EJE 02 "DESAFÍO DE ANÁLISIS Y COLABORACIÓN EMPRESARIAL"

Nohemy Patricia Calderón Díaz

Laura Lizeth Reina Barreto

Andrés Felipe Valderrama Rodríguez

PRESENTADO A:

WILLIAM ERIK MORALES CELY

DOCENTE

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

ELECTIVA I: TECNOLOGIAS DISRUPTIVAS 202400 – 1 - 0

ESPECIALIZACIÓN EN ALTA GERENCIA

BOGOTÁ D.C.

2024
 Tabla de contenido

1. Descripción De La Empresa.................................................................................3

2. Descripción Del Problema....................................................................................4

3. Herramientas Y Análisis De Datos......................................................................7

4. Implementación de Power BI o Tableau para Solucionar el Problema de

Inventarios en Ciclopista S.A.S:.................................................................................................8

5. Definición del Desafío que Necesita Solución...................................................12

Solución Propuesta: Implementación de Power BI para Gestión de Inventarios.........12

6. Graficas..............................................................................................................15

7. Análisis de las graficas.......................................................................................16

8. Conclusión..........................................................................................................17

9. Reflexión............................................................................................................19

10. Referencias.........................................................................................................20
 LISTA DE FIGURAS

 Figura 1. Graficas.
 1. Descripción De La Empresa

Importaciones Ciclopista S.A.S nació hace 15 años en el municipio de Soacha,

Cundinamarca. Es una empresa privada dedicada a la comercialización y distribución de

repuestos para bicicletas al detal y al por mayor. Su propuesta de valor es llevar los repuestos

hasta la puerta de los talleres de los clientes sin importar el valor del pedido. Todos los días se

llama a los clientes, se les toma el pedido y se realiza la entrega en horas de la mañana o de la

tarde, dependiendo de la ubicación del negocio.

Los repuestos que comercializa y distribuye esta compañía son nacionales e

importados. En el año 2014, la empresa inició la importación de repuestos, creando su propia

marca CP. Con el tiempo, esta marca se ha vuelto reconocida a nivel local y departamental.

2. Descripción Del Problema

Error de Inventario:

El sistema de facturación presenta ocasionalmente errores al mostrar que ciertos

productos no están disponibles, aunque en realidad lo están. Esto se debe a un problema

donde el sistema descuenta los productos tanto en la orden de pedido inicial como en la

factura final. Cuando los asesores registran un pedido, lo hacen en una orden de pedido, y una

vez confirmado y alistado, se factura para verificar la disponibilidad de productos y

cantidades. Hace unos meses, se detectaron muchas diferencias en los inventarios, y tras

analizar los informes de ventas, se descubrió que el sistema está descontando incorrectamente

los productos del inventario en varias facturas diarias.

 Este problema ha afectado gravemente a la empresa, resultando en la pérdida de

clientes que buscan repuestos para sus bicicletas. Cuando el sistema indica que un repuesto

está en cero, los asesores informan incorrectamente a los clientes que no están disponible, lo

que causa que estos se vayan sin el producto. Además, en ocasiones, aunque el repuesto está

físicamente disponible, el sistema muestra existencias en cero y no permite la facturación. En

estos casos, los asesores deben recurrir al administrador para que cargue manualmente el

producto al sistema, ocasionando demoras en la entrega y frustración en los clientes que

tienen prisa. La falta de precisión en el control del inventario dificulta la gestión efectiva de

los repuestos disponibles y los faltantes, complicando aún más la situación operativa de la

empresa.

En resumen, un Sistema de Gestión de Inventarios (SGI) bien implementado no solo

resolverá los problemas actuales de Importaciones Ciclopista S.A.S con los errores de

inventario y facturación, sino que también mejorará significativamente la eficiencia operativa

y la experiencia del cliente. Es crucial elegir un SGI que sea robusto, fácil de usar y que

pueda integrarse sin problemas con el sistema de facturación existente para maximizar los

beneficios

Herramientas Colaborativas

Slack:

Slack es una plataforma de comunicación y colaboración diseñada para equipos.

