SGA-PR-03

VERSIÓN: 02 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL PROCESO

01-03-2018 DE RECURSOS HUMANOS

SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

REQUISITOS

DOCUMENTO CONTROLADO

Este documento no será reproducido, distribuido, modificado ni prestado en todo o en

parte sin previa autorización de la empresa

Reviso: Aprobó:

coordinador HSEQ Gerente.

Firma: Firma:

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN
31-01-2018 CREACION DEL DOCUMENTO 01
01-03-2018 ACTUALIZACION DEL DOCUMENTO 02
 SGA-PR-03
VERSIÓN: 02 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL PROCESO
01-03-2018 DE RECURSOS HUMANOS

1. OBJETIVO:

Establecer, definir e implementar las actividades y lineamientos para el reclutamiento, selección y

contratación de personal de nuevo ingreso, a fin de asegurar que el personal contratado cumpla
los requisitos definidos en la descripción y Perfiles del Cargo, como también el detectar y
programar las necesidades de formación y entrenamiento del personal que labora en la
Organización, a través del SGA

2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica para todo el personal de la empresa xxxxxxxxxPropio y

Subcontratado, quienes se han asignado funciones y responsabilidades para la prestación del
servicio. Inicia con la definición de los Perfiles del Cargo y la necesidad de contratación de
personal y finaliza con la desvinculación del personal.

3. DEFINICIONES

 SGA: sistema de gestión ambiental

 HSEQ: Salud en el Trabajo, Seguridad Industrial, Ambiente y Calidad
 SG-SST: Sistema de Gestión de la seguridad, salud en el trabajo
 Verificación: Confirmar mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han
cumplido los requisitos especificados.
 Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria
 Competencia: Aptitud demostrada para aplicar los conocimientos y habilidades.
 Contrato: Acuerdo Vinculante
 EPP: Elementos de Protección Personal
 CAPACITACIÓN: Oportunidad de desarrollo de aptitudes y actitudes, conocimientos y
habilidades necesarias para que cada empleado agregue valor a su labor cotidiana y
contribuya a que los procesos de La ORGANIZACIÓN se realicen con los requerimientos
de calidad establecidos por los clientes y partes interesadas.
 COMPETENCIA: El personal que realice trabajos que afecten a la calidad del producto
debe ser competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencia
apropiadas.
 CONTRATACIÓN: Ingreso de personal calificado de acuerdo a las normas establecidas
para La ORGANIZACIÓN.
 DESCRIPCIÓN DE PERFIL: Es la integración de componentes tales como:
competencias funcionales y comportamentales, requisitos de estudio y experiencia y
otras condiciones requeridas para el acceso al servicio.
 DESVINCULACIÓN: Retiro del empleado de acuerdo a las causales existentes en la
normatividad vigente
 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO: Mide el desempeño de los empleados bajo los criterios
establecidos que corresponden a competencias, objetivos organizacionales que den
cumplimiento a las metas del plan estratégico.
 EDUCACIÒN: Básica Superior, Especialización; Asimílese educación como la formación
académica específica.
 FORMACIÒN: Hace referencia a otros cursos como seminarios, congresos, entre otros,
Asimílese formación como la formación académica relacionada.
 HABILIDADES: Capacidad Operativa, Empleo y desarrollo de atributos en la ejecución
de una labor.
 SGA-PR-03
VERSIÓN: 02 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL PROCESO
01-03-2018 DE RECURSOS HUMANOS

 INDUCCIÓN INSTITUCIONAL: Proceso dirigido a proporcionar al nuevo empleado el

aprendizaje necesario para su integración a la cultura organizacional de SECONTSA
S.A.S, suministrándole para el efecto toda la información que requiere para ubicarlo en su
nuevo entorno laboral y para facilitar la creación de identidad y sentido de pertenencia
con la misma.
 INDUCCIÓN AL PUESTO DE TRABAJO: Procedimiento necesario para maximizar las
potencialidades que el nuevo empleado. Incluye aspectos relacionados con la
información específica de la dependencia y del cargo que desempeñará, las rutinas, su
ubicación física, manejo de elementos proporcionados y el manejo adecuado de las
relaciones interpersonales.
 EXPERIENCIA: Práctica que proporciona el conocimiento o habilidad para hacer algo.
 FORMACIÒN ACADÈMICA ESPECÍFICA: Se refiere a los contenidos que están
directamente asociados o guardan estrecha relación con los perfiles del cargo.
 FORMACIÒN ACADÈMIA RELACIONADA: Se refiere a los contenidos que tienen
afinidad con las funciones del cargo
 REINDUCCIÓN: Programa dirigido a reorientar la integración de los empleados en virtud
de cambios producidos en cualquiera de los asuntos relacionados con sus objetivos y
actualización en normas.
 SELECCIÓN: Procedimiento que consiste en una serie de pasos enfocados a elegir el
aspirante apto para ser vinculado según el perfil del cargo requerido dentro del marco
legal vigente. Procedimiento que realiza La ORGANIZACIÓN bajo los parámetros
establecidos por la normatividad con el propósito de realizar el ingreso de personal
calificado.

