COMPOSANTE 2 : PRODUIRE DES TEXTES DANS DIVERS

CONTEXTES LIÉS À L’EXERCICE DE LA PROFESSION.

Dans l’exercice de sa fonction, l’enseignant (e) est amené à produire différents types d’écrits tels,
des fiches de lecture, des comptes rendus, des rapports, des procès- verbaux, des notes, etc.
La rédaction des ces différents documents ne peut se faire sans la maîtrise de leurs formes mais
sans surtout sans une maîtrise des outils de communication. Car, quelle que soit le document, son
objectif est de communiquer.

THÈME 1 : LA COMMUNICATION

Les hommes ont toujours éprouvé le besoin naturel de communiquer avec tout ce qui les entoure
pour s’informer, se former, se distraire…Aussi, ont-ils utilisé plusieurs moyens de communication
depuis la nuit des temps. On a ainsi connu : le messager, le tambour, la fumée, l’utilisation du
papier et aujourd’hui : le téléphone, la télévision, le télégramme, le courrier postal, l’internet. Les
moyens de communication évoluent très vite car l’homme est constamment à la recherche de
l’efficacité dans toutes ses entreprises.

1- LES GENERALITES SUR LA COMMUNICATION

1-1- Approche définitionnelle

La communication, c’est l’acte de transmettre un message. "Communiquer" vient du latin «

communicare » qui signifie partager, mettre ensemble, fusionner, rassembler, lier…c’est pour
deux ou plusieurs interlocuteurs, recevoir et/ou transmettre le contenu et l’intention d’un message.
La communication est donc le processus qui permet de partager, au moyen d’une mise en relation
de leurs connaissances respectives dans le but de modifier leurs comportements respectifs. La
communication, dans un sens large, désigne toute opération de transfert, de partage ou d’échange
d’informations entre un « émetteur » et un « récepteur ». De manière générale, communiquer, c’est
une mise en commun.
 1-2- Les éléments de la communication

Dans une situation de communication interviennent plusieurs composantes :

-L’émetteur : encore appelé destinateur ou locuteur, l’émetteur est l’individu ou le groupe
d’individus qui produit et envoie le message.
-Le récepteur ou destinataire : Il reçoit le message. C’est un individu ou un groupe
d’individus. On estimera que la communication a eu lieu quand la réception du message émis est
confirmée de quelque manière que ce soit par le destinataire.
-Le message : c’est l’élément, le produit du processus de communication.
Il est constitué par le contenu des informations transmises. Le message se compose de signes et
d’éléments qui seront échangés entre l’émetteur et le récepteur. Le message peut être écrit, oral,
symbolique, gestuel.
-Le référent : il est constitué par le contexte, la situation réelle à laquelle renvoie le
message.
-Le code : C’est l’ensemble des signes conventionnels ou un système de règles formulées,
préétablies par lequel on transcrit ou traduit un message. Le code peut être acoustique ou visuel.
-Le canal : c’est le moyen physique de transmission des messages. Moyen auquel le
destinateur et le récepteur ont recours pour assurer leur communication
Ex : les ondes hertziennes, les vibrations sonores, le câble de téléphone, la voix…
-Le feed-back ou rétroaction : c’est la réaction positive ou négative du récepteur lorsqu’il
reçoit le message. Ce processus de retour confirme à l’émeteur la réception de son message.

1-3- Les types de communication

-La communication directe : les interlocuteurs sont en présence les uns les autres. Ils sont donc
situés dans le même espace et dans le même temps. Il s’agit d’une communication sans
intermédiaire.
-La communication indirecte ou médiatisée : Il y a communication indirecte dès qu’un individu
voulant émettre un message est contraint d’utiliser un intermédiaire (médium).
-La communication mixte : les interlocuteurs sont en présence mais ont recours à un médium ou à
plusieurs médias.

1-4- Les formes de communication

-La communication écrite :

C’est une communication où les messages sont transmis au moyen de la langue écrite. Au niveau de
l’école, elle se fait à travers des pancartes, les affiches, les tableaux, les fiches de préparation, le cahier
journal, le registre d’appel, les cahiers d’élèves, les bulletins de note, les carnets de liaison… Elle est
aussi présente à travers les lettres administratives, les notes de services et d’information, les comptes
rendus, les procès-verbaux, les rapports, les bordereaux…
-La communication orale
Elle se fait par voie orale. La voix dans cette situation de communication n’est pas seulement un
canal ; elle a une fonction sémantique. A travers le timbre, la hauteur, l’intensité, l’articulation, le
débit, l’accentuation et l’intonation, elle favorise ou entrave l’intelligibilité des messages.

