Software de Gestion Administrativa

SOFTWARE DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
UNIDAD DE INFORMÁTICA
Director: Henry Martínez
Coordinadores: Olga Lucia Bravo Ballén

Oscar Javier Silva Romero
Analista de Sistemas Peter Fonseca Buitrago
Programador Álvaro Enrique Palacios Villamil
Coordinador Programa Marco Aurelio Ortiz

Universidad Virtual
Auxiliares de Investigación
Adelaida Amaya Pinzón Erika Milena Padilla
Andrés Ricardo Romero Esther Yaneth Garzón
Ángela Viviana Montañez Ingrid Milena Quintero
Astrid Ximena Parra Jeffer Cañon
Betty Johanna Bolaños Jenny Teresa Jaramillo
Carlos José Acuña Jhon Alexander Soto García
Carolina Acosta Cifuentes Julián Ramírez
Daniel Alejandro Ardila Leidi Diana Rincón Rincón
Daniel Enrique Quintero Leydy Johana Poveda Sanabria
Daniel Felipe Moreno Liliana Teresa Salazar
David Alexander Arenas Maria Alejandra Enríquez
David Leonardo Maldonado Meiby Viviana Uyaban
Diana Janneth Organista Natalia Ibeth Cifuentes
Diego Fernando Rubio Sonia Janeth Ramírez
Erika Patricia Rodríguez Sue Ellen López
Trabajo desarrollado por

CAROLINA ACOSTA CIFUENTES
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA 1

UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES
1. INTRODUCCIÓN
El software de Administración y Gestión de Personal es un programa

que permite manejar y administrar el personal de una empresa de una
forma más fácil y agradable, es decir, en cuanto al procesamiento,
liquidación y pago de nómina, y si se desea, la selección,
contratación, autoliquidación y liquidación de contratos, logrando así,
la disminución de costos administrativos, evitando errores en cálculos y
procedimientos que pueden causar el pago de costosas
indemnizaciones. Además proporciona confidencialidad y seguridad
en el manejo de la información de la empresa, especialmente la
relacionada con el departamento de Recursos Humanos.
RRHHSearch Versión 0.97 es un programa de Recursos Humanos que

se encarga de manejar las hojas de vidas recibidas por las empresas;
es de gran ayuda para tener un estricto control de la información de
una forma sistematizada, ahorrando en espacio, ya que la recepción
de éstas se convierte en un problema por la cantidad y lo engorroso
de manejarlas, por tal razón, es de suma importancia, que sea
implementado en el área de Recursos Humanos de cualquier
organización, lo ideal sería que conociera este software, pudiera
manejarlo muy bien y tener un amplio conocimiento.
RRHHSearch realiza búsquedas con características específicas que se

necesitan de las personas para la ocupación de la vacante, después
de haber introducido los datos en el programa. RRHHSearch permite
configurar y grabar esta solicitud, evitando volver a establecer los
datos de una búsqueda y el mismo sistema brinda la información
totalmente actualizada al momento de la consulta, de modo que
automáticamente descarta aquellos currículums que ya fueron
considerados con anterioridad.
Por estos motivos y muchos más, RRHHSearch se constituye en un

potente e innovador sistema de información, especialmente
preparado para todos aquellos que participen en la selección y
búsqueda de personal, ya que optimiza tiempos de decisión y

evaluación, cuenta con toda la información estandarizada, evitando
la lectura de currículums impresos de variadas formas y tamaños, que
hace más lento el trabajo operativo y resulta un instrumento ágil,
rápido, práctico y de elevada efectividad.
La Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional

necesita conocer el software de Recursos Humanos, con el fin de que
esté al alcance de estudiantes, profesores, empleados y demás
personas que estén interesadas en manejarlo, ya que muchas
empresas reconocidas en el país requieren implementarlo, para
conseguir excelentes resultados, por lo tanto, es indispensable realizar
una investigación sobre este software, cómo es su instalación, qué se
necesita, sus principales características, de modo que sea de gran
utilidad y que a largo plazo esté al alcance de todos los interesados
en la página Web de la facultad.

2. TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN................................................................................................ 2
2. TABLA DE CONTENIDO ................................................................................. 4
3. RRHHSerach 0.97............................................................................................. 5
3.1 Instalación de RRHHSearch ......................................................................... 6
3.2 Herramientas básicas de RRHHSearch ....................................................... 6
3.3 Ingreso de currículums en RRHHSearch .................................................. 12
3.4 Estructura de las hojas de vida en RRHHSearch ..................................... 13
3.5 Manejo de las ventanas de RRHHSerach ................................................ 19
4. CONCLUSIONES ............................................................................................ 21
5. WEBGRAFÍA .................................................................................................... 22

3. RRHHSearch 0.97
RRHHSearch es un sistema de administración de base de datos de

currículums, que permite realizar búsquedas de personal o recursos
humanos de forma ordenada y eficiente. Se encarga de administrar
toda la información necesaria de un departamento de recursos
humanos de cualquier empresa, sea grande o pequeña, y todo ello
mediante un riguroso control de todas las hojas de vida disponibles.
Esto ayuda en todos los procesos de selección y búsqueda de
personal, agilizando todos los trámites posibles.
Con el programa de RRHH se puede:
Capturar Currículums vía Internet con RRHHWeb, e-mail, o

ingresarlos manualmente en la base de datos.
Archivar ordenadamente los CV y verlos en un formato estándar.
Realizar búsquedas por cualquier combinación de datos que

hayan sido ingresados (formación, sexo, edad, etc.)
Realizar el seguimiento de las entrevistas de los candidatos.
RRHHSearch permite realizar búsquedas por infinitos parámetros,

especialmente discriminados de acuerdo a los requerimientos
específicos de cada puesto en particular. Una vez que se decida
cuáles son los requisitos mínimos indispensables para realizar una
búsqueda sobre un perfil determinado, RRHHSearch procesa toda la
información sobre los datos cargados de los currículums y le brinda un
listado de la cantidad de postulantes que se ajustan para dicho
empleo. Posteriormente se accede a cada formulario y así avanzar en
el proceso de selección.
Además permite ingresar los comentarios y evaluaciones luego de la

entrevista personal, no sólo por el selector de Recursos Humanos sino
también por cualquier personal jerárquico que se involucre en el
proceso de selección y decisión quedando de este modo, toda la
información grabada y registrada para ser consultada en el futuro.
De esta manera se convierte en una solución de mucha utilidad,

dado que el proceso propiamente dicho evita la acumulación de
currículums en papeles, agiliza la transmisión de la información porque
cualquier persona autorizada en la empresa que vaya a utilizar el
programa, accede al mismo desde su propio PC evitando la
circulación de material confidencial dentro de la organización.
3.1 Instalación de RRHHSearch
NYS Diseño Interactivo es una empresa de diseño de soluciones de

software y comunicación en medios interactivos (Internet, intranets,
CD-Rooms, kioscos, etc.) y el desarrollo de aplicaciones orientadas a
brindar servicios y solucionar problemas específicos. Por eso,
RRHHSearch surgió de la necesidad que se presentaba en el área de
Recursos Humanos de la empresa, organizar toda la información del
personal que labora allí, pero de manera sistematizada, por lo tanto,
se creó este programa, que funciona bajo Windows 95, 98, 2000 o XP y
se puede descargar el demo en la página Web www.rrhhweb.com
para manejarlo por un período de treinta días, totalmente gratis. Se
creará una carpeta en el disco local C: en Archivos de programa,
denominada RRHHSearch.
Si se desea implementarlo en la empresa, se debe comprar la licencia

de este programa, de forma que optimice las funciones del área de
Recursos Humanos, y así reducir los costos que implican el manejo y
control de información del personal de la empresa.
3.2 Herramientas básicas de RRHHSearch
RRHHSearch es la herramienta que el selector de personal utiliza en su

trabajo cotidiano para realizar búsquedas y administrar los currículums
almacenados en la base de datos. Es el componente más importante
del paquete de RRHH y cuyo alcance es:

Recibir los currículums que han sido cargados en Internet desde el
RRHHWeb e incorporarlos a la base de datos principal.
Realizar búsquedas inteligentes sobre los currículums.
Permitir al selector administrar los currículums, incluyendo el

seguimiento de los mismos mediante el ingreso de datos post-
entrevista.
Importar información desde otros sistemas de base de datos como

