Código : SG-PA-012

COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA Versión : 01

Emisión : 02/01/2020
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COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

Elaborado por: Coordinador SIG / Oficial de Fecha:

Cumplimiento

SERGIO BLAS MERCADO

02/02/2020

Revisado por: Coordinador SIG / Oficial de Fecha:

Cumplimiento

SERGIO BLAS MERCADO 02/02/2020

Aprobado por: Gerente General Fecha:

LIZETH NATHALY FERRUZO CAMPOS 02/02/2020

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1. Objetivo
Establecer los parámetros para un proceso eficiente de comunicación interna y externa
entre CIEL INGENIEROS S.A.C y las partes interesadas.

2. Alcance
Aplicable a toda la información relativa al SIG entre las partes interesadas, comprendidas y
asociadas y entre todos los niveles y canales de la organización.

3. Definiciones
3.1. Definiciones
 Tipos de comunicación: Son variables y comprenden comunicaciones verbales,
escritas, correos electrónicos e información disponibles en otros medios, como
carteleras, afiches, revistas, entre otros.
 Comunicaciones Internas: Son aquellas que se efectúan en el ámbito interno de
CIEL INGENIEROS S.A.C, entre las unidades organizativas, involucradas en el
SIG.
 Comunicaciones externas: Son aquellas no comprendidas en las comunicaciones
internas, y que involucran a organismos gubernamentales, clientes, contratistas,
proveedores y la población.
 Comunicación ante emergencias: Son aquellas que se efectúan en el ámbito
interno de CIEL INGENIEROS S.A.C entre todo el personal, ante una situación
crítica (emergencia) que impida la continua realización de las actividades.
Para el caso de las emergencias ante cualquier tipo accidentes e incidentes
tenemos los siguientes procedimientos:
SG-PL-002 Plan de Respuesta ante emergencias.

 Consulta: Es un requerimiento de información o inquietud recepcionada por CIEL

INGENIEROS S.A.C referida a temas ambientales, de seguridad y salud en el
trabajo, efectuada por parte de las otras partes interesadas.
 Queja: Es la inquietud recepcionada por CIEL INGENIEROS S.A.C referida a una
falla real o potencial en su sistema de gestión, informada por otras partes
interesadas.
 Partes interesadas: Colaboradores de la organización, clientes, contratistas,
proveedores, población aledaña, organismos fiscalizadores y reguladores y
autoridad competente, socios estratégicos, entre otros similares.

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4. Responsabilidades
Gerente General
Participar en las comunicaciones ante emergencias, analizar las comunicaciones externas
debido a quejas, sugerencias y consultas de las partes interesadas y con el motivo de
sustentar la revisión de los sistemas de gestión.
Responsables del proceso
Mantener un registro de las sugerencias y/u observaciones dadas, dentro de su ámbito.
Evaluar junto con los procesos el estado de las sugerencias y/u observaciones dadas,
dentro de su ámbito.
Hacer el seguimiento de la documentación externa derivada por la Gerencia General.
Dar respuesta a las sugerencias u observaciones que les remitan, dentro de su ámbito.

Personal
Canalizar e informar al sector responsable ante la aparición de consultas y quejas de las
partes interesadas, asistir a los responsables en la materia de las comunicaciones, sobre
todo, las producidas por o durante emergencias y cumplir las comunicaciones internas.

5. Desarrollo

5.1. Consideraciones para la comunicación

La comunicación puede ser Interna o Externa a través de los distintos niveles de la
empresa. Dentro de la interna tenemos 2 tipos descendente y ascendente.

Los trabajadores asimismo participan en el desarrollo y revisión de la Políticas, los

Objetivos y en la aprobación de los programas de auditorías, el Programa Anual del
SIG, el Reglamento Interno de SST, Código de Ética, mediante sus representantes ante
el Comité de SST, Comité de Ética, conservándose los registros que evidencien dicha
participación.

En general los trabajadores de CIEL INGENIEROS S.A.C participan del sistema de

gestión del SIG proponiendo a sus candidatos para conformar el Comité de SST, y
conformando dicho Comité si salieran elegidos. La conformación y funciones del Comité
de SST se encuentran descritos en el SG-RE-002 Reglamento de Seguridad y Salud en
el Trabajo.
Consulta
Los trabajadores y contratistas son consultados cuando haya cambios que afecten su
seguridad y salud en el trabajo a través de sus Representantes o de su participación en
la actualización de los análisis de identificación de peligros, evaluación de riesgos y
establecimiento de las medidas de control para dichos cambios; se guardan registros de
los acuerdos de la consulta o de la participación.
Cuando se considere necesario se realizan consultas a las partes interesadas externas
en relación a temas ambientales y/o de SST que sean pertinentes.

