TÉCNICA DE

COMUNICACIÓN EFECTIVA
SESIÓN 1:

Conceptos y elementos
de la comunicación
Técnica de comunicación efectiva

Desarrollo de Sistemas
de Información
TABLA DE
CONTENIDOS

01 La empresa y
su organización
02 La información en la
empresa

03 El proceso de
comunicación
04 La comunicación
en la empresa
01
La empresa y
su organización
“Las personas necesitamos comunicarnos. La comunicación
nos permite transmitir información y compartir ideas.
¿Sabías que la comunicación es un factor determinante
en la empresa para conseguir el éxito? ¿Sabías que una
comunicación efectiva mejora la competitividad de la
empresa y su adaptación al entorno?”

IESTP “San Juan”

LA EMPRESA Y SU ORGANIZACIÓN
Cualquier actividad humana necesita estar
organizada para conseguir los objetivos que Una empresa es un grupo de
se propone. Pensemos, por ejemplo, en un personas y bienes materiales
grupo de amigos que se disponen a preparar y financieros que, con ánimo
una fiesta con el fin de recaudar fondos para de lucro, se organiza con el
hacer un viaje: unos se encargan de la objetivo de obtener
música; otros, de acondicionar el local; beneficios a través de la
otros, de comprar la comida y la bebida, etc. venta de bienes o de prestar
Todos desarrollan una función y tienen una servicios en el mercado.
responsabilidad para conseguir el objetivo
que se han propuesto.

IESTP “San Juan”

Componentes de la empresa

EL GRUPO HUMANO BIENES LA

ECONÓMICOS ORGANIZACIÓN
Dentro de este grupo Es el conjunto de
podemos distinguir tres
Son limitados y pueden ser relaciones de
subgrupos diferenciados:
 Los propietarios o socios. bienes tangibles (que se coordinación, de
 Los administradores o pueden tocar) , o bienes comunicación y de
directivos. intangibles (que no se autoridad que ordenan la
pueden tocar.
 Los trabajadores o actividad del grupo
empleados. humano.

IESTP “San Juan”

Caso práctico

Acabas de empezar a trabajar en el departamento

administrativo de una empresa dedicada a la fabricación
e instalación de computadoras. ¿Sabrías clasificar los
siguientes elementos básicos de la empresa en la que
trabajas indicando a qué clase pertenece cada uno?

 El almacén de materias primas.

 Los empleados.
 Las relaciones de autoridad entre los jefes de sección
y los empleados.

IESTP “San Juan”

Caso práctico:
Solución
 Bienes económicos: el almacén de materias primas y
el equipamiento de las oficinas.

 Grupo humano: el empresario dueño de la empresa y

los empleados.

 Organización: las relaciones de autoridad entre los

jefes de sección y los empleados, y los canales de
comunicación.

IESTP “San Juan”

La organización empresarial
La estructura de una organización empresarial está condicionada por una serie de principios
organizativos básicos. Los más importantes son los que se muestran en la siguiente figura:

División del trabajo Jerarquía

Es la línea de autoridad en toda la empresa. Crea
Consiste en dividir un proceso complejo en distintos niveles jerárquicos en los que se realiza y
tareas individuales más pequeñas controla el trabajo.

Especialización Motivación
Al dividir el trabajo, cada persona se especializa Es una actitud personal que eleva el compromiso de
en un tipo de tareas, lo que da lugar a una mayor los trabajadores con la empresa, en consecuencia,
productividad y eficiencia. influye en su productividad.

Autoridad Participación
Es el poder que se ejerce para que una persona
Es el grado de compromiso que los trabajadores
pueda mandar sobre otra o sobre un grupo de
muestran en su trabajo habitual.
personas.

IESTP “San Juan”

Tipos de organización
En el marco de las empresas se dan dos tipos fundamentales de organización: una organización formal, establecida por la dirección
de la empresa, y otra de carácter informal, que surge de los intereses comunes de los grupos informales que se originan entre las
personas dentro de la empresa.

