-metz.fr
Les parlementaires, préfets, sous-préfets, présidents de conseil général, présidents de conseil
régional, élus régionaux et départementaux :
Je vous prie d’agréer, Madame ou Monsieur … l’expression de ma très vive considération

Les présidents, directeurs, chefs de services départementaux de l’Etat, particuliers :

Je vous prie d’agréer, Madame ou Monsieur … l’expression de ma vive considération

Les recteurs des autres académies :

Je vous prie d’agréer, Madame ou Monsieur … l’expression de ma meilleure considération

Je vous remercie de diffuser largement ces consignes.

Michel LEROY

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En bref
• Faire des phrases courtes.

• Avant de rédiger, veillez à hiérarchiser les informations, selon leur importance ou leur urgence.

• Ne retravaillez pas un paragraphe : une lettre est un tout : mieux vaut la rédiger de nouveau
entièrement.
• Relisez votre lettre, en évitant les à peu près, les répétitions.

• Utilisez un langage simple (compréhensible du plus grand nombre de lecteurs, notamment pour une
circulaire), précis et clair. Utilisez le moins possible des termes juridiques complexes qui peuvent être
méconnus du lecteur.

• Une « bonne lettre » doit être bien présentée et se lire facilement, elle doit avoir un rythme, être
structurée : rappel de l'affaire, la jurisprudence en la matière, la décision de l'administration au vu du
problème posé et de la réglementation en vigueur.

• Avoir toujours dans son bureau : un dictionnaire

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Modalités de la communication administrative / KL 301109
Autres supports de la rédaction administrative

La note (à l'attention de )

est un document d'information interne, le plus souvent de personne à personne contenant des informations
très variables selon le sujet abordé. Elle ne s'adresse pas à l'usager du service public mais

− à un supérieur hiérarchique ou à un autre service pour résumer un dossier ou faire le point sur une
question
− à un subordonné pour donner des indications (consignes) de travail

Traitant d'une affaire courante, la note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions.
Elle se caractérise par sa brièveté et sa concision, elle peut ne pas comporter d'objet ni de formule de
politesse. Elle n'a pas valeur de document administratif et n'est qu'un document de circulation d'information
(exemple : envoi d'une statistique, d'un tableau, d'une copie d'article de presse à une personne intéressée, à
l'interne, par le sujet).

A noter que la formule « Note à l'attention de ... » est standard et n'a aucune connotation hiérarchique.

Les différents type de notes

Note de service : informe le personnel d'une disposition officielle concernant l'organisation du service.
Note de transmission : accompagne un dossier.
Note explicative : donne au destinataire des précisions en ajoutant des explication à un sujet déjà
traité.
Note impérative : constate des erreurs, des manquements.
Note de synthèse : document clair, précis et cohérent à partir d'informations diverses, provenant de
sources différentes, voire contradictoires; elle permet de prendre des décisions.

La circulaire :

est un document en forme administrative (cf forme lettre administrative) qui circule à l'interne, de manière
descendante puis horizontale. Elle touche un large public dont le champ (suscription) doit être exhaustif. Elle
doit être rédigée avec des termes simples et directs capables d'être appréhendés par un public varié. Les
informations qu'elle contient doivent être hiérarchisées en fonction de leur importance. Elle doit être précise,
concise et les formules utilisées ne doivent pas laisser libre champ à l'interprétation des lecteurs (exemple :
pour un délai de rigueur de retour d'informations on préférera écrire : « Il est impératif que ces informations me
parviennent pour le 10 janvier délai de rigueur »plutôt que : « Il serait souhaitable que ces informations... »).

La convocation

C'est un document destiné à convier une ou plusieurs personnes à une réunion. La convocation prend la
forme d'une lettre administrative à forme personnelle ou d'une note.

Elle comporte l'objet de la réunion, l'ordre du jour, la date et l'heure, le lieu exact, l'indication de la personne
qui présidera, les personnes invitées. Elle peut indiquer les travaux préparatoires à exécuter ou les documents
à apporter. On convoque de supérieur à subordonné, sinon on invite.

