GESTION DES APPROVISIONNEMENT ET DES STOCKS

I. APPROVISIONNEMENT
I.1. Définition
Toute activité de production (prestation de service) commence par les approvisionnements, c'est
à dire les achats de matières premières, produits semi-finis et services nécessaires pour produire
et qui constituent les stocks de l'organisation.

I.2. Etapes d’approvisionnement

Nous pouvons distinguer 4 étapes :
1. L'expression du besoin : Le produit qui fera l'objet d'une commande doit être
identifié et les quantités à acheter calculées.
2. La recherche et la sélection des fournisseurs : L'entreprise peut passer une
commande à son fournisseur habituel ou faire appel à un nouveau fournisseur
(l'entreprise peut alors faire un appel d'offres).
3. La négociation et la commande : La négociation porte sur la qualité du produit,
sur son prix, sur le délai de paiement et sur le délai de livraison.
4. Le suivi de la commande et le contrôle de la réception : Chaque commande est
suivie (respect du délai de livraison) et contrôlée (contrôle de la quantité et de la qualité
des produits livrés dans l'entreprise).

I.3. Choix du fournisseur

Le fournisseur va être choisi en fonction de sa compétitivité (en termes de prix, de qualité) ainsi
que de sa disponibilité et de sa réactivité en cas d'urgence.

I.4. Gestion des approvisionnements

I.4.1. Minimisation du coût d’approvisionnement

La politique d’approvisionnement génère 2 types de coûts :
 Coûts de possession du stock (loyer de l’entrepôt, financement du stock, …)
 Coûts de passation de commande (frais de livraison, temps passé à la
commande, à la réception…).
Ces deux types de frais évoluent en sens inverse en fonction du rythme d’approvisionnement :

Politique d’approvisionnement Grandes quantités Petites quantités

Nombre de commandes passées Faible Elevé
Volume du stock moyen Elevé Faible
Coûts de passation de commande (Cp) Faible Elevé
Coûts de possession du stock (Cs) Elevé Faible

I.4.2. Lot économique (LE)

Si on pose : Cs = coût de possession du stock par unité stockée et par unité de temps, Cp = coût
de lancement d’une commande, Q = quantité consommée par unité de temps et q = quantité
commandée lors d’une commande.

Page 1 sur 39
On obtient :

 Nombre de commande Q/q ==> coût de passation de commande =

 Stock moyen = q/2 ==> Coût de possession du stock =

Il est alors possible de calculer le rythme d’approvisionnement optimal en recherchant le

minimum de la fonction , appelé lot économique. Il est atteint pour :

NB : ce modèle repose sur des hypothèses fortement réductrices, notamment :

 La consommation est supposée régulière et prévisible : dans la réalité, il faut
également prévoir un stock de sécurité pour faire face aux aléas de la consommation ou
de livraison,
 Le prix d’achat reste identique quelque soit la quantité commandée : dans la
réalité les fournisseurs proposent fréquemment des tarifs dégressifs.
 Tous les approvisionnements ne doivent pas nécessairement faire l’objet de la
même attention. On remarque ainsi souvent que 20% des références gérées représentent
80% du coût des approvisionnements. Les efforts de rationalisation et d’optimisation de
la politique d’approvisionnement doivent donc porter en priorité sur ces références.
I.4.3. Stock moyen
Le stock réel de chaque médicament variant en permanence selon les achats et les
consommations, une mesure ponctuelle de ce stock n'est pas significative. Il est donc préférable
de considérer un stock moyen par spécialité.
Le stock moyen se compose de deux éléments :
1. Le stock de protection, appelé aussi stock de sécurité, destiné à pallier les risques
dus au caractère aléatoire tant de l'approvisionnement que de la consommation.
2. Le stock tournant, appelé aussi stock actif, qui évolue entre un maximum le jour
de la livraison et un minimum correspondant au stock de protection.
Le stock moyen peut être calculé de deux façons différentes :
1. A priori, sur la base des consommations et du nombre prévisionnels de
commandes ;
2. A posteriori, sur la base d'inventaires périodiques (méthode comptable
traditionnelle).
Méthode prévisionnelle
Soient : St = le stock tournant, Q = la quantité commandée à chaque commande, C = la
consommation de la période, N = le nombre de commandes de la période, Sm = le stock moyen,
Sp = le stock de protection.

Page 2 sur 39
Méthode comptable
Soit : Sm = le stock moyen, SI = le stock de début de période et SF = le stock de fin de période.

I.4.4. Coût de passation de commandes

Il s'agit de connaître l'engagement financier résultant de la procédure de passation de
commandes.
Le coût de passation unitaire est calculé pour l'exercice suivant à partir des données de la
comptabilité analytique de l'exercice précédent sur la base d'une analyse de processus.
Les éléments générateurs de coûts peuvent être utilisés pour d'autres opérations que celles liées à
la passation de commandes ; les charges doivent donc être valorisées au prorata du temps
réellement consacré aux commandes ; dans le cas où la charge considérée concerne un élément
qui ne peut être utilisé que pour la passation, elle y est intégralement affectée.
L'identification et la valorisation se déroulent en trois phases :
1. Identification des charges
2. Détermination du temps d'utilisation des éléments pour la passation de
commandes
3. Détermination du coût fixe unitaire au prorata du nombre de commandes passées
lors de l'exercice précédent.
On distingue essentiellement les charges suivantes :
 Fournitures administratives ;
 Frais de télécommunication ;
 Salaires et charges de personnel ;
 Dotation aux amortissements ou loyer des immobilisations corporelles ;
 Assurances ;
 Energie (gaz, électricité...) ;
 Entretien et réparation des locaux et matériels.
I.4.5. Coût de détention du stock
Le coût de détention du stock moyen correspond aux charges engendrées par sa possession et se
compose d'une partie fixe estimée, comme pour le coût de passation, à partir des données de
l'exercice précédent et d'une partie variable dépendante du nombre de commandes de la période.
La partie fixe comprend essentiellement :
 Dotation aux amortissements ;
 Assurances ;
 Rémunérations et charges du personnel ;

Page 3 sur 39
Cette partie fixe est répartie entre chaque spécialité en stock.
La partie variable correspond à l'immobilisation financière résultant de la détention du stock.
L'argent consacré à l'acquisition du stock moyen pourrait faire l'objet d'un placement financier ;
le stock moyen représente donc un manque à gagner proportionnel à sa valeur.
Le taux d'intérêt de ce placement (taux de rendement brut des obligations par exemple)
s'applique aux deux éléments du stock moyen : le stock tournant et le stock de protection.
Soit : Sp, le stock de protection ; C, la consommation de la période ; N le nombre de commandes
de la période et Tx, le taux d'intérêt.

On a , l'intérêt annuel que l'on aurait perçu si on n'avait pas détenu de stock.
I.4.6. Coût de gestion du stock
Le coût de gestion du stock est obtenu en additionnant le coût de passation et le coût de
détention. Le coût de passation croît avec le nombre de commandes alors que le coût de
détention et le stock moyen baissent ; un stock réduit n'est donc pas forcément le reflet d'une
saine gestion.
I.4.7. Notion de stock d'alerte
Supérieur au stock de protection, le seuil d'alerte déclenche le processus de commande. Il est
calculé pour couvrir la consommation de médicaments entre le moment où l'on constate le besoin
de réapprovisionnement jusqu'à la mise à disposition de la nouvelle livraison.

Toutefois, pour limiter le risque de rupture de stock et faciliter la passation des commandes, nous
considérons plutôt un stock d'alerte, jouant le rôle de seuil d'alerte et remplaçant
avantageusement le stock de protection en envisageant les hypothèses pessimistes que sont une
consommation et des délais de livraison maxima.
I.4.8. Nombre optimal de commandes
Contexte
Pour une meilleure gestion, il convient de rechercher, par spécialité pharmaceutique, un nombre
optimal annuel de commandes à passer auprès de chaque fournisseur. Ce nombre optimal est
celui qui minimise le coût de gestion du stock, c'est à dire à la fois le coût de détention et le coût
de passation ; il est déterminé par la méthode de Wilson.

Page 4 sur 39
Mode de calcul
Soit : Cp, le coût de passation ; N, le nombre optimal de commandes ; A, la partie fixe du coût de
détention ; Sp, le stock de protection ; C, la consommation et Tx, le taux d'intérêt.
Le calcul du nombre optimal de commandes consiste à réaliser l'égalité suivante :

D’où :

Travail à faire : Extrait de fiche fournisseur

Calculer le nombre optimal de commandes à passer.

Page 5 sur 39
 II. ENJEUX DE LA GESTION DES STOCKS
II.1. Définitions
Le mot « stock » peut être défini comme étant un produit que l’on garde en vue d’une utilisation
ultérieure. Le fait de maintenir une quantité considérable de stocks peut avoir un effet néfaste sur
la gestion financière d’une entreprise. Cependant, ces stocks sont nécessaires pour pallier les
aléas reliés aux délais de livraison, aux comportements changeants des consommateurs et aux
canaux de distribution.

II.2. Enjeux de la gestion des stocks

Nous pouvons distinguer les enjeux suivants :
 La réduction des coûts : La détention d'un stock revient cher. Cela génère des
coûts de magasinage et de stockage (entrepôt, personnel). La gestion des stocks va avoir
pour objectif la réduction de ses coûts.
 L'élimination des ruptures de stocks : Si l'entreprise attend que son stock soit nul
pour passer une commande au fournisseur, il y a un risque de rupture de stock et donc
l'entreprise va rater une ou plusieurs ventes.
Il existe donc un stock d'alerte qui va déclencher automatiquement une commande. Ce stock
d'alerte est calculé de la manière suivante :
FORMULE STOCK D’ALERTE

II.3. Utilité d’un stock

Pourquoi une entreprise garde des stocks, sachant qu’ils représentent une grosse somme d’argent
dans la plupart des cas :
Nous pouvons distinguer trois raisons :
Raison But (objectif)
Se protéger contre une hausse subite de la demande (éviter
De sécurité une pénurie) ;
Se protéger contre un délai de livraison instable.
Atténuer et profiter des hausses prévues des prix ;
Absorber la grève d’un fournisseur important ou la rareté
De prévision
soudaine d’un bien ;
Fonctionner durant la période de vacances des fournisseurs.
Répondre à la demande des clients qui peut être cyclique
De cyclicité
(durant les périodes de fêtes par exemple).

