Sélectionner une solution

adaptée de gestion de
contenu :
examen critique

Septembre 2007
Sélectionner une solution adaptée de gestion
de contenu :
examen critique

Avec la prolifération des solutions de gestion de contenu d'entreprise (ECM) disponibles “Considérez les BCS comme un vecteur
sur le marché, les organisations doivent éviter de prendre pour argent comptant ces relativement bon marché d'interactivité et de
solutions et adopter, au contraire, une approche pragmatique et réfléchie pour répondre productivité d'équipe et de groupe de travail :
à leurs besoins ECM. Un ECM adapté implique une évaluation minutieuse des besoins de c'est un premier pas dans la construction d'un
l'entreprise, de la structure organisationnelle et des objectifs stratégiques. Là où espace de travail très performant ... les
beaucoup d'organisations abordent la construction d'une architecture de contenu sous responsables de la stratégie commerciale ont
l'angle de la technologie, il est plus productif de se concentrer en premier sur les besoin d'évaluer là où un outil de gestion de
retombées pour l’entreprise. Les entreprises devraient développer une stratégie de contenu haut de gamme sera source de
contenu d'entreprise qui soutient la direction stratégique de l'entreprise, plutôt que de bénéfice. Ils devraient regarder leurs scénarios
et apprécier là où l'utilisation d'une
simplement accepter une architecture de contenu qui répond aux objectifs informatiques application contenu-centrique, permettant les
de normalisation. Comme l'expose la société d'analystes Gartner, Inc. « Ne construisez processus et hautement évolutive, apporte un
pas une architecture de contenu sans une stratégie de contenu d'entreprise qui suive la bénéfice.”
1
direction stratégique de votre activité. »
—De Gartner, Inc., “Microsoft Content
Tout aussi importants sont les besoins, les compétences et les aptitudes des travailleurs Management Topics from PCC Conference,”
du savoir et des gestionnaires de processus métier. Est ce que la solution aura un impact par Mark R. Gilbert et Regina Casonato, 2 avril
positif sur le cœur des processus de travail ? Les collaborateurs voudront-ils apprendre à 2007
faire les choses différemment, même si cela implique des étapes supplémentaires ? Ainsi,
les décisionnaires ont besoin d'estimer si les utilisateurs voudront entrer les métadonnées,
déclarer des enregistrements et effectuer d'autres tâches manuelles. L'implication des
travailleurs du savoir et des gestionnaires de processus est cruciale lorsqu'on choisit une
solution qui impacte les sphères individuelles mais aussi l'entreprise dans son ensemble.

Une autre étape importante consiste à évaluer le contenu et à décider ce que l'on aura
besoin de conserver et de gérer et ce qui peut être détruit. Selon Gartner, « le contenu n'a
de valeur que si les hommes et les systèmes s'en servent dans les processus d'entreprise.
D'abord, vous devez définir quel contenu vos hommes et vos systèmes devraient utiliser
1
et lequel (ils ne devraient) pas. »

Après avoir conduit une évaluation précise de l'utilisation du contenu, une société peut
trouver qu'un fournisseur unique est capable de lui fournir toutes les fonctionnalités ECM
nécessaires. Pourtant, beaucoup d'organisations découvriront à l'usage qu'une meilleure
réponse à leurs objectifs ECM est apportée par une stratégie de services partagés – à
savoir, une interconnexion d'applications de fournisseurs différents pour fournir une
collaboration de groupe de travail, des services de contenu basiques et une gestion de
contenu de classe-entreprise.
.
Une approche services partagés pour une gestion de contenu d'entreprise : beaucoup de
constituants, une solution
Une solution ECM doit dresser le bilan des besoins de gestion de contenu de toutes les
parties prenantes au sein de l'entreprise. Des systèmes de gestion de contenu basiques,
appelés aussi services de contenu basiques (BCS), et apparus plus récemment, offrent des
composants gratuits ou de faible coût qui conviennent à la simple édition de documents,
à la collaboration de groupe, à l'approbation et à la circulation documentaire. Le
compromis avec ces systèmes est leur «extensibilité» intrinsèquement limitée. Des
applications de tierces parties et une personnalisation importante sont nécessaires pour
la contourner. A l'inverse, des systèmes traditionnels de gestion de contenu de classe-
entreprise sont en mesure de fournir toutes les capacités dont une société peut avoir
besoin mais peuvent rendre les utilisateurs confus et résistants, du fait de la complexité
inhérente à l'application, et ce, à un niveau de coût par utilisateur extrêmement élevé.
Avant de boucler sa sélection de vendeur, il est logique d'examiner les systèmes
document-centriques paramétrables, comme DocuShare de Xerox, qui autorisent des
processus plus élaborés à un niveau de prix abordable.