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Modalités de la communication administrative / KL 301109
Le bordereau d'envoi

Le bordereau accompagne l'envoi d'un document dont on se dessaisit ; de ce fait il est indispensable de le
relire avec soin car il est parfois le garant de l'acheminement d'une pièce unique (ex. dossier d'élève) d'où la
nécessité de l'indiquer au destinataire : Il reprend les mentions habituelles de la correspondance
administrative et comporte : un objet, un descriptif et le nombre de pièces qu'il contient et surtout la raison de
son envoi et le traitement qui est dévolu au destinataire :

Un document sous bordereau d'envoi est adressé à un destinataire soit :

• copie à .. : indique la liste des destinataires
• pour suite à donner : le destinataire est obligé de donner une suite, mais ne rend pas compte
• pour attribution : dans ce cas l'expéditeur se dessaisit définitivement des pièces et le destinataire doit
statuer sur l'affaire. Éventuellement peut figurer la mention « en vous priant de bien vouloir me tenir
informé de votre décision... »
• pour éléments de réponse : le destinataire devra fournir sous forme de note ou de lettre les
information nécessaires au service expéditeur afin de lui permettre de rédiger la réponse à une
question posée.
• pour avis, information ou instruction : le destinataire doit donner un avis motivé sur l'affaire qui lui est
soumise.
• pour notification à l'intéressé...comme suite à sa demande
• en application de la circulaire du

Mais en aucun cas « à toutes fins utiles » ce qui signifie qu'un dossier venu d'on ne sait où va être adressé au
hasard à une personne qui n'en sera pas forcément le bon destinataire et qui s'en débarrassera ensuite...« à
toutes fins utiles » !!!

Le recours au bordereau est surtout utile :

• lorsque le transmission comporte plusieurs pièces, le double du bordereau permet au service
expéditeur de conserver une trace des documents transmission,
• dans le cas d'un envoi conjoint, d'éviter les confusions en regroupant les documents ayant trait au
même objet,
• lorsque la pièce transmise est un original, le double du bordereau permet de situer rapidement le
détenteur de la pièce en question.

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Modalités de la communication administrative / KL 301109
 Nancy, le 13 septembre 2007
Rectorat
Cabinet Communication
de la part de
2 rue Philippe de Gueldres
54035 NANCY Cedex
à l’attention de
Téléphone
03.83.86.26.73
Document(s)
Fax
03.83.86.??????

Mél.
[email protected]

Monsieur

Bonne réception.

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Modalités de la communication administrative / KL 301109
Nancy, le 26 novembre 2009

à l’attention de

télécopie : 03.83.86.23.01

téléphone

nombre de page(s) 1

 urgent  pour information  répondre au plus vite  pour suite à donner

Message

Madame,

Comme convenu e

Vous en souhaitant bonne réception.

Karine Leremon

Chef de cabinet
Déléguée à la communication

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Modalités de la communication administrative / KL 301109
Le compte rendu

Parfois appelé improprement « procès verbal », il décrit des faits écoulés. C'est un document qui restitue tout
ou partie du contenu d'une réunion ou d'une activité. Le compte rendu est à la fois la mémoire individuelle et la
mémoire du groupe. En cas de nécessité, on peut s'y référer pour vérifier ce qui s'est passé.

Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission intégrale du contenu d'une réunion ou d'un débat.
Ce peut être par exemple le cas pour une conférence ou un discours.
Le compte rendu sélectif, ou relevé de conclusions, note les décisions prises en compte, les informations les
plus importantes à retenir. Cette sélection se fait en fonction d'un objectif et des besoins du destinataire.

Quel plan adopter ?

Introduction
Elle comprend : la date, le lieu et l'heure de la réunion, l'objet ou l'ordre du jour, les noms et qualité du
président, des participants, des personnes excusées ou représentées.

Le plan chronologique
Il rend compte des événements dans l'ordre exact où ils se sont déroulés.

Le plan thématique
Il est le plus utile pour rendre compte d'une réunion. En effet, quand une réunion a un thème précis, il est
inutile de rapporter les digressions et les répétitions difficilement évitables dans une réunion.

La conclusions
Elle utilise habituellement la formule suivante : « l'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à …
heures ».
Le rédacteur doit s'imposer un maximum d'objectivité, même s'il opère des sélections.

