Questions OUI NON Observation

1. structure du service des achats :

-Les objectifs de la fonction approvisionnement sont-ils clairement
définis ?
-les facteurs clés de succès en matière d’approvisionnement sont-ils bien
compris ?
- le service achats est-il indépendant ?
- De la comptabilité générale ?

- de la comptabilité fournisseurs ?

- De la trésorerie ?

- Du service réception ?
-les procédures facilitent-elles un pilotage axé sur l’utilité des
approvisionnements :
- Par les services approvisionnement ?

- Par la direction générale ?

2. personnel des achats :

-les procédures de sélection et de maintien des ressources humaines

assurent-elles l’utilisation d’un personnel compètent, performant et
ayant un bon comportement ?
-la vitesse d’exécution et de réaction des services approvisionnement
est-elles satisfaisante ?
-le personnel du service achats fait-il l’objet d’une enquête périodique de
bonne moralité ?
- les mécanismes de remontée de l’information sont-ils efficaces ?
-la qualité de la communication des approvisionnements est-elle
satisfaisante :
- Au sein de service de l’entreprise ?

- Avec les autres services de l’entreprise ?

- Avec les fournisseurs et les autres tiers ?

-les règles d’éthique et d’intégrité sont-elles clairement communiquées
au personnel ?
3. Expression des besoins d’achats :
-Etablit-on un budget des achats ?
-le budget des achats est-il régulièrement comparé aux réalisations ?
-les achats des biens ou des services sont-ils commandés seulement sur
la base de demandes d’achat établies par des personnes habilitées (tels
que chefs de service) ?
4. Choix des fournisseurs et appel à la concurrence :
-Existe-t-il un fichier fournisseurs auquel il est fait référence pour le
choix du fournisseur ?
-ce fichier est-il constamment mis à jour ?
-les achats courants sont-ils effectués auprès de fournisseurs dont la
liste approuvée par un responsable ?
-cette liste est-elle régulièrement revue pour déterminer si les prix payés
ne sont pas au-dessus de prix de marche ?
- une personne indépendante du service des achats examine-t-elle parfois Le directeur
les critères de choix des fournisseurs et la validité des conditions technique
acceptées ?
5. Commandes aux fournisseurs :
-les bons de commande sont-ils systématiquement établis ?
-ces bons de commande sont-ils :
- Pré numérotés ?

- Etablis en quantité et en valeur ?

- Signés par un responsable, au vu de la demande

d’achats ?
-si des bons de commande pré numérotes sont utilisés, se sert-on de la
séquence numérique pour identifier les retards d’exécution ?
-utilise-t-on une série de bons de commande pour les achats de biens et
services d’exploitation et une série de bons de commande pour les
achats d’investissements ?
-tient-on un cahier de suivi des commandes permettant de connaitre à
tout moment les commandes non encore livrées, celles qui sont
annulées ?
-les commandes en cours sont-elles régulièrement évaluées pour
déterminer les engagements pris par l’entreprise ?

