Plan de Difusión

PLAN DE DIFUSIÓN
La Difusión es la forma en que damos a conocer el proyecto.

Las estrategias a utilizar dependerán de las características de cada

proyecto; para poder entregar un buen mensaje es importante
atender al diseño y formulación del proyecto, donde definimos
objetivos, destinatarios, actividades, tiempos.

Nuestro proyecto puede ser muy bueno, pero si el público, medios de

comunicación, agentes y organizaciones relevantes del medio
cultural no lo conocen, será como si no existiera.

Para una difusión efectiva no basta un par de acciones aisladas como

mandar correos electrónicos o pegar afiches, sino un verdadero
plan que abarque distintos canales de difusión, donde cada uno
tiene requerimientos y estrategias distintas.
Un Plan de difusión debe contar con un período definido de acción y
de gradualidad en el tiempo.

Debe abarcar por lo menos dos meses, incrementando los medios y

canales de difusión durante las semanas y días cercanos al
desarrollo del proyecto, para generar mayor impacto.

Poder coordinar acciones conjuntas en diversos escenarios de acción

(en la vía pública, en contacto directo o en los medios de
comunicación) permitirá sumar fuerzas al mensaje, intentando
generar un lenguaje común en estos escenarios y, por ende, en la
recepción del público.
Para una adecuada difusión el mensaje debe ser
claro,
preciso
unificado
y coherente,
… entregando la información que se quiere hacer llegar con un estilo
propio, ya sea en el mensaje como en su difusión.

El ideal es contar en el equipo con una persona especialista en el tema,

como un periodista o relacionador público. Si no se cuenta con uno, el
productor o gestor del proyecto también puede aprender como
hacerlo. Lo importante es entender que debe ser un trabajo
sistemático, casi un pequeño proyecto en sí mismo.
 En el caso que se trate de una actividad periódica que se pretende
proyectar en el tiempo, la difusión tiene un doble objetivo:
 por una parte, difundir la actividad (ejemplo: Primer Festival de Bandas
Juveniles) y,
 por otra, posicionar la actividad en general (ejemplo: Importancia de la
existencia de bandas juveniles).

El plan de difusión debe incluir la definición de los objetivos en cuanto

a difusión del evento específico:
a. el público al que se quiere llegar: masivo, específico, etc…
b. los recursos con que se cuenta para ello: personal especializado,
infraestructura de oficina, espacios publicitarios en vía pública, etc…
c. y un cronograma que establezca las actividades que involucra el
plan de difusión y su tiempo de realización.
 Cronograma del Plan de difusión
Duración del proyecto Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4

Creación del mensaje de campaña X

Vía pública

Diseño impresos (afiche, volantes, pendones, invitaciones, etc.) X

Impresión impresos X

Distribución afiche X

Diseño e impresión de pendones X

Redes

Enviar correo electrónico X

Distribuir invitaciones X

Medios de comunicación

Elaborar base de datos X X

Elaborar comunicado de prensa X

Enviar general comunicado de prensa X

Envío comunicado a revistas X

Envío comunicado a radios X

Envío comunicado a diarios X

Envío comunicado a canales TV X

Visita a radios X X

Visita a TV X X
¿Cómo redactar un texto eficaz?
 El Instituto Cervantes brinda una serie de pautas a la hora de abordar
la creación textual con el ánimo de construir un escrito eficaz:

 - El tema debe ser de interés.

 - Los contenidos han de desarrollarse con claridad.
 - La forma de tratar el tema tiene que ser adecuado al contenido.
 - La presentación del tema permitirá al lector captar lo esencial sin dificultad.
 - El estilo ha de resultar atractivo por la variedad de expresión elegida.

En una construcción ordenada del texto, el productor debe tener en

cuenta la mejor forma de articular los contenidos temáticos
propuestos; determinar el tipo de texto y su posible extensión; y
finalmente tener presente la cohesión textual (ir abordando
conceptos y temas de manera ordenada a lo largo del texto).
 ¿Cómo redactar un Comunicado de Prensa?

El comunicado de prensa, generalmente, es el documento que elabora la Institución con

los datos relevantes del hecho que desea difundir y que se entrega a los periodistas
cuando se realiza una Conferencia de Prensa o se difunde después de realizada la
actividad.

Se puede estructurar sobre la base de la redacción de las noticias que responde a

las 6 preguntas básicas: Qué, quién, cuándo, dónde, por qué, para qué

 QUÉ ha sucedido: es la esencia del hecho. Es necesario describir con precisión

el suceso que se está relatando.

