Acuerdo 39 de 2002

NOTAS DE VIGENCIA
Derogado
ACUERDO 39 DE 2002
(Octubre 31)
Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención
Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN,
en uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General de
Archivos 594 de 2000,
CONSIDERANDO
Que el artículo 2º de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su
literal b) estipula “fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la
conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de conformidad con los
planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva” ahora Consejo Directivo en virtud
del Decreto 1126 de 1999;
Que la Administración Pública en sus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen
funciones públicas deben elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental para coadyuvar a la
eficiencia de la gestión del Estado, la conservación del patrimonio documental y el fácil acceso del
ciudadano a la información contenida en los documentos de archivo;
Que las Tablas de Retención Documental es el listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad, en
cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de
archivo;
Que las Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico, esencial que permite la
normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la
institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de
las entidades,
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ACUERDO 39 DE 2002 | 1
Ver art. 24 Ley 594 de 2000 , Ver el art. 3, Decreto Distrital 173 de 2004
ACUERDA
Artículo 1º. Regular el procedimiento que deben seguir las entidades del Estado en sus diferentes
niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que
prestan servicios públicos, para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental, el
que comprenderá las etapas relacionadas a continuación.
Primera Etapa. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.
Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y

cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos
de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.
Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades
documentales que producen y/o tramitan.
Segunda Etapa. Análisis e interpretación de la información recolectada.
Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las
dependencias y los manuales de procedimientos.
Identificar los valores primarios de la documentación, o sea, los administrativos, legales, jurídicos,
contables y/o fiscales.
Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales,
Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada
fase de archivo: Gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la
protección del patrimonio do cumental de la Entidad, desde el momento en que se produce el
documento hasta su disposición final.
Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las

normas internas y externas que regulan su producción.
Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o

eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series
documentales cuyo contenido se repita o se encuentre registrado en otras series, a series
documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total.
--
En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo
el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar,
teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.
Tercera Etapa. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación.
El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tablas de Retención Documental de la Entidad con las
series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de una
introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El
Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta.
Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de
la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos, remitirán a la instancia evaluadora
correspondiente, el proyecto de Tablas de Retención Documental para su evaluación y aprobación.
Cuarta Etapa. Aplicación.
Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal
expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusión ante los servidores públicos
de la Entidad, para garantizar su aplicación.
La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad, para la aplicación de
las TRD. Así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los
documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales.
La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo, gestión, central e histórico se
hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.
Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los

plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo los
procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de
material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad.
Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se

dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo
y el de la dependencia respectiva.
Quinta Etapa. Seguimiento y actualización de las Tablas de Retención Documental.
La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación

--
de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento
en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos,
reformas organizacionales y funcion es.
Las modificaciones a las Tablas de Retención Documental que surjan del seguimiento o de la solicitud
de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el
Comité de Archivo de la misma.
Parágrafo. La Tabla de Retención Documental se aplicará a partir de su aprobación y servirá de

referente para la organización y conformación de series y subseries de los documentos producidos
con anterioridad a la aprobación, siempre y cuando correspondan a la misma estructura
organizacional sobre la cual se basó la elaboración de las TRD.
Artículo 2º. El Archivo General de la Nación en cumplimiento de la función de inspección y vigilancia,

verificará la aplicación de las Tablas de Retención Documental, en el momento que lo considere
pertinente.
Artículo 3º. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga expresamente los
demás que le sean contrarios.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dado en Bogotá, D. C., a los treinta y un (31) días del mes de octubre de dos mil dos (2002).
La Presidenta,
Adriana Mejía Hernández.
La Secretaria Técnica,
Elsa Moreno Sandoval.
NOTA: Publicado en el Diario Oficial 44.997 del 13 de Noviembre de 2002.
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EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN,

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Primera Etapa. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y

Segunda Etapa. Análisis e interpretación de la información recolectada.

Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales,

Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las

Determinar el destino ﬁnal de la documentación ya sea para su conservación total, selección o

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Tercera Etapa. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación.

Cuarta Etapa. Aplicación.

Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los

Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se

Quinta Etapa. Seguimiento y actualización de las Tablas de Retención Documental.

La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la veriﬁcación

General de la Nación el 17-04-2024 19:37:46

Parágrafo. La Tabla de Retención Documental se aplicará a partir de su aprobación y servirá de

Artículo 2º. El Archivo General de la Nación en cumplimiento de la función de inspección y vigilancia,

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Adriana Mejía Hernández.

Elsa Moreno Sandoval.

NOTA: Publicado en el Diario Oﬁcial 44.997 del 13 de Noviembre de 2002.

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