Page 6 sur 39
 II.3. Méthodes de gestion des stocks
II.3.1. Valorisation des stocks
Pour un article donné, la fiche de stock va enregistrer les mouvements d'entrée dans le stock et
de sortie du stock. A tout moment, la consultation de la fiche permet de déterminer la quantité
disponible de l'article, compte tenu de ces mouvements ainsi que la valeur théorique du stock.
La quantité disponible s'appelle « l'existant ». Il devient pour un moment le stock final de
l'entreprise.
Il existe plusieurs méthodes de valorisation des stocks :
 Le PEPS (Premier Entré, Premier Sorti) ou FIFO (First In, First Out)
 Le CUMP (Coût Unitaire Moyen Pondéré) après chaque sortie ou en fin de
période.
 Le DEPS (Dernier Entré, Premier Sorti) ou LIFO (Last In, First Out)
II.3.2. Méthodes de gestion
Afin de diminuer les coûts de stockage et d'éviter les ruptures de stocks, il existe plusieurs
méthodes de gestion des stocks. En effet, on peut commander à date fixe ou variable et à quantité
fixe ou variable.
Nous distinguons les méthodes suivantes :
 Méthode calendaire : On commande à date fixe, une quantité fixe.
 Méthode de gestion à point de commande : On commande à date variable, une
quantité fixe. C'est l'atteinte d'un certain niveau de stock (le stock d'alerte) qui déclenche
la commande de réapprovisionnement.
 Méthode de recomplètement : A date fixe, on commande une quantité variable
permettant de reconstituer le niveau de stock défini.
 Méthode de réapprovisionnement à la commande : A date variable une quantité
variable est commandée.

III. PORTEE DES METHODES

III.1. Méthode de Wilson
Si le modèle est théoriquement simple à utiliser, il impose le respect d'une condition réductrice : la
linéarité de la consommation sur l'ensemble de la période considérée. En d'autres termes, le modèle ne
peut concerner que la planification de commandes de volumes identiques à des périodes fixes, ce qui ne
correspond pas a priori à la consommation de médicaments.
Les outils statistiques permettent d'apprécier le caractère linéaire de cette consommation en sachant que
les sorties de stocks de la pharmacie ne correspondent pas forcément aux quantités réellement
consommées par les malades.

Page 7 sur 39
IV. MISSIONS DU RESPONSABLE ACHATS
IV.1. Compétences économiques
 Calcul du coût de passation de commandes ;
 Calcul du coût de détention du stock ;
 Etablissement des statistiques des consommations ;
 Analyse des consommations ;
 Recherche de corrélations ;
 Analyse des matrices de corrélations ;
 Négociation de protocoles thérapeutiques avec le corps médical ;
 Lancement des marchés publics ;
 Etablissement des prévisions de consommations ;
 Etude statistique des délais de livraison ;
 Choix des stocks d'alerte ;
 Négociation de procédures d'approvisionnement en urgence ;
 Etude comparative des coûts de détention et des procédures d'urgence ;
 Analyse du risque de rupture de stock ;
 Calcul du nombre optimal de commandes ;
 Etablissement des fiches fournisseurs ;
 Planification des approvisionnements ;
 Faire des simulations pour voir les tendances ;
 Valorisation des indicateurs Analyse des tableaux de bord.

IV.2. Réception et Stockage des produits

Un système devrait être mis en place afin que le personnel sache ce qui doit être reçu. Tous les
consommables et les réactifs devraient être contrôlés lors de la réception afin de s’assurer qu’ils
sont en bon état et que ce qui est reçu correspond à ce qui a été commandé.
De plus la personne en charge de la réception devrait :
 Signer après avoir vérifié la réception des marchandises ;
 Inscrire la date de réception ;
 Noter la date de péremption ;
 Ranger les nouveaux articles derrière ceux qui sont déjà en stock ;
 Créer ou mettre à jour les registres.

IV.3. Stockage des produits

Le stockage des réactifs et des consommables constitue une partie très importante du contrôle
des stocks. Les bonnes pratiques à garder à l’esprit sont :
 Tenir le lieu de stockage propre, rangé et fermé à clef, pour protéger le stock ;
 S’assurer que le lieu de stockage est bien ventilé et protégé de la lumière
directe ;
 Les conditions de stockage doivent respecter les instructions du fabricant, faire
particulièrement attention aux conditions de température ou de sécurité.
 Utiliser des étagères assez solides pour supporter le poids des marchandises et
ranger les articles avec soin pour éviter leurs déplacements ou leurs chutes ; les étagères
doivent être attachées fermement au mur pour éviter de se renverser.

Page 8 sur 39
  Les articles doivent être facilement accessibles pour le personnel ; des escabeaux
devraient être disponibles pour atteindre les rayons les plus élevés ; les articles les plus
lourds devraient être stockés sur les rayons les plus bas ; le personnel ne devrait pas être
obligé de soulever d’articles lourds.
 Placer les nouveaux articles derrière ceux déjà en place ; ranger les réactifs et les
consommables avec la date de péremption la plus courte devant ceux qui ont une date de
péremption plus longue afin que ceux avec la date de péremption la plus courte soient
utilisés en premier.

IV.4. Organisation des rayonnages

Etiqueter les rayons est utile pour ordonner les articles et aidera à systématiser et organiser le lieu
de stockage.
 Donner un numéro (ou un nom) aux différentes zones et étagères ;
 Noter dans le registre quel rayonnage est utilisé pour ranger quel réactif ou
consommable.
Ce système permet de ne pas « perdre » un produit, et économisera du temps au personnel, qui
aurait dû chercher le produit sur tous les rayons. Même une personne extérieure au laboratoire
pourra trouver un produit si ce système est mis en place. Il est également utile de faire de même
pour les chambres froides, les réfrigérateurs et les congélateurs.

IV.5. Etiquetage des produits

Etablir un système d’étiquetage des réactifs sera d’une grande aide. Il est important d’écrire la
date d’ouverture sur les réactifs et de s’assurer que la date de péremption est clairement visible.

Page 9 sur 39
Cette image montre une étiquette portant une information importante, sur laquelle a été ajoutée la
date à laquelle le flacon a été ouvert pour la première fois.

V. CYCLE ET OUTILS DE GESTION

V.1. Cycle de Gestion

V.2. Développer des outils de gestion

Développer un système de traçabilité est une étape importante de la gestion de stock. De bons outils de
gestion incluent :

 Des formulaires standardisés ;

 Un système de carte ou de fiche de stock ;
 Des registres.
Quelque soit le système utilisé, les informations suivantes doivent être enregistrées :

 La date de réception des réactifs ou des consommables ;

 Les numéros de lot pour tous les consommables, réactifs et les kits ;
 Les critères de refus ou d’acceptation des produits ;

Page 10 sur 39
  La date à laquelle le lot ou les boîtes de consommables sont utilisés (sortis du stock), ou
si non utilisable, la date et la méthode d’élimination.

V.3. Conception des outils

Le registre ou le système de carte ou de fiche de stock fourniront un moyen de garder une trace de tous les
consommables et réactifs qui sont disponibles à un temps donné. En plus des informations mentionnées
ci-dessus, il est judicieux de noter :

 Le nom et la signature de la personne en charge de la réception du matériel ;

 La date de réception ;
 La date de péremption ;
 La quantité reçue ;
 Le stock minimum qui doit être disponible ;
 La balance actuelle du stock.
Des informations supplémentaires peuvent être ajoutées :

 Le numéro ou nom de l’étagère ;

 La destination, par exemple, au congélateur à -20°c, salle de préparation des milieux.
Il est judicieux de garder le registre dans le lieu de stockage.

V.4. Types d’outils

V.4.1. Liste Standard
Il comprend les produits en stock, accompagné par leurs spécifications (catégorie, quantité par
emballage, etc.)
 En fonction des examens fait, qualification du personnel, protocoles et
programmes nationaux, etc.
 Permet de savoir quels produits doivent être en stock
 Facilite la gestion
 Simplifie les commandes
 Eventuellement indiqué distribution des produits par service
 La base des pré-impression des documents de gestion.
 Doit être réactualisée aux évolutions des activités, max. une fois par an)
V.4.2. Fiche de stock
Outil essentielle dans la gestion – priorité n°1 !
Intérêts ?
 Suivi de tous les mouvements de stock
 Connaître à chaque moment quantité exact en stock

Page 11 sur 39
Comment l’utiliser ?
 Une fiche = 1 article produits identique, conditionnements différents = même
fiche
 Un mouvement = 1 ligne précisé la date, une seule information par ligne
plusieurs mouvements le même jour => plusieurs lignes
 Indiqué la date de péremption (“remarques”) pour les entrées
 Note la date le plus proche si produits avec plusieurs dates sont livrés
 Note les sorties telles que casses, détériorés ou périmes
Où ranger les fiches ?
 Boîte ou classeur : par famille et/ou alphabétiquement
 Avec le produit (où il est stocké)
Une fois complètement remplie :
 Reporter stock théorique sur nouvelle fiche
 Archiver la fiche précédente.

À chaque mouvement de stock le gestionnaire compare le stock disponible avec le seuil

d’alerte !!!

V.4.3. Tableau mensuel des consommations

Ce tableau (rempli chaque mois) indique les consommations par produit (et par service).
Idéalement un tableau par service et un tableau compilé
Intérêts ?
 Calculer les consommations mensuelles moyennes (CMM) ==> paramètre de
commande
 Visualiser l’évolution des consommations (éviter des ruptures).
Tableau de consommation mensuelle 2008 – Stock distribué

Tableaux de consommation mensuelle 2008 – Stock Central

Page 12 sur 39
 V.4.4. Rapport mensuel
Intérêts ?
 Reprend l’essentiel des données liées à l’activité au cours d’un mois
 Permet vue ensemble des mouvements
 Permet l’analyse de l’état en fin de période
 Facilite les commandes
 Rapportage au responsable/superviseur
Les informations contenues :
 Etat de stock en début de période : stock théorique (ou physique si fait) du mois
précédent date de péremption la plus proche (aide-mémoire)
 Entrées en stock : approvisionnement par origine : marché local, international
“autre” : donation, retours, etc.
 Sorties de stock : Total de consommation (reprend le total distribué au cours du
mois) “autre” : les prêts, périmé ou dégradé
 Etat de stock en fin de période : stock théorique calculé si un inventaire est
réalisé, le stock physique est noté stock exprimé en mois de consommation.