DocuShare est unique dans l'espace ECM du fait qu'il utilise une stratégie de services
partagés au-travers de son approche “plateforme unique, produits multiples”, surmontant
ainsi les défauts majeurs des produits BCS et des applications ECM haut de gamme. Avec
une approche services partagés, telle que définie par le consultant industriel Doculabs,
Inc., les organisations peuvent ajuster finement les outils délivrés aux utilisateurs, aussi
bien d'un point de vue fonctionnel que temporel.2 Les ressources humaines, par exemple,
prendraient les nouveaux employés à bord du système au moment précis où ils seraient
prêts en terme de processus, de ressources et d'infrastructure. Cette optimisation du
système « juste à temps » est tout à fait réaliste avec une application ECM document-
centrique telle que DocuShare de Xerox.

L'implémentation d'un système document-centrique n'exclut pas l'emploi d'un système

BCS ou d'un système traditionnel haut de gamme, dans lequel une organisation peut
avoir déjà investi pour des processus spécifiques. En effet, une évaluation montrera
probablement qu'une partie ou la totalité de ces options devraient être en place pour
obtenir la plus grande flexibilité au plus bas coût. Si une organisation a déjà déployé un
référentiel de classe globale, un système document-centrique paramétrable prend encore
plus de sens, du fait qu'il fournit la flexibilité que ne permettent pas les référentiels plus
grands et qu'il ouvre clairement une voie entre les référentiels et les systèmes basiques.
De plus, un système document-centrique qui offre aussi des niveaux flexibles d'utilisateur
facilite la gestion des accès utilisateur en permanence.

La seule façon de savoir avec certitude si la meilleure approche réside dans une offre
vendeur unique ou dans une solution services partagés c'est d'évaluer les besoins et
l'utilisation de contenu d'une organisation au-travers d'un nombre représentatif de
critères essentiels.

Liste de contrôle type pour l'évaluation de l'utilisation du contenu

1. Types de contenu : comprendre les différents types de contenu et la façon dont chacun “Même si l'implémentation d'une
est en adéquation avec l'organisation est capital pour évaluer correctement les infrastructure commune est idéale,
spécifications ECM. beaucoup d'organisations ont déjà
installé des solutions et/ou ne peuvent
2. Messagerie électronique : un message électronique est unique en ce sens qu'il est à la pas trouver un unique fournisseur ECM
fois un document et un médium de communication utilisé au-travers de tous les types de qui répond à tous leurs besoins métier,
contenu et de toutes les tâches d'un processus. pour tous leurs types et pour toutes leurs
utilisations de contenu. C'est pourquoi,
3. Collaboration : la gestion de contenu basique ou les systèmes BCS sont très efficaces les créateurs de processus métier, les
pour le partage de contenu simple au sein de l'entreprise mais ils ne sont pas aussi professionnels de la gestion de
performants pour une collaboration autour de processus complexes, surtout à travers des l'information et de la connaissance et les
réseaux ouverts et inter- organisations. architectes de l'entreprise doivent
comprendre l'usage du contenu au
4. Groupes de travail : beaucoup d'éléments ont un impact sur le choix d'une solution, moment de développer une stratégie
entre autres la localisation et la taille du groupe de travail, les types de documents ECM.”
partagés, les méthodes de travail, le moment où l'information est partagée et la façon
dont le contenu transactionnel circule dans et entre les groupes. —De Forrester, “Topic Overview:
Enterprise Content Management,” 26
5. Workflow : les processus métier impliquent, typiquement, une grande variété de décembre 2006
workflows, depuis la gestion des processus métier (BPM) haut de gamme et à échelle de
l'entreprise, en passant par les workflows complexes définis par l'utilisateur, jusqu'aux
notifications et routines de base.

