ITEP

PROCESO DEL CONTROL

ADMINNISTRATIVO
ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN Y
CONTROL
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FRANKLIN MIHAEL LLANLLAYA HUAMANI

 PROCESO DEL CONTROL ADMINISTRATIVO

En la ciencia de la administración, hablamos de control para referirse a una de

las principales funciones administrativas, junto con la planificación, la
organización y la dirección, la cual tiene como cometido asegurarse de que las
acciones de la organización se realicen de acuerdo a lo planificado, o evaluar la
eficacia de los resultados obtenidos, es decir, su grado de proximidad con el
ideal esperado.

Las dinámicas administrativas de control usualmente implican la obtención

de información respecto al proceso empresarial y a los resultados, y la
aplicación de las correcciones que sean pertinentes para enmendar los errores
y maximizar la eficiencia.

Se trata de un mecanismo de retroalimentación del sistema organizativo que

depende para operar de los tres pasos previos, sobre todo de la planificación,
etapa donde se fijan las expectativas y las metas. En teoría, una organización
cuyos procesos y resultados se ciñen más a lo planeado será mucho más
eficiente que otra que se salga del carril.

Así, los procesos de control permiten no sólo medir el rendimiento

organizacional, sino además establecer justamente los estándares de calidad
idóneos para ello, y además evaluar y tomar las medidas correctivas
pertinentes.

El proceso de control idóneo, en este sentido, debe ser económico, flexible y

preventivo, pero, además, como hemos dicho, debe responder a
los objetivos organizacionales trazados.

¿QUÉ ES EL CONTROL COMO ETAPA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO?

El control es la fase del proceso administrativo a través de la cual se

establecen estándares para evaluar los resultados obtenidos, con el objeto de
corregir desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente las operaciones.
Sabemos que el proceso administrativo, es un conjunto de pasos, etapas o
fases mediante las cuales se aprovechan los recursos con los que cuenta una
empresa. Estas etapas se dividen en planeación, dirección, organización y
control. Como observamos, el control es la última etapa del proceso
administrativo. Esta etapa consiste en medir y corregir el desempeño de las
actividades y procesos que se llevan a cabo para asegurar que los objetivos de
la empresa sean alcanzados.

¿PARA QUÉ SIRVE?

El control sirve y se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las

actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes
de la organización se están llevando a cabo.

De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues

es solo a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado
se ajusta a lo planeado Y en caso de existir desviaciones, identificar los
responsables y revisar dichos errores. Por lo tanto, es una medida de la
eficacia del conjunto de etapas del proceso administrativo.

Sin embargo, es conveniente recordar que no debe existir únicamente el

control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por
lo menos en parte, una labor de previsión. En este caso se puede
estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y por qué los
estándares no han sido alcanzados. De esta manera se pueden adoptar
las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores
del pasado.

Entre otras razones, el control en la organización es importante porque:

 Detecta vacíos en las demás etapas del proceso administrativo.

 Establece correctivos a las desviaciones detectadas.
 Detecta las tareas, funciones y/o áreas de la organización que
requieren intervención.
 Proporciona información necesaria para la toma de decisiones.
 Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

OBJETIVOS DEL CONTROL EN LA EMPRESA

 El control de operaciones: objetivos operativos y de la gestión del día

a día.
 Control de los procesos informativos y contables: objetivos de
información operativa y financiera.
 El control de los resultados: objetivos funcionales y resultados
preferentemente económico-financieros.
  Control de las estrategias: gestión de las estrategias a medio y largo
plazo.
 El control de las responsabilidades sociales: hacia los
llamados stakeholders y otros agentes sociales externos a los que afecta
la actividad empresarial.

NIVELES DE CONTROL

1. MÍNIMO CONTROL

Proceso previo a la fijación de objetivos y a la utilización de presupuestos

cuyas principales características son:

 Análisis de operaciones diarias.

 Identificación de los principales riesgos y ventajas competitivas.
 Valoración de la estructura organizacional y los procesos.
 Conocimiento inmediato de reportes de resultados que son
comparables en el tiempo.
 Elaboración mensual de los informes financieros principales con
algunos indicadores de gestión.

2. CONTROL PRESUPUESTARIO Y PREVISIONES

Parte de la información conferida por el nivel anterior, ya se ha confeccionado

un presupuesto y dentro de éste se han consignado los diferentes objetivos y
sus responsables. Sus principales características son:

 Anticipación del futuro a corto y mediano plazo.

