ADMINISTRACIÓN

¿QUÉ ES ADMINISTRACIÓN?

• La palabra administración viene del latín ad (hacia, dirección, tendencia) y minister (subordinación u
obediencia), y significa aquel que realiza una función bajo el mando de otro, es decir, aquel que
presta un servicio a otro.

• Sin embargo, el significado original de esta palabra sufrió una trasformación radical. La tarea de la
administración pasó a ser la de interpretar los objetivos propuestos por la organización y
transformarlos en acción organizacional a través de la planeación, la organización, la dirección y el
control de todos los esfuerzos realizados en todas las áreas y en todos los niveles de la organización,
con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera más adecuada a la situación y garantizar la
competitividad en un mundo de negocios muy competido y complejo. La Administración es el
proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos
organizacionales.
BREVE HISTORIA DE LAS EMPRESAS
BREVE HISTORIA DE LA
TEORÍA
DE LA ADMINISTRACIÓN
ÉNFASIS EN LAS TAREAS
LA ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA

• Se orientó hacia la tecnología de producción en masa, cuyos principios se apoyan en cinco

conceptos, algunos de los cuales están ligados al estudio de tiempos y movimientos. Los principios
de producción en masa son:
1. Estandarización.
2. Racionalización del trabajo.
3. Movimiento ordenado del producto a través de la línea de montaje.
4. Operaciones planeadas.
5. Puestos de trabajo específicos.
La certeza de que la libertad de elección podría recompensarse a través de una remuneración mayor
se basaba en la concepción del homo economicus, es decir, en la presuposición de que las personas
son motivadas exclusivamente por intereses salariales y materiales.
ÉNFASIS EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

TEORÍA CLÁSICA

Según Fayol, toda empresa posee seis funciones básicas:

1. Funciones técnicas, relacionadas con la producción de bienes y servicios.
2. Funciones comerciales, relacionadas con la compra, venta e intercambio.
3. Funciones financieras, relacionadas con la búsqueda y gerencia de capitales.
4. Funciones de seguridad, relacionadas con la protección y preservación de los bienes y las
personas.
5. Funciones contables, relacionadas con inventarios, registros, balances, costos y estadísticas.
6. Funciones administrativas, relacionadas con la integración desde la cúpula de las otras cinco
funciones. Las funciones administrativas coordinan y sincronizan las demás funciones de la
empresa, manteniéndose siempre por encima de ellas.
• Las funciones administrativas son las mismas funciones del administrador e
implican los denominados elementos de la administración que, según Fayol, son:
1. Prevén avizorar el futuro y trazar el programa de acción.
2. Organizar: constituir el doble organismo material y social de la empresa.
3. Mandar, dirigir y orientar el personal.
4. Coordinar, juntar, unir, armonizar todos los actos y los esfuerzos colectivos.
5. Controlar: verificar que todo ocurra de acuerdo con las reglas establecidas y
las órdenes dadas.
LOS 14 PRINCIPIOS GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN SEGÚN FAYOL