-y va-t-il une procédure de relance des fournisseurs en retard de

livraison ?
6. Réception des commandes :
-le contrôle qualité est-il efficace ?
-le contrôle de qualité est-il matérialisé ?
- le service réception reçoit-il un exemplaire des bons de commandes
passées mentionnant les quantités et qualités ?
- le biens reçus sont-elles rapprochées des bons de commandes en ce qui
concerne :
- Les quantités ?
 - La qualité ?
-des bons de réception sont-ils établis systématiquement (y compris pour
les chantiers en cours à l’extérieur et les livraisons directes aux clients) ?
-si oui, sont-ils :
- Pré numérotes ?
- Signes et dates par le réceptionnaire ?
- le bons de réception sont-ils explicites sur les qualités et quantités
reçues ?
-un responsable va-t-il été désigné pour le contrôle de la facture ?
7. Prévention des litiges, retours et réclamations :
-Recourt-on aux services de conseils externes compétents lorsque
l’enjeu le justifie ?
-Insère-t-on une clause compromissoire pour recourir à l’arbitrage
institutionnel en cas de litige ?
-les marchandises ou les biens retournés aux fournisseurs ont-ils l’objet
d’un bon de retour pré-numérote ?
-les bons de retour et les bons de réclamation sont-ils transmis aux
personnes chargées d’obtenir les avoirs ?
-est-il procédé régulièrement a une tenue des retours et des réclamations
non recoupés avec des avoirs ?
8. Réception des factures fournisseurs :
-Au secrétariat :
- Enregistre-t-on les factures et avoirs reçus sur le cahier de
courrier arrivée ?
- Procède-t-on à la numération séquentielle interne des factures
et avoirs ?
- Indique-t-on la date de réception sur la facture ou l’avoir ?
-les originaux des factures et des avoirs sont-ils identifier à l’aide d’un
tampon <<original>> ?
-les doubles des factures et des avoirs sont-ils identifies à l’aide d’un
tampon <<DUPLICITA>> ?
-les factures et avoirs des fournisseurs sont-ils directement transmis du
service courrier au service comptabilité ?
9. Comptabilisation :
-le service comptable utilise-t-il les séquences numériques des
documents suivants pour s’assurer qu’il reçoit toutes les informations
nécessaires :
- Bons de commande ?
- Bons de réception ?
- Bons de retours ou de réclamations ?
- Factures et avoirs reçus ?
-lorsque des fournisseurs adressent des relevés des comptes à la société :
- Ces relevés sont-ils comparés avec les soldes des comptes à
la société ?
- Les différences sont-elles recherchées et apurées ?
- Ces ajustements sont-ils approuvés par un responsable ?
-le service comptable se sert-il de la séquence numérique interne des
factures et avoirs reçus pour vérifier qu’ils sont tous comptabilisent ?
-le factures et avoirs fournisseurs sont-ils vérifiés pour :
- Les quantités, qualités, prix et conditions de paiement avec
les bons de commande ou tout autre justificatif pour les
services et frais annexes ?
-Les qualités et quantités avec les bons de réception ou de retour ?
-les bons de réclamations ?
-l’exactitude arithmétique ?
-les remises et bonifications dues ?
-les taxes : TVA et droit de consommation ?
-ces vérifications sont-elles indiquées sur les factures ?
-le responsable du service comptabilité ou financier approuve-t-il les
factures (appuyées des bons de commande et bons de réception et autres
pièces du dossier) avant d’ordonnancer le paiement et l’imputation
comptable ?
-si le factures sont envoyées aux services utilisateurs pour approbation :
- Sont-elles accompagnées des pièces justificatives ?
- La comptabilité garde-t-elle trace de ces envois ?
- Les services utilisateurs sont-ils régulièrement relancés ?
-l’usage de photocopie comme pièce justificative est-il interdit ?
-tient-on des comptes individuels fournisseurs ?
-Etablit-on une balance mensuelle fournisseurs ?
-la comptabilité est-elle en mesure d’identifier :
- Les bons de réception non facturés et les factures en instance
d’approbation pour évaluer les charges à payer ?
- Les bons de retours de demandes d’avoir non rapprochés
d’avoir pour évaluer les produits à recevoir ?
- Evaluer les engagements en cours ?
10. Paiement :
-la facture n’est-elle payée qu’au vue d’un bon à payer et de l’original de
facture ?
-le bon à payer est-il délivré par le service responsable par écrit ?
-le bon à payer est-il établi après approbation des différents contrôles ?
-les originaux des factures sont-ils annulés après le paiement ?
11. Remise, escomptes et ristournes :
- les approvisionnements sont-ils efficaces en matière de remises,
escomptes, ristournes ?
-le pilotage de l’encaissement des remises, escomptes et ristournes est-il
efficace ?
12. Mise en niveau permanente :
-les procédures de mise à niveau permanente du personnel et des
méthodes des approvisionnements sont-elles efficaces ?
-la mise au courant des règlementations est-elle efficace ?
-les faiblesses de contrôle interne signalées ou identifiées sont-elles
l’objet de solutions réfléchies et rapides ?