BIENVENIDOS A NUESTRA SESIÓN 4

EL TEMA QUE VEREMOS DURANTE

NUESTRA CLASE ES:
GESTIÓN
POR PROCESOS
INICIO GRABACIÓN
CONTENIDO GENERAL DEL CURSO
SESIÓN CONTENIDO
SESIÓN 1 Introducción a la gestión de procesos
empresariales
SESIÓN 2 tipos de empresa
SESIÓN 3 Proceso administrativo
SESIÓN 4 Gestión por procesos
SESIÓN 5 Medición de procesos y productividad
SESIÓN 6 Liderazgo
SESIÓN 7 Comunicación y productividad
SESIÓN 8 Motivación organizacional
SESIÓN 9 Toma de decisiones
SESIÓN 10 Dirección y cumplimiento de metas
SESIÓN 11 Políticas internas de trabajo
SESIÓN 12 Entorno empresarial post pandemia
GESTIÓN
POR
PROCESOS
1
GESTIÓN POR PROCESOS

2 VISIÓN FUNCIONAL

3 VISIÓN POR PROCESOS

4 METODO KAIZEN
 PRIMER VUELO

GESTIÓN POR PROCESOS

Propone un modelo operativo basado en

procesos para empresas y organizaciones.
Se trata de la interacción entre las áreas de
todos los procesos de una empresa para que
todas operen juntas, hacia metas estratégicas
comunes

Bibliografía
 ¿Qué es la Gestión por Procesos?
La Gestión por Procesos de
Negocio (BPM, acrónimo en
inglés para Business Process
Management) es, por tanto,
una disciplina de gestión
que propone las mejores
prácticas en cómo gestionar
la empresa, con un enfoque en
la optimización de los
procesos que la componen.

Chiavenato 8° Edición
 PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE LA
GESTIÓN POR PROCESOS

Sistematiza
- ción
Seguimiento
Entrega de
valor
Documenta
- ción
Modelado
 PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE LA
GESTIÓN POR PROCESOS
•Modelado: diseño de flujos de trabajo basado en cambios en la cultura
organizativa. La idea es transformar los procesos para que toda la empresa
esté optimizada.
•Documentación: todos los procesos deben estar documentados, garantizando
un conocimiento claro de los procesos, independientemente del empleado que
asuma el papel.
•Entrega de valor: una de las principales características de este modelo de
gestión consiste en garantizar que todas las etapas del proceso generen valor
para la empresa, el producto o la marca.
•Seguimiento: evaluación continua de los procesos para saber si están dando
los resultados esperados.
•Sistematización: La Gestión por Procesos debe ser sistematizada, siguiendo
estándares de organización y ejecución.
VISIÓN POR PROCESOS VS.
VISIÓN FUNCIONAL
Existen diferentes estructuras
organizativas en el mercado,
cada una con su propio
funcionamiento, fallas y
realidades. Aquí, es necesario
diferenciar dos modelos, que
operan a través de diferentes
visiones y culturas
organizacionales:
las empresas
funcionales y aquellas
orientadas a procesos.
 VISIÓN FUNCIONAL
ORGANIZACIONES
FUNCIONALES
son aquellas empresas que
tienen una jerarquía vertical,
compuesta por juntas
directivas y gerencias de
diferentes departamentos, cada
una con su rol en su respectivo
departamento.

Chiavenato 8° Edición
 VISIÓN FUNCIONAL
Es el modelo más común y tradicional del sistema actual, con un
organigrama por áreas y niveles jerárquicos bien definidos.
 VISIÓN FUNCIONAL
Aunque ampliamente utilizado, ese modelo tiene algunas
disfunciones que pueden dificultar un trabajo para fines
comunes, como:

1. Cada 2. Cada
sector sector
tiene sus tiene sus
objetivos propios
específicos sistemas

3. Cada
área tiene
sus propias
interfaces
 VISIÓN FUNCIONAL
Una empresa distribuida en departamentos requiere
que cada área cumpla con sus propios objetivos y,
cuando analizamos la organización en su conjunto,
estos pueden entrar en conflicto entre sí.
1. Cada Mientras que un sector de Calidad, por ejemplo, tiene
sector como objetivo producir con excelencia, el sector de
tiene sus Producción está interesado en ejecutar la actividad
objetivos más rápido y con menos costos, lo que muchas veces
específicos puede afectar la calidad.
 VISIÓN FUNCIONAL
Para cumplir con sus objetivos
específicos, cada sector exige el
uso de diferentes sistemas de
información y automatización, que 2. Cada
muchas veces no están integrados. sector
Los datos, en ese caso, se tiene sus
concentran en el departamento, propios
cuando podrían ayudar a las sistemas
decisiones de la empresa de forma
integral.
 VISIÓN FUNCIONAL
Enfocados en sus propios objetivos, los
profesionales de cada departamento interactúan
con sus propios públicos de interés. Para ilustrarlo
de forma sencilla, mientras las áreas de Logística y
Compras interactúan con los proveedores, Calidad y
Ventas están conectadas con los clientes.
3. Cada Sin embargo, para lograr sus objetivos estratégicos,
área tiene la organización necesita que el trabajo se realice
sus propias de manera integrada para satisfacer todas las
interfaces partes de la empresa.
 VISIÓN POR PROCESOS
comprende la cadena de valor de punta a punta e integra las
diferentes actividades. los procesos dentro de las
organizaciones se llevan a cabo en varios departamentos
diferentes y ellos deben comunicarse entre sí de manera
transparente.
Si el interés es entregar un producto de calidad al cliente, pero
con eficiencia y costos reducidos, el sector de Compras puede
dejar de enfocarse solo en valores y agregar al servicio las
demandas de otras áreas, como la calidad de los insumos a
costo-beneficio.
VISIÓN POR PROCESOS
 ¿CÓMO SE HACE EN LA PRÁCTICA LA
VISIÓN POR PROCESOS?
la lógica de la división organizacional debe ser por
funciones y actividades, no por sectores.
En la visión por procesos, los comités se forman
con miembros de varios departamentos diferentes,
creando una gestión horizontal. En el comité se
estipularán los dueños o propietarios del proceso
(gerente de proceso), quienes serán los encargados
de asegurar la mejora real del proceso y los
analistas de negocio, para su operacionalización.

RAE
 Y EN LA El objetivo es
PRÁCTICA LA solucionar
problemas
VISIÓN POR específicos que
interferirán en
PROCESOS el logro de
resultados.
PERMITE…

Alinear problemas
Proponer soluciones
Priorizar y asignar recursos
Monitorear de cerca el
desempeño de los procesos
¿QUÉ ES UN PROCESO?
Es un conjunto de
actividades realizadas por
personas o sistemas de una
organización, con el objetivo
de lograr un resultado, ya sea
generando valor para el
cliente, reduciendo costos o
creando un producto o
servicio.
 EL PROCESO DEBE TENER

Entradas y Actividades Mesura-

salidas Puntuales -bilidad
¿CÓMO SE REALIZA LA
GESTIÓN POR
PROCESOS?
Crear una cultura de procesos y abandonar la cultura funcional

Los equipos necesitan involucrarse en las decisiones y en las nuevas

formas de trabajar

Insertar y capacitar al personal para utilizar la herramienta de Gestión

de Procesos

Crear una cultura de comunicación más fluida y horizontal, siempre

enfocándose en la entrega al cliente.

Definir un comité y los responsables de los procesos y gestionar

eficazmente los procesos.
Es importante entender que la Gestión de
Procesos siempre se realiza de forma
cíclica, es decir, cuando se finaliza, se vuelve
al punto de partida para seguir mejorando.
A eso llamamos ciclo de MEJORA
CONTINUA, lo que significa que la empresa
entiende que siempre hay algo que se puede
mejorar. Ya sea en la administración, en las
operaciones, desde la alta dirección hasta la
planta, los procesos deben analizarse,
mejorarse y controlarse todo el tiempo.
PASOS PARA REALIZAR LA
GESTIÓN POR PROCESOS

Planificación estratégica (diseño)

Modelado (AS IS)
Análisis y ejecución (TO BE)
Automatización y supervisión (TO DO)