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5.2. Comunicación Interna

CIEL INGENIEROS S.A.C comunica internamente y comparte la siguiente información
cuando corresponda:
 Políticas (Seguridad, Medio Ambiente y Antisoborno).
 Cumplimiento de Objetivos del SIG.
 Aspectos ambientales significativos y dispositivos legales relacionados.
 Peligros y riesgos a los que están expuestos en el desarrollo de sus actividades
 Estadísticas sobre accidentes e incidentes.
 Resultados de auditorías, acciones correctivas, preventivas, y revisiones del SIG.
 Funciones y responsabilidades relacionadas al SIG.
 Metodología de reporte de inquietudes, denuncias, accidentes, emergencias, entre
otros.
 Estado del desempeño de los procesos.
 Cambios y mejoras del SIG.
 Otra información, preocupaciones y/o temas relacionados con SIG.

5.3. Comunicación Externa

5.3.1. Solicitud de Apoyo de Comunidades y Vecinos: El Coordinador del SIG
recepciona la solicitud de apoyo proveniente de las partes interesadas o indica
donde dejar la solicitud. El gerente General evalúa la solicitud de apoyo que esté
de acuerdo a las políticas y disponibilidad de los recursos de la empresa y
responde. Nuestra empresa ya cuenta con un Programa de capacitaciones y
campañas de trabajo con la comunidad, plasmado en el RH-PA-002-06 Programa
Anual de Seguridad, Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Antisoborno.
5.3.2. Recepción de Quejas relacionadas al desempeño ambiental y de
seguridad y salud ocupacional: El Coordinador del SIG recepciona toda queja
proveniente de las partes interesadas o indica el proceso donde debe dejar su
queja. El Coordinador del SIG y Responsable de Proyectos evalúa la queja, de
ser necesario solicita asesoría a sus proveedores internos como abastecimiento,
etc. Lo registra y sigue el “SG-PA-008 Procedimiento de Control de No
Conformidades y Mejoras”. De no ser procedente comunica por escrito a la parte
interesada adjuntando las razones de rechazo.
5.3.3. Recepción de Solicitudes, informes y comunicados de Fiscalizadores:
Cualquier proceso puede recepcionar las solicitudes, informes y comunicados
provenientes de los fiscalizadores y entrega el documento al gerente General y
avisa al Responsable del SIG. El gerente general recepciona las solicitudes,
informes y comunicados de parte de los fiscalizadores y entrega a los
responsables de los procesos para su tratamiento.
5.3.4. Otras Comunicaciones: Son recibidas y archivadas por el responsable de
Recursos Humanos, y comunicadas a los responsables de los procesos y a la
gerencia general para su tratamiento.

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6. FORMATOS Y DOCUMENTACIÓN RELACIONADA

No aplica.

7. Anexos
QUÉ
CUÁNDO QUIÉN A QUIÉN CÓMO EVIDENCIA
Comunicación
Frecuencia Emisor Receptor Medio de comunicación Registro
pertinente

Gerente General,
Compromiso por la
Gerencias, Staff de CIEL INGENIEROS
Dirección frente al Reunión Capacitaciones Carta de Compromiso
Permanentemente responsables S.A.C
Sistema Integrado de Correos informativos Firma de compromisos
Inmediatos Staff de Obra
Gestión y Gestión
Coordinador SIG
Antisoborno
Reunión Lista de Asistencia
Staff CIEL INGENIEROS S.A.C
Cada 3 meses / Cada inicio de Obra/ Difusión Distribución de Política
Coordinador SIG
Cada vez que se actualice la política Clientes
Difusión Publicación en periódico mural
Comunidad
Políticas de Gestión Residente de Staff de Obra Difusión
Antes y durante la ejecución de obra / Cada que se
Integrados y Gestión Obra/Supervisor Panel de Política en Almacén de Obra
actualice la política Cliente / Comunidad Difusión
Antisoborno SSOMA
Antes y durante ejecución de obra / Cuando ingrese
personal nuevo a cada obra Colaboradores de Obra Inducción Registro de Asistencia
Coordinador SIG
Colaboradores externos: Charla de 5' Registro de Asistencia
Antes y durante ejecución de obra
proveedores subcontratistas Difusión
Registro de Asistencia
Semestral Coordinador SIG Staff CIEL INGENIEROS S.A.C Reunión
Objetivos de Medio
Residente de
Ambiente, Seguridad,
Al inicio de la ejecución de cada obra Obra/Supervisor Staff de Obra Difusión Mural de objetivos SIG
Salud en el Trabajo y
SSOMA
antisoborno
Antes y durante ejecución de obra / Cuando ingrese Inducción /
Coordinador SIG Colaboradores de Obra Registro de Asistencia
personal nuevo a cada obra Charlas de 5'