Déterminé le stock minimum (seuil d’alerte) en mois basé sur Délai de livraison et Stock de
sécurité (en mois) x CMM

V.4.5. Inventaire physique

L’opération consistant à compter manuellement le nombre des produits de chaque type présents
dans le magasin/labo. Fait régulière au moins avant chaque commande

Page 13 sur 39
Intérêts ?
 Vérifier que le stock physique en stock (réellement disponible) correspond au
stock théorique (enregistrés sur les fiches)
 Identifier les causes d’écart et les corriger
 Vérifier l’absence des périmés ou détériorés et les retirer
 Identifier les produits avec péremption inférieure à 6 mois
 Superviser la gestion
La réalisation
1. Choisir la date à l’avance (aucune entrée ou sortie pendant l’inventaire)
2. Affection du personnel (min. 2 personnes, ex. gestionnaire et superviseur)
3. Ranger l’entrepôt et les produits : ranger “premier périmé, premier sorti retirés
les périmés ou détériorés (remplir fiche de stock !) s’assurer que boîtes, dates sont bien
visible
4. Dénombrement des produits : Compter les produits par unités
5. Mise à jour des fiches : noter date, inventaire et quantité en couleur différent)
6. Mesures prises suite aux résultats : Comparer et vérifier théorique et physique
sur les fiches, identification et correction du problème.
7. Discussion des résultats avec le personnel
Résultats :
En cas de discordances - les causes les plus fréquentes :
 Erreurs de comptage
 Erreurs de calcul sur la fiche de stock
 Erreurs lors de remplissage de fiche de stock (vérifier avec les documents liés,
bon de commande etc.)
 Confusion entre items similaires
 Sous notification des entrées ou des sorties
Si les écarts sont nombreux il faut faire des inventaires plus souvent.
V.4.6. Commande des produits
La commande doit couvrir la consommation entre 2 commandes.
 Estime les besoins en fonction des consommations antérieurs
 Toujours s’assurer de la cohérence des données de consommation
 Tiens en compte le délai de livraison
 Pas de commande sans inventaire !!!
 Tiens en compte l’évolution des activités.
Périodicité (PC) : Le délai entre 2 commandes, dépendant de la capacité de stock, conditions
d’approvisionnement, les capacités de gestion, etc.
Délai de livraison (DL) : Délai entre l’élaboration d’une commande et la réception des produits.
Stock de Sécurité (SS) : Permet de faire face aux imprévus (livraison retardée, hausse de
consommation) et d’éviter les ruptures.

Page 14 sur 39
Quantité à commander

Garde en compte si éventuellement certaines quantités des produits n’ont pas encore été livrées
lors de la précédente commande.
QC (q) : Quantité à commander
CMM : consommation mensuelle par mois (en unité)
PC : Périodicité des commande (en mois)
DL : Délai de livraison (en mois)
Stock disponible (en unité) : inventaire physique
V.4.7. Réception d’une commande
La réception vérifie : désignation des produits et quantités
L’étiquetage : lisibilité et présence des dates de péremption
 Garder la commande dans le zone ‘intermédiaire’ de réception
 Si des produits ‘chaîne de froid’: contrôler l’intégrité dès la réception et placer
au frigo.
 Vérifier la contenu (facture, packing list, etc.) de la livraison avec la commande
(bon de commande) ;
 Inspecter les emballages et vérifier le contenu ;
 Vérifier les dates d’expiration (pas accepté des périmés, renoter la date en gros) ;
 Ranger en stock (en respectant le principe de rotation : premier périmés, premier
sorti) et remplir les fiches de stocks correspondantes ;
 Ranger les documents (commande, facture, etc.) et les archiver dans le classeur
V.4.8. Distribution du matériel
 La commande doit être valider par le responsable du service
 Etablir un planning pour les différents services
Préparation du commande (carton, chariot) :
 Préparation des produits : vérifier péremption et intégrité
 Remplir les fiches de stock
 Vérifier le bon de commande
V.4.9. Sécurité et Hygiène
 S’assurer que rien peut tomber et blesser le personnel ;
 Mettre à disposition des extincteurs (ou des seaux de sable) et organiser des
exercices d’incendie ;
 Protection contre les nuisibles :
 Préserver la propreté et ne pas entreposer ni laisser d’aliments
 Peindre ou vernir le bois
 Utiliser des palettes et des rayonnages
 Empêcher les nuisibles de pénétrer le stock

Page 15 sur 39
  Protection contre le vol :
 Fermer à clé et limiter le nombre de clés fabriquées.
 Restreindre l’accès aux seuls membres du personnel désignés.
 Prévoir un point d’eau pour le lavage des mains du personnel.
 Désigner une personne pour le nettoyage (idéalement 1x/semaine)

VI. DEFIS ET CONDITIONNALITES

VI.1. Défis
Le défi de la gestion des stocks est d’équilibrer la disponibilité des consommables et des réactifs
en stock et leur date de péremption. La durée de vie des réactifs peut varier de quelques semaines
à quelques années. Il est important de contrôler les dates de péremption pour être certain que les
réactifs dont on a besoin sont toujours disponibles et ne sont pas périmés. Toutefois, il est
coûteux et peu rentable de sur stocker.
L’équipement et les consommables reçus ou provenant de donations doivent répondre aux
besoins des clients et des activités du laboratoire. Les responsables peuvent parfois refuser une
donation, mais ceci doit être fait de manière diplomatique afin de ne pas compromettre de futures
offres.

VI.2. Conditionnalités
Une gestion de l’approvisionnement et des stocks réussie nécessite d’établir des lignes de
conduite et des procédures adaptées, afin de gérer les approvisionnements et les services
critiques. Les principaux points à étudier sont :
 Les qualifications du vendeur et/ou du fabricant ;
 Les conditions des contrats d’approvisionnement ;
 La réception, le contrôle, les tests, le stockage et la manipulation des
marchandises ; tous les articles achetés devraient être contrôlés et testés de façon
appropriée pour s’assurer que les spécifications sont respectées. Des lignes de conduites
doivent être établies à propos du stockage et de la manipulation des marchandises dès
leur réception au laboratoire.
 Le système de gestion doit permettre de suivre les réactifs utilisés pour chaque
patient ; ceci implique que le laboratoire devrait être capable d’identifier les réactifs
utilisés pour les tests réalisés un jour donné, ainsi, si un problème se présente avec le
résultat d’un patient, le laboratoire sera en mesure de savoir quels réactifs ont pu être
incriminés.
 L’évaluation et la gestion de stock ;
 Le contrôle des dates de péremption ;
 L’expédition des marchandises aux laboratoires satellites.

VII. CONTROLE DES STOCKS

VII.1. Contrôle continu du stock
Des procédures devraient être développées et mises en place pour contrôler en permanence le
stock. Pour s’assurer que ceci est fait efficacement :

Page 16 sur 39
  Assigner la responsabilité de cette tâche à une ou des personnes appropriées ;
une personne doit en avoir la charge.
 S’assurer que tous les réactifs et les consommables du laboratoire font partie du
système, mettre en place la gestion de stock dans tous les lieux de stockage.
 Compter les réactifs et les consommables toutes les semaines pour vérifier le
système, et comme faisant partie du processus de contrôle.
 S’assurer que tous les registres sont à jour et mis à jour régulièrement.

VII.2. Gestion de stock informatisée (Avantages et inconvénients)

Dans de nombreuses structures, un simple système informatique peut être mis en place pour
gérer le stock. Il y a de nombreux avantages à utiliser l’informatique. Un ordinateur :
 Gardera la trace du nombre exact de consommables et réactifs disponibles, car il
peut être mis à jour quotidiennement.
 Permettra une bonne gestion des dates de péremption ; le système peut émettre
une alerte quand des numéros de lots sont proches de la date de péremption, ainsi
l’utilisation des ressources est optimisée.
 Générera des statistiques qui aideront à prévoir et faire les commandes ;
 Aidera à gérer le processus de distribution des réactifs aux laboratoires
satellites ;
 Soulagera la charge de gestion de stock.
Les inconvénients de l’utilisation d’un système informatique sont :
 Un ordinateur sur site est nécessaire et peut être cher à acheter ;
 Le personnel aura besoin d’être formé.

VIII. INDICATEURS
VIII.1. Indicateurs de gestion des approvisionnement (et des stocks)
 Fréquence des ruptures de stock ;
 Valeur du stock moyen ;
 Stock moyen exprimé en jours ;
 Nombre annuel de commandes ;
 Densité des commandes (nombre de lignes par bon)

VIII.2. Indicateurs de gestion des stocks

Le suivi des aspects fondamentaux des systèmes de gestion des achats et des stocks et
l’application de mesures correctives permettent d’améliorer l’efficacité du système. Ce document
présente 12 indicateurs prioritaires pour le suivi et l’évaluation de la gestion des achats et des
stocks au niveau national. Six de ces 12 indicateurs sont considérés comme des indicateurs
d’alerte précoce1 de rupture de stock et de surstockage de médicaments, en l’occurrence
d’antirétroviraux (ARV), d’antituberculeux et d’antipaludiques.

Page 17 sur 39
Page 18 sur 39
 VIII.3. Indicateurs prioritaires
VIII.3.1. Indicateur prioritaire 1 (Sélection des produits)
Dénomination : Pourcentage de médicaments reçus (achats et dons) ou à recevoir qui se
trouvent dans le guide thérapeutique standardisé (GTS) national
Objectif : Cet indicateur permet de vérifier dans quelle mesure les médicaments reçus
(évaluation rétrospective) ou à recevoir (évaluation prospective) sont conformes au guide
thérapeutique standardisé (GTS) national. Si le pays ne possède pas de GTS nationaux, il faut
utiliser ceux de l’OMS.
Période et fréquence de l’évaluation : Deux approches sont proposées :
 Une fois par an pour les produits reçus durant une période donnée (par ex.
l’année passée, du 1er janvier au 31 décembre) ; et
 Chaque fois qu’une commande ou un don sont prévus dans l’année ou les deux
années à venir, selon le cycle d’achat et les engagements des donateurs.
Collecte des données : Pour calculer cet indicateur, il faut disposer :
 des derniers GTS nationaux (ou, à défaut, de ceux de l’OMS), pour déterminer
quels sont les ARV, les antituberculeux et les antipaludiques recommandés,
 de la liste des ARV, des antituberculeux et des antipaludiques reçus à la suite
d’un achat ou d’un don au cours de l’année écoulée (période à définir) et
 de la liste des articles à recevoir (commandes préparées ou passées et dons
attendus).
Source des données : Toutes ces informations sont collectées au niveau central, où sont gérés
les achats et les dons de médicaments.