 QUIÉN: cuáles son los protagonistas. Hay que describir a los protagonistas,
explicar quienes son los que realizan la acción y distinguirlos de los
secundarios, que comparten la acción.

 CUÁNDO: el momento, la circunstancia temporal del acontecimiento. Si se

puede, debe precisarse la fecha en que ha ocurrido el hecho y la hora precisa,
o el lapso de días, semanas o meses.
 DÓNDE: en qué lugar se produjo el hecho. Es Fundamental señalar el lugar exacto:
comunidad, barrio, ciudad. Y si es una zona amplia, se puede describir para dar más
detalles del lugar.

 POR QUÉ: las causas o razones del acontecimiento o las motivaciones que originaron la
acción

 CÓMO ha sucedido. Hay que tratar de contar cómo se desarrolló el hecho, tratando de
establecer un comienzo, desarrollo y final. Explicar, si es necesario, las acciones
preliminares al hecho.

 PARA QUÉ: explicar la finalidad o los objetivos del hecho acontecido.

Una de las formas más conocidas de redacción del Comunicado de Prensa es según la “pirámide
invertida”. Esto significa que lo más importante es lo que se pone primero (que puede ser
cualquiera de las seis preguntas), y a continuación se responde a las siguientes, según el orden de
importancia.

Debe ser vendible, actualizado, breve, claro y completo. En el caso de temas culturales, además se
espera originalidad y que genere expectativas sobre lo que va a suceder.
 Conferencia de prensa: lo convoca la institución

a) Identificación de voceros y de mensajes claves:

Antes del evento se debe tener claridad en cuáles son los objetivos esperados
para el mismo, por lo tanto, saber quién será el vocero y cuál es el mensaje clave
que desea comunicar.

El o los mensajes claves serán el hilo conductor del evento.

b) Convocatoria La invitación a los periodistas – previa realización de base de

datos- se realiza por medio de una convocatoria, que se realiza a través de:
 Pauta de prensa: es poner la actividad en agencias de noticias.
 Invitación física que se envía a la dirección del medio (ver punto anterior)
 Invitación digital que se envía al mail personal de cada periodista
Cuando la invitación se realiza a una actividad más privada, debe hacerse
nominativa.
 Conferencia de prensa: lo convoca la institución

c) Carpetas y comunicado de prensa:

Cuando se trata de una reunión privada o de difusión de prensa, es necesario

preparar previamente información de apoyo para los asistentes.

El documento se puede imprimir en el papel institucional, y si no se tiene, en

papel carta donde se incluya en la parte superior el logo.

En el comunicado debe ir claramente identificada la institución, teléfonos,

correos electrónicos y dirección para responder a posteriores dudas o
contactos.

d) Preparación del lugar: audio probado, revisar las presentaciones, data

show, determinación de los voceros…
 Plan de Medios
El equipo de comunicación deberá plantearse estas preguntas:

• Determinar qué queremos conseguir, cuáles son nuestros objetivos

• Decidir a quién vamos a dirigir nuestra comunicación

• Pensar cuál es la idea que queremos transmitir

• Fijar el presupuesto con el que contamos (cuánto)

• Seleccionar los medios apropiados y su frecuencia de uso

• Ejecutar el plan de medios y medir su impacto

Definir estrategia en medios de comunicación
tradicionales según mensaje y segmento
Pasos para elaborar un plan de medios:

• Decidir de los objetivos de los medios: alcance, frecuencia,

impacto (cuándo usar radio, cuándo prensa escrita, etc…)
• Estrategia de medios: alcance versus presupuesto
• Selección de medios
• Programación y distribución del presupuesto
• Evaluación de cumplimiento de objetivos
 Formatos periodísticos
 Nota: Pieza breve que entrega la información básica
del tema, cuidando especialmente la claridad, precisión
y efectividad del mensaje.

Entrevista: Diálogo con un personaje en el cual se

le da la oportunidad de expresar sus ideas,
sentimientos y opiniones. La entrevista siempre
estará también determinada por el punto de vista
del periodista, pero es el formato que le da más
espacio a las opiniones e ideas de las personas.
Reportaje: Pieza más extensa que pretende abordar un tema en
profundidad, señalando sus distintos aspectos y aristas. Los reportajes
pueden ser informativos o interpretativos en el área cultural, donde
casi no se realizan reportajes de investigación (más ligados al ámbito
político y económico.

Un reportaje informativo es aquél que entrega el máximo de

información posible que sea verificada, de manera que el destinatario
acceda a un panorama completo del tema en cuestión.

