BTS Comptabilité Gestion

Epreuve E6 : Parcours de
professionnalisation

Analyse d’un processus : La dématérialisation et

l’enregistrement des factures fournisseurs

LEFEBVRE-MORIN Lucie
N° candidat :
Session 2023
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Remerciements
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Je souhaite remercier Mme Isabelle M., directrice administrative et financière

d’Atulam, pour sa confiance et sa volonté de me transmettre ses connaissances durant
mon stage. Merci également à Mme Céline B. et Mme Sandra C., du service comptabilité,
pour leur disponibilité. Je suis reconnaissante à la société Atulam dans son ensemble
pour son accueil chaleureux, et pour l’opportunité qui m’a été donnée.

Je remercie en outre Mme Alexandra B. pour ses conseils judicieux, malgré les
difficultés que peuvent représenter l’enseignement à distance.

Enfin, je remercie toutes les personnes qui m’ont soutenu durant mes études, et
notamment ma famille et mes amis.
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Sommaire
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Table des matières

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................................................................................................................................................................................ 1
Présentation du contexte ............................................................................................................................... 1
1. L’entreprise........................................................................................................................................... 1
2. Bref historique ..................................................................................................................................... 1
3. Service d’accueil .................................................................................................................................. 1
4. Outils utilisés ........................................................................................................................................ 2
5. Missions réalisées .............................................................................................................................. 2
6. Choix du sujet d’étude ...................................................................................................................... 2
Analyse du processus ..................................................................................................................................... 3
1. Préambule ............................................................................................................................................. 3
a) La facturation sous format électronique .......................................................................... 3
b) La plateforme Zeendoc ............................................................................................................ 3
2. Réception des factures et enregistrement des achats .......................................................... 4
a) Réception des factures............................................................................................................. 4
b) Enregistrement de l’achat ...................................................................................................... 4
c) Préparation et transfert vers Sage .......................................................................................... 5
3. Paiement des factures et enregistrement des règlements ................................................. 5
4. Autres utilisations de Zeendoc dans la comptabilité fournisseur ................................... 6
a) Les libellés .................................................................................................................................... 6
b) La fonction recherche .............................................................................................................. 6
5. Difficultés rencontrées ..................................................................................................................... 7
6. Rôle du comptable dans le processus ......................................................................................... 7
7. Prévisions d’évolution du processus .......................................................................................... 8
8. Schématisation du processus ........................................................................................................ 9
Veille informationnelle ............................................................................................................................... 10
1. Qu’est-ce que la veille informationnelle ? .............................................................................. 10
2. La veille informationnelle chez Atulam .................................................................................. 10
a) Collecte de l’information ...................................................................................................... 10
b) Analyse des informations .................................................................................................... 10
c) Diffusion de l’information ........................................................................................................ 11
 d) Stockage de l’information .................................................................................................... 11
3. Exemples d’application de la veille informationnelle ....................................................... 11
a) L’exigibilité de la TVA sur les acomptes de commandes de biens ....................... 11
b) L’évolution du paiement du salaire d’un salarié ........................................................ 11
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Présentation du contexte
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1. L’entreprise
Atulam est une société par actions simplifiées basée à Jarnages, dans la Creuse. Sa
seule activité est la production d’ouvertures (portes et fenêtres) en bois, en mélangeant
travail artisanal du bois et automatisation des tâches. Il s’agit d’une moyenne entreprise,
qui emploie 187 salariés et réalise un chiffre d’affaires annuel de vingt-trois millions
d’euros en 2022. Par ailleurs, elle génère chaque année une croissance d’environ 10%.
Ses clients sont en grandes majorité des professionnels du bâtiment en France,
qui peuvent faire partie de réseaux. Cette appartenance à un réseau permet aux clients
d’obtenir des avantages commerciaux. Les clients professionnels sont des
intermédiaires entre l’entreprise et les clients finaux, qui sont des particuliers, des
collectivités locales ou des Société Civile immobilières dans leur grande majorité. Les
menuiseries peuvent également être posées sur des chantiers qui concernent les
monuments historiques.
On retrouve deux grandes catégories de fournisseurs : les fournisseurs de bois,
qui sont situés en Europe mais aussi en Afrique, ainsi que les fournisseurs de
quincaillerie, européens. L’entreprise accorde une grande importance à son empreinte
écologique, et a choisi de collaborer avec des fournisseurs de bois issus de forêts
durablement gérées
Atulam est leader sur le marché des ouvertures bois haut de gamme sur mesure
français, mais fait face à la concurrence des entreprises Thareaut, Millet, Reveau et des
Ateliers Perrault notamment.