5. RESPONSABILIDADES

GERENTE:

 Identificar las necesidades de formación y entrenamiento del personal a su cargo

 Revisar y aprobar las necesidades de formación y entrenamiento del personal
 Aperturas de convocatorias a los cargos que la Organizaciónxxxxxxxxxxxxxxx requiera
 Determinar y verificar la competencia del personal que realiza actividades operativas y
administrativas.

LIDERES DE PROCESOS:

 Identificar las necesidades de formación y entrenamiento del personal a su cargo con

base en los requisitos de competencia técnica, calidad y de Seguridad y salud en el
Trabajo, y la evaluación del desempeño, determinar las prioridades y solicitar al Gerente
los cursos de formación y entrenamiento.
 Coordinar las actividades del programa de inducción del nuevo personal contratado para
su área.

LÍDER DE RECURSOS HUMANOS:

 Recepción de las Hojas de vida de los aspirantes al cargo, y verificación del

cumplimiento de las competencias y requisitos del mismo.
 Mantener actualizadas las hojas de vida de todo el personal de la Organización, junto a
los registros que evidencian su competencia técnica, evaluación, formación y
entrenamiento.
 SGA-PR-03
VERSIÓN: 02 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL PROCESO
01-03-2018 DE RECURSOS HUMANOS

 Coordinar el proceso de afiliaciones y retiros a parafiscales

 Participar en la elaboración de las liquidaciones de Nominas, aportes a la seguridad
social y prestaciones sociales.
 Elaborar el modelo del contrato de trabajo de acuerdo a las condiciones establecidas
previamente con el Gerente y darlo a conocer al trabajador antes de su firma.
 Gestionar los permisos, vacaciones y otras ausencias justificadas del personal previa
autorización del Gerente.
 Coordinar con el gerente ambiental la Remisión del personal seleccionado a las I.P.S.,
médicas respectivas, para la prestación de los servicios de exámenes de ingreso,
laboratorio, Para clínicos, periódicos y de retiro, por medio de la orden para la
realización de evaluaciones medicas laborales.
 Verificar el cumplimiento del criterio médico (Apto para el cargo), y diligenciamiento del
FORMATO LISTA DE CHEQUEO DOCUMENTOS HOJA DE VIDA DEL
PERSONAL.XXXXXXX

COORDINADOR AMBIENTAL:

 Realizar la inducción general en temas de aspectos e impactos ambientales de La

ORGANIZACIÓN
 Elaborar el Cronograma de actividades y capacitaciones con las actividades aprobadas
por el Gerenteambiental.
 Llevar las estadísticas de cumplimiento de procedimientos, planes y programas al
personal de La ORGANIZACIÓN.
 Coordinar la realización de los estudios de posibles aspectos e impactos ambientales,
de acuerdo a lo propuesto por el gerente ambiental.

LOS TRABAJADORES:

 Cumplir con las actividades establecidas en el proceso de selección y contratación del

personal
 Practicarse los exámenes médicos de ingreso como requisito para su admisión a la
ORGANIZACIÓN.
 Practicarse los exámenes médicos de retiro dentro de los cinco días hábiles siguientes
de haber culminado sus labores en la ORGANIZACIÓN, de acuerdo a la citación dada
por la Administradora.
 Participar de las capacitaciones, charlas, inducción general y demás actividades
programadas para su formación al cargo.
 Diligenciar los formatos requeridos por La ORGANIZACIÓN (Lista de chequeo,
Contrato, entre otros) y entregar oportunamente los documentos necesarios para su
contratación.

6. DESARROLLO

6.1 PROCESO DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL

La necesidad de contratación de personal calificado debe ser expresada por El Representante

Legal o el Líder del proceso que lo requiera, estableciendo los requisitos de competencia técnica
o el perfil requerido, según las especificaciones de las actividades a ejecutar por el personal a
contratar.
 SGA-PR-03
VERSIÓN: 02 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL PROCESO
01-03-2018 DE RECURSOS HUMANOS

Las siguientes etapas se tendrán en cuenta para el proceso de selección del personal según
aplique:

1. Solicitud de Cargo por el líder de proceso que lo requiera.

2. Entrega del perfil del cargo con base en las competencias requeridas (educación,
formación habilidades y experiencias).

