Curso: Gestión documental

 Cuerpo Docente:
Mirta Juana Miranda
Rosa Mabel Dominguez
 Carga horaria:
15 horas en total:
Virtual sincrónico: 9 horas presenciales y 6 horas no presenciales.
Viernes de 18:00 a 21:00. 29/09- 06/10- 20/10- 27/10

 Modalidad de cursada: Híbrida: Virtual y Presencial.

 Contenidos:
Gestión Documental: concepto, historia, objetivos de la GD, Responsabilidades del
gestor de documentos.
Ciencias y Disciplinas auxiliares a la GD, Herramientas y Normativas de la GD.
Unidades de Información y sus características en la gestión de documentos, tipos de
documentos en UI, ciclo de los documentos, Ordenación y clasificación: Normalización.
creación de sistemas de gestión documental y aspectos básicos,
Difusión de la GD.
 Modalidad de evaluación: A través de Plataforma Moodle.
 Bibliografía:

Argentina. Archivo General de la Nación. (2016). Tabla de Plazos Mínimos de

Conservación y Guarda de Actuaciones Administrativas - Resolución 44/2016.
https://www.argentina.gob.ar/normativa/nacional/resoluci%C3%B3n-44-2016-
270156/actualizacion
Argentina. Archivo General de la Nación. (2021). Informes técnicos. Informe
"Identificación, Clasificación y Descripción normalizada" - Periodo 2020-2021.
https://www.argentina.gob.ar/sites/default/files/informe_-_2020-
2021_descripcion_normalizada.pdf
Argentina. Agencia de Acceso a la Información Pública. (2023). Resolución 93/2023:
Dirección de Evaluación de Políticas de Transparencia el Programa de
Transparencia, Gestión Documental y Archivos.
https://www.argentina.gob.ar/normativa/nacional/resoluci%C3%B3n-93-2023-
384188/texto
Bustelo, C. (2007). Gestión de documentos: enfoque en las organizaciones. En: Anuario
ThinkEPI, pp. 141-145. http://eprints.rclis.org/9988/1/Anuario-ThinkEPI-2007-
Bustelo-Gestion-documentos.pdf
Guinchat, C. ; Menou, M.. (1983). Introducción general a las ciencias y técnicas de la
información y de la documentación. París: UNESCO.
https://unesdoc.unesco.org/ark:/48223/pf0000184243
Nayar, L. (2010). La gestión documental. Conceptos básicos. Buenos Aires: Consultora
de Ciencias de la Información. http://eprints.rclis.org/15028/
UNE-ISO 30300. (2023). Información y documentación Gestión de documentos
Conceptos fundamentales y vocabulario. Madrid: Asociación Española de
Normalización.
https://www.une.org/encuentra-tu-norma/busca-tu-norma/norma/?c=N0065289
UNESCO. (2008). Manual de gestión documental. París.
https://unesdoc.unesco.org/ark:/48223/pf0000161073_spa
Zapata Cárdenas, C. A. (2005). Directrices para estructurar un programa de gestión de
documentos en las organizaciones". En: Revista de Ciencias de la Información,
Bibliotecología y Archivística , 1 (2), 97-111.
https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=4296318

Utilizar Mentimeter para elaborar un gráfico sobre tipo de documentos que podemos
encontrar en los archivos, bibliotecas, museos, centros de documentación
Para trabajo final del Módulo:
Desarrollar una propuesta de mejora de un archivo. Puede tratarse de un local, un sector,
un edificio completo destinado a ese uso.
Para ello, deberá tener como punto de partida el estado del archivo y valerse de los
contenidos desarrollados en el Eje nº 2 (tercera parte), el que servirá de apoyo para
proponer las mejoras. Es decir, usted contrastará la teoría con la realidad.
Le sugerimos trabajar realizando una breve descripción de la situación concreta del
archivo a analizar y luego redactar la correspondiente propuesta de mejora en ítems
tales como:
 ubicación y accesos,
 infraestructura e instalaciones,
 iluminación y luminarias,
  condiciones ambientales,
 seguridad y prevención de catástrofes.