Es la estructura que las empresas disponen de manera intencionada para

su organización. En ella se ajustan con exactitud cada uno de los Ejemplo: Laura trabaja en la
elementos que forman parte de la empresa. sección de atención al cliente
del departamento comercial de
La organización formal define los límites de las actividades de cada la sucursal en Lima de una
individuo, fija la responsabilidad, la autoridad y el área de actuación de conocida empresa de
cada trabajador para que no haya interferencias con el resto de los
FORMAL componentes de la empresa.
telecomunicaciones.

Surge por sí misma cuando las personas que trabajan en la empresa se Ejemplo: En la empresa de Laura ha
relacionan de manera espontánea. Entre los empleados se establecen organizado un campeonato de fulbito
relaciones personales que influyen en la comunicación, la toma de interno en el que los trabajadores,
decisiones y el control. Las personas se relacionan socialmente, asumen independientemente de su categoría
ciertos roles dentro del grupo y crean canales informales de profesional, pueden formar parte de
comunicación. un equipo.
INFORMAL

IESTP “San Juan”

Organización y departamentalización
La departamentalización consiste en definir la organización formal de la empresa por departamentos y puestos de trabajo, así
como las relaciones entre ellos.

FUNCIONAL
Según las funciones que vaya a
desarrollar la empresa.
PRODUCTOS O SERVICIOS
Según los que ofrezca la empresa. CRITERIOS DE
DEPARTAMENTALIZACI TERRITORIAL
ÓN
Según las áreas geográficas en las
que actúa la empresa.
PROCESOS DE FABRICACIÓN
Según los procesos de producción de
la empresa.

IESTP “San Juan”

Organigramas elementales
El organigrama es la representación gráfica de la organización formal de una empresa
o entidad pública.

Los organigramas contienen los siguientes elementos:

 Nombre del departamento, funciones, puestos de trabajo y/o

nombre y cargo de los trabajadores y responsables de la sección.
 Relaciones jerárquicas.
 Flujos de comunicación o transmisión de datos.

IESTP “San Juan”

En función del tipo de organización que adopte cada empresa, puede haber
hasta tres diferentes tipos de organigrama:

Jerarquíca
La autoridad está centralizada, es directa y
únicamente fluye del superior al
subordinado. Las líneas de comunicación
son estrictas.

Funcional.
Los subordinados tienen varios jefes que
están especializados en diferentes
funciones y dictan órdenes e instrucciones
en su campo de competencia.

IESTP “San Juan”

En función del tipo de organización que adopte cada empresa, puede haber
diferentes tipos de organigrama:

Mixta o jerárquico-funcional
Tiene una estructura central jerárquica con
mayor especialización a través de unidades
de apoyo formadas por especialistas,
denominadas staff.

IESTP “San Juan”

02 La información en la
empresa
“La información es un recurso muy valioso para las
empresas. Contar con la información necesaria en el
momento justo y utilizarla de distintas formas en función
de los objetivos puede suponer una gran ventaja
competitiva.”

IESTP “San Juan”

La importancia de la información en la
empresa
La información es un factor de vital Un sistema de información
importancia para la toma de decisiones. Si la es el método de gestión de la
información es fiable y completa, las información que, mediante
decisiones serán correctas, pero si la la colaboración entre
información no es cierta o es incompleta, las personas, tecnologías y
decisiones que se tomen pueden ser procedimientos, sirve para
inadecuadas. apoyar en la toma de
Para que cada miembro de la organización decisiones
realice sus tareas de manera apropiada, la
empresa tiene que establecer un sistema de
información que ordene los flujos, los datos
y los mensajes que quiere que circulen.

IESTP “San Juan”

Elementos que componen los sistemas de
información:
Usuarios
Las personas que reciben y comunican la
información.