Permite la comunicación en tiempo real a través de canales organizados por temas, proyectos,

departamentos, etc. Slack también soporta mensajes directos, video llamadas, intercambio de

archivos y la integración con una amplia variedad de otras herramientas y servicios.

Uso de Slack para Resolver los Errores de Inventario en Ciclopista S.A.S:

Crear un Espacio de Trabajo en Slack:

 Regístrate en Slack.

 Crea un espacio de trabajo para tu empresa, Importaciones Ciclopista S.A.S.

 Invita a los miembros del equipo relevante, incluyendo asesores, gerentes,

administradores de inventario y personal de facturación.

Organizar Canales por Temas o Departamentos:

 Ventas: Para que los asesores de ventas discutan temas relacionados con

pedidos y clientes.

 Inventario: Para que el equipo encargado de la gestión del inventario pueda

comunicar cualquier problema o actualización.

 Soporte-facturación: Para discutir y resolver problemas específicos de

facturación y sistemas.

 Análisis - datos: Para que el equipo encargado del análisis de datos comparta

informes y visualizaciones.

Configurar Integraciones y Automatizaciones:

 Integrar con el SGI: Configura Slack para recibir notificaciones automáticas

del Sistema de Gestión de Inventarios (SGI) sobre discrepancias en el inventario o

actualizaciones importantes.

 Integrar con el Sistema de Facturación: Configura alertas para cualquier error o

problema detectado en la facturación.

  Herramientas de Análisis de Datos: Integrar Power BI o Tableau con Slack

para compartir informes y dashboards automáticamente en los canales correspondientes.

Utilizar Slack para Resolver Problemas en Tiempo Real:

 Alertas y Notificaciones: Configura alertas para que cuando se detecte un error

de inventario o facturación, se notifique inmediatamente al canal correspondiente en Slack.

 Resolución de Problemas: Los miembros del equipo pueden discutir y resolver

problemas en tiempo real, sin necesidad de correos electrónicos o reuniones largas.

 Documentación y Seguimiento: Utiliza Slack para documentar la resolución de

problemas y hacer un seguimiento de las acciones tomadas.

Capacitación y Mejores Prácticas:

 Capacitación del Equipo: Asegúrate de que todos los miembros del equipo

estén capacitados para usar Slack y comprendan cómo puede ayudar a mejorar la

comunicación y la resolución de problemas.

 Políticas de Uso: Establece políticas claras sobre el uso de Slack para mantener

la comunicación profesional y organizada.

Beneficios de Utilizar Slack en tu Problemática:

 Comunicación en Tiempo Real: Facilita la comunicación rápida y eficiente

entre los miembros del equipo.

 Coordinación Mejorada: Ayuda a coordinar esfuerzos entre diferentes

departamentos (ventas, inventario, facturación) para resolver problemas rápidamente.

 Visibilidad y Transparencia: Proporciona visibilidad en tiempo real sobre el

estado del inventario y cualquier problema que surja.

  Reducción de Errores: Mejora la precisión y la velocidad de la resolución de

problemas, reduciendo la posibilidad de errores de inventario y facturación.

3. Herramientas Y Análisis De Datos

Power BI y Tableau:

Power BI y Tableau son herramientas de análisis de datos y visualización que

permiten a las empresas transformar datos crudos en información visual interactiva y fácil de

entender. Ambas herramientas se utilizan para crear dashboards, informes y visualizaciones

que ayudan en la toma de decisiones basada en datos.

Power BI: Desarrollada por Microsoft, es una suite de herramientas de análisis de

negocios que permite conectar, transformar y visualizar datos. Es conocida por su integración

con otros productos de Microsoft, como Excel y Azure.

Tableau: Es una herramienta de visualización de datos que se destaca por su

capacidad de crear dashboards interactivos y gráficos complejos. Tableau es conocido por su

facilidad de uso y su potente motor de análisis.