Gestión Documental: concepto, historia, objetivos de la GD, Responsabilidades del

gestor de documentos.
Ciencias y Disciplinas auxiliares a la GD, Herramientas y Normativas de la GD.
Unidades de Información y sus características en la gestión de documentos, tipos de
documentos en UI, ciclo de los documentos, Ordenación y clasificación: Normalización.
creación de sistemas de gestión documental y aspectos básicos,
Difusión de la GD.

“La gestión documental consiste en controlar de un modo eficiente y sistemático la

creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los
documentos” (UNE-ISO 15489:2001, Información y documentación – Gestión
documental).

Los documentos (records) se definen como toda información creada o recibida

por los miembros del personal de la UNESCO en el desempeño de sus
tareas para la Organización. Los documentos son testimonio de las acciones y
decisiones tomadas durante la ejecución o el apoyo a las actividades del
programa de la UNESCO. Estos documentos son propiedad de la Organización. La
gestión documental asegura de manera sistemática la creación, organización,
gestión, conservación y eliminación de documentos. El objetivo es asegurar
la eficacia, la responsabilidad y la transparencia en la ejecución y el apoyo a
las actividades del programa de la Organización, proteger los intereses operacionales,
legales y financieros y administrar el conocimiento y la memoria de la UNESCO. El
personal de la UNESCO en las oficinas regionales, en los institutos y en los centros es
responsable de la creación y gestión de los documentos necesarios y precisos,
testimonio de sus actividades, de acuerdo con las normas y reglas de gestión
documental. La dirección es responsable de la buena práctica en gestión documental en
sus unidades y debe asegurarse de que el personal supervisado está informado de
las reglas y de los procedimientos existentes. El conocimiento de las normas
existentes se sigue a través de diferentes medios como el programa de introducción, el
control de entrada y salida de personal, los ciclos de formación continua y la
formación in situ durante la preparación de las transferencias de documentos al
archivo. Ningún documento debe ser destruido sin la aprobación de ARC. Este acuerdo
se alcanza, bien a través de las tablas de conservación preestablecidas y de las
directivas que provienen de la Unidad de Archivo y Gestión Documental, o bien por
medio de un acuerdo especialmente solicitado. 1. RESPONSABILIDADES I.
Estrategias y reglas.

En sus orígenes, el término archivo refería al lugar o espacio físico en el que se

conservaban los documentos. Tanto templos como palacios, se constituían en los
lugares de constitución de estos depósitos. En la Mesopotamia se han hallado gran
cantidad de tablas de barro, ubicadas en estantes de madera y en diferentes salas, que
daban cuenta de la existencia de una sociedad organizada.
Aunque ha pasado el tiempo, aún hoy continúa la tendencia generalizada de considerar
al archivo como un depósito de documentos, desordenados y en completo abandono
que, para cualquier administración, se constituye en un impedimento para la realización
eficaz de un trámite o gestión. Esta situación genera malestar y desconcierto en el
ciudadano común, al enfrentarse a la ineficacia de las administraciones que no pueden
responder a sus demandas legítimas.

¿Qué entendemos por archivo?