Oracle, Database o Microsoft SQL Server.
• Barra de menús
RRHHSearch es muy fácil de manejar, las opciones que están en la

barra de Menú son las indispensables del programa, situada bajo la
barra del título del programa, los menús de izquierda a derecha sirven
para:
Sistema: Esta opción permite configurar RRHHSearch y salir del

programa.
Módulos: Búsquedas, agregar/modificar/borrar, importar, copia de

respaldo, ajustar base.
Ventana: Mosaico horizontal, mosaico vertical, cascada, organizar

iconos.
Ayuda: Muestra la ayuda de RRHHSearch.

• Barra de herramientas
Búsquedas: Esta opción también se activa con la tecla F2. Permite,

como su nombre lo indica, la búsqueda de hojas de vida, por
medio de criterios, al definirlos y ejecutarlos, aparecerán los
respectivos resultados. Los pasos a seguir son:
1. En la ventana de Búsquedas, se establecen los criterios en la

opción Nueva, en la ventana abierta se definen en las
secciones de General, Áreas de formación, Idiomas, Áreas de
experiencia, Áreas de interés y Fotos.

2. Al escoger “Agregar”, después de haber definido el criterio,
aparece la siguiente ventana donde se elige el dato, el
operador lógico que puede ser igual, distinto, mayor, contiene,
no contiene, entre otros y el valor que se desea especificar y
Aceptar. En este caso se quiere saber cuáles son las personas
que tienen 22 años, por lo tanto, el dato es la edad, la
comparación igual a y el valor 22. Hay que tener en cuenta la
sección, porque cada una contiene sus propios datos.
3. La definición del criterio aparece en la ventana de Nueva

Búsqueda, se guarda y se le coloca el nombre de la búsqueda
y si se desea una observación acerca de ésta y aceptar. Se
almacenará en la base de datos del programa.
4. En la ventana de búsquedas aparecerá la definición realizada.

En el ejemplo dado, es “Edad de los aspirantes”, con la fecha y
hora en que se realizó, y para ver las personas que cumplen con
esta condición se escoge la opción de Ver resultados.

5. Aparecerán todos los registros encontrados, de acuerdo al
criterio definido, con un pequeño resumen y se procede a
escoger algunas de las opciones presentadas, para ver la
descripción detallada de la hoja de vida de la persona.
En la ventana de Búsquedas se puede modificar o borrar alguna

condición hecha previamente, seleccionándola y escogiendo estas
opciones.
ABM Fichas: Esta opción permite agregar, modificar o borrar las

hojas de vida que se encuentran registradas en la base de datos.
Primero se debe escoger el país de origen del postulante y digitar
su documento de identidad y Aceptar.

De inmediato aparecerá la hoja de vida del aspirante, donde se
puede editar y guardar los cambios hechos o borrarla definitivamente.
Importar: RRHHSearch permite importar datos a la base existente,

ya sea desde el módulo RRHHWeb (captura de los currículums en
Internet), en el cual las personas ingresan sus datos desde la página
Web de la empresa, o desde otros sistemas, está opción debe ser
con la supervisión del proveedor del programa.
3.3 Ingreso de currículums en RRHHSearch
Para almacenar las hojas de vida que ha recibido la empresa, hay tres
formas de ingresarlas a la base de datos de RRHHSearch:
Manualmente: Al tener la hoja de vida del aspirante, se introducen

los datos en el formulario predeterminado que trae RRHHSearch,
donde se guarda la información personal, académica, trayectoria
laboral, entre otros aspectos. Esta labor la realiza el encargado de
seleccionar el personal de la empresa, aunque hay que tener en
cuenta que es una labor tediosa porque pueden ser muchas hojas
de vida, pero significará un ahorro de tiempo y espacio.
Automática: Desde Internet, ya sea en el navegador Explorer o