Rappel : si un vote intervient, ne pas omettre d'indiquer sa nature (à bulletins secrets ou à mains levées) et
ses résultats (x voix pour, x voix contre...)

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Modalités de la communication administrative / KL 301109
Le procès verbal

Comme le compte rendu, le PV relate les débats d'une séance de travail de groupe. Il enregistre le passé,
concis et précis, le PV ne comporte ni jugement ni point de vue de son rédacteur. Il enregistre un fait, un
événement dont la trace doit être conservée dans l'intérêt de la communauté.

Le procès verbal de réunion

Il est établi par un (ou des) participant(s) désigné comme « secrétaire de séance ». Il permet de garder une
trace de ce qui s'est dit et peut servir de référence en cas de litige ultérieur. Mais, si le compte rendu est
généralement utilisé pour toutes les réunions de groupes formels ou informels, le procès verbal doit
obligatoirement être utilisé pour relater les séances des instances ayant un pouvoir de décision (ex: Conseil
d'Administration).

Il doit comporter un certain nombre d'éléments comme : nom, date, lieu de réunion, nom de la collectivité qui
s'est réunie, nom et qualité des participants, ordre du jour... Il mentionne toutes les questions soumises à un
vote, et le résultat de ce vote (pour, contre, abstention).

Pour être valide, le PV doit être approuvé par les participants, généralement lors de la séance suivante.

Le procès verbal de constatation

Il fait la description d'un fait ou d'un événement qui pourrait être ultérieurement contesté. C'est sur la base de
procès verbaux de constatation que des actions en justice peuvent être intentées.

Documents officiels, les procès verbaux doivent être archivés chronologiquement par catégorie dans un
dossier réservé à cet effet.

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Modalités de la communication administrative / KL 301109
Les formules courantes

Formules d'introduction, par référence à un élément antérieur

Par lettre en date du...

En réponse à...
Me référant à...
Par lettre ci-dessus référencée...
J'ai l'honneur d'accuser réception de...
Comme suite à (et non « suite à » en début de correspondance
Par communication (conversation) téléphonique en date du...(il y a déjà eu un échange sur la question en
cours de traitement;il est donc nécessaire d'y faire référence même s'il n'y a pas de trace écrite...)
J'ai l'honneur de vous faire connaître (de supérieur à subordonné)
J'ai l'honneur de porter à votre connaissance (de subordonné à supérieur)
Il m'a été donné de constater...
Il a été porté à ma connaissance que...

(Attention : ces deux dernières formules induisent souvent connaissance d'un dysfonctionnement de la part de
la hiérarchie...)

Formules d'introduction type « demandes »

Je vous prie de...bien vouloir (courtois)

Je vous prie de...vouloir bien (injonctif)
Je vous serais obligé de (conditionnel courtois)
Je vous serai obligé (plus injonctif ou immédiat)
Je vous serais (ou serai) reconnaissant de (même remarque que ci-dessus)
Je vous saurais (ou saurai) : idem (attention à la faute trop commune: « je vous serais gré de... »)

Les formules d'exposition

Pour introduire un raisonnement, vous pouvez :

noter, constater, estimer, observer, préciser, souligner, ajouter, confirmer, signaler, rappeler, considérer...

Pour annoncer votre conclusion :

en conclusion, en conséquence, en résumé, en définitive, pour conclure...

Les formules énumératives

En premier lieu, en second lieu, à titre principal, à titre subsidiaire, ensuite, tout d'abord, enfin , d'une
part...d'autre part (attention à bien conserver les deux termes de l'énumération)

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Modalités de la communication administrative / KL 301109
 Autres formules

Les formules qui suivent doivent donner à l'usager l'indication de ce que doit être sa démarche, il convient
alors de les utiliser avec discernement et justesse, généralement, elles introduisent la décision de
l'administration ou la démarche à opérer :
Il convient de...
Il vous appartient de...(la démarche incombe expressément au destinataire)
Il m'apparait nécessaire que...(notion de conseil)
Il est impératif que...(notion d'obligation et (ou) d'urgence)

Rappel : le rédacteur doit toujours faire en sorte que le destinataire soit en mesure de comprendre et
d'apprécier la ou les démarches qui lui incombent dès lors que le service public a répondu à sa demande.