3. Convocatoria al cargo o designación directa por el Gerente.

4. Selección de Hojas de Vida con mejor ajuste al perfil.

5. Presentación de la hoja de vida del seleccionado donde se verifica:

 Cumplimiento del perfil de cargo correspondiente.
 Experiencia certificada en las actividades objeto de la contratación.
 Referencias profesionales con la ORGANIZACIÓN y/o con otras Organizaciones.
 Disponibilidad para el desarrollo del servicio.
6. De las hojas de vida presentadas durante la convocatoria, se hace una pre-selección de
aquellas que cumplen con los requisitos exigidos por la Organización expuestos tanto en el
perfil de cargo como en el FORMATO LISTA DE CHEQUEO PARA LA VINCULACIÓN Y
DESVINCULACIÓN DEL PERSONAL; y se realiza la verificación y validación del contenido
de la información suministrada en la hoja de vida.
7. Se realiza una preselección entre los candidatos existentes a través de una entrevista, el
Gerente o en su defecto el que sea encargado por el. es el encargado de realizar la
entrevista personalizada para confirmar si las competencias y el perfil del aspirante es el
adecuado, se dejará registro de esta entrevista a través del FORMATO PARA LA
ENTREVISTA DE PERSONAL.
8. Una vez seleccionado el personal que va a ser contratado, se procede a realizar los
exámenes médicos Laborales, aplicando el PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN
DE LAS EVALUACIONES MEDICAS LABORALES, a cargo del médico especialista en
Salud en el Trabajo, que es muy importante dentro del proceso de selección ya que se
evalúa físicamente y si es apto para desempeñar las funciones que nuestro puesto
requiere
El examen médico es necesario para evitar:
 Un mayor número de ausentismo.
 La aparición de enfermedades profesionales.
 La disminución del índice del trabajo.
 El peligro del contagio de diversas enfermedades.
 Trastornos en La ORGANIZACIÓN de la producción.
 Déficit en la calidad del servicio.
 Menor calidad en la producción.
 Elevados niveles de costos.
9. Después de aplicado el PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE LAS
EVALUACIONES MEDICAS LABORALES, se convoca al candidato seleccionado a ocupar
la vacante para realizarle la inducción aplicando lo establecido en el PROGRAMA DE
INDUCCIÓN Y REINDUCCION, se realizará la inducción al cargo especificándole las
funciones y responsabilidades que debe asumir en la ejecución de las actividades para las
 SGA-PR-03
VERSIÓN: 02 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL PROCESO
01-03-2018 DE RECURSOS HUMANOS

cuales fueron requeridos sus servicios, también se le mencionará que documentos

entregará para generar su expediente dentro de La ORGANIZACIÓN.
10. Se hace la presentación ante los miembros de La ORGANIZACIÓN,
11. Posteriormente se hace la afiliación a seguridad social y su respectiva inducción,
12. como también la entrega de la dotación requerida para la realización de sus actividades
cuando aplique.
13. Diligenciamiento delFORMATO LISTA DE CHEQUEO PARA VINCULACIÓN Y
DESVINCULACIÓN, documentación requerida e información de tallas para dotación y
elementos de protección personal.
14. Elaboración y firma del contrato laboral. Explicación de condiciones contractuales para
continuar proceso de contratación.
15. Inducción General HSEQ y al cargo.
De acuerdo al cumplimiento de los criterios aplicables mencionados, se selecciona el personal
necesario y se realiza el respectivo contrato y las afiliaciones al Sistema de Seguridad Social y
Salud,en el proceso de Recursos Humanos. Para EPS, ARL AFP y CCF, se debe consultar en
que entidad ha estado afiliado o en cual se desea afiliar.

Antes de firmar el contrato, el personal seleccionado acepta cumplir todas las obligaciones
laborales, de seguridad, salud en el Trabajo, medio ambiente y calidad estipuladas por
SECONTSA S.A.S.

6.2 INDUCCIÓN EN ASPECTOS O IMPACTOS AMBIENTALES

El objetivo de la inducción es dar a conocer al personal recién contratado por la

ORGANIZACIÓN, los principales aspectos sobre medio ambiente, a ser considerados durante
la ejecución de las actividades propias de los servicios incluidos dentro del SGA de la empresa
xxxxxxxxxxx
1. El Coordinador ambiental es responsable de desarrollar la inducción al personal
contratado, en aspectos relacionados con la calidad de los servicios, la preservación de la
salud e integridad física, la protección de la propiedad, Instalaciones, vehículos, equipos y
la conservación del medio ambiente. Con el personal antiguo se realizan re inducciones de
forma periódica (anual), con el fin de reforzar los componentes del SGA

2. El personal nuevo o recién contratado es responsable de cumplir durante su periodo de

vinculación en La ORGANIZACIÓN, con las políticas, disposiciones y responsabilidades
tanto técnicas como de GA, establecidas durante el proceso de inducción efectuado,

