Política Cero Papel

OPTIMIZACIÓN DEL PAPEL
PRESENTACIÓN:
LIC. RICARDO ESPINOSA BONILLA COMUNICADOR ORGANIZACIONAL Y SOCIAL- PUCE
ESPECIALISTA EN SEGUROS - IPBF
EX DIRECTOR DE GESTIÓN DEL CAMBIO Y CULTURA – SECOB

EX COORDINADOR ADMINISTRATIVO FINANCIERO - CPCCS
EX COORDINADOR RELACIONES INTERNACIONALES- CPCCS
ESPECIALISTA GESTIÓN DEL CAMBIO Y PROCESOS EN SENAIN – MAE
OPTIMIZACIÓN DEL PAPEL
• DECRETO EJECUTIVO 372, PUBLICADO EN REGISTRO OFICIAL SUPLEMENTO 234 DE 4 DE MAYO DE 2018. ART. 11. mintel
• Acuerdo Ministerial Nro. MDT-2018-0081, publicado en el Registro Oficial No. 245 de 21 de mayo de 2018 – Norma Técnica
para la Evaluación y Certificación de la Calidad del Servicio Público
• LEY PARA LA OPTIMIZACION Y EFICIENCIA DE TRAMITES ADMINISTRATIVOS Ley 0 Registro Oficial Suplemento 353 de
23-oct.-2018 Estado: Vigente LEY ORGANICA PARA LA OPTIMIZACION Y EFICIENCIA DE TRAMITES ADMINISTRATIVOS
ASAMBLEA NACIONAL REPUBLICA DEL ECUADOR Oficio No. SAN-2018-1614 Quito 16 de octubre de 2018
Política cero papel
Es la sustitución de los procesos y flujos documentales en papel por
soportes y medios electrónicos y digitales los que se sustentan en la
utilización de procesos tecnológicos de TIC`s y de telecomunicaciones
Cero Papeles en las oficinas
 Reducción sistemática del uso del papel
 Es una consecuencia de la Administración Electrónica para
almacenamiento de archivos en soportes electrónicos.
 No se concibe una eliminación radical del papel
 El Estado no puede negar que para el servicio a la ciudadanía se niegue la
utilización de canales presenciales y en papel.
Pasos para pasar de modelo
papel a electrónico.
 PRIMERA FASE: Uso exclusivo del papel: administración manual
 SEGUNDA FASE: Uso exclusivo del papel, administración apoyada en
aplicaciones tecnológicas.
 TERCERA FASE: Combinación de papel con documentos digitalizados,
administración apoyada en aplicaciones TIC´s.
 CUARTA FASE: Combinación de papel ý documentos digitalizados con
documentos electrónicos, administración apoyada en aplicaciones TIC´s.
 QUIINTA FASE: Uso exclusivo de documentos electrónicos
Beneficios de una política cero
papel
 Aumento de la productividad y rapidez para gestionar y localizar archivos
 Procesos y servicios más eficaces y eficientes
 Optimización de recursos.
 Aplicación de las Buenas Prácticas de Gestión Documental
 Disminución de Costos y tiempos de respuesta
 Optimización del Acceso a la información
 Eliminación de duplicidad de documentos y procesos
Beneficios de una política cero
papel
 Beneficios ambientales como reducción de residuos contaminantes,
contaminación, emisión de CO2 y recursos como agua, energía y árboles.
 Desarrollo sostenible
 Reducir necesidades de espacio para almacenamiento.
 Mejora el entorno de comunicación y transmisión de información
internamente y con las demás entidades
 Para la ciudadanía mejoran tiempos de espera, seguimiento,
relacionamiento y atención.
¿Cómo hacer realidad una oficina
Cero Papel?
 Cultura Organizacional y TH.
 Procesos y Procedimientos
 Normativa Interna y de Gestión Documental.
 Herramientas de gestión tecnológica apoyadas por el Gobierno
 Promoción de buenas prácticas para optimización del papel
 Gestores o líderes para fomentar las prácticas
 Implementación de la Firma digital
 Formalizar el compromiso de la entidad por la optimización del papel
¿Cómo hacer realidad una oficina
Cero Papel?
 Campañas comunicación
 Indicadores de gestión.
 Diagnósticos
 Promoción
 Esforzarse por nuevos hábitos
 Promover implementación herramientas de tecnología : intranet, portales,
redes sociales y correo institucional y
red interna.
 Promover herramientas de colaboración: medidas de seguridad, espacios
virtuales,
REDUCIR, REUTILIZAR, RECICLAR
 Fotocopiar e imprimir lo menos posible. Si se necesita fotocopiar o
imprimir preguntarse si es factible y admisible hacerlo en dos caras.
 Procesos y Procedimientos.
 Utilizar ambas caras de la hoja.
 Utilizar impresoras con función doble cara o dúplex de forma automática.
 Usar fotocopias a doble cara.
 Para revisión de documentos con versión de borradores, en caso de
requerir imprimir, usar la función de la impresora que permita ajustar dos
páginas en una hoja y reducir el tamaño de la letra.
 Promover el uso de herramientas de apoyo virtuales: espacios electrónicos
tipo Skype, Zoom, Microsoft Teams.
REDUCIR, REUTILIZAR, RECICLAR
 Promover el uso del correo electrónico de manera responsable.
 Verificar la configuración de los documentos y los formatos antes de enviar a
imprimir documentos finales con el fin de aprovechar espacio
 Revisar los borradores en pantalla, antes de imprimir.
 Reutilizar el papel por la cara en blanco
 Evitar copias e impresiones innecesarias
 Guardar cambios constantemente y no impresos en el computador.
 Capacitar internamente a los servidores y funcionarios sobre el uso correcto de
impresoras
 Reciclaje del papel a través de políticas.
 Uso de la intranet

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