Les locutions...pour préciser une idée ou en restreindre la portée

A cet égard, en l'objet, en effet, entres autres, en fait, à ce sujet, en d'autres termes, en outre, en l'espèce, en
particulier, notamment,...

Les locutions restrictives

A l'exception de, en dépit de, sans préjudice de, à l'exclusion de, pour autant que, sous réserve que, dans la
mesure où, sous le bénéfice de...

Les locutions indiquant une conséquence:

A cet effet, à titre de, de façon à, pour ces motifs, afin de, de nature à, dans le but de, par suite, en
conséquence...

Les transitions

Mais, en outre, par ailleurs, cependant, de plus, enfin, néanmoins, en revanche, au surplus, toutefois, dans
ces conditions...

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Modalités de la communication administrative / KL 301109
A éviter :
Les pléonasmes

voire même
collaborer ensemble
le but final
deux alternatives
car, en effet
puis encore
comme, par exemple
prévoir d'avance
et puis ensuite
abolir totalement
ajouter en plus

Les fautes de français

voici : annonce ce qui va suivre

voilà : résume ce qui vient d'être dit
ceci : résume ce qui va suivre
cela : rappelle ce qui précède
celui-ci : fait référence à l'élément le plus proche dans la phrase
celui-là : fait référence à l'élément le plus éloigné

Deux néologismes fréquents

Solutionner pour Résoudre
S'avérer faux pour se Révéler faux

Quelques barbarismes souvent rencontrés

Ressortir de la compétence pour Ressortir à la compétence

Réajuster pour Rajuster

Des fautes de construction courantes

Pallier à pour Pallier

Dans le but de pour Afin de
De façon à ce que pour de façon que
Convenir de pour « être convenu de »
Préjuger de la suite à donner pour Préjuger la suite à donner

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Modalités de la communication administrative / KL 301109
Les indispensables : définitions de termes administratifs usuels
Abrogation : abolition d'une disposition législative ou réglementaire
Adopter : approuver, voter
Afférent : qui se rapporte à
Ajourner : reporter un jugement ou une décision à une date ultérieure
Amender : modifier un projet de texte
Ampliation: copie authentique d'un acte
Assujettir : soumettre à une taxe ou un impôt
Astreinte : condamnation judiciaire au paiement d'une somme journalière jusqu'à ce que le condamné ait
rempli ses obligations
Avenant : acte modifiant les clauses d'un contrat
Ayant droit : personne à qui sa qualité ou ses titres permettent une action
Citation : sommation à comparaitre devant les tribunaux
Compétence : droit d'une autorité à connaître d'une action
Contreseing : deuxième signature apposée sur un acte pour authentifier la première ou indiquer un
engagement solidaire
Débit : somme dont un comptable est déclaré débiteur
Déchéance : perte d'un droit par inaccomplissement d'une formalité ou inéxécution d'une obligation
Déférer : traduire devant une juridiction
Dégrèvement : diminution d'impôts accordée, soit à la suite d'une erreur, soit par remise gracieuse
Dessaisir : retirer à un juge ou à une autorité administrative une affaire préalablement soumise à sa décision
Dispositif : partie d'un jugement contenant la décision du juge
Evocation : pouvoir donné à une autorité supérieure de se saisir d'une affaire traitée par une autorité
subordonnée
Exercice : durée dans laquelle s'inscrit normalement une procédure
Exonérer : dispenser d'un paiement ou d'une obligation de faire
Forclos : situation de celui qui est déchu de ses droits de poursuivre une action
Liquider : calculer
Mandater : payer
Moyen : argument juridique invoqué à l'appui d'une demande ou d'une défense en justice
Notifier : porter une décision à la connaissance de l'intéressé
Pourvoi : voie ouverte par la loi pour attaquer des décisions judiciaires susceptibles d'une autre voie de
recours
Rapporter : annuler, pour l'avenir, les dispositions d'un acte ou exposer un texte
Requête : demande
Ressort : territoire sur lequel s'exerce la compétence d'une autorité ou d'un juge
Sanctionner : approuver une décision
Saisir : demander à une autorité ou un juge de se prononcer
Statuer : se prononcer
Surseoir : interrompre momentanément les effets d'un texte
Viser : attester, par une signature, que l'on a pris connaissance d'un document, se référer à

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Modalités de la communication administrative / KL 301109
Une autre forme de communication : Le PIAL

Le Portail Intranet Académique Lorrain

Avec la mise en oeuvre du Plan Etat Exemplaire mais également de la démarche « Label Marianne », les
administrations dématérialisent de plus en plus la production de leurs informations. C'est dans ce cadre que
qu'un Portail Intranet a été mis en place dans l'Académie.