1. División del trabajo: especialización de las tareas y de las personas para aumentar la Eficiencia.
2. Autoridad y responsabilidad: autoridad es el derecho de dar órdenes y el poder de esperar
obediencia; la responsabilidad es una consecuencia natural de la autoridad e implica el deber de
rendir cuentas. Ambas deben estar equilibradas entre sí.
3. Disciplina: obediencia, dedicación, energía, comportamiento y respeto de las normas
establecidas.
4. Unidad de mando: cada empleado debe recibir órdenes de un solo superior. Es el principio de
la autoridad única.
5. Unidad de dirección: asignación de un jefe y un plan a cada grupo de actividades que tengan el
mismo objetivo.
LOS 14 PRINCIPIOS GENERALES DE LA
ADMINISTRACIÓN SEGÚN FAYOL
6. Subordinación de los intereses individuales a los generales: los intereses generales deben
estar por encima de los intereses particulares.
7. Remuneración del personal: debe haber (en cuanto retribución) satisfacción justa y
garantizada para los empleados y para la organización.
8. Centralización: concentración de la autoridad en la cúpula jerárquica de la organización.
9. Cadena escalar: línea de autoridad que va del escalón más alto al más bajo. Es el principio
de mando.
10. Orden: debe existir un lugar para cada cosa y cada cosa debe estar en su lugar, es el orden
material y humano.
11. Equidad: amabilidad y justicia para conseguir la lealtad del personal.
LOS 14 PRINCIPIOS GENERALES DE LA
ADMINISTRACIÓN SEGÚN FAYOL
12. Estabilidad del personal: la rotación tiene un impacto negativo en la eficiencia de la
organización. Cuanto más tiempo permanezca una persona en un cargo, tanto mejor para la
empresa.
13. Iniciativa: capacidad de visualizar un plan y asegurar personalmente su éxito.
14. Espíritu de equipo: la armonía y unión entre las personas constituyen grandes fortalezas
para la organización.
TEORÍA DE LA BUROCRACIA
El segundo enfoque relacionado con la estructura organizacional surgió con Max Weber (1864-
1920), sociólogo alemán considerado el fundador de la teoría de la burocracia. El tipo "ideal" de
burocracia, según Weber, presenta siete dimensiones principales:
1. Formalización: todas las actividades de la organización se definen por escrito, (rutinas y
procedimientos) y la organización opera de acuerdo con un conjunto de leyes o reglas (normas y
reglamentos, régimen interno, estatutos) que se aplican a todos los casos individuales, sin
excepción.
2 . División del trabajo: cada participante tiene un cargo o posición definidos con esfera específica
de competencia, con deberes oficiales y atribuciones estrictamente especificadas y delimitadas.
3 . Principio de la jerarquía: la burocracia se fundamenta en una jerarquía bien definida de
autoridad.
4. Impersonalidad: el empleado ideal establece relaciones impersonales con otros
ocupantes de cargos. La burocracia enfatiza en los cargos y no en las personas que los
ocupan pues aquéllas entran y salen de la organización, pero los cargos permanece.
5. Competencia técnica: la selección y elección de los empleados se basan en la
competencia técnica y las calificaciones profesionales de los candidatos, no en las
preferencias de orden personal.
6. Separación entre propiedad y administración: los recursos utilizados por la
organización burocrática para ejecutar sus tareas no son propiedad de los burócratas.
7. Profesionalización del empleado: los empleados de la burocracia son profesionales,
pues son especialistas, gracias a la división del trabajo.
LAS PRINCIPALES DISFUNCIONES DE LA
BUROCRACIA SON:
1. Impersonalidad de las relaciones establecidas entre los miembros de la empresa, porque se tratan
como ocupantes de cargos y no como personas.
2. Directrices convertidas en fines, El empleado se preocupa más por las reglas y los reglamentos de
la organización que por su propio trabajo en ésta.
3. Toma de decisiones a cargo de la jerarquía.
4. Exceso de formalismo y papeleo
5. Signos de autoridad,
6. Conformidad extrema con las reglas y reglamentos de la organización
7. Propensión de los participantes a defenderse de presiones externas
8. Resistencia al cambio
TEORÍA ESTRUCTURALISTA
A partir del modelo burocrático, los estructuralistas introdujeron el concepto de sistema abierto
en el estudio de las organizaciones e intentaron conciliar los aportes de las teorías clásicas y
humanísticas de la TA: un enfoque múltiple y amplio en el análisis de las organizaciones, que
las concibe como complejos de estructuras formales e informales.
Se comprobó que la innovación y el cambio son fuente de conflictos en las empresas, y que el
conflicto es una importante señal de vitalidad en las organizaciones: señal de ideas y actitudes
diferentes que chocan y muchas veces son antagónicas. La administración del conflicto se
convierte en un elemento esencial y de múltiples aplicaciones en la TA. La teoría estructuralista
representa un periodo de intensa transición y expansión en los territorios de la TA.
ÉNFASIS EN LAS PERSONAS

ESCUELA DE LAS RELACIONES HUMANAS

La primera rama del enfoque humanista (escuela de las relaciones humanas) tuvo en Elton Mayo (1880-1949) y Kurt
Lewin (1890-1947) sus principales precursores.

La escuela de las relaciones humanas negó o ignoró todos los conceptos desarrollados y afirmados por la teoría clásica,
como organización formal, autoridad y responsabilidad, jerarquía, unidad de mando, estudios de tiempos y
movimientos, eficiencia, departamentalización, principios generales de administración, etc., para sustituirlos por otros
conceptos desarrollados por la psicología y la sociología industrial, como organización informal, motivación,
incentivos sociales, dinámica de grupo, comunicación, liderazgo, etc.

