REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA

LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA VENEZUELA

EXTENSIÓN MATURÍN

ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
Cuarto corte

Profesor: Estudiante :
Manuel Maita

Maturín, 11 de noviembre 2024

INTRODUCCIÓN AL SISTEMA DE PERSONAL

Un sistema de personal, también conocido como Sistema de Gestión de Recursos Humanos

(HRMS por sus siglas en inglés), es una solución tecnológica que facilita la gestión de los
empleados dentro de una organización. Este tipo de sistema integra varias funciones de recursos
humanos (RR.HH.) y proporciona una plataforma centralizada para administrar los datos del
personal, las nóminas, la contratación, el desarrollo profesional y más.

DEFINICIÓN GENERAL DE SISTEMA

Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados y organizados que trabajan juntos para

alcanzar un objetivo común. Los sistemas están compuestos por componentes que interactúan
entre sí y con el entorno. Los sistemas pueden ser naturales (como un ecosistema) o artificiales
(como un sistema informático).

SISTEMA DE PERSONAL

Un sistema de personal, también conocido como Sistema de Gestión de Recursos Humanos

(HRMS por sus siglas en inglés), es una herramienta integral diseñada para gestionar los aspectos
relacionados con los empleados dentro de una organización.

Componentes del Sistema de Personal

Gestión de Información del Empleado

Datos Personales: Almacena información básica como nombre, dirección, fecha de nacimiento, y
detalles de contacto.

Historial Laboral: Registra la experiencia laboral, ascensos, cambios de puesto y desempeño.

Documentación: Maneja documentos importantes como contratos, certificados y evaluaciones de

desempeño.

Nómina y Beneficios

Cálculo de Salarios: Automatiza el cálculo de salarios, incluyendo deducciones y bonificaciones.

Gestión de Beneficios: Administra beneficios como seguros, planes de retiro y otros incentivos.

Reclutamiento y Selección

Publicación de Vacantes: Facilita la publicación de ofertas de trabajo en diferentes plataformas.

Seguimiento de Candidatos: Realiza el seguimiento de los candidatos a lo largo del proceso de
selección.

Evaluación y Contratación: Gestiona entrevistas, pruebas y la contratación de nuevos empleados.

Formación y Desarrollo

Planes de Capacitación: Organiza y sigue los programas de formación y desarrollo profesional.

Seguimiento de Competencias: Evalúa y registra las habilidades y competencias adquiridas por

los empleados.

Evaluación del Desempeño

Metodologías de Evaluación: Implementa evaluaciones de desempeño periódicas para valorar el

rendimiento de los empleados.

Retroalimentación: Proporciona un mecanismo para recibir y dar retroalimentación constructiva.

Gestión del Tiempo y Asistencia

Control de Horarios: Monitorea las horas trabajadas, asistencia, y ausencias de los empleados.

Permisos y Vacaciones: Gestiona solicitudes de permisos, vacaciones y otros tipos de ausencias.

SUBSISTEMAS

En un sistema de personal (o cualquier sistema complejo), los subsistemas son componentes

interrelacionados que tienen sus propios objetivos y funciones, pero que trabajan juntos para
contribuir al objetivo general del sistema.

Subsistemas del Sistema de Personal

Subsistema de Gestión de Información del Empleado

Funciones: Almacena y gestiona los datos personales, el historial laboral y la documentación del
empleado.

Componentes: Bases de datos de empleados, sistemas de archivo digital, módulos de

actualización de información.

Subsistema de Nómina y Beneficios

Funciones: Maneja el cálculo de salarios, deducciones, beneficios y cumplimiento fiscal.

Componentes: Software de nómina, bases de datos de beneficios, herramientas de cumplimiento

regulatorio.

Subsistema de Reclutamiento y Selección

Funciones: Facilita la publicación de vacantes, el seguimiento de candidatos y la contratación de

nuevos empleados.

Componentes: Portales de empleo, sistemas de seguimiento de candidatos (ATS), módulos de

entrevistas y evaluaciones.

Subsistema de Formación y Desarrollo

Funciones: Organiza y supervisa programas de capacitación y desarrollo profesional.

Componentes: Plataformas de aprendizaje en línea, módulos de evaluación de competencias,

registros de formación.

Subsistema de Evaluación del Desempeño

Funciones: Implementa y gestiona evaluaciones de desempeño y retroalimentación.

Componentes: Herramientas de evaluación de empleados, sistemas de retroalimentación, matrices

de competencias.