2. Bref historique
L’entreprise est créée en 1965 sous le nom « Les Menuiseries marchoises », une
petite entreprise familiale qui fabriquait tout type de travaux à partir du bois pour les
particuliers et les professionnels. Elle se spécialise ensuite dans la fabrication de
menuiseries extérieures (fenêtres et portes) à partir de 1981. Elle a par la suite été
rachetée par Xavier Lecompte, le PDG actuel, en 2007, et a pris dès lors le nom d’Atulam.
Depuis 25 ans, la société a recentré son activité sur le maché des menuiseries haut de
gamme sur-mesure.

3. Service d’accueil
J’ai effectué mon stage au sein du service comptabilité d’Atulam, sous la
responsabilité d’une directrice administrative et financière, Mme Isabelle MAILLOCHON,
qui est également ma tutrice pour ce stage. Le service comprend en outre une comptable
clients, ainsi qu’une comptable fournisseurs, qui s’occupe également de la comptabilité
générale et du contentieux.

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 4. Outils utilisés
De nombreux logiciels utilisés par le service comptabilité ont été créés en interne,
par le service informatique. Pour réaliser mes missions, j’avais notamment à ma
disposition les logiciels G-Fac pour la facturation aux clients, qui était alimenté par les
données de la production et du service des transport, G-com qui est la base de données
concernant les clients de l’entreprise, et Etats Commerciaux, qui est alimenté par les
données de G-Fac, et qui est utilisé à des fins statistiques, notamment pour la
comptabilité de gestion.
Toutes les factures, clients comme fournisseurs, sont dématérialisées. Les
factures fournisseurs sont déposées dans la base Zeendoc, un hébergeur de données, qui
permet également à la société d’envoyer les factures aux clients par mail.
Le PGI utilisé dans l’entreprise est Sage, et comprends les modules Comptabilité,
Moyens de paiement et Immobilisations.

5. Missions réalisées
Au sein du service comptabilité, j’ai pu effectuer des tâches variées, telles que :
- La saisie des factures clients dans le logiciel interne ;
- L’exportation de ces données de notre logiciel vers Sage, ainsi que le contrôle de
la bonne transmission des données de facturation ;
- Préparation de la remise en banque des LCR ;
- Enregistrement des factures fournisseurs dématérialisées ;
- Enregistrement des paiements des factures fournisseurs ;
- Contrôle de cohérence du fichier d’inventaire quincaillerie pour l’édition du bilan
et la préparation de la mise en place d’un logiciel de gestion des stocks ;
- Reconstitution du stock de vitrage à la date d’inventaire ;
- Participation à la réalisation d’un état des lieux du service comptabilité dans le
cadre d’une formation interne sur le lean management ;
- Préparation de la remise en banque des chèques ;
- L’ouverture de comptes clients dans notre base de données ;
- La déclaration mensuelle et dématérialisée de TVA ;
- La déclaration d’échanges de biens ;
- La réalisation et la révision de fiches procédures concernant la comptabilité.

6. Choix du sujet d’étude

D’ici le 1er janvier 2026, la réception et l’émission de factures dématérialisées
deviendront obligatoires pour toutes les entreprises. Cette dématérialisation entraînera
des répercussions sur le rôle du comptable dans les années à venir. J’ai donc trouvé
intéressant de me pencher sur les conséquences de l’usage systématique du numérique
pour le traitement des factures fournisseurs pour le comptable.
De plus, lors de mon premier stage, les factures n’étaient pas traitées sous format
électronique. J’ai donc pu comparer les différences de traitement des factures
fournisseurs lorsqu’elles sont dématérialisées ou non.

