MPT-PASSATION MARCHES DE FOURNITURES - ANNEXE B4.

DEMANDE DE COTATIONS – INSTRUCTIONS AUC FOURNISSEURS

REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO

FONDS SOCIAL DE LA RDC

PROJET POUR LA STABILISATION DE L’EST DE LA REPUBLIQUE

DEMOCRATIQUE DU CONGO POUR LA PAIX-FINANCEMENT
ADDITIONNEL
« STEP-FA »
IDA8440-ZR
------------------------------------------

DC N°18 /FSRDC/STEP III/SU/FSCOL/03/2023

ACQUISITION DES EQUIPEMENTS SCOLAIRES POUR 2 ECOLES

PRIMAIRES DANS LA PROVINCE DU SUD-UBANGI EN 2 LOTS DISTINCTS :
- LOT 1: EP MUTABU 1, GROUPEMENT BOKUDA, TERRIOIRE DE
GEMENA

- LOT 2: EP ABBE GBABALI, GROUPEMENT BOKENGE, VILLAGE

BODONGBODALE, TERRIOIRE DE LIBENGE

Mars 2023

Section I - Instructions aux Prestataires des Service

 A. Introduction

1. Dispositions 1.1 Le terme “jour” désigne un jour calendaire.

générales

B. Le Dossier de Demande de Cotations

2. Contenu 2.1 Le Dossier de demande de Cotations décrit les services

du Dossier faisant l’objet du marché, fixe les procédures de la
consultation et stipule les conditions du marché. Le dossier
comprend les documents énumérés ci-après :
(a) Demande de Cotations (DC)
(b) Bordereau Descriptif et Quantités (BDQ)
(c) Modèle de lettre de cotation
(d) Modèle de lettre de marché
(e) Modèle de tableau de comparaison des cotations

2.2 Le Prestataire des Services devra examiner les

instructions, modèles, conditions et spécifications contenus
dans le Dossier de consultations.

C. Préparation des cotations

3. Langue de 3.1 La cotation ainsi que toutes les correspondances

l’offre constituant la cotation, seront rédigées dans la langue du pays
du Client.
4. 4.1 La cotation présentée par le Prestataire des Services
Documents comprendra les documents suivants dûment remplis :
constitutifs de
l’offre (a) La lettre de cotation, datée et signée
(b) Le Bordereau Descriptif et Quantitatif dûment rempli, daté
et signé
(b) le projet de lettre de marché, rempli, daté et signé
5. Cotation 5.1 Le Prestataire des Services précisera dans la lettre de
cotation les prix hors taxes « HT ».

5.2 Le Prestataire des Services complétera le Bordereau

Descriptif et Quantitatif fourni dans le Dossier de Consultation
Restreinte, en indiquant les prix unitaires, le prix total pour
chaque service et le délai des prestations des services qu’il se
propose de fournir en exécution du présent marché.
5.3 Le Prestataire des Services remplira et signera le projet de
lettre de marché

6. Monnaies 6.1 Les prix seront libellés dans la monnaie du pays du Client
de l’offre ou en USD (Dollars Américaines).

7. Délai de 7.1 Les cotations seront valables pour la période stipulée dans
validité des la lettre de Demande de Cotation.
cotations
E. Dépôt des cotations

8. Cachetage 8.1 Les Prestataires des Services placeront l’original et les

et marquage copies de leur cotation dans une enveloppe cachetée et sous
des offres plis fermé :

(a) adressée à l’Agence à l’adresse indiquée dans la

lettre de Demande de Cotation ; soit

A Monsieur Thierry BETU KUMESU

Chef d’Antenne du FSRDC/Sud-Ubangi
1954, avenue Cotonnière, Quartier du Congo
Commune de Labo, Ville de Gemena
 République Démocratique du Congo

(b)
portera le nom du projet, le titre et le numéro de la
Consultation, tels qu’indiqués dans la lettre de Demande
de Cotation.
9. Date et 9.1 Les cotations doivent être reçues à l’adresse spécifiée au
heure limite de paragraphe 8.1(a) ci-dessus au plus tard à l’heure et à la date
dépôt des offres indiquées dans la lettre de Demande de Cotation.

E. Ouverture des plis et évaluation des offres

10. Ouvertur 10.1 Le Client ouvrira les plis en présence des représentants
e des plis par le des Prestataire des Service qui souhaitent assister à
Client l’ouverture, à la date, à l’heure et à l’adresse précisée dans la
lettre de Demande de Cotation.

