23/9/21 07:47 Suite VISIÓN EMPRESARIAL®

PROCEDIMIENTO PAGOS

OBJETIVO PROCEDIMIENTO

Generar y tramitar las órdenes de pago de las obligaciones económicas adquiridas por la entidad, así como controlar la documentación requerida para los pagos.

ALCANCE

Este procedimiento inicia con la recepción e identificación de las cuentas por pagar, realizando su registro y gestión según sea el caso y, termina con la ejecución de los pagos de la entidad.

ID ACTIVIDAD ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

De acuerdo con la naturaleza de la cuenta, se debe identificar que requisitos y documentos se

Proveedores.
diligencian para cada una de ellas.
Contratista.
1 Identificar el tipo de cuenta a pagar.
Profesional de Gestión
-Si es una orden de pago por Nómina, continuar con la actividad N°2.
Financiera.
-Si no, continuar con la actividad N°3.

De acuerdo con el procedimiento establecido en "Liquidación de nómina (PRO-GTH-310-004) de

2 Liquidar nómina. Gestión de Talento humano.
Gestión de Talento humano, se elabora la cuenta pertinente para el pago de esta.

El contratista o beneficiario debe diligenciar el formato de certificación de supervisión y adjuntar los

documentos relacionados, preséntalos al supervisor para revisión y firma.
Proveedores.
3 Elaborar cuenta de cobro o factura.
Contratista.
Nota: Los contratistas que están obligados a presentar factura electrónica deben presentarla con la
aprobación y radicación en el portal SIIF.

Revisar los datos suministrados en el formato de certificación de supervisión, asegurando el

completo diligenciamiento, coherencia en la información, respaldo adecuado y verificación de los
valores registrados. Profesional de Gestión
4 Recepcionar y revisar cuenta de cobro.
Financiera.
-Si en la verificación de la documentación hay inconsistencias, continuar con la actividad N°5.
-Si es aprobada, continuar la actividad N°6.
Devolver la cuenta de cobro con la documentación adjunta al responsable, con las observaciones
pertinentes para su corrección.
Profesional de Gestión
5 Comunicar inconsistencia.
El responsable de la documentación tendrá máximo un día hábil para su corrección y posterior Financiera.
entrega. Sin embargo, en algunos casos excepcionales la documentación será recibida con
aprobación de los coordinadores en un tiempo diferente.
Ingresar información a la base de datos en donde se relacionan las cuentas por pagar. Después,
elaborar las órdenes de pago de las obligaciones económicas adquiridas por la entidad, con sus
respectivas retenciones de acuerdo al formato orden de pago (FOR-GFI-320-022).
Actualizar base de datos, generar Una vez creada las órdenes de pago, se escanea la documentación con todos sus soportes y se
Profesional de Gestión
6 órdenes de pago y crear cuenta por carga en la carpeta de "Financiera-Órdenes de pago COVID-19-Año 2021" del programa Teams.
Financiera.
pagar.
-Si el pago es de nómina, deducciones, terceros de nómina y/o servicios, notificar al profesional de
presupuesto y, continuar con la actividad N° 7.
-Si no, notificar al profesional del área contable y, continuar con la actividad N° 8.

En el aplicativo SIIF el profesional con perfil de presupuesto registra la afectación presupuestal de la

Afectación de línea presupuestal en el Profesional de Gestión
7 orden de pago es de nómina, deducciones, terceros de nómina y/o servicios, de acuerdo a las guías
aplicativo SIIF. Financiera.
dadas por el Ministerio de hacienda y crédito público.

Crear cuenta por paga en el aplicativo En el aplicativo SIIF se genera la cuenta por pagar, de conformidad a las guías dadas por el Profesional de Gestión
8
SIIF. Ministerio de hacienda y crédito público. Financiera.