Page 19 sur 39
Calcul :

Nombre de médicaments reçus (achats et dons) ou à recevoir

conformes aux GTS nationaux x 100
Nombre total de médicaments reçus (achats et dons) ou à
recevoir

Cible : 100%
Interprétation : Si la cible n’est pas atteinte, il s’agira de déterminer pourquoi et de prendre des
mesures pour y remédier.
VIII.3.2. Indicateur prioritaire 2 (Prescription et usage rationnel)
Dénominations :
 2A : Pourcentage de patients dont le traitement ARV et antituberculeux est
conforme aux GTS nationaux
 2B : Pourcentage de patients ayant commencé un traitement ARV dont le
schéma thérapeutique est conforme aux traitements de première intention préconisés dans
les GTS nationaux (indicateur d’alerte précoce de l’accès universel et de la
pharmacorésistance du VIH)
Objectif : Cet indicateur permet d’apprécier : (2A) dans quelle mesure les patients sous
traitement bénéficient de schémas thérapeutiques conformes aux GTS nationaux et (2B) dans
quelle mesure les patients sous traitement antirétroviral la première fois suivent un traitement de
première intention.
Période et fréquence de l’évaluation : Ces deux indicateurs sont calculés chaque fois qu’un
rapport est soumis pour le mois ou le trimestre précédent.
Collecte des données : Les outils requis pour la collecte des données sont les GTS nationaux
(ou, à défaut, ceux de l’OMS) et les bons de commande.
Source des données : Les informations sont collectées au niveau central, où les bons de
commande sont rassemblés après leur soumission par le district ou les établissements de santé. À
partir des informations tirées des bons de commande, les deux indicateurs doivent être ventilés
par régime thérapeutique :
 L’indicateur 2A doit être ventilé par sexe et par schéma thérapeutique afin de
déterminer quelles sont les combinaisons thérapeutiques utilisées et quelle est la plus
fréquemment utilisée.
 L’indicateur 2B doit être ventilé par sexe et par schéma thérapeutique, de façon
à déterminer quelles combinaisons thérapeutiques de 1ère intention ont été utilisées et
quelle est la plus fréquemment utilisée chez les patients commençant un traitement.
2A Calcul, cible et analyse (évaluation transversale) :
Nombre de patients dont le schéma thérapeutique est conforme
au GTS national
x 100
Nombre total de patients sous traitement

Page 20 sur 39
Cible 2A : 100 %. Si la cible n’est pas atteinte, cela signifie que certains patients suivent un
traitement ARV ou antituberculeux qui n’est pas conforme au GTS. Il faut déterminer quels sont
les traitements utilisés (par sexe et par schéma thérapeutique) et pourquoi

2B Calcul, cible et analyse (évaluation transversale) :

Nombre de patients commençant un traitement ARV conforme aux schémas
thérapeutiques de première intention préconisés dans le GTS x 100
Nombre total de patients commençant un traitement ARV

Cible 2B :100 %. Si la cible n’est pas atteinte, cela signifie que certains patients ont commencé
un traitement ARV qui n’est pas conforme au traitement de première intention approuvé dans le
GTS. Il faut déterminer quels sont les traitements utilisés (par sexe et par schéma thérapeutique)
et pourquoi
Indicateurs supplémentaires pour la prescription et l’usage rationnel
Des indicateurs supplémentaires peuvent servir à étudier l’usage rationnel des médicaments. Le
premier se rapporte aux ordonnances :
Indicateur 1 : Pourcentage des ordonnances d’ARV (et d’antituberculeux) délivrées en totalité
dans les établissements de santé au cours des 12 derniers mois.
Cible : 100 % des ordonnances sont délivrées en totalité.
Objectif : la proportion des ordonnances d’ARV (et d’antituberculeux) pour lesquelles tous les
médicaments sont délivrés. Comme toutes les ordonnances sont censées être délivrées en totalité,
la cible est de 100 %.
Collecte des données : Il faut mener une enquête pour recueillir les données, rechercher les
raisons pour lesquelles les médicaments prescrits ne sont pas délivrés et ventiler les résultats en
fonction de ces raisons ; la raison la plus fréquente dans les pays en développement est la rupture
de stock.
Source des données : la meilleure façon d’obtenir cette information est de mener une enquête
dans les établissements de santé, auprès du personnel chargé de la délivrance des médicaments.
Autrement, cet indicateur est difficile à mesurer car les informations nécessaires ne sont pas
toujours disponibles et sont difficiles à collecter. Les raisons pour lesquelles une ordonnance
n’est pas dispensée en totalité sont multiples.
Justification : si une ordonnance n’est pas délivrée en totalité, l’observance du traitement s’en
ressentira et une pharmacorésistance risque d’apparaître.
Le deuxième indicateur supplémentaire permet d’apprécier l’observance du traitement :
Indicateur 2 : Proportion de patients qui suivent leur traitement ARV (ou anti-TB) sans
interruption pendant 6 mois, 12 mois ou plus.
Cible : 100 % des patients suivent leur traitement ARV ou antituberculeux sans interruption
pendant 6 mois, 12 mois ou plus.
Objectif : l’observance du traitement par les patients.
Collecte des données : il faut mener une enquête afin d’évaluer l’observance du traitement par
les patients. Cette enquête sera possible si les personnes qui délivrent les médicaments (et celles

Page 21 sur 39
qui les prescrivent) participent à la collecte des données et à condition que les informations
nécessaires soient enregistrées. L’observance peut être contrôlée dans les établissements de santé
en enregistrant les patients qui font renouveler leur ordonnance au moment voulu et en
comparant le nombre de comprimés restants au nombre de comprimés attendus.
Source des données : Ces informations pourraient être obtenues à l’aide de formulaires
individuels de délivrance ou d’un logiciel de délivrance, qui devraient être utilisés dans tous les
établissements de santé. Les formulaires de délivrance peuvent aussi servir à mesurer, par
exemple, le pourcentage de patients qui ne sont pas venus chercher leurs médicaments à
l’échéance convenue au cours des 12 derniers mois.
Mesures à prendre : il est possible d’améliorer l’observance du traitement en expliquant aux
patients qu’il est important de prendre les doses prescrites à la fréquence voulue et en respectant
le calendrier de réapprovisionnement.
VIII.3.3. Indicateur prioritaire 3* (Quantification et prévisions)
Dénomination : Proportion de produits réellement reçue (achats et dons) pendant une période
donnée par rapport aux quantités totales de médicaments prévues pour la même période
Objectif : Cet indicateur permet de savoir dans quelle mesure les quantités de médicaments
reçues correspondent à celles prévues pendant une période donnée. Les quantités totales reçues
doivent être aussi proches que possible des quantités prévues. Tout écart devra être expliqué : p.
ex., inexactitude des prévisions, budget insuffisant pour commander les quantités prévues ou
évolution des besoins depuis la dernière prévision.
Période et fréquence de l’évaluation : Cet indicateur est mesuré chaque fois qu’un achat est
prévu ou pour une période donnée dans un passé récent (par exemple au cours de la dernière
année ou du dernier trimestre). C’est une mesure rétrospective.
Justification : La quantification est la détermination des quantités d’ARV, d’antituberculeux et
d’antipaludiques, en fonction du nombre réel de patients qui ont besoin de ces médicaments. La
quantification, qui a lieu quand un pays s’apprête à passer une commande, devra associer tous les
intervenants, comme ci-dessus.
Collecte des données : Pour cet indicateur, il faut : Calculer les quantités à acheter pendant une
période donnée, connaître les quantités de médicaments achetées (pendant l’année ou la période
donnée) et connaître les quantités de médicaments reçues en don (pendant l’année ou la période
donnée).
Source des données : L’information est recueillie au niveau central, où sont effectuées les
prévisions et la planification des achats.
Calcul :

Quantités, à l’unité, de chaque produit reçu pendant une

période donnée x 100
Quantités, à l’unité, dont la réception est prévue pendant la
même période

Cible : Aussi proche que possible de 100 %

Interprétation : L’analyse de cet indicateur permettra :

Page 22 sur 39
  de déterminer si la proportion est > 100 %, c’est-à-dire si les quantités reçues
sont supérieures aux quantités attendues, et pourquoi les quantités achetées et reçues en
don sont supérieures aux quantités attendues ;
 si la proportion est < 100%, d’analyser les raisons pour lesquelles les quantités
reçues sont inférieures aux quantités attendues ou prévues ; et
 si les quantités reçues ne correspondent pas aux quantités prévues (> 100 % ou <
100 %), mais il n’y a eu ni rupture de stock ni de surstockage, de vérifier l’exactitude des
prévisions et d’étudier le problème en profondeur à l’aide de l’indicateur 4.
VIII.3.4. Indicateur prioritaire 4* ()
Dénomination : Pourcentage des quantités consommées par rapport aux quantités totales
disponibles après déduction du stock de sécurité (stock de départ + achats + dons – stock de
sécurité) pendant une période donnée
Objectif : Cet indicateur permet de déterminer si les quantités de produits reçues (achats et dons)
ont été surestimées par rapport aux besoins réels. Une surestimation entraîne un surstockage et
un fort risque de péremption des produits, comme on l’observe dans plusieurs pays.
Période et fréquence de l’évaluation : Cet indicateur est mesuré rétrospectivement pour une
période définie à chaque approvisionnement ou à chaque demande.
Justification : En supposant que les quantités reçues étaient conformes aux prévisions
(indicateur 3), il est important de vérifier que la consommation correspond aux quantités reçues.
En général, les quantités d’ARV commandées par les établissements de santé correspondent au
nombre de patients qui ont besoin d’un traitement.
Collecte des données : Pour calculer cet indicateur, il faut disposer des données suivantes, que
l’on trouve dans divers rapports :
 les quantités achetées pour chaque produit pendant une période donnée ;
 les quantités reçues en don pour chaque produit pendant une période donnée ;
 les stocks de départ pour chaque produit, au début de la période ;
 le stock de sécurité pour chaque produit pendant la période ; et
 les quantités consommées pour chaque produit pendant la même période, selon
les indications données par les établissements de santé.
Source des données : Ces informations sont recueillies au niveau central, où les quantités
consommées et les quantités disponibles sont enregistrées.
Calcul :