Nestcape, los aspirantes a la vacante pueden llenar sus datos en el
formulario predeterminado, sin necesidad de entregar la hoja de
vida directamente a la empresa. Esta herramienta se habilita en la
página Web de la misma, y es RRHHWeb, que facilita las labores
del área de Recursos Humanos. Esta información se guarda
temporalmente en los servidores de RRHHWeb, mientras que el
personal autorizado para esta labor, con su respectivo nombre de
usuario y contraseña, la descarga a la base datos de RRHHSearch,
importándola de tal forma que queden almacenadas en el
programa; esto se puede hacer a cualquier hora del día,
dependiendo de la necesidad de la empresa.
Ingreso automático desde otra base ya existente: En caso de tener

una base de datos ya existente de currículums en otro programa,
se puede importar a RRHHSearch, mediante la creación de un
archivo de intercambio en el cual la información se dispone de una
manera determinada para que RRHHSearch pueda reconocerla.
3.4 Estructura de las hojas de vida en RRHHSearch
En RRHHWeb los datos son ingresados directamente por el postulante

en la página dispuesta para tal fin, y otros por el selector de personal
luego de haber tenido una entrevista con el postulante.
El formulario predeterminado de RRHHSearch que se usa para

introducir la información contenida en las hojas de vida de los
aspirantes y del personal de la empresa tiene 6 secciones, que a su
vez están conformadas por varios grupos descritos a continuación:
Identificación y contacto: En esta sección se encuentran los

nombres, apellidos, el documento de identificación, los teléfonos,
el e-mail, así como los datos demográficos, de residencia y de
estructura del grupo familiar.
• Demográficos: En este subgrupo se ingresan el sexo, día, mes,

año y país de nacimiento, edad, estado civil, número de hijos.
• Residencia: Permite la entrada de datos relacionados con el

país de residencia, ciudad, dirección residencial, barrio.

• Contacto: Se refiere a la localización del aspirante; en el caso
de contactarlo, se tiene el e-mail, tipo de teléfono (particular,
celular, laboral, mensajes), el número, el horario para llamar.
• Grupo familiar: En esta casilla, al darle clic, se desplegarán tres

opciones: Agregar, Modificar, quitar. En la primera permite
ingresar los siguientes datos:
El parentesco se elige dependiendo de la familia del aspirante,

si es soltero, casado, con hijos, etcétera; se encuentran el
cónyuge, hermano, hijo, madre, padre u otro, y se procede a
llenar sus datos principales.
Sección Formación: Contiene la información de los estudios

realizados por el aspirante. Hay tres subgrupos:
• Formación secundaria: Tipo (bachiller, mercantil/comercial,

técnico/industrial, humanístico/social), estado (interrumpido,
en curso, completo), institución, cantidad de años completos
(para el caso de en curso o suspendido).
• Formación superior: Al elegir esta opción, se despliega el

siguiente cuadro de diálogo, que será llenado dependiendo
de la formación del aspirante.

• Idiomas: En este subgrupo se llenan los datos correspondientes
al idioma, donde se especifica el nivel de lectura, habla y
escritura, ya sea poco, bien o muy bien, en el cuadro de
diálogo desplegado.
Sección Experiencia laboral: Se encuentra la descripción de

trabajos anteriores y los conocimientos específicos en alguna área
por parte del aspirante.

• Experiencia laboral: Al especificar un puesto desempeñado, se
desplegará la siguiente ventana, para realizar una descripción
detallada.
• Conocimientos específicos: En este subgrupo se describen

otros conocimientos adquiridos del aspirante, por ejemplo
cursos de sistemas, técnicos, entre otros.
Sección Expectativa laboral: En esta sección se describe cuáles son

las áreas laborales de interés del postulante y las condiciones de
trabajo que le gustaría tener.

Sección Fotos: Esta sección está orientada a actividades como
publicidad y agencias de modelos. Incluye las fotografías del
postulante y su descripción física. Hay dos subgrupos:
• Lista de fotos: Para ingresarlas, RRHHSearch permite capturarlas

directamente desde una cámara digital o un escáner o desde
un archivo ya existente.

• Descripción física: Especificaciones del aspirante en cuanto a
las medidas (pecho, cintura, cadera), la altura (en
centímetros), presencia (muy buena, buena, regular, mala),
contextura (grande, mediana, chica).
Sección Observaciones: El selector de personal puede incluir datos

adicionales, que no se encuentran en el formulario
predeterminado, además de anotaciones relacionadas con el
proceso de selección. Se especifica la fecha de ingreso de la hoja
de vida a la base de datos y la fecha de última actualización.