6. Extensibilité : l'extensibilité est cruciale lorsque la solution ECM doit soutenir des
processus métier spécifiques à une application, comme, par exemple, les ressources
humaines et les comptes fournisseurs.

7. Numérisation : la capacité à incorporer le papier dans un système ECM est un élément

clé – que ce soit pour le document lui-même ou pour la part qu'il prend à un processus.
8. E-formulaires : en cas d'utilisation de formulaires électroniques, la solution ECM doit
faciliter la gestion du formulaire rempli en tant que document d'enregistrement et
permettre au système ECM et à d'autres applications de tirer profit des données dans des
processus métier.

9. Fédération de contenu : la fédération est essentielle s'il y a plus d'un référentiel de

documents ou si des équipes disséminées ont besoin de partager des référentiels
d'information distincts, surtout si les référentiels résident sur des réseaux différents ou
s'ils sont protégés par des mécanismes de sécurité et d'identification uniques.

10. Stockage et délocalisation de contenu : les outils qui gèrent la façon dont les
documents circulent à travers les systèmes de stockage de fichiers sous-jacents sont une
garantie d'efficience et de conformité.

11. Gestion de la conformité et des enregistrements/rétention : la gestion cohérente de

l'information et sa rétention est nécessaire pour prendre en compte les dispositions
réglementaires et juridiques et pour protéger une organisation de fausses allégations.

12. Variations de démographie d'utilisateurs et de besoins : plus les utilisateurs vont et

viennent, plus ils changent de responsabilité, plus la flexibilité du système devient critique.

Une vision claire : le premier pas vers un ECM adapté

L'examen des besoins de l'entreprise et des utilisateurs à travers la grille des 12 domaines
suivants peut apporter un précieux éclairage dans les besoins ECM spécifiques d'une
organisation. Cette information en main, les entreprises peuvent définir le choix de
composants de solution capables de servir au mieux ses objectifs organisationnels et ceux
de ses constituants.

1. Types de contenu
Comme le déclare Forrester Research, “La gouvernance ECM et l'équipe de gestion de
projets devraient aborder le contenu de l'entreprise sous ces trois perspectives : contenu
3
transactionnel, contenu d'entreprise et contenu de persuasion.» Comprendre les
différences entre les trois types et la façon dont chacun convient à l'organisation est un
facteur clé de l'évaluation correcte des besoins ECM.

Le contenu transactionnel implique les documents relatifs à l'exploitation de l'entreprise,

comme les factures, les prêts, les réclamations et les déclarations de revenu. Il inclut
également du contenu organisationnel et salarial comme les demandes d'embauche.
Comme l'indique Forrester, « Le contenu qui se crée hors de l'entreprise, comme les
commandes d'achat par fax ou les demandes d'emprunt immobilier, entraîne des
processus internes transactionnels en back-office »3

Le contenu transactionnel a d'autant plus de valeur qu'il documente souvent les

échanges professionnels, les efforts collaboratifs ou les approbations officielles par des
tierces parties. Les entreprises peuvent vouloir conserver comme un enregistrement une
version finale approuvée ou capturer les phases d'approbation en vue de conformité ;
tout ceci nécessite des fonctionnalités ECM évoluées, comme la gestion de processus,
l'audit, le records management et l'archivage.

Le contenu d'entreprise comprend des documents qui transmettent des idées, tels que
propositions commerciales, documentation technique, supports de formation du
personnel et contrats. Pour reprendre les termes de Forrester, « Le contenu créé dans
l'entreprise, comme un plan de développement ou une procédure d'exploitation, est
3
capteur ou vecteur de connaissance. »

La gestion de contenu basique ou les systèmes BCS peuvent gérer comme il faut ce type
de contenu ad-hoc mais il faut avoir soin de garantir son adéquation à sa rétention à
long-terme appropriée et aux directives de conformité. Typiquement, les organisations
ont besoin de déplacer les documents vers un système de plus en plus complet, tel que
DocuShare ou DocuShare CPX, où l'archivage, la rétention et l'audit, l'automatisation des
processus ou d'autres actions peuvent être effectués.
Le contenu de persuasion inclut les documents et autres contenus qui participent à la
vente des produits et services ou qui, à leur façon, en font la promotion auprès de
l'extérieur (catalogues produit, supports de communication marketing, canal extranet,
sites Web, blogs et wikis, contenu Flash et fichiers média enrichis). Selon Forrester, « Le
contenu délivré à l'extérieur – un élément graphique, un logo, un catalogue produit ou un
fichier média enrichi – peuvent influencer et persuader les clients d'agir. » 3