1-5- Les modes de communication

-La communication verbale

C’est toute situation de communication qui permet à un émetteur (une ou plusieurs personnes)
d’entrer en relation avec un récepteur au moyen du langage parlé ou écrit.
-La communication non verbale
C’est l’ensemble des moyens qui permettent d’entrer en relation avec quelqu’un en utilisant ni le
langage parlé ni le langage écrit. Ex : les gestes, les postures, l’expression de visage …
 1-6- Les niveaux de communication

Il existe quatre niveaux de communication qui sont : La communication de masse, de groupe,

d’élite et la communication interpersonnelle.
- La communication de masse
La notion de communication de masse rime avec le concept de mass media. Il s’agit d’un message
émis en direction d’un très grand nombre de personnes, une masse indifférenciée de personnes.
Cette communication utilise souvent des moyens comme la télévision, la radiodiffusion, les
journaux, le cinéma et le livre.
-La communication de groupe
C’est l’ensemble des influences, des interactions et des échanges qui ont cours à l’intérieur d’un
groupe.
Nous attendons par groupe un ensemble de personnes réunies pour des objectifs, des tâches ou
activités à réaliser en commun et dont le fonctionnement est régi par des normes (règles). La
communication de groupe est plus proche de celle qui a lieu dans une classe ou dans un groupe de
travail en classe
-La communication d’élite
L’élite est définie comme l’ensemble des personnes les plus remarquables ou les plus remarquées
par leur valeur intellectuelle, morale ou spirituelle... La communication d’élite est donc celle qui
opère une sélection pour ne retenir que quelques privilégies considérés comme seuls interlocuteurs
valables. En classe, sa pratique peut faire émerger un groupe de collaborateurs du maître, à
l’exclusion de tous les autres.
-La communication interpersonnelle
Qu’elle soit horizontale ou verticale, la communication interpersonnelle est aux antipodes de la
communication de masse en ce sens que chaque membre du groupe est pris en compte dans son
entièreté. En effet, elle consiste en la transmission d’idées, de faits, d’opinions, d’attitudes et de
sentiments qui produisent une réaction.
Grâce à une écoute attentive et active, les messages véhiculés par l’émetteur ont une chance d’être
bien compris et bien interprétés par le récepteur.
Ainsi, la communication interpersonnelle, bien que s’établissant à l’intérieur d’un groupe, peut se
dérouler aisément entre deux personnes.
REMARQUES
Les niveaux de communication décrits plus haut revêtent un intérêt pour la classe.
✓ La communication de masse ne distingue pas les individualités à l’intérieur d’un groupe.
Elle les traite tous de la même façon. Pourtant, en classe, les élèves peuvent avoir des
intérêts divergents étant donne leur singularité.
✓ La communication d’élite, quant à elle sélectionnerait les meilleurs dans une classe en
abandonnant les autres à leur sort, les qualifiant de « cancres et de nuls ». Aussi, est-elle à
proscrire dans la pratique pédagogique.
✓ La communication interpersonnelle est donc celle qui est recommandée en classe en lieu
et place de la communication de masse et d’élite car elle tient compte des différences pour
s’adapter au besoin de chaque enfant.

2- Les schémas de la communication

Un schéma de communication est la représentation graphique ou visuelle d’un processus

d’échange entre l’émeteur et le récepteur. Dans une interaction d’un individu à un autre ou à
groupe, le schéma de la communication se compose de nombreux paramètres dont les influences
exercées sur les acteurs par le contexte, appelé aussi l’environnement. Il existe plusieurs schémas
de communication qui ont en commun la structure relationnelle entre l’émeteur et le récepteur,
mais qui se distinguent toutefois dans le modèle de Riley et Riley par la notion d'appartenance à
des groupes sociaux au sein d'un système social global, tandis que Lasswell dans le sien introduit
la notion d’action de communication qui se caractérise par les questions : Qui, dit Quoi, à Qui, par
quel Canal et avec quels Effets. Enfin nous avons retenu aussi le modèle de Jakobson qui quant à
lui, met de l’avant les fonctions du langage.

2-1- Le schéma de la communication selon Riley et Riley

Ce modèle inclu dans le processus de communication, la notion d'appartenance à des groupes

sociaux au sein d'un système social global, avec l'apparition d'une boucle de rétroaction entre
l'émetteur et le récepteur qui montre l'existence d'un phénomène de réciprocité, d'une inter-
influence entre les membres.

• Le communicateur (émetteur) et le récepteur appartiennent à des groupes primaires

(familles, communauté, petits groupes...)
• Les groupes primaires sont d'appartenance sociologique (familles, communauté, petits
groupes…)
• Les groupes primaires influent la façon de voir, de penser et de juger de leurs membres
• Les groupes primaires évoluent dans un contexte social dont ils dépendent
• Notion de feed-back : réaction du récepteur au message émit et son retour vers l'émetteur

2-2- Le schéma de la communication selon Lasswell

Le modèle de Lasswell conçoit la communication comme un processus d'influence et de

persuasion. Ce modèle consiste à décrire une action de communication en répondant à cinq
questions : Qui dit Quoi, par Quel canal, A qui et avec Quel effet ?

• Qui : se rapporte à l'étude sociologique du ou des milieux et organismes émetteurs

• Dit quoi : correspond à l'énoncé du contenu du message et à son analyse
• Par quel canal : description et évaluation des techniques utilisées pour diffuser
l'information à un instant donné vers une cible donnée
• A qui : vise l'auditoire, ou audience. Soit la définition, la mesure, la localisation des
publics récepteurs
• Avec quel effet : prend en compte l'analyse des influences qualitatives et quantitatives du
message sur le public visé

2-3- Le schéma de la communication selon Jakobson

Quant au modèle de Jakobson, il conçoit la communication comme un processus composé de six

facteurs, chacun étant lié à à une fonction du langage.
 • 6 facteurs de la communication :
o Le message : l'information transmise
o Le destinateur : celui qui envoie le message
o Le destinataire : celui qui reçoit le message
o Le code : symbolisme utilisé pour la transmission du message et commun entre
les partenaires
o Le contexte : ensemble des conditions économiques, sociales et
environnementales dans lequel se déroule la communication
o Le contact : liaison physique, psychologique et sociologique entre les partenaires