10.2 Le Client préparera un procès-verbal de la séance

d’ouverture des plis.
12. Evaluatio 12.1 Le Client procédera à l’évaluation et à la comparaison
n et des cotations en procédant dans l’ordre suivant :
Comparaison
des offres • L’examen de la conformité des cotations, du point de vue
des délais et spécifications techniques ;
• La vérification des opérations arithmétiques, en utilisant le
cas échéant les prix unitaires en lettres pour procéder aux
corrections nécessaires ;
• L’élaboration d’un tableau récapitulatif des cotations.

F. Attribution du marché

12. Attributio 12.1 Le Client attribuera le marché au Prestataire des

n du marché Services, dont elle aura déterminé que l’offre est conforme
pour l’essentiel aux dispositions du Dossier de Demande de
Cotations, et qu’elle est la cotation la moins disant, à
condition que le Soumissionnaire soit en outre jugé
qualifié pour exécuter le Marché de façon satisfaisante.

13. 13.1 La signature de la lettre de marché par le Prestataire

Notification de des Services et le Client constituera la formation du marché.
l’attribution du Cette lettre de marché sera notifiée par ordre de service,
marché invitant le Prestataire des Services à réaliser les services dans
les conditions de la lettre de Demande de cotations.

14. Signature 14.1 Dans les trente (30) jours suivant la date de réception
de la lettre de de la cotation, le Client signera et datera le Marché et le
marché renverra au Prestataire des Services.

15. 15.1 Le personnel du Client et les Prestataires des Service doivent

Corruption et observer en tout temps les règles d’éthique professionnelles
manœuvres les plus strictes. Ils doivent notamment s’interdire toute
frauduleuses corruption ou toute autre forme de manœuvres frauduleuses.
En vertu de ce principe, les expressions ci-dessus sont
définies de la façon suivante :
(i) est coupable de “corruption” quiconque offre,
donne, sollicite ou accepte un quelconque avantage en
vue d’influencer l’action d’un agent public au cours
de l’attribution ou de l’exécution d’un marché, et
(ii) se livre à des “manœuvres frauduleuses”
quiconque déforme ou dénature des faits afin
d’influencer l’attribution ou l’exécution d’un marché
de manière préjudiciable au pays Bénéficiaire.
“Manœuvres frauduleuses” comprend notamment
toute entente ou manœuvre collusoire des
soumissionnaires (avant ou après la remise de l’offre)
visant à maintenir artificiellement les prix des offres à
des niveaux ne correspondant pas à ceux qui
résulteraient du jeu d’une concurrence libre et
 ouverte, et à priver le Bénéficiaire des avantages de
cette dernière.
(iii) est coupable de ‘’corruption’’ quiconque fournit, sollicite
ou accepte plusieurs cotations émises par le même
Prestataire des Services sous des noms des sociétés
différentes et/ou sur des numéros d’enregistrement
différents.

SECTION II – DONNEES PARTICULIERES DE LA DEMANDE

DE COTATIONS (DPDC)

Les Données Particulières qui suivent complètent, précisent, ou amendent les clauses des
Instructions aux Fournisseurs (IF). En cas de conflit, les clauses ci-dessous prévalent sur
celles des IF.

1. Nature 1.1 Il devra s’agir de matériel neuf et de logiciel utilisable sur

des fournitures ce matériel. Chaque élément de matériel ou de logiciel devra
être fourni dans son emballage d’origine et avec sa
documentation d’origine intégrale, sur son support magnétique
d’origine pour les logiciels, dans la dernière version.
2. Attribution 2.1 Le marché sera attribué au soumissionnaire dont l’offre aura été
jugée conforme aux dispositions de la demande de cotations et
évaluée la moins disante. Il ne peut être attribué à un
soumissionnaire plus de deux lots.
3. Déla
i de 3.1 Les fournitures doivent être livrées dans un délai maximum
livraison de deux (2) mois calendaires à compter de la
notification du contrat.
3.2. La date limite de garantie est de 2 mois à compter de la date de
la réception provisoire. Durant la période de garantie,
exception faite de l’entretien courant, toute réparation
d’équipement défectueux le sera aux frais du fournisseur, y
inclus les pièces de rechange et les frais généraux.

4. Livraison 4.1 Les fournitures doivent être livrées dans les destinations de
des fournitures Chaque lot comme indiqué ci-dessous.
et services Un dernier reçu ,sera remis à la fin de la période de garantie,
connexes suivi
d’un PV de réception de définitive et seront considérés comme
le
rapport de réception finale signé et approuvé.

4.2 Le fournisseur présentera des échantillons des fournitures

pour approbation par client avant la livraison de la quantité
totale, en respectant le délai de livraison indiqué au point 3.1.

