Processus Lab
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Processus Lab
L’activité est principalement orientée vers les patients hospitalisés sur le site de Cherbourg ou de Valognes ;
le laboratoire assure une garde 24 heures sur 24.
Le laboratoire possède un centre de prélèvements ouvert aux patients externes.
Le laboratoire assure également les examens des deux EHPAD gérés par le CHPC, de la Fondation Bon
Sauveur (CHS spécialisé en psychiatrie) et ponctuellement ceux de laboratoires privés et ceux des patients
externes prélevés par IDE libéraux.
Les prélèvements effectués dans les services de soins du CHPC sont collectés par des coursiers. Cette
collecte est organisée de manière à garantir :
Le transfert de l’échantillon dans des délais et des conditions de conservation adéquats.
Le respect des conditions élémentaires d’hygiène et sécurité.
Le respect de la confidentialité.
La répartition des responsabilités et les modalités pratiques de ces opérations sont décrites au sein
de la procédure de transport.
Certains services sont équipés d’automates leur permettant de réaliser des Examens de Biologie Médicale
Délocalisée. Ces automates ont été mis en place pour répondre à un besoin de décision thérapeutique en
urgence mais également, pour ce qui est du site de Valognes, pour pallier l’éloignement géographique du
LBM ne permettant pas de réaliser certains examens dans les délais.
Pour la réalisation de ses missions, le LBM s’appuie sur les services support de l’hôpital : direction des
affaires financières et de l’informatique, direction des services économiques, direction de la qualité, direction
des ressources humaines, services logistiques, etc.
Afin de garantir les exigences déontologiques inhérentes aux activités du laboratoire, les principes immuables
suivants sont respectés :
Conflit d'intérêt :
Aucune considération financière ou politique n’influe sur la réalisation des analyses.
Intégrité du personnel :
L’ensemble du personnel du laboratoire déclare :
n’agir que dans l’intérêt et les besoins du patient,
ne subir aucune pression, influence commerciale ou financière indues, susceptibles de mettre en
cause la qualité de leurs travaux.
Respect de la législation :
Le laboratoire s’engage à respecter la législation en vigueur.
Le laboratoire répond à toutes les demandes qui entrent dans le cadre de son activité, soit en réalisant lui-
même les examens, soit en les sous-traitant.
S
U Direction générale
P
P
O Direction de la qualité et Direction des affaires Direction de la
R Direction des
de la prévention des financières et du Direction logistique coordination générale
ressources humaines
T risques système d information des soins
MOYENS
DEMANDE
SOUS-TRAITANTS
PRESCRIPTION
CHU de Caen
Laboratoire de Biologie Médicale
Eurofins - Biomnis
(Pôle P) Centres de références
RESULTAT Autres
RESULTAT
CONSEIL
PRESCRIPTION
C Médecins libéraux,
Fondation Bon
L SOS médecins, IDE LBM Biocentre
Patients externes Services de soins et Sauveur
I libéraux
(centre de prélèvements) consultations : CHS Psychiatrie
E - Site de Cherbourg,
N - Site de Valognes, IRSA LBM Dynabio
T - EHPAD Le Gros Hêtre, Centre J. ITARD
- EHPAD Le Pays Valognais,
S Service de santé au travail Centre de
- USMP.
planification
Consult. Anesthésie
gynécologiques / centre Bloc opératoire Cardiologie
Gastro-entérologie
de planification Consultations externes Hémodialyse/
HAD
Gynécologie/ de chirurgie néphrologie/UDM Plateau médecine
Oncologie
obstétrique/suite de Imagerie médicale EHPAD Le Pays Neurologie SSR 1 2 3
Pathologie
couches Service Valognais Unité de prélèvement UCC
professionnelle
Pédiatrie/consultations anatomopathologie EHPAD Le Gros Hêtre pour greffes SSR Alzheimer
Plateau de chirurgie
SIG/urgences Médecine physique et Urgences SMUR Médecine polyvalente
Radiothérapie
Salle de naissance réadaptation Cherbourg – Valognes
Pneumologie
Néonatologie Pharmacie CSNP
Urgences pédiatrique Réanimation
CHPC
LBM
Site de Cherbourg
Pôle P
Sofia PED
Afinion
Urgences
pédiatrique
BIOLOGIE DELOCALISEE
Biologiste Responsable
Responsable Assurance Qualité
Equipe
BIOLOGISTES Auditeurs
Cadre Internes
Biologie Hématologie
Biochimie Microbiologie
délocalisée Hémostase Référent
Responsable
Technique
Métrologie
Métrologie
Secrétaires
Immuno- Immuno-
Séro-Electro Hémato Technicien
Assurance
Qualité
Préleveurs
Technicien
Responsable
Agents Référent
TECHNICIENS Informatique
Logistiques Informatique
Liens fonctionnels
Biologie
délocalisée Garde Nuit
Biologiste responsable
Il doit :
assurer une administration efficace du laboratoire, y compris la planification et la gestion
financière (assurer la mise à jour des codes de facturation des examens), conformément aux
obligations institutionnelles.
