Clase 5 Semana 6 (Admiistracion de Procesos y Contratos)

Mapa de procesos
Los mapas de procesos se usan para demostrar

visualmente todos los pasos y las decisiones de un
proceso concreto. Un mapa de procesos o diagrama
de flujo describe el flujo de los materias y la
información, presenta las tareas asociadas a un
proceso, muestra las decisiones que deben tomarse
a lo largo de la cadena e indica cuáles son las
relaciones fundamentales entre los pasos del
proceso.
¿Por qué usar un mapa de procesos?
Crear un mapa de procesos ayuda a organizar

los procesos y hace que la información sea
visible para todos. Al crear un mapa de
procesos o diagrama de flujo, estás
produciendo un ejemplo visual del proceso
para entenderlo mejor y ver cuáles son las
áreas que se pueden mejorar.
El propósito de los mapas de procesos
El propósito de un mapa de procesos es mejorar la

eficiencia de las organizaciones y los negocios. Los
mapas de procesos brindan información valiosa sobre
un proceso, ayudan a los equipos a realizar lluvias de
ideas para mejorar procesos, aumentan la comunicación
y ofrecen documentación de procesos.
Los mapas de procesos identificarán cuellos de botella,
repeticiones y demoras. Ayudan a definir los límites del
proceso, quién es el líder y quién es responsable del
proceso y las mediciones de eficacia o métricas del
proceso.
Comprensión de los procesos
Uno de los propósitos de los mapas de procesos es

aumentar la comprensión de un proceso. El
siguiente diagrama de flujo es un buen ejemplo del
uso de mapas de procesos para entender y optimizar
un proceso.
Muchos sectores de un negocio emplean diagramas
similares para comprender procesos y mejorar la
eficiencia de los mismos, tales como el sector de
operaciones, finanzas, la cadena de suministro,
ventas, marketing y contabilidad.
Los mapas de procesos y diagramas de flujo se usan para:
•Aumentar la comprensión de un proceso.

•Analizar cómo se puede mejorar un proceso.
•Mostrar a otros cómo se realiza un proceso.
•Mejorar la comunicación entre los individuos que participan en el mismo proceso.
•Brindar documentación de procesos.
•Planificar proyectos.
Los mapas de procesos pueden ahorrar tiempo y simplificar proyectos porque:
•Crean y agilizan el diseño del proyecto.

•Ofrecen una comunicación visual efectiva de ideas, información y datos.
•Ayudan a resolver problemas y tomar decisiones.
•Identifican problemas y posibles soluciones.
•Se pueden crear rápidamente y son asequibles.
•Muestran procesos divididos en pasos y usan símbolos que son sencillos de seguir.
•Muestran secuencias y conexiones detalladas.
•Muestran un proceso completo de principio a fin.
Preparación para crear mapas de procesos
Es importante incluir a todos los involucrados en el

proceso: empleados, proveedores, clientes y supervisores.
Todos los que participan deben entender claramente
cuáles son los objetivos del proceso, aceptar las fechas
de entrega y tener algún conocimiento sobre la creación
de mapas de procesos básicos.
Los pasos para crear un mapa de procesos
•Paso 1: Identifica el problema:
• ¿Cuál es el proceso que se debe visualizar?
Escribe su nombre en la parte superior del documento.
Uno de los aspectos más cruciales del proceso es incluir

a quienes están más familiarizados con su
funcionamiento interno. La aportación de las principales
Reúne a tu equipo
partes interesadas garantiza que el mapa del proceso sea
exhaustivo y que no se omitan detalles o
consideraciones importantes.
•Paso 2: Realiza una tormenta de ideas de todas las actividades que estarán involucradas:
En este punto, ordenar los pasos no es importante, pero puede ayudarte a recordar los pasos
necesarios para tu proceso.
Decide qué nivel de detalle deseas incluir. Determina quién hace qué y cuándo se hace.
•Paso 3: Establece los límites:
• ¿Dónde o cuándo comienza el proceso?
• ¿Dónde o cuándo se detiene el proceso?
INICIO
LO IMPORTANTE
FIN
•Paso 4: Determina y ordena los pasos:
• Es útil usar un verbo para comenzar la descripción. Puedes mostrar el

flujo general o cada decisión o acción detallada.
•Paso 5: Dibuja símbolos básicos de diagramas de flujo:
• Cada elemento de un mapa de procesos está representado con un símbolo específico de los
diagramas de flujo, que en conjunto representan los símbolos de los mapas de procesos:
• Los óvalos muestran el principio o el final de un proceso.

• Los rectángulos muestran una operación o actividad que debe llevarse a cabo.
• Las flechas representan la dirección del flujo.
• Los diamantes muestran un punto donde se debe tomar una decisión. Las flechas que se
desprenden de los diamantes, por lo general, tienen la etiqueta "Sí" o "No".
Solo una flecha sale del recuadro de una

actividad. Si se necesita más, probablemente
debas usar un diamante de decisión.
•Paso 6: Finalizar el diagrama de flujo del proceso
Revisa el diagrama de flujo con los otros interesados

(miembros del equipo, empleados, supervisores,
proveedores, clientes, etc.) para asegurarte de que todos
estén de acuerdo
Asegúrate de haber incluido información gráfica

importante, como un título y una fecha, para que sea
fácil tener una referencia.
Preguntas útiles:
• ¿El proceso se está ejecutando como debería?