Información
Los datos estructurados, de manera que tengan un
significado para los usuarios

Soportes
Los medios técnicos utilizados para almacenar, procesar y comunicar la información. Se puede
distinguir entre equipos (hardware) y programas de tratamiento de la información (software).

IESTP “San Juan”

03 El proceso de
comunicación
“La información es un recurso muy valioso para las
empresas. Contar con la información necesaria en el
momento justo y utilizarla de distintas formas en función
de los objetivos puede suponer una gran ventaja
competitiva.”

IESTP “San Juan”

La importancia de la información en la empresa
Es habitual que se confundan los conceptos de comunicación e información, ya que están fuertemente interconectados y en ocasiones
son difíciles de distinguir.

01. 02.
Mientras que informar consiste en dar La comunicación actúa en dos direcciones, de
una noticia o un informe, la ida y de vuelta: alguien emite un mensaje, otra
comunicación es un proceso más persona lo recibe, lo hace suyo y reacciona
complejo, en el que dos o más personas transmitiendo al emisor inicial el resultado o
se relacionan con el fin de transmitir, las consecuencias provocadas por el mensaje.
compartir o intercambiar cualquier tipo La información, en cambio, actúa en una
de información. única dirección.

IESTP “San Juan”

COMUNICACIÓN
¿Qué es?
Podemos definir la comunicación como el
proceso en que dos o más personas intercambian
mensajes utilizando unos canales y códigos
comunes que ambos conocen y que actúan de
soporte en el traspaso de la información.

IESTP “San Juan”

Elementos del proceso de comunicación
En todo proceso de comunicación, sea oral o escrito, intervienen una serie de elementos
indispensables:

EMISOR RECEPTOR MENSAJE FEEDBACK

CONTEXTO CÓDIGO CANAL

IESTP “San Juan”

Etapas del proceso de comunicación
Hemos definido el proceso de comunicación como una acción de doble sentido, que actúa tanto en dirección
de ida como de vuelta entre el emisor y el receptor del mensaje. Dentro de este proceso podemos distinguir las
siguientes etapas

IESTP “San Juan”

Tipos de comunicación
VERBAL NO VERBAL INDIVIDUAL COLECTIVA

Cuando la transmisión Es el conjunto de todos los Cuando el mensaje parte Aquella en la que existen
del mensaje se realiza mensajes que se transmiten de un solo emisor hacia varios emisores y/o varios
a través de la palabra. de forma paralela o un único receptor. receptores.
(Oral o escrita) independiente al uso de las
palabras.

DIRECTA DIFERIDA INTERNA EXTERNA

Cuando el mensaje llega Cuando el mensaje llega La que se establece entre La que se produce entre los
al receptor en el mismo al receptor en
momento en que el los miembros de una miembros de una empresa
un momento posterior al misma empresa. y otras personas ajenas a
emisor lo transmite. de su emisión. ella.

IESTP “San Juan”

04 La comunicación
en la empresa
“En el marco de la empresa, la función de la comunicación
es intercambiar información entre los miembros que la
componen y establecer contactos con otras empresas y
con los clientes.”

IESTP “San Juan”

Flujos de información en la empresa
Si consideramos la empresa como una red de comunicaciones, esto
es, como un conjunto de puntos entre los que se transmite
información, podemos diferenciar varios tipos de flujos de
información.

Los flujos de información pueden darse en sentido horizontal (entre

puntos al mismo nivel de la estructura jerárquica) o en sentido
vertical (entre niveles diferentes, de abajo arriba o de arriba abajo).

Además, las empresas intercambian información con los distintos

agentes de su entorno. A este tipo de intercambios se los denomina
flujos externos de información.

IESTP “San Juan”

Tipos de flujos de información en la empresa
Dentro de la empresa se pueden distinguir tres tipos de flujos de la información:

LINEALES DE STAFF FUNCIONALES

IESTP “San Juan”