5. Paiements

5.1. Le paiement sera effectué en dollars américains à hauteur de

100% du montant HT de la manière suivante.

Les montants dus seront payés de la manière suivante :

En % du montant
 total
A la signature du contrat par les deux parties, comme avance de
démarrage. Cette avance devra être garantie par un important stock 30
des matériaux certifiés (bois pour meubles bien sec)
A la livraison d’au moins 50% de la commande. 30
A la réception de la totalité de la commande livrée et acceptée. 20
A la réception Provisoire des équipements 10
A la réception définitive des équipements 10
Total : 100

5.2. Le paiement sera fait par virement bancaire après transmission

d’une facture correspondante et toute pièce justificative du
paiement.

6. Pénalité 6.1 Au cas où les marchandises ne sont pas livrées dans le

s délai imparti, le fournisseur sera sujet à une pénalité d’un
millième (1/1000) du prix de la marchandise commandée par
jour calendaire de retard. Cependant, le plafond de ces
pénalités sera de dix pour cent (10%) de montant total de la
commande. Au cas où le plafond de dix pour cent (10%) est
dépassé, le Fonds Social se réserve le droit d’annuler la/le
commande/contrat.

7. Garanti 7.1 Le Fournisseur garantit que les matériaux sont de bonne

e des qualité, n’ont jamais été utilisées et seront exemptes de tous
fournitures défauts liés à une action ou à une omission du fournisseur ou
liés à un défaut de fabrication de nature à empêcher leur
utilisation normale. Les fournitures seront garanties sur une
période d’un an à compter de leur réception.

14

Section II- Lettre de demande de cotations

Gemena, le ,,,,, Mars 2023

Aux fournisseurs.

Objet : Demande de Cotations N° 18 /FSRDC/STEP III/SU/FSCOL/03/2023 du 25

Mars 2023

Madame, Monsieur,

Dans le cadre de la mise en œuvre du projet STEP dans la ville de Gemena, Province du
Sud Ubangi, il est prévu de procéder à l’acquisition des équipements scolaires dans le
cadre de la construction des écoles dans la Province du Sud Ubangi.

▪ Annexe 1 : le modèle de Lettre de Cotation,

▪ Annexe 2 : le Bordereau des prix de ces fournitures,
▪ Annexe 3 : le modèle de la lettre de marché

Nous vous demandons de bien vouloir compléter et chiffrer le formulaire de propositions

des prix et le bordereau des prix, et de nous les retourner au plus tard le lundi 10 Avril
2023 à 13 heures 30’ (heure de Gemena) sous pli fermé, cachetée et adressée chef
d’antenne du FONDS SOCIAL de la RDC, 1954, cotonnière C/ Labo ville de
GEMENA , République Démocratique du Congo , avec la mention « Acquisition des
équipements scolaires pour 2 écoles primaires dans la province du Sud-Ubangi en 2
lots distincts :
 - LOT 1: EP MUTABU 1, GROUPEMENT BOKUDA, TERRIOIRE DE
GEMENA

- LOT 2: EP ABBE GBAMBALI, GROUPEMENT BOKENGE, VILLAGE

BODONGBODALE, TERRIOIRE DE LIBENGE, en même temps que les
Spécifications techniques de ces fournitures renseignées dans le libellé des articles.

Votre offre devra être chiffrée, en distinguant les Prix Hors Taxes (H.T) et des Prix
Toutes Taxes Comprises (TTC) et accompagnée du modèle de lettre de marché signé
qui constituera le Contrat au cas où votre offre est retenue. Elle restera valable
pendant 60 jours à compter de la date d’ouverture des offres. Le délai de livraison
maximum des matériaux est de 2 mois à compter de la signature de la lettre de
marché.

Les offres seront ouvertes le lundi 10 AVRIL 2023 à 14 heures 00, dans la salle de
réunions du Bureau de l’antenne provinciale, au 1954, cotonnière C/ Labo ville de
GEMENA Province de Sud Ubangi, République Démocratique du Congo, en
présence des représentants des Prestataires de services qui souhaitent assister à
l’ouverture, à l’adresse mentionnée ci-dessus.

Vous pouvez obtenir de plus amples informations jusqu’à 3 jours ouvrables avant la date
de dépôt de vos offres, auprès du Fonds Social de la RDC par le Biais du Chargé de la
passation des marchés en province du Sud Ubangi,1954, cotonnière C/ Labo ville de
GEMENA
La date limite de garantie est de 2 mois à compter de la date de la réception provisoire.
Durant la période de garantie, exception faite de l’entretien courant, toute réparation
d’équipement défectueux le sera aux frais du fournisseur, y inclus les pièces de rechange
et les frais généraux.