Même si un contenu de persuasion a une « durée de conservation » très courte, des

directives industrielles et organisationnelles peuvent tout de même dicter qu'il soit géré
de façon similaire au contenu transactionnel à forte valeur ou au contenu d'entreprise.
Par exemple, une société peut choisir de déclarer toutes ses fiches techniques comme
enregistrements d'entreprise avec une période de conservation équivalente à celle des
contrats juridiques.

2. Message électronique
Un message électronique est unique du fait qu'il est à la fois un document de plein droit Microsoft Office SharePoint et ECM
et à la fois une « enveloppe de transmission » utilisée au-travers de toutes sortes de fonctionnel
contenus et de tâches de processus. Si une organisation se sert de messages Les Services Microsoft Windows
électroniques pour du contenu transactionnel, d'entreprise ou de persuasion, les courriels SharePoint (WSS) et Microsoft Office
ont besoin d'être gérés et stockés exactement comme n'importe quel document, sinon SharePoint Server (MOSS) ont leur place
l'organisation prend le risque de ne pas être en conformité avec diverses dispositions dans une approche services partagés, en
réglementaires. Malheureusement, la plupart des systèmes de gestion de contenu offrant une intégration directe aux
basiques ne savent pas encore traiter le stockage et l'archivage sélectifs des messages applications desktop et à la collaboration
électroniques. de petits groupes de travail pour créer du
contenu non-transactionnel. Cependant,
Les sociétés devraient aussi réfléchir à la façon dont un courriel peut être utilisé pour les organisations ne devraient pas partir
déclencher des workflows et si l'organisation tire profit de cette possibilité. Dans les du principe que SharePoint résoudra tous
comptes fournisseurs, par exemple, les factures « bon pour paiement » qui sont envoyées les problèmes ECM, car il n'a pas encore
par courriel vers un dossier donné pourraient invoquer un workflow automatisé qui route fait ses preuves pour des processus ECM
les factures vers les services financiers pour vérification et paiement, et les mémoriser plus évolués. De plus, si une organisation
alors comme enregistrements. Typiquement, un système ECM plus évolué, comme ajoute à SharePoint des capacités
DocuShare de Xerox, est nécessaire pour y parvenir. fonctionnelles et spécifiques à des
applications pour palier à ce constat, les
3. Collaboration coûts de développement qui en
Chaque société est structurée pour fonctionner sur un mode collaboratif, avec des résulteront annuleront
personnes qui travaillent ensemble pour créer, réviser et traiter du contenu d'entreprise et vraisemblablement les raisons mêmes qui
de persuasion. La collaboration est nécessaire même pour le contenu transactionnel ont conduit l'organisation à donner la
automatisé où se produisent des exceptions qui nécessitent le retrait du document du préférence à la solution : simplicité et
processus standard tant qu'une solution n'est pas apportée. Les systèmes de gestion de faible coût.
contenu basiques conviennent à un partage simple mais ne savent pas bien traiter les
processus métier et une collaboration qui impose des révisions structurées et des chemins
d'accès conditionnels. Beaucoup de sociétés ont aussi besoin de supporter la
collaboration en dehors du firewall, ce qui entraîne des surcoûts significatifs avec certains
systèmes de gestion de contenu basiques. Il faut que les organisations évaluent
comment, quand et pourquoi les utilisateurs collaborent pour garantir que la solution
s'accommode des différentes interactions des utilisateurs.