4. Implementación de Power BI o Tableau para Solucionar el Problema de

Inventarios en Ciclopista S.A.S:

Preparación de Datos:

Recopilar Datos:

 Exporta datos de inventario y ventas de tu sistema de facturación actual en un

formato compatible, como CSV o Excel.

  Asegúrate de que los datos incluyan información relevante como fechas,

cantidades de productos, ventas, y cualquier discrepancia detectada.

 Limpiar y Formatear Datos

 Revisa los datos para asegurar que no haya errores, duplicados o valores

faltantes.

 Estructura los datos de manera que sean fácilmente analizables, con

columnas claras y consistentes.

Conectar y Transformar Datos:

 Conectar Power BI/Tableau a tus Datos:

 Power BI: Abre Power BI Desktop y selecciona "Obtener datos" para

conectar tus archivos CSV/Excel o base de datos.

 Tableau: Abre Tableau Desktop y selecciona "Conectar" para importar tus

archivos de datos.

 Transformar Datos:

 Usa las herramientas de transformación de datos de Power BI (Editor de

Consultas) o Tableau (Preparación de Datos) para limpiar y estructurar los datos.

 Combina diferentes fuentes de datos si es necesario para obtener una vista

completa de tu inventario y ventas.

Crear Visualizaciones:

 Dashboards y Gráficos:

 Crea gráficos de barras, líneas, y tablas para visualizar las ventas diarias,

inventarios actuales, y discrepancias detectadas.

  Utiliza mapas de calor y otros gráficos avanzados para identificar patrones

de ventas y problemas recurrentes en el inventario.

 Informes Interactivos:

 Diseña dashboards interactivos que permitan a los usuarios filtrar por fechas,

productos, y otras variables relevantes.

 Incluye alertas visuales para resaltar discrepancias en el inventario o

productos con baja disponibilidad.

Implementación y Monitoreo:

 Publicar y Compartir Informes:

 Power BI: Publica tus dashboards en Power BI Service y compártelos con tu

equipo a través de enlaces o integraciones con Microsoft Teams o Slack.

 Tableau: Publica tus dashboards en Tableau Server o Tableau Online y

comparte los enlaces con tu equipo.

 Monitoreo Continuo:

 Configura actualizaciones automáticas para que los datos en los dashboards

se refresquen regularmente.

 Monitorea los dashboards para detectar cualquier discrepancia o patrón

problemático en el inventario y las ventas.

 Acción Basada en Datos

 Utiliza los insights obtenidos de los dashboards para tomar decisiones

informadas sobre la gestión del inventario.

 Identifica y corrige rápidamente cualquier error en el sistema de facturación

o inventario.
 Beneficios de Usar Power BI y Tableau:

 Visualización Clara: Transforman datos complejos en gráficos y dashboards

fáciles de entender.

 Detección de Problemas: Ayudan a identificar y visualizar errores y

discrepancias en el inventario.

 Toma de Decisiones Informadas: Proporcionan datos precisos y actualizados

para tomar decisiones estratégicas.

 Colaboración Mejorada: Permiten compartir insights y reportes con todo el

equipo, mejorando la coordinación y acción conjunta.

 Reducción de Errores de Inventario: Con un SGI adecuado y la integración

correcta, los errores de descuento doble deberían eliminarse.

 Mejora en la Satisfacción del Cliente: Al tener una visibilidad precisa del

inventario, los asesores podrán informar correctamente a los clientes sobre la disponibilidad

de productos.

 Eficiencia Operativa: Una mejor comunicación y herramientas de análisis

permitirán una gestión más efectiva del inventario y las ventas, reduciendo demoras y

mejorando la experiencia del cliente.

 5. Definición del Desafío que Necesita Solución

Solución Propuesta: Implementación de Power BI para Gestión de Inventarios

Integración de Datos:

 Conexión con Sistema de Facturación: Configurar Power BI para extraer

datos en tiempo real o programado desde el sistema de facturación actual. Esto permitirá

tener una visión precisa del estado de las existencias y las transacciones de ventas.