• 6 fonctions du langage :
o Fonction expressive : relative à l'émetteur ; elle informe le récepteur sur les
sentiments et les critères de personnalité de l'emetteur
o Fonction poétique : relative au message ; elle se rapporte à la forme du message
dans la mesure ou elle a une valeur expressive propre
o Fonction conative : relative au destinataire ; elle incite le destinataire à agir dans
le sens souhaité par l'émetteur
o Fonction métalinguistique : relative au code ; elle intervient lorsque les
partenaires vérifient qu'ils utilisent bien le même code
o Fonction référentielle : relative au contexte ; elle oriente le message en fonction
du contexte qui influence ce message
o Fonction phatique : relative au contact ; elle permet de provoquer et de maintenir
le contact entre les partenaires

3- Les obstacles à la communication

3-1- Les incomplétudes : Bruits ou barrières

On appelle « bruits » tout ce qui empêche la communication, on distingue :
3-1-1- Les bruits techniques et organisationnels
-Les bruits techniques :
Ils sont liés au canal de transmission : la voix (voix couverte, bégaiement…), la radiodiffusion, le
téléphone (la friture), la télévision (friture et image qui défilent) : le journal (mauvaise impression,
mots sautés…)
-Les bruits organisationnels
Ils sont dus à l’organisation de l’espace dans lequel se déroule la communication et aux réseaux
de communication utilisés :
- au niveau de l’espace : la salle est très grande et n’est pas sonorisée, elle a une mauvaise
acoustique, elle est située près d’un terrain d’aviation…
- au niveau des réseaux de communication : il y a peu de communication dans le réseau
centré sur l’enseignant.

3-1-2- Les bruits psychologiques ou d’attitudes et de conduite

Ils se situent au niveau des attitudes de l’émetteur ou du récepteur. Ce sont les bruits dus à leur
personnalité qui empêche une bonne communication : antipathie, préjugé sur le contenu de la
communication, timidité des débutants…

3-1-3- Les bruits sémantiques

Ils se situent au niveau du code : ils concernent les mots utilisés. Les mêmes mots n’ont pas
toujours le même sens pour les interlocuteurs. Les bruits sémantiques concernent aussi
l’organisation du message : message trop dense ou élevé pour le récepteur et manquant aussi de
rigueur sur le plan de la construction, de la logique.

2-2- les distorsions : filtre et halo

Les distorsions signifient que le message est émis, transmis ou reçu avec des déformations. Elles
sont dues à deux facteurs principaux : les filtres et le halo.
-Les filtres réfèrent à la sélection opérée en fonction des intérêts, attitudes et préjugés et donc de
ses propres valeurs.
-Le phénomène de halo renvoie à la perception et aux stéréotypes. Lorsque R entend un certain
mot, celui-ci peut prendre une importance particulière qui peut gêner la communication.
 THÈME 2 LA MÉTHODOLOGIE DE RÉDACTION D’UNE FICHE DE
LECTURE

L’élaboration d’une fiche de lecture répond à trois (3) questions :

4.3.1. À quoi sert une fiche de lecture?

La fiche de lecture est un exercice qui doit avant tout vous être utile à vous : elle consiste à donner
la structure logique d’un texte et à énoncer clairement et de façon synthétique les thèses
développées par un auteur dans tel ou tel ouvrage ou dans tel ou tel de ses articles. La fiche de
lecture doit pouvoir être réutilisée tout au long de vos études : vous avez donc tout intérêt à la
réaliser sur des ouvrages « incontournables », sur des classiques de la science politique, mais aussi
sur des ouvrages qui traitent à fond d’une question, ou d’une problématique précise (par exemple,
la guerre ou les élections, ...).

4.3.2. À quoi ça ressemble ?

Concrètement la fiche de lecture est un outil, elle doit donc remplir efficacement sa fonction : elle
ne doit pas être trop longue ou trop courte (entre 5 et 10 pages), elle doit être rédigée de façon
soignée et concise. Evitez toutes les formules inutiles et astreignez-vous à un style simple selon la
règle suivante : une idée par phrase, une phrase par idée. Chaque phrase comportant un sujet, un
verbe, un complément.

4.3.3. Quel travail préliminaire ?

Pour faire une bonne fiche de lecture, il faut lire attentivement le texte sur lequel vous voulez
travailler ; c’est-à-dire, crayon en main, vous devez commencer à noter au brouillon les idées
importantes et être capable de vous orienter dans le plan de l’ouvrage. Vous devez aussi noter
précisément les pages où se trouvent les définitions importantes, les concepts centraux de la pensée
de l’auteur, mais aussi les passages que vous n’avez pas compris pour pouvoir y revenir et éviter
de faire un contre-sens (erreur à éviter absolument !), ou encore les passages qui vous posent
problème et que vous estimez susceptibles de faire l’objet d’une critique raisonnée.