• ¿Seguirán los miembros del equipo el proceso descrito?
• ¿Todos están de acuerdo con el flujo del mapa de procesos?
• ¿Hay algo que sea redundante?
• ¿Hay algún paso que falte?
Mejorar su proceso
Aplique las técnicas y herramientas de mapeo que

identificó en el paso anterior. Si las mejoras y
sugerencias van a tener un amplio impacto en el
proceso, evite aplicarlas todas a la vez. Priorice las
mejoras. Comience con algo pequeño para evitar
posibles interrupciones en el proceso. Supervise las
mejoras. Determine si son necesarias más mejoras
PROCESO INICIO / FIN
DECISION
CONECTOR
DOCUMENTO DEMORA
ALMACEN ARCHIVOS
MULTI DOCUMENTO CONECTOR fuera de pagina

Tipos de diagramas de flujo
Existen cuatro tipos de diagrama de flujo en base a la orientación de su representación:
Horizontal. El flujo de operaciones va de derecha a izquierda,

según el orden de la lectura. Es el modelo más común.
Vertical. El flujo y la secuencia de operaciones van de arriba

hacia abajo. Se trata de una lista ordenada de operaciones
según su propósito.
Panorámico. Representan el proceso entero en una sola carta,
emplea tanto el modelo vertical como el horizontal.
Arquitectónico. Describe el itinerario de trabajo de

una persona o una forma sobre su área de trabajo.
Normas previas a la realización de un diagrama de flujo
Antes de iniciar la elaboración de un diagrama de flujo deben contemplarse los siguientes pasos:
Identificar las
tareas
principales del
proceso junto Definir
con su autor y qué objetivos
contexto. perseguirá el
diagrama de Identificar
flujo. quién habrá de
leerlo y en qué Elegir el nivel
sentido de detalle y los
límites respecto
al proceso
entero
Ventajas de un diagrama de flujo
Los diagramas de flujo tienen las siguientes ventajas:
Favorecen la
comprensión visual
de los procesos, al
Ilustran modelos y
representarlos de
procesos
manera simple.
profesionales de Permiten el estudio
manera creativa. detenido de las etapas de
los procesos y la definición
de los instantes
problemáticos o riesgosos,
Sirven el propósito
sin tener que pedagógico de
contemplarlos en vivo. educar empleados
recientes.
Desventajas de un diagrama de flujo
Los diagramas de flujo tienen las siguientes desventajas:
Su aparente sencillez
puede enmascarar
variables de tipo No sirven para
impredecible o representar todo tipo
contextual que solo de procesos, o bien se
pueden verse in situ. quedan cortos en
algunos casos de Pueden ser laboriosos
en su elaboración, dado
extrema complejidad.
que carecen de la
capacidad sintética de Un error en la
la palabra escrita. simbología puede
hacer inviable el
diagrama entero
Flujograma para cocinar papas
Preparar si
Inicio Frito
Freír
papas
no
Flujograma para cocinar papas
Para el proceso de preparar papas se si
debe decidir si será Frito o Hervido,
una vez que se tomo la decisión se Hervir ¿Salado? Agregar sal
debe ver si esta salado o no, si esta
salado se avanza al proceso de no
Agregar sal y el ultimo proceso de
servir, dando fin, en caso de que no servir
este salado se avanza al proceso de
servir, dando fin.
Fin
Flujograma de un restorán
¿Mesa SI
Cliente entra Recepcionista Se entrega Se hace
Inicio al restorán
disponible
lleva la gente a
?
la mesa el menú pedido
No
Pedido
Cliente menú
espera Cocinero
El cliente entra al restorán, turno prepara
pregunta si hay mesa
disponible, si no hay el cliente
deberá esperar a que se
desocupe una, si hay el Mozo sirve
Boleta
recepcionista lleva a la gente a
la mesa, se entrega el menú, se
hace el pedido, el cocinero lo Mozo
Cliente Cliente
prepara, el mozo lo sirve, el Fin entrega
paga come
cliente come, luego se entrega boleta
la boleta, el cliente paga y se
termina el proceso

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El propósito de un mapa de procesos es mejorar la

Uno de los propósitos de los mapas de procesos es

•Aumentar la comprensión de un proceso.

•Crean y agilizan el diseño del proyecto.

Es importante incluir a todos los involucrados en el

•Paso 1: Identifica el problema:

• ¿Cuál es el proceso que se debe visualizar?

Escribe su nombre en la parte superior del documento.

Uno de los aspectos más cruciales del proceso es incluir

• ¿Dónde o cuándo comienza el proceso?

• ¿Dónde o cuándo se detiene el proceso?

• Es útil usar un verbo para comenzar la descripción. Puedes mostrar el

• Los óvalos muestran el principio o el final de un proceso.

Solo una flecha sale del recuadro de una

Revisa el diagrama de flujo con los otros interesados

Asegúrate de haber incluido información gráfica

• ¿El proceso se está ejecutando como debería?

Aplique las técnicas y herramientas de mapeo que

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Existen cuatro tipos de diagrama de flujo en base a la orientación de su representación:

Horizontal. El flujo de operaciones va de derecha a izquierda,

Vertical. El flujo y la secuencia de operaciones van de arriba

Arquitectónico. Describe el itinerario de trabajo de

Los diagramas de flujo tienen las siguientes ventajas:

Los diagramas de flujo tienen las siguientes desventajas:

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