travailler en collaboration et efficacement avec les agences d’accréditation et de réglementation
concernées, les autorités administratives appropriées, la communauté des professionnels de la
santé, et la population de patients.
s’assurer du nombre suffisant de personnes avec la formation et la compétence requises pour
fournir des prestations de laboratoire qui répondent aux besoins et exigences des clients
(patients et prescripteurs).
d’assurer l’organisation du travail de routine et d’astreinte par la planification des présences des
biologistes. Pour le personnel non biologiste, ce travail est confié au cadre de service.
garantir la mise en œuvre de la politique qualité.
assurer au laboratoire un environnement sûr et conforme aux bonnes pratiques et aux exigences
en vigueur.
participer au besoin d’évolution de l’infrastructure.
garantir la fourniture de conseils cliniques concernant le choix des examens, l’utilisation des
prestations et l’interprétation des résultats d’examen.
sélectionner et surveiller les fournisseurs de laboratoire.
sélectionner des laboratoires sous-traitants et surveiller la qualité de leur prestation.
mettre en place des programmes de développement professionnel pour le personnel de
laboratoire et des opportunités de participer à des activités scientifiques et à d’autres activités
d’organismes professionnels de laboratoire.
définir, mettre en œuvre et surveiller les performances et l’amélioration de la qualité en
collaboration avec le responsable qualité des prestations du laboratoire de biologie médicale.
s’assurer que les activités réalisées dans le laboratoire répondent aux exigences des clients.
traiter toute réclamation, demande ou suggestion du personnel et/ou des utilisateurs des
prestations du laboratoire.
élaborer et appliquer un plan de fonctionnement dégradé afin de garantir que les activités
essentielles sont disponibles pendant les situations d’urgence ou autres conditions lorsque les
activités de laboratoire sont limitées ou indisponibles.
veiller à ce que les membres du laboratoire ne puissent être soumis à aucune injonction ou
pression qui pourrait nuire à la qualité de leur travail.
Biologiste
Les biologistes médicaux sont chargés des fonctions suivantes :
assurer la validation biologique.
s'assurer de la qualification et de la compétence réelle du personnel et leur donner la formation
complémentaire requise pour les méthodes et le fonctionnement de l'appareillage qui leur est
confié.
établir des instructions écrites pour toutes les manipulations et techniques qui sont confiées
aux techniciens.
étudier la faisabilité des examens demandés par les prescripteurs et décider d’une sous-
traitance éventuelle.
organiser la gestion des contrôles de qualité (EEQ, CIQ et ANSM).
être disponible à toute demande du personnel au cas où celui-ci éprouverait des difficultés
dans la réalisation des actes qui lui sont confiés.
assurer la bonne application du système qualité et d’en définir les améliorations techniques.
pour toutes les prestations, rédiger un protocole mentionnant le résultat et les éléments
nécessaires à leur interprétation pour aider le médecin traitant dans l'approche diagnostique ou le
suivi du traitement.
veiller à une utilisation rationnelle et adéquate des tests de biologie médicale par un contact
régulier avec les prescripteurs.
assister les prescripteurs dans le choix des examens à effectuer.
sélectionner, vérifier et valider les procédures analytiques.
Un biologiste médical est disponible 24 heures sur 24 (astreintes opérationnelles) pour tout problème lié
au fonctionnement du laboratoire.
Durant la permanence, le biologiste est responsable du travail quotidien du laboratoire.
Responsable métrologie
Effectuer une analyse bénéfice / risque permettant :
- de recenser les équipements nécessitant un raccordement et un suivi métrologique.
- de définir leurs spécifications (tolérance ou écart maximum toléré).
- de définir les modalités de raccordement en termes de fréquence.
Organiser le processus d’étalonnage (sélection des prestataires, fréquence des vérifications,
méthode de vérification, critères ou spécifications).
Assurer la conservation de la traçabilité relative aux étalonnages.
Evaluer les résultats des mesurages et définir les mesures à prendre dans le cas de résultats
hors des spécifications pré-établies.
S’assurer que les conditions environnementales sont favorables à la réalisation des
étalonnages.
S’assurer que la manutention, la préservation et le stockage des équipements de contrôles, de
mesure et d’essai sont tels que l’exactitude et l’aptitude à l’emploi sont maintenues.
Contribuer à la sélection des équipements de mesure appropriés en concertation avec le
personnel médical ou paramédical.
Cadre
Il travaille en lien avec l’équipe des biologistes et le cadre de pôle
Ses fonctions principales sont :
gérer les personnels paramédicaux afin d’assurer le bon déroulement de l’activité 24h/24.
s’assurer du maintien des habilitations.
gérer les approvisionnements en réactifs et consommables.
organiser les maintenances des matériels et des locaux.
participer à la mise en œuvre des projets du laboratoire.
rappeler les objectifs qualité de l’établissement et du laboratoire.