4.4. Le plan de la fiche de lecture

Il comprend six (6) points :

➢ Enoncer le prénom et le nom de l’auteur de l’ouvrage ou de l’article, le titre de l’ouvrage
ou de l’article, le lieu de publication, la maison d’édition, la date de publication. Par exemple, Max
Weber, L’Ethique protestante et l’esprit du capitalisme, Paris, Plon, 1964. Attention, la date
d’édition ne correspond pas toujours à la date de rédaction ou à celle de la première édition (pour
cet ouvrage, 1904). N’oubliez pas que les titres d’ouvrages se soulignent ou se mettent en italiques,
mais les titres d’articles inclus dans les ouvrages ou dans les revues se mettent entre guillemets
(« »). Il s’agit de conventions académiques qu’il vous sera demandé de respecter dans tous vos
devoirs et dans tous vos mémoires.
➢ Formuler clairement quel est le genre de l’ouvrage : est-ce qu’il s’agit d’un essai théorique
(philosophique, polémique, journalistique...), d’une étude historique, d’une enquête de sociologie,
d’un rapport, d’un recueil d’articles... Vous devez justifier votre choix en donnant des éléments
d’explication : par exemple, s’il s’agit d’une enquête sociologique, vous pourriez montrer qu’il y
a un travail statistique ou que l’auteur se base sur des entretiens..., ou encore s’il s’agit d’un essai
philosophique, que la bibliographie de l’auteur comporte essentiellement des sources
philosophiques....
➢ Définir clairement quel est le thème de l’ouvrage : autrement dit, expliquer en quelques
lignes quel est le sujet général dont traite l’ouvrage. Attention, je ne vous demande pas de
paraphraser le titre de l’ouvrage, mais de donner un thème précis. Le thème doit correspondre à
l’ensemble de l’ouvrage. Ensuite, vous devez définir clairement quel est la thèse de l’ouvrage :
expliquer en quelques lignes quelle est l’hypothèse de travail ou la position spécifique de l’auteur
sur le thème : essayez de formuler la thèse de l’auteur sous forme de question. Par exemple, thème :
l’essor du capitalisme en Europe à l’ère moderne ; la thèse : A quelles conditions la transformation
des mentalités, notamment l’appartenance confessionnelle, a bouleversé le rapport à l’argent ?
 ➢ Synthétiser la structure du texte : faire le plan logique du texte en fonction du
développement de l’argumentation de l’auteur et de ses idées fortes. Le plan n’est pas la table des
matières de l’ouvrage. Vous devez pour chaque partie, dire ce dont l’auteur traite, ce qu’il veut
démontrer, comment il le démontre (quels sont ses arguments, ses exemples, etc.), quelle est sa
conclusion, ce qu’il lui reste à montrer et qui justifie qu’il s’attaque à un autre pan du
problème...Cette partie est décisive.
➢ Expliquer, en quelques paragraphes, de façon convaincante et raisonnée quelles sont les
limites de l’ouvrage. Par exemple, vous pourrez vous interroger sur ce que l’auteur n’a pas
suffisamment traité, ce qu’il a échoué à montrer, ce qu’il a passé sous silence, ce qu’il a au contraire
survalorisé, etc.
➢ Emettre des critiques en vous aidant par exemple sur d’autres ouvrages. N’oubliez pas de
conclure votre fiche de lecture, en mentionnant ce que l’ouvrage vous a appris et les sujets qu’il
peut vous aider dans votre profession.

4.5. Le canevas d’une fiche de lecture

• Auteur du livre :
[NOM prénom]
• Titre :
[Respectez la typographie (majuscules, orthographe…)]
• Date de publication :
[Attention, il s’agit de la date à laquelle le romancier a rendu public son travail. Maupassant n’a
donc pas pu publier en 2006 …il s’agira ici de la date d’édition du livre que vous avez entre les
mains. Où la trouver ? La date de publication apparaît généralement dans l’apparat critique de
votre livre (dossier, préface…) mais on la trouve aussi dans les dictionnaires ou encore sur
Internet…n’hésitez pas à mener l’enquête.]
• Edition/ collection/ nombre de pages:
Ce sont des informations qui peuvent être utiles si vous renvoyez à des pages. Le nombre de pages
lui-même peut être un critère intéressant pour vos lecteurs : incitatif ou dissuasif]
• Eléments biographiques :
Cette rubrique est destinée à rappeler quelques éléments de la vie de l’auteur. Ceux-ci sont souvent
éclairants et permettent de mieux comprendre l’œuvre. Des études ratées, des parents perdus jeune
ou encore des histoires d’amour difficiles sont autant de détails qui peuvent sinon justifier du moins
expliquer les grandes lignes d’une œuvre. Sachez sélectionner ces éléments pour leur pertinence.]
• Résumé :
[Il s’agit, dans une fiche de lecture, d’un résumé intégral. Si vraiment vous évoquez un livre
policier, ne dévoilez pas la fin pour ne pas gâcher le plaisir de l’enquête aux autres lecteurs
intéressés par votre suggestion de lecture. L’histoire se raconte normalement dans l’ordre de la
narration. Rien ne vous empêche de procéder de façon décalée pour susciter davantage l’intérêt de
vos lecteurs. Cette partie de la fiche doit rester neutre : pas d’appréciation.]

