Vicepresidencia de Administración y Finanzas

VP:Lic. J/Escalona
 

ORGANIZACIÓN
ORGANIZACIÓN
Y
Y
PLAN OPERATIVO ANUAL
PLAN OPERATIVO ANUAL

AGOSTO 2023
ORGANIZACIÓN
 ORGANIZACIÓN DE LAS INSTITUCIONES

 Koontz y Weihrich (1999), la definen como la

identificación, clasificación de actividades
requeridas, conjunto de actividades necesarias
para alcanzar objetivos, asignación a un grupo de
Concebido como actividades a un administrador con poder de
organización y no autoridad, delegación, coordinación, y estructura
como parte del organizacional ...
proceso
La  Peter Drucker, la organización es: "[... ] un
administrativo.
Organización grupo humano, compuesto por especialistas
que trabajan juntos en una tarea común. ... En
cuanto a los propósitos, señala que es el hombre
Miembros.
quien desea crear una
Normas. determinada organización.
Elementos  Otros la conceptualizan como una estructuras
de la administrativas y sistemas administrativos
Un grupo
Organización
de tareas. creadas para lograr metas u objetivos con el
apoyo de las propias personas, o con apoyo del
talento humano o de otras características.
Recursos.
Un fin. Objetivo o
propósito a cumplir por
el que nace
la organización. El término organización posee usos
múltiples, unos autores lo ven como todas
las tareas que ejecuta un participante y
otros la perciben como una estructura de
funciones o puestos formalizados.
 Una institución es una forma de organización social, sea
de tipo privada o pública, que cumple una función específica
en la sociedad, y que obedece a unas normas y una
estructura de roles que sus miembros deben respetar para • Instituciones políticas.
cumplir su misión.
• Instituciones jurídicas.
• Instituciones legislativas.
• Instituciones académicas y
científicas.
• Instituciones económicas.
• Instituciones financieras.
• Instituciones religiosas.
Tipos de
Institución
Institución

• Instituciones Publicas .
• Instituciones Privadas.

Representa la forma en que

Que significa cada tarea o acción a
Organización de efectuar dentro de la
las Instituciones institución se ejecuta, con el
fin de materializar las metas
o propósito para lo cual se
creó la institución.
 Establecimiento de los estatutos sociales o actas constitutivas.

Creación de los reglamentos internos.

Como se logra
la
Organización Códigos de ética o códigos de conducta.
de las
Instituciones?
Estructura organizativa.

Filosofía de gestión.

Política de gestión en materia de recurso o talento humano.

Manuales de cada una de las áreas que conforman la estructura de la

organización . Así como planes institucionales y de mejoramiento
continuo.
 FILOSOFÍA DE GESTIÓN.

QUIEN SOMOS MISION

• Una organización de la • Es lo que haces para

actividad aseguradora alcanzar tu propósito en
venezolana, con más de 100 VISION un periodo de tiempo. VALORES
años de experiencia en el
mercado, que se traducen • EJEMPLO
en seguridad y confianza • Es la realidad que le • Somos una empresa • Son los que apoyan la
para nuestros clientes, gustaría ver a la empresa pionera en el mercado visión de esta, dan forma
ofreciendo una amplia gama entorno al mundo, sus a la misión y la cultura,
asegurador venezolano,
productos y servicios, clientes y ella misma. comprometida socialmente reflejando los estándares
basados en las necesidades con nuestros asegurados, de la empresa.
del pueblo venezolano • EJEMPLO ofreciéndoles productos y Los valores, creencias,
• Ser la empresa servicios adecuados a las filosofía, principios son la
aseguradora número uno necesidades de la esencia y la identidad de
en Venezuela, reconocida población, orientados a una empresa.
y aceptada por nuestros promover una cultura de
clientes por la eficiencia, excelente calidad de • EJEMPLO
eficacia, calidad de servicio, que permite • Compromiso
servicio y confianza; fortalecer y contribuir al • Sentido de Pertenencia
generando día a día la desarrollo del país. • Respeto
seguridad y bienestar • Trabajo en equipo
social que requieren
• Transparencia
nuestros asegurados.
• Ética
• Responsabilidad
• Solidaridad
• Honestidad
 CONCEPTOS BASICOS

Estructura Organizacional.

Es un conjunto de reglas, sobre la división de las tareas, las responsabilidades y

competencias a desarrollar dentro de una organización.

Importancia de la Estructura Organizacional.

Suministra métodos para que se puedan desarrollar las actividades eficientemente con
un mínimo esfuerzo.

Reduce y elimina la duplicidad de esfuerzos al delimitar funciones y

responsabilidades

Línea directa de comunicación. Directa y sin intermediarios, busca la mayor

rapidez posible en las comunicaciones entre los diferentes niveles.

Mejora el ambiente laboral.

