Processus de gestion des échanges

avec les prestataires externes

Encadré par: Pr M.AKRAM

Année universitaire : 2022-2023
Le processus de gestion des échanges avec les prestataires externes est un cadre de travail
qui vise à garantir des relations efficaces et harmonieuses avec les fournisseurs externes.
L'objectif principal de ce processus est d'assurer que les prestataires externes répondent aux
attentes de l'entreprise en matière de qualité, de coûts, de délais et de conformité, tout en
évitant les conflits potentiels. Il permet également d'établir une communication efficace
entre l'entreprise et les fournisseurs, pour permettre une collaboration et un échange
d'informations fluides tout au long du processus de passation de marché. Le processus peut
être géré par un système informatisé ou par le personnel de l'entreprise.

I. Les étapes du processus:

approval process, documentation requirements, and supplier management.

1) Identification des besoins :

La première étape consiste à déterminer les besoins de l'entreprise en termes
de produits ou services requis. Cette étape nécessite une analyse
approfondie des besoins de l'entreprise et une identification des fournisseurs
potentiels.

2) Déterminer les exigences:

Une fois le besoin identifié, l'équipe d'approvisionnement détermine les
exigences spécifiques pour les biens ou services. Cela inclut l'identification
des normes de qualité, de la quantité, des délais de livraison et de toutes
autres exigences nécessaires pour l'approvisionnement.

3) Réalisation d'une étude de marché :

Après avoir identifié le besoin, la prochaine étape consiste à réaliser une
étude de marché pour déterminer les produits ou services disponibles
qui peuvent répondre au besoin identifié. Cela implique la recherche de
fournisseurs potentiels, l'obtention de devis (offre de prix) et la comparaison
des caractéristiques, de la qualité et des prix des produits ou services.
 4) Élaborer un plan d'approvisionnement :
Sur la base de l'étude de marché, l'équipe d'approvisionnement élabore un
plan d'approvisionnement qui décrit le processus, les délais et les
critères d'évaluation pour l'approvisionnement. Le plan
d'approvisionnement comprend également le budget, les risques éventuels et
les rôles et responsabilités de l'équipe d'approvisionnement.

5) Rédaction des documents d'approvisionnement :

L'équipe d'approvisionnement prépare les documents d'approvisionnement,
qui comprennent une demande de proposition (RFP), une demande de
devis (RFQ) ou une demande d'information (RFI). Ces documents décrivent
les exigences et les critères d'évaluation pour l'approvisionnement et sont
utilisés pour solliciter des propositions de la part de fournisseurs potentiels.

6) Émettre les documents d'approvisionnement :

L'équipe d'approvisionnement émet les documents d'approvisionnement aux
fournisseurs potentiels. L'équipe fixe une date limite pour la soumission des
propositions, et les fournisseurs peuvent demander des clarifications ou des
informations supplémentaires pendant la période d'appel d'offres.

7) Évaluation des propositions :

Une fois que la date limite de soumission des propositions est passée,
l'équipe d'approvisionnement évalue les propositions en fonction des
critères définis dans les documents d'approvisionnement. Cela implique
une évaluation technique de la proposition, suivie d'une évaluation financière
pour s'assurer que la proposition est dans le budget.

8) Mener des négociations :

Après l'évaluation initiale, l'équipe d'approvisionnement peut engager des
négociations avec les fournisseurs présélectionnés. Il s'agit d'une
occasion de clarifier les détails de la proposition, de négocier le prix et de
discuter de toute préoccupation ou problème.
 9) Attribuer le contrat :
Une fois les négociations terminées, l'équipe d'approvisionnement
sélectionne le fournisseur retenu et lui attribue le contrat. L'équipe
d'approvisionnement émet un bon de commande ou un contrat formel qui
décrit les conditions, les détails et les exigences de l'approvisionnement. Le
contrat doit être signé par les deux parties.

10) Surveiller la performance des fournisseurs :

Après l'attribution du contrat, l'équipe d'approvisionnement surveille la
performance du fournisseur pour s'assurer qu'il respecte les termes et
conditions du contrat. L'équipe supervise la qualité, les délais de livraison,
les coûts et la satisfaction globale du client. Si des problèmes surviennent,
l'équipe travaille avec le fournisseur pour les résoudre rapidement.

11) Effectuer un suivi de l'approvisionnement :

L'équipe d'approvisionnement effectue un suivi de l'approvisionnement pour
évaluer l'efficacité du processus et identifier les possibilités d'amélioration.
Cela peut inclure l'analyse des données de performance, la rétroaction des
parties prenantes et l'identification des problèmes ou des obstacles à la
réussite de l'approvisionnement.