Subsistema de Gestión del Tiempo y Asistencia

Funciones: Monitorea las horas trabajadas, el ausentismo y gestiona permisos y vacaciones.

Componentes: Relojes de control de tiempo, software de seguimiento de asistencia, sistemas de

gestión de permisos.

LA NÓMINA DE PERSONAL COMO SISTEMA

LA NÓMINA DE PERSONAL COMO SISTEMA

La nómina de personal es un sistema fundamental dentro de la gestión de recursos humanos que

se encarga de procesar y administrar el pago de los empleados. Vamos a explorar los
componentes, las funciones y las características de este sistema para entender cómo funciona.

Componentes del Sistema de Nómina

Base de Datos de Empleados:

Contiene información detallada de cada empleado, incluyendo datos personales, cargos, salarios,
y beneficios.

Módulo de Cálculo de Salarios:

Calcula los salarios brutos y netos de los empleados, considerando horas trabajadas, horas extras,
y deducciones.

Gestión de Deducciones:

Administra las deducciones legales (como impuestos y seguridad social) y voluntarias (como
planes de ahorro y seguros).

Gestión de Beneficios:

Maneja los beneficios adicionales, tales como bonos, comisiones, y vacaciones pagadas.

Generación de Informes:

Crea informes detallados sobre los pagos realizados, incluyendo recibos de sueldo y resúmenes
anuales para la administración y los empleados.

Cumplimiento Normativo:

Asegura el cumplimiento con las leyes laborales y fiscales locales, ajustando los cálculos y las
deducciones según sea necesario.

LA UNIDAD DE NOMINA

La unidad de nómina es un componente esencial dentro del departamento de recursos humanos

de cualquier organización. Su principal función es gestionar y procesar todos los aspectos
relacionados con el pago de los empleados.

UBICACIÓN ADMINISTRATIVA

La ubicación administrativa de la unidad de nómina dentro de una organización puede variar

según la estructura y las necesidades específicas de la empresa. Sin embargo, generalmente se
encuentra bajo el departamento de Recursos Humanos (RR.HH.) o en estrecha colaboración con
él. Ubicación Administrativa en Recursos Humanos

Dentro del Departamento de Recursos Humanos (RR.HH.):

Organización Interna: La unidad de nómina a menudo es una subunidad dentro del departamento
de RR.HH. que se enfoca exclusivamente en la gestión de pagos y beneficios de los empleados.

Colaboración Interna: Trabaja en estrecha colaboración con otras subunidades de RR.HH., como
reclutamiento, capacitación y desarrollo, y gestión de personal.

Colaboración con el Departamento de Finanzas:

Interacción Financiera: La unidad de nómina debe coordinarse con el departamento de finanzas

para asegurar que los pagos de nómina se ajusten a los presupuestos y registros financieros.

Auditoría y Cumplimiento: Finanzas y nómina colaboran para preparar auditorías internas y

externas, y para cumplir con las regulaciones fiscales.

Relación con el Departamento de TI:

Soporte Técnico: La unidad de nómina requiere soporte del departamento de TI para mantener y
actualizar los sistemas de nómina.

Seguridad de Datos: TI garantiza que los datos sensibles de los empleados estén protegidos
contra accesos no autorizados y brechas de seguridad.

ESTRUCTURA INTERNA

La estructura interna de la unidad de nómina dentro de una organización puede variar según el
tamaño y la complejidad de la empresa, pero generalmente incluye varias funciones clave y roles
específicos que trabajan juntos para asegurar el procesamiento eficiente de la nómina.

1. JEFE DE NÓMINA

Responsabilidades: Supervisar todas las actividades de la unidad de nómina, asegurar la precisión

y el cumplimiento normativo, y reportar al director de Recursos Humanos.

Tareas Clave:

Gestión y coordinación del equipo de nómina.

Revisión y aprobación de los cálculos de nómina.

Implementación de políticas y procedimientos.

2. ESPECIALISTAS EN NÓMINA

Responsabilidades: Procesar la nómina, gestionar deducciones y beneficios, y resolver consultas

de los empleados.
Tareas Clave:

Cálculo de salarios y compensaciones.

Aplicación de deducciones y retenciones.

Emisión de pagos y recibos de sueldo.

3. ANALISTAS DE NÓMINA

Responsabilidades: Analizar y verificar los datos de nómina para asegurar su exactitud y

cumplimiento.