Un reportaje interpretativo es aquél que además de entregar

información intenta ponerla en contexto, explicarla y relacionarla con
otros fenómenos de manera que el lector no sólo tenga una mirada
informada, sino también un punto de vista y la capacidad de
comprender el alcance y la importancia de un tema.
Para que un reportaje funcione siempre hay que contar una
“historia”. Por eso, muchas veces, cuando se trata de hablar
de un proyecto de arte hay que buscar elementos narrativos
que sirvan para convertirlo en una historia.
 Reseña crítica o artículo de opinión : Comentario
sobre el tema que entrega información
fundamental pero filtrada por el punto de vista del
autor. En este caso el lector debe encontrar
elementos informativos básicos, pero, sobre todo,
una opinión que le permita formarse un juicio.
 Cómo seducir a los medios de comunicación

 Contar una “historia”, buscar el factor humano, una

curiosidad, un aspecto novedoso que sea de interés
para el periodista.

 En periodismo todo se convierte en hechos. Es decir,

algo que se comunica es un hecho o noticia.

Nunca olvidar que “pauta” compite con muchas otras más

Por ello que vamos a considerar como criterios los
elementos que el periodismo evalúa para determinar si
un hecho es noticioso y, por ello, si merece publicarse.

 Un proyecto cultural no necesariamente tiene que

tener todos los elementos, pero debería tener algunos
de ellos o, al menos, uno de estos elementos
desarrollado en profundidad.
 Considerar aspectos que desde el medio serán
valorados, como:

Actualidad
Que el hecho esté sucediendo y que esté conectado con
otros temas que están en el aire en ese momento. Es decir,
que responda a una sensibilidad del momento.
Un proyecto cultural o un personaje del proyecto que
además de tener actualidad en el tiempo está conectado con
la sensibilidad del momento es más interesante de comunicar.
 Ej: Vacaciones de invierno es una oportunidad para presentar cartelera
cultural para niños. Sensibilidad del momento.
 Novedad
 Que el hecho o personaje plantee elementos nuevos, algo
diferente, algo que no se haya sabido o visto antes. O que
combine elementos ya conocidos de una manera inédita, que
“resignifique”.
 Proximidad
 Que el tema suceda en un lugar cercano geográfica o emocionalmente,
un lugar conectado con la vida del destinatario. O que sea un personaje
con el se identifica la gente pues responde a su idiosincracia.

 Un proyecto cultural es más interesante siempre para los habitantes

del lugar en donde se realiza y que pueden participar directamente en
él.

 La prensa local privilegiará siempre aquellos proyectos que suceden en

el lugar donde se encuentran sus lectores o que involucran a
personajes relevantes en el circuito local.

Ej: Teatro a Mil en Ruinas de Huanchaca, Antofagasta.

Entregas de Maletín Literario en regiones.

 Relevancia
 Que el tema esté asociado con instituciones o personas
influyentes o que involucre a un grupo social amplio.
 Proyectos de asociatividad postulan a mayor relevancia.

Ej: Nueva exposición en MNBA

Feria Internacional del Libro de la Estación Mapocho

 Consecuencia
 Que el tema o hecho tenga consecuencias. Es decir, en el
caso de un proyecto cultural, que las cosas no sean igual
después de proyecto, que algo cambie, ya sea en el
entorno social o dentro de su área cultural. Es decir, que
marque un precedente. También proyectos que se
plantean en el tiempo, como bienales, encuentros
teatrales, que proponen continuidad y periodicidad.

Ej: Festivales de Cine, Ferias del Libro.

 Interés humano
 Que el proyecto tenga elementos que capten emocionalmente
al público, es decir, que toque la sensibilidad amplia

 Ejemplo:

Maletín Literario

 http://www.youtube.com/watch?v=EKqRxxspjUc
 Ejemplo de Plan de Difusión:

Feria del Libro de Ñuñoa

INFORME DE GESTIÓN
Cámara Chilena del Libro

1) OBJETIVOS

 Informar a la opinión pública de las

actividades y oferta literario
cultural de la Feria del Libro de
Ñuñoa.

 Dar a conocer a la comunidad de

Ñuñoa y de las comunas vecinas la
realización de la Feria del Libro.

 Contribuir al posicionamiento de la
CCHL como entidad preocupada de
promover el libro y la lectura.
2) ESTRATEGIA
 Desarrollar un plan de difusión, de acuerdo a la oferta ferial, que permita
dar difusión a las actividades en los diferentes medios de comunicación.
 Utilizar medios comunales para difundir principales actividades de la Feria
 Trabajar coordinadamente con la Municipalidad de Ñuñoa.
 Generar contactos con municipios de Providencia, Peñalolén y Macul para
difundir actividad a través de sus canales.
 Desarrollar trabajo específico con auspiciadores (Cooperativa, Metro y
Mega).

