Tarea 4

SEGUNDO PARCIAL - TAREA # 4
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FLUJOS DE TRABAJO
OBJETIVOS
 Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema de

información.
 Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos
organizativos.
 Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan.
 Facilitar la movilidad del personal.
 Soportar procesos de reingeniería de negocio.
 Agilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la toma de decisiones
de una organización, empresa o institución.
 Adicionalmente optimizar el servicio
 Mejorar la gestión del conocimiento
INTRODUCCIÓN
Un flujo de trabajo "la secuencia de procesos por los que atraviesa una parte
del trabajo, desde su inicio hasta su finalización." Para ponerlo fácil, es el método
que estableces para lograr terminar tus actividades.
Tus "actividades" puede ser lo que sea: desde una lista de quehaceres
semanales hasta un proyecto más exhaustivo como la escritura de un libro, o la
configuración de un sistema de facturas para tus clientes.
TIPOS DE FLUJOS DE TRABAJO
1. Flujos de producción Es un proceso paso a paso que permite entender cómo los
componentes deben unirse para producir un producto o proceso determinado.
2. Flujos administrativos Este es el tipo de flujo de trabajo más común debido a la
cantidad de documentos administrativos a gestionar en una empresa. Por eso, es
muy habitual que el sistema de gestión documental incluya una gestión de flujos
de trabajo para automatizar tareas y mejorar los tiempos y eficiencia.
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3. Flujos ad hoc Son empleados en la producción, pero, a diferencia de los

anteriores, el procedimiento se modifica ante cada nuevo pedido.
COMPONENTES BÁSICOS
Los tres componentes principales de un flujo de trabajo son aporte,

transformación y producto.
 Aporte: personal, materiales, equipos y otros recursos necesarios para alcanzar el

objetivo.
 Transformación o proceso: las reglas, las direcciones y los pasos predefinidos
necesarios para transformar los aportes en productos.
 Producto: los elementos a entregar, ya sea un producto físico, un servicio o incluso
un empleado capacitado.
CARACTERÍSTICAS
 Diseño fácil de la forma: Un sistema de gestión del flujo de trabajo necesita una
forma muy fácil para que los usuarios creen nuevos formularios sin la ayuda de
un ingeniero de sistemas.
 Comunicación incorporada: Cuando los empleados necesitan asignar un
formulario, una tarea o una consulta a otra persona, deben poder hacerlo
directamente en la herramienta de gestión del flujo de trabajo.
 Procesos automatizados: Su WMS debería facilitar la creación de procesos
automatizados y repetibles que puedan utilizar varios miembros del equipo.
 Fácil integración con otras herramientas Una herramienta de gestión del flujo de
trabajo bien diseñada podrá ayudar a su equipo más allá de las tareas o los
procesos automatizados.
 Informes personalizables: Los informes son una herramienta esencial para ver lo
bien que funciona su equipo y el WMS. Debe ser fácil crear informes de
numerosos tipos: gráficos, diagramas circulares, financieros y KPI en la
interfaz.
 Acceso móvil: Sus empleados deben poder acceder al sistema de gestión del
flujo de trabajo en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Debería ser
optimizado para que sea fácil de usar en una tableta o un teléfono inteligente.
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 Control de permisos: Es importante facilitar el acceso al grupo adecuado de

personas de su empresa. Los archivos sensibles de recursos humanos o
financieros deben tener un acceso muy limitado para verlos o editarlos.
 Actualizaciones automáticas del sistema: El socio ideal proveerá entrenamiento
y apoyo continuo a varios miembros de su equipo, en caso de que la persona
inicial que fue entrenada esté de vacaciones o deje su compañía.
 Alojamiento en la nube: El alojamiento en la nube es escalable, permite un fácil
acceso desde cualquier lugar fuera de su oficina física, permite hacer copias de
seguridad redundantes y generalmente cuesta menos que el alojamiento en el
sitio
EJEMPLO
La mayoría de las empresas tienen un flujo de trabajo de incorporación

estandarizado que siguen para los clientes nuevos. Puede ser algo así:
 Un correo electrónico automatizado le pide al cliente que programe una llamada

de capacitación.
 Un experto en producto se encarga de la llamada de capacitación.
 Un capacitador selecciona una secuencia de incorporación de correo electrónico
en función de las necesidades del cliente.
 Después de 2 semanas, el gerente de cuenta revisa los datos de uso para ver si el
cliente usa el producto activamente.
 El servicio de atención al cliente hace el seguimiento y le pregunta al cliente
sobre su experiencia.
Completar un análisis del flujo de trabajo puede involucrar múltiples departamentos,

empleados y herramientas. Todo depende del resultado deseado.
Bibliografía
Copimar, C. W. (2020, November 27). Flujos de trabajo – qué son y qué tipos existen.
Copimar. https://copimar.net/flujos-de-trabajo-que-son-y-que-tipos-existen/
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Eisner, M. (2021, March 29). 10 beneficios y ejemplos de un proceso de flujo de

trabajo. ProcessMaker. https://www.processmaker.com/es/blog/10-benefits-and-
examples-of-a-workflow-process/
Todos en monday.com. (2021, June 3). ¿Qué es un flujo de trabajo y porqué es
importante? monday.com Blog. https://monday.com/blog/es/gestion-de-proyectos/que-
es-un-flujo-de-trabajo-y-porque-es-importante/

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 Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema de

TIPOS DE FLUJOS DE TRABAJO

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Los tres componentes principales de un flujo de trabajo son aporte,

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