Digitalización

de los Recursos
Humanos
Con el auge de las tecnologías y la digitalización de todos los procesos,
las empresas han experimentado una serie de cambios en su funcionamiento
interno y en la mayoría de sus departamentos.
De esta manera, se han visto empujadas a realizar una reestructuración
y cambios en su manera de funcionar para estar a la vanguardia de todas las
novedades tecnológicas. En un estudio realizado por PayFit de la mano de Yougov,
expertos en la materia analizan el nivel de digitalización de las empresas.

Un 76,8 % de las empresas considera que está adaptada a la era digital y un 64%
afirma utilizar una solución tecnológica de Recursos Humanos en su empresa.
Por otro lado, en este estudio se determinó que las tres principales ventajas de
la digitalización son: ahorro de tiempo y dinero, simplificación de los procesos
administrativos y de gestión diaria e incremento de la productividad.

La digitalización ha permitido la creación de un modelo de gestión laboral híbrido

que combina una solución tecnológica y un equipo humano experto en laboral
que permite que, entre otras cosas, no sea necesario acudir presencialmente a
una gestoría para realizar operaciones, acumular tickets o facturas con el riesgo
de perderlas, dedicar tiempo excesivo para gestionar nóminas, y también invertir
demasiado tiempo en la organización de vacaciones o ausencias y otros procesos
para la gestión de equipos.

Todo ello ha contribuido a que el 77% de las empresas haya empezado a digitalizar
diferentes áreas de negocio y a que 2 de cada 3 empresas ya hayan digitalizado
el proceso de nóminas y recursos humanos. Los Recursos Humanos, por su puesto,
no se quedan atrás en este sentido y también se adaptan a los constantes cambios
digitales dentro del entorno empresarial. La digitalización de los Recursos Humanos
se ha convertido en una necesidad para los empresarios, pues sus ventajas
son gigantescas y permiten invertir el tiempo en otras tareas o proyectos
de mayor peso.
En esta guía, compartimos contigo todas las claves para que lleves a cabo una
completa digitalización de los Recursos Humanos de tu empresa y tanto tú como
tus empleados le saquéis el mayor provecho posible.

El equipo de PayFit
¿Qué encontrarás
en esta guía?
↘ Información básica sobre la digitaliza-
ción de las empresas en España y,
en concreto, de su departamento
de Recursos Humanos.

↘ C onsejos, claves, técnicas y herra-

mientas para que puedas digitalizar
los Recursos Humanos de tu empresa.

↘U
 n estudio de PayFit y Yougov que
muestra datos reales y actualizados
de la presente situación de la digi-
talización de los Recursos Humanos
en las empresas.

↘ C asos reales de la digitalización

de los Recursos Humanos.

Te agradecemos la confianza y estamos

orgullosos de acompañarte en esta misión.
01
Cuestiones básicas
de los RRHH
05 → 06 02
La digitalización

03
de las empresas
y de los RRHH
07 → 16

04
Claves, técnicas y
herramientas para
digitalizar los RRHH
17 → 19

El caso real
de la digitalización
de los RRHH en PayFit
20 → 23
01
Cuestiones
básicas de
los RRHH
05 → 06
 6

Cuestiones básicas sobre la

gestión de los Recursos Humanos
Los RRHH de una empresa son un departamento imprescindible para la buena gestión de la empresa.
Son un punto de comunicación esencial, ya que es un canal decisivo entre la empresa y la plantilla.

¿Qué son los RRHH?

RRHH es el conjunto de profesionales que trabajan por y para otras personas, creando un ambiente
que favorezca el trabajo y garantice el respeto a los derechos laborales.