Análisis de Inventarios:

 Dashboards Personalizados: Crear dashboards interactivos en Power BI que

muestren el inventario actualizado por producto, ubicación y estado (disponible, reservado,

agotado).

 Alertas Automatizadas: Configurar alertas automáticas en Power BI para

notificar cuando los niveles de inventario de ciertos productos estén bajos o cuando se

detecten discrepancias entre el inventario físico y el registrado en el sistema.

Optimización de Procesos:

 Automatización de Procesos: Utilizar Power BI para identificar patrones en las

ventas y las fluctuaciones de inventario. Esto ayudará a ajustar los niveles de stock y

minimizar las discrepancias entre las órdenes de pedido y las facturas.

 Análisis de Tendencias: Realizar análisis predictivos utilizando herramientas

avanzadas de Power BI para anticipar la demanda futura y preparar el inventario en

consecuencia.
 Mejora de la Experiencia del Cliente:

 Visibilidad en Tiempo Real: Capacitar a los asesores con acceso a los dashboards de

Power BI para que puedan verificar rápidamente la disponibilidad de productos y responder

con precisión a los clientes.

 Reducción de Errores: Minimizar los errores de comunicación al asegurar que los

datos de inventario sean precisos y accesibles en todo momento.

Monitoreo y Evaluación Continua:

 Paneles de Control de Desempeño: Establecer KPIs (Key Performance Indicators)

en Power BI para monitorear la precisión del inventario, la tasa de cumplimiento de

pedidos y la satisfacción del cliente.

 Iteración y Mejora: Utilizar los insights obtenidos a través de Power BI para realizar

ajustes continuos en los procesos operativos y mejorar la eficiencia general.

Beneficios Esperados:

 Precisión en el Inventario: Reducción significativa de las discrepancias entre el

inventario físico y el registrado.

 Eficiencia Operativa: Procesos simplificados y menos dependencia de ajustes

manuales.

 Mejora de la Experiencia del Cliente: Respuestas más rápidas y precisas a las

consultas sobre disponibilidad de productos.

 Reducción de Pérdidas de Clientes: Evitar la pérdida de ventas debido a errores de

inventario.
 Implementar una solución robusta como Power BI no solo resolverá los problemas

actuales de Importaciones Ciclopista S.A.S, sino que también establecerá una base sólida

ara un crecimiento futuro y una gestión de inventarios más efectiva y precisa.

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6. Graficas

Figura 1: (Fuente Propia)

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7. Análisis de las graficas

Distribución de Productos por Cantidad:

 La mayoría de los productos se encuentran en el rango de 0 a 200 unidades.

 Esto sugiere que la distribución del inventario está concentrada en productos con

cantidades relativamente bajas.

Poco Stock en el Inventario:

 Se observa que aproximadamente el 80% del inventario tiene cantidades bajas.

 Esto indica que una gran parte de los productos en existencia está cerca de agotarse o

tiene niveles de stock mínimos.

Implicaciones de la Distribución:

 La concentración de productos en el rango de 0 a 200 unidades podría reflejar una

estrategia de gestión de inventarios orientados a minimizar costos de almacenamiento o a

optimizar el espacio disponible.

 Sin embargo, esto también puede indicar un riesgo elevado de falta de stock para ciertos

productos, lo que podría afectar la satisfacción del cliente y las ventas.

Recomendaciones:

 Considerar ajustes en las políticas de inventario para productos con alta rotación.

 Implementar un sistema de reabastecimiento más ágil o utilizar técnicas de pronóstico de

demanda para mejorar la precisión en la reposición de stock.

 Evaluar la viabilidad de diversificar la distribución del inventario para reducir el riesgo de

agotamiento de productos clave.

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8. Conclusión

La implementación de herramientas tecnológicas como Slack, Power BI y Tableau en

Importaciones Ciclopista S.A.S. ofrece una solución integral para resolver los problemas actuales

de inventario y facturación. Estas herramientas permitirán mejorar la comunicación y

coordinación entre los equipos, proporcionar visibilidad en tiempo real sobre el estado del

inventario y facilitar la detección y resolución de discrepancias.