 Análisis y corrección de desviaciones de los resultados reales
versus los objetivos previstos.
 Redefinición de objetivos en función de resultados obtenidos.
 Búsqueda de la eficiencia de la estructura organizacional.
 Elaboración mensual del informe de control de gestión.
 Confección mensual, anual y acumulada de estados financieros e
indicadores de gestión
3. CONTROL INTEGRADO DE GESTIÓN

Una vez escalados los dos niveles anteriores se busca anticipar el futuro al
planificar la estrategia a largo plazo (3 años). Sus principales características
son:

 Minimización de riesgos, amenazas y contingencias a largo plazo

mediante una planificación estratégica que contemple las posibles
crisis.
 Gestión en función de responsabilidades y objetivos fijados en el
plan, citado en el punto anterior.
 Evaluación de la dimensión y funciones de la estructura
organizacional según los resultados previstos.
 Modificación adaptativa de la estrategia de acuerdo con los
resultados obtenidos.
 Elaboración de un plan estratégico general a tres años, que
contempla objetivos y planes específicos por áreas funcionales.
 Elaboración de un informe de control de gestión por
departamentos y de forma general para, mínimo, tres años.

FUNCIONES

FUNCIÓN RESTRICTIVA Y COERCITIVA

Se emplea para evitar los desvíos indeseables o comportamientos no
aceptados. Se usa para delimitar funciones y ejercer el mando dentro de
la empresa.
SISTEMA AUTOMÁTICO DE REGULACIÓN
Cuando se detecta que las actividades o funciones de los colaboradores,
los procesos, las áreas o departamentos se han desviado o presentan
irregularidades, esta regulación los hará volver a las actividades ya
planeadas.
FUNCIÓN ADMINISTRATIVA
Como ya se indicó, el control forma parte del proceso administrativo,
junto con la planeación, la organización y la dirección.

OBJETIVO DEL CONTROL

El objetivo de la función administrativa de control es la de ver que todo

se haga conforme fue planeado y organizado, según las órdenes dadas,
para identificar los errores o desvíos con el fin de corregirlos y evitar su
repetición.
PROCESO DE CONTROL

El control o evaluación, como hoy se conoce, consiste en el proceso

sistemático de regular o medir las actividades que desarrolla la
organización para que estas coincidan con los objetivos y expectativas
establecidos, fin de identificar los errores o desviaciones y con el
objetivo de corregirlos y evitar su repetición, la función de control, como
fase del proceso administrativo, se desarrolla dentro de un proceso
compuesto por las siguientes fases:

ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES
Se establecen los criterios de evaluación o comparación. Usualmente se
determinan dentro de las siguientes cuatro variables
DE CANTIDAD
establece el volumen de producción, cantidad de existencias, materias
primas, número de horas de trabajo.
DE CALIDAD
Establece la calidad del producto, sus especificaciones.

DE TIEMPO
Es el tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo
medio de elaboración de un producto.
DE COSTOS
Establece los costos de producción, administración, costos de ventas.

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

Tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.

COMPARACIÓN DE DESEMPEÑO CON EL ESTÁNDAR

ESTABLECIDO
Compara el desempeño de las funciones realizadas con el que fue
establecido como estándar, para verificar si hay desvió o variación o
algún error o falla con relación al desempeño esperado.
Acción correctiva
Busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado.
El control es un medio de retroinformación que sirve para reiniciar el proceso
administrativo. Si el fin último de la administración es la calidad y eficiencia, la
manera de verificar que esto se ha logrado es a través del control.

El sistema de control administrativo se considera cada vez más un sistema de

retroalimentación cuyo propósito central es identificar oportunidades de
mejoramiento que les permitan a las organizaciones una mejora continua en la
optimización de sus recursos y el logro de sus resultados en función de una
mejor competitividad, mediante un mejor desempeño de las actividades.