3.5 Manejo de las ventanas de RRHHSerach
En RRHHSearch se pueden manejar varias hojas de vida a la vez, es

decir, las que se deseen ver, se abren y desde el Menú – Ventana se
visualizarán, además se especifican las formas de manejarlas tales
como:
Mosaico horizontal: Esta visualización presenta simultáneamente las

hojas de vida de forma horizontal en la pantalla como se muestra a
continuación:
Mosaico vertical: Permite ver las hojas de vida de forma vertical,

para poder compararlas y tener una mejor vista de ellas en la
pantalla.

Cascada: Esta vista despliega las ventanas abiertas de forma
descendente, no es muy recomendable por la poca visualización
de ellas en la pantalla.

4. CONCLUSIONES
El programa de RRHHSearch es de gran utilidad para el

departamento de Recursos Humanos de una empresa, ya que
facilita el manejo de las hojas de vida de los aspirantes, sin tener
que emplear espacio físico para su almacenamiento.
RRHHSearch es un software enfocado a las necesidades de las

empresas, ya sean grandes o pequeñas, específicamente al área
de Recursos Humanos, que maneja la información tanto de los
aspirantes a vacantes de la empresa como la de los empleados de
la misma.
Todo departamento de Recursos Humanos de una empresa,

debería contar con un software especializado para la organización
de las hojas de vida, evitando problemas en la gran información
que se maneja, ya que se sistematiza, logrando así eficiencia y un
buen control de ellas.
El software aplicado al área de Administración es muy importante

para las empresas, ya que optimiza los procesos en cuanto al
manejo de personal en una empresa, además existen otros
programas que mejoran la producción, la facturación y otras
actividades que desempeña diariamente, las cuales necesitan que
se lleven a cabo de una forma eficiente y rápida.

5. WEBGRAFÍA
http://www.rrhhweb.com
http://www.programasgratis.com/downloads-cat8.html


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Con el programa de RRHH se puede:

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Archivar ordenadamente los CV y verlos en un formato estándar.

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Realizar el seguimiento de las entrevistas de los candidatos.

RRHHSearch permite realizar búsquedas por infinitos parámetros,

Además permite ingresar los comentarios y evaluaciones luego de la

De esta manera se convierte en una solución de mucha utilidad,

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Si se desea implementarlo en la empresa, se debe comprar la licencia

3.2 Herramientas básicas de RRHHSearch

RRHHSearch es la herramienta que el selector de personal utiliza en su

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Realizar búsquedas inteligentes sobre los currículums.

Permitir al selector administrar los currículums, incluyendo el

Importar información desde otros sistemas de base de datos como

RRHHSearch es muy fácil de manejar, las opciones que están en la

Sistema: Esta opción permite configurar RRHHSearch y salir del

Módulos: Búsquedas, agregar/modificar/borrar, importar, copia de

Ventana: Mosaico horizontal, mosaico vertical, cascada, organizar

Ayuda: Muestra la ayuda de RRHHSearch.

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Búsquedas: Esta opción también se activa con la tecla F2. Permite,

1. En la ventana de Búsquedas, se establecen los criterios en la

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3. La definición del criterio aparece en la ventana de Nueva

4. En la ventana de búsquedas aparecerá la definición realizada.

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En la ventana de Búsquedas se puede modificar o borrar alguna

ABM Fichas: Esta opción permite agregar, modificar o borrar las

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Importar: RRHHSearch permite importar datos a la base existente,

3.3 Ingreso de currículums en RRHHSearch

Manualmente: Al tener la hoja de vida del aspirante, se introducen

Automática: Desde Internet, ya sea en el navegador Explorer o

Ingreso automático desde otra base ya existente: En caso de tener

3.4 Estructura de las hojas de vida en RRHHSearch

En RRHHWeb los datos son ingresados directamente por el postulante

El formulario predeterminado de RRHHSearch que se usa para

Identificación y contacto: En esta sección se encuentran los

• Demográficos: En este subgrupo se ingresan el sexo, día, mes,

• Residencia: Permite la entrada de datos relacionados con el

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