9 Generar la obligación contable en el El profesional del área contable revisa en la carpeta "Financiera" en el programa Teams las cuentas Profesional de Gestión

Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada

https://suiteve.supervigilancia.gov.co/suiteve/doc/usrdoc?soa=34&mdl=doc&_sveVrs=961420210902&docId=40139 1/4
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PROCEDIMIENTO PAGOS

aplicativo SIIF. por pagar generadas, órdenes de pago con todos sus soportes y, procede a registrar en el aplicativo Financiera.
SIIF la obligación contable y genera el comprobante contable, de conformidad con el procedimiento
contable (PRO-GFI-320-013).

-En caso de encontrar inconsistencias, devolverse a la actividad N° 6.

-Si cumple, pasar a la actividad N° 10.

Secretaría General revisa las órdenes de pago con todos sus soportes, en la carpeta “Financiera” en
10 Aprobar el pago. Secretaria general.
el programa Teams, para la revisión y aprobación del pago por el ordenador del gasto.

El profesional de tesorería recibe y revisa la orden de pago con los documentos soporté de las
obligaciones generadas en la carpeta de "Financiera" en el programa Teams.
Recepción y revisión órdenes de pago Profesional de Gestión
11
de tesorería. Financiera.
-Si encuentra alguna inconsistencia se informa al área que corresponda para que realice las
correcciones pertinentes.

Se procede a registrar los datos y valores del pago, según sea el caso del pago, en el archivo
Registrar las órdenes de pago en la Profesional de Gestión
12 formato de trazabilidad presupuestal (FOR-GFI-320-041) ubicado en la carpeta de "Financiera" en el
base de datos de tesorería. Financiera.
programa Teams.

Generar orden de pago presupuestal Se ingresa al programa SIIF y se realiza el registro la orden de pago presupuestal, de conformidad a Profesional de Gestión
13
en el aplicativo SIIF. las guías del Ministerio de hacienda y crédito público. Financiera.

Identifica el tipo de orden a paga:

Profesional de Gestión
14 Identificar el tipo de orden pago.
-Si es pago para nómina, continuar con la actividad N°15. Financiera.
-De lo contrario pasar a la actividad N° 31.

Por medio del perfil pagador central del programa SIIF el profesional revisa el archivo de dispersión
Revisar archivo de dispersión de pago Profesional de Gestión
15 de nómina, de conformidad a las guías del Ministerio de hacienda y crédito público.
a nómina de funcionarios. Financiera.
Luego se procede a comprimir y, a través del aplicativo “K-SI” realiza la firma del documento.

Carga de archivo de dispersión firmado En el programa SIIF con el perfil pagador central el profesional genera la carga del archivo de Profesional de Gestión
16
en el aplicativo SIIF. dispersión de nómina comprimido y firmado. Después, se registra la orden de pago presupuestal. Financiera.

En el programa SIIF con el perfil pagador central módulo pago el profesional autoriza la orden de
pago presupuestal de nómina masiva.
Autorizar orden de pago presupuestal Profesional de Gestión
17
en el aplicativo SIIF. Financiera.
Nota: El pago a beneficiario final se efectúa con dos días después del registro y autorización en el
aplicativo SIIF.
Comprobar en el aplicativo SIIF que la orden de pago registrada este en estado “autorizada”.
Verificar estado de la orden de pago en Profesional de Gestión
18
el aplicativo SIIF. -Si la orden de pago no se encuentra autorizada, devolverse a la actividad N° 17. Financiera.
-Si la orden de pago está en estado autorizado, continuar con la actividad N° 19.

Registro de la orden presupuestal en el En el programa SIIF se consulta al día siguiente a la fecha de pago de nómina programada, los Profesional de Gestión
19
programa SIIF. pagos no exitosos de pagos masivos. Financiera.

Por medio del perfil pagador central en el programa SIIF crear una orden de pago no presupuestal
Crear orden de pago no presupuestal
con base en el documento acreedor generado por el aplicativo SIIF a favor del funcionario, lo anterior Profesional de Gestión
20 por pago no exitoso de nómina en el
de conformidad a las guías del Ministerio de hacienda y crédito público para finalizar pago a un Financiera.
aplicativo SIIF.
tercero por pago no exitoso, pago masivo de nómina a beneficiario final.