3. Los aspectos contenidos en la Inducción y divulgados al personal de la ORGANIZACIÓN,

se registran en el FORMATO REGISTRO DE INDUCCIÓNHSE-FR-07

6.3 ENTREGA DE DOTACIÓN Y/O ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL E.P.P.

El coordinador de HSEQ determina los E.P.P. a entregar de acuerdo a la matriz de elementos

de protección personal por cargo, en el cual se relacionan los cargos con sus respetivos E.P.P.
La Administradora elabora el registro de entrega de EPP a su vez lo entrega al trabajador. Las
instrucciones de cuidado, uso adecuado y obligatoriedad en el uso se presentan en la
inducción, y finalmente se deja el registro de la entrega en el FORMATO ENTREGA DE
ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL HSE-F-08.
 SGA-PR-03
VERSIÓN: 02 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL PROCESO
01-03-2018 DE RECURSOS HUMANOS

6.4 DETERMINACIÓN Y VALIDACIÓN DE LA COMPETENCIA DEL PERSONAL

En la empresa xxxxxxxxxxla determinación de la competencia técnica y de HSEQ del personal

se lleva a cabo al ingreso de los empleados a la ORGANIZACIÓN, al inicio de un nuevo
contrato y/o luego de las actividades de formación y entrenamiento. Este proceso involucra al
personal que ejecuta actividades que influyen directamente en la calidad del servicio en las
actividades de los proyectos que ejecuta la Organización, la seguridad y la salud en el Trabajo;
y se desarrolla utilizando uno o una combinación de los siguientes criterios:

 Cumplimiento del perfil establecido por la empresa xxxxxxxxxxo por el cliente opara la
actividad técnica involucrada dentro de los contratos y proyectos.
 Evaluación por parte de terceros. Esta debe ser realizada por personal con el suficiente
conocimiento y experiencia en los temas evaluados.
 Certificados de aprobación de los cursos o formación exigidos, otorgados por el
organismo que emite el curso, cuando éste es externo.
 Supervisión sobre el desempeño del funcionario entrenado por parte de su jefe inmediato
para verificar su mejoramiento.

La competencia técnica ambiental del personal es validada constantemente mediante uno o la

combinación de los siguientes parámetros:

 Evaluación del desempeño del personal.

 Cursos de actualización.
 Investigación de incidentes y accidentes laborales.
 Auditorías Internas al SGA
 Quejas o reclamos de los usuarios y clientes.
 Índice de Satisfacción de usuarios y clientes.

6.5 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL.

Esta evaluación se realiza como mínimo una vez al año y será Ordenada por el Gerente, para
el personal contratado en un tiempo inferior a este, se realizará la respectiva evaluación de
desempeño una vez culminen las actividades para las cuales fue contratado.

Criterios que aplican para la calificación en el desempeño en el trabajo

PRODUCTIVIDAD

 Conocimiento del trabajo

 Calidad
 Cantidad
 Oportunidad
 Utilización de recursos
 Responsabilidad

CONDUCTA LABORAL

 Compromiso institucional
 Relaciones interpersonales
 Iniciativa
 Confiabilidad
 SGA-PR-03
VERSIÓN: 02 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL PROCESO
01-03-2018 DE RECURSOS HUMANOS

 Colaboración
 Puntualidad
 Atención al cliente

PARTICIPACIÓN EN EL SGA

 Compromiso con las políticas de La Organización

 Mejoramiento continuo
 Capacitaciones
 Liderazgo SGA
 Uso de EPP

6.6 TERMINACIÓN DEL CONTRATO

Una vez terminado el contrato establecido se deben realizar los siguientes pasos:

 El Representante Legal informa al Líder de Recursos Humanos (Administradora) el cese

de actividades del trabajador.
 El Líder de Recursos Humanos debe realizar la carta para informar al trabajador del cese
del contrato con la debida anticipación.
 Retirar el empleado de la ARL, EPS, AFP y CCF por parte del Líder del Proceso.
 Se elabora la liquidación y la citación para que el trabajador asista al Examen Médico de
Retiro.
 Si el trabajador decide no asistir al examen de egreso, es necesario que firme la Carta de
Exoneración de Responsabilidad por Inasistencia a Examen Médico, la cual entregará a El
Líder de Recursos Humanos.
 Para el pago de la liquidación, el trabajador deberá tener realizado el examen de egreso,
haber entregado el carnet (Si Aplica) y entregado a conformidad las herramientas, equipos
o vehículo que estén bajo su responsabilidad en óptimas condiciones, después de haber
cancelado la liquidación el empleado firmaráel paz y salvo.

7. REGISTROS

 HSE-FR-07Registro de Asistencia
 Formato Lista de chequeohojas de vida del personal
 Formato Entrega de Elementos de Protección Personal HSE-F-14
 Formato Evaluación Del Desempeño Del Personal GRH-F-05
 Perfiles de los cargos