En primer lugar, podemos decir que el archivo comprende tres acepciones: como
contenido documental, como institución prestadora de servicio y como continente. Al
respecto, la definición del Diccionario de Terminología Archivística (1993) tiene en
cuenta dichas acepciones al definirlo como:
…el conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus
funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. La institución cultural
donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos
para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. El archivo
también es el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de
documentos.
En ese sentido, también legislaciones de países europeos han aportado definiciones de
archivo, como la Ley Nacional de Archivos de Francia y la Ley del Patrimonio
Histórico de España. La ley francesa establece que el archivo "es el conjunto de
documentos, sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o
recibidos por toda persona física o moral y por todo servicio u organismo público o
privado en el ejercicio de su actividad” (Lodolini, 1993: 145).
Así, constatamos que tanto legislaciones como autores de diversos países desde
mediados del siglo XX confluyen en un común denominador conformado por los
siguientes elementos que permiten elaborar un concepto integral de archivo:
1) Que sea un "conjunto orgánico de documentos, sin importar su fecha, su forma o su
soporte material". Esto significa que el documento, como parte integrante del archivo,
no tiene sentido aislado, sino como parte de un todo estructurado. Su interés reside en su
relación con los documentos que lo preceden o lo suceden, lo que conforma la secuencia
documental.
2) Que sea "producido o generado por cualquier persona física o jurídica, ya sea un
individuo público o privado, o una parte de estos". Es decir que todo documento emana
de un cuerpo, de una institución, de una familia o de una persona.
3) Que sea "creado como consecuencia del ejercicio de la actividad propia o específica
de esa entidad, a través de la tramitación de asuntos diversos, materializada en forma de
documentos, en el transcurso de un proceso lógico, secuencial y natural de los mismos".
De esta manera, el archivo se forma a lo largo del tiempo con los documentos que
prueban las acciones realizadas por una institución. El conjunto de todos los
documentos constituye el fondo documental.
4) Que haya "surgido para cubrir necesidades, primeramente para la gestión
administrativa y en segundo lugar, en el caso de organismos públicos, incluye
información a los ciudadanos". El archivo responde a los requerimientos propios de la
administración, y también de la historia, en relación con el valor, tanto probatorio
documental como informativo, ya sea para la institución productora como para
satisfacer las demandas del potencial usuario externo; en definitiva, la comunidad en
general.
5) Que esté "conservado en forma organizada respetando el orden en el que fueron
creados los documentos, formando un conjunto orgánico". Para lograr sus fines, debe
funcionar según métodos archivísticos sistemáticos y con el debido tratamiento de los
soportes documentales a fin de garantizar su conservación como aspecto inalienable.
Para asegurar este último punto, se deberán respetar los dos principios básicos de la
archivología: el principio de procedencia y el de orden original. El primer principio
sostiene que todos los documentos producidos por una institución deben conservarse
juntos y no mezclarse con los de otras entidades productoras. El principio de orden
original, por su parte, establece que los documentos deberán ser conservados en el
mismo orden en que fueron enviados por sus productores.
Hablar de archivo entonces, implica referir a:

* Contenido: el conjunto de todos los documentos (fondo documental) producidos y

recibidos por una institución física o jurídica, pública o privada, en el ejercicio de
las funciones que le son propias.
*Continente: la estructura física y edilicia (espacio y mobiliario) destinada a la
conservación y organización de los documentales.
*Servicio: que posibilite a las instituciones y a los ciudadanos acceder a la
información contenida en los documentos cuando lo necesitan.
*Archivero: el profesional capacitado y responsable de crear y poner en marcha
políticas y programas archivísticos.
Funciones y misión de los archivos
Las funciones tradicionales de los archivos son tres: recoger, conservar y servir. Estas
funciones, afirma Heredia Herrera, son muy amplias y no podemos limitarlas solamente
a la acción de recogida y almacenamiento de la documentación, sino y muy por
el contrario, actualmente exigen la presencia del archivero desde el momento de la
concepción de los documentos para garantizar el control y tratamiento de la
documentación que se produce, como así también, las medidas de preservación y
perdurabilidad con fines de garantizar el servicio informativo de los datos concretos a
los usuarios del archivo.
Teniendo en cuenta el concepto de archivo que venimos trabajando, sería importante
tener en cuenta que, en la estructura de una institución, el archivo debe constituir una
estructura orgánica y funcional bien diferenciada. La efectividad en el desarrollo de sus
funciones está condicionada por su rango orgánico y por su adecuada adscripción. Es
decir, para que el archivo pueda cumplir con las funciones que le son propias, deberá
tener una ubicación administrativa adecuada y lograr una posición de centralidad con
adscripción directa a los órganos de decisión de la institución a la que pertenece.
Podemos decir que, las funciones que constituyen la misión de un archivo son:
planificar, implementar y evaluar un sistema de gestión de documentos de archivo,
como así también, conservar, preservar, organizar, describir y hacer accesibles los
fondos documentales administrativos e históricos de la institución a la que presta
servicio. Así, podemos establecer claramente algunas funciones generales del archivo:
 Organizar, conservar y difundir la documentación con valor administrativo
legal, fiscal o histórico, según lo establezca la legislación vigente, la normativa
institucional y las directrices del Consejo Internacional de Archivos (ICA).
 Seleccionar, valorar y proponer la eliminación de los documentos que no
sean necesarios para desarrollo de las actividades administrativas de la
institución, ni para salvaguardar la garantía de los derechos legales, ni para su
historia.
 Gestionar la documentación de valor administrativo, en cualquier soporte o
formato, durante el tiempo que dure su tramitación y, una vez finalizada ésta,
hasta que se determine su conservación definitiva o eliminación.
 Contribuir a la difusión del patrimonio documental a través del servicio de
consulta e investigación de los fondos, o de actividades específicas para dar a
conocer dichos fondos a la comunidad en general.
La misión del archivo consiste, fundamentalmente, en brindar la información contenida
en los documentos y servir dicha información a la institución productora y al ciudadano,
al investigador, etc. De esta forma, el archivo adquiere una dimensión inmaterial: la
información contenida en los documentos, sin importar el soporte. En tanto, la
dimensión material del mismo está dada por la obligación de conservar los documentos
en su aspecto físico.
Clasificación de los archivos
Si tenemos en cuenta el órgano productor de documentos, podemos dividir a los
archivos en dos clases fundamentales: públicos y privados, según su dependencia con
las instituciones encuadradas en el derecho público o privado. En tanto, si consideramos
su actividad, podemos referirnos a archivos judiciales, universitarios, escolares,
hospitalarios, de empresas, militares, eclesiásticos, etc.
Por otra parte, cada archivo será de distinto tipo, según sea la edad de los documentos
en el marco del ciclo vital de los documentos: de oficina, intermedios e históricos.
Es importante la aclaración que Heredia Herrera (1993) realiza respecto a que, en
ocasiones se han realizado clasificaciones erróneas, tomando en consideración el
carácter específico de la documentación que conservan, ya sea por su soporte o por el
tema del que tratan los documentos; así nos encontramos con denominaciones tales
como: archivos audiovisuales (fotografías, películas, grabaciones); archivos
cartográficos (mapas, cartas, planos, dibujos); archivos especiales (por la temática de
los documentos: literatura, comercio, etc).
El documento: diferencias entre documento de archivo y documento de apoyo a la
gestión
El documento y el documento de archivo
Como hemos visto, todas las organizaciones públicas o privadas crean documentos con
la intención de utilizar la información registrada para realizar de manera eficaz las
actividades que les son propias. De esta manera, la necesidad de contar con registros
debidamente actualizados y organizados da origen a los archivos, que pueden
entenderse como instituciones responsables de gestionar y facilitar el acceso a la
información que los documentos contienen.
Podemos afirmar, entonces, que archivos e información son inseparables pues los
archivos están formados por documentos y éstos son portadores de información. Hay
archivos que cuentan con conjuntos documentales procedentes de una sola institución,
como el archivo de una institución hospitalaria. Otros, conservan documentos de varias
instituciones, como el Archivo General de la Nación, que atesora documentación
de diferentes ministerios.
El término “documentos”, afirman Casas de Barrán y otros (2003), incluye a toda la
información registrada que —independientemente del soporte— producen y reciben las
instituciones y personas como resultado de la tramitación administrativa y ejecutiva. Sin
embargo, no toda la información registrada constituye lo que, en archivística, se
denomina documento de archivo; éstos poseen determinadas características internas
y externas que los habilitan para su conservación de los datos.
Si tenemos en cuenta su génesis, podemos decir que los documentos de archivo son
