Les Outils Collaboratifs

Les outils collaboratifs Fiche de
BTS SIO Points du programme :

synthèse
SI 1 Instruments et démarches de recherches documentaires
Exploiter un environnement de travail collaboratif N° 4
Le travail collaboratif assisté par ordinateur rassemble plusieurs d'outils plus ou moins efficaces.
I- Les différentes catégories d’outils collaboratifs
A- Les outils de communication de base.
1- Quels sont les outils de communication les plus utilisés en entreprise ?
Leur rôle est avant tout de faire circuler une information entre deux collègues. C'est l'outil "de première
nécessité" : les outils des trois autres familles répondent à un besoin plus particulier, même s'ils incorporent
nécessairement des fonctions de communication. On dit que ces outils sont coopératifs : les deux employés qui
communiquent avec cet outil n'ont pas toujours le sentiment de travailler dans un même but.
On recense :
- Le mail,
- La messagerie instantanée,
- La visioconférence …
80% des emails sont utilisés à des fins de collaboration, ce chiffre est de 63% pour le téléphone.
2- Les réseaux sociaux répondent-ils à des objectifs professionnels ?
Pour environ 70% des personnels interrogés en 2010 les réseaux sociaux répondent à des objectifs
professionnels.
3- Pourquoi les entreprises utilisent-elles les réseaux sociaux ?
Répondre aux attentes des employés et satisfaire à leurs envies. Tel est le premier bénéfice attendu de la
mise en place d'un réseau social interne, devant celui de l'amélioration de la collaboration entre départements
et du feedback (leurs avis sur le travail effectué) employé.
4- Quels sont les principaux freins à l’usage des outils collaboratifs ?
Parmi les principaux, l'étude de Kelton Research pointe des risques en matière de sécurisation des données
personnelles (44%), devant un phénomène de perte de relation et de contact humain (37%).
BTS SIO - SI 1 – Fiche synthèse 4 Page 1

B- Les outils d'accès au savoir - ou de Knowledge Management
5- Que permet le Wiki dans le milieu professionnel ? qu’apporte-t-il de plus que les boites mails ?
6- Quel est le problème principal pour les solutions collaboratives open source dans leur
développement ?
Si un employé a fait l'effort de créer un document, ou de développer une expertise, il peut faire gagner
beaucoup de temps à ses collègues : pourquoi créer plusieurs fois le même document - ou développer
plusieurs fois la même expertise - lorsqu'on peut les trouver ailleurs dans l'entreprise ? Il faut donc faire en sorte
que tous les employés puissent accéder à ces informations.
Exemple d’outils d’accès au savoir :

- Les listes de diffusion,
- Les WIKI …
Le problème majeur pour les solutions open source est le fait qu’il n’existe pas de logiciel standard sur lequel
ils peuvent appuyer leur développement. (les programmes propriétaires par définition ne transmettent que
difficilement une partie de leurs codes sources).
C- Les outils de travail partagé
7- Après l’observation de la vidéo quels sont les avantages et les inconvénients des outils qui permettent
le partage de documents ?
Ils permettent à plusieurs personnes de travailler sur un même document ou sur une même application
(ex : script de programmation en commun).
Avantages : pouvoir modifier un document à distance et actualiser les modifications quelque soit le système
utilisé.
Inconvénients : ouvrir les ports pour la sécurité et si le prestataire n’est plus disponible, risque de perte des
données.
D- Les outils de workflow
8- Quelle est la définition d’un outil Workflow ? quels sont les atouts de ce type d’outil collaboratif ?
Ce sont sans doute les outils les plus spectaculaires. L'intervention du logiciel ne se situe plus au niveau de
l'information, de la communication ou de la collaboration, mais au niveau supérieur de la coordination. Les
workflows assistent le chef de projet dans le suivi de son projet, et permettent de contrôler et d'accélérer les
interactions entre les contributeurs.
Exemples :
- Les outils de gestion des tâches (ex : Gantt)
- Les agendas partagés
- Sharepoint…

II- Le Cloud Computing
9- Qu’est-ce que le cloud computing ? Quels sont les différents services offerts par le cloud computing ?
quels sont leurs avantages et les inconvénients ? Comment faire le choix entre les différentes
solutions ?
Le Cloud Computing est un concept de déportation de ressources sur des serveurs distants. Le terme « Cloud »
(nuage est utilisé pour indiquer l’ensemble des services de computing (traitement et calcul) accessibles par
internet. Le cloud computing regroupe les différents réseaux connectés par internet et qui sont localisés dans
des centres de données (datacenter) partout dans le monde.
Il existe trois types de cloud computing :
- Le cloud privé : les serveurs appartiennent à une entreprise.

- Le cloud public : les serveurs appartiennent à un prestataire.
- Le cloud hybride : si vous utilisez les deux précédents.
Trois types de services sont disponibles par le cloud :
- Infrastructure as a Service (IaaS), l’accès de l’utilisateur à une infrastructure matérielle sur sa

demande.
- Platform as a Service (PaaS), un environnement de développement via une infrastructure Cloud.
- Software as a Service (SaaS), une application informatique que l’utilisateur utilise en ligne et sans
installation locale.
En termes plus simples, Infrastructure as a Service (IaaS), c'est un service de cloud computing qui libère
l'entreprise de la nécessité de posséder (gérer, maintenir et contrôler, ... ) ses propres serveurs et autres
infrastructures de traitement de données. C’est une forme d'abonnement auprès d'entités qui commercialisent
ces services de virtualisation des matériels. (OS et infrastructure réseau).
La réduction des coûts d'acquisition, de maintenance et de recyclage des équipements est importante pour les
entreprises. Le risque des pannes et de l'interruption d'activité est aussi, minimisé, vu la très haute fiabilité de ce
genre de services enligne.
Platform as a Service (PaaS) et un autre service de virtualisation qui concerne la mise à disposition au
profit des créateurs d’applications et de services web, d'outils de développement en ligne. Les créateurs
d'application pourront utiliser un environnement de développement en ligne sans se préoccuper des serveurs, du
matériel, des licences de logiciels ou des bases de données.
Le service de Software as a Service (SaaS) est défini comme un abonnement d'accès à des applications par
Internet. L'accès se fait enligne et ne nécessite pas d'installation sur l'ordinateur local. Plusieurs applications
conçues ou proposées par Google rentrent dans cette catégorie de cloud computing. Beaucoup d'entre nous ont
sans doute utilisé ces sites où on peu envoyer et partager photos et vidéos avec ses amis et sa famille. Ces
solutions sont de plus en plus populaires, car les utilisateurs n'ont pas besoin d'installer et mettre à jour un
logiciel chez eux, il leur suffit de se connecter et de l'utiliser quand ils ont en besoin
Le STaaS Stockage as a service : stockage des données.

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BTS SIO Points du programme :

I- Les différentes catégories d’outils collaboratifs

A- Les outils de communication de base.

1- Quels sont les outils de communication les plus utilisés en entreprise ?

2- Les réseaux sociaux répondent-ils à des objectifs professionnels ?

3- Pourquoi les entreprises utilisent-elles les réseaux sociaux ?

4- Quels sont les principaux freins à l’usage des outils collaboratifs ?

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Exemple d’outils d’accès au savoir :

C- Les outils de travail partagé

D- Les outils de workflow

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Il existe trois types de cloud computing :

- Le cloud privé : les serveurs appartiennent à une entreprise.

Trois types de services sont disponibles par le cloud :

- Infrastructure as a Service (IaaS), l’accès de l’utilisateur à une infrastructure matérielle sur sa

Le STaaS Stockage as a service : stockage des données.

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