1. Una fase de planificación de objetivos para cada segmento de la

organización.
2. Ejecutar los objetivos.
3. Medir los resultados.
4. Interpretar los resultados.
5. Emprender acciones correctoras. Estas acciones correctoras, a su vez
podrían ser de tres tipos:
5.1. Modificar la actuación del segmento cuyos resultados son
insatisfactorios.
5.2. Modificar el objetivo inicialmente asignado.
5.3. Modificar la estructura del segmento y organizarlo de otro modo,
asignando objetivos particulares a cada subsegmento.
 TIPOS DE CONTROL

Existen diferentes tipos de control:

 Control Preliminar

Es el realizado antes de que el proceso operacional comience. Esto incluye la

creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las
actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad.

 Control Concurrente

Se aplica durante la fase operacional. Esta incluye dirección, vigilancia,

sincronización de las actividades que ocurran para que el plan sea llevado a
cabo bajo las condiciones requeridas.

 Control de Retroalimentación

Se enfoca en el uso de la información de los resultados anteriores para corregir

posibles desviaciones.

IMPORTANCIA DEL CONTROL DENTRO DEL PROCESO

ADMINISTRATIVO

 Sirve para comprobar la efectividad de la gestión.

 Promueve el aseguramiento de la calidad.
 Protege los activos de la empresa.
 Se garantiza el cumplimiento de los planes.
 Establece medidas para prevenir errores, y reducir costos y tiempo.
 Sirve para determinar y analizar las causas que originan las desviaciones, y
evitar que se repitan.
 Es el fundamento para el proceso de planeación.

PRINCIPIOS DEL CONTROL

EQUILIBRIO

Para cada grado de delegación conferido debe establecerse el grado del

control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la
responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los
mecanismos para verificar que se cumpla con la responsabilidad conferida y
que la autoridad se ejerza.

INDICADORES O ESTÁNDARES

Los indicadores de actuación o estándares sirven de patrón para evaluar los

resultados. La efectividad del control está en relación directa con la precisión
de los indicadores, ya que estos permiten la ejecución de los planes dentro de
ciertos límites, minimizando errores y, consecuentemente, evitando pérdidas de
tiempo y dinero.
OPORTUNIDAD

El control que no es oportuno carece de validez y no cumple con su propósito:

Para que sea eficaz, requiere ser oportuno y propiciar que se aplique antes de
que se efectúen errores, de tal manera que sea posible tomar medidas
correctivas con anticipación. Es indispensable que los controles existan en
tiempo y forma.

DESVIACIONES

Las no conformidades o desviaciones que se presentan en relación con los

planes deben ser analizadas, para detectar las causas que las originaron a fin
de tomar las medidas necesarias para evitarlas.

COSTEABILIDAD

Un sistema de control debe justificar el costo que representa en tiempo y

dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. Solo deberá
implantarse si su costo se justifica ante los resultados esperados.

EXCEPCIÓN

El control debe aplicarse preferentemente a las actividades excepcionales y

representativas a fin de reducir costo y tiempo con la finalidad de aplicarlo a
funciones estratégicas. Es necesario que en una empresa se utilice la
estadística como un medio de control por excepción.

FUNCIÓN CONTROLADA

El responsable de aplicar el control no debe estar involucrado con la actividad a

controlar. La función controladora por ningún motivo debe comprender a la
función controlada, ya que el control pierde efectividad.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS DE CONTROL

El uso de diferentes herramientas y técnicas de control conforman lo que se

conoce como el sistema de control de la empresa u organización. Dichas
técnicas son aplicadas a lo largo y ancho de la firma, en todas sus áreas
funcionales, con el propósito de evaluar el desempeño en todos los niveles, por
cargo, por actividad, por proceso, por departamento, por área y en general, a
fin de establecer las desviaciones y, a través de esas medidas, determinar las
acciones correctivas necesarias.

 Auditoría. De gestión o administrativa, interna, financiera, contable,

externa, legal, operativa, informática.
 Reportes e informes.
 Indicadores de gestión, productividad y desempeño.
 Contabilidad.
 Presupuestos.
 Diagramas.
  Modelos matemáticos

CONCLUSIÓN

El control es uno de los pasos más importantes dentro del proceso

administrativo, ya que, en este, se observan todas las irregularidades que se
presentaron en el proceso y facilita que se vuelvan a hacer de acuerdo a su
planeación. Sin embargo, todos los pasos son importantes y se deben de
cumplir cada uno a su tiempo, utilizando la herramienta necesaria para
mantener un buen control de la organización, por lo tanto, es de vital
importancia comprender estas herramientas y generar los cambios necesarios
en la empresa.