Tareas Clave:

Revisión de informes de nómina.

Detección y corrección de errores.

Preparación de reportes de análisis y auditorías.

4. ADMINISTRADORES DE BENEFICIOS

Responsabilidades: Gestionar los beneficios de los empleados, incluyendo seguros, planes de

retiro y otros incentivos.

Tareas Clave:

Inscripción y actualización de beneficios.

Comunicación con proveedores de beneficios.

Resolución de problemas relacionados con beneficios.

5. ASISTENTES DE NÓMINA

Responsabilidades: Proveer soporte administrativo a la unidad de nómina.

Tareas Clave:

Mantenimiento de archivos y registros.

Gestión de correos y comunicaciones internas.

Asistencia en la preparación de informes y documentos.

6. SOPORTE TÉCNICO / ADMINISTRADOR DE SISTEMAS DE NÓMINA

Responsabilidades: Mantener y administrar el software y los sistemas de nómina.

Tareas Clave:

Configuración y actualización de sistemas.

Resolución de problemas técnicos.

Garantía de la seguridad y el respaldo de datos.

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR LA NÓMINA

Elaborar una nómina de manera correcta y eficiente es fundamental para garantizar que todos los
empleados reciban el pago adecuado y que la empresa cumpla con sus obligaciones legales..
Recolección de Información

Datos Personales:

Asegúrate de tener la información personal actualizada de todos los empleados: nombre,

dirección, número de identificación fiscal, etc.

Detalles Laborales:

Recopila datos sobre las horas trabajadas, horas extras, ausencias, permisos y cualquier otra
información relevante.

2. Cálculo de Salarios

Salario Base:

Determina el salario base de cada empleado según su contrato de trabajo.

Horas Extras:

Calcula las horas extras trabajadas y aplica las tarifas correspondientes.

Bonificaciones e Incentivos:

Incluye cualquier bonificación o incentivo que corresponda al período de pago.

3. Cálculo de Deducciones

Impuestos:
Calcula y retén los impuestos que deben deducirse del salario según las leyes fiscales vigentes.

Contribuciones a la Seguridad Social:

Deduce las contribuciones a la seguridad social y otras obligaciones legales.

Otras Deducciones:

Aplica deducciones adicionales como seguros médicos, planes de pensión y préstamos de la

empresa.

4. Revisión y Verificación

Revisión Interna:

Verifica que todos los cálculos sean correctos y que no haya errores en la información.

Aprobación:

Pasa la nómina a una segunda revisión por parte de un supervisor o gerente para su aprobación
final.

5. Emisión de Pagos

Método de Pago:

Determina el método de pago (transferencia bancaria, cheque, depósito directo).

Fecha de Pago:

Asegúrate de que los pagos se realicen en la fecha programada.

6. Generación de Recibos de Sueldo

Detalle del Pago:

Prepara los recibos de sueldo detallando el salario bruto, deducciones y salario neto.

Distribución:

Entrega los recibos de sueldo a los empleados, asegurando que cada uno reciba el suyo de manera
confidencial.
7. Registro y Archivo

Registro de Pagos:

Mantén un registro detallado de todos los pagos realizados.

Documentación:

Guarda copias de los recibos de sueldo y otros documentos relacionados con la nómina en los
archivos de la empresa.

8. Cumplimiento Normativo

Actualización de Normativas:

Asegúrate de estar al día con las leyes y regulaciones laborales y fiscales.

Auditorías:

Prepara la documentación necesaria para auditorías internas y externas.

DEFINICIÓN DE NOMINA

La nómina es un documento o registro detallado que una empresa utiliza para enumerar los
salarios, bonificaciones y deducciones de todos sus empleados durante un período determinado.
Este registro no solo refleja cuánto se debe pagar a cada empleado, sino también las
contribuciones a la seguridad social, los impuestos retenidos, y otros beneficios o descuentos
aplicables.

CONCEPTO ACTUAL DE LA NOMINA

El concepto actual de la nómina se refiere a un documento administrativo que certifica el pago de

los salarios y beneficios a los empleados de una empresa. Este documento incluye información
detallada sobre el salario base, las deducciones (como impuestos y contribuciones a la seguridad
social), y cualquier bonificación o incentivo. La nómina también puede incluir percepciones no
salariales, como dietas y plus de transporte.