4. Groupes de travail
La compréhension de la façon dont les gens ont besoin de
travailler ensemble est cruciale pour développer les besoins des utilisateurs. La taille du
groupe de travail et sa localisation géographique, les types de documents partagés, les
méthodes de travail, le moment où l'information est partagée et la façon dont le contenu
transactionnel circule au sein et entre les groupes ... tout influe sur le choix de la solution.
Par exemple, de petites équipes situées à un endroit donné ont des besoins très différents
de gros groupes de travail répartis à travers le monde. D'ailleurs, certains systèmes ne
supportent que les membres de groupes de travail qui sont des utilisateurs nommés dans
l'annuaire d'entreprise (par ex, LDAP). Ceci limite de façon sensible les possibilités si le
groupe de travail intègre des fournisseurs, des clients ou des partenaires d'affaires ou si
l'équipe veut créer des comptes utilisateurs génériques pour faire des tests.
Des systèmes, comme DocuShare, qui supportent une combinaison de comptes
utilisateurs spécifiques à une application et de comptes utilisateurs liés à un annuaire
d'entreprise – sans avoir à impliquer les services informatiques – rendent la collaboration
de groupe de travail beaucoup plus efficace

5. Workflow
Des processus organisationnels bien ajustés impliquent une large palette de workflows.
Les workflows processus-centriques, comme l'inscription au plan d'avantages sociaux
d'entreprise ou les achats de produits en ligne, sont les mieux connus. Les outils
spécialisés de gestion de processus métier (BPM), souvent utilisés pour exécuter ces
workflows (comme Pegasystems ou Savvion), sont typiquement optimisés pour des
transactions de grands volumes et de forte valeur où la vitesse, la sécurité et l'audit sont
des besoins clé. Hélas, ces systèmes sont complexes, fragiles et ne sont pas faciles à
modifier pour des propriétaires de processus individuels et des membres d'équipe. A
l'inverse, les capacités d'approbation et de routage de documents ad-hoc disponibles
avec les systèmes BCS sont extrêmement faciles à utiliser mais très restreintes, avec
presque aucune extensibilité et aucune supervision administrative et de sécurité fournie
avec les systèmes de haute finition.

Les workflows documentaires créés par l'utilisateur sont un hybride utile, surtout pour les
flux typiques de contenu d'entreprise. Les équipes de travail ou les départements peuvent
autoriser les utilisateurs à créer des workflows documentaires pour rationaliser localement
le flux d'information et de contenu. Par exemple, un département des ressources
humaines pourrait facilement générer un workflow documentaire qui véhicule
automatiquement des CV qu'il vient de recevoir vers les différents responsables du
recrutement. C'est là que des systèmes comme DocuShare excellent. La plupart des
systèmes BCS n'offrent pas les outils ou les technologies sous-jacentes indispensables aux
workflows documentaires créés par un utilisateur et ceux qui le font nécessitent souvent
que des développements de programmes coûteux soient faits, même pour de simples
workflows comme ceux cités plus haut. Des systèmes ECM trop haut de gamme sont
simplement difficiles à manier et il leur manque la capacité « juste à temps » qu'une
approche services partagés procure.

6. Extensibilité
L'extensibilité est primordiale pour développer des solutions ECM qui supportent
l'automatisation de processus métier départementaux, comme ceux que l'on trouve dans
les départements Ressources Humaines,comptabilité et service clients. Pour être
extensible, le système ECM doit offrir une panoplie complète d'interfaces de
programmation (APIs) et permettre le prototypage, le réajustement, le déploiement et la
réplication d'applications métier. Typiquement, les systèmes BCS ne sont pas une option
dans ce domaine et les systèmes ECM traditionnels sont plus coûteux et moins agiles
qu'un système document-centrique paramétrable tel que DocuShare avec le Réseau de
Développeurs DocuShare.

7. Numérisation
Malgré la prolifération des communications électroniques, le papier reste au cœur de la
plupart des processus métier. Beaucoup d'idées, de concepts et de dessins sont d'abord
enregistrés sur papier. Les factures, ordres d'achat et formulaires sont fréquemment
manipulés sous forme papier. Et beaucoup d'organisations exigent qu'une signature
« manuscrite » figure sur les documents légaux. En fait, le volume de papier circulant dans
une société-type continue à augmenter chaque année. La diminution du coût et de la
complexité de gestion du papier est souvent le facteur décisif pour financer et adopter
une solution ECM.