Los planes de incentivo salarial basados en la concepción del homo economicus fueron sustituidos por el incentivo
social y simbólico fundamentado en la concepción del homo social. De acuerdo con esta concepción, el hombre se
motiva por recompensas sociales y simbólicas, pues las necesidades psicológicas del ser humano son más importantes
que la necesidad de ganar dinero.
TEORÍA DEL COMPORTAMIENTO EN LA
ORGANIZACIÓN
El segundo enfoque humanista, la teoría del comportamiento o escuela del comportamiento
organizacional, surgió con el libro de Herbert A. Simón, O comportamento administrativo,
publicado en 1947, en el cual el autor desarrolla una teoría de las decisiones, según la cual
la decisión es mucho más importante que la ejecución posterior. A partir de ahí las empresas
se conciben como sistemas de decisiones en donde las personas perciben, sienten, deciden y
actúan definiendo sus comportamientos frente a las situaciones que enfrentan.
En época reciente surgió un movimiento de gran vitalidad dentro del enfoque del
comportamiento, denominado Desarrollo Organizacional, DO, orientado hacia estrategias
de cambio organizacional planeado mediante elaboración de modelos de diagnóstico,
intervención y cambio, que incluye modificaciones estructurales junto a modificaciones de
comportamiento, para mejorar la eficiencia y la eficacia de las empresas.
ÉNFASIS EN LA TECNOLOGÍA

Es la fase en que administrar significa emplear la tecnología para obtener la máxima

eficiencia posible. Con la llegada de la cibernética, la mecanización, la automatización, la
computación y más recientemente la robótica, la tecnología de la información puesta al
servicio de la empresa empezó a moldear su estructura y a condicionar su funcionamiento.
La teoría situacional se encargó de concentrarse en la tecnología, preocuparse por el
ambiente y definir un enfoque más amplio respecto al diseño organizacional: una manera
más reciente de concebir la forma y la estructura organizacional y su funcionamiento.
ÉNFASIS EN EL AMBIENTE

Es la fase en que administrar es, en especial, enfrentar las demandas del ambiente y
obtener la máxima eficacia en la empresa. Debido a la influencia de la teoría de
sistemas en la TA, se comprobó que estudiando sólo las variables internas (variables
endógenas) no se lograba una amplia comprensión de la estructura y el
comportamiento organizacionales. En consecuencia, fue necesario estudiar las
variables exógenas, situadas fuera de los límites de la empresa, que influyen
profundamente en sus aspectos estructurales y de comportamiento.
LA EMPRESA
Empresa es todo propósito humano que busca reunir e integrar recursos humanos y no
humanos (recursos financieros, físicos, tecnológicos, mercadológicos, etc.) para alcanzar
los objetivos de auto sostenimiento y de lucro mediante la producción y comercialización
de bienes o servicios.
Las empresas constituyen una de las más complejas y admirables instituciones sociales que
la creatividad y el ingenio humano hayan construido. Las empresas de hoy son diferentes de
las de ayer y, probablemente, mañana y en el futuro lejano se presentarán diferencias
todavía mayores. No existen dos empresas semejantes, pues su principal característica es la
diversidad: las empresas tienen tamaños y estructuras organizacionales distintos.
 LAS EMPRESAS COMO ORGANIZACIONES
SOCIALES
En la moderna sociedad en que vivimos casi todo el proceso productivo se realiza dentro de lo que llamaremos
organizaciones. Nuestra moderna sociedad industrializada se caracteriza por estar compuesta de organizaciones.
Existen tres razones que explican la existencia de las organizaciones:
1. Sociales: las personas son seres gregarios que necesitan relacionarse con otras personas para vivir.
2. Materiales: las personas se organizan para conseguir lo que jamás lograrían aisladas:
a) Aumento de habilidades: las organizaciones permiten que las personas amplíen sus habilidades y ejecuten sus
funciones con más eficiencia que si estuviesen trabajando solas.
b ) Reducción de tiempo: las organizaciones tienen gran capacidad de reducir el tiempo requerido para lograr un
objetivo.
c) Acumulación de conocimientos: las organizaciones disponen de medios para que las personas aprovechen la
experiencia y la vivencia de los demás.
3. Efecto sinérgico: las organizaciones presentan un efecto multiplicador de las actividades de sus miembros.
CONCEPTO DE ORGANIZACIONES