• Portrait d’un personnage :

[Le personnage principal d’un récit évolue généralement tout au long de l’œuvre : c’est cette
évolution qu’il est intéressant de retracer dans cette partie de la fiche de lecture. Est-il attachant ou
au contraire provoque-t-il le dégoût ou la colère ?]
• Critique :
Qu’elle soit positive ou négative, une critique est un jugement de valeur sur une œuvre. Cet espace
est le lieu où se déploie votre avis sur le livre lu. Bien sûr vous avez le droit de dire que le livre ne
vous a pas plu. Mais dans tous les cas il faut justifier ce jugement. En outre, des éléments positifs
peuvent être mêlés à des points négatifs (la longueur des descriptions vous a ennuyé(e) mais le
personnage principal vous a fasciné(e)…). Votre jugement sera personnel, subjectif.

ACTIVITÉS
− Faire recopier les deux premiers vers d’un poème.
− Faire séparer les syllabes par des tirets.
− Faire indiquer sous chaque syllabe un numéro.
− Faire indiquer pour chacun de ces vers le nombre de pieds qu'il contient.
− Faire formuler les règles de versification concernant le "e" muet et la diérèse.
Placer les césures et les matérialiser dans un texte poétique.
 THÈME 3 : COMMUNICATION ADMINISTRATIVE

1- Les documents de correspondance : La lettre, le bordereau.

Ce sont des écrits administratifs qui exigent généralement du destinataire une réponse ; ce qui
induit un échange d'informations entre l'expéditeur et le destinataire.

1-1- La lettre
Les rapports entre l’administration et les administrés d’une part, et entre les services publics
d’autre part se manifestent par des correspondances dont la lettre est l’élément prépondérant.
L’administration utilise deux types de lettres :
- La lettre entre services administratifs ou lettre à forme administrative.
- La lettre à forme personnelle (ou lettre personnelle)

1-1-1- Rédaction d’une lettre à forme personnelle

Une lettre à forme personnelle est utilisée par les fonctionnaires et agents de l'État s'adressant
à un supérieur hiérarchique pour lui exposer un problème personnel.
C'est le caractère personnel du motif de cette correspondance, sortant de l'activité ordinaire
du service, qui justifie l'emploi de la forme personnelle.

Sa rédaction obéit à des exigences de fond et de forme. Le rédacteur doit :

Au niveau du fond
- organiser ses idées en trois parties : introduction, développement et conclusion, en
vue de donner une lisibilité au document ;
- commencer par une formule d'appel et terminer par une formule de politesse
- signer le document pour l'authentifier.
Au niveau de la forme
- Ne pas utiliser l'appellation de l'État, le timbre du service et le numéro
d'enregistrement;
 Au lieu et place du timbre du service, mentionner les informations administratives sur le
fonctionnaire (nom et prénoms, emploi, fonction matricule, contact…)

Dans tous les cas, la lettre à forme personnelle contient les mentions essentielles suivantes :
• Informations administratives sur le fonctionnaire,
• le lieu et la date d’expédition,
• la suscription ou réclame,
• l’objet,
• la formule d’appel,
• le corps de la lettre (s’achève par la formule de courtoisie)
• les pièces jointes (s’il y a lieu)
• la signature.

1-1-2- Structure d’une lettre à forme personnelle d’un subordonné à un supérieur

 Nom & prénoms,
Matricule Lieu et date d’expédition
Fonction
Service,
Contact À
Monsieur l’Inspecteur de…

Objet : ………

Monsieur l’Inspecteur,

Corps de la lettre

Pièces jointes Signature

(S’il y a lieu)

1-2- Le bordereau

1-2-1- Caractéristiques du bordereau

C’est un document d’ordre récapitulatif qui sert à transmettre les pièces de ministère à ministère,
de service à service. Il est également appelé « BORDEREAU DE TRANSMISSION » ou encore
« BORDEREAU RÉCAPITULATIF DES PIÈCES ADRESSÉES A… » Le recours au bordereau
est particulièrement utile lorsque la transmission comprend plusieurs pièces et lorsque, en raison
du rang hiérarchique du destinataire, la forme déférente ne s’impose pas. Il s’emploie normalement
:
 - Lorsqu’une autorité hiérarchique transmet des documents à une autre de même rang ou à un
collaborateur ;
- Lorsque les documents transmis n’appellent pas de commentaire qui justifierait l’utilisation
d’une lettre.
Dans le bordereau de transmission, les mentions du timbre, de l’appellation officielle et la devise
de l’État, le lieu et la date, le N° d’enregistrement sont identiques à celle de la lettre administrative.

1-2-2- Structure d’un bordereau

Initiales RED./DACTYLO APPELLATION DE

L’ÉTAT
Devise
TIMBRE DU SERVICE

Lieu et date

Numéro d’enregistrement

BORDEREAU D’ENVOI
à………………………………

N° DÉSIGNATION NOMBRE DE PIÈCES OBSERVATIONS

1 (Identification du document 1 + objet)
2 (Identification du document 2 + objet)

NB: Identification du document = Référence, date, nom de l'expéditeur, emploi/fonction matricule,…