12) Gérer la fin de vie des biens ou services :

Lorsque les biens ou services arrivent en fin de vie, l'équipe
d'approvisionnement doit gérer leur élimination ou leur remplacement.
Cela implique la revente, la mise au rebut ou la récupération des matériaux
pour une utilisation ultérieure
 II. Les rôles de parties responsables:

Le processus de gestion des échanges avec les prestataires externes implique la

participation de différentes parties responsables pour assurer un approvisionnement
efficace et efficient en biens et services.

❖ Les demandeurs :
Il s'agit des individus ou des départements au sein d'une organisation qui initient le
processus d'approvisionnement en identifiant un besoin en biens ou services.

❖ Les responsables budgétaires :

Ce sont les individus responsables de la gestion du budget et de l'autorisation des
dépenses pour l'approvisionnement en biens ou services.

❖ Les responsables des achats :

Ce sont les individus responsables de la supervision du processus
d'approvisionnement et de s'assurer qu'il est mené de manière efficace et efficiente.
Ce rôle implique le développement de stratégies d'approvisionnement, l'identification
de fournisseurs potentiels, la négociation de contrats et la gestion des relations avec
les fournisseurs.

❖ Les responsables des contrats :

Ils sont responsables de la rédaction et de la gestion des contrats avec les
fournisseurs externes. Ils travaillent en étroite collaboration avec les responsables
des achats pour s'assurer que les contrats sont conformes aux exigences

❖ Les fournisseurs :
Il s'agit des individus ou des organisations qui fournissent les biens ou services
achetés. Ce rôle implique la livraison des biens ou services conformément aux
termes du contrat et la satisfaction de toutes les exigences de qualité ou de
performance.
 III. Les fichiers à gérer

Le processus d'approvisionnement peut impliquer plusieurs types de documents à gérer,

notamment :

1. Les demandes d'achat :

Les demandes d'achat sont généralement créées par les demandeurs pour indiquer les
biens ou services dont ils ont besoin.

2. Les devis et propositions :

Les devis et propositions sont soumis par les fournisseurs pour décrire les biens ou services
qu'ils peuvent fournir et le coût associé.

3. Les bons de commande :

Les bons de commande sont créés pour formaliser l'achat des biens ou services auprès des
fournisseurs sélectionnés.

4. Les contrats :
Les contrats sont établis pour formaliser les conditions de l'achat des biens ou services
auprès des fournisseurs sélectionnés.

5. Les factures :
Les factures sont envoyées par les fournisseurs pour facturer les biens ou services fournis.

6. Les rapports d'inspection :

Les rapports d'inspection peuvent être utilisés pour documenter l'inspection et la vérification
des biens ou services reçus.

7. Les rapports de performance des fournisseurs :

Les rapports de performance des fournisseurs peuvent être utilisés pour évaluer la qualité et
la performance des fournisseurs.
 IV. Gestion des remises et des avoirs:

Voici les étapes générales suivies par les entreprises pour gérer les remises et les avoirs :

❖ Demande de remise ou d'avoir :

Lorsqu'un client demande une remise ou un avoir, il doit soumettre une demande écrite qui explique
la raison de la demande et fournit des preuves justificatives, telles que des factures, des notes de
crédit, etc.

❖ Vérification de la demande :
Les demandes de remise ou d'avoir sont vérifiées par le service des ventes pour s'assurer que les
demandes sont justifiées et conformes à la politique interne de l'entreprise.

❖ Approbation de la demande :
Les demandes de remise ou d'avoir sont approuvées par le service des ventes et le service financier
de l'entreprise.

❖ Émission de la note de crédit :

Si la demande est approuvée, une note de crédit est émise pour le client. Cette note de crédit peut
être appliquée sur la prochaine facture que le client reçoit ou remboursée directement au client.

❖ Comptabilisation :
Les remises et les avoirs sont comptabilisés par le service comptable pour assurer l'exactitude des
comptes et de la situation financière de l'entreprise.