3) PÚBLICO OBJETIVO
 Socios Cámara
 Comunidad cultural y literaria
 Habitantes de las comunas de Ñuñoa, Providencia, Peñalolén y La Reina
4) MENSAJES CLAVES

 La Feria del Libro Ñuñoa tiene este año atractivas actividades para toda la
familia, especialmente para los niños y tercera edad.
 Esta versión ha ampliado considerablemente su espacio para trasformarse
en un panorama completo para toda la familia con diversos espacios
artísticos.
 La Cámara Chilena del Libro y la Municipalidad de Ñuñoa están
fuertemente comprometidos con el fomento de la lectura y la actividad
cultural.
 Base de Datos periodistas cultura, panoramas y suplementos literarios
(Radio, TV y prensa escrita).
 Contacto con medios comunales de Ñuñoa y Peñalolén.
 Apoyo con contenidos a segmento especial en página web de Cámara.
 Envío de carpetas de prensa a revistas y suplementos con 15 días de
anticipación.
5) PRINCIPALES ACCIONES DESARROLLADAS :
… por agencia de comunicación, por Departamento de Comunicaciones…

1ª Etapa- Pre-evento:
 Comunicación directa con medios auspiciadores (Cooperativa y Metro) para
coordinar difusión en segmentos específicos.
 Recopilación de información y programa de la Feria para carpeta de prensa
presentaciones de libros, actividades artístico-culturales.
 Desarrollo de contenidos para Metro, previa conversación con XXX, a
publicarse en pantallas internas de los carros y página web.
 Redacción de comunicado de prensa para inauguración, revistas
quincenales y semanales, Ñuñoino, web Corporación cultural de Ñuñoa
2ª Etapa- Evento:

 Enviar comunicado de prensa y foto de la inauguración a diferentes medios.

 Gestión de móvil con CHV para el día de la inauguración y nota para
noticiero Última Mirada.
 Gestión de mención en TV en espacio como Viva La Mañana, sección
“Alfombra Roja”
 Gestión de un promedio de 3 entrevistas radiales diarias.
 Publicación de un promedio de 2 apariciones diarias en prensa escrita.
 Presencia diaria en sitios de internet.
 Desarrollo de estrategia comunicacional frente a temporales vividos en
zona central del país.
 Envío de comunicados de prensa diariamente sobre las distintas actividades
de la Feria.
 Envío de comunicados segmentados por actividad (Cine, niños, música,
lanzamientos libros) a los diferentes medios.
 Envío diariamente de pauta de actividades a todos los medios vinculados
con la cultura.
 Monitoreo diario de apariciones en prensa, a pesar de contar con Video
Report.

3ª Etapa- Post-evento:

 1. Recopilación de todas las publicaciones y menciones acerca de la Feria

en todos los medios de comunicación.
 Difusión a través de redes
sociales
 Razones por las que una organización cultural
debe usar las redes sociales para difundir su
información, actividades, noticias...
Internet y las redes sociales están transformando la
manera de descubrir y experimentar todo tipo de
productos y eventos culturales.

Una institución cultural tiene que estar donde su

público está. Esto es ya una realidad.
 Para encontrarse y relacionarse con su audiencia...
Acercarse a su público y escucharle sólo puede
traer beneficios a una organización cultural.

Las redes sociales son eso, “sociales”: hay que

escuchar, conversar, interactuar...

¡La clave de la fidelización en los social media es la

cercanía y el diálogo con la audiencia!
 Porque en cultura es muy fácil crear contenido
(eventos, noticias, críticas, imágenes, videos...).
Y, por lo tanto, compartirlo. Eso sí, hay que ser
creativo y ofrecer contenido de calidad, original y
atractivo. No conviene saturar al público enviando
la misma información a través de todos los canales.
Cada red social es diferente y, por lo tanto, requiere
una estrategia diferente.
¡Ayuda a la audiencia a mejorar su experiencia
cultural!
 Porque, precisamente por ser fácil, su público ayudará
a difundirlo.
La velocidad viral con la que se pueden difundir
actividades, noticias, recomendaciones en las redes
sociales marca la gran diferencia con los medios
tradicionales. ¡Los seguidores en las redes sociales
pueden ser los mejores aliados en la difusión de una
organización cultural!
 Para descubrir las opiniones y gustos de su audiencia.
El público podrá comentar lo que le ha gustado y lo que no
de la última exposición, concierto, representación...