Attache,
signature, Nom
et Prénoms

2- Les documents d’information

 2-1- Le compte rendu

➢ Définition
Le compte rendu est un document administratif qui sert à relater des faits ou des événements ou à
décrire des activités qu’on a accomplies ou auxquelles on a été associé.
➢ Les caractéristiques
Document descriptif et non interprétatif, il doit être objectif, précis, exact, détaillé, complet mais
sans ajout et sans commentaire. Le compte rendu provient d’une personne, d’un service (indiqué
dans l’en-tête) et a pour fonction d’informer les personnes absentes ou extérieures, et de garder
une trace écrite d’un événement ou d’une activité menée
➢ Les types
Il existe différents types de comptes rendus :
-le compte rendu d’événements,
- le compte rendu d’accident,
- le compte rendu de lecture,
- le compte rendu de réunion,
- le compte rendu de mission, etc.
Notre intérêt sera porté sur le compte rendu de réunion qui est le plus usité à l’école.
Le compte rendu de réunion peut être rédigé soit de manière analytique soit de manière intégrale
(in extenso).
Le compte rendu analytique
C’est le style le plus utilisé dans l’administration. Il est qualifié comme tel parce que dans sa
rédaction, il ne retient de la réunion que les éléments importants, essentiels. Ainsi tout en restant
objectif et non interprétatif, il s’écarte du mot à mot. Il est assez bref et rédigé au style indirect
(propos indirect).
Le compte rendu intégral ou « in extenso »
Dans ce style de compte rendu, la rédaction des différentes interventions est faite au style direct,
en suivant le mot à mot des débats, en d’autres termes en faisant parler les intervenants.
Dans l’un ou dans l’autre cas, les étapes de leur rédaction demeurent les mêmes.
 ➢ La structure du compte rendu
La rédaction d’un compte rendu de réunion prend en compte huit (8) points essentiels qui
permettent de cerner le déroulement de la réunion quel que soit son objectif ou son objet. Ces
points sont les suivants :
- le titre : il comporte l’objet, la date, le lieu de la réunion.
- l’introduction: le compte rendu commence toujours par une phrase introductive qui reprend la
nature de la réunion, la date, le lieu de la réunion.
- la liste des participants: le rédacteur doit à ce niveau obligatoirement mentionner les présents et
les absents en évitant les erreurs d’orthographe des noms et en tenant compte des grades et
fonction.
- l’ordre du jour: il est rappelé de façon brève après l’énoncé des présents et des absents.
- la formule d’ouverture de la séance: elle marque le début du compte rendu proprement dit.
C’est à ce stade que le style passe au présent de l’indicatif.
- le texte ou le corps: le texte est rédigé au présent de l’indicatif dans l’ordre chronologique des
faits et des interventions.
- la formule finale: c’est une formule qui constate l’épuisement de l’ordre du jour et l’heure de la
levée de séance.
- la signature du rédacteur
Elle est précédée de sa qualité et éventuellement de la date de rédaction si celle-ci n’a pas été
portée en tête de la première page. L’authenticité du document est rehaussée par la signature du
président de séance.

ACTIVITÉ
Faire rédiger un compte rendu de réunion

2-2- Le rapport

➢ Définition
Le rapport est un document permettant de retracer le parcours d’une activité, de relater des faits,
des événements. Il décrit les tâches effectuées le long du parcours de l’exécution de l’activité.
C'est en général un travail que l'on demande afin qu'un subalterne ou un spécialiste (ou un groupe
de personnes) fasse l’état de ses activités dans un cadre précis, ou donne une réponse documentée
et argumentée à une question posée.
➢ Les caractéristiques du rapport
Les principales caractéristiques d'un rapport sont : la description des évènements et la description
des acteurs
Le rapport contient un commentaire, des appréciations sur des faits, un point de vue personnel du
rapporteur, des conclusions partielles et des propositions de solutions aux problèmes posés.
➢ Les types de rapport
Les rapports peuvent être classés en différents types en fonction de leur objet. On note ainsi:
- le rapport d’étude qui présente les résultats d’un travail de recherche ou de réflexion sur une
question précise.
- le rapport de mission: il établit après une mission précise.
- le rapport d’inspection: il est établi après tournée dans les services.
✓ le rapport disciplinaire: il est adressé à un supérieur en vue d’une demande de sanction.

- le rapport périodique: il peut être mensuel, bimestriel, semestriel ou annuel. Il sert à faire
périodiquement le bilan de l’activité du service.
- le rapport de présentation: il accompagne les projets d’arrêtés ou de décrets pour décrire et
justifier les projets soumis à la signature de l’autorité.

1. La structure du texte du rapport

Le rapport comporte la plupart des mentions habituelles et comporte trois parties :
✓ Le titre: RAPPORT en majuscule avec ou sans indication du destinataire et de l’objet.
Exemples:
-RAPPORT
-RAPPORT à Monsieur le (nom du destinataire) sur (objet)
-RAPPORT D’ACTIVITE du CAFOP Supérieur de YAMOUSSOUKRO.
✓ L’introduction (rappel de l’objet et annonce du plan);
✓ Le développement qui s’articule selon le schéma suivant :
− l’exposé des faits (de façon objective);
 − le commentaire critique des faits (commentaire des faits + appréciation sur les faits
et point de vue personnel).
− les propositions de solutions au supérieur.
✓ La conclusion
Elle consiste à faire:
− le rappel sommaire des solutions proposées, qui seront reprises sans autre
argumentation;
− une demande d’instructions s’il y a lieu.