Slack, al servir como plataforma de comunicación centralizada, agiliza la resolución de

problemas al permitir la discusión y coordinación en tiempo real. Los canales organizados y las

integraciones con el Sistema de Gestión de Inventarios (SGI) y el sistema de facturación

asegurarán que cualquier problema se detecte y aborde rápidamente.

Power BI y Tableau proporcionarán un análisis detallado y visualización de datos que

transformará datos crudos en información accionable. Esto ayudará a identificar patrones y

tendencias, permitiendo anticipar la demanda y ajustar los niveles de inventario en consecuencia.

Las alertas automatizadas y dashboards interactivos facilitarán el monitoreo continuo del

inventario, reduciendo significativamente los errores y mejorando la precisión de las existencias.

Posibles Áreas de Mejora Continua:

1. Automatización de Procesos: Aumentar la automatización en la gestión de

inventarios y facturación para minimizar la intervención manual y reducir errores.

2. Capacitación Continua: Ofrecer capacitación regular a los empleados sobre el

uso de las nuevas herramientas tecnológicas para asegurar su correcta utilización y maximización

de sus beneficios.
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3. Actualización de Sistemas: Mantener los sistemas tecnológicos actualizados para

aprovechar las últimas funcionalidades y mejoras de seguridad.

4. Feedback y Ajustes: Crear un canal de retroalimentación para que los empleados

puedan sugerir mejoras y ajustes en los procesos y herramientas utilizadas.

5. Importancia del Análisis Continuo de Datos: Es crucial seguir analizando los

datos de manera continua para ajustar y optimizar las soluciones implementadas. El análisis de

datos permitirá:

 Detectar nuevas tendencias y patrones que podrían indicar problemas emergentes o

oportunidades de mejora.

 Evaluar la efectividad de las soluciones implementadas y realizar ajustes necesarios para

mejorar la precisión y eficiencia.

 Tomar decisiones informadas basadas en datos actualizados, asegurando que la empresa

se adapte rápidamente a los cambios en el mercado y en las necesidades de los clientes.

En conclusión, la implementación de estas herramientas tecnológicas no solo resolverá

los problemas actuales de Importaciones Ciclopista S.A.S., sino que también establecerá una

base sólida para la mejora continua y el crecimiento futuro. La integración de Slack, Power BI y

Tableau mejorará la eficiencia operativa, la precisión del inventario y la satisfacción del cliente,

posicionando a la empresa para enfrentar con éxito los desafíos futuros.

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9. Reflexión

La efectividad de una solución se mide por su capacidad para no solo resolver problemas

inmediatos, como la gestión del inventario en el caso anterior, sino también por su capacidad

para adaptarse y evolucionar con el tiempo. Implementar mejoras continuas en los procesos

operativos y estratégicos no solo optimiza el rendimiento actual, sino que también fortalece la

posición competitiva a largo plazo de una empresa.

La importancia de la mejora continua radica en su capacidad para impulsar la innovación,

la eficiencia y la satisfacción del cliente. Las empresas que adoptan un enfoque proactivo hacia

la mejora continua están mejor equipadas para enfrentar desafíos, aprovechar oportunidades

emergentes y mantenerse relevantes en un mercado dinámico y competitivo.

En resumen, la combinación de tecnologías disruptivas y un compromiso con la mejora

continua no solo ayuda a las empresas a resolver problemas inmediatos, como la gestión de

inventario subestiman, sino que también sienta las bases para un crecimiento sostenible y una

adaptación efectiva a un entorno empresarial en constante cambio.

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10. Referencias

Tutorial: Introducción a la creación en el servicio Power BI

https://learn.microsoft.com/es-es/power-bi/fundamentals/service-get-started

Tecnologías Disruptivas De Apoyo A La Innovación Organizacional

https://areandina.instructure.com/courses/47232