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QUÉ
CUÁNDO QUIÉN A QUIÉN CÓMO EVIDENCIA
Comunicación
Frecuencia Emisor Receptor Medio de comunicación Registro
pertinente
Staff CIEL INGENIEROS S.A.C
Oficial de
Difusión de canal de Staff de Obra Correo informativo Correos
Permanentemente Cumplimiento
Denuncias Antisoborno Socios capacitaciones Lista de Asistencia
Coordinador SIG
Proveedores
Programación de las
Cada vez que se programan Revisiones por la Representante de
Revisiones por la Staff CIEL INGENIEROS S.A.C Correos informativos correos
Dirección Dirección Estratégica
Dirección
Coordinador SIG Staff CIEL INGENIEROS S.A.C Difusión Cargo de entrega
Reglamento Interno de Antes y durante ejecución de obra / Cuando ingrese Colaboradores de Obra Inducción
SST personal nuevo a cada obra Registro de Asistencia
Supervisor SSOMA Colaboradores externos:
Inducción
proveedores / subcontratistas
2 veces al año Staff CIEL INGENIEROS S.A.C Reunión Registro de Asistencia
Coordinador SIG
Al inicio de la ejecución de cada obra Staff de Obra Reunión
Procedimientos /
Colaboradores de Obra Capacitación
Instructivos / Formatos Durante la ejecución de la obra / Registro de Asistencia
Supervisor SSOMA Colaboradores externos:
Cuando se creen o actualice los documentos Capacitación
proveedores, subcontratistas
Roles, Difusión de Manual de
Cada actualización o ingreso de personal nuevo Gerente General Staff CIEL INGENIEROS S.A.C
responsabilidades, Funciones
funciones y autoridades Registro de Asistencia
frente al sistema de
Antes y durante a la ejecución de la obra Residente de Obra Staff de Obra Reunión / Charlas
Gestión y Gestión
Antisoborno
Riesgos, peligros Capacitaciones / Registro de Asistencia
Antes / durante la ejecución de la obra. Coordinador SIG Staff CIEL INGENIEROS S.A.C
identificados que Inducción
Cada actualización
afecten el sistema de
Ingreso de nuevo personal Residente de Obra Comunidad Difusión Matriz en Panel de Almacén de Obra
gestión y los principios
antisoborno, de los Antes / durante la ejecución de la obra. Staff de Obra
Capacitaciones /
servicios, las partes Cada actualización Supervisor SSOMA Colaboradores de Obra Registro de Asistencia
Inducción
interesadas. Ingreso de nuevo personal Proveedores subcontratistas

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QUÉ
CUÁNDO QUIÉN A QUIÉN CÓMO EVIDENCIA
Comunicación
Frecuencia Emisor Receptor Medio de comunicación Registro
pertinente

Responsable de Registro de Asistencia

Matriz de requisitos Staff CIEL INGENIEROS S.A.C Reunión
Antes / durante la ejecución de la obra. Obras
legales y otros
Cada actualización de la matriz
requisitos Registro de Asistencia
Coordinador SIG Staff de Obra Reunión

Plan de SST /
Antes / durante la ejecución de la obra. Registro de Asistencia
Plan Ambiental / Coordinador SIG Staff de Obra Reunión
Cada actualización del plan.
Programas
Formato de investigación
Investigaciones de Registro de Asistencia
Cada vez que ocurra un accidente de alto potencial Coordinador SIG Staff CIEL INGENIEROS S.A.C de accidentes, boletines,
Incidentes, accidentes Matriz en Panel de Almacén de Obra
correo informativo
Comunicación de
indicadores de
desempeño del Staff CIEL INGENIEROS S.A.C Reunión de Registro de Asistencia
Trimestral Coordinador SIG
personal (Gestión Staff de Obra comunicaciones
Integrados y
Antisoborno)
Difusión de
procedimientos Staff CIEL INGENIEROS S.A.C Difusión Registro de Asistencia
Permanentemente Coordinador SIG
aplicados al Sistema de Staff de Obra Correo Informativo
Gestión Antisoborno

Cualquier colaborador Administrador de Obra

Sugerencias para el SIG Cuando se genere Buzón de Sugerencia -
interno o externo Responsable de Licitaciones

Información relativa a Carta /

Mensual Residente de Obra Cliente Valorización
la ejecución de la obra Correo electrónico

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