V. Les besoins Fonctionnels

A. Automatisation du flux de travail(areas of improvement)

1. Demande d'achat automatisée:

❖ Les demandes d'achat peuvent être automatisées en fonction de critères prédéfinis,
tels que le montant de la commande ou le type de produit demandé. Les utilisateurs
peuvent également déclencher manuellement une demande d'achat via un formulaire
en ligne.
❖ Les demandes d'achat sont ensuite routées vers les personnes appropriées pour
l'approbation, en fonction de leur rôle et de leur autorisation.
❖ Les utilisateurs peuvent suivre l'état de leur demande d'achat en temps réel et
recevoir des notifications automatiques pour les mises à jour.
 2. Création automatisée de bons de commande:
❖ Une fois que les demandes d'achat ont été approuvées, le logiciel BPM peut
automatiquement créer des bons de commande, en fonction des informations saisies
dans la demande d'achat.
❖ Les bons de commande peuvent être envoyés électroniquement aux fournisseurs ou
imprimés pour être envoyés par courrier.
❖ Les utilisateurs peuvent suivre l'état des bons de commande en temps réel et
recevoir des notifications automatiques pour les mises à jour.

3. Traitement automatisé des factures:

❖ Le logiciel BPM peut automatiser le traitement des factures en faisant correspondre
automatiquement les factures aux bons de commande correspondants.
❖ Les factures peuvent être routées vers les personnes appropriées pour l'approbation,
en fonction de leur rôle et de leur autorisation.
❖ Les factures approuvées peuvent être envoyées électroniquement aux fournisseurs
ou imprimées pour être envoyées par courrier.
❖ Les utilisateurs peuvent suivre l'état des factures en temps réel et recevoir des
notifications automatiques pour les mises à jour.

B. Gestion des workflow:

La gestion de workflow est une fonctionnalité clé du logiciel BPM dans le processus
d'approvisionnement. Elle permet de créer et de gérer des workflows, c'est-à-dire des
séquences de tâches qui doivent être accomplies dans un ordre spécifique pour atteindre un
objectif commun. Dans le contexte de l'approvisionnement, la gestion de workflow peut aider
à rationaliser les processus d'approvisionnement, à améliorer la collaboration entre les
membres de l'équipe et à garantir la conformité aux politiques de l'entreprise.
Voici quelques détails sur les tâches effectuées dans chaque étape de la gestion de
workflow :

1. Création de workflows :
❖ Les utilisateurs peuvent créer des workflows personnalisés en fonction des besoins
spécifiques de leur entreprise.
❖ Les workflows peuvent être créés à partir de modèles prédéfinis ou créés à partir de
zéro.
❖ Les utilisateurs peuvent ajouter des tâches, des délais, des notifications et des
autorisations pour chaque étape du workflow.

2. Gestion des workflows :

❖ Les utilisateurs peuvent suivre l'état de chaque workflow en temps réel et savoir où
se trouve chaque tâche.
❖ Les workflows peuvent être assignés ou modifiés en cas de besoin.
❖ Les utilisateurs peuvent ajouter des commentaires et des notes pour chaque étape
du workflow afin de faciliter la communication et la collaboration.
 3. Automatisation des workflows :
❖ Le logiciel BPM peut automatiser les workflows en déclenchant automatiquement la
prochaine étape du workflow dès qu'une tâche est accomplie.
❖ Les utilisateurs peuvent recevoir des notifications automatiques pour les rappeler des
tâches à accomplir.

C. Gestion Electronique des Documents

La gestion de documents est une fonctionnalité clé du logiciel BPM dans le processus
d'approvisionnement. Elle permet de stocker, d'organiser et de gérer tous les documents liés
à l'approvisionnement de l'entreprise, tels que les contrats, les factures, les bons de
commande et les spécifications des produits. La gestion de documents peut aider à
améliorer la collaboration entre les membres de l'équipe, à réduire les erreurs et à garantir la
conformité aux politiques de l'entreprise.
Voici quelques détails sur les tâches effectuées dans chaque étape de la gestion de
documents :

1. Stockage de documents :
❖ Les utilisateurs peuvent stocker tous les documents liés à l'approvisionnement dans
un seul et même endroit.
❖ Les documents peuvent être classés par catégorie (contrats, factures, etc.) pour
faciliter leur recherche ultérieure.

2. Organisation de documents :
❖ Les utilisateurs peuvent organiser les documents en dossiers pour faciliter leur accès
et leur utilisation.
❖ Les dossiers peuvent être partagés avec d'autres membres de l'équipe pour faciliter
la collaboration.

3. Gestion des versions :

❖ Les utilisateurs peuvent gérer les différentes versions d'un même document pour
éviter les erreurs et les confusions.
❖ Les utilisateurs peuvent accéder à l'historique des versions précédentes d'un
document en cas de besoin.