CLASIFICACIÓN DE LA NOMINA

La clasificación de la nómina puede variar según diferentes criterios, como el período de pago, el
tipo de empleados, y la naturaleza de los pagos.

1. Según el Período de Pago

Nómina Semanal: Pagos realizados cada semana. Común en trabajos con salarios por hora.
Nómina Quincenal: Pagos realizados cada dos semanas. Popular en muchos países para
empleados tanto por hora como asalariados.

Nómina Mensual: Pagos realizados una vez al mes. Común en empleos asalariados y
administrativos.

2. Según el Tipo de Empleados

Nómina de Empleados Fijos: Incluye a los empleados con contrato indefinido o a largo plazo.
Suelen recibir un salario fijo.

Nómina de Empleados Eventuales: Incluye a los empleados con contrato temporal o por
proyectos. Sus pagos pueden variar según las horas trabajadas o los proyectos completados.

Nómina de Empleados por Comisión: Incluye a los empleados cuyos ingresos dependen de las
ventas o el desempeño, como vendedores y agentes.

3. Según la Naturaleza del Pago

Nómina Ordinaria: Incluye el salario base y otros pagos regulares como horas extras,
bonificaciones y comisiones.

Nómina Extraordinaria: Incluye pagos no regulares como bonos anuales, aguinaldos,

indemnizaciones y otros pagos especiales.

4. Según la Estructura de la Empresa

Nómina Corporativa: Utilizada en grandes empresas con múltiples departamentos y empleados.

Nómina de Pequeñas Empresas: Utilizada en pequeñas y medianas empresas con menos

empleados y una estructura más simple.

5. Según la Forma de Pago

Nómina Directa: Pagos realizados directamente a los empleados a través de transferencia

bancaria, cheques o efectivo.

Nómina Indirecta: Pagos realizados a través de terceros, como agencias de empleo o plataformas
de pago.

SEGUN LA FORMA DE PRESENTACION DE LOS CARGOS

La nómina también puede clasificarse según la forma de presentación de los cargos, es decir,
cómo se estructuran y presentan los diferentes conceptos y pagos en el documento de nómina.
SEGÚN LA FORMA DE ELABORACIÓN

La nómina puede clasificarse también según la forma en que se elabora. Dependiendo de la

tecnología utilizada y del método de procesamiento, existen diferentes tipos de nóminas.

CONTENIDO DE LA NÓMINA DE PERSONAL

El contenido de una nómina de personal puede variar según la empresa y las regulaciones locales,
pero en general, una nómina bien estructurada debe incluir los siguientes elementos:

Elementos Esenciales de una Nómina de Personal

Encabezado

Nombre de la Empresa: La razón social o nombre comercial de la empresa.

Período de Pago: La fecha específica o el período que abarca la nómina (por ejemplo, del 1 al 15
de marzo de 2025).

Fecha de Emisión: La fecha en que se genera la nómina.

Datos del Empleado

Nombre Completo: El nombre y apellido del empleado.

Número de Identificación: El número de identificación fiscal o de seguridad social.

Departamento: El departamento o área donde trabaja el empleado.

Puesto: El cargo o puesto del empleado dentro de la empresa.

Detalles del Ingreso

Salario Base: El salario fijo acordado en el contrato del empleado.

Horas Extras: Pago adicional por las horas trabajadas fuera del horario regular.

Bonificaciones: Cualquier bonificación por rendimiento, antigüedad, etc.

Comisiones: Ingresos adicionales basados en ventas u objetivos.

Deducciones

Impuesto sobre la Renta: La cantidad deducida en concepto de impuestos.

Contribuciones a la Seguridad Social: Deducciones para la seguridad social y otras
contribuciones legales.

Seguros y Planes de Pensión: Deducciones para seguros médicos, planes de pensión y otros
beneficios.

Otras Deducciones: Cualquier otra deducción, como préstamos, embargos, etc.

Total, de Ingresos y Deducciones

Total, de Ingresos: La suma de todos los ingresos del empleado antes de las deducciones.

Total, de Deducciones: La suma de todas las deducciones aplicadas al salario del empleado.

Salario Neto a Pagar: El importe final que se pagará al empleado después de deducir todos los
conceptos aplicables.

Firmas y Aprobaciones

Firma del Empleado: Para confirmar la recepción de la nómina.

Firma del Responsable de Nómina: La firma del responsable de recursos humanos o finanzas que
verifica y aprueba la nómina.

