Este documento ofrece recomendaciones para contestar el teléfono de manera profesional en el trabajo. Sugiere identificarse siempre con nombre, área y empresa, escuchar atentamente los motivos de la llamada para responder adecuadamente, y ser cauteloso ante solicitudes de información privada o confidencial. El objetivo es iniciar conversaciones de manera educada y asistir a los clientes de forma efectiva.
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Este documento ofrece recomendaciones para contestar el teléfono de manera profesional en el trabajo. Sugiere identificarse siempre con nombre, área y empresa, escuchar atentamente los motivos de la llamada para responder adecuadamente, y ser cauteloso ante solicitudes de información privada o confidencial. El objetivo es iniciar conversaciones de manera educada y asistir a los clientes de forma efectiva.
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Este documento ofrece recomendaciones para contestar el teléfono de manera profesional en el trabajo. Sugiere identificarse siempre con nombre, área y empresa, escuchar atentamente los motivos de la llamada para responder adecuadamente, y ser cauteloso ante solicitudes de información privada o confidencial. El objetivo es iniciar conversaciones de manera educada y asistir a los clientes de forma efectiva.
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Recomendaciones de atención telefónica
soporte SVA
Cómo contestar el teléfono con
educación Hay muchas situaciones donde debes contestar el teléfono.
Conocer la etiqueta apropiada y desarrollar hábitos de
comunicación buenos son destrezas importantes qué aprender.
Fuente: http://es.wikihow.com/contestar-el-tel%C3%A9fono-con-educaci%C3%B3n 1 Mantén una situación profesional. Cuando estés contestando el teléfono en la oficina, no siempre sabes quién está al otro extremo de la conversación. Podría ser tu jefe, un cliente, uno de tus colegas o hasta un número equivocado. Contestar el teléfono profesionalmente iniciará con el pie derecho cualquier conversación que vayas a tener.
Aún si tienes identificador de llamadas, ¡podría ser tu jefe llamándote desde el
teléfono de un colega! Contestar con “Sí, ¿qué?” le dará las personas la impresión que no quieres mostrar de de tí. Enfócate en la 2 conversación. Deja lo que sea que estás haciendo y toma un momento para prepararte. Usa en tu cara la expresión que quieres proyectar antes de levantar el teléfono. Hace un gran diferencia, ya sea que estés sonriendo, frunciendo el ceño, o aburrido, tu interlocutor lo podrá escuchar en tu tono de voz. 3 Siempre identifícate. Es apropiado contestar el teléfono con tu nombre y tu área o servicio: “Buenos días, gracias por llamar a Soporte SVA. Habla Ricardo Barriga. ¿Cómo puedo ayudarle?”
Si es una llamada interna, y lo sabes, puedes contestar con el nombre del departamento y el tuyo. “Hola, soporte SVA, habla Leslie. ¿Cómo puedo ayudarle hoy?” Esto hará saber a la persona que llama que se ha comunicado con la persona que desea y que está lista para ayudarle. Mantener un tono amable y amigable hará que la llamada sea mucho más placentera para todos.
TIP Siempre proyecta sinceridad, no importa cómo se oiga; el cliente podrá notar la diferencia si eres entusiasta versus si sólo estás leyendo una tarjeta: “Gracias por llamar a soporte sva” se oirá totalmente ridículo si no lo dices con convicción. Contesta con un nivel apropiado de 4 decoro. Trata de no hablar informalmente hasta que sepas quién es tu interlocutor. Si el interlocutor no se presenta, pregunta “¿Con quién tengo el gusto?” Esta es una práctica aceptada que no únicamente le permite al interlocutor saber que lo están tratando personalmente, sino que también te permite a tí tomar nota de a quién debes llamar en caso de tener que contactarlo otra vez o transferirlo a otra línea.
TIP No te enredes en chismes o conversaciones personales. A menos que estés hablando con un colega o un amigo, no debes hacer esto en la oficina. 5 Escucha cuidadosamente. Entérate la razón por la cual la persona está llamando y responde apropiadamente. Si la persona con la que quieren hablar no está o no está disponible, dile al interlocutor: “Lo lamento, Sr. Simpson, el Sr. Omar Cipriano no está disponible ahora. ¿Puedo tomar su mensaje?”
TIP Asegúrate de registrar el nombre de la persona, el número telefónico y el propósito de la llamada. De esta manera, si es una llamada importante, el asunto puede tratarse tan rápida y eficientemente como sea posible. 6 Sé precavido con llamadas que solicitan información. Si el interlocutor solicita detalles acerca de tí o de otros, o de la compañía o área, considera cuidadosamente la situación antes de contestarle.
Aún cuando él te dé su nombre e
identifique su compañía, debes ser precavido, a menos que sepas que es un contacto confiable.
En una situación de la empresa, dí
“Lo siento, señor. La política de la compañía no me permite dar esa información. ¿Me puede especificar porqué requiere esa información?” y haz tu evaluación a partir de eso. Consejos - TIPS • Si tu teléfono tiene identificador, asegúrate de verificar antes de contestar, pero recuerda que puede ser alguien que esté usando el teléfono de otra persona. Lo mismo se aplica cuando tú estés llamando a otra persona.
• Si la llamada es para otra persona, anota todo para que no lo
olvides. Por ejemplo, el número telefónico, el nombre de la persona, la hora de la llamada, por qué llamaron, etc.
• Ten una libreta y pluma a la mano, junto a cada teléfono, para que no necesites salir corriendo en caso de necesitar tomar un mensaje.
• Si es posible, ver a un lugar quieto para que no molestes a otros
con la conversación y para que puedas oír más claramente.
Cómo Conversar Con Cualquier Persona: Mejora tus habilidades sociales, desarrolla tu carisma, domina las conversaciones triviales y conviértete en una persona sociable para hacer verdaderos amigos y construir relaciones significativas.
Cómo Conversar Con Cualquier Persona: Mejora tus habilidades sociales, desarrolla tu carisma, domina las conversaciones triviales y conviértete en una persona sociable para hacer verdaderos amigos y construir relaciones significativas.