¿Cuál es el papel de los RRHH

en las empresas? ↘ TIPS • ¿Qué es la omnicanalidad?
Hacer uso de las RRSS y crear una página
Controlar el crecimiento interno web es esencial. Utilizar diversos canales
Identificación de talento y selección de personal para aumentar la notoriedad de marca
Gestionar el crecimiento de la plantilla puede generar muy buenos resultados
y atraer nuevo talento.
Realizar el proceso de onboarding
Organizar el cumplimiento de objetivos
 laboración de planes de mejora y creación
E
de una cultura empresarial
Garantizar la movilidad interna y retener talento
02
La digitalización
de las empresas
y los RRHH
07 → 16
 8

La digitalización de las empresas

y los RRHH
Desde PayFit hemos llevado a cabo un estudio en julio de 2022 con Yougov donde hemos encuestado a
más de 504 responsables de la toma de decisiones en los altos niveles de dirección, finanzas y recursos
humanos (CEO, CFO y RRHH). Hemos analizado todo tipo de empresas, VSB, SB. MB y MM.

¿Cuál ha sido el objetivo de este estudio?

> Analizar el nivel de digitalización en las
empresas y la gestión de RRHH y nóminas.

Algunas de las preguntas que nos

hemos hecho son:
¿Está el mercado suficientemente
digitalizado?
¿Cómo gestionan los RRHH y las nóminas?

En el estudio se afirmó que el 77% de las

empresas han empezado a digitalizar diferentes
áreas de negocio y que 2 de cada 3 empresas ya
han digitalizado el proceso de nóminas y recursos
humanos.

Además, es cierto que las primeras áreas que

se empezaron a digitalizar fueron departamentos
relacionados con Marketing & Ventas, pero cada
vez es más común que la digitalización
se empiece en áreas de la empresa que afectan
a la totalidad de la unidad organizativa, como
el departamento de RRHH.
 9

¿Considera que su empresa está

adaptada a la era digital?

76,8% 19,6%
Si No

El 76,8 % de las compañías encuestadas afirman

ser una empresa adaptada a la era digital, de
manera que en su día a día, emplean el uso de
softwares o herramientas tecnológicas que
digitalizan sus procesos y forma de trabajar.

Los aspectos que las empresas tienen en cuenta

a la hora de digitalizarse son:
• Prioridades y necesidad del negocio
(según el modelo de negocio).
• Detectar áreas que consumen más horas,
recursos y dinero.
• Retorno de inversión.

Las soluciones digitales que se usan en

Además, no es necesario que la compañía
actualice la solución digital como tal. Lo que una empresa deben poner en el centro
es esencial es que la solución digital pueda el cliente y la satisfacción de éste como
adaptarse a las necesidades cambiantes del punto clave:
mercado:  as actualizaciones para la mejora
•L
• Cambio y actualización constante en función de de la calidad del producto, suponen
las novedades legales, sociales, políticas, etc. la retención cliente.
• En función de cómo avance la tecnología, hay •L
 as actualizaciones para avanzar en el
que tener en cuenta que esta es mucho más producto que aporten alguna novedad
rápida que nosotros. y originalidad, generan nuevos clientes.
• En función del mercado cambiante,
•L
 as soluciones
la demanda y las necesidades de los clientes
digitales mejores
y potenciales clientes.
que las de los
competidores,
aportan madurez
digital a la
empresa.
 10

Las 3 principales barreras para digitalizar son:

35,1% 33,6% 33,1%

Falta de conocimiento Complejidad global del proceso Bajo presupuesto
de digitalización

Los principales obstáculos que se encuentran los directivos de las empresas para digitalizar su negocio
son la falta de conocimiento para ello, la creencia de que es un proceso complejo y la falta de un
presupuesto para ello.

¿Cuáles son los principales miedos

a la hora de dar el paso a la ↘ Motivo económico
digitalización?
La digitalización tiene un coste, pero
La mayoría de empresas considera estar
digitalizar no tiene que verse como un
adaptada a la era digital. No obstante, el 37.3 %
coste sino como una inversión. El tiempo
de las empresas afirman que el método más
habitual para gestión laboral es trabajar con una que ahorras gracias a los procesos y tareas
gestoría tradicional, donde las tareas se realizan digitalizadas permite focalizarnos en otras
manualmente. áreas que impactan más en el negocio.