Quantités (de chaque produit) consommées pendant une période

donnée
x 100
(Quantités totales de médicaments disponibles) – (stock de sécurité)
pendant la même période

Page 23 sur 39
Cible : 100 %
Interprétation :
 Si le pourcentage est < 100 %, cela signifie que les quantités consommées
pendant la période considérée étaient inférieures aux quantités disponibles. Cette
situation entraînera un surstockage et un risque élevé de péremption des médicaments en
stock.
 Si le pourcentage est > 100 %, cela signifie que les quantités consommées
étaient supérieures aux quantités disponibles. Cela signifie que le stock de sécurité a été
consommé, ce qui peut entraîner des ruptures de stock.
VIII.3.5. Indicateur prioritaire 5 (Efficacité des achats)
Dénomination : Rapport entre le prix d’achat médian des produits achetés et le prix médian de
référence international (valeurs standardisées pour l’incoterm)
Objectif : Cet indicateur permet de mesurer l’efficacité des achats en comparant les prix payés
pour acquérir les médicaments au prix international de référence. Ces comparaisons doivent
utiliser des valeurs standardisées pour l’incoterm afin de les rendre comparables.
Période et fréquence de l’évaluation : Cet indicateur porte sur une période écoulée, par
exemple une année civile, et doit être mesuré au moins une fois par an.
Justification : Le prix est un élément crucial pour l’achat de produits pharmaceutiques de
qualité. Les prix obtenus pour l’achat d’ARV, d’antituberculeux et d’antipaludiques influent
fortement sur l’efficacité des systèmes de gestion des achats et des stocks. Le choix de la
méthode d’achat (p. ex. appel d’offres ou achat direct) a une influence sur les prix obtenus. Un
programme efficace permet d’obtenir auprès des fournisseurs les meilleurs prix, (compte tenu
des prix de référence) des produits pharmaceutiques de qualité dans les meilleurs délais.
Collecte des données : Pour calculer cet indicateur, il faut disposer :
 du prix international de référence, c’est-à-dire du prix unitaire médian tel
qu’indiqué par le mécanisme mondial de notification des prix de l’OMS ;1
 des bons de commande indiquant le prix de tous les produits achetés au cours de
la période considérée, y compris pour les commandes d’urgence et les médicaments
brevetés. Ces données doivent être présentées sur Excel© afin de permettre le calcul du
prix unitaire médian (par comprimé) pour tous les fournisseurs ; et
 si nécessaire, les GTS afin de déterminer le nombre d’unités de médicaments
nécessaires par jour de traitement.

Page 24 sur 39
Source des données : Ces données seront collectées au niveau central, où sont effectués les
approvisionnements.
Calcul :

Prix unitaire médian payé pour chaque médicament par année

de traitement
Prix unitaire international médian pour le même médicament

Cible : ≤ 1
Interprétation : Si le rapport est ≤ 1, cela signifie que les prix nationaux sont égaux ou
inférieurs aux prix internationaux et donc que les achats sont efficaces. Si le rapport est > 1, cela
signifie que le prix médian national est plus élevé que le prix médian international et donc que le
pays achète un médicament trop cher (par exemple si le rapport est de 2, le prix payé par le pays
est le double du prix international). Des mesures doivent être prises après avoir répondu à des
questions telles que : A-t-on demandé plusieurs devis pour un produit ? Est-ce que le processus
international d’appels d’offres était la méthode d’approvisionnement principal pour plusieurs
produits ? Il y avait t-il beaucoup de commandes en urgence, pour lesquelles la négociation des
prix n’est pas possible ?
VIII.3.6. Indicateur prioritaire 6* ()
Dénomination :
 6A* : Pourcentage de commandes livrées intégralement et dans les délais
(comme prévu par le contrat d’achat), par fournisseur, pendant une période donnée
 6B1* : Pourcentage des commandes à dédouaner qui l’ont été dans les délais
 6B2 : Nombre moyen de jours entre l’arrivée des produits à l’aéroport ou au port
et leur dédouanement
Objectif : Cet indicateur permet de déterminer dans quelle mesure le fournisseur respecte les
délais de livraison convenus et les quantités commandées et d’apprécier le délai de
dédouanement.
Période et fréquence de l’évaluation : Cet indicateur est mesuré à chaque réception de
commande ou sur une période récente (p. ex. l’année calendaire écoulée).
Justification : Les retards de livraison ou le non-respect des quantités commandées peuvent
entraîner des ruptures de stock ou nécessiter de passer des commandes en urgence. Les retards de
livraison sont souvent dus à des retards de dédouanement, formalité qui incombe parfois aux
organismes nationaux chargés des achats. Les indicateurs 6B1 et 6B2 concernent le
dédouanement. Il faut déterminer les raisons des retards de livraison afin d’éviter qu’ils ne se
reproduisent.
Collecte des données : Pour cet indicateur, il faut disposer :
 de la liste des commandes passées auprès de chaque fournisseur pendant la
période considérée ;
 des déclarations en douane présentées pendant la période considérée ;
 et des bordereaux de réception des commandes venant de la pharmacie centrale
correspondant à la période considérée, et ventilés selon le délai (livraison en retard ou à
temps) et les quantités livrées (livraison complète ou incomplète).

Page 25 sur 39
Source des données : Ces données sont collectées à la fois au niveau central, où sont effectués
les achats, et dans les pharmacies centrales.
6A Calcul et cible (livraison des produits) :

Nombre de commandes auprès de chaque fournisseur livrées

conformément au contrat (délais et quantités), pendant une période donnée
x 100
Nombre total de commandes passées auprès du même fournisseur durant
la même période

Cible : 100 %
Interprétation : Dans le cas où le fournisseur n’atteint pas la cible : Il faut élucider les raisons
des retards de livraison afin d’éviter qu’ils ne se reproduisent. Les contrats passés avec les
fournisseurs doivent prévoir des sanctions pécuniaires en cas de non-respect des délais de
livraison ou des quantités à livrer.
6B Calcul et cible (dédouanement) :
6B1 Dans le cas où l’objectif à atteindre est connu (par exemple, dédouanement dans les 3
jours suivant l’arrivée des marchandises)

Nombre des commandes dédouanées dans les délais

x 100
Nombre total de commandes dédouanées

Cible : 100 %
6B2 Dans le cas où l’objectif à atteindre n’est pas défini

Délai de dédouanement (en jours)

x 100
Nombre total de commandes dédouanées

Cible : La durée moyenne, en jours, de dédouanement de toutes les commandes doit être le plus
près possible de 0.
VIII.3.7. Indicateur prioritaire 7 (Assurance de la qualité)
Dénomination : Pourcentage de lots de produits testés au cours de l’année écoulée qui sont
conformes aux normes de contrôle de qualité nationales et internationales
Objectif : Cet indicateur évalue dans quelle mesure les produits achetés sont conformes aux
normes de qualité. Le contrôle qualité s’ajoute à l’application des normes de qualité définies au
niveau national ou international.
Période et fréquence de l’évaluation : Cet indicateur est mesuré rétrospectivement sur une
période donnée, par exemple l’année civile, et doit être évalué au moins une fois par an.
Justification : Les médicaments délivrés aux patients doivent être efficaces, sûrs et de qualité.
Afin que les produits achetés soient sûrs et efficaces, il faut respecter certaines normes de
qualité, notamment la certification des bonnes pratiques de fabrication, la présélection par
l’OMS ou l’approbation par la Food and Drug Administration des États-Unis d’Amérique,
l’homologation au niveau national et un conditionnement et un étiquetage corrects.
Collecte des données : Pour cet indicateur, il faut disposer des rapports des tests de contrôle de
qualité effectués pendant la période considérée.

Page 26 sur 39
Source des données : Ces données sont collectées au niveau central, où l’autorité nationale de
réglementation pharmaceutique évalue les normes de qualité.
Calcul :
Nombre de lots de produits testés au cours de l’année écoulée et qui sont
conformes aux normes de qualité
x 100
Nombre total de lots ayant fait l’objet d’un contrôle de qualité au
cours de la même période

Cible : 100%

Interprétation : Les produits testés, en particulier ceux qui ont subi un contrôle de qualité et qui
ne répondent pas aux normes de qualité doivent être retournés au fournisseur ou au fabricant ou
bien être détruits sur place et remplacés aux frais du fournisseur. Ceci doit être stipulé dans
l’accord contractuel avec le fournisseur.
VIII.3.8. Indicateur prioritaire 8* (Distribution)

Dénomination : Pourcentage des établissements de santé ayant reçu toutes les commandes
intégralement et à temps, durant une période donnée.

Objectif : Cet indicateur mesure la fiabilité du système de distribution. Bien qu’il soit similaire à
l’indicateur 6, il mesure différents aspects : l’indicateur 6 mesure la performance du fournisseur
alors que l’indicateur 8 mesure la performance du système de distribution national.

Période et fréquence de l’évaluation : Cet indicateur s’applique à une période écoulée, par
exemple l’année passée ou le trimestre passé.

Justification : La ponctualité de la distribution est importante car la disponibilité des

médicaments et l’approvisionnement sans interruption des établissements de santé en dépendent.
Cet indicateur, comme les autres indicateurs de contrôle des stocks, s’applique à tous les niveaux
du système d’approvisionnement et de distribution et dans tous les secteurs où des médicaments
sont distribués ou délivrés (public, privé, non gouvernemental). Pendant l’atelier de validation, il
a été recommandé d’évaluer tous les niveaux de la chaîne d’approvisionnement.

Collecte des données : Pour mesurer cet indicateur, il faut disposer des bons de commande
établis par tous les établissements de santé (prenant en charge le VIH/sida, la tuberculose ou le
paludisme) durant une période donnée. Ensuite, l’évaluation de chaque commande doit être
ventilée par promptitude (dans les délais ou en retard) et par complétude (complète ou
incomplète).

Source des données : Ces données sont collectées au niveau central, auquel les établissements de
santé transmettent leurs commandes.

Calcul :

Nombre d’établissements de santé ayant reçu en temps voulu et en intégralité toutes les
commandes d’ARV (antituberculeux et antipaludiques) pendant une période donnée x 100
Nombre total d’établissements de santé ayant reçu leurs commandes d’ARV
(d’antituberculeux et d’antipaludiques) pendant la même période

Page 27 sur 39
La ventilation des commandes selon la ponctualité et la complétude des livraisons permettra
d’examiner d’autres aspects de la distribution :

 Le pourcentage d’établissements de santé qui ont reçu toutes leurs commandes

en intégralité pendant une période donnée et la complétude moyenne des commandes et
 Le pourcentage d’établissements de santé qui ont reçu toutes leurs commandes
dans les temps pendant une période donnée et le retard moyen dans la réception des
commandes.