Optimización
PASOS PARA REALIZAR LA GESTIÓN POR PROCESOS
 PASOS PARA REALIZAR
LA GESTIÓN POR
PROCESOS
1. DISEÑO O PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA

Para crear un modelo integrado, es

necesario identificar los procesos
existentes en la empresa y verificar si
están alineados con sus objetivos
estratégicos y su cadena de valor,
definiendo así cuáles son los procesos
más críticos a optimizar.
 PASOS PARA REALIZAR
LA GESTIÓN POR
PROCESOS
1. DISEÑO O PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA
Hay tres tipos de procesos en una empresa:
1.Procesos primarios: representan los procesos esenciales para que la empresa
cumpla con su misión. Son responsables de construir la percepción de valor del
cliente ya que están directamente relacionados con el consumo del producto o
servicio.
2.Procesos de soporte o respaldo: responsables de respaldar los procesos
primarios y también pueden respaldar los procesos de soporte o gestión.
3.Procesos de gestión: se proponen a medir, monitorizar, controlar las actividades
y gestionar el presente y el futuro del negocio.
 PASOS PARA REALIZAR
LA GESTIÓN POR
PROCESOS
2. MODELADO: ANÁLISIS Y DISEÑO DE
PROCESOS
Para ello, se hace un mapeo inicial, para reconocer cómo se
realizan y cuál es la situación actual de cada proceso, lo cual es el
siguiente paso.
 PASOS PARA REALIZAR
LA GESTIÓN POR
PROCESOS
2. MODELADO: ANÁLISIS Y DISEÑO DE
PROCESOS
Mapeo “AS IS” – COMO ES
Aquí, partimos de un análisis más profundo de los procesos actuales. Se
evalúan los recursos disponibles y los problemas existentes en cada proceso.
Una de las formas de realizar el modelado es a través de la
notación BPMN (Business Process Model and Notation), que es una
manera de hacer la representación gráfica comprensible para todos los
involucrados, pues utiliza símbolos para representar cada elemento del
proceso.
Los modelos deben representar los procesos como, de hecho, se hacen a
diario y deben reflejar una visión de extremo a extremo.
.
 PASOS PARA REALIZAR
LA GESTIÓN POR
PROCESOS
2. MODELADO: ANÁLISIS Y DISEÑO DE
PROCESOS
Mapeo “TO BE” – SER O ESTAR
De acuerdo con este mapeo, con un plan estratégico y con una evaluación de diferentes escenarios,
pasamos al prototipado de los procesos.
La intención es encontrar posibles mejoras y evoluciones de los procesos existentes, creando
actividades, reglas, estándares e indicadores (KPIs) a seguir, con el fin de llegar a un ideal de lo que la
empresa quiere ser y de lo que quiere entregar al cliente (fase “TO BE”).
Para ello, el comité creado para la gestión debe utilizar diferentes técnicas hasta llegar a los procesos
deseados, tales como benchmarking, reuniones de lluvia de ideas, entrevistas con el cliente y otras.
Las mejoras que se busquen lograr pueden ser:
• Integración de sistemas.
• Eficiencia de tiempo o costo.
• Entrenamiento de equipo.
• Tercerización, entre otras..
 PASOS PARA REALIZAR
LA GESTIÓN POR
PROCESOS
2. MODELADO: ANÁLISIS Y DISEÑO DE
PROCESOS
Mapeo “TO DO” – HACER
Es la fase de modelado técnico, cuando se agrega una mirada de análisis del
sistema al proceso para identificar cómo la tecnología puede ayudar en la gestión
y mapeo de procesos.
Ya sea en el uso de herramientas de mapa de procesos como BPMS (Business
Process Management Suite), en la adquisición de productos y sistemas que
asistan al desempeño de actividades, en la integración de diferentes sistemas para
automatizar funciones humanas que no agregan valor al negocio y otros.
Aquí el objetivo es poner en práctica el modelo de proceso, de forma
automatizada.
 PASOS PARA REALIZAR
LA GESTIÓN POR
PROCESOS
2. MODELADO: ANÁLISIS Y DISEÑO DE
PROCESOS
COMO SE HACE EL MAPEO
1. Define los objetivos de la organización y qué procesos serán mapeados
2. Indica los proveedores de procesos
3. Identifica las entradas del proceso (Insumos o inputs generados)
4. Determina los componentes del proceso (PASO A PASO DEL PROCESO,
PRESUPUESTO, REGLAS)
5. Identifica las salidas del proceso (salidas u outputs para el cliente)
6. Señala quiénes son los ejecutores
7. Documenta el proceso actual
8. Define las mejoras que necesita el proceso
 PASOS PARA REALIZAR
LA GESTIÓN POR
3. Implantación
PROCESOS
Ahora, con apoyo de la TECNOLOGÍA se crea un flujo de trabajo con
cronogramas, gerentes, preparación de los involucrados en el proceso y metas
para implementar los nuevos procesos.