Reduce costos y aumenta la productividad.

Permite lograr los Objetivos.

Descentralización de las decisiones y estas se delegan a los órganos y cargos

especializados.
PLANIFICACIÓN
 ASPECTOS LEGALES DE LA PLANIFICACIÓN
CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

Artículo 299:

El Estado conjuntamente con la iniciativa privada promoverá el desarrollo armónico de la economía

nacional con el fin de generar fuentes de trabajo, alto valor agregado nacional, elevar el nivel de vida de
la población y fortalecer la soberanía económica del país, garantizando la seguridad jurídica, solidez,
dinamismo, sustentabilidad, permanencia y equidad del crecimiento de la economía, para lograr una
justa distribución de la riqueza mediante una planificación estratégica democrática participativa y de
consulta abierta.

LEY ORGÁNICA DE PLANIFICACIÓN PÚBLICA Y POPULAR

Artículo 44:

El Plan Estratégico Institucional es el instrumento a través del cual cada órgano y ente del Poder Público
establece los proyectos, objetivos, metas, acciones y recursos dirigidos a darle concreción a los
lineamientos plasmados en el Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación, según las
orientaciones y señalamientos de la máxima autoridad jerárquica de la Administración Pública Nacional,
Estadal o Municipal: o a los Poderes Legislativo, Judicial, Electoral o Ciudadano al cual corresponda,
actuando de conformidad con la ley.
 LEY ORGÁNICA DE
PLANIFICACIÓN PÚBLICA Y POPULAR

Artículo 52 “DEFINICIÓN”
Los planes operativos son aquellos formulados por los órganos y entes del Poder Público y las
instancias de participación popular, sujetos a la presente Ley, con la finalidad de concretar los
proyectos, recursos, objetivos y metas, trazados en los planes estratégicos. Dichos planes tendrán
vigencia durante el ejercicio fiscal, para el cual fueron formulados.

Artículo 58 “ SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN”

Corresponde al Presidente o Presidenta de la República, por órgano del Ministerio del Poder Popular
con competencia en materia de Planificación Pública, realizar el seguimiento y evaluación del Plan
Operativo Anual Nacional, sin perjuicio de las prerrogativas conferidas en la Constitución de la
República y la ley, a los Poderes Legislativo, Judicial, Electoral, Ciudadano, Estadal, Municipal y
Popular.

Artículo 78
Los planes operativos anuales de los órganos y entes del Poder Público son aquellos que integran los
objetivos, metas, proyectos y acciones anuales formulados por cada órgano y ente del Poder Público,
a los fines de concretar los resultados y metas previstas en su correspondiente plan estratégico,
actuando de conformidad con la ley y demás normativas aplicable.

El Plan Operativo Anual referido en el presente artículo, sirve de base y justificación para la obtención
de los recursos a ser asignados en la cuota presupuestaria de cada órgano y ente al cual corresponda.
PLAN OPERATIVO
ANUAL
El Plan Operativo Anual sirve de base y
justificación para la obtención de los
recursos a ser asignados a la
Administración Pública Nacional en la
Ley de Presupuesto del ejercicio fiscal
al cual corresponda, de conformidad
con las orientaciones financieras y de
disciplina fiscal establecidas por el
Ejecutivo Nacional y las disposiciones
de la ley que rige sobre la
administración financiera del sector
público.
 COMPONENTES DE UN
PLAN OPERATIVO ANUAL INSTITUCIONAL

• Acciones Centralizadas: Son aquellas acciones que no son

posibles definir en términos de proyectos, pero que son
necesarias para garantizar el funcionamiento de las instituciones
públicas, así como el cumplimiento de los otros compromisos del
Estado. Sus recursos no son directamente asociados a un único
proyecto. Se constituye como una categoría presupuestaria al
mismo nivel de los proyectos.
• Proyecto: Expresión sistematizada de un conjunto delimitado
de acciones y recursos que permiten, en un tiempo
determinado, el logro de un resultado especifico para el cual fue
concebido. Este resultado puede estar dirigido a satisfacer las
necesidades y demandas de la población o mejorar los
procesos y sistemas de trabajo del sector público en su
conjunto.