Cible :

100 % des établissements de santé reçoivent 100 % des commandes en totalité et à temps.

Interprétation : Cet indicateur peut être analysé de deux façons :

1. Chaque établissement pourra évaluer dans quelle mesure il atteint la cible. Par exemple, un
établissement reçoit 10 commandes dont 8 sont livrées complètement et dans les délais. 80 % des
commandes sont donc livrées en intégralité et dans les délais et la cible de 100 % ne sera pas
atteinte. On extrait également les données correspondant aux commandes livrées à temps mais
pas nécessairement complètement et celles correspondant aux commandes livrées en intégralité
mais pas nécessairement dans les temps.

Il est important de déterminer pourquoi l’établissement n’a pas reçu toutes les commandes en
intégralité et à temps, par exemple :

 Quelles sont les caractéristiques de l’établissement (par exemple région isolée,

accès difficile par la route) ?
 Les retards de livraison dépendent-ils des saisons (par exemple, saison des
pluies) ?
 Quand les commandes sont-elles passées ? Sont-elles passées en temps voulu ?

Ces questions, entre autres, permettront de déterminer si les retards de livraison sont dus à des
causes internes (p. ex. la commande est arrivée trop tard par rapport au calendrier des livraisons)
ou externes (p. ex. mauvais état des routes).

2. Le calcul du nombre d’établissements par pourcentage de commandes reçues en intégralité et

à temps permet de ventiler les données selon l’efficacité des livraisons. Là encore, la cible est
100 %, c’est-à-dire que tous les établissements doivent avoir reçu toutes les commandes en
intégralité et à temps.

Par exemple, dans un pays, 10 établissements de santé ont chacun passé 10 commandes. Cinq de
ces établissements ont reçu toutes les commandes (100 %) en intégralité et dans les délais. Parmi
les 5 autres établissements, 3 ont reçu 8 des 10 commandes en intégralité et à temps (c’est-à-dire
80 % des commandes) et 2 ont reçu 5 des 10 commandes en intégralité et à temps (c’est-à-dire
50 % des commandes). La moyenne et la médiane de ces données peuvent être calculées et
analysées.

Page 28 sur 39
 VIII.3.9. Indicateur prioritaire 9* [Contrôle des stocks (manuel ou
informatisé)]

Dénomination : Pourcentage d’établissements de santé qui ont soumis en temps voulu, et

selon un calendrier préétabli, des rapports complets sur le contrôle des stocks, pendant une
période donnée

Objectif : Cet indicateur mesure la remise par les établissements de santé, en temps voulu et
selon un calendrier préétabli, de rapports sur le contrôle des stocks.

Période et fréquence de l’évaluation : Cet indicateur s’applique à une période écoulée, par
exemple l’année précédente ou le trimestre précédent.

Justification : Les rapports sur le contrôle des stocks sont des sources d’informations utiles pour
le suivi du système de gestion des achats et des stocks. Il est important que ces rapports soient
envoyés en temps voulu au niveau central par les différents niveaux, de façon à faciliter l’analyse
des données en temps réel, l’établissement de rapports et la prise de décisions.

Cet indicateur est facile à mesurer si les informations sont disponibles. Cette évaluation doit être
faite à temps afin que le système de gestion des achats et des stocks et le système de suivi et
d’évaluation soient efficaces.

Collecte des données : Pour cet indicateur, il faut disposer des données suivantes :

 La liste des établissements qui délivrent des ARV, des antituberculeux et des
antipaludiques et
 Les rapports sur le contrôle des stocks soumis par les établissements durant la
période concernée.
 Les rapports doivent être classés selon la date de remise, compte tenu du
calendrier établi, et selon leur complétude. Bien que cet indicateur porte sur les rapports
complets et remis dans les délais, la ventilation permet également de calculer le nombre
de rapports qui sont complets ou remis dans les temps.

Source des données : Les données sont collectées au niveau central où sont transmis les rapports
de gestion de stocks.

Calcul :

Nombre d’établissements de santé qui ont soumis dans les délais des rapports
complets sur le contrôle des stocks, pendant une période donnée x 100
Nombre total d’établissements de santé qui devaient soumettre leurs
rapports pendant la même période

Les données doivent être entrées séparément pour les établissements qui délivrent des ARV, des
antituberculeux et des antipaludiques. Chaque établissement aura une fiche de collecte de
données et une fiche d’analyse Excel©.

Cible : 100 % des établissements doivent soumettre des rapports complets et dans les temps sur
le contrôle des stocks.

Page 29 sur 39
Interprétation : Cet indicateur est facile à mesurer si les informations sont disponibles. Il
permet d’apprécier un élément essentiel du système de suivi et d’évaluation. Il est recommandé
d’analyser cet indicateur pour évaluer :

 La complétude, c’est-à-dire le pourcentage d’établissements qui soumettent des

rapports complets,
 La ponctualité, c’est-à-dire le pourcentage d’établissements qui soumettent leur
rapport dans les délais, et
 La complétude et la ponctualité, c’est-à-dire le pourcentage d’établissements qui
soumettent des rapports complets et dans les délais.

Ces indicateurs mesurent le pourcentage d’établissements qui ont atteint à la fois l’objectif de
complétude et de ponctualité, bien que la complétude soit prioritaire. Une analyse approfondie
des établissements selon le nombre de rapports complets soumis dans les délais permettra aux
responsables d’envisager des activités de supervision pour améliorer la situation.

Si les cibles ne sont pas atteintes, il est recommandé de prendre les mesures suivantes : évaluer
les caractéristiques des établissements qui n’ont pas atteint la cible, surtout ceux qui sont loin de
l’avoir atteinte, et déterminer les analyses plus approfondies nécessaires ; renforcer la
supervision pour s’assurer que les rapports sur le contrôle des stocks mentionnent toutes les
informations requises pour le suivi de la performance du système national de gestion des achats
et des stocks.

Indicateur supplémentaire pour le contrôle des stocks

Il est important que les données présentées dans les rapports correspondent à la situation réelle
du système d’approvisionnement. Pour évaluer l’exactitude et la validité des données rapportées,
il est préférable de procéder à une supervision aléatoire. Cet indicateur supplémentaire
permettrait de contrôler le système d’assurance de la qualité des données :

Dénomination : Pourcentage de produits pour lesquels l’inventaire physique et les données

inscrites sur les fiches de stock ou dans le relevé informatisé concordent.

Objectif : l’exactitude du contrôle des stocks et la qualité des données rapportées (c’est-à-dire si
les données relatives au contrôle des stocks et le stock physique concordent).

Justification : il est important que les informations enregistrées dans le système correspondent à
la situation réelle dans l’entrepôt.

Collecte des données : Cet indicateur n’est pas considéré comme prioritaire car il n’est
disponible que dans les pays où une supervision régulière et systématique est assurée. On peut
mesurer cet indicateur à partir de rapports de visites de supervision, car les informations sont
collectées par le biais d’inventaires physiques effectués à l’occasion de ces visites, à moins
qu’une enquête ne soit effectuée dans un établissement.

Cible : 100 %

Page 30 sur 39
 VIII.3.10. Indicateur prioritaire 10

Dénomination : Pourcentage de chaque produit perdu par rapport aux quantités totales
disponibles (stock de départ plus quantités achetées plus dons) pendant une période donnée

Objectif : Cet indicateur mesure les pertes par rapport aux quantités disponibles. Les raisons des
pertes (par exemple, péremption, détérioration, vol, détournement) devront être déterminées par
le responsable.

Période et fréquence de l’évaluation : Cet indicateur s’applique à une période écoulée, par
exemple l’année passée ou le trimestre passé.

Justification : Tout programme efficace de gestion des achats et des stocks doit éviter les pertes
de médicaments, qui ont à la fois une valeur monétaire et une valeur pour la santé publique. Les
pertes doivent absolument être surveillées afin d’être réduites. Il est important d’analyser les
raisons de ces pertes de façon à prendre des mesures pour y remédier.

Collecte des données : Pour cet indicateur, il faut disposer :

 Des rapports des pharmacies centrales sur les quantités disponibles ;

 Des rapports des pharmacies centrales sur les quantités perdues, par cause de
perte (par exemple, péremption, détérioration, vol, détournement), lorsque cette
information est disponible ;
 Des rapports de tous les établissements qui délivrent des médicaments sur les
stocks disponibles (voir l’indicateur 4) ; et
 Des rapports de tous les établissements qui délivrent des médicaments sur les
quantités perdues, par cause de perte.

Source des données : Les informations sont collectées au niveau central, où les rapports sur les
quantités de médicaments consommées et perdues sont soumis.

Calcul :

Quantités totales perdues de chaque article, exprimées en unités (p. ex. nombre
de pilules), pendant une période donnée
x 100
Quantités totales disponibles, exprimées en unités (p. ex. nombre de
pilules), (stock de départ plus quantités reçues) pendant la même période

Cible : < 1 % des quantités disponibles1

Interprétation : Si les pertes sont supérieures à 1 % des quantités disponibles, des investigations
devront être menées et des mesures prises ;

 Il faut déterminer les causes des pertes (par exemple péremption, détérioration,
vol, détournement) et prendre des mesures selon la cause.
 Il faut prêter attention aux pertes dues à la péremption des médicaments en
raison d’une mauvaise gestion des stocks : par exemple, parce que les médicaments dont
la date de péremption est la plus proche ne sont pas sortis du stock ou la consommation
mensuelle moyenne n’est pas comparée aux quantités disponibles. Ainsi, si un produit a
une durée de vie de 3 mois, mais, sur la base de la consommation mensuelle moyenne,

Page 31 sur 39
 toutes les quantités sont utilisées en 2 mois, le stock disponible est sûr. Si le produit a une
durée de vie de 3 mois mais il ressort de la consommation mensuelle moyenne qu’il
faudra 5 mois pour écouler le stock, il est recommandé de redistribuer certains
médicaments vers des établissements de santé ayant une forte consommation.
 Il faut calculer les pertes en valeur absolue, à la fois en quantités et en valeur
monétaire, à partir de la valeur totale des quantités disponibles (par exemple, si la valeur
totale du stock est de US $100 millions et si les pertes sont estimées à 1 %, la valeur des
quantités perdues est de US $1 million).
VIII.3.11. Indicateur prioritaire 11

Dénomination : Pourcentage des établissements de santé ayant passé leurs commandes

pendant une période donnée, alors que le stock disponible d’au moins un article était inférieur
au niveau de stock minimum.