Exemple de rapport

MINISTERE DE L’EDUCATION NATIONALE REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE

DREN de ………… . Union-Discipline-Travail
IEPP de ……………
Le Directeur de l’EPP AGBOSSOU 1

AGBOSSOU le 30 novembre 2015

N°……/…../……
RAPPORT
A
Monsieur l’Inspecteur de l’Enseignement Primaire
D’Andé relatif à la façon de servir de Monsieur KAN Safo,
Instituteur à l’EPP AGBOSSOU 1

J’ai l’honneur de porter à votre connaissance le comportement répréhensible de Monsieur

KAN Safo, Matricule 000000 Z, Instituteur, 2ème classe 4ème échelon, en service à AGBOSSOU 1
sous mes ordres.
En effet, Monsieur KAN s’est rendu coupable depuis un certain moment de retards répétés et
d’absences sans autorisation d’absences.
Aussi les jours où il est au poste, il ne laisse pas ses collègues travailler en raison de causeries et
de bavardages interminables.
Malgré mes nombreuses interpellations, les remarques verbales et les demandes d’explications
écrites qui lui ont été adressées, son attitude n’a guère changé.
C’est pourquoi, je me permets de proposer à titre de sanction, la mutation d’office de Monsieur
KAN Safo de l’école.
Si ma proposition rencontre votre agrément, je vous prie de bien vouloir me faire parvenir, dès
qu’il sera possible, vos instructions
Le Directeur de l’EPP AGBOSSOU

(Signature et cachet)

2-3- Le procès-verbal

➢ Définition
Le procès-verbal est un document officiel faisant état de ce qui a été dit, débattu, fait ou décidé
lors d'une réunion, d’une séance ou d'une assemblée. C’est une variété de compte-rendu qui est
destiné à servir de preuve. Il constitue le « témoin », et son objectif est de servir de référence dans
l’avenir. Il est la « mémoire de l’organisation » Par opposition, le compte rendu présente un
caractère moins officiel et moins formel que le procès-verbal; étant moins étroitement lié à l'ordre
du jour, il peut être oral ou écrit, et ne fait que rappeler l'essentiel des discussions et des décisions.

Selon le guide des administrateurs agréés : principes et normes de saine gestion le procès-verbal
vise :
− À révéler ce qui s’est passé à ceux qui n’étaient pas présents;
− À enregistrer les décisions prises;
− À préserver la continuité des débats;
− À servir comme éléments de preuve lors de procédures judiciaires et de la vérification
comptable;
− À servir de source d’information à la disposition des administrateurs.

1. La structure d’un Procès- Verbal

Les procès-verbaux devaient être ainsi structurés :

− Le nom de l’organisation;
− S’il s’agit d’une réunion régulière ou extraordinaire;
− Le numéro de la réunion, le lieu, la date et l’heure de la réunion;
− L’identification du président et du secrétaire de la réunion;
− Le nom par ordre alphabétique des personnes présentes, des personnes absentes, des
personnes invitées;
− La constatation du quorum ;
− L’adoption de l’ordre du jour
− La reprise de chacun des points inscrits à l’ordre du jour (l’essentiel des discussions,
engagements, nominations, instructions, décisions et résolutions adoptées par les personnes
présentes);
− La date, le lieu et l’heure de la prochaine réunion;
− L’heure de la levée de la réunion.

Les types de procès-verbaux

 ➢ Le procès-verbal judiciaire
Il est établi par les agents de l’ordre (gendarme, police). Il peut être établi sur papier libre ou sur
formulaire imprimé.
Il comporte en plus des mentions habituelles, le titre « PROCES-VERBAL » en majuscule suivi
de la qualification.
Exemple: Procès-verbal d’audition.
➢ Le procès-verbal administratif
Établi par certaines administrations spécialisées (douane, mairie, inspection de travail…).
Il est généralement rédigé sur formulaire imprimé sur lequel figure la plupart des mentions
habituelles. On incorporera l’objet ou la qualification au titre.
Exemples: Procès-verbal de passation de service; procès-verbal de vente.
On emploie la première personne du singulier (je) ou la troisième personne du singulier (il) selon
les cas.
La date sera portée sous la forme courante ou présentée sous la forme solennelle selon le cas.
La formule sacramentelle sera utilisée pour clore le procès-verbal.
Le procès-verbal sera signé aussi bien par les parties concernées que par les témoins éventuels.
À l’école élémentaire, après chaque examen d’entrée en sixième, un procès-verbal administratif
est rédigé et signé par tous les examinateurs.
➢ Le procès-verbal de réunion
Sa structuration est la même que celle du compte- rendu. Toutefois, le procès-verbal étant destiné
à servir de preuve, il sera plus détaillé que le compte-rendu. La date sera reprise en fin de texte au-
dessus de la signature précédée de la mention « Fait à ».

Présentation du PV de réunion

La forme du P.V de réunion est celle du C.R ordinaire avec quelques variations.
-Le timbre du service ou de la collectivité
-Le titre PROCES VERBAL en lettre capitales
-La date de la réunion présentée de façon solennelle
-L’identité et la qualité du président et celles des personnalités présentes
-L’identité du secrétaire de séance
-La liste des participants présents et absents
-L’ordre du jour détaillé
-La mention du caractère public ou huis clos de la séance
-La mention des décisions prises, des interventions, des incidents
-Les signatures obligatoires du rédacteur et du président de séance. Parfois, la signature de tous les
participants est requise.
Exemple :
Fait à Dabou le……..
Le secrétaire de séance

(Signature)
Nom et prénom

IMPLICATIONS PEDAGOGIQUES
− Maitriser la spécificité de chaque type d’écrit (compte rendu, rapport, procès-verbal, etc.)
− Rédiger ou recevoir ces genres d’écrits durant toute sa carrière professionnelle.