Votre structure devra remplir les conditions suivantes pour être éligible :
i. Vous devez nous fournir toute la documentation légale de votre structure.(RCCM, ID
NAT, ATTESTATION FISCALE DGI-DGRAD )

N.B : Pour raison d’efficacité dans l’exécution de ce marché, aucun

soumissionnaire ne pourra se voir attribuer plus de deux lots.

Dans l’attente de votre offre, je vous prie de recevoir Madame/Monsieur, mes

sincères salutations.

PJ : Dossier de Demande de Cotations.

Les offres non conformes aux prescriptions de la présente Demande de Cotations seront
rejetées.

Thierry BETU KUMESU

Chef d’Antenne FSRDC/SU

 Section III – Modèles d’annexes

1. Lettre de Cotation

Date :

o
Demande de Cotations N :

A: [nom et adresse du Client]

Messieurs et/ou Mesdames,

Après avoir examiné le Dossier de Demande de Cotations dont nous vous

accusons ici officiellement réception, nous, soussignés, offrons de fournir les
équipements scolaires, conformément à la Demande de Cotation et pour la somme de
[prix total de l’offre en chiffres et en lettres] ou autres montants énumérés au Bordereau
Descriptif et Quantitatif ci-joint et qui fait partie de la présente cotation.

Nous nous engageons, si notre offre est acceptée, à réaliser les services selon les
dispositions précisées dans le Bordereau Descriptif Quantitatif.

Nous nous engageons sur les termes de cette offre pour une période de 60 jours à
compter de la date fixée pour l’ouverture des plis, telle que stipulée dans la Lettre de
Demande de Cotations ; l’offre continuera à nous engager et pourra être acceptée à tout
moment avant la fin de cette période.

Jusqu’à ce qu’un marché en bonne et due forme soit préparé et signé, la présente
offre complétée par votre acceptation écrite et la notification d’attribution du marché,
constituera un marché nous obligeant réciproquement.
Le ________________ jour de ________________ 2023______

[Signature] [titre]

Dûment autorisé à signer une offre pour et au nom de:

14

Détail des équipements à livrer par école :

Date de remise des prix le jour ,,,,

Mars 2023
DC N° /FSRDC/STEP III/SU/F/03/2023 du
Lieu d’ouverture : Antenne
,,,,,,,,,Mars2023
provinciale du FSRDC/Sud Ubangi,
sis 1954, cotonnière C/ Labo ville
de GEMENA
2. Bordereau Descriptif Quantitatif
(à remplir par le Prestataire des Services)

Prix Livraison
Unitaire
Description (En Prix
No Quantité
détaillée chiffes Total
et en
lettres)
Source Délai de Mode de Lieu de
d’approvis livraison livraison livraison
ionnement
Bancs 60 Jours à
Pupitres de dater de
Sur le
type la
site de
1. Primaire, 144 RDC signature
chaque
de la
école
lettre de
marché
Tables pour
2. 06
enseignants,
Tables pour
directeurs
3. 03
avec tiroirs
fermés à clé,
Chaises
4. pour 06
enseignants,
Chaises
5. pour 09
Directeurs
Etagères
fermées au
6. 09
dos par un
triplex.
Rideaux
complets
(Tiges,
 accessoires
7. de fixation, 04
etc) de
longueur 4m
et hauteur
2,5m

NB : Chaque lot devra avoir un bordereau particulier, ne mettez en aucun cas un

seul bordereau pour plusieurs lots

Spécifications techniques

Les spécifications techniques (ST) définissent les caractéristiques techniques des

fournitures demandées notamment la provenance et la qualité des matériaux, les
exigences techniques et les contrôles et inspections nécessaires. Les présentes
spécifications techniques sont relatives aux mobiliers en bois qui constituent le choix de
base.

Les présentes spécifications techniques sont relatives à la fourniture des mobiliers

suivants :

N° Désignation Uté Qté

1 Bancs pupitres de type primaire Pce 144

2 Table bureaux avec tiroir fermé à clé Pce 03
3 Table simple pour Enseignants Pce 06
4 Chaise pour Directeurs Pce 09
5 Chaise pour Enseignants Pce 06
6 Étagères fermées au dos par un triplex Pce 09

ESSENCE DU BOIS

Les bois utilisés doivent être de bonne qualité, de préférence (IROKO, SAPELI,
LIFAKI, BOLONDO), ceux-ci doivent être bien sec, traité droit et exempts des défauts
(nœud, trous divers…).
Une seule essence peut être employée pour une catégorie d’ouvrage. L’emploi des bois
divers est strictement défendu.
Les pièces de bois mise en œuvre seront exempts des fentes, des vermoulures, des
piqures, des brulures, des gerces, etc.
Ils seront sciés régulièrement.