aquellos producidos o recibidos por una persona o institución, física o jurídica, durante
el transcurso de su gestión o actividad para el cumplimiento de sus fines. Además, son
conservados como prueba e información.
Resulta importante tener en cuenta que, cuando nos referimos a los archivos como las
instituciones responsables de gestionar y facilitar la información contenida en los
documentos, lo hacemos desde el punto de vista de la gestión archivística de éstos y no
desde la Ciencias de la Administración. El concepto “gestión de documentos” en el
ámbito archivístico se refiere al tratamiento de los documentos en el marco de
programas de atención continua de los documentos de archivo, con énfasis en la
eficiencia.
La gestión de documentos de archivo se institucionalizó en los Estados Unidos y,
posteriormente, otros países la tomaron como ejemplo e implementaron en sus archivos.
Esta actividad implica un proceso que abarca el ciclo de vida completo del documento
de archivo, desde su producción hasta su eliminación (archivos de oficina e
intermedios) o envío a un archivo histórico para su conservación permanente.
Asimismo, el ciclo vital de los documentos de archivo se complementa, en la actualidad,
con el modelo del continuo, a través del cual es posible llevar adelante la labor de
organización de un sistema de archivo tomando en cuenta la archivística integrada. Esta
nueva concepción implica, asimismo, el fin de la era terminal y el énfasis en el rol de
simple custodio de los archivos: actualmente, se desarrolla una actividad más amplia
que toma en consideración los nuevos soportes y las necesidades de las instituciones
creadoras de documentos.
El término documento procede del latín documentum, derivado del verbo docere, que
significa enseñar, instruir. La evolución de esta palabra finalizó con el sentido de
evidencia y testimonio. Con la intención de precisar el concepto, veamos cómo lo
definen algunos diccionarios:
1) Diccionario de la Lengua Española: entre sus varias acepciones, este texto define al
término considerando el soporte. Desde este punto de vista, afirma que documento es un
escrito en el que se consigna información compuesta por datos fidedignos o susceptibles
de ser usados como tales, con la intención de probar algo. Por otra parte, también se
conceptualiza al documento como aquello que da testimonio de un hecho o que
informa sobre aquél, especialmente del pasado.
2) Diccionario de Terminología Archivística del Consejo Internacional de Archivos:
esta fuente se refiere al documento como: “la combinación de un soporte y la
información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta”
(1988). Entre sus principales características, señala:
 El soporte, como la parte física que brinda sustento para asentar la información.
Por ejemplo: arcilla, vitela, disco óptico, etc.
 La información, constituida por la noticia o el mensaje.
 El sistema de fijación o medio empleado para el registro de la información según
sea el soporte. Por ejemplo: tinta, impulsos electromagnéticos, etc.
Hasta aquí, la noción de documento está definida desde un sentido general, de tal forma
que tanto una escultura como una tablilla de arcilla o un disco compacto constituyen
documentos. Ahora bien, desde el punto de vista de la Archivología y con el fin de
establecer qué documentación será enviada a los archivos, no basta con reconocer al
documento como elemento asociado o relacionado con un soporte que contiene
información testimonial y puede ser utilizado con fines probatorios. Los archivos
conservan documentos, pero éstos tienen características diferenciadoras que guardan
directa relación con su origen o nacimiento, por lo que sus elementos deben ser
claramente delimitados.
El documento de archivo (1) se distingue de los documentos en sentido genérico por su
génesis u origen, es decir, por su nacimiento. Los documentos archivísticos, afirma
Heredia Herrera (2013), son registros de información enmarcados por dos cimientos
naturales:
a) el productor (institución) que lo crea como resultado de unas actividades que tiene
atribuidas o reconocidas y,
b) la función/actividad que lo determina, con independencia del soporte.
Pensemos, por ejemplo, en el caso de la Universidad Nacional de Córdoba. Esta
institución cumple tres funciones específicas: docencia, investigación y extensión. Al
llevarlas adelante, se ve obligada a realizar una serie de actividades que quedan
plasmadas o registradas en documentos. Así, para las funciones de docencia, las
actividades son materializadas en actas de exámenes, planillas de asistencia, actas de
regularidades, entre otros.
Por otra parte, en el cumplimiento de las funciones inherentes a investigación es común
encontrar documentos de archivo tales como proyectos de investigación, actas de
evaluación de esos proyectos, informes de investigación, publicaciones de resultados,
etc. Finalmente, las funciones referidas a labores extensionistas quedarán registradas en
documentos relativos a propuestas de extensión, actas de evaluación de
aquellas, informes, entre otros.
Podemos afirmar, entonces, que los documentos de archivo se producen uno a uno y a
través del tiempo y forman series (correspondencia, Resoluciones Rectorales,
Ordenanzas, etc.), por lo que no pueden concebirse o pensarse solos, sino que deben ser
conservados unos con otros. Justamente, ese carácter seriado es el resultado de
acciones repetitivas en el tiempo y determinadas por una o varias funciones
específicas. En todos los casos, encontramos un productor (UNC) y unas funciones o
actividades.
Podemos decir que todo documento de archivo posee las siguientes cualidades:
 Tiene un contenido (acción, tema, materia).
 Posee una estructura (tipo documental).
 Pertenece a un contexto que puede ser identificado (productor, funciones y
actividades, relaciones).
 Lleva un nombre (acta, resolución, decreto).
  Corresponde a una o más fechas (día, mes, año).
 Puede ser utilizado y conservado en el tiempo.
 Es original, único (no hay múltiples “originales” o “ejemplares”).
 La información que contienen es objetiva (por ser resultado de actividades
continuadas en el tiempo).
 Posee un valor testimonial y patrimonial reconocible.
Por ello, desde el punto de vista archivístico, los documentos de archivo reúnen
determinadas características:

 Génesis.
 Carácter seriado.
 Exclusividad.
 Interrelación.

Nos preguntamos, entonces: ¿qué pasa con aquellos documentos que conviven con los
documentos de archivo y forman parte de la documentación con la que trabajamos a
diario?

¿Qué función cumplen?

¿Qué debemos hacer con ellos?

¿Dónde han de conservarse?

Documentos de apoyo
Todas las instituciones producen y reciben documentos denominados documentos de
apoyo a la gestión o de apoyo informativo. Éstos no constituyen documentos de
archivo, pero son conservados en las oficinas por ser de utilidad para la resolución de
los asuntos o temas diarios. Es decir que, tal y como su nombre lo indica, son
documentos que ayudan a la resolución de la tramitación de los asuntos cotidianos.
Algunos ejemplos de ellos son las copias de reglamentaciones, duplicados de ejemplares
de Boletines Oficiales, folletería, etc.

Ana Duplá del Moral (1996), archivera y docente española, especifica las diferencias
entre los documentos de archivo y la documentación de apoyo informativo al afirmar
que los primeros están constituidos por el "conjunto de testimonios (o fuentes
primarias de información) de las actuaciones de una institución o de las personas"; en
tanto, los documentos de apoyo informativo son aquellas fuentes de información
secundaria que requieren o utilizan las instituciones o individuos. Los documentos de
archivo se producen uno a uno, como consecuencia de una actividad determinada y por
tanto, son el reflejo "más de la identidad individual de cada testimonio". Es decir, dan
testimonio y son prueba de actos. En tanto, los documentos de apoyo informativo suelen
presentarse como un conjunto informativo "más difuso y más ajustado en relación a lo
que supone la información" (p. 104).
A manera de ejemplo, les ofrecemos el siguiente cuadro que visualizar con mayor
claridad las diferencias establecidas entre unos y otros:

DOCUMENTOS DE ARCHIVO DOCUMENTOS DE APOYO

INFORMATIVO
 Recogidos para informar
sobre un asunto concreto.
 Generados por una institución en el  Apoyo a la gestión de una
ejercicio de sus funciones. Institución: información
 Gestión de una Institución: exhaustiva.
Testimonio  Ejemplares múltiples: dan
 Ejemplares únicos: reflejan una información, no son
actuación o conjunto de actuaciones originales: editados o
encaminadas a la resolución de un reprografiados
asunto. Son originales.  No son patrimonio
 Son o pueden ser patrimonio documental.
documental.  Son un conjunto facticio o
 Son conjuntos orgánicos: separados artificial: clasificación
no tiene razón su existencia. temática.
 Deben ser conservados en función  Se destruye: puede ser
de sus valores testimoniales y de conservada en algunos casos
patrimonio documental. por su valor informativo.
 Deben recibir tratamiento  No reciben tratamiento
archivístico y ser enviados al archivo archivístico y no deben ser
central o intermedio una vez enviados al archivo central o
finalizada su utilidad administrativa. intermedio.