↘ Miedo al cambio

Los humanos temen al cambio y al salir

de su zona de confort, y esto también
se traslada al ámbito de la empresa.
La gente tiene miedo de cambiar los
métodos con los que ha trabajado toda
la vida y la digitalización todavía asusta.
 11

El proceso de digitalización se percibe como una no necesitan tener conocimientos técnicos muy
gran inversión económica. Es fundamental hacer específicos para utilizar las herramientas/SaaS
entender que el uso de un SaaS para la gestión disponibles en el mercado.
de una empresa no es más caro que los servicios
que pueda ofrecer una gestoría tradicional. Además, no hay que hacerlo todo de golpe, hay
que detectar las áreas que consumen más horas,
Por estas razones es fundamental educar más recursos, más dinero… detecta los pains y
al mercado sobre la facilidad del proceso empieza por lo más importante.
de digitalización. En general, las empresas

Cuando empezamos el proyecto teníamos claro

que queríamos la gestión laboral digitalizada,
todos los fundadores somos muy digitales y no
le teníamos miedo, sino al contrario, buscábamos
una solución de este tipo.
Alejandro Catasús, uno de los fundadores de Goodnews
 12

Los 3 consejos más importantes para la digitalización son:

44,6% 42,9% 32,7%

Apoyo del Gobierno Formaciones sobre el proceso Asesoramiento externo
de digitalización especializado

En este caso, vemos que las empresas españolas necesitan el apoyo del gobierno en su transformación
digital. Por ello, es fundamental que las empresas proveedoras de Herramientas Digitales participen en
cualquier iniciativa del gobierno y aprovechen todas las ayudas y subvenciones que el Gobierno ofrece.

↘ Qué ayudas para la digitalización están

activas actualmente?

El programa Kit Digital (España),

que tiene como objetivo subvencionar
la adopción de soluciones digitales
disponibles en el mercado y dirigidas
a pequeñas empresas, microempresas
y personas en situación de autoempleo.

El plan Next Generation EU (Europa),

que ofrece hasta 12.000€ por beneficiario
en subvenciones para negocios, con el
objetivo de impulsar la transformación
digital de autónomos y PYMES y mejorar
su competitividad.
 13

¿Qué es la digitalización
de los RRHH?

Dentro del panorama digital en el que nos

encontramos actualmente, la digitalización
de RRHH es esencial. Se trata del procedimiento
por el cual se incorporan sistemas de
automatización y análisis de datos a la gestión
de los recursos humanos y las tareas de gestión
laboral empresarial.

¿Cómo llevar a cabo una buena

implementación de la digitalización?

 onoce las necesidades y objetivos

C
que deben cubrirse
 rabaja conjuntamente con el área
T
de IT de la empresa
 orma al personal involucrado en el proceso
F
de introducción del software de digitalización
de RRHH
 14

¿Por qué digitalizar los RRHH de tu empresa?

 entraliza y optimiza la gestión

C  a autonomía a los empleados para
D
administrativa de la empresa. consultar su información y hacer solicitudes
distintas, como gastos o vacaciones.
 educe los costes administrativos: centraliza
R
los datos de todos los trabajadores y de su Suprime los errores humanos.
vida laboral, contrato de trabajo, etc.
Evita la fuga de talentos.
 romueve valores de sostenibilidad
P
ahorrando papel.
Maximiza el rendimiento de tu empresa.

 giliza y automatiza todos los procesos

A
Instala actualizaciones automáticas.
relacionados con los RRHH.

 arantiza la seguridad y la privacidad

G
 horra un tiempo considerable en la gestión
A
de los datos de los empleados.
de nóminas.

Obtén un asesoramiento especializado

 naliza los KPIs para medir el rendimiento
A
de sus empleados.
 oderniza los procesos de RRHH
M
y la imagen de tu empresa.
 ana transparencia e inmediatez
G
en los procesos.

Actualmente, estas son las formas más habituales de trabajar en las empresas:

37.3% 23% 14,9%

trabaja con una trabaja con un departamento trabajan con un
Gestoría. interno y un software instalado departamento interno
(por ejemplo, nóminas A3) y un proceso manual.