CALIFICACIÓN DE LA NÓMINA SEGÚN LA CONDICIÓN DEL TRABAJADOR

La nómina puede clasificarse según la condición del trabajador, lo que permite una gestión más
detallada y específica de los pagos.

1. Nómina de Empleados Fijos

Definición: Incluye a los empleados con contratos indefinidos o a largo plazo.

Características:

Salario fijo mensual o quincenal.

Beneficios y prestaciones sociales establecidos.

Mayor estabilidad laboral.

Ejemplo: Personal administrativo, gerentes, ingenieros.

2. Nómina de Empleados Temporales

Definición: Incluye a los empleados con contratos de duración determinada.

Características:

Salario basado en la duración del contrato.

Pueden recibir beneficios proporcionales.

Contratos que cubren necesidades específicas o estacionales.

Ejemplo: Trabajadores contratados para proyectos específicos, empleados de temporada en

tiendas.

3. Nómina de Empleados por Horas

Definición: Incluye a los empleados que reciben un salario basado en las horas trabajadas.

Características:

Pago por hora trabajada.

Horas extras remuneradas según la legislación.

Flexibilidad en la cantidad de horas trabajadas.

Ejemplo: Personal de limpieza, asistentes de tienda, tutores.

4. Nómina de Empleados por Comisión

Definición: Incluye a los empleados cuyos ingresos dependen del volumen de ventas o
rendimiento.

Características:

Salario basado en el porcentaje de ventas u objetivos alcanzados.

Puede incluir un salario base más comisiones.

Ingresos variables según el desempeño.

Ejemplo: Vendedores, agentes de bienes raíces, asesores financieros.

5. Nómina de Empleados en Prácticas

Definición: Incluye a los empleados que realizan prácticas profesionales o pasantías.

Características:

Pueden recibir una remuneración simbólica o estipendio.

Generalmente no tienen los mismos beneficios que los empleados fijos.

Contratos de corta duración, enfocados en el aprendizaje y la experiencia.

Ejemplo: Estudiantes en prácticas, pasantes de verano.

6. Nómina de Trabajadores Autónomos o Freelancers

Definición: Incluye a los trabajadores independientes que prestan servicios a la empresa.

Características:

Pago por proyecto o tarea completada.

No suelen recibir beneficios sociales.

Mayor flexibilidad en los horarios y lugar de trabajo.

NÓMINA DE CARGO VACANTE

La nómina de cargo vacante es un registro que se utiliza para documentar y mantener

información sobre los puestos de trabajo que están disponibles dentro de una organización pero
que aún no han sido ocupados.

FINALIDAD DE LA NOMINA

La nómina es un elemento crucial dentro de cualquier organización. Su finalidad abarca varios

aspectos, desde la gestión financiera y administrativa hasta el cumplimiento legal y el bienestar
de los empleados.

1. Pago de Salarios

Garantizar el Pago Correcto: Asegura que todos los empleados reciban la compensación
adecuada por su trabajo.

Puntualidad: Facilita el pago oportuno de los salarios, lo cual es fundamental para la satisfacción
y la motivación de los empleados.

2. Cumplimiento Legal y Fiscal

Cumplimiento de Regulaciones: Asegura que la empresa cumpla con las leyes laborales y
fiscales, evitando sanciones y problemas legales.

Declaraciones y Retenciones: Gestiona la retención y el pago de impuestos, contribuciones a la

seguridad social y otras obligaciones legales.

3. Transparencia y Registro

Documentación Clara: Proporciona un registro detallado y transparente de los ingresos y

deducciones de cada empleado.

Auditorías y Control: Facilita las auditorías internas y externas, proporcionando una base sólida
para el control financiero y administrativo.

4. Gestión Financiera

Control de Costos Laborales: Ayuda a la empresa a monitorear y controlar los costos

relacionados con los salarios y beneficios de los empleados.

Presupuestación: Permite a la empresa realizar una planificación financiera más precisa, al

conocer exactamente los gastos salariales.

5. Motivación y Satisfacción del Empleado

Transparencia en la Compensación: Contribuye a la confianza y la satisfacción del empleado al

proporcionar una visión clara de su remuneración.

Reconocimiento de Esfuerzos: Facilita el reconocimiento de esfuerzos adicionales, como horas

extras y bonificaciones, lo que puede mejorar la moral y el rendimiento.

6. Planificación y Desarrollo de Recursos Humanos

Análisis y Planificación: Proporciona datos valiosos para el análisis y la planificación de recursos

humanos, como la identificación de necesidades de contratación y la evaluación de políticas
salariales.