Las organizaciones "son unidades sociales (o agrupaciones humanas) construidas

intencionalmente y reconstruidas para alcanzar objetivos específicos.
Existen organizaciones diseñadas especialmente para conseguir ganancias que les permitan
auto sostenerse con los excedentes de las operaciones financieras y proporcionar retorno de
la inversión o de capital; también existen organizaciones cuyo objetivo primordial no es el
lucro.
CARACTERISTICAS DE LAS EMPRESAS

1. Las empresas están orientadas a obtener ganancias: aunque el objetivo final de

las empresas sea producir bienes o servicios, su propósito inmediato es conseguir
utilidades, es decir, obtener el retorno financiero que supere el costo.
2. Las empresas asumen riesgos: los riesgos implican tiempo, dinero, recursos y
esfuerzo. Las empresas no trabajan en condiciones de certeza.
3. Las empresas son dirigidas por una filosofía de negocios: los administradores
generales de la empresa toman decisiones acerca de mercados, costos, precios,
competencia, normas del gobierno, legislación, coyuntura económica, relaciones con
la comunidad, y sobre asuntos internos de comportamiento y estructura de la
empresa.
CARACTERISTICAS DE LAS EMPRESAS

4. Las empresas se evalúan generalmente desde un punto de vista contable: el enfoque contable
es importante, pues las inversiones y los retornos deben registrarse, procesarse, resumirse y
analizarse de manera simplificada, y medirse en términos de dinero.

5. Las empresas deben ser reconocidas como negocios por las demás organizaciones y por las
agencias gubernamentales: son requeridas por otras empresas que les suministran entradas,
consumen sus salidas e incluso compiten con ellas o les cobran intereses e impuestos.

6. Las empresas constituyen propiedad privada, que debe ser controlada y administrada por sus
propietarios, accionistas o administradores profesionales.
CONCEPTO DE SISTEMA
Un sistema es:
a) Un conjunto de elementos (que son partes u órganos componentes del sistema), esto es,
los subsistemas;
b) Los elementos se interrelacionan de manera dinámica (esto es, interacción e
interdependencia) y forman una red de comunicación y relaciones, en función de la
dependencia recíproca entre ellos;
c) Desarrollan una actividad o función (que es la operación, actividad o proceso del
sistema);
d) Para lograr uno o más objetivos o propósitos (que constituyen la finalidad para la que
fue creado el sistema).
Para funcionar, el sistema requiere los siguientes parámetros:
a) Entradas o insumos (inputs): todo sistema recibe o importa del ambiente externo
insumos necesarios para funcionar.
b ) Operación o procesamiento: todo sistema procesa o convierte sus entradas a través de
sus subsistemas.
c) Salidas o resultados (outputs): todo sistema coloca en el ambiente externo las salidas o
resultados de sus operaciones o procesamiento.
d) Retroacción o retroalimentación (feedback): retorno o entrada de nuevo al sistema de
parte de sus salidas o resultados, que influyen en su funcionamiento.
Existen dos tipos de retroalimentación:
• Retroalimentación positiva: estimula la
entrada de insumos en el sistema, agiliza o
incrementa sus operaciones y, en consecuencia,
produce más salidas o resultados.
• Retroalimentación negativa: si la acción del
sistema es exagerada y va más allá de lo
necesario, la retroalimentación negativa actúa
para impedir o restringir la entrada de insumos,
frenar y reducir sus operaciones y, por
consiguiente, producir menos salidas o
resultados.
MISIÓN ORGANIZACIONAL
La misión representa esta finalidad o propósito. En otras palabras, la misión es la razón
esencial de ser y existir de la organización y de su papel en la sociedad. La misión
organizacional no es definitiva ni estática, pues experimenta cambios a lo largo de la
existencia de la organización.
La misión incluye los objetivos esenciales del negocio. Cada organización tiene una misión
específica de la cual se derivan sus objetivos organizacionales principales
VISIÓN ORGANIZACIONAL
La visión es la imagen que la organización define respecto a su futuro, es decir, de lo que
pretende ser. Muchas organizaciones exponen la visión como el proyecto que les gustaría
ser dentro de cierto periodo; por ejemplo, cinco años. De esta manera, la visión
organizacional indica cuáles son los objetivos que deben alcanzarse en los próximos cinco
años, para orientar a sus miembros en cuanto al futuro que la organización pretende
transformar.
OBJETIVOS DE LAS EMPRESAS
Los objetivos naturales de una empresa son:
• Satisfacer las necesidades de bienes y servicios que tiene la sociedad.
• Proporcionar empleo productivo a todos los factores de producción.
• Aumentar el bienestar de la sociedad mediante el uso económico de los factores de
producción.
• Proporcionar un retorno justo a los factores de entrada.
• Crear un ambiente en el que las personas puedan satisfacer una parte de sus
necesidades humanas normales.
 RECURSOS DE LAS EMPRESAS