• Acciones Específicas:
 En el proyecto: Son aquellas operaciones concretas, suficientes,
medibles y cuantificables anualmente.
 En las acciones centralizadas: Son aquellas que detallan las
actividades que realiza un organismo público en pro de su
funcionamiento, así como el cumplimiento de los otros compromisos
del Estado.
 ACCIÓN
PROYECTO
CENTRALIZADA
Expresión sistematizada de un Son aquellas que no es posible
conjunto delimitado de acciones y definir en términos de proyectos,
recursos que permiten, en un pero necesarias para garantizar
tiempo determinado, el logro de un el funcionamiento de las
resultado especifico para el cual Instituciones Públicas, así como
fue concebido. el cumplimiento de otros
compromisos del Estado.
Acción específica
Aquellas operaciones concretas, Acción específica
suficientes medibles y
cuantificables anualmente, Detallan las actividades
necesarias para lograr el resultado que realiza la Institución en
esperado. pro de su funcionamiento
Tarea
Actividades necesarias para
completar una acción especifica.
 Tarea 1
Acción específica 1
PROYECTOS

Acción específica 2
Tarea 2

Acción específica n
PROYECTO n

Dirección y coordinación de los gastos Recursos Humanos

POAI de los trabajadores

Administración

Previsión y protección
ACCIONES Operaciones
Social
CENTRALIZADAS

Relaciones Institucionales

Gestión Administrativa
Consultoría jurídica

(Unidades Administrativas)
 INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO
DEL FORMULARIO DEL POAI:

Datos generales

En este espacio del formulario se describe todo lo relacionado con las 13.- Objetivo Estratégico : Especifique el Objetivo Estratégico del Ministerio
características fundamentales de las acciones tales como: del Poder Popular de Economía y Finanzas con el cual se vincula el desarrollo
de las actividades descritas.
1. Año: Indique año de inicio de las Actividades.
14.Política Institucional: Especifique la Política Institucional del Ministerio
2. Despacho/Oficina/Dirección: Indique la Unidad ejecutora o responsable sin
del Poder Popular de Economía y Finanzas con el cual se vincula el
abreviaturas.
desarrollo de las actividades descritas.
3. Despacho de Adscripción: Señale el nombre del despacho al que está
15.Objetivo de la Unidad: Describa el objetivo general planteado que aspira
adscrita la Unidad.
lograr la unidad, durante el ejercicio fiscal en el marco de sus competencias
4. Tipo de Unidad: Especifique el nivel de la Unidad Ejecutora (Apoyo, y de los objetivos trazados en el Plan de la Nación.
Estratégico ó Medular) según sea el caso.
18.Proceso: Indique la actividad o evento a realizar para un fin determinado,
5. Persona Responsable: Indique el nombre completo de la persona responsable que permita el desarrollo de una acción.
de la ejecución de la actividad, conforme a la designación formal realizada por
19.Actividades: Indique las operaciones que deben realizarse para obtener la
la máxima autoridad.
meta establecida cumpliendo con el objetivo propuesto y concretando el
6. Cargo del Responsable: Indique el nivel del ejecutor o responsable. resultado del proceso planteado. El principio de la redacción deberá estar en
7. Teléfono: Escriba el número telefónico local y celular donde se pueda infinitivo, ejemplo: establecer, conformar, verificar, definir, entre otros.
contactar al gerente del proyecto. 20.Factor de Peso: Cuantifique el peso o importancia que tiene cada actividad
8. E-MAIL: Indique la dirección de correo electrónico de las personas para el logro del proceso planteado. El valor de la ponderación de cada
responsable. acción debe estar comprendido entre el rango de cero (0) a uno (1) y la
sumatoria de todas las ponderaciones de las acciones del proyecto deben ser
9. Objetivo Histórico: Especifique el Objetivo Histórico del Plan de la Nación
igual a uno (1).
con el cual se vincula el desarrollo del proyecto.
21.Meta: Cuantifique el producto que espera alcanzar con la realización de la
10.Objetivo Nacional: Especifique el Objetivo Nacional del Plan de la Nación
actividad descrita.
con el cual se vincula el desarrollo de las actividades descritas.
22.Unidad de Medida: Cuantifique la meta total por cada actividad planteada.
11.Objetivo Estratégico: Especifique el Objetivo Estratégico del Plan de la
Ejemplo: toneladas, hectáreas, unidades, metros cuadrados.
Nación con el cual se vincula el desarrollo de las actividades descritas.
23.Programación Mensual de las Metas: Distribuya mes a mes la
12.Objetivo General: Especifique el Objetivo General del Plan de la Nación con
programación de la meta planteada por actividad.
el cual se vincula el desarrollo de las actividades descritas.
24. Total Meta Física: Indique la sumatoria del total de la programación física
de la meta planteada por actividad.
PROCESO es un conjunto de actividades planificadas que implican la
participación de un número de personas y de recursos materiales
coordinados para conseguir un objetivo previamente identificado.

ACTIVIDAD: es una parte de un proceso, es una fase o etapa que agrupa a

un conjunto de trabajos o tareas es decir un conjunto de labores que
realiza una persona diariamente.

TAREA: es la realización de una actividad u obligación.