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Analyse du processus
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1. Préambule

a) La facturation sous format électronique

La facturation sous format électronique, ou e-invoicing, est la prochaine évolution

en matière de comptabilité. La législation la concernant impose déjà aux entreprises
traitant avec le secteur public, depuis le 1er janvier 2020, de déposer leurs factures sous
format digital sur la plateforme Chorus Pro. A partir du 1er juillet 2024, la réception des
facturations électroniques sera obligatoire pour toutes les entreprises. De plus, à partir
de cette date, les grandes entreprises de plus de cinq mille salariés seront obligées
d’envoyer leurs factures sous format électronique. Cette obligation sera étendue aux
entreprises intermédiaires à partir du 1er janvier 2025, puis aux petites entreprises de
moins de deux cent cinquante salariés à partir du 1er janvier 2026.
Les factures devront alors respecter une forme électronique normée. De plus,
certaines des mentions obligatoires d’une facture devront être sous un format donné.
Enfin, elles devront être transmises par l’intermédiaire d’une plateforme dédiée. Ainsi,
les factures scannées, sous format PDF ordinaire, ou générées par un logiciel comptable
puis envoyées par mail ne seront plus conformes à la réglementation. De même, les
factures ne pourront plus être adressées directement aux clients, mais seront
transmises par l’intermédiaires de plateformes, au choix de l’entreprise, soit par le
portail public de facturation Chorus Pro, soit par une plateforme privée partenaire
immatriculée par l’administration fiscale.
L’objectif de cette facturation électronique est multiple : outre une réduction des
délais et des coûts de traitement des factures papiers ainsi qu’une réduction des délais
de paiement pour les entreprises, cette solution de facturation permettra de pré remplir
les déclarations de TVA, et ainsi de lutter contre la fraude fiscale, notamment au niveau
de la TVA collectée.

b) La plateforme Zeendoc

Dans un objectif de responsabilité sociétale et de préservation de

l’environnement, la société Atulam a décidé de réduire drastiquement sa consommation
de papier. Pour cela, elle envoie les factures à ses clients sous format électronique, et
traite les factures fournisseurs à l’aide d’une plateforme nommée Zeendoc. Cette
plateforme permet également aux collaborateurs comptables d’opter pour une activité
partiellement en télétravail.
Le logiciel Zeendoc est une solution de GED, ou gestion électronique des
documents, qui accompagne les très petites entreprises et les petites et moyennes
entreprises sur la dématérialisation de l’ensemble des volets administratifs. Dans la
structure, il est utilisé à la fois en comptabilité clients et en comptabilité fournisseurs.
Outre une solution de stockage, nommée « armoire », Zeendoc permet une exportation
des données sur le PGI, ainsi qu’une solution de recherche parmi les documents stockés.

3
 2. Réception des factures et enregistrement des achats

a) Réception des factures

Les factures des fournisseurs parviennent à la société sous plusieurs formes : par
courrier en facture papier, par mail ou directement sur la plateforme Zeendoc en format
électronique. Lorsque la facture nous parvient par courrier, la directrice administrative
et financière les scanne, les envoie par mail à l’adresse dédiée aux factures fournisseurs,
et les dépose dans l’armoire Zeendoc via le bouton « Dépôt des documents ». Lorsque la
facture arrive par mail, je la dépose également dans l’armoire. La page d’accueil du
logiciel permet de voir le nombre de factures en attente de traitement, et d’y accéder
directement en cliquant sur « documents à classer » dans la rubrique « Mon classeur ».

b) Enregistrement de l’achat
Je peux alors commencer le premier traitement. S’il s’agit d’une facture d’un
fournisseur que Zeendoc ne reconnaît pas, il faudra que je renseigne tous les champs,
qui se trouvent à gauche de la facture sur mon écran :
- s’il s’agit d’une facture d’avoir ou de doit ;
- le nom du fournisseur ;
- le nom du valideur, qui est la personne qui a passé la commande ;
- la date du document ;
- la date d’échéance ;
- le compte fournisseur concerné ;
- le ou les comptes hors-taxe mouvementés ;
- le compte de TVA concerné ;
- le mode de règlement.
Lorsque ces données sont inscrites sur la facture, je peux cliquer directement sur celles-
ci afin de remplir les champs concernés. De même, lorsque plusieurs comptes hors taxe
(comptes de charges, voire comptes de produits) sont concernés, Zeendoc permet une
vérification du total HT en additionnant les montants HT renseignés. En cas de
différence, celle-ci est affichée dans un nouveau champ. La facture ne pourra pas être
validée tant que les montants HT, TVA et TTC ne sont pas cohérents entre eux.
Grâce à son intelligence artificielle, Zeendoc peut reconnaître les fournisseurs
dont les factures ont déjà été enregistrées manuellement. Les différentes rubriques sont
ainsi préremplies. Mon rôle est alors de vérifier la pertinence des informations. C’est
particulièrement le cas pour les factures fournisseurs de quincaillerie, car le plan
comptable utilisé par l’entreprise distingue différents types de quincaillerie parmi les
comptes de charges. Un autre point de vigilance concerne les frais de port. En effet, les
fournisseurs peuvent appliquer des frais de port lorsque la commande est inférieure à
certain montant, ce que Zeendoc ne reconnaît pas forcément.
Zeendoc permet également de renseigner un libellé, ce que j’ai utilisé pour
préparer la déclaration d’échange de biens ou le bilan.
Je valide ensuite la facture, ce qui me permet de passer au traitement de la
suivante. Les factures passent maintenant dans la rubrique « Générer les écritures
fournisseur » sur Zeendoc.