Les organisations devraient réfléchir à la multitude de façons dont le contenu numérisé

peut intégrer un système ECM. La numérisation depuis une station dédiée par des
opérateurs qualifiés est de moins en moins la norme. La prolifération de matériels
multifonction capables de numériser sur un réseau permet à chacun de diriger le contenu
tout simplement vers n'importe où dans l'organisation. Les Services Globaux Xerox
constatent une demande croissante pour de la numérisation inter-entreprises, où le
contenu est numérisé sur un réseau et délivré à un système ECM d'une autre entreprise
via des protocoles sécurisés comme HTTP ou via des « datapockets » par mail signés
numériquement. Cet élargissement de possibilités peut avoir un grand impact sur les
besoins en processus métier d'une entreprise et sur son choix de solution.
8. Formulaires électroniques
Tandis que les formulaires papier subsistent en abondance, les formulaires électroniques
sont de plus en plus la nouvelle façon de présenter et de collecter l'information sur le
Web. Si les formulaires électroniques sont utilisés dans l'entreprise, la solution ECM a
besoin non seulement de faciliter la collecte de cette information dans un dossier statique
d'enregistrement pour en conserver l'objet mais aussi de faire en sorte que les données
contenues dans le formulaire puissent être incorporées partout, rapidement et
simplement, dans le système de contenu d'entreprise et les processus métier. Une fois
encore, il faut typiquement un système ECM plus élaboré, comme DocuShare, pour y
parvenir.

9. Fédération de contenu
Si de nombreuses personnes ou équipes travaillent et accèdent au contenu en utilisant
plus d'un référentiel documentaire, alors la fédération s'impose à la réflexion. De
nombreux modèles de fédération existent, depuis de simples vues de type « portlet » dans
des référentiels de tierces parties jusqu'à la synchronisation de contenu bi-directionnelle
en temps réel entre des systèmes distribués et hétérogènes. Ces possibilités sont offertes
dans un produit, au-travers d'applications tierces ou au-travers d'une personnalisation.
Déterminer la bonne solution dépend d'un certain nombre de facteurs métier, certains
d'entre eux pouvant être diamétralement opposés voire contradictoires. Par exemple, une
unité opérationnelle peut décider qu'elle a besoin d'une synchronisation de contenu en
temps réel entre ses bureaux d'Afrique du Sud et du Royaume Uni. Pour autant, il arrive
que le coût des systèmes et la fragilité du réseau annulent tous les avantages qui en
seraient tirés autrement avec un portlet de recherche fédéré et plus simple.

10. Stockage et délocalisation de contenu

C'est la taille d'une organisation et sa dispersion géographique qui pré-déterminent le
lieu de stockage physique du contenu durant le cycle de vie documentaire – de la
création, à la révision et l'approbation, à la rétention à long-terme, jusqu'à la destruction
finale. Savoir fixer la façon dont les documents progressent à travers le système ECM
garantit l'efficience en tout point de la solution. D'autres facteurs à prendre en
considération sont la sauvegarde contre l'erreur humaine, la reprise après sinistre,
l'optimisation de stockage et la rapidité d'accès au contenu.

La plupart des systèmes BCS et ECM savent travailler avec des systèmes de stockage liés à
un réseau (NAS), en le traitant comme un gros disque lié. Pourtant, les organisations
veulent de plus en plus que les méthodologies de stockage de fichiers basé sur des règles
contre-balancent le coût, la vitesse et les besoins de conformité. Beaucoup de systèmes
BCS et ECM peu élaborés n'offrent pas d'interfaces à ces moteurs de règles, ce qui se
traduit par une faible optimisation et une augmentation des coûts de stockage.

11. Gestion de la conformité et des enregistrements/rétention

Conserver et gérer l'information – y compris les messages électroniques – dans le cadre
d'une conformité d'enregistrements est une obligation légale pour les sociétés du CAC 40
et pour les organisations qui travaillent avec le gouvernement. Même si ce n'est pas le cas
pour les autres sociétés, ce point n'en est pas moins critique. Malheureusement, la
définition et la mise en place d'une politique de records management (RM) pour
l'ensemble de l'entreprise au-travers de plate-formes de gestion de contenu multiple peut
relever du défi. De plus, les trois types de contenu – organisationnel, d'entreprise et de
persuasion – peuvent avoir chacun des besoins de rétention différents, ce qui complique
encore davantage le processus. Par exemple, la rétention à long terme est essentielle pour
le contenu transactionnel, alors que le contenu d'entreprise ad-hoc (une présentation
personnalisée par exemple) peut avoir une période de rétention exprimée en semaines
voire en jours. Le traitement automatisé des documents expirés dans l'environnement
ECM met l'organisation à l'abri des mauvaises découvertes et améliore les performances
informatiques de l'ensemble du système ECM.