Fuente: Duplá del Moral A. (1997). Manual de Archivos de Oficina para

gestores.

Finalmente, podemos decir que, los documentos de apoyo informativo son aquellos
documentos que elaboran o reciben las oficinas con la intención de facilitar la gestión de
los asuntos que les competen. Por lo tanto, dicha documentación tiene la particularidad
de contener información transitoria, a la vez que carece de valor legal o histórico.
Ahora bien, para poder establecer con mayor certeza cuáles documentos son de archivo
y deben recibir tratamiento archivístico, de aquéllos que no lo son, debemos tener en
cuenta otros aspectos de relevancia, que les presentamos a continuación.
Los caracteres internos y externos de los documentos
Theodore Schellenberg (1965), reconocido archivero norteamericano, creador de la obra
“Archivos modernos: Principios y técnicas” enunció y normalizó una serie de elementos
a considerar para reconocer los documentos de archivo de aquellos que no lo son y, que
complementan a los enunciados previamente.
Este reconocido autor, sistematizó los llamados "caracteres" de los documentos,
considerando su estructura física (caracteres externos) y su contenido sustantivo
(caracteres internos), permitiendo así, un mejor control y tratamiento archivístico eficaz
y económico de los documentos de archivo, por parte de las instituciones productoras.
Entre los caracteres externos (estructura física), es importante considerar aspectos tales
como: la clase o manera en que se transmite el mensaje (textual, sonoro, iconográfico,
etc.), el tipo (resultado de la acción que representa), formato (la manera de unirse
información y soporte: por ejemplo: papel, cinta, etc.), la cantidad (referido al número
de unidades y el espacio que ocupan expresado en metros lineales, cuadrados, cúbicos)
y la forma (original o copia). En lo que respecta a los caracteres internos (contenido
sustantivo), es necesario tener en cuenta a la entidad productora, los orígenes
funcionales o motivos que dieron origen al documento, la fecha y el lugar de creación y
el contenido sustantivo o asunto que trata el mismo.
Los documentos y los soportes
Como ya expresamos, el soporte no es el único elemento a considerar para determinar si
un documento es de archivo o de apoyo a la gestión, sin embargo hay que tener en
cuenta que éste constituye la base sobre la que se registra la información, por lo que su
conservación y cuidado revisten especial relevancia.
No olvidemos también, que con el paso del tiempo los soportes han ido cambiando;
podemos ver cómo desde la invención del papel en el siglo XII, éste fue sustituyendo al
papiro y al pergamino. Actualmente nos encontramos con los denominados nuevos
soportes, llamados así no tanto por novedosos (digitales y electrónicos), sino por ser
diferentes al tradicional (papel). En el caso de este último, la transmisión de la
información se realiza de forma directa al usuario, en tanto los documentos en nuevos
soportes necesitan de una máquina para acceder a la información que contienen.
Estas nuevas formas de registro exigen mayor cuidado y control sobre los documentos,
para evitar la pérdida de la información. Para quien se desempeña en archivos, estos
avances exigen tomar conciencia de las dificultades que conllevan estos nuevos
soportes, no sólo en los aspectos referidos a conservación y almacenamiento, sino
también en lo relativo a futuros inconvenientes jurídicos referidos a su autenticidad y
valor probatorio.
Nos preguntamos:
¿Estamos preparados para determinar qué documentos – en nuevos soportes- son
auténticos y cuáles no? ¿Con qué herramientas contamos para su seguimiento y control?
¿Quién o quiénes tienen a su cargo la responsabilidad de determinar qué documentos
serán eliminados y cuáles han de permanecer en el tiempo? Estos interrogantes forman
parte de algunas cuestiones que hemos de considerar al momento de trabajar con
documentos de archivo en nuevos soportes.