 INFORME DE GESTION
TRIMESTRAL

INSTRUCCIONES PARA LA
ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN
DEL INFORME
CONSOLIDADO

UNIDAD:  

RESPONSABLE:  

TRIMESTRE:   PRIMER TRIMESTRE 2023

FECHA:  

NORMAS DE CONTROL INTERNO (LOCGRSNCF)

Articulo 8°.- Los sistemas de control interno deben ser estructurados de acuerdo con
las premisas siguientes:

a) Corresponde a la máxima autoridad jerárquica de cada organismo o entidad

establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno, y en general
vigilar su efectivo funcionamiento.

Asimismo, a los niveles directivos y gerenciales les corresponde garantizar el eficaz

funcionamiento del sistema en cada área operativa, unidad organizativa, programa,
proyecto, actividad u operación, de la cual sean responsables.
 ACTIVIDADES PROGRAMADAS Y METAS ALCANZADAS:

Meta Ejecución Variación

Factor
Nº Actividades (Primer Trimestre) Producto Programada Desviación
Peso Física % Física
Trimestre %
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Extraer y copiar literalmente las actividades, el producto, el

factor peso y las metas trimestrales contenidas en la ficha del
POAI 2023
 ACTIVIDADES PROGRAMADAS Y METAS ALCANZADAS:

Meta Ejecución Variación

Factor
Nº Actividades (Primer Trimestre) Producto Programada Desviación
Peso
Trimestre Física % Física
%
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Colocar solamente y cuantitativamente el numero de productos alcanzado en

el trimestre la tabla esta configurada para establecer el porcentaje de la
ejecución física y la variación física y porcentual
 ACTIVIDADES PROGRAMADAS Y METAS ALCANZADAS:

Meta Ejecución Variación

Factor
Nº Actividades (Primer Trimestre) Producto Programada Desviación
Peso Física % Física
Trimestre %
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

El resultado de las desviaciones, se presentaran de

tres (03) maneras:
1. Negativa = Sub ejecución
2. Positiva = Sobre ejecución DESVIACION
DE LA META
3. Igual = Meta cumplida
 DESVIACIONES EN LAS METAS
PROPUESTAS

POR CADA META DESVIADA SE DEBERA ESTABLECER:

a. Causa:

b. Justificación:

c. Efectos:

d. Acciones Correctivas:
a. CAUSA:
Es argumentar los hechos o razones que ocasionan las desviaciones en la
ejecución de las actividades que impiden el logro de las metas
programadas.

b. JUSTIFICACIÓN:
Son los elementos probatorios de los hechos o razones argumentadas,
tales: Memos, Minutas, Puntos de Cuenta o Información, Instrucciones,
Correos, etc.)

c. EFECTOS:
Es el efecto, impacto y consecuencia de las metas no ejecutado para la
empresa.

d. ACCIONES CORRECTIVAS:
Son las tomas de decisiones para corregir las desviaciones, estableciendo
un lapso de tiempo para la ejecución de las mismas.
 ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS
NO PROGRAMADAS EN EL POAI

• SON TODAS LAS ACTIVIDADES, QUE EJECUTAN Y GENERAN LOGROS DE METAS Y

OBJETIVOS , QUE SE ASIGNAN A LAS UNIDADES, QUE INICALMENTE NO FUERON
PREVISTAS EN LA FORMULACION DEL POAI.

• ESTAS ACTIVIDADES DEBERAN EVALUARSE A LOS EFECTOS DE ESTABLECER SU

INCLUSION O NO EN LAS MODIFICACIONES DEL POAI
 SANCIONES LEGALES

Artículo 83 (Ley Orgánica de Planificación Pública y Popular )

Las máximas autoridades jerárquicas y los niveles directivos y gerenciales con la
responsabilidad de intervenir en los procesos de planificación de los órganos y entes del
Poder Público, serán responsables por los actos, hechos u omisiones que realicen en
contravención a los deberes y obligaciones establecidas en la presente Ley y demás
normativas aplicables.  

Artículo 84 (Ley Orgánica de Planificación Pública y Popular )

Los funcionarios públicos y funcionarias públicas y responsables de la formulación, ejecución,
seguimiento, evaluación y control de los planes en la presente Ley, que incumplan con las
obligaciones previstas en la misma, serán objeto de sanción de acuerdo con lo establecido en la
Ley del Estatuto de la Función Pública y la Ley contra la Corrupción, sin menoscabo de las
actuaciones que corresponden a la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de
Control Fiscal.

Artículo 91. (LOCGRSNCF)

Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal, y de lo que dispongan otras leyes,
constituyen supuestos generadores de responsabilidad administrativa los actos, hechos u
omisiones que se mencionan a continuación:
10. La falta de planificación, así como el incumplimiento injustificado de las metas señaladas
en los correspondientes programas o proyectos.
LA PLANIFICACION SIN UN TRABAJO EN
EQUIPO NO LOGRA LOS OBJETIVOS
 GRACIAS…

DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN,
PRESUPUESTO, ORGANIZACIÓN Y
MÉTODO

VP/LIC. JESÚS ESCALONA

2022/2023