a) Físicos o materiales: Los recursos materiales

constituyen el espacio físico, los predios, los
edificios y los terrenos, el proceso productivo, la
tecnología que los orienta y los métodos y
procesos de trabajo dirigidos a la producción de
bienes y servicios elaborados por la empresa.
RECURSOS DE LAS EMPRESAS
b) Financieros: se refieren al dinero -en
forma de capital, flujo de caja (entradas y
salidas), empréstitos, financiación, créditos,
etc.- de disponibilidad inmediata o mediata
para enfrentar los compromisos de la
empresa. También influyen los gastos
derivados de las operaciones de la empresa,
inversiones de terceros y toda forma de
efectivo que pase por la tesorería o la caja de
la empresa.
RECURSOS DE LAS EMPRESAS
c. Humanos: son las personas que ingresan,
permanecen y participan en la empresa,
cualquiera que sea su nivel jerárquico o la
tarea que desempeñen. Los recursos humanos
se distribuyen en el nivel institucional de la
empresa (dirección), en el nivel intermedio
(gerencia y asesoría) y en el nivel
operacional (técnicos, empleados y obreros,
además de los supervisores de primera línea).
RECURSOS DE LAS EMPRESAS

d. Mercadológicos: medios que la

empresa utiliza para localizar, entrar
en contacto e influir en sus clientes
o usuarios. En este sentido, los
recursos mercadológicos incluyen
también el mercado de
consumidores y los clientes de los
productos o servicios ofrecidos por
la empresa.
RECURSOS DE LAS EMPRESAS
e. Administrativos: medios
empleados en la planeación,
organización, dirección y control de
las actividades empresariales.
Incluye todos los procesos de toma
de decisiones y distribución de
información necesaria, además de los
esquemas de coordinación e
integración utilizados por la empresa.
 NIVELES ORGANIZACIONALES DE LA EMPRESA
• Nivel institucional: es el nivel estratégico; corresponde a
lo más elevado de la empresa y está compuesto de los
directores, propietarios o accionistas y los altos ejecutivos.
• Nivel intermedio: se denomina gerencial. Se encarga de la
articulación interna de los dos niveles situados en la cima
y en la base de la organización empresarial,
respectivamente.
• Nivel operacional: también denominado nivel técnico o
núcleo técnico, está localizado en las áreas inferiores de la
empresa y se relaciona con los problemas asociados a la
ejecución cotidiana y eficiente de las tareas y operaciones
de la empresa.
PAPEL DEL ADMINISTRADOR

• La profesión de administrador es muy variada. Si es un supervisor de primera línea, situado

en el nivel operacional de la empresa, requiere estar más orientado hacia las rutinas, normas
y procedimientos que regulan la actividad de los subordinados
• Si es un gerente situado en el nivel intermedio, precisa estar más orientado hacia la
elaboración de planes tácticos, la organización de actividades, la dirección de determinados
órganos o departamentos y el control de los resultados.
• Si es un director situado en el nivel institucional de la empresa, requiere orientarse hacia las
demandas del ambiente externo y la adecuación de la empresa en conjunto, para aprovechar
las oportunidades que debe entrever y enfrentar las amenazas y contingencias que debe
prever en ese ambiente, teniendo en cuenta las fuerzas y limitaciones de su empresa.