Objectif : Cet indicateur mesure l’efficacité du contrôle des stocks pour la prise de décisions. Il
s’applique à tous les niveaux du système de distribution (établissement de santé, pharmacie
régionale et pharmacie centrale).

Période et fréquence de l’évaluation : Cet indicateur s’applique à une période écoulée, par
exemple l’année passée ou le trimestre passé.

Justification : Cet indicateur permet de savoir si le contrôle des stocks est efficace. Les
commandes transmises trop tardivement au service chargé des achats peuvent être une cause de
ruptures de stock.

Le « stock minimum » requis pour évaluer cet indicateur correspond au niveau d’alerte à partir
duquel une nouvelle commande doit être passée, compte tenu du délai de livraison et de la
consommation mensuelle moyenne. Ce stock minimum correspond au stock de sécurité auquel
on ajoute les quantités nécessaires pour couvrir les besoins des patients en attendant la livraison
de la nouvelle commande. Si les commandes d’ARV, d’antituberculeux et d’antipaludiques sont
passées alors que le stock disponible est inférieur au stock minimum, le risque de ruptures de
stock est élevé.

Collecte des données : Pour cet indicateur, il faut disposer des informations suivantes, que l’on
peut trouver sur les bons de commande des établissements de santé :

 Le stock de départ,
 Les quantités totales reçues,
 Les quantités consommées pour chaque article,
 Le stock disponible pour chaque produit,
 Le stock minimum pour chaque article,
 Le stock de sécurité requis pour chaque médicament dans chaque établissement,
 La consommation mensuelle moyenne pour chaque produit ou les données
relatives à la consommation pendant une période donnée peuvent servir à calculer la
consommation mensuelle moyenne et
 La fréquence normale des commandes pour chaque produit (par exemple
mensuelle ou trimestrielle).

Page 32 sur 39
Source des données : Les données seront collectées à partir des bons de commande des
établissements de santé pour chaque article, où sont mentionnées les quantités commandées, les
quantités consommées et le stock disponible. Ces informations sont collectées au niveau central,
auquel les établissements de santé soumettent leurs bons de commande. Il est essentiel que
chaque fiche de stocks mentionne le stock minimum ainsi que le stock de sécurité pour chaque
produit pharmaceutique.

Note concernant la collecte de données !!!

L’objectif d’un gestionnaire des achats et des stocks est d’éviter les ruptures de stock et les
surstockages. Il est donc essentiel de suivre de façon régulière le niveau des stocks disponibles et
de passer les commandes dès que le stock minimum est atteint.

L’indicateur 11 est crucial pour évaluer le risque de pénurie, car il permet de contrôler
régulièrement les stocks. Pour déterminer quels établissements ont passé des commandes lorsque
leurs stocks étaient inférieurs au niveau minimum, il faut connaître la consommation mensuelle
moyenne et le stock disponible (en quantité et en mois)
Consommation totale durant une période donnée
Consommation mensuelle moyenne =
Nombre total de mois compris dans cette période

Le nombre de jours de rupture de stock doit être déduit du dénominateur. Le stock minimum
varie d’un établissement de santé à un autre, en fonction du nombre de patients sous traitement
ainsi que du délai de livraison (par exemple, plus le délai de livraison est long, plus le stock
minimum nécessaire sera important et plus le nombre de patients sous traitement est important,
plus les quantités de médicaments nécessaires seront grandes).

Le stock minimum doit donc être défini pour chaque établissement de santé en fonction du délai
de livraison. Il est recommandé d’apprécier le niveau des stocks en « mois » plutôt qu’en «
quantités », car les quantités varient en fonction de la consommation mensuelle moyenne.
= Quantités de chaque article actuellement en stock
Stock disponible, en mois
Consommation mensuelle moyenne de chaque article

Les médicaments périmés ne doivent pas être pris en compte dans le calcul du stock disponible.
Si le stock minimum a été fixé à 2 mois et le stock disponible est de 1 mois, le risque de rupture
de stock est élevé si aucune livraison en urgence n’est prévue. Avoir un niveau de stock
représentant de nombreux mois de consommation n’est pas nécessairement une bonne chose non
plus. Ainsi, si la quantité disponible équivaut à 12 mois de consommation mais les produits
seront périmés dans les 6 mois, les médicaments risquent fort d’être perdus en raison de leur
péremption et il faut prendre des mesures pour redistribuer ces médicaments à des établissements
qui en ont besoin. Pour ces raisons, il est essentiel de contrôler en permanence les stocks
disponibles selon le nombre de mois de consommation et pas seulement les quantités.

Calcul :
Nombre d’établissements de santé ayant passé leurs commandes alors que le stock
disponible d’un ARV (un antituberculeux ou un antipaludique) était inférieur au x 100
stock minimum pendant une période donnée

Page 33 sur 39
 Nombre total d’établissements de santé ayant passé leurs commandes d’ARV
(d’antituberculeux ou d’antipaludiques) durant la même période

Cible : 0 %. Afin d’éviter une rupture de stock, aucun établissement de santé ne devrait passer
ses commandes alors que le stock disponible est déjà inférieur au niveau de stock minimum.

Interprétation : Cet indicateur doit être analysé afin que des mesures soient prises au niveau des
établissements de santé.

 Si l’indicateur est égal à 0 %, cela signifie qu’aucun établissement de santé n’a

passé sa commande alors que le stock disponible était inférieur au stock minimum.
L’objectif est atteint.
 Si l’indicateur est > 0 %, il faut prendre des mesures afin de déterminer pourquoi
les commandes sont passées trop tard.
 Les établissements de santé ont-ils correctement effectué leurs calculs et
utilisé les données relatives au contrôle des stocks, par exemple la consommation
mensuelle moyenne, le stock de sécurité, les délais de livraison, les stocks
minimum et maximum ?
 Quels sont les outils, la formation, les moyens ou la supervision
nécessaires pour que les établissements passent leurs commandes d’après ces
calculs ?
 Des problèmes d’infrastructures (par exemple un mauvais état des routes)
favorisent-ils le retard dans la passation de commandes ?
VIII.3.12. Indicateur prioritaire 12 (Disponibilité des ARV, des
antituberculeux et des antipaludiques)

Dénomination : Pourcentage d’établissements de santé ayant connu une ou plusieurs

ruptures d’au moins un médicament nécessaire au cours d’une période donnée (indicateur de
l’accès universel et indicateur d’alerte précoce de la résistance aux ARV).

Objectif : Cet indicateur mesure l’efficacité du système de gestion des achats et des stocks en
termes de disponibilité des médicaments. Les conséquences d’une rupture de stock – la durée de
l’interruption du traitement et le risque de pharmacorésistance – dépendent du nombre de
patients concernés. Les participants à l’atelier de validation ont suggéré qu’il fallait évaluer les
ruptures de stock à tous les niveaux de la chaîne d’approvisionnement nationale : à la pharmacie
centrale, dans les pharmacies régionales et dans les établissements de santé.

Cet indicateur est facile à évaluer puisque l’information est communiquée régulièrement à la
pharmacie centrale pour un réapprovisionnement en ARV. Il est utile pour évaluer la
performance du système de gestion des achats et des stocks. Si l’objectif n’est pas atteint, on
peut utiliser les indicateurs 12A1, 12A2, 12B, 12C1 et 12C2 pour mesurer la gravité des ruptures
de stock.

Période et fréquence de l’évaluation : Cet indicateur s’applique à une période écoulée, par
exemple l’année passée ou le trimestre passé. Les indicateurs complémentaires 12A1 et 12A2
portent sur la disponibilité transversale. Les indicateurs 12B, 12C1 et 12C2 s’appliquent à une
période donnée, par exemple l’année passée ou le trimestre passé.

Page 34 sur 39
Justification : Les gestionnaires du système d’approvisionnement sont chargés d’assurer la
disponibilité des produits et d’éviter les ruptures de stock. Les ARV, les antituberculeux et les
antipaludiques doivent toujours être disponibles dans les établissements de santé afin d’être
délivrés aux patients conformément aux ordonnances.

Il est primordial d’évaluer le risque de rupture de stock, autant que possible en temps réel, afin
de garantir que le stock disponible dans un établissement de santé ne soit jamais inférieur au
stock de sécurité.1 Si une rupture de stock se produit, il est important d’en mesurer la gravité
(durée et nombre de produits). La gravité de la rupture de stock dépend du nombre de patients
dont le traitement contient le produit indisponible.

Collecte des données : Pour cet indicateur, il faut disposer :

 Des rapports sur le contrôle des stocks établis par les établissements de santé,
mentionnant les quantités disponibles pour chaque article ;
 Des bons de commande soumis par les établissements pendant une période
donnée (par exemple la période de la commande précédente, le trimestre précédent,
l’année précédente) pour les ARV, les antituberculeux et les antipaludiques ; et
 D’une liste des médicaments que chaque établissement de santé est censé
délivrer, si elle ne figure pas déjà dans les rapports sur le contrôle des stocks ou les bons
de commande.

Source des données : Ces informations sont collectées au niveau central, où les établissements
de santé envoient leurs rapports sur le contrôle des stocks ou leurs bons de commande d’ARV,
d’antituberculeux et d’antipaludiques.

Calcul :
Nombre d’établissements de santé délivrant des ARV, des antituberculeux et des
antipaludiques qui ont connu une rupture de stock d’un ou de plusieurs produits
nécessaires, pendant une période donnée x 100
Nombre total d’établissements de santé délivrant des ARV, des
antituberculeux et des antipaludiques pendant la même période

Cible : 0 %. Aucun établissement de santé n’a connu de rupture de stock d’un ou plusieurs ARV
(antituberculeux ou antipaludiques) pendant une période donnée (100 % des établissements de
santé n’ont connu aucune rupture de stock pendant une période donnée).