En el aplicativo SIIF con el perfil pagador central módulo CUN el profesional autoriza las órdenes de
Autorizar orden de pago no Profesional de Gestión
21 pago no presupuestales, verificando el estado “Autorizado” de las mismas, de acuerdo a las guías
presupuestal en el aplicativo SIIF. Financiera.
dadas por el Ministerio de hacienda y crédito público.

Realizar segunda autorización o

En el aplicativo SIIF y por medio del perfil contable el profesional realiza la segunda autorización de Profesional de Gestión
22 segundo endoso de orden de pago no
la orden de pago no presupuestal por pago no exitoso de nómina masiva. Financiera.
presupuestal en el aplicativo SIIF.

Se ingresa al programa SIIF y se registra la información requerida, generando la orden de pago

Generar órdenes de pago a terceros y Profesional de Gestión
23 presupuestal para terceros y la orden de pago no presupuestal para deducciones de nómina. De
deducciones en el SIIF. Financiera.
conformidad a las guías del Ministerio de hacienda y crédito público.

24 Autorizar orden de pago a terceros y Desde el aplicativo SIIF el profesional con el perfil pagador autorizan, según sea el caso, las Profesional de Gestión

Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada

https://suiteve.supervigilancia.gov.co/suiteve/doc/usrdoc?soa=34&mdl=doc&_sveVrs=961420210902&docId=40139 2/4
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PROCEDIMIENTO PAGOS

deducciones en el aplicativo SIIF. órdenes de pago, de conformidad a las guías dadas por el Ministerio de hacienda y crédito público. Financiera.

Comprobar en el aplicativo SIIF el estado de la autorización:

Verificar el estado de la autorización
Profesional de Gestión
25 ordenes de pago a terceros y
-Si no está en estado autorizado la orden de pago, devolverse a la actividad N° 24. Financiera.
deducciones de nómina.
-Si la orden de pago está en estado autorizado, continuar a la actividad N° 26.

Una vez evidenciados los pagos exitosos de deducciones y terceros de nómina, se genera listado de
Generar listado de extensivas en el Profesional de Gestión
26 las extensivas presupuestales y no presupuestales en SIIF, para generar las órdenes de pago no
aplicativo SIIF. Financiera.
presupuestales de terceros y deducciones de nómina.

Crear orden de pago no

En el aplicativo SIIF el profesional debe registra una a una las órdenes de pago a terceros y
presupuestales de terceros y Profesional de Gestión
27 deducciones de nómina y, crea la orden no presupuestal, de acuerdo a las guías dadas por el
deducciones de nomina en el aplicativo Financiera.
Ministerio de hacienda y crédito público.
SIIF.
Autorizar orden de pago no
En el aplicativo SIIF con el perfil pagador central módulo CUN el profesional autoriza el pago de las
presupuestales de terceros y Profesional de Gestión
28 órdenes de pago no presupuestales de terceros y deducciones de nómina, de acuerdo a las guías
deducciones de nomina en el aplicativo Financiera.
dadas por el Ministerio de hacienda y crédito público.
SIIF.
Una vez se evidencie en "Estado autorizado" de las órdenes de pago no presupuestales de terceros
Crear orden bancaria en el aplicativo y deducciones de nómina en el aplicativo SIIF, el profesional crea la orden bancaria por el módulo Profesional de Gestión
29
SIIF. CUN-orden bancaria-pago de giro. Financiera.
Después, registra el número orden bancaria en el listado extensivo arrojado por SIIF.

Pagar orden bancaria en el aplicatico En el aplicativo SIIF el profesional realizar el pago de la orden bancaria por el módulo CUN-orden Profesional de Gestión
30
SIIF. bancaría-pago con giro. Financiera.

Autorizar orden de pago presupuestal En el aplicativo SIIF con el perfil pagador central módulo CUN el profesional autoriza las órdenes de Profesional de Gestión
31
en SIIF. pago presupuestal, de conformidad a las guías dadas por el Ministerio de hacienda y crédito público. Financiera.