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 c) Préparation et transfert vers Sage
Avant de poursuivre, s’il s’agit d’un nouveau fournisseur, il faut que je crée le
compte fournisseur associé sur Sage, module Comptabilité. Pour cela, je vais dans le
menu « Structure », je sélectionne « Plan tiers », puis je clique sur « Fournisseur ». Je
clique ensuite sur « Nouveau », et je remplis les champs d’informations concernant mon
fournisseur dans l’onglet « Identification » : son raccourci dans « Compte tiers », son
nom, et le compte collectif auquel il est rattaché, c’est-à-dire le compte 40100000-
Fournisseurs. Je renseigne également ses coordonnées. Puis, dans l’onglet « Banque », je
renseigne ses coordonnées bancaires, afin de faciliter le règlement par virement. Je peux
également ajouter les conditions de paiement dans l’onglet « Paramètres », afin
d’appliquer un modèle de paiement, pour ne pas avoir à saisir à nouveau l’information à
chaque fois. Puis je clique sur « OK » afin de terminer la création du nouveau
fournisseur. Ce dernier apparaît ensuite dans le plan tiers.
Je fais une dernière vérification des informations pour m ‘assurer que je n’ai rien
oublié, ou que je n’ai pas fait d’erreur, puis je clique sur « Valider ». Ceci a pour effet de
créer un fichier d’écriture comptable, et d’envoyer les factures pour validation aux
valideurs indiqués lors de l’enregistrement de la facture. Ces derniers vont ainsi les
comparer avec les bons de commande et de livraison, puis si la facture est conforme, ils
vont apposer un tampon électronique « Validation ». En parallèle, je transfère les
écritures sous Sage, dans le module « Comptabilité ». Pour cela, je vais dans le menu
« Fichier », je sélectionne « Importer », puis « Format Sage ». Je choisis le fichier sur le
disque local « Compta », puis je valide pour importer les écritures de ventes dans Sage.
S’il y a un litige avec le fournisseur sur la facture, cette dernière est refusée par le
valideur, qui va contacter le fournisseur pour régler le litige. La facture n’est donc pas
traitée en attente du retour du fournisseur.