La gestión de los documentos de archivo

Como habíamos expuesto, hasta hace poco tiempo había dos posturas claramente
diferenciadas respecto al ámbito de actuación del archivero o responsable de un archivo:
el ámbito administrativo y el histórico.
A partir de las teorías archivísticas comentadas, el rol pasivo del archivero evoluciona
de mero conservador y receptor de documentos al profesional responsable de la
planificación y puesta en marcha de programas de tratamiento y gestión de documentos,
con criterios de economía y eficacia a fin de que las instituciones productoras accedan a
la información en el cumplimiento de sus funciones.
El archivero, afirma Moro Cabero (2004) emplea diferentes métodos según sea la
organización y el archivo en que se ubica. “La especificidad de su actuación lejos de
servir de obstáculo para el desarrollo profesional debe ser analizada como factor
enriquecedor, conformando el contrapunto de una disciplina que por su juventud carece
de un cuerpo teórico uniforme a la par que arrastra una práctica y un "saber hacer"
milenarios”.

Es así que, la planificación e implementación de programas específicos de tratamiento

de documentos por parte de los archiveros, se denomina gestión de documentos. La
gestión de documentos se fundamenta en la creación de un sistema archivístico que
comprende la inclusión de diferentes programas a corto, mediano y largo plazo
integrados en dicho sistema.
Gestión de documentos es la traducción literal del término norteamericano records
management y es entendido como el conjunto de tareas y procedimientos orientados a
lograr economía y eficacia en la explotación de los documentos por parte de las
organizaciones que los produjeron.
Al respecto, Artel Ricks (1976) afirma que la gestión de documentos se extiende al ciclo
de vida completo de los documentos y que tiene como fin último asegurar una
documentación adecuada, evitar lo no esencial simplificando los sistemas de creación y
uso del papeleo y mejorar la organización y recuperación de los documentos, a la vez
que brinda el cuidado adecuado y la conservación a bajo costo de los documentos en los
archivos intermedios, asegurando finalmente, la eliminación correcta de los documentos
que no son de utilidad a la administración, la cultura y la historia.
Llansó Sanjuan restringía el concepto de gestión de documentos al distinguirlo por su
complejidad, silencio y especificidad.
La gestión de documentos de archivo, debe ser entendida no sólo como un concepto,
sino como una actividad, actividad que tiene su origen a comienzos de los años treinta
del siglo XX en los Estados Unidos cuando se establece el sistema archivístico nacional
de ese país.
Asimismo, es importante señalar que la gestión de documentos de archivo debe ser
entendida desde el punto de vista de la Archivología y no confundirla con la gestión
desde el punto de vista de las ciencias de la Administración.
La gestión de documentos tiene los siguientes objetivos:
 La normalización en el diseño de los documentos.
 Evitar la creación de documentos innecesarios o duplicados.
 Simplificación de los procedimientos.
 Control del uso y circulación de los documentos de archivo, para evitar el
extravío de los mismos.
 Organizar los documentos de archivo, para su consulta con fines de gestión y
toma de decisiones.
 Preservación e instalación de documentos de archivo a bajo costo en los archivos
intermedios.
 Valorar, seleccionar y eliminar los documentos que puedan ser eliminados,
según criterios archivísticos vigentes.
Con la intención de profundizar un poco más sobre la temática trabajada hasta el
momento, les proponemos ver la entrevista realizada a la Dra. Antonia Heredia Herrera
(2014), archivera reconocida en el mundo archivístico por su labor en archivos, como
así también por su producción bibliográfica y ponencias dictadas en congresos y
jornadas.

Resumen
A modo de resumen:
Todas las instituciones, públicas o privadas, generan documentos de archivo y
documentos de apoyo a la gestión.
El archivo conserva y organiza documentos de archivo.
Los documentos de apoyo a la gestión nunca deberán ser enviados al archivo. Deberán
ser conservados en las oficinas mientras sean de utilidad.
Los documentos de archivo pueden ser reconocidos por sus caracteres internos y
externos.
El Ciclo Vital de los Documentos se corresponde con la Teoría de las tres edades y
propician la implementación de programas de tratamiento documental.
La Teoría del Continuo establece responsabilidades e incorpora el concepto de
Archivística integrada en el tratamiento de la documentación.
La presencia del Archivero garantiza el correcto tratamiento de la documentación con
métodos archivísrticos y la posibilidad de su posterior consulta por parte de las
organizaciones.
La gestión de documentos de archivo implica la creación y puesta en marcha de
programas específicos a corto, mediano y largo plazo.