 No hay que tener miedo a las opiniones negativas: que

una organización cultural no esté en redes sociales, no
significa que la gente no hable de ella. Al ignorar estos
espacios de los medios sociales, se pierde la posibilidad
de mejorar y reaccionar.
 Para llegar a un público nuevo al que, de otro
modo, sería difícil llegar.

Por ejemplo, los jóvenes, personas de otras

ciudades... Además, las redes sociales se organizan
en bases a “intereses”, por lo que la segmentación
es extraordinaria.
 Porque los medios sociales pueden mejorar el
posicionamiento web de la organización cultural.

 Además, permiten medir y analizar las campañas de

comunicación con gran precisión (número de followers,
número de clics, tráfico web, tasas de conversión...).
 Porque las redes sociales proporcionan contactos
profesionales.
 Permiten conectar, por ejemplo, con artistas, creadores
y otras organizaciones culturales.
 Son espacios perfectos para conocer proyectos y que
surjan propuestas de colaboración.
 También permiten conectar a la audiencia con expertos
que trabajan en la institución.
 Porque no es gratis, pero el costo de las acciones en
medios sociales es muy inferior a las campañas de
comunicación en los medios tradicionales.
 Y en cultura ¡el presupuesto casi siempre es reducido!
 Estas plataformas permiten realizar acciones que en el
mundo analógico resultan mucho más costosas por lo
que, en contra de lo que muchos piensan, son perfectas
para las instituciones culturales de tamaño pequeño-
mediano.
 Estrategias de redes sociales
 ¿Por qué y cuando una organización debe estar en redes sociales?

 Para atender a su comunidad (usuario/cliente): contactar por Internet es

cada vez más común y sencillo para las personas (sobre todo los jóvenes).

 Como evolución de la presencia en línea: nuevos canales para interactuar

con la comunidad (audiencias).

 Como señal de actualidad: estar en las redes sociales es sinónimo de estar al

día, independiente del sector o actividad de la organización.

 Para ampliar el alcance de las comunicaciones (nuevos usuarios/clientes) a bajo costo

 Para fortalecer su presencia, su reputación y su nombre.
 Para Obtener feedback continuo de la organización, sus planes y proyectos.
 Etapas de la estrategias de redes sociales
 Objetivo: ¿Para qué?, ¿qué quiero alcanzar?, ¿cuál es la
necesidad?

 Público: ¿Para quiénes?, ¿dónde están?, ¿cómo los ubico?

 El Plan: Investigación y antecedentes, elaboración de
mensajes clave, definición de plataformas, cronogramas,
financiamiento, recursos técnicos y equipo humano.

 Evaluación: Monitoreo del flujo de mensajes y

conversaciones, interacciones.

 Redireccionamiento estratégico: Correcciones, mejoras

 Un servicio de red social es un medio de comunicación social
que se centra en encontrar gente para relacionarse en línea.
Están formadas por personas que comparten alguna
relación, principalmente de amistad, mantienen intereses y
actividades en común y/o están interesados en explorar o
conocer los intereses y las actividades de otros.
 Twitter en Chile

 Es utilizado principalmente para mantenerse informado

 45% de entrevistados dice que informarse es su principal motivación
 25% señala que es para poder debatir y expresar su opinión
 16% lo usa por entretención

 Estudio UDP 2010 perfil de twiteros

 Twitter… difundir la cultura en 140 caracteres
https://twitter.com/Tuiteroscultura

https://twitter.com/search?q=Barrio%20Yungay&src=typd&f=realtime

https://twitter.com/santiagoadicto

https://twitter.com/pehueneditores

https://twitter.com/CamaradelLibro
 Twitter en Chile
https://twitter.com/CentroMori

https://twitter.com/CinetecaChile

https://twitter.com/TeatroMunicipal

https://twitter.com/centroGAM

https://twitter.com/MemoriaChilena
 Facebook para la cultura

https://www.facebook.com/vecinos.barriosaneugenio?fref=ts

https://www.facebook.com/cultura.viva.7?fref=ts

https://www.facebook.com/vecinos.barrioyungay?fref=ts

https://www.facebook.com/CulturaMapocho?fref=ts

https://www.facebook.com/CorporacionCulturalBarrioYungay?fref=ts

https://www.facebook.com/escuelataller.ferminvivaceta?fref=ts
Mis agradecimientos a mi profesora

Andrea Villena Moya