3. Paiement des factures et enregistrement des règlements

Une fois validées, les factures reviennent sur Zeendoc dans « Mon classeur », sous
l’intitulé « Factures à payer ». Il faut maintenant que je prépare les paiements, qui se font
tous par virement. Avant cela, je demande à la directrice administrative et financière à
partir de quel compte bancaire je peux réaliser les virements, car la société en possède
trois.
Dans Sage Moyens de Paiement, je sélectionne le menu « Traitement », puis
« Décaissement » et « Saisie des virements émis ». Dans l’assistant de saisie des
virements émis, je sélectionne l’option « Incorporer des échéances de la comptabilité
Sage » afin de sélectionner les paiements arrivant à échéance. Puis je clique sur
« Suivant ». Un filtre apparaît alors à l’écran, ce qui me permet de choisir, parmi les
écritures non lettrées, celles ayant comme mode de règlement « Virement ». Je peux
également filtrer par compte fournisseur si je sais quelle facture je souhaite régler. Sage
affiche ensuite toutes les écritures d’achat non lettrées qui correspondent à ma
sélection.
Je clique ensuite sur l’écriture qui m’intéresse, puis je clique sur « Pointer ». Je
répète l’opération pour chaque écriture concernée par les paiements que je souhaite
effectuer. Je clique sur « OK » ; les virements que je souhaite émettre apparaissent dans
une nouvelle fenêtre. Je sélectionne « Gérer », et une nouvelle fenêtre de gestion des
virements apparaît. Je clique alors sur « Pointer », puis « Transmettre ». Dans la fenêtre
qui s’ouvre, je sélectionne la date de remise, le compte bancaire à partir duquel je
souhaite faire les virements, et j’inscris un libellé. Comme mode de remise, je sélectionne
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« Fichier magnétique », et je coche la case « Imprimer le bordereau
d’accompagnement ». Je clique sur OK, et j’enregistre le fichier SEPA ainsi que le
bordereau de remise dans le dossier correspondant, sur le serveur interne de
l’entreprise.
Afin de limiter les frais bancaires, si plusieurs factures du même fournisseur ont
la même échéance, je vais réaliser un seul virement pour toutes ces factures, en les
regroupant par tiers. Pour cela, je sélectionne toutes les factures d’un même tiers à l’aide
de la touche « Ctrl », puis, en haut, dans le menu « Regroupement », je choisis « Par
tiers », puis je clique sur « Pointer ». Je poursuis ensuite la manipulation comme décrite
précédemment.
J’envoie ensuite le bordereau de virement à la directrice administrative et
financière afin qu’elle valide les virements, puis j’appose le tampon « Payée » sur ma
facture stockée dans Zeendoc. Cette dernière disparaît de « Mon classeur » et part
ensuite en stockage dans l’armoire.

4. Autres utilisations de Zeendoc dans la comptabilité fournisseur

a) Les libellés

Comme la société Atulam achète des matières premières à certains fournisseurs

membres de l’Union Européenne, elle doit effectuer chaque mois une Déclaration
d’Echanges de Biens en ligne pour l’ensemble de ses échanges intracommunautaires.
Cela permet de répondre aux exigences des services fiscaux, qui contrôlent ainsi la TVA
intracommunautaire.
Lors du premier traitement de la facture, si cette dernière provient d’un
fournisseur intracommunautaire, j’inscris dans le libellé « DEB mois/année », afin de
retrouver les factures qui doivent faire l’objet d’une DEB lorsque je préparerai cette
déclaration. Il ne me restera plus qu’à effectuer une recherche par libellé sous Zeendoc
pour afficher les factures concernées.
De même, lorsque nous changeons d’exercice comptable, certaines factures
fournisseurs nous sont parvenues avant la clôture de l’exercice, et ont donc été
enregistrées dans la comptabilité ; En revanche, la livraison est intervenue après la
clôture de l’exercice comptable ; la charge doit être rattachée à l’exercice N+1 en vertu
du principe d’indépendance des exercices. J’insère donc, lors du deuxième traitement
des factures concernées, le libellé « BIL 2022 ». De même, le cas inverse peut se
présenter, à savoir que la livraison est intervenue avant la clôture de l’exercice
comptable, tandis que la facture nous est parvenue après. Il faut donc rattacher cette
charge à l’exercice N-1. Pour cela, j’insère comme le même libellé. Lorsque je souhaiterai
passer les écritures nécessaires, il me suffira d’effectuer une recherche avec ces libellés.

b) La fonction recherche

Outre, l’utilisation de la fonction recherche pour les libellés, j’ai utilisé Zeendoc
pour vérifier les données de l’inventaire, à la fois le prix de facturation et le
conditionnement. J’ai donc recherché en utilisant les critères des fournisseurs et les
libellés pour les références fournisseurs. Cela me permettait de retrouver les factures, et
de comparer les données avec mon fichier d’inventaires.

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 J’ai également utilisé cette fonction recherche pour recréer le stock de verre. En
effet, le verre a subi une importante augmentation au cours de l’année 2022, de l’ordre
de 40%. Il a donc été décidé, après accord du commissaire aux comptes, de faire rentrer
le verre dans les stocks de l’entreprise. Grâce à la fonction recherche par comptes HT,
j’ai pu sélectionner uniquement les factures des fournisseurs de verre. J’ai pu croiser les
données des factures fournisseurs et de la production afin de reconstituer ce stock à la
date d’inventaire.
Ces deux fonctions permettent un gain de temps important dans le traitement des
factures concernées par ces procédures.