12. Variations de démographie d'utilisateurs et de besoins

Dans toutes les sociétés, un certain pourcentage d'employés, chaque année, part ou
change de poste en interne. Pour les prestataires externes de services en ingénierie et
domaines comparables, ce pourcentage grimpe à 70%. Même au sein d'une entreprise
« typique », la fluidité salariale peut être un challenge au regard des systèmes ECM. Les
rôles et les responsabilités changent en permanence. Les équipes se forment et se
séparent. Des départements, et même des divisions entières, fusionnent. Plus
l'organisation est dynamique, plus il est crucial que le système ECM propose, dès la sortie
de sa boîte, une flexibilité autour de la gestion du rôle, du groupe et de l'utilisateur, afin
de permettre à l'organisation :
• d'ajuster le nombre et les types d'utilisateurs
• de migrer ou de réassigner des utilisateurs d'une équipe vers une autre suite à un
changement de function
• d'offrir des niveaux de richesse fonctionnelle du produit plus élevés au fur et à
mesure que les compétences techniques de l'utilisateur évoluent
• d'ouvrir l'accès à des éléments en-dehors du firewall
• de fournir une forte expérience utilisateurs à travers tous les niveaux de
fonctionnalités
• d'employer les workflows basés sur le rôle, de sorte que les flux en cours ne soient
pas corrompus par des échanges de destinataires

La participation d'utilisateurs externes au firewall est particulièrement complexe, du fait

des niveaux variables selon lesquels les utilisateurs interagissent sur le contenu. Comment
les vendeurs, les fournisseurs, les clients et les autres participants à la chaîne
d'approvisionnement interagissent-ils sur le contenu localisé à l'intérieur du firewall ?
Faut-il un accès sécurisé aux documents protégés, aux enregistrements transactionnels
des clients ou aux documents de promotion marketing ? Quels utilisateurs externes ont
besoin d'un accès sécurisé ? Une solution qui fournit des accès flexibles aux utilisateurs au
sein et en-dehors de son firewall rend la totalité du processus plus facile à gérer.

DocuShare et SharePoint en action

DocuShare fournit plusieurs
fonctionnalités puissantes dans un
environnement ECM mixte qui inclut
Microsoft SharePoint :
• Accès fédéré à tout le contenu
DocuShare et SharePoint considéré
comme des pairs (via MOSS Portal UI)
• Intégration des serveurs DocuShare et
SharePoint dans une infrastructure de
contenu combiné qui gère avec souplesse
le contenu au-travers de workflows de
processus métier (via DocuShare
Developer APIs et le moteur de workflow
intégré)
• Migration de tout utilisateur d'un accès
basique à DocuShare en lecture seule à
un accès complet à DocuShare CPX dans
le temps, et à tout moment (via
l'interface administrateur de DocuShare,
sans nécessiter la moindre
programmation ni installation de logiciel
supplémentaire.)

DocuShare fournit aussi des outils

d'implémentation rapide et
l'indispensable infrastructure relais entre
SharePoint et les « référentiels
d'enregistrements » d'entreprise, ce qui
permet aux utilisateurs d'avoir accès au
contenu depuis des référentiels multiples
à travers l'entreprise.
Une plate-forme pour un ECM adapté
DocuShare de Xerox et DocuShare CPX de Xerox sont de bons exemples de solutions ECM Xerox DocuShare Business Unit
hautement flexibles qui savent exceller par elles-même ou en conjonction avec des Part of Xerox Global Services
systèmes ECM hauts de gamme et des systèmes BCS à faible valeur ajoutée. Les 34 00 Hillview Avenue
organisations qui s'engagent dans le déploiement pratique d'une solution ECM devraient Palo Alto, California 943 04
regarder de près ces deux produits DocuShare, du fait de l'extraordinaire flexibilité et U.S.A.
extensibilité qu'ils procurent. 1.800.735 .7749