ACTIVITÉ
− Faire produire des procès -verbaux de réunion.

3- Les documents d’injonction : la demande d’explication.

IMPLICATIONS PEDAGOGIQUES
− Maitriser la spécificité de chaque type d’écrit (compte rendu, rapport, procès-verbal, note)
− Rédiger ou recevoir ces genres d’écrits durant toute sa carrière professionnelle.
− Prendre conscience du caractère obligatoire de la note de service et de l’exécution à temps
toute fois qu’il en reçoit.
−
ACTIVITÉS
Faire rédiger un compte rendu de réunion
Faire rédiger une note de service
Faire produire des procès -verbaux de réunion

2.4 La note de service

1. Définition

La note est une brève communication concernant des faits, des personnes ou des procédés. La
note est aussi un document qui traite d’une affaire courante peu complexe que l’on adresse à un
ou plusieurs subordonnées.

2. Les types de note

Il existe 2 sortes de notes:

La note individuelle, nominative: c’est une correspondance adressée par un supérieur à un
subordonné.
La note de service ou générale: c’est un document adressé à un groupe de personnes appartenant
à un même service et ayant pour but de rappeler certains points négligés de la réglementation ou
de préciser des instructions trop générales.
La note permet à son destinataire de prendre connaissance de l’essentiel d’un problème sans avoir
à consulter de volumineux dossiers. La note de service est le mode normal de transmission des
instructions selon une hiérarchie descendante.
Les personnels de secrétariats sont souvent sollicités pour rédiger des notes d’information, des
notes de synthèse, des notes « mémorandum » ou des notes de service selon l’objet, le contenu et
le sens de circulation du message.

3. Les fonctions et destinataires de la note de service

3.1. La fonction de la note de service

La note de service est un document relativement bref émanant d’un supérieur hiérarchique et
destinée à informer une ou plusieurs personnes voire l’ensemble du personnel de décisions prises.
Elle se situe toujours dans le cadre d’une communication hiérarchisée descendante. Elle a un
caractère obligatoire. La fonction essentielle de la note de service est de transmettre un ordre, une
décision, ou éventuellement rappeler des faits. Aussi sert-elle quelquefois à demander une
information.

3. 2. Les destinataires de la note de service

La note de service est destinée à une ou plusieurs personnes d’un même service, d’une même
catégorie professionnelle. Selon les destinataires, la note de service sera:
- affichée sur les tableaux d’affichage réservés à cet usage; elle concerne alors l’ensemble du
personnel sans distinction.
- transmise par courrier interne si le nombre de destinataires est restreint; c’est le cas d’une note
de service destinée aux seuls chefs de service.
- transmise par messagerie électronique si le service est équipé d’un serveur, et de boites à lettres.

4. La structure et la rédaction de la note

4.1. La structure du texte de la note

La note de service se présente comme suit:

Un en-tête comportant:
− Les références du service émetteur (généralement en haut et à gauche).
− La date d’émission.
− L’indication des destinataires.
− Le titre comprenant les mots « note de service.»
− La mention « objet » suivie du thème abordé.
Le corps de la note: c’est le contenu de la note.
La fin de la note: elle comporte la signature, le nom et la qualité du signataire.
Une note de service peut éventuellement contenir:
− Un numéro indiqué dans le titre pour permettre son classement.
− La fonction des destinataires.
 − Des indications sur l’objet de la diffusion qui peuvent être différents selon les
destinataires (pour attribution, pour information, pour action, pour affichage, pour
exécution…).
NB: La note de service ne contient jamais de titre de civilité et de formule de politesse. Les
présentations sont variables selon les services, l’essentiel étant que les renseignements officiels y
figurent lisiblement.

4.2. La rédaction de la note

La rédaction d’une note de service exige une grande attention si son auteur souhaite qu’elle soit
lue, comprise et surtout appliquée. De son succès ou son échec dépendent non seulement la qualité
du fonctionnement du service et du travail réalisé, mais bien souvent de l’atmosphère relationnelle
qui y règne. La note de service est le reflet de la considération que son émetteur éprouve envers
ses destinataires, ce qui suppose le respect d’un certain nombre de critères, à savoir:
− Cibler les destinataires afin de s’adapter à leur référent.
− Faire preuve de tact.
− N’aborder qu’un seul sujet et être précis et concis.
− Adopter un ton clair et ferme.
− Adopter un plan logique (exposé d’un problème, explication, décision prise: mesure
à appliquer en conséquence).
− Utiliser une page format 21 x 29,7 cm.
La note de service est incontournable dans toute administration qui se veut responsable et efficace.
Ainsi, le respect de la hiérarchie exige qu’un fonctionnaire ou agent de l’Etat ne corresponde pas
directement avec l’autorité supérieure sans passer par les autorités intermédiaires.

IMPLICATIONS PEDAGOGIQUES
− Maitriser la spécificité de chaque type d’écrit (compte rendu, rapport, procès-verbal, note)
− Rédiger ou recevoir ces genres d’écrits durant toute sa carrière professionnelle.
− Prendre conscience du caractère obligatoire de la note de service et de l’exécution à temps
toute fois qu’il en reçoit.
ACTIVITÉS
Faire rédiger une note de service.