El resultado es una organización mejor preparada para la incertidumbre, con

menores gastos, además de productos y servicios que generan más valor para el
cliente.

Con los sistemas funcionando y el equipo capacitado, es suficiente con que este
ponga en práctica las mejoras del rediseño al momento de ejecutar las
actividades.
 PASOS PARA REALIZAR
LA GESTIÓN POR
4. Seguimiento
PROCESOSy control
Tenemos que las principales métricas son:
Gestión del
tiempo

Refinamiento Calidad

Capacidad Costo
 PASOS PARA REALIZAR
LA GESTIÓN POR
5. Optimización
PROCESOS
Finalmente, monitorea estos
procesos, midiendo los resultados y
haciendo los ajustes necesarios.
El uso de un sistema BPM es
esencial en este sentido, ya que es
posible evaluar automáticamente una
serie de KPIs previamente definidos
y obtener insights valiosos para el
negocio.
 PRÁCTICA
METODO KAIZEN
El método Kaizen es una estrategia de gestión empresarial
que busca la mejora continua de las operaciones de una
organización mediante el perfeccionamiento cotidiano y
progresivo. Su objetivo es implementar mejoras y reducir
ineficiencias para construir un entorno efectivo y productivo
que aumente la competitividad de las empresas. es un término
de origen japonés que está compuesto de las palabras kai,
que significa «cambio», y zen, «bueno».
 PRÁCTICA
Las 5 S del método Kaizen
1. Seiri
(clasificación)

5. Shitsuke
2. Seiton
(mejoramiento
(organización)
constante)

4. Seiketsu
3. Seiso (limpieza)
(estandarización)
 PRÁCTICA
Cómo se aplica el método
KAIZEN.
7 pasos fundamentales
1.Forma un equipo de trabajo.
2.Define los objetivos.
3.Recolecta y analiza los datos.
4.Observa y monitorea el proceso.
5.Diseña las estrategias y un plan de acción.
6.Hagan seguimiento de los cambios.
7.Estandariza y documenta.
 PROCESO: DISEÑO, TRAZO Y
CORTE
1. SEIRI – CLASIFICACIÓN: Clasificar el material de acuerdo al diseño y
a la metodología de trazo y corte.
2. Organizar: Desechar el despilfarro – Separar los excedentes de tela
y separara corte de chaqueta y separar corte de pantalón.
3. Limpieza: El puesto de trabajo permanezca organizado para evitar
confusiones que generen despilfarro.
4. Estandarización. Se debe hacer trazo y corte de 3 prendas por
bloque de 10 minutos.
Deben recibir patrones o diseños de un solo tipo de prenda.
Se deben pesar las cantidades de tela del despilfarro y no deben pesar
mas de 10 kilos al final de la jornada.
5. Mejora Continua: Capacitación constante – comunicación entre
diseño y patronaje – Medición permanente.
Método kaizen
1. desechar el desperdicio
2. mejore el área de trabajo
3. Limpieza constante
4. Fijar estándares
5. Disciplina y mantener hábitos
 CONCLUSIONES

Vale la pena resaltar que la importancia

de la GESTIÖN POR PROCESOS radica
en que los resultados se alcanzan con más
eficiencia cuando las actividades y los
recursos relacionados se gestionan como
un proceso. La gestión basada en
procesos fue uno de los grandes aportes
de la gestión de la calidad cuando nació
como evolución del aseguramiento de la
calidad.
 FIN DE
GRABACIÓN