4. Accès contrôlé :
❖ Les utilisateurs peuvent accorder des autorisations d'accès à des membres
spécifiques de l'équipe pour garantir la confidentialité et la sécurité des documents.
❖ Les utilisateurs peuvent également définir des autorisations pour les différentes
actions (consultation, modification, suppression, etc.) pour garantir la conformité aux
politiques de l'entreprise.
D. Outils de collaboration

❖ Facilitation de la collaboration entre les professionnels de l'approvisionnement, les

détenteurs de budget et les fournisseurs, en fournissant une plateforme centrale pour
la communication et le partage de documents.
❖ Assignation de tâches aux membres de l'équipe et notification des mises à jour ou
des commentaires sur les tâches.
❖ Suivi des discussions et des décisions prises lors de la collaboration pour une
meilleure traçabilité.

E. Métriques de performance:

❖ Suivi des métriques de performance liées à l'approvisionnement telles que le temps

de cycle des bons de commande, la performance des fournisseurs et la conformité
aux politiques d'approvisionnement.
❖ Analyse des métriques pour identifier les zones d'amélioration et prendre des
décisions éclairées.
❖ Automatisation de la collecte de données pour des rapports plus précis.

F. Analyse et rapports:

1. Collecte de données :
❖ Les utilisateurs peuvent collecter des données sur les différents aspects de
l'approvisionnement, tels que les dépenses, les performances des
fournisseurs, les délais de livraison, etc.
❖ Les données peuvent être collectées à partir de différentes sources, telles
que les systèmes ERP, les outils de suivi des stocks, les tableurs, etc.

2. Analyse de données :
❖ Les utilisateurs peuvent analyser les données collectées pour identifier les
tendances, les problèmes et les opportunités d'amélioration.
❖ Les utilisateurs peuvent utiliser des outils d'analyse de données tels que les
tableaux de bord, les graphiques, les indicateurs de performance clés, etc.

3. Génération de rapports :
❖ Les utilisateurs peuvent générer des rapports à partir des données collectées
et analysées.
❖ Les rapports peuvent être personnalisés en fonction des besoins de
l'utilisateur, tels que les filtres, les plages de dates, les formats de sortie, etc.
❖ Les rapports peuvent être partagés avec d'autres membres de l'équipe ou
avec des parties prenantes externes.

4. Utilisation de rapports :
❖ Les utilisateurs peuvent utiliser les rapports générés pour prendre des
décisions éclairées sur l'approvisionnement de l'entreprise.
 ❖ Les rapports peuvent aider à identifier les fournisseurs à fort potentiel, à
optimiser les niveaux de stock, à réduire les coûts, etc.
❖ Les rapports peuvent également être utilisés pour évaluer les performances
de l'entreprise par rapport à ses objectifs d'approvisionnement.

VI. LES BESOINS NON FONCTIONNELS :

❖ Sécurité
➢ La solution doit garantir la confidentialité des informations contenues
dans le PV.
➢ La solution doit être conforme aux normes de sécurité de l'entreprise.

❖ Disponibilité
➢ La solution doit garantir la disponibilité du PV pendant la durée de son
cycle de vie.
➢ La solution doit être conçue pour minimiser les temps d'arrêt.

❖ Évolutivité
➢ La solution doit être évolutive pour répondre aux besoins futurs.
➢ La solution doit être compatible avec l'existant et les normes de
développement en vigueur dans l'entreprise.

❖ Performance
➢ La solution doit avoir des performances optimales pour assurer une
utilisation efficace du PV.
➢ La solution doit être capable de gérer un grand nombre de données
sans ralentissement.

❖ Ergonomie
➢ La solution doit offrir une interface utilisateur conviviale et intuitive pour
faciliter l'utilisation du PV.
➢ La solution doit être ergonomique pour répondre aux besoins des
utilisateurs et améliorer leur expérience d'utilisation.

❖ Maintenance
➢ La solution doit être facilement maintenable pour assurer une gestion
efficace du PV.
➢ La solution doit être conçue pour minimiser les coûts de maintenance.
❖ Interopérabilité
➢ La solution doit être interopérable avec d'autres systèmes utilisés dans
l'entreprise pour faciliter l'échange d'informations.
➢ La solution doit être compatible avec les normes d'interopérabilité en
vigueur dans l'entreprise.

❖ Fiabilité
➢ La solution doit être fiable pour garantir la disponibilité du PV et éviter
les pertes de données.
➢ La solution doit être conçue pour minimiser les risques de panne ou de
dysfonctionnement.

❖ Scalabilité
➢ La solution doit être scalable pour s'adapter à une augmentation du
volume de données traitées par le PV.
➢ La solution doit être conçue pour minimiser les coûts de mise à
l'échelle.