Les produits ECM DocuShare intègrent fédération, extensibilité, collaboration, workflow © 2008 Xerox Corporation. Tous droits
défini par l'utilisateur et un irrésistible mélange de fonctionnalités basiques et évoluées réservés. La protection garantie par les
de gestion de contenu à un niveau de prix acceptable par toutes les organisations. De droits d’auteur s’applique à tout ce qui se
plus, un simple changement de licence permet de panacher, de façon dynamique, des rapporte à la forme et au fond des
niveaux d'utilisateurs et de fonctionnalités – aucun autre vendeur ne peut le revendiquer informations et du matériel étant
– ce qui permet aux entreprises de délivrer en tout point des fonctionnalités de gestion de actuellement permis par les dispositions
contenu ciblées, rentables et appropriées. En se basant sur une approche services législatives ou la jurisprudence ou
véritablement partagés, les sociétés peuvent déployer la plate-forme DocuShare en tout accordés ci-après, y compris sans limite
point de l'organisation (au niveau d'un département ou au niveau global de l'entreprise) aucune, le matériel provenant des
et la faire évoluer graduellement horizontalement et verticalement en combinaison avec programmes logiciels apparaissant sur les
des produits d'autres vendeurs. Résultat, une gestion de contenu optimisée, accessible à écrans tels que les styles, les modèles, les
tous les utilisateurs et à un niveau de prix privilégié. icônes, l’aspect des pages écrans, etc.

Conclusion
Quand une organisation se pose la question d'une solution ECM adaptée, il est crucial Xerox et DocuShare sont des marques
qu'elle prenne le temps de conduire une évaluation en profondeur de ses objectifs déposées identifiant les produits de Xerox
stratégiques, de son utilisation des documents et des besoins de ses utilisateurs. Ne pas le Corporation. Toutes les autres marques
faire pourrait conduire à une solution qui est plus onéreuse sur le long terme parce que sont la propriété de leurs détenteurs
difficile à manier et n'offrant pas la flexibilité attendue. Dans le pire des scénarios, une respectifs et sont reconnues comme
solution taille-unique- qui-convient-à-tous conduit à un réponse-taille-unique-et-de-rejet- telles.
par-tous de la part des utilisateurs. Certaines sociétés peuvent être amenées à penser
qu'un système peut procurer tout ce qui faut pour un déploiement réussi, mais plus
vraisemblablement, elles découvriront qu'une approche services partagés est meilleure.
Les produits DocuShare de Xerox sont de bons exemples de solutions ECM qui procurent
l'extensibilité, la flexibilité et les éléments d'intégration indispensables pour supporter des
configurations ECM mixtes.

Vous souhaitez en savoir davantage ?

Pour plus d'information sur la façon dont un ECM pragmatique fournit de plus grandes
capacités que les applications individuelles, merci d'adresser un message à l'adresse
[email protected], de vous rendre sur docushare.xerox.com, ou de contacter
le +33 (0)4 76 61 41 29.

A propos de DocuShare
DocuShare de Xerox, système de gestion de contenu d'entreprise (ECM) hautement
sécurisé et intuitif, permet aux utilisateurs d'organisations faisant usage intensif de
documents de capturer de façon dynamique, de gérer, d'accéder et de distribuer
l'information facilement, sans avoir à tenir compte de niveau de compétence ou de
localisation. Membres de la famille de produits ECM DocuShare de Xerox, les clients
DocuShare peuvent améliorer de façon significative leur productivité, rationaliser leurs
processus métier et réduire le temps et le coût que représente la gestion d'information et
de documents d'entreprise de routine. Montrant la voie dans son domaine par sa rapidité
de déploiement et par sa facilité d'administration et d'utilisation, DocuShare de Xerox
réduit l'installation et la complexité et s'intègre avec flexibilité dans une infrastructure
existante, ce qui se traduit en un coût total d'acquisition moins élevé et un retour sur
investissement plus rapide. Étroitement intégré à Xerox Document Centre et à
WorkCentre Pro, DocuShare peut gérer aussi bien des impressions papier que du contenu
électronique avec une facilité et un confort jamais égalés.
____________________________________________________________

1
“Value Content Based on Risks and Rewards” par Toby Bell et Debra Logan (Gartner, 31 mai 2007)
2
”ECM Shared Services: A Growing Trend” (Doculabs, 9 février 2007, AIIM E-Doc Magazine)
3
“Topic Overview: Enterprise Content Management” (Forrester Research, 26 décembre 2006)