Interne au CHPC, principalement en direction des services de soins mais également à destination
de l’ensemble de l’établissement au travers de :
o Notes d’information
o Hop’Cotentin
o CREX
o CME
o Réunions institutionnelles
o Intranet (manuel de prélèvement et catalogue des analyses)
o Messagerie Zimbra
o Contrats
En externe, à destination :
o des fournisseurs (contact téléphonique, par messagerie électronique et visites)
o des sous-traitants (contact téléphonique, par messagerie électronique et visites)
o des clients (contact téléphonique, informations sur le site internet : http://www.ch-
cotentin.fr/)
Compte-rendu et
Validation biologique Archivage et conservation Statistiques et facturation
transmission
Pilote
Biologistes
Suppléant
Biologiste Biologiste Techniciens Secrétaires
Qui fait ?
Secrétaires Aides de laboratoire
Vérifier la cohérence entre Transmission des résultats dans Conservation des échantillons Gestion de l’activité
l’analyse et le contexte clinique des délais compatibles avec la biologiques : (POST_MO_03)
du patient : prise en charge du patient : Conservation des échantillons
Procédure de validation biologique Procédure de transmission des biologiques (POST_PR_03) Facturation des examens :
(POST_PR_02) résultats (POST_PR_01) Sérothèque à la demande d’un Gestion de la facturation
service (POST_MO_07) (POST_MO_04)
Règles définies pour la Analyses à téléphoner par les
permanence de soins : calendrier techniciens : Conservation des dossiers
Quoi ? de validation dans le SIL. Liste des analyses à téléphoner patients :
(POST_LI_01) Gestion de l’archivage
(QUAL_PR_03)
Modification de comptes-rendus
transmis mais erronés : Elimination des échantillons
Code RECTIF (POST_PR_01 ch. biologiques :
III.4) Affiche tri des déchets au
Formulaire annulation dossier DPI laboratoire (HYGI_LI_01)
(POST_FO_01)
Au plus près de la validation Après validation biologique ou par Après analyse Après édition du compte-rendu
technique délégation pour certains résultats
Quand ?
(liste des résultats téléphonés par
les techniciens)
Comment ? (supports de SIL SIL Serveur sécurisé CHPC
traçabilité)
Taux de dossiers expertisés par Valab
Quels sont les moyens de
Délai de rendu des résultats sur les analyses représentatives par secteur
mesures ? (indicateurs) Taux de CR erronés (pour 1000 demandes)
Données Données de
d’entrée sortie
Prescription Résultat
examen de validé sous la
biologie responsabilité
délocalisée du biologiste
Confidentialité et accès au
laboratoire (QUAL_PR_16)
Engagement de confidentialité
(QUAL_FO_02)
Livret d’accueil
Formation et habilitation
spécifiques pour le personnel
utilisant les automates de biologie
délocalisée
Remplacement ou création de Jusqu’à l’habilitation de l’agent Pendant toute la carrière de l’agent Une fois par an
Quand ?
poste A chaque formation
Demande écrite à la DRH Formulaire d’habilitation Formulaire d’habilitation Support de la DRH
Comment ? (supports de
Copie des diplômes, CV, lettre de Plan de formation
traçabilité) motivation
Quels sont les moyens de Nombre de postes occupés par une personne non habilitée
mesures ? (indicateurs)
Validation des logiciels et paramétrage Utilisation de l’informatique Protection des données et maintenance
Pilote
Responsable informatique et son suppléant
Suppléant
Biologistes et référents informatiques Le personnel habilité du laboratoire Biologistes et référents informatiques
Qui fait ?
Service informatique du CHPC Service informatique du CHPC
Fiches de vie des systèmes informatiques Règles d’utilisation des moyens informatiques Contrat de service entre le LBM et DAFSIM
Mise en service avec le fournisseur au sein de l’établissement (INFO_LI_01)
Formation des personnels concernés
Vérification quand changement de version ou L’utilisation des différents logiciels est gérée
de logiciel par profil et mot de passe
Quoi ?
Qualification des liaisons
Procédure générale de gestion des systèmes Il existe des procédures dégradées.
informatiques (INFO_PR_01)
Référent CNIL du CHPC (Application RETIL
sur intranet
A chaque nouveau logiciel et à chaque Dès que nécessaire Pour tous les logiciels
Quand ?
changement de version
Comment ? (supports de Fiche de vie Fiche de vie du matériel et fiches de panne Fiche de vie
traçabilité) Classeur de traçabilité dans Sapanet Classeur de traçabilité
Quels sont les moyens de Nombre d’activation de la procédure dégradée informatique
mesures ? (indicateurs)