Como hemos visto, los beneficios de digitalizar las empresas son muchos. Sin embargo, podemos
resumirlos en estos tres: ahorro de tiempo, la simplificación de los procesos y el incremento de
productividad.
 15

Actualmente, estas son las formas más habituales de trabajar en las empresas:

37,3% 23% 14,9%

Trabaja con una Trabaja con un departamento interno Trabaja con un
Gestoría y un software instalado (por ejemplo, departamento interno y
nóminas A3). un proceso manual.

La gestión laboral es una de las áreas de trabajo a las que más tiempo dedican las PYMES ya que se
realizan tareas muy repetitivas. ¿Por qué no cambiar de modelo con una alternativa digital que simplifique
el proceso?

Soluciones de RRHH con el uso de herramientas digitales.

64% 25% 9%
Si No No sabe

40 %

30 %

20 %

10 %

0%
Control GestiÓn Ausencias y Firma Gastos Otros No, se No, No lo sé
horario de vacaciones digital empresariales procesos utiliza utiliza
nÓminas de RRHH Excel o otra
m... opciÓn

El 34% de los encuestados:

No utiliza una herramienta de gestión de RRHH porque utiliza Excel, métodos manuales u otras opciones.
No sabe qué se utiliza para gestionar: ausencias, vacaciones, gastos, control horario, nóminas, firma
digital....
 16

Solución de nóminas.

9%
No lo sé

4%
Otra opciÓn

37 %
12 %
Gestoria
Interno con un SaaS

15 %
Interno con Excel, pap...
23 %
Interno con
software...

El departamento de
RRHH no puede estar i ¿Sabías qué?
invirtiendo tiempo en Dentro del departamento de RRHH, una
generar las nóminas de de las tareas principales es llevar a cabo

más de 100 empleados, la gestión de nóminas. En España esto

resulta ser un proceso complejo. Según el
o en imprimir papeles Global Power City Index de 2021, España
es el quinto país con el sistema de nómi-
e irlos firmando nas más complejo del mundo.
manualmente. Hay
que automatizar
esas gestiones para
dedicar este tiempo a Según la encuesta que realizamos

lo que verdaderamente con YouGov, un 73% de los

responsables RRHH españoles
importa. consideran clave la digitalización.

Giulia Miazzo, Head of People in PayFit.

03
Claves, técnicas
y herramientas
para la
digitalización
de los RRHH
17 → 19
 18

Claves, técnicas y herramientas

para la digitalización de los
RRHH
¿Cómo elaborar un buen plan
de digitalización de los RRHH?

Puedes llevar a cabo la digitalización desde tu

propia mano incorporando herramientas digitales
en tu empresa o, por el contrario, puedes
externalizar estas tareas en empresas que
ya cuentan con estas metodologías.
El software más destacado es el SIRH, ya
que combina tareas de RRHH y actividades
administrativas de la empresa:
Planificación de los trabajadores
Gestión de equipos
Nóminas
Formación de los empleados
Ausencias y vacaciones
Fichaje
Gestión de gastos profesionales

Los SaaS que más triunfan hoy en día No olvides que la digitalización también
en el mercado son aquellos que cubren toda permite fomentar el valor humano
la gestión laboral de la empresa. En definitiva,
la digitalización juega un papel clave en la gestión Las personas y el valor humano
de RRHH y cada vez es más frecuente llevarla a son esenciales dentro de las empresas,
cabo a través del uso de softwares especializados. pues son el motor de su funcionamiento.
Dar a tus empleados la importancia
que se merecen y hacer que se sientan
valorados y motivados, es lo que
generará mayores resultados.
 19

Nuestra prioridad número 1

es la satisfacción de nuestros
clientes. Queremos que
los procesos se digitalicen
gracias a nuestra plataforma
pero también queremos
ofrecer un servicio de calidad
personalizado para todos
nuestros clientes. Cada empresa
tiene asignado a un Customer
Manager que se encargará
de resolver todas sus dudas
laborales o que puedan surgirle
con el uso de la plataforma.
Laura Moliner, Head of Customer en PayFit España.
04
El caso real de
la digitalización
de los RRHH
en PayFit
20 → 23
 21

El caso real de la digitalización

de los RRHH en PayFit

El emprendimiento siempre ha ido ligado a la Somos conscientes del gran potencial del valor
tecnología e innovación, ya que el uso de recursos humano combinado con la tecnología. Por ello,
digitalizados hace que el modelo de negocio sea nuestra filosofía siempre ha sido la automatización
escalable. y eficiencia de los procesos y todos nuestros
departamentos, entre ellos, el de Recursos
Humanos.
En PayFit hemos sido desde el principio
conscientes de la importancia del uso de la
tecnología en todos nuestros procesos y hemos
creado una cultura empresarial tecnológica
comprometida con nuestros valores.