5. Difficultés rencontrées
Dans le cadre d’une formation en interne sur le lean management, j’ai participé à
l’analyse des problèmes rencontrés à l’aide de l’outil SIPOC. SIPOC est un acronyme
anglais pour Suppliers, Input, Process, Output, Clients. Il s’agit d’un outil de management
qui permet d’analyser de toutes les activités d’un service, et qui permet d’améliorer les
performances de l’entreprise en mettant en avant les difficultés rencontrées, et les pistes
de réflexion pour lever ces difficultés.
Grâce à ce dernier, en partant des grandes activités du service comptabilités
(comptabilité client, comptabilité fournisseurs, activités liées au bilan, etc.) nous avons
identifié les données d’entrées, les fournisseurs de celles-ci, puis les données de sorties
et les clients de ces dernières. Puis, sur quelques activités, nous avons listés les
problèmes rencontrés, ainsi que des propositions de solutions.
Ainsi, concernant la comptabilité fournisseurs, trois principales difficultés nous
sont apparues. Tout d’abord, j’ai pu avoir du mal à identifier le type de charges associé
aux factures. En effet, les codifications des fournisseurs sont différentes des codifications
internes à Atulam. De même, les intitulés des produits commandés peuvent être
différents de ceux internes à la société. Ainsi, il peut être difficile de faire le
rapprochement entre la facture et le type de produit concerné. Une des solutions qui
doit être testée est la mise en place d’une base de données qui, à chaque article
commandé, associe un codification interne et la codification fournisseur.
En outre, le délai de validation de la facture par le valideur, une fois le premier
traitement effectué, est parfois trop long, ce qui peut engendrer des retards de
paiements. Ainsi, il faut réaliser une vérification quotidienne des factures dont
l’échéance est proche, et communiquer avec le valideur afin de pouvoir poursuivre le
traitement et éviter les pénalités de retard.
Enfin, il nous manque des informations sur les nouveaux fournisseurs, ce qui peut
allonger la durée de traitement de la facture, et ainsi être une perte de temps. La
solution proposée est de communiquer avec le passeur de commande, afin qu’il nous
envoie les informations sur le fournisseur lorsqu’il réalise la commande.

6. Rôle du comptable dans le processus

La dématérialisation des factures fournisseur permet au comptable de gagner du
temps et de limiter les erreurs. Cela facilite également sa tâche. Cependant, il faudra
toujours vérifier la cohérence des informations enregistrées. Le comptable doit donc
développer des capacités d’analyse critique des données qui lui sont présentées, et
mettre en place des mécanismes de contrôle interne, qui peuvent être facilités par

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l’intelligence artificielle. Ainsi, on peut voir que le rôle du comptable reste prépondérant
et nécessaire dans la comptabilité fournisseur, malgré les apports indéniables de
l’information des données.

7. Prévisions d’évolution du processus

Dans le but d’optimiser la gestion des stocks, il est prévu qu’un logiciel de gestion
des stocks, nommé Archipélia, soit développé et mis en place tout au long de l’année
2023.
Au niveau de la comptabilité fournisseur, le but est de rapprocher les références
des factures fournisseurs avec les références des stocks, afin de faciliter les
enregistrements des factures et de limiter les erreurs d’imputation. Cela permettra aussi
un gain de temps de traitement des factures fournisseurs, et dégagera du temps pour le
comptable fournisseur afin de traiter d’autres tâches à grande valeur ajoutée. Enfin, cela
permettra de faciliter l’inventaire et la vérification des fichiers de stocks à la clôture de
l’exercice.

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8. Schématisation du processus

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Veille informationnelle
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1. Qu’est-ce que la veille informationnelle ?