Si l’objectif n’est pas atteint, des indicateurs complémentaires peuvent être utilisés pour évaluer
la gravité de la rupture de stock :

Dénomination : 12A Disponibilité (analyse transversale)

12A1 Pourcentage d’articles disponibles dans chaque établissement

12A2 Pourcentage moyen d’articles disponibles dans tous les établissements de santé

Objectif  : Les établissements de santé peuvent signaler dans leurs rapports périodiques sur l’état
des stocks les ruptures de stock constatées pour chaque ARV (antituberculeux ou antipaludique).
Avec ces données, il est possible de calculer le pourcentage de produits disponibles dans
l’établissement et la disponibilité moyenne dans tous les établissements. Il est également possible

Page 35 sur 39
de déterminer quels sont les produits le plus souvent en rupture de stock dans tous les
établissements qui présentent un rapport, c’est-à-dire le pourcentage des établissements qui
connaissent une rupture de stock d’un ou plusieurs produits (indicateur 12B, mais selon une
analyse transversale plutôt que longitudinale).

12A1 Pourcentage moyen d’articles disponibles dans chaque établissement

Nombre d’ARV, d’antituberculeux et d’antipaludiques disponibles

x 100
Nombre total d’ARV et d’antituberculeux et d’antipaludiques
censés être dans l’établissement de santé

Cible : 100 % de produits disponibles dans chaque établissement de santé

Exemple : L’établissement de santé A doit disposer de 10 ARV à tout moment. Pendant le mois
où s’est déroulée l’évaluation, un produit a été en rupture de stock et seulement 9 des 10 ARV
étaient disponibles. Donc, cet établissement disposait de 90 % des ARV.

12A2 Pourcentage moyen d’articles disponibles dans tous les établissements

Somme des pourcentages de l’indicateur 12A1

Disponibilité moyenne =
Nombre total d’établissements évalués

Cible : 100 % des produits

Exemple : Après avoir calculé la disponibilité des produits dans chaque établissement de santé,
on pourra déterminer la moyenne nationale. L’un des 120 établissements du pays est
l’établissement A, avec 90% de disponibilité. 25 établissements présentent un taux de
disponibilité de 80 %, 15, un taux de disponibilité de 90 % et 80 un taux de disponibilité de 100
%:
Somme de tous les pourcentages : (25 x 80 %) + (15 x
90 %) + (80 x 100 %)
Disponibilité moyenne = = 94,60%
Nombre total d’établissements : 120

12B Pourcentage d’établissements de santé ayant connu une rupture de stock d’un produit
donné pendant une période donnée

Objectif : Cet indicateur permet de déterminer quels sont les produits le plus souvent en rupture
de stock et de mener une enquête afin de savoir pourquoi. On peut calculer, pour chaque produit,
le pourcentage d’établissements de santé qui ont connu une rupture de stock, au niveau national,
de la façon suivante :
Nombre d’établissements de santé délivrant des ARV, des antituberculeux et des
antipaludiques ayant connu une rupture de stock d’un ou plusieurs produits requis
au cours de l’année écoulée x 100
Nombre total d’établissements de santé devant délivrer cet ARV, cet
antituberculeux ou cet antipaludique au cours de l’année écoulée

Cible : 0 % des établissements

Page 36 sur 39
 Exemple : Il ressort d’une analyse des rapports présentés par 100 établissements de santé que 15
d’entre eux ont connu une rupture de stock de ténofovir et de lopinavir/ritonavir ,3 avaient une
rupture de stock d’éfavirenz et 2 une rupture de stock de zidovudine. Ainsi, 20 établissements de
santé ont connu des ruptures de stock d’un ou plusieurs ARV.

Dans cet exemple, 20 % des établissements de santé (20 sur 100) ont connu des ruptures de stock
d’ARV. Les ruptures de stock par produit étaient respectivement de 15 % pour le
lopinavir/ritonavir, 15 % pour le ténofovir, 3 % pour l’éfavirenz et 2 % pour la zidovudine.

Les produits qui étaient en rupture de stock dans le plus grand nombre d’établissements sont
donc le lopinavir/ritonavir et le ténofovir. On peut chercher à déterminer les raisons des ruptures
de stock de ces produits, surtout si elles sont graves.

Dénomination : 12C Durée de la rupture de stock

 12C1 Durée moyenne des ruptures de stock dans chaque établissement de santé,
durant une période donnée
 12C2 Durée moyenne des ruptures de stock dans tous les établissements de
santé durant une période donnée (indicateur d’alerte précoce de la résistance aux ARV)

Objectif : Cet indicateur porte sur la durée des ruptures de stock ; plus cette durée est longue,
plus la situation est grave. Compte tenu de l’importance de la durée de la rupture de stock, il est
recommandé de noter le nombre de jours pour chaque médicament pendant une période donnée
(par exemple la période considérée).

Bien que ces indicateurs mesurent les moyennes par établissement et par pays, il est également
possible de faire la somme de tous les jours de rupture de stock par produit dans chaque
établissement de santé afin de déterminer quel médicament a été le plus longtemps en rupture de
stock. Le formulaire de collecte des données permet de calculer la durée moyenne pour chaque
produit.

12C1 Durée moyenne des ruptures de stock dans chaque établissement de santé pendant une
période donnée

Durée moyenne des ruptures de stock dans Somme des jours de rupture de stock
=
un établissement de santé (en jours)
Nombre total d’articles

Cible : 0 jour de rupture de stock

Exemple : L’établissement de santé A délivre trois ARV : l’association zidovudine + lamivudine,

la névirapine et l’éfavirenz . Il signale 100 jours de rupture de stock pour l’association
zidovudine + lamivudine et 170 jours de rupture de stock pour l’éfavirenz au cours de l’année
écoulée. Selon la formule ci-dessus, la durée moyenne de rupture de stock dans cet établissement
est :
Somme des jours de rupture de stock :
90 jours (La durée moyenne de rupture de stock est 100+170+0
de 90 jours, avec une fourchette allant de 0 jours pour =
la névirapine à 170 jours pour l’éfavirenz) Nombre total d’articles : 3

Page 37 sur 39
12C2 Durée moyenne des ruptures de stock dans tous les établissements de santé pendant une
période donnée

Nombre moyen de jours de rupture de Somme des durées moyennes de rupture de

stock dans tous les établissements de santé = stock (12C1)
du pays Nombre total d’établissements de santé

Cible : 0 jour de rupture de stock

En plus des indicateurs 12C1 et 12C2, il est possible de mesurer la durée des ruptures de stock en
pourcentage du nombre total de jours compris dans la période considérée. Ces informations
figurent sur le formulaire de collecte de données. Ainsi, l’exemple pour l’indicateur 12C1
montrait qu’au niveau de l’établissement, la durée moyenne des ruptures de stock était de 90
jours sur un an (360 jours). Donc, la proportion de jours durant lesquels il y a eu une rupture de
stock est 90/360 = 0,25, c’est-à-dire que les ruptures de stock représentent 25 % de la période
considérée.

Interprétation de l’indicateur 12 : L’idéal est de n’avoir aucune rupture de stock

d’antirétroviraux, d’antituberculeux ou d’antipaludiques dans aucun établissement (public, privé
ou non gouvernemental) pendant la période considérée. C’est-à-dire qu’il faudrait qu’il n’y ait
aucune rupture de stock d’aucun médicament contrôlé durant la période définie.

Si une rupture de stock se produit, il est important d’évaluer la disponibilité ou le pourcentage de

disponibilité des produits (selon l’indicateur 12A), le pourcentage d’établissements de santé qui
ont connu une rupture de stock d’un produit donné (selon l’indicateu12B) et la durée (gravité) de
cette rupture de stock (selon l’indicateur 12C).

Toute rupture de stock devra faire l’objet d’une enquête si les objectifs ne sont pas atteints. Il
faut se poser les questions suivantes :

 Pourquoi certains produits sont-ils en rupture de stock plus souvent et plus

longtemps que d’autres ? Y a-t-il un problème avec les fournisseurs ? Le stock de sécurité
ou la consommation mensuelle moyenne de ces produits sont-ils mesurés correctement ?
Y a-t-il eu une évolution inattendue de la demande ?
 Pourquoi certains établissements connaissent-ils des ruptures de stock plus
fréquentes ou plus longues que d’autres ? Le personnel de l’établissement est-il assez
nombreux, correctement formé et bien encadré en ce qui concerne la gestion et les achats
des stocks (par exemple, pour le contrôle des stocks, la quantification, la passation de
commandes en temps voulu) ?

Page 38 sur 39
Le suivi et l’évaluation servent à mesurer les forces et les faiblesses d’un système. Le suivi devra
couvrir les différentes composantes du système de gestion des achats et des stocks et le suivi et
l’évaluation doivent entraîner la correction de tous les aspects qui ne sont pas conformes aux
cibles fixées. Le suivi permet donc de garantir en permanence la qualité d’un système national de
gestion des achats et des stocks. La mise en œuvre d’un programme efficace de suivi et
d’évaluation exige de disposer de personnel formé et de ressources financières et autres, qui
devraient être bien planifiées.
Le suivi est un contrôle systématique des systèmes de tenue des registres, de notificationou de
surveillance. Un suivi efficace et fréquent aide les gestionnaires à prendre des décisions au bon
moment. Par exemple, les six indicateurs d’alerte précoce présentés dans ce document peuvent
aider à prévenir les ruptures de stock et les surstockages s’ils sont utilisés en temps réel et non de
façon rétrospective.
L’évaluation est l’examen ponctuel des progrès accomplis pour atteindre les résultats visés par
le programme. Le but de ces indicateurs est de déterminer si les ressources investies (intrants)
dans le programme produisent les effets escomptés (Figure 1). L’évaluation aide les
gestionnaires à déterminer la valeur ajoutée des ressources investies dans le programme.
Les indicateurs de suivi signalent souvent les domaines dans lesquels une évaluation approfondie
s’impose ; les évaluations sont plus espacées et exigent d’investir considérablement dans une
méthode rigoureuse.
Les considérations suivantes sont aussi à prendre en compte pour le suivi et l’évaluation d’un
système de gestion des achats et des stocks :
 Pour un suivi et une évaluation efficaces, il faut disposer d’un personnel formé
et planifier le financement, et cela doit être budgétisé et prévu dans tous les programmes
de santé publique ;
 Il faut disposer d’indicateurs harmonisés et cohérents pour la communication des
données du niveau opérationnel au niveau central afin de comparer les tendances dans le
temps, entre les programmes, entre les régions ou entre les pays ;
 Afin d’économiser les ressources financières et humaines, il faut choisir des
indicateurs essentiels pour que les personnes chargées de la mise en œuvre et de
l’administration, pas des informations qui n’apportent rien au processus de prise de
décision.

Page 39 sur 39