¿Qué áreas de RRHH puedes

digitalizar con PayFit?

Con el software de PayFit podrás ahorrar

un 80% del tiempo dedicado a la gestión de
nóminas y contar con un asesoramiento laboral
especializado.

Olvídate de los excels, de los cuadrantes de

turnos a mano, de calcular todas las vacaciones
de tus empleados, de preocuparte por los trámites
con la Seguridad Social…
 22

NÓMINAS FIRMA ELECTRÓNICA CONTRATOS

 estiona y automatiza
G  ana tiempo en el proceso de
G  xtingue el contrato a través
E
las nóminas, el fichero SEPA firma: envío, firma y recepción de la plataforma de PayFit
y los trámites con de documentos relacionados y genera automáticamente
la Seguridad Social. con tus empleados. el finiquito y liquidación y
el certificado de empresa.
 nvío de nóminas
E  isualiza el estado de tus
V
automático. documentos, si ya están  álculo de todos los
C
firmados, pendientes de firma conceptos laborales:
o enviados para firmar. vacaciones, salario, jornada,
Introduce, modifica y
bajas laborales, gastos
actualiza los datos en
adeudados, pagas extra,
cualquier momento antes  iene valor probatorio e
T
horas extraordinarias,
del cierre de nóminas y envía identifica al firmante de forma
indemnizaciones, etc.
las nóminas automáticamente única, asegurando la integridad
a cada empleado por email del documento firmado.
 otificación de la extinción al
N
ex-trabajador y tramitación de
su baja en la Seguridad Social.

RRHH GASTOS PROFESIONALES GESTIÓN DE EQUIPOS

 cceso a todos los

A  enera informes sobre
G  ichaje en tiempo real desde
F
documentos relevantes los gastos de la empresa, cualquier dispositivo.
de tu empresa en un impuestos y tasas, proyectos,
único espacio: nóminas, fichaje de tus empleados, etc.
Informes completos sobre las
contratos, certificados de
jornadas de tus empleados.
baja laboral, etc.
Incorporación automática de la
cuantía del gasto en la nómina
 ortal personal para
P
 ódulo de evaluación y
M
solicitudes y consulta de
seguimiento, reuniones 1:1.
 efine tu política de gastos
D documentos donde los
y recibe notificaciones si se empleados podrán solicitar
 n portal personal para
U incumple permisos y ausencias,
solicitudes y consulta introducir gastos profesionales
de documentos donde y acceder a su archivo de
los empleados pueden nóminas y otros documentos.
solicitar permisos y
ausencias, introducir gastos
profesionales y acceder a su
archivo de nóminas y otros
documentos.
 23

En definitiva, nos encontramos en una era digital que

requiere soluciones tecnológicas. Las empresas que no se
adaptan a la digitalización se estancan, no permiten a los
clientes mejorar sus experiencias y pierden oportunidades
de negocio, de crecimiento y de atracción de talento.

Sumarse a la digitalización ahorra tiempo y dinero,

aumenta la flexibilidad y agilidad en los trámites y garantiza
la seguridad de los datos personales y documentos.

Después de haber comprendido la importancia de la

digitalización de los RRHH de tu empresa, ¿estás pensando
en dar el paso? PayFit es la herramienta digital adecuada
para automatizar todos estos procesos y ganar autonomía.

Además, no estarás solo en el camino y siempre que lo

necesites uno de nuestros expertos laborales te asesorará
sobre las dudas que tengas. En PayFit somos conscientes
de la importancia del valor humano y queremos siempre
ofrecer servicios de calidad basados en la excelencia.

¿Te animas?
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