2. ECHANTILLONS
Avant l’exécution ou la fourniture des ouvrages, l’entrepreneur est tenu de transmettre au
fonctionnaire dirigeant dans les dix jours, les échantillons des bois et ils devront présenter
des surfaces lisses, parfaitement rabotée, poncée et recouverts de vernis, et un échantillon
type de Banc pupitre et de chaise sera présenté et approuvé par le client avant toute la
production.

3. ASSEMBLAGES
a) les assemblages devront être en tenon et mortaises avec chevilles ou autres
assemblages recommandés en menuiserie et acceptés par le fonctionnaire dirigeant ;
b) Ceux – ci, après être confectionnés et avant tout assemblage doivent être collés au
moyen de la colle froide ;
c) Tous les clous utilisés seront chassés et les trous remplis de mastic.

4. SECTION DES BOIS

Les sections des bois doivent être conformes aux dimensions recommandées :
Epaisseur des planches = 0,003 m minimum
Epaisseur du chevron de pied = 0,006 m minimum

5. FINITION

a) Polissage : les bois doivent être sciés, bien rabotés et bien poncés à l’aide d’une
ponceuse électrique. Les faces utilisables doivent être parfaitement lisses, sans rainure,
sans trous et régulières. Les abords des parties directement en contact avec les utilisateurs
doivent être arrondis.

b) Vernissage : tous les mobiliers seront vernis en type cellulosique. Avant la fabrication
en série des mobiliers scolaires, l’attributaire fera approuver l’ouvrage, un échantillon fini
de chaque type de mobilier prévu dans le cadre de ce marché.

6. MISE EN ŒUVRE DES PRODUITS

L’attributaire doit joindre à sa proposition une notice indiquant la marque, la qualité et le

mode d’emploi des produits proposés pour le vernissage des ouvrages. Si le produit est
accepté, il ne pourra être fait usage d’autres produits contraires. Les prélèvements et
analyse sont exécutés avant la vérification de la qualité des matériaux à employer.

Dispositions pratiques :

- Faire valider l’échantillon du bois avec lequel on compte fabriquer le mobilier

auprès du client (Fonds social /Bureau technique) ;
- Apporter un échantillon mobilier entièrement monté et fini (pupitre, table
bureau/pour enseignant, étagère, chaise) prenant en compte les dimensions ci-
dessous (bordereau).
- Dupliquer textuellement les échantillons validés sur l’ensemble des équipements
scolaires à fabriquer.
- Récupérer l’échantillon validé (par le bureau technique) qui sera le spécimen
(modèle) des équipements à livrer.

N.B : Pour chaque difficulté rencontrée susceptible de mettre un frein à l’atteinte des
objectifs fixés (livraison dans le délai desdits équipements scolaires), prière de remonter
le plutôt possible auprès du client pour rechercher des solutions adéquates.

7. TYPES DE BANCS

Type 1 : Age : 6 à 9 ans

Type 2 : Age : 10 à 12 ans

ITM Désignation Uté TYPE 1 TYPE 2

1 Hauteur du pupitre cm 65/33 80/35
2 Hauteur du siège cm 35/25 45/25
 3 Longueur cm 115 115
4 Largeur cm 76 84

AUTRES MOBILIERS SCOLAIRES

1. Chaise
- Hauteur siège = 0.44 m
- Hauteur dossier = 0.94 m
- Longueur = 0.42 m
- Largeur = 0.40 m
- Volume du bois = 0.025 m

2. Table bureau et pour enseignant

- Hauteur siège = 0.75 m
- longueur table bureau = 1,00 m
- Longueur = 1,00 m table pour enseignant
- Largeur = 0.60 m
- Volume du bois = 0.056 m
3. Étagères
- hauteur = 1.80m : 4 rayons
- largeur = 1,00m
- h-rayon= 0,40 ; +10 +10=1,60 m

Pour tous ces mobiliers, respecter scrupuleusement les mesures définies sur les
croquis et l’essence du bois recommandé. Les soumissionnaires sont tenus au strict
respect des dimensions ci-dessus.

Fait à GEMENA, le 25/03/2023

Pour le FSRDC/SU

Thierry BETU KUMESU

Chef d’Antenne
ILLUSTRATIONS

Bancs pupitre
14
14