Enviar al profesional del grupo contable las órdenes de pago con sus respectivos soportes para
registrar las transacciones o movimientos del mes en el la base de datos de Excel que se crea para
conciliar y analizar los saldos de los estados financieros del mes correspondiente. Profesional de Gestión
32 Remitir documentación.
Financiera.
-Nota: Si existen inconsistencias en la información de la cuenta, se realizan los ajustes pertinentes
para el pago o anulación en el mes siguiente.

Escanear y archivar las ordenes de Realizar el escáner de las órdenes de pago de cada periodo para retroalimentar la base de datos de Profesional de Gestión
33
pago. expedientes digitalizados en el Grupo de Recursos Financieros. Financiera.

Se hace entrega de las órdenes de pago con sus respectivos soportes a las áreas correspondientes
de la entidad mediante el formato registro entrega de ordenes de pago, para su respectivo archivo.
Entregar documentación a las áreas Profesional de Gestión
34
correspondientes. Financiera.
Nota: Lo anterior, se realiza dentro de los siguientes 25 días calendario una vez finalizado el mes del
periodo de pago.

NORMATIVIDAD

-Constitución Política, Titulo XII, Capitulo I, Art. 335 a 338 Del Régimen Económico y de la Hacienda Pública.
-Ley 38de 1989,
-Ley 42 de 1993,
-Ley 80 de 1993,
-Ley 87 de 1993,
-Decreto 2150 de 1995,
-Ley 190 de 1995,
-Decreto 359 de 1995,
-Ley 179 de 1994, Decreto 1013 de 1995, Decreto 359 de 1995, Decreto 111 de 1996, Decreto 2785 de 2013, Decreto 2711 de 2014.

GLOSARIO

-Cuentas por pagar: comprende las obligaciones financieras contraídas por la Supervigilancia a favor de terceros por diferentes conceptos: proveedores, contratistas, órdenes de compra, cos
aportes de nómina, devoluciones, sentencias y conciliaciones, parafiscales, servicios públicos y acreedores varios.
-SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera.
-Endoso: Autorización de una orden de pago en el programa SIIF.

Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada

https://suiteve.supervigilancia.gov.co/suiteve/doc/usrdoc?soa=34&mdl=doc&_sveVrs=961420210902&docId=40139 3/4
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PROCEDIMIENTO PAGOS

-Afectación de línea presupuestal: Registro de pago en el programa SIIF con relación al presupuesto de la entidad.
-Archivo de dispersión: Archivo .txt que contiene la información de los funcionarios con el valor a pagar.
-Terceros: Persona natural o jurídica aleja a la empresa o entidad.
-O.P.P: Orden de Pago Presupuestal
-O.P.N.P: Orden de Pago No Presupuestal

DOCUMENTOS RELACIONADOS

-Procedimiento de liquidación de nómina PRO-GTH-310-004.

-Procedimiento de contabilidad PRO-GFI-320-013
-Procedimiento formulación y ejecución presupuestal PRO-GFI-320-005
-Formato de liquidación de nómina PRO-GTH-310-004.
-Formato de certificación de supervisión FOR-GCO-360-068.
-Formato Orden de Pago FOR-GFI-320-022.
-Formato base de datos órdenes de pago FOR-GFI-320-027.
-Registro entrega órdenes de pago FOR-GFI-320-038.
-Formato de trazabilidad cadena presupuestal FOR-GFI-320-041.
-Libro Radicador.
-Guías para registro de información financiera SIIF- Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
-Base de datos Tesorería.
-Manual de uso del portal electrónico entidad Bancaria.
-Listados de relación de las órdenes de pago.
APROBACIÓN NOMBRE CARGO DEPENDENCIA
Martha Quiroga Grupo de Recurso
ELABORÓ Constratistas
Yohan Parrado Financiero.
Geovanny Sierra Profesional de
Oficina Asesora de
REVISÓ Luz Emilce Mambuscay Defensa
Planeación.
López Jefe
Néstor Alfonso Grupo de Recurso
APROBÓ Coordinador.
Rodríguez Pinilla Financiero.

Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada

https://suiteve.supervigilancia.gov.co/suiteve/doc/usrdoc?soa=34&mdl=doc&_sveVrs=961420210902&docId=40139 4/4