Desarrollo Profesional: Ayuda a planificar el desarrollo profesional y las promociones internas,

basándose en el rendimiento y las compensaciones.

IMPORTANCIA DE LA NOMINA

La nómina es una herramienta fundamental en la gestión de recursos humanos y la operación

financiera de cualquier organización.

1. Compensación Justa y Puntual

2. Cumplimiento Legal y Fiscal

3. Gestión Financiera y Presupuestaria

4. Registro y Documentación

5. Motivación y Retención del Talento

6. Análisis y Desarrollo de Recursos Humanos

NORMAS PARA LA ELABORACIÓN DE LA NOMINA

La elaboración de la nómina debe seguir ciertas normas y procedimientos para asegurar su

precisión y cumplimiento legal.

1. Reunión de Información

Datos del Empleado: Nombre, número de identificación, dirección, teléfono, etc.

Datos de Contratación: Fecha de inicio, tipo de contrato, salario base, etc.

Horas Extras: Registro de horas extras trabajadas y su correspondiente remuneración.

Bonificaciones y Premios: Información sobre cualquier bonificación o premio recibido.

2. Cálculo de Salarios

Salario Base: Cálculo del salario mensual, quincenal o semanal según el contrato del trabajador.

Horas Extras: Cálculo de las horas extras trabajadas y su correspondiente remuneración.

Bonificaciones: Cálculo de cualquier bonificación de fin de año, de desempeño, etc.

Prestaciones Sociales: Cálculo de utilidades, vacaciones, liquidaciones, etc.

3. Deducciones

Impuestos: Cálculo y deducción de impuestos sobre la renta según las leyes vigentes.

Aportes Sociales: Deducción de aportes a la seguridad social y otros fondos obligatorios.

Otros: Deducciones por préstamos, seguros, etc.

4. Verificación y Aprobación

Revisión de Datos: Verificación de todos los datos ingresados para asegurar su precisión.

Aprobación: Aprobación de la nómina por parte de la dirección o del departamento de recursos

humanos.

5. Generación y Entrega de la Nómina

Generación: Creación de la nómina en formato físico o digital.

Entrega: Entrega de la nómina al empleado, ya sea en papel, por correo electrónico, o a través de
una plataforma en línea.

6. Registro y Archivo

Registro: Registro de la nómina en los libros contables de la empresa.

Archivos: Mantenimiento de copias de la nómina en formato digital y físico para futuras

referencias.

7. Cumplimiento Legal

Leyes Laborales: Asegurarse de que la nómina cumple con todas las leyes laborales y fiscales
aplicables.

Regulaciones: Cumplimiento de las regulaciones específicas del país o región

PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE NÓMINA

1. Recolección de Información

Datos del Empleado: Recopilar datos personales, información de contacto y detalles de

contratación.

Registros de Tiempo: Recolectar información sobre las horas trabajadas, las horas extras y las
ausencias.

2. Cálculo de la Nómina

Salario Base: Calcular el salario base de cada empleado.

Horas Extras: Calcular las horas extras trabajadas y las tarifas correspondientes.
Bonificaciones y Incentivos: Incluir cualquier bonificación o incentivo aplicable.

Deducciones: Aplicar las deducciones legales (impuestos, seguridad social) y voluntarias

(seguros, préstamos).

3. Revisión y Verificación

Verificación Interna: Asegurarse de que todos los cálculos sean correctos y precisos.

Revisión por Supervisores: Obtener la aprobación final de los supervisores o gerentes de recursos
humanos.

4. Emisión de Pagos

Método de Pago: Determinar el método de pago (transferencias bancarias, cheques).

Fecha de Pago: Asegurarse de que los pagos se realicen puntualmente.

5. Generación de Recibos de Sueldo

Detalle del Recibo: Preparar recibos de sueldo con el desglose de salarios, bonificaciones y
deducciones.

Distribución: Entregar los recibos de sueldo a los empleados de manera confidencial.

6. Registro y Archivo

Registro de Pagos: Mantener un registro detallado de todos los pagos realizados.

Archivo: Guardar copias de la nómina y los recibos de sueldo para futuras referencias y
auditorías.

Control del Sistema de Nómina

1. Auditoría Interna

Revisiones Periódicas: Realizar auditorías internas regulares para asegurar la precisión y el

cumplimiento.