Un portail est un site Internet ou Intranet qui offre une porte d'entrée unique sur un éventail de ressources et
de services, centrés sur un domaine ou une communauté particulière.
Les utilisateurs ont la possibilité d’utiliser l'ensemble des services proposés, avec une certaine latitude de
personnalisation des données en fonction des besoins de chacun. Le portail est accessible à partir d'un outils
d’identification et de sécurité.

Le portail permet l'accès :

à toutes formes d’informations internes et externes (Gestion de documents, Gestion de contenu, Moteurs de
recherche)
aux applications métiers : EPP, Keops, AGORA, i-Prof, congés, réservation de ressources, ScoNet,
Absences…, Frais de déplacements, suivi de formation, rapport d’inspection…
à un espace de productivité personnelle : Agenda, espace de travail, de sauvegarde, Calendriers, annuaires,
organigramme, accès Messagerie

Un Portail Académique, Convivial et fédérateur

Le PIAL (Portail Intranet Académique) a pour ambition de

Faciliter le travail des utilisateurs et augmenter l'efficience du système : Des services incontournables pour
l’utilisateur,

Simplifier l'accès à l'information : Accès rapide à une information pertinente, Diminution significative du temps
consacré à la classification et à la recherche d’information,

Moderniser la gestion administrative : Dynamique plus moderne dans la production de l’information,

Améliorer la communication de l’institution : Une information ciblée mais non dupliquée, Une identité
académique commune (harmonisation des sites académiques).

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Modalités de la communication administrative / KL 301109
Les étapes franchies dans la mise en place du PIAL

Le recensement des besoins des utilisateurs (travail en avec les chefs d’établissement, les secrétaires de
directions, les gestionnaires) a été réalisé au préalable afin de définir une hiérarchisation pertinente des
informations et documents déposés sur le PIAL.

La formation (l’ensemble des services académiques) et le recensement des documents produits a été réalisé
auprès des personnels des services académiques (rectorat + IA). Environ 80 personnels seront contributeurs.
Le PIAL a pour objectif d'éviter les surcharges de travail. Son lancement va entrainer la mise en oeuvre dans
les services de nouvelles procédures de travail : rédaction web, harmonisation des documents produits, prise
en compte du changement et appropriation de nouveaux outils et concepts
Un suivi régulier du contenu du PIAL sera organisé par le comité éditorial : il validera et complètera les choix
courants , proposera des axes stratégiques au comité de pilotage (Le comité de pilotage valide les axes
stratégiques)

Tous utilisateurs, tous acteurs

Le Portail : Une volonté académique portée par le recteur et l’encadrement supérieur afin d’améliorer de la
qualité du service rendu

Outil fédérateur
Outil de pilotage académique
Outil de management

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Sources et bibliographie
Le style administratif, Robert Catherine, Editions Albin Michel, 1988.
La correspondance administrative en académie d'Orléans-Tours, juin 1994
La rédaction administrative livret 1, CDFA, MJENR
La rédaction administrative livret 2, CDFA, MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative, Pierre Verdier, Editions Berger-Levrault
La lettre administrative, catégorie C de F Delval, la documentation française
Communiquer, rectorat de l'Académie de Limoges, Mai 2004

Le site académique : www.ac-nancy-metz.fr

Vous pourrez télécharger :

l'organigramme (rubrique académie)
le guide pratique à l'usage des nouveaux personnels (rubrique personnels de l'éducation nationale –
nouveaux arrivants)
la charte de l'accueil (rubrique personnels de l'éducation nationale – nouveaux arrivants)
le système éducatif français (rubrique recrutement et concours)

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