La veille informationnelle est un processus itératif et continu qui consiste à collecter,
analyser et diffuser de manière régulière des informations sur un sujet spécifique. Son
but est de permettre à ceux qui la mènent d’être constamment à jour sur les évolutions
d’un marché, d’un domaine, et s’assurer d’avoir des informations pertinentes à
disposition.
Il existe deux méthodes de veille informationnelle, avec chacune leurs outils. Il y a
tout d’abord la méthode « pull », qui consiste à aller chercher l’information pour
combler un besoin périodique, avec par exemple l’aide d’un moteur de recherche,
généraliste ou spécialisé. Cette méthode présente l’avantage d’être pertinente, mais elle
est irrégulière et peut être chronophage. Il y a également la méthode « push », qui
consiste à recevoir l’information de manière automatisée, à l’aide d’outils tels que les
lettres d’information de sites spécialisés ou d’ordres professionnels, les alertes Google
(par mail), les flux RSS, les agrégateurs de flux RSS, ou les réseaux sociaux tels que
Linkd’In. Si cette méthode permet une veille régulière, elle peut vite devenir
chronophage, avec un risque de surinformation. Il faut donc savoir trier les informations
selon leur pertinence.

2. La veille informationnelle chez Atulam

a) Collecte de l’information

Le service comptable dispose d’un abonnement papier et numérique à une revue

spécialisée hebdomadaire, la Revue Fiduciaire, ainsi qu’à un accès à la plateforme de
données dématérialisées de l’éditeur. Cela permet au service de recevoir de
l’information automatiquement avec le livret hebdomadaire, ainsi que d’effectuer une
recherche sur un besoin spécifique sur la plateforme dédiée.

b) Analyse des informations

Dans le cadre de la revue hebdomadaire, les informations qui parviennent à la directrice

administrative et financière sont généralistes dans le domaine de la comptabilité, et ne
concernent pas toute l’activité de la société. Ainsi, un premier tri est effectué par la DAF
grâce au sommaire de la revue. Si un article lui semble pertinent, elle peut aller le livre
dans la revue. Cela permet de gagner du temps.

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 c) Diffusion de l’information

Qu’elle soit recherchée pour répondre à un besoin particulier, ou qu’elle soit

arrivée de façon automatisée à la connaissance d’une personne du service comptable,
l’information doit ensuite être diffusée auprès des collaborateurs concernés.
La société a mis en place, pour tous les services, des temps d’échange quotidien
institutionnalisés. Ainsi, tous les matins, l’ensemble du service comptable se réunit pour
une réunion nommée « Pop 15 ». Elle permet de faire le point sur les activités de la
veille, les prévisions de la journée à venir, d’échanger sur les difficultés ou sur la veille
informationnelle. Pour l’équipe de direction, il existe une réunion « Pop 30 », également
quotidienne, qui permet de faire le lien entre les différents services. Ainsi, l’information
est diffusée prioritairement à l’oral.

d) Stockage de l’information

Une fois transmise à l’oral, il faut stocker les informations afin d’y accéder
ultérieurement si besoin. Pour ce faire, l’entreprise utilise la diffusion par mail intra et
interservices, afin de garder une trace écrite de l’information. Celle-ci peut également
être diffusée et conservée sur les groupes Teams créés pour chaque grande activité.

3. Exemples d’application de la veille informationnelle

a) L’exigibilité de la TVA sur les acomptes de commandes de biens

Depuis le 1er janvier 2023, la TVA est exigible lors du versement d’acomptes sur
commandes de bien. Comme je suis arrivée en stage le premier jour ouvré du mois de
janvier 2023, j’ai pu observer la mise en œuvre de ce principe.
Tout d’abord, l’information a été diffusée auprès du service comptable par la DAF
au mois de décembre 2022, dans le cadre d’une réunion Pop 15 quotidienne. En
décembre 2022, le service comptabilité, et notamment la comptable client, s’est mis en
lien avec le service informatique. En effet, l’entreprise utilisant des logiciels développés
en interne, il a fallu faire les réglages nécessaires à la prise en compte de cette évolution
dans le logiciel de facturation. On voit donc ici l’importance de la veille informationnelle.

b) L’évolution du paiement du salaire d’un salarié

Lors de mon stage, j’ai eu accès, via la plateforme de Comptalia, mon organisme
de formation à distance, à une information concernant le paiement du salaire. Depuis le
27 décembre 2022, le salaire doit être versé sur un compte bancaire au nom du salarié,
et il n’est plus possible de le faire sur un compte au nom d’un tiers. J’ai transmis cette
information à ma tutrice, la DAF, qui a pu la faire remonter au directeur des ressources
humaines, qui gère la paie, lors d’une réunion « Pop 30 ».

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