Detección de Errores: Identificar y corregir cualquier error en los cálculos de nómina.

2. Cumplimiento Legal

Actualización Normativa: Mantenerse al día con las leyes laborales y fiscales y asegurar que la
nómina cumple con todas las regulaciones.
Documentación: Preparar la documentación necesaria para auditorías externas y cumplir con los
requisitos legales.

3. Seguridad de Datos

Protección de Información: Implementar medidas de seguridad para proteger los datos personales
y financieros de los empleados.

Acceso Restringido: Limitar el acceso a la información de nómina solo a personal autorizado.

4. Capacitación del Personal

Formación Continua: Asegurar que el personal encargado de la nómina reciba formación

continua sobre las mejores prácticas y las actualizaciones normativas.

Procedimientos Estandarizados: Establecer y seguir procedimientos estandarizados para la

elaboración y control de la nómina.

5. Tecnología y Automatización

Uso de Software: Utilizar software de nómina para automatizar los cálculos y procesos,
reduciendo el riesgo de errores humanos.

Actualizaciones Tecnológicas: Mantener el software actualizado para asegurar su eficiencia y

cumplimiento.

ENTRADA A LA NOMINA

La "entrada a la nómina" se refiere al proceso mediante el cual un nuevo empleado es registrado

en el sistema de nómina de una empresa para empezar a recibir su salario y beneficios. Este
proceso es fundamental para asegurar que todos los datos del empleado estén correctamente
registrados y que la compensación se procese de manera precisa y oportuna.

MANTENIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LA NOMINA

El mantenimiento y la actualización de la nómina son procesos fundamentales para asegurar que

la información de los empleados esté siempre precisa y actualizada, y que los pagos se realicen de
manera correcta y a tiempo.

1. Recolección y Verificación de Información Actualizada

Datos Personales: Regularmente verificar y actualizar la información personal de los empleados,

como direcciones, números de contacto y detalles bancarios.
Cambios Laborales: Mantener un registro de cualquier cambio en la situación laboral del
empleado, como promociones, cambios de puesto, aumentos salariales, y cambios en los
beneficios.

2. Implementación de Cambios Regulatorios

Actualización de Normativas: Asegurarse de que la nómina cumpla con las leyes laborales y
fiscales vigentes, incorporando cualquier cambio en las regulaciones.

Capacitación Continua: Mantener al personal de nómina informado sobre las actualizaciones

legales y cómo implementarlas en el sistema de nómina.

3. Auditorías y Revisión Periódica

Auditorías Internas: Realizar auditorías internas periódicas para verificar la precisión de los
registros de nómina y detectar posibles errores o inconsistencias.

Revisiones Externas: Preparar y facilitar auditorías externas cuando sea necesario, asegurando la
transparencia y el cumplimiento normativo.

4. Gestión de Beneficios y Deducciones

Actualización de Beneficios: Incorporar nuevos beneficios o ajustes en los beneficios existentes,

como seguros de salud, planes de retiro, y otros incentivos.

Revisión de Deducciones: Asegurar que todas las deducciones, como impuestos y contribuciones
a la seguridad social, se calculen y apliquen correctamente.

5. Utilización de Tecnología y Automatización

Software de Nómina: Utilizar software de nómina que facilite el mantenimiento y actualización

de datos, y que ofrezca actualizaciones automáticas en respuesta a cambios legislativos.

Respaldo de Datos: Realizar copias de seguridad regulares de los datos de nómina para prevenir
la pérdida de información.

6. Comunicación Abierta con los Empleados

Acceso a la Información: Proporcionar a los empleados acceso a sus registros de nómina y la

posibilidad de revisar y actualizar su información personal.

Resolución de Consultas: Establecer canales de comunicación claros para que los empleados
puedan plantear dudas o problemas relacionados con su nómina.
7. Gestión del Rendimiento y Evaluación

Evaluaciones de Desempeño: Integrar los resultados de las evaluaciones de desempeño en el

sistema de nómina para reflejar bonificaciones y otros incentivos basados en el rendimiento.

Planificación de Incrementos Salariales

SALIDA DE LA NOMINA

La salida de la nómina se refiere al proceso mediante el cual un empleado deja de formar parte
del sistema de nómina de la empresa, ya sea por renuncia, despido, jubilación, o cualquier otra
razón. Este proceso es crucial para asegurar que todos los aspectos legales, financieros y
administrativos se manejen correctamente.